SIKLUS PENJUALAN dan PENDAPATAN

Makalah ini disusun guna melengkapi tugas

Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Program Studi Manajemen Keuangan

Disusun oleh

Laurence Margareta Nauli (2013.4.21134)

Rafika Qolbi (2013.4.21010)

Ranci Purwa Pratiwi (2013.4.21131)

Haryo Satria Ramadhan (2013.4.21104)

Muhamad Jejen Apriyadi (2012.4.20428)

PROGRAM STUDI KEUANGAN

POLITEKNIK AKADEMI PIMPINAN PERUSAHAAN
JAKARTA
2015

1|Siklus Penjualan -SIA

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat-Nyalah kami mampu menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Makalah tentang “Sistem Informasi Akuntansi” ini disusun dengan tujuan
untuk melengkapi tugas mata kuliah sistem informasi akuntansi.
Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari
berbagai pihak. Kami sebagai penyusun makalah ini sepenuhnya menyadari bahwa
dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di
masa yang akan datang.
Akhir kata, semoga makalah ini bisa memberikan suatu kemanfaatan bagi
kami selaku penyusun makalah pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya
serta bisa menjadi tambahan referensi di bidang ilmu Komunikasi Data bagi
penyusun makalah di masa yang akan datang.

Jakarta, Juni 2015

Penulis

2|Siklus Penjualan -SIA

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI 3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 4
BAB II TEORI
2.1 Pengertian Siklus Penjualan dan Pendapatan 5
2.2 Tujuan Utama Siklus Pendapatan 5
2.3 Fungsi Siklus Pendapatan 6
2.4 Empat Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan 9
BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN
3.1 Sistem Pengelolaan Penjualan 13

3.2 Sistem Pengelolaan Penerimaan Kas 28

BAB IV KESIMPULAN 35

DAFTAR PUSTAKA 36

3|Siklus Penjualan -SIA

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Aktivitas kita sehari – hari tidak lepas dengan kegiatan – kegiatan yang
berkaitan dengan perekonomian, seperti layaknya jual beli, bisnis, tagihan, utang
piutang, dan sebagainya. Di zaman modern ini, sudah banyak manusia juga
beberapa perusahaan yang dituntut untuk mengetahui bahkan menerapkan
bagaimana cara mengatur penyediaan barang atau jasa pada waktu dan tempat yang
tepat. Dengan adanya sistem informasi perusahaan dapat mengontrol aktivitas
kegiatan perusahaan.
Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu pihak
manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar lebih efisien dan efektif.
Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi yang terjadi dari
sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran seperti dokumen-dokumen
operasional dan laporan keuangan. Agar informasi yang dihasilkan dari pemrosesan
transaksi tersebut dapat membantu manajemen, maka para akuntan juga berperan
didalam perancangan elemen-elemen sistem perosesan transaksi seperti dokumen
sumber, buku harian, buku besar dan laporan keuangan. Transaksi dari siklus
akuntansi merupakan titik sentral untuk berfungsinya sistem informasi akuntansi.
Dimana fungsi pemrosesan transaksi menguraikan fungsi-fungsi lain yang terlibat
dalam memperlancar kegiatan operasional perusahaan.
Salah satu siklus penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan. Siklus
pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang
menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana didalamnya termasuk transaksi
penjualan. Untuk mendukung siklus ini dibutuhkan sebuah sistem yang baik. Agar
sistem ini dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan pengendalian internal yang
memadai. Pengendalian internal terhadap sistem penjualan merupakan hal yang
sangat penting karena sistem penjualan merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari
menginput data, memproses data sampai dengan data tersebut menghasilkan suatu
informasi, sangat rentan terhadap kesalahan yang kadang tidak dapat dihindarkan.

4|Siklus Penjualan -SIA

 BAB II
TEORI

2.1 Pengertian Siklus Pendapatan

Pengertian dari siklus pendapatan dapat dilihat dari pendapat beberapa ahli
berikut ini :
o Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah rangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang
dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas
sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.
o Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian –
kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas
– entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan.
o Siklus pendapatan menurut Widjajanto (2001 : 304) adalah daur yang meliputi
fungsi – fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan
perusahaan kepada pelanggan. Daur pendapatan, dengan demikian, merupakan
ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi
perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.
o Siklus pendapatan menurut Winarno (1994 : 10) ialah yang berhubungan dengan
pendistribusian sumber – sumber ekonomi yang telah diubah bentuknya kepada
pembeli dan mendapatkan pembayarannya dari mereka.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah rangkaian

aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa
kepada pelanggan yang berlangsung secara terus – menerus dan penagihan
pembayaran dari hasil penjualan tersebut.

