JEFFRY OTNIEL RENGKU.,SE.,MM.,Ak.

,CA
BUKU KASUS
 BAGIAN II
SIKLUS AKUNTANSI

I SIKLUS KONVERSI
A Prosedur Order Produksi

Dalam prosedur ini, surat order produksi dikeluarkan oleh bagian produksi berdasarkan order dari
pembeli atau berdasarkan permintaan dari fungsi gudang. Adapun bagian bagian yang terkait dalam
prosedur order produksi adalah:

1. Bagian Pemasaran
Proses order produksi dimulai dari adanya perkiraan penjualan yang dibuat oleh bagian
pemasaran berdasarkan perkiraan permintaan dari pelanggan atau kebutuhan pelanggan dan
sejarah penjualan sebelumnya. Surat Perkiraan penjualan dikirim kebagian Produksi dan satu
untuk arsip bagian Pemasaran.

2. Bagian Produksi
Bagian produksi akan menerima surat perkiraan penjualan dari bagian pemasaran. Berdasarkan
surat tersebut, bagian produksi akan meminta bahan baku untuk melakukan proses produksi
kepada bagian gudang dengan menggu takan surat permintaan bahan baku.

3. Bagian Gudang
Gudang menyiapkan dan mengirimkan bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi
setelah menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.

B Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan Baku dari Gudang

Prosedur ini digunakan oleh bagian produksi untuk meminta dan mengeluarkan baku dan bahan
penolong dari bagian gudang. Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur permintaan dan
pengeluaran bahan baku dari gudang ini adalah:

1. Bagian Produksi
Bagian produksi membuat surat permintaan bahan baku (material requisition) sesuai surat
prakiraan penjualan dari bagian pemasaran, kemudian diteruskan ke gudang. Surat permintaan
bahan baku (material requisition) dibuat dalam tiga rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
− 1 lembar ----- gudang
9
 − 1 lembar ----- keuangan dan administrasi
− 1 lembar ----- arsip

2. Bagian Gudang
Berdasarkan surat permintaan bahan baku (Material Requisition) tersebut, gudang menyiapkan
dan mengirim bahan baku yang diperlukan ke bagian produksi
Bagian gudang mengisi data dan membuat bukti atas permintaan dan pengeluaran bahan baku
yang telah dilakukan. Bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku diotorisasi oleh bagian
gudang dan akan dibuat dalam tiga (3) rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
− 1 lembar ----- produksi
− 1 lembar ----- keuangan dan administrasi
− 1 lembar ----- arsip

3. Bagian Keuangan dan Administrasi

Bagian keuangan dan administrasi menerima tiga (3) lembar surat dari bagian
Pemasaran : surat pesanan
Produksi dan Pengendalian Mutu : material requisition
Gudang : bukti permintaan dan pengeluaran bagan baku
Dari ketiga lembar surat di atas, bagian keuangan dan administrasi akan melakukan pencocokkan
atas data yang tertulis. Jika ketiga lembar surat tersebut cocok, maka bagian keuangan dan
administrasi akan mencatat ke dalam kartu persediaan dan buku besar (General Ledger).

C Prosedur Produksi Selesai

Prosedur ini dilakukan oleh bagian produksi untuk merencanakan dan melaksanakan proses produksi
untuk memenuhi permintaan atas perkiraan penjualan dari bagian pemasaran. Jika terdapat
kekurangan bahan baku, bagian gudang akan membuat order permintaan bahan baku dan
mengirimkannya kepada bagian pembelian. Setelah bahan baku yang diperlukan diterima,maka
bagian produksi membuat: surat order produksi sebanyak tiga (3) rangkap dengan distribusi sebagai
berikut:
− 1 lembar ----pemasaran
− 1 lembar ----mesin prod uksi
− 1 lembar ----arsip

10
Dalam melakukan proses produksi, bagian produksi dibantu oleh:

1. Bagian Mesin Produksi dan Pemeliharaan

Dalam melaksanakan proses produksi, bagian ini menerima surat order produksi yang telah
diotorisasi oleh bagian produksi.
Setelah proses produksi selesai, maka bagian ini akan membuat surat transfer barang sebanyak
tiga (3) rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
− 1 lembar -----administrasi pabrik
− 1 lembar -----pemasaran
− 1 lembar -----arsip

2. BagianAdministrasi Pabrik
Setelah memeriksa hasil produksi maka bagian administrasi akan membuat laporan produksi
selesai sebanyak tiga (3) rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
− 1 lembar -----gudang
− 1 lembar -----keuangan dan administrasi
− 1 lembar -----arsip

3. Bagian Gudang
Sebelum produk jadi dikirimkan ke bagian gudang, akan dilakukan pengecekan kembali dalam
jumlah dan mutunya oleh bagian produksi yang merangkap sebagai bagian pengendalian mutu
yang bertujuan untuk mengontrol apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan rencana awal
yang dibuat oleh bagian pemasaran.
Bagian gudang menerima laporan produksi selesai yang kemudian akan dicocokkan kembali
dengan produk jadi yang diterima. Jika keduanya cocok, maka bagian ini akan melakukan
pencatatan terhadap produk jadi yang diterima kedalam kartu gudang.

4. Bagian Keuangan dan Administrasi

Berdasarkan laporan produksi selesai, bagian keuangan dan administrasi akan melakukan
pencatatan terhadap produk jadi tersebut dalam kartu persediaan dan buku besar (general ledger).

