Sistem Manajemen yang menjadi suatu unsur dasar dari berbagai rangkaian

kegiatan administrative dengan satu tujuan yang dilaksanakan secara sistematik

oleh UPT Puskesmas Pasundan untuk menghasilkan keluaran yang efektif dan
efisien untuk semua pekerjaan kegiatan yang dilakukan oleh UPT Puskesmas
Pasundan .
1. Perencanaan
Perencanaan yang disusun melalui pengenalan permasalahan secara
tepat berdasarkan data yang akurat, serta diperoleh dengan cara dan dalam
waktu yang tepat, maka akan dapat mengarahkan upaya kesehatan yang
dilaksanakan Puskesmas dalam mencapai sasaran dan tujuannya. Dalam upaya
mencakup seluas mungkin sasaran masyarakat yang harus dilayani, serta
mengingat ketersediaan sumber daya yang terbatas, maka pelayanan
kesehatan harus dapat dilaksanakan secara terintegrasi baik lintas program
maupun lintas sektor.Kepala Puskesmas harus mampu membangun kerjasama
dan mengkoordinasikan program di internal Puskesmas dan di eksternal dengan
mitra lintas sektor.Koordinasi dengan lintas sektor sangat diperlukan, karena
faktor penyebab dan latar belakang masalah kesehatan tertentu kemungkinan
hanya dapat diselesaikan oleh mitra lintas sektor.
Perencanaan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. Dengan
adanya manajemen dapat ditentukan apa tujuan yang ingin dicapai,jenis dan
struktur organisasi yang dibutuhkan, jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan
uraian tugas,sejauh mana efektifitas kepemimpinan dan pengarahan yang
diperlukan sampai bentuk dan standar pengawasan yang dilaksanakan.
Perencanaan merupakan fungsi fundamental manajemen, sehingga
perencanaan akan menjadi salah satu faktor kunci keberhasilan dalam
implementasi tugas pokok dan fungsi suatu organisasi. Proses perencanaan
senantiasa melalui tahapan yang tidak sederhana dan merupakan sebuah
sistem yang tidak mudah karena selalu harus menyesuaikan ketersediaan
sumber daya dengan kebutuhan yang cenderung terus meningkat. Pemilihan
skala prioritas secara cermat dengan pilihan–pilihan strategi yang tepat agar
dapat mewujudkan kinerja organisasi dengan nyata. Untuk itulah maka
penyusunan rencana strategis organisasi menjadi kebutuhan mutlak, yang akan
menjadi pedoman pelaksanaan serta memberikan arah kerja organisasi dalam
jangka menengah. (Rentstra UPTD Puskess Pasundan 2015-2019).
 Dalam perencanaan manajemen UPT Puskesmas Pasundan kabupaten
garut memiliki kegiatan yang rutin seperti laporan bulanan yang menyampaikan
data hasil kegiatan setiap bulan, kegiatan setiap 3 bulan, laporan tahunan yang
menyampaikan data kegiatan dalam 1 tahun, POA (planning of action) yang
menyampaikan informasi tentang rencana kerja dalam 1 tahun kedepan,
Laporan LSD (laporan sumber daya) menyampaikan data tentang keadaan dan
kondisi puskesmas seperti Data kegiatan,alkes dan fasilitas yang ada, Laporan
P2KT menyampaikan data rencana kerja serta sumber biayanya seperti data
rencana kerja serta sumber biaya yang dibutuhkan, Laporan Pendataan/SDM
dengan kondisi dan fasilitas yang ada di puskesmas, Laporan insidentiil
informasi sesuai dengan kejadian yang terjadi,hingga KoordinasiMenyampaikan
semua laporan yang telah dikerjakan kepada dinas kesehatan dan yang terakhir
Visualisasi data yang Memberi informasi hasil pelaksanaan kegiatan dengan
adanya Gambaran tentang pelaksanaan kinerja puskesmas.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) dilaksanakan melalui langkah-
langkah:
(a) mengumpulkan dan mengolah data,
(b) mengidentifikasi masalah kesehatan dan potensi pemecahannya
(c) menentukan prioritas masalah kesehatan
(d) membuat rumusan masalah kesehatan
(e) mencari penyebab masalahkesehatan
(f) menetapkan cara pemecahan masalah
(g) memasukkanpemecahan masalah kesehatan ke dalam Rencana Usulan
Kegiatan (RUK)
(h) menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). Perencanaan
kegiatandalam rangka keluarga sehat, terintegrasi dalam RUK/RPK Puskesmas.
Didalam kepegawaian memiliki rencana khusus sepertiPembuatan SKP
dengan melakukan penilaian kinerja pegawai, Nominatif pegawai dengan
melakukan update data terbaru kepangkatan dari berkas kepegawaian,Kenaikan
gaji berkaladengan melakukan usulan untuk kenaikan gaji berkala pegawai,
Askes/BPJS memberi hak kesejahteraan pegawai sesuai dengan kebutuhan, Ijin
belajar dengan Memberikan legalitas bagi pegawai yang akan
meningkatkanSDM, tertib administrasi bagi hak – hak pegawai seperti cuti, dan
persiapan pensiun.
 Perencanaan sistem informasi mengadakan sosialisasi untuk informasi-
informasi terkini tentan kesehatan contohnya saat ini dengan adanya kegiatan
imunisasi difteri, mengadakan pelatihan untuk sistem informasi terbaru yang
akan dilaksanakan setelah ada konfirmasi dari dinaskesehatan tentang sistem
baru yang akan di pakai di puskesmas sistem informasi ini adalh program dari
pemerintah yang bernama SIKDA(siste informasi kesehatan daerah).
Memperluas informasi di dalam gedung hingga di luar gedung.
Didalam Perencanaan keuanganMempersiapkan semua kebutuhan
operasional puskesmas seperti kegiatan-kegiatan yang ada di
puskesmas,membuat laporan pemasukan dan mengeluaran, Memberikan gaji
pegawai akan hak bulananya, Retribusi pelayanan,Pajak jasa pelayanan,
mengkonsep pembagian jasa (pelayanan BPJS), kordinasi dengan memberikan
rasa nyaman pegawai akan hak-hak pegawai berupa berkas ke dinkes.
Dalam perencanaan rumah tangga atau perlengkapan pelayanan di UPT
Puskesmas Pasundan seperti merencanakan kebutuhan yang menunjang
kegiatan pelayanan contohnya Alkes, BHP, ATK, Obat, Faskes dan penunjang
medis, Proposal barang dengan mengusulkan kebutuhan puskesmas dapat
menjadi pelynan dan penunjang, melakukan Koordinasi dengan dinkes untuk
kegiatan pemenuhan kebutuhan puskesmas.

