SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(Managing Project Risk)

OLEH

MUHAMMAD ERVAN A012172016

M. REZA MULYADI A012172017

MAGFIRA AMALIAH A012172018

NIKO SIANIPAR A012172021

KHAYRUNNISA B. M A012172022

PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2018
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur marilah kita panjatkan kepada Allah SWT karena atas rahmat
dan karunia-Nya sehingga penulis diberi kesempatan untuk menyelesaikan makalah yang
berjudul “Industry 4.0” dimana makalah ini merupakan salah satu dari tugas mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen

Dalam penyusunan makalah ini, kami memperoleh banyak bantuan dari berbagai
pihak, oleh karena itu Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
dosen, teman-teman dan yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan ilmu
maupun semangat bagi penulis.

Kami sadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak terdapat
kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun
sebagai instrospeksi untuk lebih baik kedepannya. Akhir kata kami berharap agar makalah
ini bermanfaat bagi semua pembaca

Makassar, 15 november 2018

Penulis

i
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................................... i
DAFTAR ISI............................................................................................................................................... ii
BAB I ........................................................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ........................................................................................................................ 1
1.2. Tujuan ..................................................................................................................................... 2
BAB II ....................................................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN ......................................................................................................................................... 3
2.2. Change Management and the Concept of Implementation ...................................................... 4
2.3. Controlling Risk Factors............................................................................................................... 7
2.4.Designing for the Organization .................................................................................................... 7
2.5.Project Management Software Tools .......................................................................................... 8
BAB III ...................................................................................................................................................... 9
KESIMPULAN ........................................................................................................................................... 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Mengetahui seberapa besar resiko keberhasilan sebuah proyek sistem informasi

merupakan salah satu isu utama yang harus diperhitungkan oleh manajemen perusahaan.
Statistik menunjukkan bahwa pada kenyataannya, lebih banyak proyek-proyek
pengembangan sistem informasi yang menemui kegagalan dibandingkan dengan yang
berhasil memenuhi sasaran. Salah satu penyebab utama kegagalan tersebut terletak pada
ketidakmampuan manajer proyek dalam mengelola isu-isu resiko dalam proyek yang
bersangkutan. Warren McFarlan secara prinsip mengemukakan tiga dimensi utama yang
mempengaruhi besar kecilnya resiko sebuah proyek sistem informasi, yaitu: Ukuran dan
Batasan Proyek, Tingkat Pengembangan Teknologi, dan Struktur Proyek.

Resiko dapat menimbulkan kegagalan suatu proyek sitem informasi. Ada 3 kriteria
umum suatu proyek dapat dikatakan gagal. Pertama, proyek tidak sesuai dengan
permintaan atau kebutuhan pengguna. Kedua, proyek tidak selesai tepat waktu. Ketiga,
proyek tidak sesuai dengan budget yang diperkirakan. Oleh karena itu, risiko harus ditangani
dengan upaya yang efektif sebelum risiko tersebut menyebabkan kegagalan proyek.
Merupakan hal yang penting bagi management suatu perusahaan untuk mengetahui risiko
spesifik proyek sistem informasi dan menunjukkan apa yang dapat dilakukan untuk
mengelolanya efektif.

1
1.2. Tujuan
Setelah membaca dan mempelajari makalah ini, anda diharapkan mampu :
1. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Dimensions of Project Risk.
2. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Change Management and the Concept
of Implementation.
3. Menetahui bagaimana cara mengontrok factor-faktor resiko
4. Mengetahui cara Designing for the Organization.
5. Menjelaskan apa saja Project Management Software Tools

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Dimensions of Project Risk.

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat

kerumitan, dan komponen organisasi dan teknis mereka. Beberapa proyek
pengembangan sistem lebih mungkin menciptakan masalah yang telah kita
gambarkan sebelumnya atau mengalami penundaan karena membawa tingkat risiko
yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh
ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi
dan tim proyek.

a. Ukuran Proyek

Semakin besar proyek – seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang

dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi,
dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh – semakin besar risikonya. Proyek
sistem berskala sangat besar memiliki tingkat kegagalan yaitu 50 sampai 75 persen
lebih tinggi daripada proyek lainnya karena proyek semacam itu rumit dan sulit
dikendalikan.

Kerumitan sistem organisasi berkontribusi pada kompleksitas proyek sistem

berskala besar hanya sebanyak karakteristik teknis, seperti jumlah baris kode
program, lamanya proyek, dan anggaran. Selain itu, ada beberapa teknik yang dapat
diandalkan untuk memperkirakan waktu dan biaya untuk mengembangkan sistem
informasi berskala besar.

b. Struktur proyek

Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka

jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan.

3
 Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa yang harus dilakukan
sistem; Hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah pikiran mereka. Proyek
semacam itu menjalankan risiko yang jauh lebih rendah daripada persyaratan yang
relatif tidak terdefinisi, cair, dan terus berubah dengan keluaran yang tidak dapat
diperbaiki dengan mudah karena sesuai dengan gagasan pengguna yang berubah
atau dengan pengguna yang tidak dapat menyetujui apa yang mereka inginkan.

c. Pengalaman dengan teknologi

Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak
memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim tidak mengenal perangkat keras,
perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen basis data
yang diusulkan untuk proyek ini, kemungkinan besar proyek akan mengalami
masalah teknis atau memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya
karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.