11
D Prosedur Pengiriman

Prosedur ini dilakukan oleh kepala bagian umum, dimana setiap produk yang telah selesai diproduksi
akan dikemas dan dikirimkan kepada para distributor. Jika produk yang dihasilkan untuk memenuhi
kebutuhan produk untuk jangka waktu tertentu, maka produk-produk tersebut akan disimpan di
gudang

II PROSES PEMBELIAN DAN PENGELOLAAN BAHAN BAKU

A Pembelian Bahan Baku

Pembelian bahan baku melalui tahap-tahap di bawah ini:

1. Pesanan pembelian
Pembelian bahan baku dimulai dari adanya kebutuhan dari gudang akan bahan baku yang
dituangkan dalam daftar kebutuhan, yang selanjutnya akan diterbitkan pesanan pembelian untuk
persediaan bahan baku. Formulir permintaan ini akan dikirim ke Bagian Pembelian. Untuk
pembelian barang yang sudah biasa dibeli, biasanya tidak perlu konfirmasi secara prosedural,
melainkan hanya secara informal menanyakan apakah barang yang akan dibeli ada perubahan
harga atau tidak. Berdasarkan permintaan pembelian tersebut, staf bagian pembelian akan
membuat Purchase order (PO) yang kemudian akan disetujui oleh kepala bagian pembelian.
Akan tetapi bila barang tersebut dibeli dari pemasok yang belum pemah memasok barang ke
perusahaan, maka lebih dahulu diadakan negosiasi harga, Negosiasi harga dilakukan oleh kepala
bagian pembelian akan melakukan langsung negoisasi harga dengan pemasok dan menyetujui
negoisasi harga tersebut. Setelah ada kecocokan harga baru dikeluarkan PO. PO ditandatangani
oleh manajer pembelian dan dibuat rangkap 4 (empat) yang masing-masing akan diberikan
kepada:
− Rangkap 1 pemasok
− Rangkap 2 pembelian
− Rangkap 3 gudang
− Rangkap 4 keuangan dan administrasi

12
 Berdasarkan PO rangkap 4, staf bagian keuangan dan administrasi akan ruelakukan pencatatan
tanggal penerimaan. Pemesanan pembelian bahan baku yang masih dibutuhkan untuk memenuhi
pesanan tersebut dicocokkan dengan jumlah persediaan yang masih ada di gudang sesuai dengan
laporan pengecekan fisik yang dibuat setiap hari oleh staf bagian pembelian dan staf bagian
gudang.

2. Penerimaan Barang
Penerimaan barang akan diterima langsung oleh bagian gudang. Pemasok akan melakukan
pengiriman barang sesuai tanggal yang telah disetujui. Pengiriman barang disertai dokumen
pengiriman yang terdiri dan invoice, delivery order, dan faktur pajak, Masing-masing dokumen
tersebut terdiri dari rangkap 4 (empat) yang akan diberikan kepada:
− Rangkap 1 : pemasok
− Rangkap 2 : pembelian
− Rangkap 3 : gudang
− Rangkap 4 : keuangan dan administrasi
Penerimaan barang dari pemasok akan dilakukan oleh kepala bagian gudang. Kepada bagian
gudang beserta staf gudang akan menerima dokumen pesanan pembelian rangkap ke 3 dari
pembelian serta memantau proses penerimaan barang di gudang Staf gudang beserta kepala
bagian gudang akan melakukan pengecekan fisik terhadap pesanan yang dikirim apakah sesuai
dengan pesanan pembelian. Apabila, sesuai, maka barang akan diturunkan dan kepala bagian
gudang akan menandatangani delivery order dan akan diberikan cap (stempel).

3. Penolakan barang
Jika barang yang dikirim pemasok tidak sesuai dengan pesanan pembelian maka kepala bagian
gudang berhak menolak dan barang tidak diturunkan di gudang. Semua dokumen akan
dikembalikan kepada pemasok dan selanjutnya akan direncanakan kembali untuk pengiriman
kembali. Perusahaan tidak membuat surat bukti penolakan barang untuk pemasok. Kepala bagian
gudang akan melaporkan kepada kepala bagian pembelian bahwa ada penolakan pengiriman
barang disebabkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan. Kepala bagian pembelian
akan menghubungi pemasok untuk konfirmasi penolakan barang dan melakukan konfirmasi
ulang pesanan barang yang seharusnya dikirim dan kapan akan dikirim.

13
4. Pencatatan Pembelian
Staf keuangan dan administrasi akan menerima rangkap ke 4 dari ketiga dokumen pengiriman
barang (delivery order, invoice, faktur pajak). Staf keuangan dan administrasi akan mencocokkan
tanggal penerimaan barang yang tertera pada PO dengan dokumen pengiriman untuk
memastikan bahwa tagihan yang ada adalah tagihan akan barang tersebut yang sebenamya.
Dokumen-dokumen pembelian akan disatukan, untuk kemudian dilakukan pencatatan.
Dokumen pengiriman yang telah ditandatangani oleh kepala gudang, rangkap ke 2 akan diterima
bagian pembelian. Setelah barang diterima, staf administrasi pembelian akan membuat tanda
terima barang dan slip material. Tanda terima ditandatangani oleh kepala bagian pembelian.
Tanda terima berisi nama pemasok, nomor invoice, dan jumlah nominal pembelian. Tanda terima
merupakan bukti bagian pembelian untuk diserahkan kepada kepala bagian keuangan bahwa
invoke telah diterima dan benar. Slip material berisi nama dan jenis pesanan serta jumlah nominal
pesanan sebelum dikenakan pajak. Slip material ditandatangani oleh staf administrasi pembelian
(clerk), kepala bagian pembelian, direktur. Masing-masing dokumen dibuat rangkap 2 (dua)
yaitu:
− Rangkap 1 : keuangan dan administrasi
− Rangkap 2 : arsip

Mencatat jumal pembelian

Perusahaan menggunakan sistem pencatatan perpetual. Oleh sebab itu, setelah barang diterima
dan dokumen penerimaan barang sudah diterima lengkap, kepala bagian keuangan dan
administrasi akan melakukan pencatatan jumal.
Jurnal yang telah dibuat akan direvisi ulang oleh manajer keuangan dan administrasi.

