LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PENERAPAN PROSES ADMINISTRASI BERBASIS KOMPUTERISASI

OLEH : NEVI RATASARI LASE

SELAMAT MENYAKSIKAN

1.Judul :
2.Identitas Siswa : Nama NIS Kelas Bidang Keahlian Program Keahlian Kompetensi Keahlian Sekolah 3.Lokasi PKL 4.Lama PKL : : : : : : : : :

Penerapan Proses Administrasi Berbasis Komputerisasi

Nevi Ratasari Lase 1201 XII-TKJ 1 Teknologi Informasi dan Komunikasi Teknik Komputer dan Informatika Teknik Komputer dan Jaringan SMK Negeri 1 Lahewa UD. Mevan Com Lahewa 6 bulan

Lembaran prktek kerja lapangan (PKL) disusun sebagai salah satu syarat dalam menempuh ujian kopentensi kejuruan (UKK),Dan ujian nasional (UN). Penjelasan laporan hasil praktek kerja lapangan (PKL) yang di laksanakan di UD.Mevan Com yang di laksanakan sejak tanggal 22 Juli 2013 sampai 03 Desember 2013 T.A 2013/2014

MENYETUJUI
Kepala Unit Kerja Tempat PKL UD. MEVAN COM Guru Pembimbing

SOKHIFAO LASE

FOUR RAHMAT S. ZENDRATO, S.Pd NIP. 19860410 201101 1 007

Mengetahui kepala sekolah SMK Negeri 1 lahewa

Drs.GATISOKHI WARUWU NIP. 19620513 198903 1 006

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang selalu melimpahkan rahmat dan anugrahnya sehingga penyusunan Laporan Akhir Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dapat terselesaikan pada waktunya. Laporan Akhir Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul Penanganan Proses Administrasi Berbasis Jaringan ini disusun untuk memenuhi persyaratan penyelesaian Praktek Kerja Lapangan yang telah kami jalankan selama 6 bulan lamanya. Dalam penyusunan dan penyelesaian Laporan Akhir Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1.
2. 3. 4.

Yth. Bapak Pengawas Dikmen SMKN 1 Lahewa Yth. Bapak Kepala SMK N 1 Lahewa Yth. Ibu Guru Pembimbing SMK N 1 Lahewa Yth. Bapak Sokhifao Lase Pemilik UD.Mevan Com Lahewa

Semua pihak yang telah banyak membantu sehingga penulisan laporan akhir pelaksanaan praktek kerja lapangan ini selesai Penulis menyadari bahwa hasil pembuatan laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Laporan Akhir Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dan demi bekal yang akan datang. Lahewa, Desember 2013 Penulis, NEVI RATASARI LASE

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan Merupakan bagian yang terintegral dari kurikulum sekolah menengah kejuruan yang pada hakekatnya adalah pelaksanaan dari filsafah pendidikan yang berdasarkan pada undang-undang dasar 1945 dan pemikiran bahwa semua ilmu pengetahuan harus dapat diaplikasikan dalam berbagai aspek kehidupan yang nyata. Hal ini muncul dari kesadaran bahwa siswa sebagai bagian dari masyarakat intelektual dapat bekerja untuk membangun dengan memanfaatkan sebagian waktu belajarnya dengan keluar dari lingkungan sekolah untuk bekerja dan mengasah ilmunya di Dunia Usaha / Dunia Industri (DU/DI).

Sasaran utama dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah siswa, dengan memperoleh manfaat sebagai berikut : Memperdalam pengertian dan penghayatan siswa terhadap ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah dipelajari bagi pelaksanaan pembangunan. Memperdalam pengertian dan pemahaman siswa terhadap kesulitan yang dihadapi oleh instansi perkantoran dalam menjalankan kegiatannya. Memberikan pengalaman belajar dan bekerja sebagai seorang yang berkecimpung dalam instansi perkantoran sehingga akan lebih menumbuhkan sikap profesionalisme dalam diri siswa dalam arti meningkatkan keahlian, tanggung jawab dan kedisplinan.

