Bab IX Sistem dan Prosedur Penjualan

Sistem penjualan dibagi ke dalam beberapa sistem yaitu:

9.1. Sistem Penjualan Tunai pada Toko Eceran
9.2. Sistem Penjualan Kredit

9.1. S/STEM PENJUALAN TUNA/ PADA TOKO ECERAN

Pada sistem ini, apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli
diharuskan membayar ke bagian kassa. Selain itu barang yang dibeli dibawa langsung oleh
pembeli. Oleh karena itu tidak perlu ada prosedur pengiriman barang pada toko penjual.
9.1.1. Informasi yang pada umumnya dibutuhkan meliputi:
Dewasa ini masih banyak toko pengecer yang masih menggunakan akuntansi persediaan
secara periodik/pisik. Artinya perusahaan tidak akan mencatat mutasi tiap jenis barang setiap
saat. Pada toko-toko tersebut, maka informasi yang paling penting untuk diketahui manajemen
sehubungan dengan penjualan tunai adalah:
(1) Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai setiap hari.
(2) Jumlah kas yang disetorkan ke bank setiap hari.

Di samping toko-toko yang masih mengoperasikan akuntansi persediaan secara periodik,

sekarang sudah mulai banyak toko-toko eceran yang mengoperasikan akuntansi persediaan
secara perpetual. Dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu dicatat.
Keadaan ini terutama disebabkan bantuan sistem komputerisasi untuk penjualan eceran yang
disebut Point Of Sale (POS). Dalam sistem ini setiap mesin kas register yang dirancang
khusus, dihubungkan dengan komputer induk. Pada saat kasir menerima pembayaran dari
pernbeli, kasir juga akan memasukkan data kode barang yang dijual. Kas register yang sudah
dihubungkan dengan komputer induk akan memutahirkan data persediaan per jenis barang.
Apabila tidak dibantu sistem komputer, hampir mustahil toko pengecer mengoperasikan
rnetode perpetual mengingat jenis barang dagangan pada toko eceran bisa mencapai ribuan
jenis. Pada toko demikian maka informasi yang dibutuhkan manajemen lebih luas yaitu:
( 1) Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai tiap hari.
(2) Jumlah kas yang disetor ke bank tiap hari.
(3) Jumlah penjualan tiap jenis barang setiap periode tertentu.
9.1.2. Organisasi
Fungsi-fungsi yang ada pada kebanyakan toko pengecer adalah:
( 1) Pramuniaga
(2) Kassa
(3) Penyerahan barang

Pada toko-toko swalayan jumlah tenaga pramuniaga bisa sangat sedikit, karenanya
fungsi yang ada biasanya:
(1) Kassa
(2) Petugas yang membantu mengemas barang
9.1.3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai meliputi:
(1) Buku Jurnal Penerimaan Kas (Gb. 9-1)
(2) Rekening Buku Besar yaitu rekening Kas, dan Penjualan (Gb. 9-2)
Pada toko eceran yang sudah mengopersaikan POS, terdapat pula
(3) Buku pembantu persediaan untuk setiap jenis barang (Gb. 9-3)
Buku Jumal Penerimaan Kas dapat dirancang sebagai berikut:

-TOKO ANANDA
; J)./S&M'mba Teuph 41
. 'Jabrta Pusat .,

TGL. KETERANGAN REF KAS PENJLN LAIN-LAIN (Kredit)

(Debit) (Kredit)
Nama Rek. JUMLAH

Gb. 9-1 Jurnal Penerimaan Kas

2
Rekening Buku Besar dapat dirancang sebagai berikut:
.TOKQ.A
JL Sa.lemba. Tengah 41
Jakarut.. . ' ,,, '' t ': '
. .
' ,',,
KQDE KENING: , ...::_fi/':;
NAMA,ltEKENINGt

TGL. KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SALDO

Gb. 9-2 Rekening Buku Besar

Rekening Buku Besar dapat dirancang sebagai berikut :

.
TqtqA.NANDi :, .. '.,
'
''', -r:"

-ti' , '> '

JL s.,mba Te.{llah:41 ,

.,
'' I(

, {.

J. akart. a Pus. at , ',, "

',

KODE REKENING: -, "

NAMA REKENINGt'
.. ',+ ; ,'''!:

TGL. DIBELI DIJUAL SISA

KW HRG JML KW HRG JML KW HRG JML

Gb. 9-3 Kartu Persediaan

3
9.1.4. Bukti Transaksi
Bukti transaksi yang digunakan meliputi:
(1) Faktur penjualan tunai. Setiap kali terjadi penjualan selalu dibuatkan faktur (atau
nota) penjualan tunai. Atas dasar faktur inilah bagian Kassa akan menerima sejumlah
uang dari pembeli.
(2) Bukti Kas Masuk. Pada toko yang belum mengoperasikan POS, bukti ini perlu dibuat
sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke buku jumal penerimaan kas.
Adalah tidak praktis untukmembukukan setiap faktur penjualan tunai kejurnal penerimaan
kas mengingat dalam dua jam saja mungkin terjadi transaksi penjualan tunai puluhan
sampai ratusan kali. Oleh karena itu agar lebih praktis, maka secara periodik yaitu setiap
(dua, tiga, atau empat) jam sekali, atau mungkin bahkan setiap hari, faktur penjualan
tuani dikumpulkan, kemudian dibuatkan bukti kas masuk. Jadi setiap bukti kas masuk
dilampiri faktur/nota penjualan tunai.
Pada toko yang sudah mengoperasikan POS bukti kas masuk tidak perlu dibuat, karena
setiap kali petugas Kassa memasukkan data (kode) persediaan yang terjual maka data
persediaan otomatis dimutahirkan.
(3) Pita Kas Register. Mesin kas register selalu dilengkapi dengan pita penjumlahan. Selain
pita yang biasanya diserahkan kepada pembeli setelah pembeli membayar, di dalam
mesin masih terdapat pita lain yang utuh yang mencetak penerimaan-penerimaan kas
suatu hari. Mekanisme pengawasan dan penggunaan kas register pada umumnya sebagai
berikut:
(a) Pada saat toko mau buka, alat penghitung pada kas register saldonya dinolkan.
Mesin kemudian dikunci dan kuncinya dipegang pejabat lain (biasanya pengawas ).
(b) Pada setiap saat tertentu (dua, tiga, empat) jam, atau satu hari), mesin dibuka pita
kas register dan uang diambil oleh pejabat tertentu. Jurnlah uang yang diambil harus
sama dengan jumlah yang tertera dalam pita.
(4) Bukti setor bank.
Faktur/Nota Penjualan Tunai dapat dirancang seperti pada gambar 9-4:
Pada toko eceran yang sudah mengoperasikan POS, maka dalam merancang Faktur
penjualan tunai sangat perlu untuk memasukkan kolom "Nomor Kode Barang", karena kode
inilah yang akan dimasukkan ke komputer bukan jenis barangnya. Jenis barang otomatis akan
dikenali oleh sistem. Oeh karena itu rancangan Faktur penjualan tunai dalam toko pengecer
yang mengoperasikan pos seperti pada gambar 9-5:

4
 FAKTUR

No. JENIS BARANG KUANTITAS HARGA JUMLAH

TERBILANG:

PRAMUNIAGA

Gb. 9-4 Faktur Penjualan Tunai

. .
.,,, -n.i--..m
-i.:u&
: ,
: :,
-; :: ' .. , -c ' /' '
' .... ' '>'
::, ", t'

" .
No. JENIS BARANG NOMOR KOOB KUANTITAS HARGA JUMLAH
BARANG

PRAMUNIAGA

Gb. 9-5 Faktur Penjualan Tunai

5
Bukti Kas Masuk dapat dirancang sebagai berikut:
;
T()KO ANANDA
'
'
;:.
:
vc
. ..
. ;.:,_:-:.c,. :
-,
..
JL Salem.ha T-engah 41
e-
,. ,,
T;- .:

. Jakarta Pusat ,
'
.. ,, #--,' _..