5. Pembayaran
Tanggal yang tertera pada tanda terima dan slip material dicocokkan oleh manajer keuangan dan
administrasi dengan tanggal pengiriman pada dokumen sebelumnya (PO, invoice, surat jalan,
faktur pajak). Setelah dokumen dibuat lengkap. manajer keuangan dan administrasi akan
melaporkan kepada Direktur. Direktur akan melaporkan langsung kepada direktur Utama untuk
kemudian dibuatkan cek/giro mundur. Cek/giro mundur yang telah disetujui oleh Direktur Utama
(ditanda tangani) akan diserahkan kembali kepada Direktur untuk diteruskan ke manajer
keuangan dan administrasi. Cek/giro mundur akan digunakan untuk melakukan pembayaran 14
 kepada pemasok saat penagihan. Proses ini tidak bisa ditentukan berapa lama, tergantung
kelengkapan dokumen danwaktu direktur utama. Tetapi tidak akan melewati waktu penagihan.
Direktur utama juga akan konfirmasi ke manajer keuangan dan administrasi berhubungan dengan
kebenaran dokumen.
Sesuai dengan waktu yang telah disepakati untuk melakukan pembayaran, pihak pemasok akan
kembali untuk menagih. Pihak pemasok akan membawa surat jalan rangkap ke 1, invoice
rangkap ke 1, faktur pajak rangkap ke 1 dan diserahkan ke bagian pembelian. Dokumen tersebut
akan ditukar oleh bagian pembelian dengan tanda terima untuk. diserahkan ke bagian keuangan
dan administrasi. Proses ini disebut juga kontra bon. Bagian keuangan dan administrasi akan
melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah nominal yang tertera pada tanda terima tersebut.
Pemasok akan menerima slip PPN dan cek/giro mundur untuk pembayaran yang akan
ditandatangani oleh direktur utama.
Setelah melakukan pembayaran, bagian keuangan dan administrasi akan mengeluarkan transfer
slip untuk membukukan pembayaran yang telah dilakukan dan di tanda tangani oleh manajer
keuangan (clerk), manajer pembelian, Direkiur, direktur utama. Pada transfer slip terdapat tanggal
yang sesuai dengan tanggal jatuh tempo cek pembayaran. Transfer slip berisi jumlah pesanan,
tipe pesanan, jumlah nominal, serta pajak. Dokumen ini hanya berupa bukti telah dilakukan
pembayaran.
Setelah cek/giro mundur diserahkan oleh kepala bagian keuangan dan administrasi kepada
pemasok, kepala bagian keuangan dan administrasi akan melakukan pencatatan jurnal.

B Pengelolaan Bahan Baku

1. Perencanaan kapasitas gudang

Barang yang masuk ke dalam gudang bermacam-macam jenis dan jumlah sesuai dengan
kebutuhan pesanan. Masalah kapasitas gudang terhadap jumlah barang yang dipesan sudah
direncanakan oleh kepala gudang. Pemesanan yang dilakukan selalu disesuaikan dengan
kapasitas gudang dan persediaan yang masih ada didalam gudang melalui kartu gudang
tambahan. Apabila kapasitas gudang tidak dapat menampung sekaligus, maka pemesanan akan
dilakukan bertahap sesuai daya tampung gudang.

2. Penempatan barang
Bahan baku akan disimpan pada gudang dengan sistem penyimpanan yang berbeda-beda sesuai
dengan jenis bahan baku tersebut. Pertama, gudang kimia yaitu gudang yang digunakan untuk
15
 menyimpan bahan-bahan kimia yang diperlukan untuk proses produksi. Kedua, gudang bagian
yang digunakan khusus untuk menyimpan, bahan dasar untuk proses produksi. Ketiga, gudang
material yang digunakan untuk menyimpan aksesoris/bahan pendukung untuk membuat produk.
Selain itu juga digudang ini juga digunakan untuk proses produksi selesai, yaitu packing yang
menyimpan bahan-bahan untuk packing.
Di dalam gudang, rak untuk menyimpan barang diberi label nama sesuai dengan jenis barang
sehingga memudahkan untuk mencari barang dan tidak hilang. Pemberian label juga bertujuan
untuk memudahkan untuk memantau barang dan melakukan pengecekan fisik barang (update
kartu gudang). Penempatan barang akan dicek dan diawasi oleh kepala bagian gudang.

3. Penyimpanan dan perlakuan khusus barang

Penyimpanan barang dipisah-pisah sesuai dengan jenisnya untuk menghindari kerusakan bahan
baku terutama kimia. Gudang bahan kimia dibuat dengar keadaan yang berbeda dengan gudang
lainnya, yaitu; sirkulasi udara yang baik, pengatur suhu ruangan agar bahan kimia tidak terlalu
panas ataupun terlalu dingin. Penyusunan bahan kimia tidak ada yang spesifik, hanya disusun
sesuai dengan jenis bahan kimia tersebut. Pengaturan gudang dilakukan oleh staf gudang dan
akan dicek kembali oleh kepala bagian gudang kemudian disetujui. Pengaturan dan jumlah
persediaan dalam gudang akan terdapat dalam kartu gudang tambahan dan akan ditujukan juga
kepada manajer teknik.

4. Pengeluaran barang
Sebelum proses produksi dimulai, minimal 14 hari sebelumnya bahan baku sudah tersedia semua.
Waktu penyimpanan bahan baku di gudang tergantung dari pemasok menyediakan barang cepat
atau lama. Tidak tertutup kemungkinan bahan baku hanya disimpan dalam gudang selama 1 hari
kemudian langsung masuk ke dalam proses produksi. Metode penataan barang selalu
diinformasikan kepada staf gudang dengan sistem FIFO, artinya barang yang pertama datang
agar lebih dulu dikeluarkan atau dipakai untuk mencegah bahan baku tidak terlalu lama disimpan
dan mutu barang menjadi berkurang. Pengelolaan bahan baku ini akan dipantau dan disetujui oleh
kepala bagian gudang berdasarkan kartu gudang tambahan.
Masing-masing bahan baku akan melalui proses produksi yang berbeda-beda sesuai dengan jenis
bahan baku tersebut. Masing-masing bagian proses membutuhkan barang akan menghubungi
bagian gudang melalui telepon sebagai tahap awal permintaan barang. Staf departemen yang
16
membutuhkan barang akan membawa nota permintaan barang yang diserahkan kepada staf
 gudang. Staf gudang kedua akan menyiapkan barang yang dibutuhkan sesuai dengan nota
permintaan. Staf pertama akan menyiapkan dokumen bukti pengeluaran barang.
Dokumen bukti pengeluaran barang akan diserahkan kepada kepala bagian gudang. Setelah
dokumen tersebut disetujui oleh kepala bagian gudang, barang siap dikeluarkan. Pengeluaran
barang diawasi oleh kepala bagian gudang serta staf gudang. Barang yang keluar dari gudang
disesuaikan dengan dokumen pengeluaran barang dan nota permintaan dari pemakai. Apabila
tidak ada bukti pengeluaran barang atau belum disetujui oleh kepala bagian gudang, maka barang
tidak dapat keluar dari gudang.
Bukti pengeluaran barang berisi jenis dan nama barang serta jumlah barang. Dokumen ini
ditandatangani oleh pihak yang menerima, pihak yang mengeluarkan (staf gudang) dan disetujui
oleh kepala bagian gudang (ditandatangani). Dokumen ini dibuat rangkap 2, yaitu:
− Rangkap 1 untuk gudang
− Rangkap 2 untuk pemakai