2.2 Tujuan Utama Siklus Pendapatan

Menurut Winarno (1994 : 200) tujuan umum diselenggarakannya siklus

pendapatan adalah memudahkan pertukaran produk atau jasa dengan pelanggan
untuk menjadi atau memperoleh uang tunai (kas). Tujuan ini dapat dirinci menjadi
:

5|Siklus Penjualan -SIA

 1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk
membayar kredit.
2. Mengirim barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu
atau tanggal yang telah disetujui.
3. Menagih atas produk atau jasa hasil penjualan dengan teliti dan tepat
waktu.
4. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan tunai (kas) dengan segera
dan akurat.
5. Membukukan penjualan dan penerimaan tunai kepada rekening
pelanggan yang bersangkutan dalam buku besar piutang.
6. Mengamankan produk dan uang tunai sampai saat pengiriman atau
penyetoran ke bank, dan
7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan manajerial yang
berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.

2.3 Fungsi Siklus Pendapatan

Menurut Winarno (1994 : 200) dalam hal penjualan barang, fungsi siklus
pendapatan meliputi :
1) Mendapatkan pesanan dari pelanggan
Ada berbagai cara memperoleh pesanan dari pelanggan. Seorang
pelanggan mungkin mengirim pesanan pembelian melalui surat, pelanggan
yang lain mungkin memesan melalui telepon atau langsung datang ke toko
dan membeli suatu barang dari pramuniaga atau wiraniaga perusahaan
(mungkin juga perantara) mengunjungi tempat kediaman pelanggan dan
mendapatkan pesanan. Bagaimana cara menerima pesanan, biasanya
pesanan itu dinyatakan dalam bentuk tertulis pada suatu formulir (misalnya,
surat pesanan yang dibawa wiraniaga). Langkah akhir dalam memperoleh
pesanan adalah memastikan kesahihan pesanan tersebut. Misalnya, petugas
bagian penjualan mungkin perlu memeriksa apakah pelanggan yang
memesan merupakan perusahaan yang reputasinya baik.

6|Siklus Penjualan -SIA

 2) Memeriksa status kredit pembeli
Bilamana pesanan merupakan pembelian secara kredit, diperlukan
pemeriksaan yang lebih teliti. Kebanyakan penjualan kredit, termasuk
penjualan dengan kartu kredit yang nilainya lebih dari $50n(di Jakarta,
kebanyakan batas ini adalah sekitar Rp. 200.000 sampai Rp 250.000),
memerlukan pemeriksaan kredit (credit check). Jika pesanan diterima dari
pelanggan kredit lama (sudah pernah melakukan pembelian kredit
sebelumnya), perusahaan biasanya sudah memiliki informasi kredit dari
pelanggan ini dalam data basenya. Informasi ini akan tersaji dalam bentuk
kelayakan kredit, misalnya baik, sedang, atau buruk, atau dalam bentuk
batas kredit (misalnya, kredit otomatis kumulatif $5000). Jika pesanan
datang dari pelanggan baru, atau jika pelanggan mengajukan permohonan
kartu kredit, perusahaan dapat menghubungi biro kredit untuk memastikan
kelayakan kredit pelanggan tersebut. Kriteria kelayakan kredit meliputi
status keuangan calon pelanggan, catatan pembayaran yang lalu, serta
prospek penghasilan yang akan datang. Dalam hal seorang pelanggan baru
atau lama yang mempunyai situasi khusus, manajer kredit biasanya perlu
melakukan judgment.

3) Memasukkan pesanan penjualan

Pesanan yang telah disetujui selanjutnya dimasukkan ke prosedur
pemrosesan penjualan. Entri pesanan penjualan biasanya pertama-tama
terdiri dari penyiapan dokumen entri penjualan formal (kecuali jika
digunakan formulir penjualan wiraniaga). Dokumen entri penjualan formal
ini dapat disiapkan secara manual atau otomatis untuk sistem berdasarkan
komputer.

4) Merakit barang pesanan untuk dikirimkan

Barang-barang yang dipesan harus secara fisik dipindahkan ke
pangkalan pengiriman. Seringkali fungsi ini terdiri atas pengambilan barang
dari gudang, dengan menggunakan tiket pengambilan atau kopi surat
pesanan penjualan, dan memindahkannya ke pangkalan pengiriman. Untuk

7|Siklus Penjualan -SIA

 barang mahal atau barang khusus, fungsi ini dapat mencakup pembelian
barang tersebut dari pemasok atau membuatnya dipabrik milik perusahaan.
Juga, setiap langkah yang mempengaruhi sediaan barang dagangan
perusahaan harus dicatat secara baik.

5) Mengirimkan barang pesanan

Kecuali jika pelanggan mengambil sendiri barang pesanannya di
pangkalan pengiriman, barang tersebut harus secara fisik disampaikan
kepada pelanggan. Sebelum disampaikan, barang ini biasanya dikemas
lengkap dengan slip pengemasannya. Selanjutnya barang dikirim dengan
menggunakan wahan pengiriman milik perusahaan, melalui jasa pengiriman
swasta, melalui jasa pos, atau dengan menggunakan jasa kurir independen.