<.. .' "",,, :

,,
BU:&TIICAS MASUK ,,, ,f, :t, ' . .. '
.'
''

.. ,
,

'

NOMOR-NOMOR FAKTUR JUMLAH JUMLAH

yang dilampirkan LEMBAR RUPIAH
..... s/d .....

TERBILANG:

Disetujui Dibukukan
oleh: oleh:

Gb. 9-6 Bukti Kas Masuk

Bukti Setor Bank biasanya disediakan oleh bank di mana perusahaan akan menyimpan
uangnya. Namun demikian rancangan bukti setor bank yang dibuat oleh bank-bank pada
umumnya dapat tampak sebagai berikut:
r- r, ,
': '
,,
t

TOKOANANDA
JI. Salemba: :tengah 41
Jakarta. Plisat .. '
'
... ,'{ /;.:

. _.Ta'*Plf<. >::
',

'
'..,:: .... ;;
c
.... ,

,<
'-:"",

,, . ..
.
.. ,A.. :, ,:::,4 ' ,, '
SLIP PENYETORAN
.'

'; ... - - ,,
: 1'
' .
.r, i -, i'fj,4,
.. . i''.
\,
'
,

Disetor untuk: Nomor Rekening Nama Pemilik Rek.

Nomor-nomor Cek/BG JUMLAH
CEK
BILYET GIRO (BG)
TUNAI

TERBILANG:

Disetor oleh: Diterima Petugas Bank:

 Gb. 9-7 Bukti Setor Bank

6
9.1.5. Sistem Pengendalian Interen
Aspek sistem pengendalian interen dalam sistem penjualan tunai pada toko pengecer
meliputi:
( 1) Fungsi pramuniaga, kassa, penyerahan barang, dan akuntansi hendaknya dipisahkan.
(2) Kunci kas register harus dipegang petugas selain kassa
(3) Petugas yang melakukan rekonsiliasi laporan bank tidak merangkap sebagai kasir.
( 4) Penjualan Tunai diotorisasi oleh bagian Kassa setelah menerima pembayaran, dengan
cara menempel pita kas register, atau dengan memberi cap lunas.
(5) Bagian Kassa sebaiknya memiliki daftar harga barang untuk mengecek kebenaran harga
satuan dari barang yang dijual.
(6) Pramuniaga dilarang membawa tas ke tempat kerja.
(7) Jumlah kas yang diterima harus sama dengan pita kas register
(8) Penerimaan kas suatu hari sebaiknya disetor ke bank hari itu juga, atau selambat
lambatnya satu hari berikutnya.
(9) Setoran ke bank harus dalam jumlah dan bentuk yang utuh (intact).
9.1.6. Bagan Alir Arus Dokumen

'VA C'C! A '

t'-

MULAI
PEMBELI
MEMILIH
BARANG
MENERIMA
UANGDAN
MEMBER!
MEMBUAT NOTA CAPLUNAS
DAN MEMINDAH
BARANG KEPAD
PETUGAS
PENYERAHAN

MELALUI
PEMBELI

2
PEMBELI
MEMILIH SEC ARA
BERKALA
BARANG

Gb. 9-8 Bagan Alir Arns Dokumen Dalam Sistem Penjualan

7
 Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen, dibuat asumsi yang menggambarkan
kondisi yang terjadi pada suatu perusahaan. Misalkan terdapat asumsi sebagai berikut:
(1) TOKO ANANDA yang beralamat di Jl. Salemba Tengah No.41, Jakarta Pusat, adalah
toko yang selalu menjual barang secara eceran.
(2) Tako mempunyai petugas pramuniaga, kasir, penyerahan barang, dan akuntansi.
(3) Tako menyelenggarakan akuntansi persediaan secara pisik.

': ' ,, ' '.; 'I..... .. -:

,rvi",''''
( , , ,,, + ,h" -,, \;' ,"

MENEMPEL
NOTALUNAS
PADAPEM
HUNGKUS
HARANG

MENYERAHKAN
HARANG
PADA PEMBELI

SELESAI

* Tidak diposting
ke Buku Pembantu karena
diasumsikan bahwa perusahaan menggunakan
metode pencatatan persediaan dengan metode
pisik

Gb. 9-9 Bagan Air Arus Dokumen Dalam Sistem Penjualan Tunai (lanjutan)

9.2. SISTEM PENJUALAN KREDIT

9.2.1. Prosedur yang Membentuk Sistem
Pada umumnya sistem penjualan kredit terdiri dari prosedur-prosedur:
9.2.1.1. Prosedur pesanan penjualan
9 .2.1.2. Prosedur persetujuan kredit
9.2.1.3. Prosedur pengiriman barang
9.2.1.4. Prosedur pembuatan faktur
9.2.1.5. Prosedur akuntansi penjualan kredit

8
9.2.1.1. Prosedur pesanan penjualan lnformasi yang pada umumnya dibutuhkan
meliputi:
(1) Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhi
(2) Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu
Organisasi
Pada perusahaan yang masih relatifkecil, fungsi pesanan penjualan dan fungsi pembuatan
faktur biasanya dirangkap oleh pegawai tertentu di Bagian Pemasaran. Pada perusahaan yang
relatif besar fungsi pesanan/order penjualan dan fungsi pembuatan faktur dapat dilaksanakan
oleh bagian-bagian tersediri.
Bagian pesanan/order penjualan umumnya bertugas:
(1) Mengedit/melengkapi pesanan pelanggan. Pesanan dari pelanggan mungkin diterima
dalam bentuk pesan per telepon, surat pesanan pelanggan, atau berawal dari kunjungan
langsung pelanggan ke perusahaan. Dengan cara apapun pesanan diterima, maka
informasi mengenai pesanan pelanggan harus dipindahkan ke formulir tertentu yang
disebut "Surat Pesanan Penjualan". Misalkan pesanan diterima melalui telepon maka
penerima pesan harus menuliskan pada formulir surat pesanan penjualan selengkap
lengkapnya apa yang dikatakan calon pelanggan.
(2) Menentukan tanggal pengiriman, rute pengiriman, alat transportasi yang digunakan, dari
gudang mana barang harus dikirim, dan lain-lain. Pada umumnyakonsurnen menginginkan
barang dapat sampai padanya secepat-cepatnya, dan dengan biaya serendah-rendahnya
( apabila ongkos angkut menjadi tanggungan pembeli). Oleh karenannya fungsi pesanan/
order penjualan akan menentukan pengiriman barang dari gudang terdekat dengan
pelanggan, serta rute yang tersingkat pula.