5. Stock opname
Setiap akhir bulan selalu diadakan stock opname bahan baku, barang dalam proses dan barang
jadi. Sebelum diadakan stock opname, staf masing-masing bagian yaitu staf administrasi bagian
gudang dan staf administrasi bagian produksi harus menyusun laporan stok barang akhir di
masing-masing departemen dengan menyesuaikan kartu gudang tambahan. Stock opname
pertama dilakukan oleh staf masing-masing bagian beserta kepala bagian. Staf administrasi
masing-masing bagian akan membuat stock opname pertama yang disetujui oleh kepala bagian
masing-masing Setelah itu akan dilakukan stock opname kedua (second count) yang dilakukan
oleh manajer pabrik dan manajer produksi. Manajer pabrik dibantu oleh kepala bagian pembelian
dan kepala bagian gudang melakukan stock opname terhadap persediaan bahan baku di gudang.
Untuk stock opname terhadap barang dalam proses dan barang jadi, manajer produksi dan
manajer pabrik akan dibantu oleh kepala bagian masing-masing bagian produksi. Selain
dilakukan oleh manajer dan kepala bagian masing-masing bagian, stock opname disertai juga
oleh manajer keuangan dan administrasi. Berita acara second count akan disetujui oleh manajer
pabrik dan manajer produksi.
Stock opname yang dilakukan selain untuk mengecek jumlah barang, juga dilakukan pengecekan
terhadap keadaan fisik barang apakah sesuai dengan kondisi barang yang seharusnya. Apabila
ada yang tidak sesuai, akan dimasukkan dalam berita acara dan akan ditelusuri kesalahan apa
17
yang terjadi sampai keadaan barang bisa rusak.
 Stock opname dilakukan dengan menyesuaikan kartu gudang yang ada, catatan akuntansi yang
telah diperoleh dari bagian keuangan dan administrasi, dengan perhitungan fisik yang ada
(laporan stock opname). Apabila ada selisih, akan ditelusuri ke semua pencatatan yang ada dan
apabila ada kesalahan, manajer keuangan dan administrasi yang bertanggung jawab membuat
koreksi.

III PROSES PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

A Penjualan

Prosedur penjualan perusahaan biasanya berasal dari Salesman yang bertugas mendatangi para
pelanggan dan mencatat permintaan setiap pelanggan dalam pesanan pelanggan sebanyak 2 rangkap,
dimana lembar 1 dikirim ke bagian penjualan dan lembar = untuk arsip salesman.

1. Setelah menerima pesanan pelanggan dari Salesman atau melalui telepon dan fax Bagian
penjualan membuat invoice, surat jalan dan faktur pajak masing masing sebanyak 5 rangkap
Selanjutnya seluruh dokumen dikirim ke manajer pemasaran untuk persetujuan kredit.
2. Setelah mendapat persetujuan kredit maka bagian penjualan menyerahkan dokumen dokumen
tersebut ke bagian gudang
3. Bagian gudang menyiapkan barang-barang sesuai dengan dokumen tersebut, selanjutnya dan
menyerahkan barang-barang tersebut beserta ketiga dokumen tersebut ke bagian pengiriman
(supir). Setelah itu bagian gudang akan melakukan pencatatan pada kartu gudang.
4. Setelah menerima barang-barang yang akan dikirim beserta dokumen-dokumen yaitu invoice,
surat jalan, dan faktur pajak masing-masing sebanyak 5 rangkap maka bagian pengiriman
melakukan pengecekan dan pencocokan antara barang-barang yang akan dikirim dengan
dokumen-dokumen tersebut. Setelah cocok Bagian pengiriman mengantar barang-barang
tersebut ke pelanggan sesuai dengan alamat yang tertera di surat jalan. Setelah menyerahkan
barang ke pelanggan bagian pengiriman meminta tanda tangan pelanggan atau penerima barang
pada surat jalan, invoice dan faktur pajak.
5. Selanjutnya surat jalan lembar 1 dan lembar 5, invoice dan faktur pajak lembar 5 diserahkan ke
pelanggan sedangkan surat jalan lembar 2 dan 3, invoice lembar 1, 2, dan 3 diserahkan ke bagian
keuangan dan administrasi dan surat jalan serta invoice lembar 4 diserahkan ke bagian piutang.
18
 6. Bagian keuangan dan administrasi menerima surat jalan, invoice dan faktur yang sudah
ditandatangani oleh pelanggan. Berdasarkan dokumen tersebut bagian keuangan dan administrasi
membuat jumal penjualan.
7. Semua piutang yang timbul dibukukan ke buku besar piutang dan dicatat dalam kartu piutang
masing-masing pelanggan.
8. Bagian piutang membuat daftar umur piutang (aging schedule) dan mengirim surat konfirmasi
(confirmation letter) kepada debitur setiap piutang jatuh tempo.