6) Menagih pelanggan
Penyiapan tagihan sudah dibahas dalam judul entri pesanan. Tetapi
penagihan belum selesai sampai tagihan tersebut disampaikan untuk
mendapatkan pembayaran. Surat tagihan menegaskan tanggal jatuh tempo
pembayaran seringkali dicantumkan juga potongan harga untuk
pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo. Macam penagihan lain terjadi
bilamana perusahaan eceran menerima kartu kredit yang dikeluarkan oleh
bank atau lembaga keuangan independen. Dalam hal ini, perusahaan
pengecer tadi mengirimkan slip penjualan ke bank yang bersangkutan dan
segera menerima uang tunai. Bank ini kemudian menagih pelanggan
melalui tagihan bulanan. Sampai disini sebagian besar fungsi yang
menyangkut penjualan itu sendiri telah diselesaikan.

7) Menerima dan menyetor pembayaran tunai

Uang tunai dari pelanggan dapat diterima melalui pos atau langsung
di tempat penjualan. Setiap penerimaan tunai segera dicatat begitu diterima.
Sebaiknya semua jumlah yang diterima dicatat pada slip penyetoran pada
hari yang sama dan segera disetorkan ke bank perusahaan. Cara menerima
uang tunai adalah melalui sistem tagihan kotak pos. Dengan sistem ini

8|Siklus Penjualan -SIA

 pelanggan mengirimkan bukti pembayarannya ke kotak pos, menyetorkan
pembayaran ke rekening perusahaan kreditor, dan menyiapkan daftar rinci
untuk perusahaan tersebut.

8) Menangani piutang
Catatan piutang yang terpisah harus ditangani untuk setiap
pelanggan k redit yang aktif. Setiap tagihan didebetkan ke rekening ini,
sementara setiap penerimaan tunai dikreditkan ke rekening tersebut. Saldo
piutang akan muncul pada rekening selama pembayaran belum dilakukan
sepenuhnya.

9) Membukukan transaksi ke buku besar umum

Ikhtisar transaksi penjualan dan penerimaan tunai dibukukan ke
buku besar umum. Fungsi ini yang menggambarkan antarmuka antara siklus
pendapatan sistem atau siklus buku besar umum.

10) Menyiapkan laporan keuangan dan keluaran – keluaran lain yang

dibutuhkan
Berbagai keluaran dihasilkan sebagai hasil samping dari fungsi
siklus pendapatan yang telah disebutkan di atas. Satu contoh yang telah
disinggung adalah laporan bulanan untuk pelanggan. Ikhtisar penjualan
dan penerimaan tunai, berkaitan dengan daftar jurnal. Laporan keuangan
mulai dari jadwal jatuh tempo piutang sampai ke analisis penjualan
biasanya dipandang perlu juga. Jika digunakan sistem berdasarkan
komputer online, tayangan setiap rekening dan informasi-informasi
spesifik lainnya juga dapat disediakan.

2.4 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

2.4.1. Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)

Meliputi Mengambil pesanan penjualan , Persetujuan kredit

Memeriksa persediaan, Menjawab permintaan pelanggan.

9|Siklus Penjualan -SIA

 a) Entri pesanan penjualan, ANCAMAN nya meliputi :

• Pesanan pelanggan tidak lengkap atau tidak akurat

• Penjualan kredit memiliki catatan kredit yang buruk
• Legitimasi pesanan
• Habisnya persediaan, biaya penggudangan dan diskon

b) Entri pesanan penjualan, PROSEDUR PENGENDALIAN meliputi :

• Pemeriksaan edit entri data

• Persetujuan kredit oleh bagian kredit
• Tanda tangan dokumen
• Sistem pengendalian persediaan

2.4.2. Pengiriman
Pengambilan dan Pengepakan pesananan Kartu pengambilan barang
yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses
pengambilan dan pengepakan.

Pengiriman pesanan, Departemen pengiriman membandingkan

perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukan dalam kartu
pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam salinan
pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari
entri pesanan penjualan.

 Pengiriman ancamannya meliputi :

• Kesalahan pengiriman
• Pencurian persediaan
 Prosedur pengendalian meliputi :
• Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu dan slip pengepakan
• Pengendalian aplikasi entri data
• Batasi akses fisik kepersediaan

10 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 2.4.3. PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA

Penagihan Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah

faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang
harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.

Pemeliharaan data piutang usaha Fungsi piutang usaha yaitu

menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

• Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha :

a) Metode faktur terbuka yaitu Para pelanggan biasanya membayar sesuai
jumlah faktur tiap penjualan.
b) Metode pembayaran gabungan yaitu Para pelanggan biasanya membayar
sesuai dengan jumlah yang diperlihatkanpada lap[oran bulanan, bukan
membayar setiap jumlah pada faktur penjualan.