Bagian pembuatan faktur bertugas membuat dan mengirimkan faktur kepada

pembeli.

9.2.1.2. Prosedur persetujuan kredit

Pada perusahaan yang menjual barang secara kredit, maka persetujuan kredit menjadi
sangat penting. Keliru di dalam kebijakan pemberian kredit dapat berakibat adanya piutang
yang tidak dapat ditagih dalam jumlah besar.

lnformasi yang dibutuhkan manajemen meliputi:

(1) Jumlah penjualan kredit yang diberikan
(2) Jumlah permintaan kredit yang tidak dapat dipenuhi
(3) Jumlah Kredit yang menunggak
Organisasi
Pada perusahaan yang masih kecil fungsi persetujuan kredit dapat dilaksanakan oleh
Kepala Bagian Keuangan/Akuntansi. Pada perusahaan yang sudah besar mungkin harus
dibentuk bagian tersendiri.

9
 .. '

Tugas pemberi otorisasi kredit pada umumnya adalah:

Untuk pemberian kredit kepada pelanggan lama biasanya diadakan penelaahan status
kredit dengan melihat kartu pembantu piutang langganan yang hendak membeli secara
kredit. Dengan mempelajari kartu piutang tersebut dapat diketahui kredibilitas pelanggan
yang bersangkutan.
Ilustrasi berikut diharapkan dapat menggambarkan kredibilitas dua pelanggan.
Pelanggan 1
"
,.
Pr KALPATARU ,,
. . .. '

JI. Lenteng No. 12 -,

', Tenum.,ll/ld
. '
. '
( ',

.. Jakarta Se .
,.

', : - ').:
-, - .J.. :.
- KODE .REKENING: 1131.1 . -,
" ,, . j/ . v "
.. , NAMA REKENING: Piutana pada. .. " , ... . '
. umiwseoo)
. \

.
',
'
' : . ' . ' ,' .. ''

'
,,, ,,
,,,,

TGL KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SALDO

02-1-93 HVS 70, 100 rim F-02-93 700.000 700.000

14-1-93 Pelunasan BKM-05-93 700.000 -
15-1-93 HVS 80, 200 rim F-05-93 1.600.000 1.600.000
27-1-93 Pelunasan BKM-09-93 1.600.000 -

Pelanggan 2

:.
Pr KAU,ATARU
. JL_Lentehg No 12
J,akaria Sebltan
, , -311,--' " , .( ..... t ... ,,,. '

( ,. : ' ' KOOE UKENING:: 1i31.2 ,,

,

.
NA.MA REKENING: Piutang pada B-: .'.' :. .,.
(makshnum kredit Rp2.500.ooo,ec)Y :_ . . e c , -,

TGL KETERANGAN REF DEBIT KREDIT SALDO

02-1-93 HVS 70, 100 rim F-03-93 1.400.000 1.400.000

14-1-93 Pelunasan BKM-01-93 1.400.000 0
15-2-93 HVS 80, 200 rim F-05-93 800.000 800.000
 Gb. 9-10 Kartu Piutang U ntuk Penyelidikan Kredibilitas Langganan

10
 Misalkan saat diadakan penyelidikan kredibilitas adalah tanggal 31-3-1993, dari dua
kartu piutang di atas dapat disimpulkan bahwa kredibilitas A baik sekali. Hal ini tampak pada
kenyataan bahwa A tidak pemah melebihi batas jangka kredit yaitu 30 hari sejak tanggal
penjualan, bahkan A selalu memanfaatkan periode potongan. Dalam hal ini bila A akan
membeli lagi secara kredit, maka dapat dikatakan tidak ada masalah. Sebaliknya kredibilitas
B tidak baik, ditunjukkan B selalu membayar melewati batas jangka kredit. Bahkan
pembelian terakhir sudah lewat waktu selama 16 hari dan belum membayar.
Oleh karena itu seandainya B ingin membeli secara kredit lagi, sebaiknya tidak usah
diberi dulu.
Sementara itu bagaimanakah prosedur pemberian kredit bagi calon pelanggan? Untuk
mengandalkan catatan kredit jelas perusahaan tidak punya. Bila ditolak begitu saja jelas
sangat merugikan, karena calon pelanggan ini mungkin akan menjadi pelanggan utama
dikemudian hari. Berikut adalah pedoman umum pemberian kredit bagi calon pelanggan.
( 1) Selidiki reputasi perusahaan, atau reputasi manajemennya.
(2) Mintalah kepada calon pelanggan untuk menunjuk orang yang dapat memberi referensi.
Akan lebih baik bila orang yang ditunjuk untuk memberi referensi adalah pelanggan
lama perusahaan.
(3) Dapatkan referensi dari pelanggan lama, mengenai kredibilitas calon pelanggan.
(4) Apabila dipandang kredibilitasnya cukup baik, untuk tahap pertama berikan batas kredit
yang tidak terlalu tinggi.

9.2.1.3. Prosedur pengiriman barang

Informasi yang pada umumnya ingin diketahui manajemen
(1) Rute pengiriman
(2) Pada suatu saat barang yang dikirim sudah sampai di mana
Organisasi
Pada perusahaan yang masih kecil, kadang fungsi ini dirangkap oleh bagian gudang.
Pada perusahaan yang besar sebaiknya ditangani bagian tersendiri.
Tugas bagian pengiriman adalah mengupayakan pengiriman secepat mungkin dan
dengan biaya serendah mungkin.

9.2.1.4. Prosedur Pembuatan Faktur

Informasi yang pada umumnya ingin diketahui manajemen

( 1) Pengiriman barang yang belum dibuat faktumya
Organisasi
Pada perusahaan yang masih kecil, fungsi ini dirangkap oleh bagian pesanan penjualan.
Hal ini juga berlaku pada perusahaan besar yang mengoperasikan prosedur pra penagihan
lengkap. Pada perusahaan besar fungsi ini dapat ditangani petugas tersendiri.

11
Tugas bagian ini adalah membuat faktur dan mengirimkan secepatnya kepada pembeli.

9.2.1.5. Prosedur Akuntansi dalam Penjualan Kredit

Termasuk dalah prosedur ini adalah bagaimana transaksi penjualan kredit dicatat. Hal
ini akan diuraikan lebih lanjut dalam catatan akuntansi, dan bukti transaksi yang digunakan
Kelima prosedur di atas membentuk sistem penjualan kredit. Selanjutnya akan dibahas
catatan akuntansi, bukti transaksi, dan bagan alir arus dokumen dalam prosedur penjualan
kredit. Aspek infirmasi untuk manajemen, dan organisasi sudah cukup jelas diuraikan di atas.