2. Pengorganisasian
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor
128/Menkes/SK/II/2004, bahwa untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan
Puskesmas, perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam
pengorganisasian yang harus dilakukan.Pertama, pengorganisasian berupa
penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan
serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan
pembagian habis seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada
seluruh petugas puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang
dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan melalui pertemuan
penggalangan tim pada awal tahun kegiatan. Kedua, pengorganisasian berupa
penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral.
Dalam pengorganisasian tata usaha yang ada di UPT Puskesmas
Pasundan kabupaten Garut yang memiliki penataan seperti kepala tata usaha
 yang bertanggungjawab atas adanya kegiatan yang ada di kepegawaian, sistem
informasi, keuangan, dan rumah tangga yang menjadi dasar manajemen
keberhasialan suatu sistem yang saling berhubungan dengan tujuan yang sama
penyususnan organisasi di dalam tata usaha UPT Puskesmas Pasundan
kab.Garut
Penanggungjawab Administrasi UPT Puskesmas Pasundan dan
keorganisasian sub bagian tata usaha :
(a)Kepala Tata Usaha : Nurhasanah
(b)Kepegawaian : Kasmaya
(c) Sistem informasi : Hilman Nurdin,Amd
(d)Rumah tangga : Iis Sumiati, Amkg
(e) Keuangan :
(1) Hilman Nurdin,Amd (Bendahara penerimaan )
(2) Meisya Dewi Rahayu, SKM (Bendahara pengeluaran )
(3) Gristi Grestela, SKM (Bendahara BOK )
(4) Wulan Damayanti,S E (Teknis Bendahara BLUD)
3. Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan di sub
bagian tata usaha diantaranya:
(a) Kepegawaian : Sebagai pusat data semua staf dengan semua kegiatan
sehari-hari daftar hadir, surat tugas hingga surat pensiun.
(1) Membuat laporan kepegawaian (Absensi, bezzeting, DUK, lap.triwulan,
tahunan ,dsb.)
(2) Mengetik DP 3 yang sudah di isi nilai oleh Atasan Langsung
(3) Mendata dan mengarsipkan file pegawai.
(4) Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat
(5) Mengusulkan tunjangan pegawai ( Penyesuaian Fungsional, Baju, Sepatu
dan lain-lain)
(6) Membuat Model C
(7) Merekap Absensi ( Ijin, Cuti, Sakit )
(8) Membuat Absensi Mahasiswa/siswa yang praktek di Puskesmas
(9) Membuat perencanaan untuk pengembangan kualitas SDM staf
puskesmas
 (10) Menyusun daftar pembagian tugas untuk staf puskesmas dengan
persetujuan kepala puskesmas
(b) Sistem Informasi : Sebagai pusat data dan informasi puskesmas.
(1) Mengumpulkan dan mengecek laporan puskesmas sebelum dikirim ke
dinas kesehatan
(2) Menyajikan laporan dalam bentuk visualisasi data (tabel, grafik,dll)
(3) Mengidentifikasi masalah program dari hasil visualisasi data dan
menyerahkan hasilnya kepada coordinator perencanaan dan penilaian
(4) Bersama-sama team data dan informasi menyusun semua laporan
puskesmas (PTP, minilok, Lap. Tahunan, Stratifikasi, dsb.)
(5) Pencatatan dan pelaporan.
(6) Menyediakan informasi-informasi seperti blog
(7) Penanganan pengaduan, saran, dan masukan baik dalam gedung
puskesmas, Kirim surat ke alamat Koordinator Puskesmas Pasundan jln.
Pasundan No.104 Garut (lewat Pos / kotak pengaduan)maupun via email
puskesmaspasundan01@gmail.com