B. Tujuan Tujuan di laksankannya Praktek Kerja Lapangan ini yaitu : 1. Untuk menambah pengetahuan dari peserta didik khususnya di bidang Teknik Komputer Jaringan (TKJ) 2. Mengajak para siswa untuk mendekatkan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam kehidupan sehari hari 3. Menerapkan proses administrasi perkantoran dengan menggunakan fasilitas komputer beserta fasilitas software pendukung administrasi tersebut. 4. Menguji keterampilan siswa dalam menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapat beberapa tahun di sekolah 5. Sebagai tempat pengujian kulitas dari pada para peserta didik 6. Menguji mutu pendidikan dari sekolah asal khususnya jurusan Teknik Komputer Jaringan.

PENERAPAN PROSES ADMINISTRASI BERBASIS KOMPUTERISASI A. ADMINISTRASI PERKANTORAN

Proses administrasi pada sebuah unit kerja sangat perlu karena dengan terciptanya administrasi yang baik maka sebuah kantor atau unit kerja dapat melakukan operasi pekerjaannya dengan cepat dan baik. Penulis pada laporan ini mencoba mengangkat sebuah proses administrasi yang berkaitan dengan system komputerisasi. Namun sebelum itu kita mencoba melihat secara garis besar pola penyelenggaraan administrasi.

Dalam penyelenggaran kegiatan administrasi ada 2 pola yaitu : 1. Pola sentralisasi, yaitu pola penangan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tatausaha dalam kantor tersebut. 2. Pola desentralisasi, yaitu pola yang mempunyai ciri kegiatan administrasi yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor, artinya tidak ada unit tatausaha di lingkungan kantor. Seperti halnya pada dua pola di atas, penerapan proses administrasi perkantoran di dalam system komputer juga bisa kita lakukan dengan baik yaitu dengan suatu system jaringan yang sering kita kenal dengan nama Share dimana dibantu dengan suatu jaringan yang disebut LAN (Local Area Network).

Kita membutuhkan sebuah komputer server sebagai pengatur dari pada beberapa komputer klien yang dipasang, disini penerpan proses administrasi berpola sentralisasi yang diterapkan pada system komputerisasi. Penulis telah melakukan hal ini pada UD. Mevan Com namun masih belum memadai karena system ini masih belum secara optimal digunakan di unit kerja ini. Atau dengan kata lain system ini masih belum dipakai disana sebelumnya.

B. APLIKASI PERKANTORAN PADA KOMPUTER Sebuah aplikasi yang handal dalam pengelolaan administrasi perkantoran yaitu Microsoft Office, Microsoft Office ini memiliki beberapa fasilitas yang dapat mendukung pelaksanaan administrasi yaitu seperti Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Power Point, Publisher, Accsees dan lain sebagainya. Tapi perlu kita ketahui bahwa sebelum mengelola adminstrasi kita melalui komputer, semua aplikasi ini harus telah terinstal di dalam komputer kita.Penulis telah melakukan pengistalan aplikasi pada unit kerja UD. Mevan Com Lahewa.

1. Microsoft Office Word 2007 Fasilitas ini kita gunakan untuk pengolahan kata terutama dalam pembuatan surat pada proses administrasi kita. Seluruh tools yang terdapat di dalam fasilitas Microsoft Office ini sangat ideal dan sangat mendukung pembuatan surat dan proses administrasi lainnya. 2. Microsoft Office Excel 2007 Fasilitas ini kita gunakan untuk pengolahan angka terutama dalam pembuatan pembukuan pada proses administrasi kita terutama pada lembaga keuangan dan sebagai pendukung pekerjaan seorang bendahara di suatu unit pekerjaan. Seluruh tools yang terdapat di dalam fasilitas Microsoft Office ini sangat ideal dan sangat mendukung dalam mengelola angka dan proses administrasi lainnya. 3. Microsoft Office Publisher 2007 Mungkin fasilitas yang satu ini jarang digunakan oleh orang tapi penggunaannya sangat handal di dalam pembuatan kartu nama, brosur, selebaran, undangan. Bahkan di dalam dunia advertising fasilitas Microsoft Office ini sangat diperlukan. Kita mampu dengan mudah membuat beberapa desain yang menarik pekerjaan kita, apalagi dalam hal pembuatan sertifikat dan surat surat tanda lulus lainnya yang sejenis.