9.2.2 Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit berhubungan dengan
metode akuntansi persediaan, yaitu metode perpetual atau metode periodik/pisik.
9.2.2.1. Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara perpetual,
maka catatan akuntansi yang digunakan:
9.2.2.1.1. Bukujumal penjualan (Gb. 9-11)
9.2.2.1.2. Rekening buku besar Piutang Dagang, Penjualan, Retur dan Potongan Penjualan,
Potongan Tunai Penjualan, Persediaan, dan Harga Pokok Penjualan (Gb. 9-12)
9.2.2.1.3. Rekening pembantu Piutang pada tiap pelanggan (Gb. 9-10)
9.2.2.1.4. Rekening pembantu persediaan untuk setiap jenis barang (Gb. 9-13)
9.2.2.2. Bila perusahaan menyelenggarakan akuntansi persediaan secara periodik/
pisik, maka buku-buku yang dipakai adalah:
9.2.2.2.1. Bukujurnal penjualan (Gb. 9-11)
9.2.2.2.2. Rekening buku besar Piutang Dagang, Penjualan, Retur dan Potongan Penjualan,
Potongan tunai Penjualan, Biaya Angkut Penjualan, Pembelian, Retur dan
Potongan Pembelian, Potongan Tunai Pembelian, dan Biaya Angkut Pembelian
(Gb. 9-12)
9.2.2.2.3. Rekening pembantu Piutang pada tiap-tiap langganan (Gb. 9-10)

Catatan: Pada umumnya metode perpetual dipilih bila jenis persediaan relatif sedikit,
dan nilai barang relatif tinggi. Perusahaan yang mengoperasikan metode
perpetual misalnya dealer mobil, dealer jam tangan mewah, dan sebagainya.
Sementara itu, bilajenis barang yang diperdagangkan banyak dan nilai satuannya
relatif kecil, maka biasanya digunakan metode periodik/pisik. Perusahaan yang
biasanya menggunakan metode pisik adalah toko-toko kelontong. Jenis barang
pada toko kelontong dapat mencapai ribuan jenis, sementara nilai satuannya
relatif kecil.
Bentuk Jumal Penjualan dapat dirancang sebagai berikut:

12
 PTKALPATARU :

JI. Lenteng Agung No. 12 Hal:

Jakarta tan
JURNAL PENJUALAN ..

TGL. KETERANGAN REF PIUTANG PENJU ALAN UTANGPPN

DAGANG Kredit Kredit
Debit

Gb. 9-11 Jurnal Penjualan

9.2.3. Bukti Transaksi/Formulir yang Digunakan

9.2.3.1. Pesanan Penjualan. Dokumen ini dibuat dalam beberapa rangkap, yang dapat
berfungsi pula sebagai lembar otorisasi penjualan kredit. Informasi pada
dokumen ini pada umumnya terdiri identitas perusahaan penjual, identitas
pembeli, nomor dan tanggal pesanan yang dibuat pelanggan, nomor dan
tanggal pesanan penjualan,jenis barang yang dipesan, kuantitas, harga satuan,
dan jumlah harga keseluruhan.
9.2.3.2 .. Perintah Pengiriman Barang. Informasi pada dokumen ini hampir sama
dengan informasi pada surat pesanan penjualan kecuali harga satuan dan
jurnlah harga. Meskipun demikian dalam praktek kadang ada juga perintah
pengiriman barang yang berisi pula data mengenai harga satuan.
9.2.3.3. Faktur (penjualan). Informasi pada dokumen ini samadengan informasi pada
surat pesanan penjualan. Oleh karena itu terdapatkombinasi faktur dan pesanan
penjualan.

Berikut adalah contoh ketiga dokumen tersebut di atas. Ilustrasi dibuat secara berturut
turut agar pembaca dapat melihat bahwa terdapat cukup banyak persamaan diantaraketiganya,
meskipun terdapat pula perbedaannya.

13
 PTKALPATARU Nomor :
JL Lenteng Agung No. 12 Tanggal:
Jakarta Selatan Te.rmin :
'P.ESANAN PENJUALAN

No. JENIS BARANG NOMORKODE KUAN- HARGA JUMLAH

BARANG TAS

Gb. 9-12 Surat Pesanan Penjualan

PT KALPATARU Nomor :
J).Lenteng Agung No. 12 Tanggal:
Jakarta Selatan

SURAT PERINTAH PENGIRIMAN

Kepada Alat angkut:

No. JENIS BARANG NOMOR KODE BARANG KUANTITAS

Gb. 9-13 Surat Perintah Pengiriman

14
 PTKALPATAR.U Nomor :
JI. Lenteng Agung No. 12 Tanggal:
Jakarta Selatan Termin :

FAKTUR.

Kepada:

No. JENIS BARANG NOMORKODE KUAN- HARGA JUMLAH

BARANG TAS

Gb. 9-14 Faktur (penjualan)

Dari ketiga gambar di atas surat pesanan penjualan nyaris sama. Oleh karena itu dalam
praktek sering hanya dibuat satu formulir saja. Kadang-kadang bahkan surat perintah
pengiriman barang menggunakan formulir yang sama, dengan catatan harga satuan bukan hal
yang bersifat rahasia.

9.2.4. Aspek Pengendalian Interen pada Sistem Penjualan Organisasi

( 1) Bagian/petugas penyimpanan barang hams dipisahkan dengan bagian/petugas pencatatan.
Bila petugas yang menyimpan barang merangkap sebagai petugas pembukuan formal,
maka ada kemungkinan menerima barang 1000 ton dicatat hanya 800 ton. Memang
bagian gudang juga mencatat mutasi barang di dalam kartu gudang, tetapi mutasi
persediaan juga dicatat di bagian akuntansi yaitu di kartu persediaan.
(2) Pejabat yang memberi persetujuan penjualan kredit harus dipisah dari bagian penjualan.
Alasannya, bila bagian penjualan jugamemberi persetujuan kredit, maka ada kemungkinan
kurang hati-hati dalam pemberian kredit, mengingat bagian penjualan sering dihadapkan
pada target penjualan sejumlah tertentu.
Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(3) Penjualan kredit harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
(4) Faktur (penjualan) harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
(5) Pembukuan hanya dilakukan bila bukti-bukti sudah lengkap dan benar.

15
Praktik Sehat
(6) Surat pesanan penjualan/faktur sebaiknya dibuat bernomor urut tercetak.
(7) Secara periodik dilakukan pencocokan antara saldo rekening piutang dengan saldo
saldo rekening pembantu piutang.
(8) Secara periodik dilakukan pengiriman surat pernyataan piutang.
9.2.5. Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Penjualan Kredit
Bagan alir arus dokumen sesungguhnya menggambarkan prosedur yang harus
dilaksanakan dalam suatu sistem tertentu. Karena merupakan prosedur, maka hams ada
bagian-bagian atau petugas-petugas yang telibat. Bagi mereka yang sudah terlatih, bagan alir
ams dokumen sangat membantu dalam memahami prosedur yang berlaku. Prosedur, selain
dapat digambarkan dalam bagan alir juga dapat dinyatakan secara narasi, atau dengan uraian.
Untuk menggambarkan prosedur dalam sistem penjualan (kredit) ini pertama kali akan
diasumsikan bagian/petugas yang terlibat, kemudian digambarkan bagan alir ams dokumen,
dan dijelaskan daftar kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian/petugas terkait.