B Sistem Penerimaan Kas

1. Pada saat piutang jatuh tempo, bagian piutang akan membuat daftar tagihan yang akan diserahkan
ke bagian penagihan bersama-sama dengan invoice dan faktur pajak yang asli (lembar 1).
2. Penagihan membawa dokumen ke pelanggan, dan pelanggan akan memberikan sejumlah uang
tunai, cek atau giro sebesar angka yang tercantum dalam invoice ke penagihan perusahaan.
3. Penagihan memberikan uang tunai, cek atau giro yang diterima dari pelanggan ke bagian kasir.
4. Berdasarkan uang tunai, cek atau giro yang diterima bagian kasir akan mencocokkan jumlahnya
dengan tercantum dalam invoice.
5. Setelah jumlahnya cocok maka bagian kasir akan membuat bukti penerimaan kas/bank yang
terdiri dari 2 (dua) rangkap. Dan kasir akan menyimpan uang tunai, cek atau giro yang
diterimanya ke dalam brankas dimana kunci brankas di pegang oleh Kasir dan juga Kepala Kasir.
Bila Kas sudah mencapai jumlah tertentu Kepala kasir akan meyetorkan uang ke Bank demikian
juga untuk cek/giro yang telah jatuh tempo atas endorsemen manajer pemasaran.
6. Atas penyetoran tersebut bagian kasir menerima bukti setor bank, dimana bukti setor bank
dilampirkan pada bukti penerimaan kas/bank lembar 1 yang dibuat dan didistribusikan ke bagian
keuangan dan administrasi untuk dicatat dan di bukukan.
7. Lembar 2 dari bukti penerimaan kas/bank diarsip bersama dengan daftar tagihan dari bagian
piutang.
8. Bagian keuangan dan administrasi menerima daftar tagihan dan bukti penerimaan kas/bank
lembar 1. Berdasarkan kedua formulir tersebut bagian keuangan dan administrasi akan
mencocokkannya dengan surat jalan, invoice dan faktur pajak
9. Setelah cocok maka bagian keuangan dan administrasi akan menjumal transaksi penerimaan
kas/bank.
19
 10. Selanjutnya bagian keuangan dan administrasi akan melakukan posting kedalam buku besar
perkiraan penerimaan kas dan mencatatnya pada kartu piutang serta kartu tambahan piutang.
11. Pada setiap akhir bulan bagian keuangan dan administrasi akan melakukan rekonsiliasi bank.

IV SIKLUS ASET TETAP

A Kebijakan Perusahaan Mengenai Aset Tetap

Aset tetap dicatat sesuai dengan nilai perolehan/biaya perolehan. Metode penyusutan aset tetap yang
digunakan ialah metode saldo menurun ganda (straight line method), Kebijakan perusahaan mengenai
umur ekonomis aset tetap adalah sebagai berikut:

No Keterangan Persentase Penyusutan Lama Penyusutan

1 Bangunan 5% 20 Tahun
2 Instalasi 25% 4 Tahun
3 Komputer (Hardware & Software) 25% 4 Tahun
4 Peralatan Kantor 25% 4 Tahun
5 Kendaraan 20% 5 Tahun

1. Pengeluaran biaya untuk pemeliharaan dan perbaikan aset tetap, dicatat sebagai capital
expenditure, jika :
− Nilai yang dikeluarkan perusahaan > 5 juta
− Umur manfaat aset tetap > 1 tahun
2. Pengeluaran biaya untuk pemeliharaan dan perbaikan aset tetap, dicatat sebagai revenue
expenditure, jika :
− Nilai yang dikeluarkan perusahaan < 5 juta
− Umur manfaat aset tetap < 1 tahun
3. Pencatatan atas construction in progress dilakukan sebesar biaya yang sudah dibayarkan sesuai
dengan besarnya persentase kemajuan yang sudah dicapai oleh construction in progress
bersangkutan.
4. Penyusutan aset tetap dilakukan sejak tanggal pengakuisisian.
5. Perusahaan menetapkan nilai residu sebesar nol.
6. Apabila ada aset tetap yang tidak digunakan tetapi masih dapit berfungsi perusahaan akan dijual.
7. Aset yang dijual akan dinilai sesuai dengan harga pasarnya, selisih antara nilai buku dengan harga
pasar akan diakui sebagai laba atau rugi penjualan aset. 20
B Prosedur Aset Tetap

Komponen besar aset tetap perusahaan terdiri dari peralatan kantor, peralatan pabrik, komputer.
Penanganan terhadap aset tetap dilakukan oleh Manajer Pembelian yang bertanggung jawab atas
akuisisi, sedangkan untuk pemeliharaan, dan penghapusan atau penjualan aset tetap yang tidak dapat
dipergunakan lagi atau yang sudah habis masa manfaatnya menjadi tanggung jawab Manajer
keuangan dan administrasi seksi Aset Tetap. Setiap Kepala bagian dari masing-masing departemen
yang membutuhkan peralatan akan menyiapkan permintaan pembelian peralatan 2 rangkap, rangkap
1 dikirim ke Manajer Pembelian rangkap 2 diarsip oleh yang mengajukan permintaar pembelian.
Formulir permintaan pembelian setelah diterima oleh staff bagian pembelian dan disetujui oleh
manager pembelian dibuat Pesanan Pembelian sebanyak 5 rangkap dan diberikan kepada Manajer
pembelian untuk diperiksa kembali dan disetujui. Lalu Pesanan Pembelian rangkap ke 1 dikirim ke
supplier, rangkap ke 2 ke Bagian yang membutuhkan aset tetap, rangkap ke 3 ke Bagian keuangan dan
administrasi seksi Aset Tetap, dan rangkap ke 4 dan 5 diarsip oleh pembelian sebagai bukti adanya
pembelian.
Saat pemasok mengantar aset tetap, pesanan diterima oleh Bagian Pembelian dengan terlebih dahulu
mengadakan pemeriksaan antara surat pengantar barang dan aset tetapnya dengan order pembelian
yang ada pada arsip. Kemudian Pesanan Pembelian di stempel telah diterima dan rangkap 4 pesanan
pembelian bersama surat pengantar barang diserahkan kepada Bagian keuangan dan administrasi.
Bagian keuangan dan administrasi menerima Pesanan Pembelian dan surat pengantar barang
kemudian mencocokkannya, apakah memang sesuai data-datanya. Setelah dicocokkan maka staff
Bagian keuangan dan administrasi atas dasar Surat Pangantar Barang, Pesanan Pembelian rangkap ke
4 melakukan pencatatan ke dalam bukti jurnal rangkap 3, rangkap ke 1 di arsip untuk Bagian
Keuangan, rangkap ke 2 dikirim ke bagian Seksi Aset Tetap, Rangkap ke 3 dikirim ke Hutang usaha.
Bagian Seksi Aset Tetap menerima tiga rangkap bukti jurnal yang terlebih dahulu dicocokan dengan
Pesanan Pembelian (dari arsip) lalu Staff keuangan dan administrasi atas dasar bukti jurnal dan order
pembelian melakukan pencatatan ke dalam formulir Penambahan Aset Tetap tiga rangkap, selanjutnya
diperiksa dan diotorisasi oleh Manager keuangan dan administrasi. Setelah itu staff akuntansi akan
membuat Laporan harian Aset Tetap dan Laporan Aset Tetap Baru lengkap dengan laporan penyusutan
untuk setiap aset tetap. selanjutnya akan dibuat ringkasan untuk mencatat dalam buku besar.
Setelah Bagian Hutang usaha menerima formulir Penambahan Aset Tetap rangkap ke 2, Pesanan
Pembelian rangkap ke 3 dan bukti jurnal rangkap ke 3 akan melakukan pencatatan ke akun Hutang
usaha. Setelah itu Staff keuangan dan administrasi memproses ke dalam buku besar (General Ledger). 21
 Ketika menerima faktur dari pemasok, bagian utang dagang mencatat kewajiban yang akan dibayar
saat jatuh tempo setelah disetujui oleh Manajer keuangan dan administrasi. Petugas Utang dagang
akan menyiapkan jurnal voucher yang akan dikirim ke bagian keuangan dan administrasi. Setiap
departemen pemakai bertanggung jawab atas penggunaan dan keamanan aset tetap dibagiannya. Bila
membutuhkan pemeliharaan maka departemen pemakai akan mengajukan permohonan service ke
departemen aset tetap, yang selanjutnya akan dicarikan bengkel service untuk masing-masing jcnis
akriva oleh aset tetap, prosedur pembayaran untuk jasa service maupun pembelian onderdil peralatan
akan sama dengan pembelian aset tetap, Sedangkan prosedur penghapusan maupun perubahan status
aset tetap seperti penyusutan akan dilaporkan dari aset tetap ke manajer keuangan dan administrasi
setiap periode berdasarkan jurnal voucher dari masing-masing departemen pemakai diketahui oleh
manajer departemen masing masing.