Penagihan dan piutang usaha , ancamannya meliputi :

1. Kegagalan menagih pelanggan

2. Kesalahan dalam penagihan
3. Kesalahan dalam memasukan data ketika memperbaharui piutang

Penagihan dan piutang usaha , prosedur pengendaliannya meliputi :

1. Pemisahan fungsi pengeriman dan penagihan

2. Pemberian nomer dokumen pengiriman secara periodik

PENAGIHAN KAS ANCAMAN

1. Pencurian kas

PROSEDUR PENGENDALIAN

1. Pemisahan tugas
2. Rekonsiliasi periodik laporan bank

11 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
12 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 BAB III

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan yang terjadi dibagi menjadi dua sistem, yakni sistem
pengelolaan penjualan dan sistem pengelolaan penerimaan kas.

3.1 SISTEM PENGELOLAAN PENJUALAN

Sistem pengelolaan penjualan dibagi menjadi dua jenis, hal ini dikarenakan
berbedanya perlakuan sistem penjualan atas beberapa produk yang
kemudian dikelompokkan menjadi produk umum dan juga produk khusus.
Produk umum yakni produk-produk pihak ketiga, aksesoris Apple, dan juga
keluarga iPod. Sedangkan untuk produk khusus adalah produk Mac-Family
yang terdiri dari Macbook, Macbook Pro, dan iMac.

Gambar 3.1 DFD level 0 : Sistem pengelolaan penjualan

3.1.1 SISTEM PENGELOLAAN PENJUALAN PRODUK UMUM

Untuk mendukung penjualan produk Apple yang merupakan produk

penjualan utama, perusahaan juga menjual berbagai produk dari berbagai

13 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 vendor lainnya. produk tersebut berupa aksesories yang mendukung
keperluan konsumen dalam penggunaan produk Apple.

3.1.1.1 Data flow diagram dari sistem pengeolahan penjualam produk

umum secara tunai

Berikut adalah data flow diagram dari sistem pengelolahan penjualan

produk umum secara tunai dalam SOP perusahaan :

Gambar 3.2 Data-Flow Diagram Sistem Pengelolahan Penjualan Umum

Secara Tunai (SOP)

Berdasarkan gambar 3.2 proses penjualan produk umum secara tunai (SOP)
dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk.

b. Pembeli mengisi database customer

c. Pembeli melakukan pembayaran secara tunai

d. Kasir memasukan database customer ke dalam i-Reap/SAP

14 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 e. Kasir memasukkan data penjualan kedalam i-Reap/SAP

f. Kasir menyerahkan produk dan satu lembar invoice kepada pembeli

g. Kasir mencetak daily sales report disetiap akhir hari operasional

h. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap

transaksi yang terjadi ke dalam Store Sales Database

Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk umum secara

tunai ini :

a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt.

Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang
mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice
karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).

b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt,

bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang
kedua disimpan dalam database store dan yang ketiga dikirimkan ke
bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt
(dalam DFD yakni invoice) yang dikirimkan ke pusat dan yang
semestinya disimpan dalam store database.

c. Store sales database (dalam DFD-SOP) berisikan lebih dari data

penjualan, dengan demikian akan jauh lebih tepat apabila ditulis
Store Database saja.

d. Dalam SOP, Bank seakan menjadi entitas terakhir, padahal dalam

kenyataannya bagian akuntansi membutuhkan data bank untuk
melakukan rekonsiliasi.

e. Tidak adanya picking ticket yang seharusnya dikeluarkan oleh

manager perusahaan, padahal terdapat sebuah lembaran yang
seharusnya dicetak, itulah picking ticket yang kemudian dijadikan
Stock Release Document. Efisiensi kertas dan waktu dijadikan
alasan dalam penghilangan dokumen ini, menjadi hanya lisan saja.

15 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 f. Daily Sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem
penjualan, melainkan merupakan bagan dari sistem penerimaan kas,
semenjak pembaharuan i-Reap.

g. Tidak adanya keterangan level 0 atau level 1 dalam setiap proses

membuat analisis sulit untuk dilakukan.

3.1.1.2 Data flow diagram dari sistem pengelolaan penjualan produk

umum secara non- tunai.

Berikut adalah data-flow diagram untuk sistem penjualan produk umum

secara non-tunai (SOP) :

Gambar 3.6 Data-flow diagram sistem pengelolaan penjualan produk

umum secara non-tunai (SOP)

Berdasarkan gambar 3.6 yang merupakan data flow diagram atas sistem
penjualan produk umum secara non-tunai :

a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk

b. Pembeli mengisi database customer

16 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 c. Pembeli melakukan pembayaran secara kredit dengan menggunakan
kartu kredit

d. Kasir melakukan verifikasi dengan meminta tanda tangan customer

pada invoice kartu kredit

e. Kasir memasukkan database customer ke dalam SAP

f. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam SAP

g. Kasir menyerahkan produk dan satu lembar invoice, serta satu

lembar invoice kartu kredit kepada pembeli

h. Kasir mencetak daily sales report disetiap akhir hari operasional

i. Kasir menyinpan daily sales report, satu invoice atas setiap

transasksi yang terjadi, dan satu invoice kartu kredit atas setiap
transaksi yang terjadi di hari tersebut ke dalam Store Sales Database

Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk umum secara

non-tunai ini :

a. Tidak tepatnya penggunaan kartu kata invoice, karena penggunaan

kartu kredit pelanggan dalam proses pembayaran, sehingga yang ada
hanya digital settlemenent dari mesin EDC ke bank. Karena proses
online tersebut tidak akan ada tagihan (invoice) langsung dari
EMAX ke pelanggan, melainkan pelanggan akan diberikan kuitansi
(receipt) atas pembayaran yang telah dilakukan menggunakan kartu
kreditnya itu.

b. Terdapat pengecekan limit kartu kredit dan juga input approval code
credit card dalam modul i-Reap yang tidak dituliskan dalam DFD-
SOP.

c. Termasuk kerancuan dalam point b sampai dengan g pada SOP

penjualan produk umum secara tunai.

17 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 3.1.1.3 Flowchart dokumen pada sistem penjualan produk umum
secara tunai dan non-tunai

Arus dokumen yang terjadi pada sistem penjualan produk umum baik secara
tunai atau secara kredit dapat diilustrasikan dengan gambar 3.8 yang
merupakan gambar flowchart yang terjadi pada perusahaan atas transaksi
penjulan produk umum(SOP).

18 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 Gambar 3.8 flowchart sistem penjualan produk umum (SOP)

Proses arus dokumen yang terjadi pada gambar 3.8 atas sistem penjualan
produk umum secara tunai dapat dijabarkan sebagai berikut:

19 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 a. Pembeli mengajukan customer order

b. Customer order diproses secara manual terlebih dahulu dengan

melakukan input data pembeli

c. Menyiapkan sales order yang dimasukan langsung ke dalam i-

Reap/SAP dalam keadaan online

d. Pembeli melakukan pembayaran

e. Pembeli memilih cara pembayaran tunai atau non-tunai (kredit)

f. Jika pembeli melakukan pembayaran dengan sistem kredit, kasir

akan meminta kartu kredit yang akan digunakan kemudian
memasukan data pembayaran ke dalam i-Reap/SAP dan memcetak
dua lembar credit invoice

g. Kasir menyerahkan satu lembar invoice beserta produk kepada

pembeli. Jika pembayaran dilakukan secara kredit, kasir juga
menyerahkan satu lembar credit invoice

h. Kasir menyiapkan dan mencetak daily sales report

i. Kasir melakukan penyimpanan file atas satu lembar invoice dsn

daily sales report serta satu lembar credit invoice jika pembayaran
dilakukan secara kredit

j. Data yang telah diinput ke dalam i-Reap/SAP masuk ke dalam

database online service yang langsung men-update ke bagian
akuntansi

Terdapat kerancuan dalam flowchart sistem penjualan produk umum

tersebut:

a. Karena secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu

secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice
menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt.

20 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt
untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank
receipt dari mesin EDC

c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun receipt dari

perusahaan) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga entitas;
pelanggan, (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX.

d. Arsip tersebut (offline file) juga dipergunakan untuk membuat daily

sales reporting, yang baru kemudian diserahkan pada bagian
akuntansi EMAX untuk mendukung online database yang ada.

e. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem

penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan
kas, semenjak pembaruan i-Reap.

f. Tidak adanya pemisahan antara prosedur penjualan produk umum

tunai dan non-tunai.

3.1.2 Sistem Pengelolaan Penjualan Produk Khusus

Produk khusus meliputi produk Macbook, Macbook Pro, Macbook Air dan
iMac. Produk ini mendapatkan perlakuan khusus karena dalam pelaksanaan
penjualannya produk ini dipantau langsung oleh produsen dan pihak
perusahaan sebagai distributor harus melakukan pelaporan atas beberapa hal
ke customer.

3.1.2.1 Data flow diagram dari sistem pengelolaan penjualan produk

khusus secara tunai

Berikut adalah data-flow diagram atas penjualan produk khusus secara tunai
dalam SOP perusahaan:

21 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 Gambar 3.11 Data-Flow Diagram Penjualan Produk Khusus Secara Tunai

Berdasarkan gambar 3.11 diatas yang merupakan data-flow diagram atas

penjualan produk khusus dengan sistem pembayaran secara tunai, proses
penjualan yang terjadi dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk

b. Pembeli mengisi database pembeli

c. Pembeli melakukan pembayaran secara tunai

d. Kasir memasukkan database pembeli ke dalam i-Reap/SAP.

e. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam i-Reap/SAP.

f. Kasir atau Campus Rep. mengambil produk dari gudang

g. Perusahaan Rep. melakukan “touch and go” kepada pembeli

22 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 h. Pembeli mengisi Apple survey form sebanyak dua lembar dan
kemudian diserahkan kepada Kasir

i. Kasir menyerahkan produk, satu lembar Apple survey form, satu

lembar invoice kepada pembeli.

j. Kasir mencetak daily sales report di setiap akhir hari operasional.

k. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap

transaksi yang terjadi ke dalam Store Sales Database

Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara

tunai ini:

a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt.

Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang
mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice
karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).

b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt,

bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang
kedua disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan
ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt
(dalam DFD yakni invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang
semestinya disimpan dalam store database.

c. Store sales database (dalam DFD-SOP) berisikan lebih dari data

penjualan, dengan demikian akan jauh lebih tepat apabila ditulis
Store Database saja.

d. Dalam SOP, bank seakan menjadi entitas terakhir, padahal dalam

kenyataannya bagian akuntansi membutuhkan data bank untuk
melakukan rekonsiliasi.

e. Tidak adanya picking ticket yang seharusnya dikeluarkan oleh

manager perusahaan, padahal terdapat sebuah lembaran yang
seharusnya dicetak, itulah picking ticket yang kemudian dapat

23 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 dijadikan Stock Release Document. Efisiensi kertas dan waktu
dijadikan alasan dalam penghilangan dokumen ini, menjadi hanya
lisan saja.

f. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem

penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan
kas, semenjak pembaruan i-Reap.

g. Tidak adanya keterangan level 0 atau level 1 dalam setiap proses

membuat analisis sulit untuk dilakukan.

3.1.2.2.1 Data flow diagram dari sistem pengelolaan penjualan

produk khusus secara non-tunai

Berikut pada gambar 4.13 merupakan data-flow diagram penjualan produk

khusus secara non-tunai (kredit).

Gambar 3.13 Data-Flow Diagram Penjualan Produk Khusus Secara Kredit

24 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 Proses yang terjadi pada gambar 3.13 yang merupakan data flow diagram
atas penjualan produk khusus secara kredit dapat dijelaskan sebagai berikut
:

a. Pembeli melakukan pengajuan pembelian produk.

b. pembeli mengisi database pembeli.

c. Pembeli melakukan pembayaran menggunakan kartu kredit.

d. Kasir melakukan verifikasi dengan meminta tanda tangan pembeli

pada invoice kartu kredit.

e. Kasir memasukkan database pembeli ke dalam i-Reap/SAP.

f. Kasir memasukkan data penjualan ke dalam i-Reap/SAP.

g. Perusahaan Rep. mengambil produk dari gudang

h. Perusahaan Rep. melakukan “touch and go” kepada pembeli

i. Pembeli mengisi Apple survey form sebanyak dua lembar dan

kemudian diserahkan kepada Kasir

j. Kasir menyerahkan produk, satu lembar Apple survey form, satu

lembar invoice, serta satu lembar invoice kartu kredit

k. Kasir mencetak daily sales report di setiap akhir hari operasional.

l. Kasir menyimpan daily sales report, satu invoice atas setiap

transaksi yang terjadi, dan satu invoice kartu kredit atas setiap
transaksi yang terjadi di hari tersebut ke dalam Store Sales Database.

Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara

kredit ini:

a. Tidak tepatnya penggunaan kata invoice, karena penggunaan kartu

kredit pelanggan dalam proses pembayaran, sehingga yang ada
hanya digital settlement dari mesin EDC Perusahaan ke bank.
Karena proses online tersebut tidak akan ada tagihan (invoice)

25 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 langsung dari EMAX ke pelanggan, melainkan pelanggan akan
diberikan kuitansi (receipt) atas pembayaran yang telah dilakukan
menggunakan kartu kreditnya itu.

b. Terdapat pengecekan limit kartu kredit dan juga input approval code
credit card dalam modul i-Reap yang tidak dituliskan dalam DFD-
SOP Perusahaan.

c. Termasuk kerencuan dalam poin b sampai dengan poin g pada

SOP penjualan produk khusus secara tunai.

3.1.2.3 Flowchart dokumen pada sistem penjualan produk umum

secara tunai dan kredit

Setelah memperhatikan data-flow diagram atas sistem penjualan produk

khusus baik secara tunai maupun kredit, gambar 3.14 merupakan SOP arus
dokumen yang terjadi pada sistem penjualan produk khusus baik secara
tunai dan kredit.