Meski sulitnya teknologi merupakan salah satu faktor risiko dalam sistem
informasi proyek, faktor lainnya terutama bersifat organisasi, berkaitan dengan
kompleksitas persyaratan informasi, cakupan proyek, dan berapa banyak bagian
organisasi yang akan terpengaruh oleh sistem informasi baru.

2.2. Change Management and the Concept of Implementation

Pengenalan atau pengubahan suatu sistem informasi memiliki dampak organisasi
yan kuat. Perubahan cara informasi didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola
sumber daya organisasi sering mengarah ke distribusi otoritas dan kekuasaan yang baru.
Perubahan organisasi internal ini membiakkan resistensi dan pertentangan dan dapat
menyebabkan konflik dan juga sebaliknya sistem yang bagus. Sebagian besar proyek sistem
informasi tersandung karena proses perubahan organisasi yang mengelilingi sistem tidak
berjalan dengan baik ditangani. Membangun sistem yang sukses membutuhkan manajemen
perubahan yang cermat.

4
a. Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem informasi baru
secara efektif, harus diperiksa proses pelaksanaannya. Implementasi mengacu pada semua
aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti
sistem formasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan.
Analis tidak hanya mengembangkan solusi teknis namun juga mengubah konfigurasi,
interaksi, aktivitas kerja, dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasi. Analis
adalah katalisator untuk keseluruhan proses perubahan dan bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua pihak yang terlibat menerima perubahan yang diciptakan oleh
sistem baru. Agen perubahan berkomunikasi dengan pengguna, menengahi antara kelompok
kepentingan yang bersaing, dan memastikan penyesuaian organisasi terhadap perubahan
tersebut selesai.

b. Peran Pengguna Akhir

Implementasi sistem umumnya mendapat manfaat dari keterlibatan pengguna dan
dukungan manajemen tingkat tinggi. Partisipasi pengguna dalam perancangan dan
pengoperasian sistem informasi memiliki beberapa hasil positif. Pertama, jika pengguna
sangat terlibat dalam perancangan sistem, mereka memiliki lebih banyak kesempatan untuk
membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan persyaratan bisnis mereka, dan lebih banyak
kesempatan untuk mengendalikan hasilnya. Kedua, mereka cenderung bereaksi positif
terhadap sistem yang telah selesai karena mereka telah menjadi peserta aktif dalam proses
perubahan. Memasukkan pengetahuan dan keahlian pengguna mengarah pada solusi yang
lebih baik.

c. Dukungan dan Komitmen Manajemen

Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di
berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar akan dirasakan secara positif oleh pengguna
dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan
mereka dalam proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih
tinggi. Mereka akan dikenali dan diberi penghargaan atas waktu dan usaha yang mereka
curahkan untuk diimplementasikan. Dukungan manajemen juga memastikan bahwa proyek

5
sistem menerima dana dan sumber daya yang memadai untuk menjadi sukses. Selanjutnya,
agar diberlakukan secara efektif, semua perubahan dalam kebiasaan dan prosedur kerja dan
pengaturan ulang organisasi yang terkait dengan sistem baru bergantung pada dukungan
manajemen. Jika seorang manajer mempertimbangkan sebuah sistem baru sebagai prioritas,
sistem akan cenderung diperlakukan seperti itu bawahannya.

d. Tantangan Manajemen untuk mengubah Proses Bisnis Reengineering, Aplikasi

Perusahaan, serta Merger dan Akuisisi

Dengan tantangan inovasi dan implementasi, tidaklah mengherankan jika

menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek aplikasi enterprise dan
proses bisnis rekayasa ulang (BPR), yang biasanya memerlukan perubahan organisasi yang
ekstensif dan mungkin memerlukan penggantian teknologi lama dan sistem warisan yang
sangat dalam. Berakar dalam banyak proses bisnis yang saling terkait. Sejumlah penelitian
menunjukkan bahwa 70 persen dari semua proyek rekayasa ulang proses bisnis gagal
memberikan manfaat yang dijanjikan. Demikian juga, persentase penerapan perusahaan
yang tinggi gagal diimplementasikan sepenuhnya atau untuk memenuhi tujuan pengguna
mereka bahkan setelah tiga tahun bekerja.

Banyak proyek penerapan dan rekayasa ulang perusahaan telah dirusak oleh
penerapan yang buruk dan praktik manajemen perubahan yang gagal mengatasi
kekhawatiran karyawan tentang perubahan. Berurusan dengan rasa takut dan cemas di
seluruh organisasi, mengatasi resistensi oleh manajer kunci, dan perubahan fungsi pekerjaan,
jalur karir, dan praktik perekrutan telah menimbulkan ancaman yang lebih besar terhadap
rekayasa ulang dibandingkan dengan kesulitan yang dihadapi perusahaan untuk
memvisualisasikan dan merancang perubahan terobosan pada proses bisnis. Semua aplikasi
perusahaan memerlukan koordinasi yang lebih ketat antara berbagai kelompok fungsional
serta perubahan proses bisnis yang luas.

