PROSEDUR PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG

ANGGARAN BUDGET (PEMBELIAN RUTIN)

1. PERMINTAAN PEMBELIAN (PP)
DIVISI YANG
Divisi yg meminta
MEMINTA
Pembelian Umum

PEMBELIAN
UMUM

Anggaran
Pembelian Umum
Pembukuan
(Arsip Kas Bon)

Divisi yang meminta barang mengajukan Permintaan Pembelian (PP) bulanan dengan mengisi Form
Permintaan Pembelian pada kertas stensilan yang sudah disediakan sebanyak 2 rangkap, diketahui
oleh Kepala Divisi masing-masing.
Lembar 1:
Lembar 2:

untuk arsip Pembelian Umum

untuk arsip Divisi yang meminta

Pembelian Umum kemudian membuat PP global yang di buat berdasarkan hasil rekapan PP dari
masing-masing divisi yang meminta barang. Dalam kondisi-kondisi tertentu bagian Pembelian
Umum dapat membuat PP sendiri dan melakukan proses pembelian tanpa ada PP yang dibuat
terlebih dahulu oleh divisi yang meminta barang. Hal ini dilakukan untuk menambahkan stock
barang. PP dibuat 3 rangkap yang ditandatangani oleh bagian Pembelian yang meminta, disetujui
oleh Kepala Bagian, diketahui oleh bagian Anggaran, dan ditandatangani oleh bagian Pembelian
yang menerima PP tersebut.
Lembar 1:
Lembar 2:
Lembar 3:

untuk proses pengecekan pembayaran dari Pembukuan, Anggaran, Kasir dan aslinya diarsip di Pembukuan
sebagai Kas Bon
untuk arsip Pembelian Umum
untuk arsip Anggaran

2. PURCHASE ORDER (PO)

PO
PEMBELIAN
UMUM

Supplier
Pembelian Umum

Setelah PP ditandatangani oleh semua bagian-bagian yang terkait, bagian Pembelian Umum
membuat Purchase Order (PO) ke supplier sesuai dengan data dari PP yang telah dibuat sebelumnya.
PO berlaku selama 30 hari dari tanggal cetak PO dan dibuat 2 rangkap dengan menggunakan kertas
NCR dan ditandatangani oleh bagian Pembelian Umum dan Supplier.
Lembar 1:
Lembar 2:

untuk arsip Pembelian Umum

untuk arsip Supplier

3. BUKTI PENERIMAAN BARANG (BPB)

BPB
PEMBELIAN
UMUM

Gudang Pemb
Pembukuan
Anggaran
Pembelian Umum
Pembukuan
(Arsip Kas Bon)

Barang yang di kirim oleh supplier diterima di gudang oleh bagian Pembelian Umum dan di cek
oleh bagian Pembukuan. Kemudian oleh bagian Pembelian Umum dibuatkan Bukti Penerimaan
Barang (BPB) berdasarkan aktual barang yang diterima, serta pengecekan data dari Invoice dan
Faktur Pajak dari supplier. BPB dibuat 5 rangkap dengan menggunakan kertas NCR dan
ditandatangani oleh bagian yang terkait (Bagian Pembelian, Anggaran, Pembukuan, Gudang) yang
kemudian akan digunakan sebagai data untuk proses pembayaran ke supplier.
Lembar 1:
Lembar 2:
Lembar 3:
Lembar 4:
Lembar 5:

untuk proses pengecekan pembayaran dari Pembukuan, Anggaran, Kasir dan aslinya diarsip di Pembukuan
sebagai Kas Bon.
untuk arsip Pembelian Umum
untuk arsip Anggaran
untuk arsip Pembukuan
untuk arsip Gudang Pembelian

4. DISTRIBUSI
DISTRIBUSI
PEMBELIAN
UMUM

Gudang Pemb
Divisi yg meminta
Pembelian Umum

Barang yang sudah tersedia kemudian didistribusikan ke masing-masing divisi kantor dan toko-toko
sesuai dengan Permintaan Pembelian yang sudah dibuat sebelumnya. Pengantar distribusi dibuat
rangkap 3 dengan menggunakan kertas NCR dan di tanda tangani oleh bagian Pembelian Umum dan
Divisi yang meminta barang.
Lembar 1:
Lembar 2:
Lembar 3:

untuk arsip Pembelian Umum setelah barang diterima

untuk arsip Divisi yang meminta
untuk arsip Gudang Pembelian pada saat barang dikirim