Asumsi Mengenai Bagian/Petugas Terkait

U ntuk menggambarkan bagan alir ams dokumen, maka hams ada perusahaan/organisasi
hipotetis yang dijadikan model. Perusahaan (model) tersebut dapat perusahaan besar,
menengah, atau kecil. Perlu diingat bahwa bagan alir ams dokumen pada suatu perusahaan
dapat berbeda dengan perusahaan lainnya, bahkan pada perusahaan yang jenis usaha, dan
skala usahanya hampir sama. Berikut adalah asumsi-asumsi sehubungan dengan penjualan
kredit.
(1) Perusahaan menjual barang secara kredit
(2) Akuntansi persediaan dilakukan dengan metode perpetual
(3) Perusahaan mempunyai bagian-bagian (yang berhubungan dengan transaksi penjualan
kredit), dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut:
BA GIAN FUNGSI
Penjualan Menerima dan mengedit pesanan pelanggan
Kabag Keuangan Menyetujui/menolak penjualan kredit pada tiap
pelanggan dianggap perusahaan masih relatif kecil,
sehingga persetujuan penjualan kredit masih
dirangkap oleh Kabag. Keuangan)
Gudang dan Pengiriman Menyimpan barang dan mengirim barang ( dianggap
bahwa perusahaan masih relatifkecil, sehingga bagian
gudang dan pengiriman barang masih dirangkap)
Penagihan Membuat dan mengirim faktur kepada pelanggan
Akuntansi:
Jurnal dan buku besar Mencatat transaksi pada jurnal penjualan, dan
memposting ke rekening buku besar
Kartu piutang dan Mencatat transaksi ke rekening

16
 Kartu Persediaan pembantu piutang masing-masing pelanggan, dan ke
kartu persediaan untuk setiap jenis barang

Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Transaksi Penjualan Kredit

PESANAN PENJUALAN KABAO KR.EDIT GUDANG

MULA!

MEMERIKSA
STATUS KREDIT DITEMPEL
DANMEMBERI PADAPEM
PERSETUJUAN BUNGKUS
KREDIT BARANG

DIMINTA
KANTAND
2 TANGAN
DARI
PEMBELI

BILA
PESANAN MENGIRIM
PENJUALAN BARANG
DISETUJUI

Gb. 9-15 Bagan Alir Arus Dokumen dalam Sistem Penjualan Kredit

17
 .
','''
.
FAKTUR

4 2
FAKTUR

JURNAL
PEN JU ALAN

REK. BB KARTU
PIUTANG
KARTUPER
SEDIAAN

UNTUK
PEMBELI SELESAI

Gb. 9-16 Bagan Alir Arus Dokumen dalam Sistem Penjualan Kredit (lanjutan)

Daftar Kegiatan Pada Bagian/Petugas Terkait Bagian Penjualan

( 1) Menerima pesanan dari calon pembeli, mengedit pesanan, kemudian membuat Pesanan
Penjualan rangkap empat.
(2) Mernintakan persetujuan penjualan kredit kepada Kabag. Keuangan.
(3) Mengirim Pesanan Penjualan lembar pertama dan kedua ke bagian Gudang/Pengiriman,
dan lembar ketiga ke bagian penagihan.
(4) Mengarsipkan Pesanan Penjualan lembar keempat.
Bagian Gudang/Pengiriman
( 1) Atas dasar Pesanan Penjualan yang diterimadari bagian penjualan, bagian ini membungkus
barang, dan menempelkan lembar kedua pesanan Penjualan pada bungkusan barang.
(2) Barang dikirimkan kepada pembeli, pembeli dirninta menanda tangani Pesanan Penjualan
lembar pertama bila sudah menerima barang.
(3) Mengarsipkan Pesanan Penjualan lembar kedua, yang sudah ditandatangani penerima
barang (pembeli).
Bagian Penagihan
(1) Atas dasar tembusan Pesanan Penjualan, bagian ini membuat Faktur rangkap dua.
Lembar pertama dikirim kepada pembeli, lembar kedua dilampiri Pesanan Penjualan
dikirim ke bagian akuntas(

18
Bagian Akuntansi
( 1) Atas dasar bukti transaksi berupa Pesanan Penjualan dan Faktur, pemegang buku jurnal
membukukan ke dalam jurnal penjualan, dan secara periodik membukukan ke rekening
buku besar.
(2) Atas dasar dokumen yang sama, pemegang kartu piutang dan persediaan membukukan
ke kartu masing-masing.
(3) Bukti-bukti kemudian diarsip.
KOMBINASI PROSEDUR PESANAN PENJUALAN DAN PEMBUATAN FAKTUR
Bentuk dan isi surat pesanan penjualan dan faktur (penjualan) sebagai mana diilustrasikan
di atas hampir sama. Oleh karena itu sering kali kedua formulir ini digabung, artinya satu
macam dokumen berfungsi baik sebagai surat pesanan penjualan, maupun sebagai faktur.
Dokumen yang dibuat langsung diberi nama FAKTUR, meskipun ada yang berfungsi
sebagai lembar otorisasi kredit, maupun faktur itu sendiri. Penggabungan demikian disebut
kombinasi surat order dan faktur, yang dapat dibagi dalam 3 metode utama yaitu:
(A) Prosedur order danprosedurpenagihan terpisah (separate order and billing procedure)
(B) Prosedur pengiriman satuan (unit shipping procedure)
(C) Prosedur pra penagihan lengkap (complete pre billing procedure)
(A) Prosedur order dan prosedur penagihan terpisah (separate order and
billing procedure)
Pada prosedur ini pengisian dokumen dilakukan tiga tahap: ( 1) Bagi an pesanan penjualan
mengisi jenis, jumlah, dan harga satuan, (2) Bagian pengiriman mengisi kuantitas barang
yang sesungguhnya dipesan, (3) Bagian penagihan mengisi perkalian kuantitas yang
sesungguhnya dikirim dengan harga satuan, dan melengkapi kelengkapan lainnya seperti
pajak, dan tanda tangan serta cap resrni pada faktur tersebut.
Prosedur ini dipilih bila sering terjadi pesanan tidak dapat dipenuhi sepenuhnya.
Misalkan dipesan 100 ton tetapi barang hanya ada 80 ton. Biasanya barang yang ada dikirim
dulu, baru kemudian sisanya dikirim belakangan (back order). Pada metode ini satu set faktur
dapat digunakan untuk merekam data penjualan beberapa jenis barang.

Ilustrasi berikut menggambarkan metode ini.