Menggambarkan proses atas arus dokumen. Berikut adalah penjelasan atas

proses yang terjadi:

a. Pembeli mengajukan customer order

b. Customer order diproses secara manual terlebih dahulu dengan

melakukan input data pembeli

c. Kasir menyiapkan sales order yang dimasukkan langsung ke dalam

SAP dalam keadaan online dan mencetak dua lembar invoice atas
sales order

d. Pembeli melakukan pembayaran, pembayaran dapat dilakukan

secara tunai dan secara non-tunai atau menggunakan kartu kredit

e. Kasir mencetak dua lembar invoice, jika pembayaran dilakukan

secara non-tunai maka kasir juga mencetak dua lembar credit
invoice

26 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 f. Jika pembayaran dilakukan secara non-tunai, maka kasir harus
melakukan verifikasi atas credit invoice

g. Perusahaan Rep. menyiapkan produk dari gudang

h. Perusahaan Rep. melakukan “touch and go” kepada pembeli

i. Pembeli mengisi dua lembar survey form Apple

j. Produk, satu lembar invoice dan satu lembar survey form di

serahkan kepada pembeli

k. Kasir mencetak daily sales report sebanyak satu lembar

l. Kasir melakukan penyimpanan file untuk satu lembar invoice, satu

lembar survey form , dan satu lembar credit invoice serta daily sales
report

m. Data yang telah diinput ke dalam i-Reap/SAP masuk ke dalam

database online server yang langsung mengupdate ke bagian
akuntansi.

Terdapat kerancuan dalam flowchart sistem penjualan produk umum

tersebut:

a. Karena secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu

secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice
menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt.

b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt
untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank
receipt dari mesin EDC

c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun receipt dari

perusahaan) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga entitas;
pelanggan, perusahaan (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX.

27 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 d. Arsip tersebut (offline file) juga dipergunakan untuk membuat daily
sales report, yang baru kemudian diserahkan pada bagian akuntansi
EMAX untuk mendukung online database yang ada.

e. Tidak adanya kolom Accounting membuat proses dan arus

dokumen ke bagian akuntansi menjadi tidak terlihat.

f. Daily sales reporting kini bukan merupakan prosedur dalam sistem

penjualan, melainkan merupakan bagian dari sistem penerimaan
kas, semenjak pembaruan i-Reap.

g. Tidak adanya pemisahan antara prosedur penjualan produk umum

tunai dan non-tunai.

3.2 Sistem Pengelolaan Penerimaan Kas

Sesuai dengan sistem pembayaran yang dilakukan oleh pembeli, sistem

pengelolaan penerimaan kas dapat diklasifikasikan menjadi pembayaran
tunai dan pembayaran non-tunai.

3.2.1 Pengelolaan penerimaan kas tunai

Gambar 3.17 Data-Flow Diagram Pengelolaan Penerimaan Kas Tunai

(SOP)

Berikut adalah penjelasan atas proses penerimaan kas tunai yang terjadi
berdasarkan gambar 3.17:

a. Kasir menerima pembayaran secara tunai dari setiap transaksi yang

terjadi selama periode tertentu dari pihak pembeli.

b. Kasir akan melakukan penyetoran atau submit kas kepada pihak

Headquarter Cashier atau bagian accounting setiap tanggal
tertentu di setiap bulannya melalui bank. Headquarter Cashier
merupakan kasir EMAX pusat, yang hanya dapat menginput data
dalam SAP dan mengurutkan berbagai invoice, sedangkan
Headquarter Accounting merupakan bagian dari EMAX yang dapat

28 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 mengakses seluruh database akuntansi (memiliki otorisasi) dalam
SAP.

c. Nilai yang disetor harus sesuai dengan nilai penjualan secara tunai
yang telah di masukkan secara online ke dalam i-Reap/SAP.

Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP pengelolaan penerimaan kas

secara tunai ini:

a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt.

Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang
mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice
karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).

b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt,

bukannya dua. Receipt pertama diberikan kepada pelanggan, yang
kedua disimpan dalam database store, dan yang ketiga dikirimkan
ke bagian akuntansi EMAX pusat. Dalam SOP, menyatukan receipt
(dalam DFD yakni invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang
semestinya disimpan dalam store database.

c. Karena proses pengiriman uang menggunakan bank, seharusnya

entitas tersebut muncul dalam DFD-SOP, dan bukti setor (bank
receipt) disipan dalam store database.

Berdasarkan kerancuan dan kekurangan dalam SOP perusahaan, penulis

mengusulkan SOP tentang DFD pengelolaan penerimaan kas tunai

3.2.2 Pengelolaan penerimaan kas non-tunai

data flow diagram atas penerimaan kas non-tunai dapat dijelaskan sebagai
berikut :

a. Kasir menerima pembayaran dengan menggunakan kartu kredit dari

pembeli

29 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 b. Kasir melakukan submit pembayaran dengan menggunakan mesin
EDC dan melakukan submit bahwa penerimaan kas secara kredit
telah dilaksanakan pada i-Reap/SAP

c. Submit pembayaran yang dilaksanakan dengan menggunakan mesin

EDC langsung terkoneksi dengan bank yang bersangkutan.

d. Headquarter accounting menerima update atas penerimaan kas dari

pihak kasir melalui input yang dilakukan pada SAP

e. Headquarter accounting melakukan rekonsiliasi atas penerimaan

kas dengan data yang diberikan dari bank yang bersangkutan

Terdapat beberapa kerancuan dalam SOP penjualan produk khusus secara

tunai ini:

a. Bentuk cetakan yang dibuat bukanlah invoice, melainkan receipt.