C Sistem Pelepasan (Disposal) Aset Tetap

1. Berdasarkan Laporan penyusutan Aset Tetap maka dapat diketahui aset tetap mana saja yang
sudah dapat digolongkan aset tetap yang sudah habis masa penyusutannya, dengan melalui data
yang ada dibuatlah Fixed Asset Disposal slip sebanyak satu lembar untuk didistribusikan kepada
Manajer keuangan administrasi.
2. Manajer keuangan dan administrasi menerima Fixed Asset Disposal slip untuk disetujui, yang
kemudian dikembalikan lagi kepada Bagian Seksi Aset Tetap.
3. Bagian Seksi Aset Tetap menerima kembali fixed Asset Disposal slip yang telah diotorisasi oleh
Manajer keuangan dan administrasi untuk dijadikan dasa bagi Fixed Asset Retirement Register.
Setelah itu formulir dan laporan tersebut didistribusikan kepada Direktur untuk mendapatkan
persetujuan.
4. Menerima kembali Fixed Asset Disposal slip dan Fixed Asset Retirement Register yang kemudian
diarsip oleh bagian arsip dari Bagian keuangan dan administrasi

V Siklus Penggajian

A Sistem Penggajian

Sistem penggajian yang diterapkan oleh PT Bimola instant didasarkan atas pangkat dan golongan.
dapun untuk tingkatan Dewan Komisaris, Direktur Utama dan Direktur merupakan tingkatan yang
tertinggi. Golongan selanjutnya dapat dilihat pada tabel berikut ini:
22
 No Golongan Jabatan
1 I Petugas Pelaksana
2 II Staf Administrasi dan Staf lainnya
3 III Kepala Bagian
4 IV Manager
5 Golongan-Tertinggi Direksi

Untuk golongan IV dan golongan tertinggi tidak dikenakan potongan tari kerja. Sedangkan untuk
golongan I sampai dengan III pemberian tunjangan kehadiran berupa tunjangan transport bulanan
yang berbeda-beda disesuaikan dengan tingkatan gaji karyawan. Sementara untuk tunjangan jabatan
hanya diberikan kepada golongan III ke atas. Untuk staf lapangan diberikan tunjangan transport
tambahan untuk menunjang tugas.
Setiap karyawan berhak atas imbalan (remunerasi) sebagai imbal jasa atas pekerjaan yang dilakukan
di perusahaan: Remunerasi termasuk di dalamnya ialah Gaji, unjangan tunjangan, insentif dan
pendapatan lain sebagaimana di atur dalam peraturan perusahaan dengan perincian sebagai berikut:

1. Gaji terdiri atas gaji pokok dan tunjangan keluarga

a. Gaji atau upah pokok ditentukan dalam tingkatan-tingkatan, golongan-golongan berdasarkan
pekerjaan, tanggung jawab, keahlian atau keterampilan, prestasi dan masa kerja.
b. Tunjangan Keluarga, terdiri dari 5 (lima) % atas gaji pokok bagi tunjangan istri dan 3 (tiga)
% atas gaji pokok bagi setiap anak yang terdaftar dan diakui sebagai tanggungan, maksimal
3 anak.

2. Bonus dan Gratifikasi

Besar nilainya dan waktu pembayaran setiap kali ditentukan perusahaan, disesuaikan dengan
kondisi perusahaan oleh Piminan Perusahaan, disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