BAB III SISTEMATIKA KERJA

A. JADWAL PELAKSANAAN
Jadwal pelaksanaan praktek kerja lapangan di UD. Mevan Com Lahewa dimulai dari tanggal 10 Juli 2013 sampai dengan tanggal 02 Desember 2013, selama 6 bulan lamanya dengan rincian jadwal praktik tiap minggu sebagai berikut :
HARI
SENIN SELASA RABU JAM MASUK PAGI 08.00 WIB 08.00 WIB 08.00 WIB SIANG 13.00 WIB 13.00 WIB 13.00 WIB JAM PULANG PAGI 12.00 WIB 12.00 WIB 12.00 WIB SIANG 17.00 WIB 17.00 WIB 17.00 WIB

KAMIS

08.00 WIB

13.00 WIB

12.00 WIB

17.00 WIB

B. PROGRAM PELAKSANAAN No 1 Menangan Tamu 2 Jenis Pekerjaan Bulan

Juli Agst Sept Oktb Nov Des

Sarana yang digunakan Kursi dan meja

Hasil yang diharapkan Mampu melayani tamu dengan sopan dan baik Mampu menjalin komunikasi dengan teman sekerja, tamu maupun atasan dalam unit kerja

Berkomuni kasi

Menginstal Aplikasi Perkantoran di Komputer

CD Microsoft Office 2007

Mengenal dan mampu menginstal aplikasi perkantoran

No
4

Jenis Pekerjaan Membuat Surat dengan bantuan komputer

Menyimpan arsip

Bulan
Juli Agst Sept Oktb Nov Des

Sarana yang digunakan Micrososft Office Word 2007

Hasil yang diharapkan Mampu membuat surat formal

Komputer

Mampu menyimpan arsip administrasi di dalam komputer Terciptanya ruang kantor yang bersih dan nyaman digunakan Mampu memperbanyak surat dengan bantuan mesin photo copy

6 Menata ruang kantor 7

Berbagai peralatan kebersihan kantor

Memperbanya k surat dengan bantuan mesin photo copy

Mesin Photo Copy

No
8

Jenis Pekerjaan
Mencetak surat dari komputer

Bulan
Juli Agst Sept Oktb Nov Des

Sarana yang digunakan

Komputer dan Printer

Hasil yang diharapkan

Mampu mengoperasikan perangkat output dari sistem komputerisasi Adanya komputer yang nyaman untuk dipakai dan jauh dari gangguan virus atau malware

Memelihara komputer

Antivirus dan anti malware lainnya

C. PROSES PELAKSANAAN
Proses pelaksanaan administrasi komputerisasi yaitu sebagai berikut : 1. Melayani Tamu Menangani tamu adalah merupakan suatu sikap yang dominan dimiliki oleh pegawai dalam kantor atau setia orang yang bekerja dalam instansi perkantoran dengan menunjukkan sikap dan perilaku yang baik, ramah serta sopan santun. Cara menangani tamu yang penulis lakukan selama praktek kerja lapangan di UD.Mevan Com Lahewa yaitu : a. Memberikan sikap 3S (Senyum, Sapa, dan Salam) b. Mempersilahkan untuk duduk c. Menanyakan tujuan dan maksud kedatangan d. Memberitahukan orang yang dituju. perkantoran berbasis

2. Berkomunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses kegiatan penyampaian pesan atau informasi mengandung arti dari suatu pihak kepada pihak lain dan usaha mendapatkan saling pengertian. Keberhasilan suatu komunikasi dapat dilihat dari sisi komunikator dan komunikasi antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. Kecapakan komunikator dan komunikan Sikap komunikator dan komunikan Pengetahuan komunikator dan komunikan Keadaan fisik komunikator dan komunikan Sistem sosial komunikator dan komunikan

Penerapan berkomunikasi ini juga tidak hanya bisa dijalankan kepada orang per orang tetapi di dalam sistem komputerisasi juga hal berkomunikasi sangat perlu dimana kita mengenal dalam suatu system komputerisasi yang disebut dengan share file. Sharing dapat dilakukan dengan salah satu cara yaitu dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network). Secara rinci penulis menjabarkan beberapa perangkat dan fasilitas pendukung demi lancarnya komunikasi antar komputer yaitu : PC atau Laptop Kabel UTP Konektor Lan tester NIC (Network Interface Card) Biasanya fasilitas ini ada yang onboard. Crimping Tools (ini digunakan untuk pemasangan konektor pada kabel UTP). Switch (kalau kita memiliki share data lebih dari satu komputer).

3. Menginstal Aplikasi Perkantoran di Komputer

Salah satu pekerjaan yang sangat penting untuk mendukung proses adaministrasi berbasis komputer yaitu dengan menyediakan aplikasi perkantoran pendukung administrasi perkantoran dalam komputer itu sendiri. Salah satu aplikasi yang dimaksud oleh penulis disini yaitu Microsoft Office dan Adobe Reader. 1. Micorosoft Office Penulis dalam hal ini menggunakan Micrososft Office versi 2007 dimana kita kenal program yang paling populer dalam mengani administrasi. Dalam hal ini penulis menggunakan Microsoft Office Word 2007, fasilitas ini digunakan untuk menangani administrasi surat menyurat baik formal maupun non format, pembuat denah secara sederhana dan lain sebagainya, serta Microsoft Office Excel 2007 digunakan untuk menangi administrasi berbasis angka khususnya dalam hal pembukuan, fasilitas ini sangat memudahkan kita untuk membuat rekapan dari pembukuan yang berkaitan dengan keuangan dalam administrasi kita.

2. Adobe Reader Adobe reader dipakai untuk membuat surat permanen atau tidak mudah untuk diubah ubah sebagai bahan administrasi yang siap untuk dikirim khususnya melalui e-mail. Kenapa aplikasi ini yang kita pilih, karena dengan menggunakan fasilitas ini kita bisa mengkompres ukuran atau kapasitas dari file yang sudah kita buat.

4. Membuat Surat Dengan Bantuan Komputer.

Komputer sebagai alat yang mampu mempercepat pembuatan surat, seperti yang telah dijelaskan oleh penulis sebelumnya. Penulis menggunakan aplikasi Microsoft Office namun lebih mendalam kita dituntut untuk mengenal jenis surat yang harus kita buat sebelum kita ketik di dalam komputer baik jenis kertas, ukuran huruf, jenis tulisan, ukuran kertas, posisi kertas, tatanan halaman lainnya yang berkaitan dengan surat yang dikehendaki.

5.Menyimpan Arsip
Tidak kalah pentingnya dengan kita menyimpan berkas administrasi kita di dalam lemari. Kita juga mampu menyimpan seluruh administrasi kita di dalam komputer. Ini sangat menarik perhatian kita dimana kita harus dituntut juga untuk mengetahui local penyimpanan administrasi tersebut dengan membuat beberapa directory dengan nama yang mudah kita ingat dan berkaitan dengan file yang tersimpan di dalamnya. Kelebihan dari pada penyimpanan file di dalam komputer yaitu : Kita mampu menyimpan ribuan file tanpa susah payah Kita mampu dengan cepat mencari berkas yang akan kita cari Pengarsipan lebih mudah Tidak membutuhkan biaya tamabahan untuk membuat lebel pada map penyimpanan file kita Tidak mudah diganggu oleh orang lain Kita bisa memproteksi atau mengamankan dengan menggunakan password penyimpanan.