Kemungkinan hal ini disebabkan oleh kesalahan tafsir yang
mengartikan kuitansi sebagai invoice. Tidak terdapatnya invoice
karena pelanggan membayar dengan menggunakan uang (cash).

b. Dalam kenyataannya, komputer kasir mencetak tiga buah receipt

dan bank receipt dari mesin EDC, bukannya dua. Receipt pertama
diberikan kepada pelanggan, yang kedua disimpan dalam database
store, dan yang ketiga dikirimkan ke bagian akuntansi EMAX pusat.
Dalam SOP, menyatukan receipt (dalam DFD yakni invoice dan
credit invoice) yang dikimkan ke pusat dan yang semestinya
disimpan dalam store database.

3.2.3 Flowchart penerimaan kas tunai dan non-tunai

Arus dokumen yang terjadi pada proses penerimaan kas baik secara tunai
dan non-tunai diilustrasikan pada gambar 3.21:

30 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 Gambar 3.21

Berdasarkan gambar 4.21 yang merupakan arus dokumen atas penerimaan

kas yang terjadi pada perusahaan baik secara tunai maupun non-tunai, dapat
dijabarkan sebagai berikut:

a. Pembeli melakukan pembayaran.

b. Pembeli menetukan keputusan proses pembayaran secara tunai atau

non-tunai.

c. Jika pembayaran dilakukan secara tunai, kasir dapat langsung

mengisi data penerimaan kas pada i-Reap/SAP dan mencetak dua
lembar invoice atas transaksi yang terjadi.

d. Jika pembayaran dilakukan secara non-tunai, kasir melakukan

submit kartu kredit ke mesin EDC kemudian mencetak dua lembar
credit invoice yang kemudian di verifikasi dengan memberikan
tanda tangan pembeli pada credit invoice dan kemudian
memasukkan data penerimaan kas ke dalam SAP dan mencetak dua
lembar invoice atas transaksi.

e. Kasir melakukan penyimpanan satu lembar invoice dan satu lembar

credit invoice pada store sales database (offline storage).

f. Kasir menyerahkan satu lembar invoice dan satu lembar credit

invoice kepada pembeli sebagai bukti pembayaran.

g. Jika pembayaran dilakukan dengan non-tunai, maka pihak bank

akan secara otomatis melakukan update atas nilai kas di bank.

h. Pada akhir periode, pihak accounting dapat melakukan rekonsiliasi

atas penerimaan kas dengan melihat store sales database (offline
storage) dengan jumlah uang yang disetorkan, atau jika pembayaran
dilakukan secara non-tunai pihak accounting dapat melakukan
rekonsiliasi dengan melihat catatan pada kas di bank, store sales
database (offline storage) serta jumlah uang yang disetorkan.

31 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 Terdapat kerancuan dalam flowchart penerimaan kas tersebut:

a. Karena secara substansial pelanggan melakukan pembayaran selalu

secara tunai, maka penggunaan kata invoice atau credit invoice
menjadi kurang tepat dan seharusnya dituliskan sebagai receipt.

b. Komputer kasir mencetak bukan sebayak dua tapi tiga buah receipt
untuk pembayaran tunai dan tiga buah receipt plus tiga buah bank
receipt dari mesin EDC.

c. Receipt yang dicetak (baik bank receipt ataupun receipt dari

myCampus) disalurkan dalam bentuk dokumen pada tiga entitas;
pelanggan, myCampus (untuk arsip), dan pihak akuntansi EMAX.

d. Terdapat kesalahan berupa tidak adanya kelengkapan input-process-

output dalam flowchart SOP penerimaan kas dalam beberapa poin.

e. SOP yang lama masih berbasiskan penyetoran langsung pada bagian

kasir EMAX pusat, sehingga tidak mencerminkan penggunaan
perantara bank pada fakta lapangan terkini.

32 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
Perbaikan yang kami lakukan , yaitu :

a. Penerimaan Kas Tunai

33 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 b. Penerimaan Kas Non Tunai

34 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 BAB IV

KESIMPULAN

Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu pihak
manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar lebih efisien
dan efektif. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi
yang terjadi dari sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran
seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan keuangan.

Salah satu siklus penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan.

Siklus pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa
ekonomi yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana
didalamnya termasuk transaksi penjualan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa siklus pendapatan adalah

rangkaian aktivitas bisnis perusahaan yang berkaitan dengan
pendistribusian barang atau jasa kepada pelanggan yang berlangsung
secara terus – menerus dan penagihan pembayaran dari hasil penjualan
tersebut.

35 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A
 DAFTAR PUSTAKA

Sistem informasi akuntansi mulyadi, Mulyadi 2001, Mulyadi 2001 sistem akuntansi
Sistem Akunting dan Informasi Joseph W. Wilikinson Binarupa Aksara
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 4 Buku 2. Jakarta: Penerbit
Salemba Empat.

36 | S i k l u s P e n j u a l a n - S I A