PT Kalpataru yang beralamat di Jl. Lenteng Agung No. 12 Jakarta, adalah distributor
kertas untuk daerah pemasaran Jawa dan Bali. Berikut adalah sebagian dari transaksi
penjualan barang.
Tanggal Transaksi
1-2-93 Diterima pesanan dari PT Rimba Cemara yang beralamat di Jl. Satria No.
30 Surabaya, agar PT Kalpataru mengirim 2.500 pak kertas HVS 70 mg dan
3000 pak kertas buram.
2-2-93 Dikirim barang yang dipesan oleh PT Rimba Cemara, dengan menggunakan
perusahaan angkutan Trisula, karena stock digudang tinggal sedikit, maka

19
 kertas hvs 70 mg yang dikirim hanya 2.300 pak, dan kertas buram yang dikirim
baru 2.500 pak. Harga hvs Rp7 .000,00 per pak, dan kertas buram Rp4.500,00
per pak.
DI BAGIAN PESANAN PENJUALAN
Begitu perusahaan mendapat pesanan, petugas pesanan pembelian segera mengambil
satu set faktur, dan mengisi data siapa yang memesan, jenis serta banyaknya barang yang
dipesan, harga satuan (bila harga satuan sudah ditetapkan atau harga berdasar daftar harga
resmi). Data barang dikirim serta jumlah masih dikosongkan.

PT KALPATARU N0010r : F/101

JL Lenteng Agung No. 12 Tanggal : 111193 -
Jakarta Selatan Termin : 3115, :n/30

FAKTUR

Kepada; PT Rimba Segara

JI.Sahia30
Surabaya

No. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

DIPESAN DIKIRIM

1 HVS70MG 2.500 7.000

2 KERTAS BURAM 3.000 4.500

TERBILANG

Jakarta, 1-2-93

Kepala Bagian
Pemasaran

Buntarangin

Gb. 9-17 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Pesanan Penjualan

dalam metode Prosedur Pesanan dan Pembuatan Faktur Terpisah

20
DI BAGIAN PENGIRIMAN
Karena stok barang di gudang tidak mencukupi maka hanya dapat dikirim sebagian.
Kertas HVS 70 mg hanya dikirim 2.300 rim, dan kertas buram hanya dikirim 2.500 rim.
Bagian ini kemudian mengisikan kolom kuantitas dikirim pada formulir tersebut sebagai
tampat pada halaman berikut.

PT KALPATARU Nomor : F/101

JL Lenteng Agung No..12 Tangpl : 1IZJ93
Jakarta Selatan Tennin : 3115, n/30

FAKTUR )

Kepada: PT Rimba Segara

JLSatria30
Surabaya

No. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

DIPESAN DIKIRIM

1 HVS 70MG 2.500 2.300 7.000

2 KERTAS BURAM 3.000 2.500 4.500

TERBILANG

Jakarta, 1-2-93

Kepala Bagian
Pemasaran

Buntarangin

Gb. 9-18 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Pengiriman Barang

dalam metode Prosedur Pesanan dan Pembuatan Faktur Terpisah

Setelah bagian pengiriman mengisi data mengenai jumlah barang yang benar-benar
dapat dikirim, selanjutnya formulir dikirim ke bagian pembuatan faktur, untuk dilengkapi
informasinya, dan dilengkapi dengan hal-hal lain seperti cap perusahaan, dan tanda tangan
pejabat yang berwenang, sehingga formulir lengkap dan berfungsi sebagai faktur.

21
DI BAGIAN FAKTUR
Bagian ini melengkapi faktur sehingga lengkap sebagai berikut:

PT KALPATAltU Nom.or : F/101

JI. Lenteng Agung No. 12 Tanggal : 112193
Jakarta Selatan Termin : 3115, n/30

FAKTUR

Kepada: PT Rimba Segara

JI. Satria 30
Surabaya

No. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

DIPESAN DIKIRIM

1 HVS70MG 2.500 2.300 7.000 16.100.000

2 KERTAS BURAM 3.000 2.500 4.500 11.250.000

PPN 10% 27.350.000

2.735.000

JUMLAH 30.085.000

TERBILANG : Tiga puluh juta delapan puluh lima ribu rupiah

Jakarta, 1-2-93

Kepala Bagian
Pemasaran

Buntarangin

Gb. 9-18 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Faktur

dalam metode Prosedur Pesanan dan Pembuatan Faktur Terpisah

22
CATATAN:
Menurut hemat penulis metode ini hanya dioperasikan pada perusahaan yang mempunyai
gudang terpisah cukup jauh dari kantor, dan perusahaan belum mempunyai sistem komunikasi
atau sistem informasi, serta sistem penyimpanan barang yang baik. Apabila perusahaan
sudah memiliki sistem komunikasi yang baik, dan sis tern penyimpanan yang baik, maka pada
saat bagian pesanan penjualan menerima pesanan, maka bagian pesanan akan menghubungi
terlebih dahulu (lewat interkom, HT, atau telepon) bagian gudang, untuk memastikan
kuantitas yang dapat dikirim. Dengan dernikian jurnlah yang dapat dikirim dapat dipastikan
sejak di bagian pesanan penjualan. Apalagi bila perusahaan telahmerniliki sistemkomputerisasi
persediaan, maka bagian pesanan penjualan tinggal memanggil kode barang tertentu, sudah
dapat diketahui stok barang yang ada.
(B) Prosedur pengiriman satuan (unit shipping procedure)
Prosedur ini sama dengan prosedur di atas, hanya bedanya pada prosedur ini dikehendaki
satu set faktur untuk setiap jenis barang. J adi bila pelanggan mernesan tiga jenis barang maka
hams dibuatkan tiga set faktur. Mengapa dikehendaki satu set faktur untuk setiap jenis
barang? Berikut adalah alasan-alasannya.
(1) Dikehendaki oleh manajemen bahwa setiap jenis barang dibuat satu set faktur, karena
tanggal pengiriman barang berbeda-beda.
(2) Kadang justru pelanggan yang menghendaki agar untuk setiap jenis barang yang
dibelinya hams dibuat satu set faktur tersendiri.
Catatan:
Perlu diingat bahwa kebijakan untuk menerbitkan satu set faktur untuk setiap jenis
barang dapat saja terjadi meskipun perusahaan tidak mengkombinasikan prosedur
pesanan penjualan dan pembuatan faktur. Kebijakan ini juga dapat diterapkan pada
metode kombinasi yang lain yang akan dibahas kemudian.
(C) Prosedur pra penagihan lengkap (complete pre billing procedure)
Prosedur ini digunakan bila setiap pesanan pelanggan yang masuk selalu dapat dipenuhi,
sehingga tidak akan terjadi back order. Bila kondisi ini ada maka faktur dapat dibuat
mendekati lengkap di bagian pesanan penjualan. Data yang diisikan di sisni mulai dari jenis
barang yang dipesan, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga, serta pajaknya bila ada.
Karena nyaris lengkap, maka faktur tinggal ditanda tangani pejabat yang berwenang. Bila
metode ini dipakai maka tidak perlu ada bagian/pegawai yang khusus menangani faktur.
Ilustrasi berikut menggambarkan metode ini.
PT Kalpataru yang beralamat di JI. Lenteng Agung No. 12 Jakarta, adalah distributor
kertas untuk daerah pemasaran Jawa dan Bali. Berikut adalah sebagian dari transaksi
penjualan barang.
Tanggal Transaksi
1-2-93 Diterima pesanan dari PT Rimba Cemara yang beralamat di JI. Satria No.
30 Surabaya, agar PT Kalpataru mengirim 2.500 pak kertas HVS 70 mg, dan
3000 pak kertas buram.