6
2.3. Controlling Risk Factors
Berbagai manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan, dan metodologi
perencanaan telah dikembangkan untuk kategori spesifik masalah implementasi. Strategi
juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat
selama masa implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi. Tidak semua
aspek proses implementasi dapat dengan mudah dikontrol atau direncanakan. Namun,
mengantisipasi kemungkinan masalah implementasi dan menerapkan strategi perbaikan
yang tepat dapat meningkatkan peluang keberhasilan sistem. Langkah pertama dalam
mengelola risiko proyek melibatkan identifikasi sifat dan tingkat risiko yang dihadapi proyek
(Schmidt et al., 2001). Pelaksana kemudian dapat menangani setiap proyek dengan alat dan
pendekatan pengelolaan risiko yang disesuaikan dengan tingkat risikonya (Iversen,
Mathiassen, dan Nielsen, 2004; Barki, Rivard, dan Talbot, 2001; McFarlan, 1981).

2.4. Designing for the Organization

Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek
sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan
berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi
Web. Selain perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi,
hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Area
dimana user interface dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan
terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di
lingkungan kerja. Ini mempertimbangkan disain pekerjaan, masalah kesehatan, dan
antarmuka pengguna sistem informasi akhir.

Desain Sociotechnical

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan
menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi.
Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara terpisah. Rencana
disain sosial mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan
desain pekerjaan individual. Solusi teknis yang diusulkan dibandingkan dengan solusi sosial

7
yang diusulkan. Solusi yang paling sesuai dengan tujuan sosial dan teknis dipilih untuk disain
akhir. Desain sosioteknik yang dihasilkan diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi
yang memadukan efisiensi teknis dengan kepekaan terhadap kebutuhan organisasi dan
manusia, yang menyebabkan kepuasan kerja dan produktivitas lebih tinggi.

2.5. Project Management Software Tools

Perangkat lunak manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk
menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya ke tugas, menetapkan tanggal
mulai dan berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi terhadap
tugas dan sumber daya.

Perangkat lunak manajemen portofolio proyek membantu para manajer

membandingkan proposal dan proyek dengan anggaran dan tingkat kapasitas sumber daya
untuk menentukan perpaduan optimal dan urutan proyek yang paling sesuai dengan
sasaran strategis organisasi.

Ke depan, pengiriman perangkat lunak manajemen proyek sebagai perangkat

lunaklayanan (SaaS) akan membuat teknologi ini dapat diakses oleh lebih banyak organisasi,
terutama yang lebih kecil. Versi open source dari perangkat lunak manajemen proyek
seperti Open Workbench dan OpenProj akan semakin mengurangi total biaya kepemilikan
dan menarik pengguna baru. Berkat popularitas media sosial tersebut seperti Facebook dan
Twitter, perangkat lunak manajemen proyek juga cenderung menjadi lebih fleksibel,
kolaboratif, dan mudah digunakan.

Sementara perangkat lunak manajemen proyek membantu organisasi melacak

individuojects, sumber daya yang dialokasikan untuk mereka, dan biaya mereka, portofolio
proyekperangkat lunak manajemen membantu organisasi mengelola portofolio proyekdan
ketergantungan di antara mereka. Perangkat lunak manajemen portofolio proyek
membantu manajer membandingkan proposal dan proyek dengan anggaran dan sumber
daya tingkat kapasitas untuk menentukan campuran optimal dan urutan proyek-proyek itu
terbaik mencapai sasaran strategis organisasi.

8
 BAB III

KESIMPULAN

Manajemen proyek yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa

sistem dikirimkan tepat waktu, sesuai anggaran, dan memberikan manfaat bisnis
asli. Kegiatan manajemen proyek termasuk merencanakan pekerjaan, menilai risiko,
memperkirakan dan memperoleh sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan, mengaturpekerjaan, mengarahkan eksekusi, dan
menganalisis hasilnya. Manajemen proyek harus berurusan dengan lima variabel
utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.
Implementasi mengacu pada seluruh proses perubahan organisasi yang
mengelilingi pendahuluan dari sistem informasi baru. Dukungan dan keterlibatan
pengguna dan dukungan manajemen dan control proses implementasi sangat
penting, begitu pula mekanisme untuk menangani tingkat risiko dalam setiap proyek
sistem baru. Faktor-faktor risiko proyek dapat dikendalikan oleh suatu kontingensi
pendekatan untuk manajemen proyek. Tingkat risiko setiap proyek menentukan
campuran yang tepat alat integrasi eksternal, alat integrasi internal, alat
perencanaan formal, dan alat kontrol formal
untuk diterapkan.

9
10