6. Menata Ruang Kantor

Sebagai orang yang bergumul dalam administrasi tidak hanya tahu tentang pengoperasian komputer saja, tetapi sangat diperlukan juga penataan suasana kantor yang nyaman untuk digunakan termasuk penataan tempat komputer, mesin photocopy, printer perangkat perkantoran lain.

7. Memperbanyak Surat Dengan Bantuan Mesin Photocopy

Dalam proses administrasi kita tidak jarang melakukan pengkopian terhadap surat untuk dibagikan kepada orang lain atau sebagai arsip di dalam kantor. Kita tidak mungkin menggunakan printer untuk pengkopian surat yang sangat banyak tetapi lebih nyaman dan cepat dengan menggunakan mesin photocopy digital. Kecepatan daripada mesin ini sangat luar biasa dan jauh lebih cepat dari printer yang kita gunakan. Setiap menitnya kita mampu mengcopy surat sebanyak 180 lembar. Hasil kopian mesin ini ada yang warna dan ada yang hitam putih. Penulis dalam hal ini menggunakan mesin photocopy yang hitam putih. Perbedaan ini dikarenakan toner yang digunakan di dalam cartridge mesin berbeda, ada yang cartridge warna dan ada yang hitam.

8. Mencetak Surat dari Komputer

Hasil akhir dari pengetikan surat kita dalam proses administrasi haruslah kita cetak. Terlebih dahulu haruslah printer yang kita gunakan telah terinstal di dalam komputer yang kita gunakan. Namun tanpa alat output ini dari system komputer sangatlah tidak mungkin untuk bisa kita lakukan pencetakan file yang telah kita buat. Tapi kita menggunakan sebuah alat output yaitu printer. Printer yang digunakan bisa dari berbagai merk dan produk. Hanya yang paling penting yaitu kita mampu mengatur dan menyesuaikan ukuran kertas yang kita gunakan dengan printer yang akan kita gunakan.

9. Memelihara Komputer
Pemeliharan komputer sangatlah kita perhatikan sama halnya

seperti kita memelihara berkas berkas penting dalam administrasi kita karena apabila komputer kita rusak atau file file kita termakan virus atau malware maka kekecewaan dan penyesalan akan menangungi kita. Maka ada satu motto yang harus kita terapkan dalam hal ini yaitu Sediakan Antivirus Sebelum Komputer Rusak. Anti virus adalah suatu software penjaga file file kita dari serangan virus atau software perusak. Serangan virus bisa saja terjadi kapan saja tanpa kita ketahui, nah pengistalan antivirus di dalam komputer kita sangatlah perlu.Tidak hanya sistem internal komputer yang harus kita jaga juga kebersihan komputer dan pengaturan tegangan arus yang sesuai dengan komputer. Dalam menjaga kebersihan kita bisa lakukan dengan cara sederhana yaitu dengan membersihkan komputer dengan kain lembut dan kering (tanpa air), pemeliharan komputer dari tegangan arus listrik yang tidak stabil yaitu dengan pemasangan stabilizer. Kalau perawatan dan pemeliharaan ini telah kita lakukan, maka dalam pelaksanaan proses administrasi berbasis komputerpun bisa berjalan dengan nyaman dan terkendali.

D. LAPORAN HASIL PELAKSANAAN

Dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan di UD. Mevan Com Lahewa penulis telah melakukan semua proses pelaksanaan dari sistematika kerja tersebut di atas. Penulis merasakan banyak pengalaman dalam hal memproses administrasi yang berbasis komputerisasi.Penulis menilai pelayanan administrasi dengan komputerisasi sangat efisien dan tepat dalam pengelolaan administrasi di dalam lingkungan pekerjaan apapun.