3. Tunjangan-tunjangan, bantuan, dan jaminan

a. Tunjangan Transport
− Tunjangan transport bulanan diberikan setiap sebulan sekali bersamaan dengan pemberian
gaji pokok. Dikecualikan untuk staf lapangan dalam tugas, tunjangan makan dan transport
dalam sistem reimburse yang pembayarannya dilakukan setiap seminggu sekali.
− Biaya Transport Dinas Luar merupakan tunjangan transport yang diberikan bagi
karyawan yang karena sifat pekerjaannya dan atau tanggung jawab jabatannya dinilai
menuntut mobilitas tinggi secara tetap tiap bulanya atau karyawan tersebut menduduki 23
 jabatan tertentu. Tunjangan ini meliputi: Tunjangan Transpor Bulanan, Tunjangan Bahan
Bakar Minyak, dan tunjangan Penyusutan.
b. Upah lembur
Apabila dimungkinkan adanya lembur (over time) karena suatu pekerjaan harus segera
diselesaikan, maka diperhitungkan upah lembur untuk kerja lembur yang berlangsung
sekurang-kurangnya 30 (tiga puluh) menit. Untuk perhitungan jumlah waktu kerja lembur
jumlah menit dibulatkan ke bawah hingga menjadi kelipatan 15 (lima belas) menit. Hak atas
upah lembur tidak berlaku bagi karyawan yang memegang jabatan dan atau pekerjaan dan
atau profesi tertentu, yang karena sifat dan kondisi pekerjaan serta tanggung jawabnya telah
diperhitungkan kemungkinan kerja lembur dalam penetapan pemberian remunerasi atau
fasilitasnya kepada yang bersangkutan. Pengajuan permintaan Upah lembur maksimal 1
(satu) bulan takwim sesudah kerja lembur dilaksanakan.
c. Insentif uang makan
Ditentukan sebagai berikut:
Karyawan yang bekerja pada siang atau sore hari dengan waktu berakhir sebelum pukul
24.00 malam diberikan uang makan sebesar Rp 20.000,- sehari.
Karyawan yang bekerja pada malam hari dengan waktu kerja berakhir sesudah puku1 24.00
diberikan uang makan sebesar Rp 25,000,-sehari.
d. Tunjangan jabatan
Hanya diberikan kepada karyawan sesuai dengan tingkatan dan golongan serta jenis
pekerjaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
e. Tunjangan kesehatan.
Merupakan hak penggantian atas biaya pemeriksaan kesehatan dan pengobatan penyakit
bagi dirinya sendiri, istri, dan atau anak tertanggung.
f. Tunjangan Hari Raya (THR).
Untuk tunjangan ini diberikan kepada karyawan paling lambat dua minggu sebelum
merayakan hari rayanya. Sedangkan untuk diluar yang beragam. Islam dan Kristiani
diberikan bersamaan dengan perayaan hari Raya Umat, Kristiani. Besamya pemberian
tunjangan ini yaitu: (60 % x gaji pokok) + tunjangan keluarga bagi karyawan yang telah
mempunyai masa kerja genap atau diatas 1 (satu) tahun, sedangkan untuk yang belum 1
(satu) tahun, minimal 30 hari dihitung secara proporsional.

24
 g. Tunjangan pemikahan.
Diberikan kepada karyawan yang melangsungkan pernikahan sah pertama. Besamya
pemberian tunjangan ini yaitu 1 (satu) bulan gaji pokok yang:pada saat melangsungkan
pemikahan telah mempunyai masa kerja genap ata 1 di atas 1 (satu) tahun, sedangkan untuk
yang belum 1 (satu) tahun dihitung secara proporsional.
h. Jaminan dari PT JAMSOSTEK (Persero), yang meliputi Jaminan Kecelaxaan Kerja,
Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian.
i. Bantuan Uang Duka (Santunan)
Apabila seorang karyawan meninggal dunia, perusahaan memberikai uang duka (Santunan)
dan hak pensiun sesuai dengan ketentuan pensiun karyawan kepada ahli waris yang
ditinggalkan, Jika masih berstatus lajang, uang duka diberikan kepada orang tua karyawan,
dan apabila orang tua karyawan tidak ada maka diberikan kepada ahli waris yang ditunjuk
atau ahli waris lain yang mengurus pemakamannya.
j. Tunjangan kematian anggota keluarga
Apabila seorang anggota keluarga karyawan meninggal dunia, kepada karyawan diberikan
tunjangan kematian anggota keluarga yaitu berlaku untuk kematian istri atau suami dan anak
tertanggung, termasuk anak yang meninggal dunia pad a saat dilahirkan.
Sedangkan untuk komponen dari pemotongan yang diberikan adalah sebagai berikut:
− Iuran untuk jaminan Hari Tua yang dibebankan sebesar 2 % dari Gaji Pokok karyawan, dan
iuran kematian yang harus dibayarkan kepada JAMSOSTEK
− Pajak Penghasilan Pasal 21, Pajak penghasilan ditanggung oleh karyawan
− Potongan lainnya berupa pinjaman dan sebagainya.

B Posedur Penggajian pada PT Bimola Instant

Sistem akuntansi yang diterapkan pada siklus pembayaran gaji PT Bimola Instant meliputi tahapan-
tahapan prosedur yang meliputi: prosedur penerimaan pegawai dan penggajian.

1. Prosedur penerimaan dan penempatan karyawan

Setiap kepala departemen akan mengajukan permohonan penambahan tenaga kerja kepada
Manajer Personalia dengan menyertakan kriteria yang diinginkan, posisi yang akan ditempati,
serta alasan atas permohonan tersebut. Untuk memenuhi permintaan akan tenaga kerja baru harus
25
 atas persetujuan manajer personalia serta direktur, kemudian bagian personalia akan mengadakan
pemilihan karyawan baru. Proses penerimaan karyawan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:
− Perolehan tenaga kerja (recruitment)
− Seleksi (screening)
− Psikotest
− Wawancara (interview)
− Penempatan (placement)
Penempatan tenaga kerja bertujuan untuk menerapkan berlakunya prinsip tenaga kerja benar-
benar cakap dan cocok terhadap pekerjaan yang tersedia. Dalan tahap ini, calon karyawan akan
menjalani masa kontrak selama enam bulan dan kemudian bagian Personalia akan membuat surat
pengangkatan karyawan rangkap tiga dan didistribusikan kepada:
− Lembar pertama untuk karyawan bam
− Lembar kedua untuk bagian administrasi Personalia
− Lembar ketiga untuk bagian data penggajian
Surat pengangkatan karyawan harus dicantumkan secara jelas status pegawai dan posisi
jabatannya. Pada saat adanya penerimaan karyawan baru maka bagian personalia akan
memberikan buku panduan kebijakan perusahaan bagi karyawan tersebut dan menjelaskan
besarnya gaji serta tunjangan dan potongan gaji karyawan, hak dan kewajiban karyawan tersebut
dalam perusahaan.
Setelah karyawan melalui masa kontrak dengan baik, maka karyawan tersebut akan diangkat
menjadi karyawan tetap bagian personalia akan mengeluarkan surat keputusan tentang penetapan
karyawan tetap dengan memberikan NIP (Nomor Induk Pegawai).