23
2-2-93 Dikirim semua barang yang dipesan oleh PT Rimba Cemara, dengan mengguna
kan perusahaan angkutan Trisula. Harga hvs Rp7 .000,00 per pak, dan kertas
buram Rp4.500,00 per pak.
DI BAGIAN PESANAN PENJUALAN
Begitu bagian pesanan mendapatkan pesanan dari pelanggan, maka segera dibuatkan
satu set faktur sebagai berikut:

PT KALPATARU Nomor : F/101

JI. Lenteng Agong No. 12 Tanggal : 1/2193
Jakarta Selatan Te.nnin : 3115, n/30
FAKTUR
Kepada: PT Rlmba Segara
JI. Satria 30
Surabaya

No. JENIS BARANG KUANTITAS KUANTITAS HARGA JUMLAH

DIPESAN DIKIRIM

1 HVS70MG 2.500 2.300 7.000 17.500.000

2 KERTAS BURAM 3.000 2.500 4.500 13.500.000

PPN 10% 31.000.000

3.100.000

JUMLAH 34.100.000

TERBILANG : Tiga puluh empat juta seratus ribu rupiah

Jakarta, 1-2-93

Kepala Bagian
Pemasaran

Buntarangin

Gb. 9-20 Ilustrasi Pengisian Faktur di Bag. Pesanan Penjualan

dalam metode Prosedur Pra Penagihan Lengkap

24
DISTRIBUSI PENJUALAN
Distribusi penjualan adalah prosedur untuk merinci dan meringkas informasi dalam
faktur (penjualan) ke dalam klasifikasi tertentu, untuk kemudian dijadikan bahan untuk
membuat laporan khusus untuk manajemen (laporan interen). Misalkan Perusahaan "A"
memiliki 5 macam produk utama, maka manajemen ingin mengetahui total penjualan untuk
setiap jenis produk. Perusahaan "B" memiliki berpuluh-puluhjenis produk tetapi misalnya
dapat dikelompokkan ke dalam 4 kelompok produk. Maka manajemen ingin informasi
penjualan tiap kelompok produk. Perusahaan "C" memiliki satu jenis produk, tetapi dipasarkan
di beberapa daerah, maka manajemen ingin mengetahui total penjualan untuk masing
masing daerah pemasaran. Perusahaan "D" menganut sistem penjualan langsung (direct
marketing), melalui beberapa tenaga pemasar, maka manajemen mungkin ingi mengetahui
berapa penjuan yang dilakukan oleh masing-masing tenaga pemasar. Perusahaan "E"
mempunyai 4 pelanggan utama, maka manajemen ingin tahu jumlah penjualan kepada
masing-masing pelanggan utama tersebut. Kadang-kadang diinginkan kombinasi, misalnya
kombinasi mengenai distribusi penjualan berdasar produk sekaligus daerah pemasaran, dan
seterusnya.

(A) Dasar Distribusi

Berdasar uraian di atas, distribusi penjualan dapat dilakukan atas dasar:
1. Jenis produk
2. Jenis kelompok produk
3. Daerah pemasaran
4. Tenaga pemasar
5. Pelanggan utama
6. Kombinasi
(B) Metode Distribusi
Apabila manajemen menginginkan informasi mengenai distribusi penjualan, maka
media untuk merinci dan meringkas informasi harus dirancang sejak awal. Dengan merancang
media distribusi sejak awal maka pekerjaan pendistribusian dapat dilakukan bersama-sama
dengan pekerjaan pembukuan lainnya. Dengan dernikian laporan mengenai distribusi
penjualan dapat segera disampaikan kepada pihak manajemen. Perancangan media distribusi
yang dilakukan secara manual atau tulis tangan, dapat menggunakan metode-metode berikut:
1. Jumal Berkolom (collumnar journal)
2. Daftar Berkolom (collumnar spreadsheet)
3. Summary Strip
4. Rekening Tunggal (unit account)

1. Jurnal Berkolom (collumnar journal)

Apabila jenis klasifikasi tidak banyak, (katakanlah dua sampai tiga jenis) maka dapat
digunakan jumal berkolom. Buku jumal yang digunakan dalam hal ini adalah buku jumal
penjualan yang dirancang khusus. Rancangan formulir jumal penjualan mengikuti rancangan

25
jumal pada umumnya yaitu terdiri dari kolom tanggal, keterangan, referensi, rekening
didebit, dan rekening yang di kredit. Karena rekening yang dikredit adalah rekening
penjualan, maka kolom penjualan (kredit) dipecah menjadi katakanlah dua klasifikasi.
Format buku jumal tersebut dapat dirancang sebagai berikut:
''
,,
PT KALPATARU ,,

JI, Lenteng Agung No. 12 -_:,,'llal:

Jakarta Selatan ' ' '''
'' ''
,'' y

JURNAL PENJUALAN ' '

"
''
,,, ', .s.r,

PIUTANG UTANG PENJUALAN PENJUALAN

No. KETERANGAN REF DAGANG PPN Area 1 ' Area2
(Debit) (Kredit) (Kredit) (Kredit)

Gb. 9-21 Jumal Penjualan (yang berfungsi sebagai media distribusi)

Catatan: Metode jumal berkolom dapat digunakan bila jenis klasifikasi antara dua sampai
tiga. Bila jenis klasifikasi lebih dari tiga maka tidak praktis menggunakan metode ini, karena
ukuran kertas standar tentunya tidak akan mencukupi.

2. Daftar Berkolom (collumnar spreadsheet)

Bila jenis klasifikasi lebih dari tiga maka dapat digunakan metode daftar berkolom.
Rancangan daftar berkolom untuk tiap lembamya adalah: tanggal, nomor faktur, dan jenis
klasifikasi. Pada umumnya tiap lembar dapat menampung lima jenis klasifikasi, Dengan
demikian bila suatu perusahaan mempunyai 40 jenis klasifikasi, maka dibutuhkan minimum
8 lembar daftar berkolom (40:5). Misalkan PT Kalpataru merniliki 20 jenis produk, manajemen
menghendaki laporan penjualan per jenis produk. Rancangan daftar berkolom dapat dibuat
sebagai berikut:

26
PTKALPATARU
JL Lenteng Agung No. 12 Hal:
Jakarta Selatan
DISTIUBUSI PENJUALAN

TGL NOMOR PRODUK PRODUK PROD UK PRODUK PRODUK

FAKTUR I 2 3 4 5

Gb. 9-22 Daftar Berkolom

PT KALPATARU

JI. Lenteng Agung No. 12 Hal:

Jakarta Selatan
DISTRIBUSI PENJUALAN

TGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK

FAKTUR 6 7 8 9 10

Gb. 9-23 Daftar Berkolom (lanjutan)

PT KALPATARU

JI. Lenteng Agung No. 12 Hal:

Jakarta Selatan
DISTIUBUSI PENJUALAN

TGL NOMOR PRODUK PRODUK PROD UK PRODUK PROD UK

FAKTUR 11 12 13 14 15

Gb. 9-24 Daftar Berkolom (lanjutan)

27
 PrKALPATAR.U
JL Lenteng Agung No. U ..' . \.:. Halt . ,. ' ..
Jakarta Selatan
DISTR.IBUSlPENJUALAN

TGL NOMOR PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK PRODUK

FAKTUR 16 17 18 19 20

Gb. 9-25 Daftar Berkolom (lanjutan)

3. Summary Strip

Metode summary strip pada hakekatnya sama dengan metode daftar berkolom versi
kedua, yaitu bila penjualan untuk tiap jenis produk terjadi untuk setiap hari. Bila dalam daftar
berkolomjenis klasifikasi dusajikan horisontal maka dalam summary strip jenis klasifikasi
disajikan vertikal, hal ini disesuaikan dengan format summary strip sebagai berikut:

PT KALPATARU

JI. Lenteng Agung No. 12

Jakarta Selat.an
DISTR.IBUSI
PENJUALAN

Tgl:
Produk Jml
Produk 1
Produk 2
Produk 3
Produk4
Produk 5
Produk 6
Jumlah

Gb. 9-26 Summary Strip

28
 ---------

Cara penyajian summary strip adalah dengan cara menumpuk lembar kedua diselipkan
di bawah lembar pertama, sedemikian rupa sehingga secara keseluruhan akan tampak seperti
gambar di halaman berikut. Cara menumpuknya biasanya dengan menggunakan karton yang
agakkaku.
, . .
PT KALPATARU ,, ,,
JI. Lenteng Agog N@. 12 I

,.......Selatan ''
'
DJSTRIBUSI
PENJUALAN ',

Tgl .. Tgl TgJ Tgl Tgl '' ',,

Produk Jml Jml Jml Jml Jml Jml Jml Total

Produk 1
Produk 2
Produk 3
Produk4
Produk 5
Produk 6
Jumlah

Gb. 9-27 Summary Strip (yang dipasang saling tindih)

Menggambarkan Penjualan Tiap Jenis Produk Dalam Satu Minggu

Distribusi Penjualan Dengan Komputer

Metode-metode yang diuraikan di atas adalah metode distribusi penjualan yang dilakukan
secara manual (tulis tangan). Pembuatan distribusi secara manual hanya mungkin dilakukan
bilajenis klasifikasi katakanlah antara dua sampai tiga puluh. Bilajenis klasifikasi ratusan,
atau ribuan, (toko serba ada yang cukup besar mempunyaijenis produk 50.000 s/d 300.000
jenis), maka distribusi penjualan secara manual tidak mungkin dilaksanakan. Dewasa ini
dengan bantuan komputer pekerjaan demikian dapat dikerjakan secara relatif mudah. Pada
bisnis eceran misalnya, sudah dioperasikan komputerisasi untuk penjualan eceran yang
disebut Point Of Sale (POS). Dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap saat selalu
dicatat. Dalam sistem ini setiap mesin kas register yang dirancang khusus, dihubungkan
dengan komputer induk. Pada saat kasir menerima pembayaran dari pembeli, kasir juga akan
memasukkan data kode barang yang dijual. Kas register yang sudah dihubungkan dengan
komputer induk akan memutahirkan data persediaan per jenis barang.

29
---------------------------------- -----

SOAL-SOAL BAB IX
9-1 Sebutkan prosedur-prosedur dalam sistem penjualan kredit.
9-2 Sebutkan prosedur-prosedur dalam sistem penjualan tunai.
9-3 Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dan juga sistem
penjualan tunai, saudara dapat membuat asumsi-asumsi tertentu.
9-4 Bukti-bukti transaksi apa saja yang diperlukan dalam sistem dan prosedur penjualan
tunai dan kredit?
9-5 Dalam sistem penjualan kredit terdapat dua prosedur pokok yaitu prosedur pesanan
penjualan (order procedure) dan prosedur pembuatan faktur/penagihan (billing proce
dure), yang dapat dikombinasikan.
1. Sebutkan metode-metode pengkombinasian tersebut
2. Sebutkan kondisi-kondisi yang mengharuskan penggunaan masing-masing metode.
9-6 Manajemen seringkali membutuhkan berbagai informasi sehubungan dengan penjualan
yang telah terjadi seperti berapa nilai penjualan periode tertentu untuk masing-masing
produk, berapa nilai penjualan periode tertentu untuk tiap-tiap daerah pemasaran dsb.
Untuk itu harus dirancang suatu sistem distribusi penjualan tertentu agar bagian
akuntansi dapat menjawab pertanyaan manajemen dengan cepat. Beberapa metode
distribusi penjualan diantaranya adalah metode jumal berkolom.
Diminta:
1. Rancanglah jurnal yang bersangkutan yang sekaligus dapat berfungsi sebagai alat
distribusi penjualan, misalkan perusahaan mempunyai tiga macam produk.
2. Selanjutnya isikan data berikut ke dalam rancangan saudara tersebut.
PT Akasia Raya yang beralamat di Jl. Cempaka Putih No. 55 Jakarta, menjual tiga
jenis produk yaitu sepeda motor bebek merk Astrajingga, Dawala, dan Dahana.
Berikut adalah transaksi dalam bulan Januari 1993.

TGL TRANSAKSI
3. Dijual dua buah sepeda motor merk Astrajingga dengan harga Rp3.300.000,00
per buah.
8. Dijual satu buah sepeda motor merk Dawala dengan harga Rp3.200.000,00 per
buah.
15 Dijual satu buah sepeda motor merk Dahana dengan harga Rp3.100.000,00
20. Dijual dua buah sepeda motor merk Astrajingga dengan harga Rp3.300.000,00
per buah.
25. Dijual satu buah sepedamotormerkDawala dengan harga Rp3.200.000,00per
buah.
29. Dijual satu buah sepedamotormerkDahana dengan harga Rp3.100.000,00per
buah.
9-7 PT Gajah Jaya yang beralamat di JI. Gajah Mada 153 Jakarta, adalah perusahaan
pembuat generator listrik. Perusahaan memiliki empat daerah pemasaran utama, yaitu

30
D Kl, Jabar, Jateng, dan Jatim. ada masing-masing daerah pemasaran tesebut perusahaan
memiliki satu agen utama. Perusahaan memiliki lima jenis produk yaitu generator tipe
GJ45, GJ90, GJ25R, GJ50R, dan GJlOZ. Sehubungan dengan pemasaran produk,
manajemen menginginkan informasi jumlah penjualan tiap jenis produk pada tiap
daerah pemasaran untuk setiap bulannya.
Diminta:
1. Bila perusahaan menyelenggarakan distribusi penjualan secara manual, metode apa
yang menurut saudara cocok untuk agen utama, maupun untuk kantor pusat?
2. Berdasar jawaban butir 1 di atas, buatlah ilustrasi penggunaan media dan metode
distribusi.

31