(c) Keuangan : pelaksanaan di sub bidang keuangn dibagi menjadi 4 di

dalamnya ada bendahara penerimaan, peneluaran, BOK, dan BLUD
kegiatanya diantaranya:
(1) Melakukan perencanaan Keuangan
(2) Merealisasikan Keuangan
(3) Membuat pembukuan/penutupan kas.
(4) Mengambil gaji dan dana operasional serta yang berkaitan dengan
kesejahteraan pegawai
(5) Pencatatan dan Pelaporan
(6) Membuat petikan daftar gaji
(7) Menerima setoran dari masing-masing unit pelayanan
(8) Mengkoordinir bendahara-bendahara di Puskesmas
(9) Melakukan setoran perda ke kas daerah

(d) Rumah Tangga : pelaksanaan dalam perlengkapan pelayanan kesehatan

di UPT Puskesmas Pasundan seperti:
(1) Menyusun perencanaan dan evaluasi
 (2) menyediakan peralatan kesehatan, bahan-bahan yang di butuhkan
disetiap unit.
(3) Penerimaan dan pengeluaran logistic
(4) Pengecekan terhadap keadaan logistik (registrasi barang,KIR, dll)
(5) Pencatatan dan pelaporan
4. Monitoring dan evaluasi
Monitoring yang di lakukan oleh UPT Puskesmas Pasundan
diantaranya :
(a) Lokakarya mini bulanan dimanfaatkan oleh Puskesmas untuk hal-hal berikut:

(1) menyusun secara lebih terinci kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan selama 1
bulan berjalan, khususnya dalam hal target perorangan, target Tim/unit kerja, dan
target Puskesmas, serta dukungan (lintas program dan sektor) yang diperlukan.
(2) menggalang kerjasama dan koordinasi antar-petugas Puskesmas (lintas
program),termasuk yang bertugas di Pustu, di desa/kelurahan, dan UKBM.
(3) meningkatkan motivasi petugas-petugas Puskesmas dalam pelaksanaan kegiatan.

(b) Lokakarya mini tribulanan dimanfaatkan Puskesmas untuk hal-hal berikut:

(1) menetapkan secara konkrit dukungan lintas sektor yang akan dilakukan selamabulan
berjalan, melalui sinkronisasi/harmonisasi RPK antar-sektor (antar-instansi)dan
kesatupaduan tujuan.
(2) menggalang kerjasama, komitmen, dan koordinasi lintas sektor dalam
pelaksanaankegiatan-kegiatan pembangunan di tingkat kecamatan.
(3) meningkatkan motivasi dan rasa kebersamaan dalam melaksanakan
pembangunanmasyarakat kecamatan.
Lokakarya mini juga dimanfaatkan untuk Pengawasan-Pengendalian(Wasdal)
dan Penilaian selain untuk Penggerakan-Pelaksanaan.Pengawasan-Pengendalian-
Penilaian melalui lokmin dan upaya lain pundapat ditingkatkan, termasuk Pengawasan-
Pengendalian-Penilaian secaralintas sektor.Lokakarya mini dapat digunakan sebagai
sarana wasdal baik melaluilokmin bulanan, maupun triwulanan.