2. ProsedurPenggajian
Prosedur penggajian meliputi prosedur pencatatan waktu, prosedur aktivitas tambahan ataupun
kerja lembur, prosedur perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, prosedur pembukuan gaji.

3. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja Pegawai

Dalam melakukan pencatatan waktu hadir dan waktu kerja karyawan perusahaan menggunakan
ID Card sebagai alat yang berupa kartu identitas yang dibuat untuk masing-masing karyawan
dengan kode karyawan yang berbeda-beda. ID Card tersebut harus di slash ke mesin presensi
26
 pada saat karyawan tiba di kantor untuk menunjukkan waktu hadir dan pada saat akan
meninggalkan kantor sehingga tertera waktu kerja karyawan dalam satu hari tersebut.
Apabila karyawan tidak hadir tanpa keterangan yang jelas disamping akan dipotong uang
kehadirannya juga akan dipotong jatah cutinya dan apabila lebih besar ketidak hadirannya (lebih
dari 12 hari) maka ketidak hadiran tersebut akan dipotong cuti untuk tahun berikutnya.
Penanganan pencatatan waktu kerja karyawan diserahkan kepada bagian pencatatan waktu (data
record presensi). Hasil slash ID Card karyawan setiap harinya akan direkapitulasi untuk
kemudian disusun laporan presensi karyawan (waktu kerja karyawan) termasuk jumlah waktu
lembur karyawan. Bagi karyawan yang lalai melakukan slash presensi sewaktu hadir di kantor
atau dikarenakan alasan lainnya dapat mengajukan presensi susulan untuk memperoleh
penggantian uang makan. Pencatatan waktu ini dibuat sebagai dasar dalam perhitungan jumlah
gaji dan upah serta lembur yang akan dibayarkan kepada karyawan juga dapat digunakan sebagai
bahan pertimbangan dalam menilai prestasi kerja karyawan.

4. Prosedur Perhitungan Gaji

Unsur yang mempengaruhi besamya gaji yang diterima oleh karyawan antara lain Gaji Brutto,
tunjangan-tunjangan, serta potongan atas gaji. Bagian Personalia bertanggung jawab atas data-
data kepegawaian yang meliputi jumlah karyawan keseluruhan disertai dengan jabatan, golongan
dan tarif gaji masing-masing karyawan. Apabila terdapat hal-hal yang mempengaruhi data
kepegawaian seperti mutasi, kenaikan gaji secara berkala, potongan atas gaji karyawan dan
lainnya, maka hal tersebut harus dilaporkan kepada staf pembuat daftar gaji untuk diperbaharui
Berdasarkan data kepegawaian serta laporan presensi karyawan dari staf pencatatan waktu, maka
staf pembuat daftar gaji akan membuat daftar penghasilan karyawan dan ikhtisar jam kerja
karyawan. Setelah kedua daftar tersebut selesai dipersiapk, maka akan diperiksa oleh Manajer
Personalia kemudian diserahkan ke Manajer Keuangan dan administrasi untuk diperiksa lebih
lanjut dan di tanda tangani oleh Direktur.
Setelah disetujui akan diserahkan ke Direktur untuk proses pembayaran gaji yang dilaksanakan
oleh bagian keuangan dan administrasi. Data-data yang berkaitan dengan gaji karyawan
selambat-lambatnya masuk ke Bagian Perhitungan gaji setiap tanggal 19 (sembilan belas) dan
untuk karyawan honorer sesuai dengan kebutuhan.

27
5. Proses Pembayaran Gaji
Setelah bagian perhitungan gaji selesai memproses perhitungan gaji maka bagian keuangan dan
administrasi akan menyiapkan dana dengan cek ataupun giro untuk pembayaran gaji karyawan.
Setiap tanggal 25 tiap bulannya, Bagian Pengeluaran kas akan mentransfer gaji karyawan tetap
ke rekening bank masing-masing karyawan. Bagian keuangan dan administrasi akan
memberikan dana untuk pembayaran gaji di luar transfer terkait dengan unit masing-masing ke
Bagian pengeluaran kas PT Bimoli Instant. Bagian pengeluaran akan mendistribusikan dana
untuk pembayaran gaji ke Unit masing-masing sesuai dengan daftar perhitungan gaji. Untuk
karyawan kontrak atau enam bulan pembayaran gaji akan dilakukan oleh unit masing-masing
melalui transfer ke rekening Bank masing-masing.
Sedangkan untuk karyawan honorer (tenaga proyek untuk pameran), biasanya gaji dibayarkan
secara tunai. Karyawan kontrak dan honorer tidak akan dikenakan potongan-potongan gaji. Gaji
yang diterima sudah termasuk semuanya.
Setiap karyawan akan memperoleh amplop gaji yang berisi slip transfer gaji dan perincian gaji
yang diperoleh. Masing-masing karyawan harus menandatangani tanda terima pembayaran gaji.
Amplop gaji dan tanda terima pembayaran gaji disiapkan oleh pengeluaran kas, dan bagian
Personalia merekapitulasi tanda terima dari setiap unit untuk kemudian dilaporkan kembali ke
manajer keuangan dan administrasi. Hal ini untuk menghindari gaji karyawan yang tidak
dibayarkan.

6. Prosedur Pembukuan Gaji

Bagian keuangan dan administrasi akan menerima bukti-bukti terkait dengan biaya gaji, antara
lain berupa daftar serta bukti pengeluaran uang kas. Kemudian akan membukukan biaya gaji pada
buku besar gaji. Biaya gaji dibukukan dengan mendebetkan perkiraan buku besar biaya gaji dan
mengkreditkan kas atau bank.
Bagian keuangan dan administrasi akan membuat laporan pertanggungjawaban pemakaian uang
setiap minggunya untuk menjelaskan jumlah uang yang telah digunakan dan bagian mana yang
menggunakan uang tersebut, salah satunya dalam hal ini adalah penggunaan uang untuk
penggajian karyawan.

28