BAB IV TEMUAN

A. Faktor Pendukung dan Penghambat

1. Faktor Pendukung
1) Adanya kerjasama yang baik antar teman di tempat PKL 2) Adanya kerjasama dan komunikasi yang baik dengan pimpinan unit kerja tempat PKL 3) Pengawasan dan Pengarahan yang baik selalu diberikan oleh Pimpinan unit kerja tempat PKL 4) Rasa saling menghargai dalam satu unit kerja sangat baik 5) Saling memotifasi dan mendukung penyelesaian pekerjaan baik sesama teman PKL maupun terhadap pimpinan unit pekerjaan tempat PKL 6) Komputer untuk memproses administrasi tersedia di tempat PKL 7) Mesin fotocopy untuk memperbanyak surat tersedia di tempat PKL

2. Faktor Penghambat
Fasilitas pendukung untuk jaringan komputerisasi masih belum memadai Dengan sering padamnya arus listrik PLN, maka proses pengoperasian fotocopy dan komputer menjadi terhambat, sehingga mesin fotocopy sering mengalami kerusakan/masalah. Dengan sering rusaknya/errornya mesin fotocopy, maka belum ada teknisi untuk memperbaikinya, mesti di datangkan dari Gunungsitoli.

B. Manfaat yang dirasakan

Penulis setelah melaksanakan praktek kerja lapangan di UD. Mevan Com Lahewa merasakan banyak manfaat khususnya dalam penerapan proses administrasi berbasis komputer. Dimana proses yang dilakukan sungguh sangat singkat dan cepat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara optimal. Adapun beberapa manfaat yang penulis rasakan dalam memproses administrasi berbasis komputer yaitu : Proses administrasi lebih cepat Penyimpanan dokumen lebih mudah dan efisien Penggandaan surat lebih mudah dilakukan Pembuatan naskah administrasi lebih baik dan menarik

C. Pengembangan Tindak Lanjut

Diharapkan dalam penerapan proses administrasi berbasis komputer ini bisa dikuasai oleh masing masing unit kerja. Karena berdasarkan pengalaman penulis hal ini membawakan efek yang posistif dan sangat baik pada suatu unit pekerjaan. Sesuai dengan kemajuan dunia ilmu dan teknologi semua pihak dituntut untuk menguasai system komputerisasi. Tidak kalah pentingnya juga pada setiap siswa harus lebih ditingkatkan lagi penguasaan bidang komputerisasi ini sebagai bekal di dalam dunia pekerjaan yang akan datang terutama dengan pelatihan pelatihan dalam penganan administrasi berbasis komputer di dalam sekolah.

BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Praktik kerja lapangan merupakan bagian dari kurikulum SMK Negeri 1 lahewa yang pada dasarnya harus diikuti oleh siswa SMK Negeri 1 Lahewa yang bertujuan agar siswa memperoleh pengalaman belajar yang berharga melalui keterlibatan pada instansi lembaga perkantoran yang secara langsung menemukan, merumuskan dan menanggulangi permasalahan yang pragmatis serta meningkatkan hubungan antar sekolah dengan dunia usaha dunia industri, sehingga output dari SMK diharapkan untuk siap dipakai dengan memiliki ketrampilan khusus dalam dunia perkantoran.

B.SARAN
Dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan pada tahun pelajaran yang akan datang supaya ditempatkan kembali di UD. Mevan Com Lahewa. Kepada adik adik kami yang akan melaksanakan PKL pada masa yang akan datang sebaiknya memiliki pengetahuan yang memadai atau kompetensi keahlian dan rasa tanggung jawab terhadap apa yang dilaksanakan. Kepada adek- adek kami yang akan melaksanakan PKL pada masa yang akan datang sebaiknya memiliki keterampilan khusus dalam mengoperasikan peralatan, maupun mesin-mesin kantor serta dapat memeliharanya dengan baik Dalam melaksanakan praktik kerja lapangan supaya tidak membuat dan menimbulkan berbagai masalah yang tidak diinginkan Dalam melaksanakan PKL sebaiknya memiliki inisiatif dari kreatifitas kerja serta sikap dan perilaku yang menyenangkan semua pihak.