LAPORAN AKSI PERUBAHAN

KINERJA PELAYANAN PUBLIK

OPTIMALISASI PENANGANAN KEGIATAN KEPALA

DAERAH MELALUI “ROSTA UDA” (PROSEDUR TETAP
UNDANGAN KEPALA DAERAH) DI BAGIAN PROKOPIM
PEMERINTAH KOTA BUKITTINGGI

Disusun Oleh :
BENI YUNELDI, SH
NDH : A2.1.8

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP)

ANGKATAN II
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
REGIONAL BUKITTINGGI
2023
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
KINERJA PELAYANAN PUBLIK

JUDUL : OPTIMALISASI PENANGANAN KEGIATAN KEPALA

DAERAH MELALUI “ROSTA UDA” (PROSEDUR
TETAP UNDANGAN KEPALA DAERAH) DI BAGIAN
PROKOPIM PEMERINTAH KOTA BUKITTINGGI
DISUSUN OLEH : BENI YUNELDI, SH

NOMOR DAFTAR HADIR : A2.1.8

JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL

INSTANSI : SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA

BUKITTINGGI

Bukittinggi, November 2023

COACH PESERTA

MULYA NANDA HARIANDJA, S.Pd, M.Pd BENI YUNELDI, SH

NIP. 198601162009121002 NIP. 19751107 200801 1 002

i
 BERITA ACARA
SEMINAR LAPORAN AKSI PERUBAHAN
KINERJA PELAYANAN PUBLIK

Pada hari :
Tanggal : November 2023
Pukul : 08.00 Wib
Tempat : PPSDM Kemendagri Regional Bukittinggi

Telah diseminarkan Laporan Aksi Perubahan Pelatihan Kepemimpinan

Pengawas Angkatan II Tahun 2023

Judul : OPTIMALISASI PENANGANAN KEGIATAN

KEPALA DAERAH MELALUI “ROSTA UDA”
(PROSEDUR TETAP UNDANGAN KEPALA
DAERAH) DI BAGIAN PROKOPIM PEMERINTAH
KOTA BUKITTINGGI

Atas Nama : BENI YUNELDI, SH

Nomor Daftar Hadir : A2.1.8
Jabatan :
KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL
Instansi :
SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH
KOTA BUKITTINGGI
COACH PESERTA

MULYA NANDA HARIANDJA, S.Pd, M.Pd BENI YUNELDI, SH

NIP. 198601162009121002 NIP. 199306162015071002

MENTOR

Drs. SYAFNIR, MM
NIP.1969081619900310061

EVALUATOR

M. FADHLY, AP. M.M

NIP. 197603101995031001
KATA PENGANTAR

ii
 Alhamdulillah, Puji syukur kehadirat Allah SWT, penulis dapat
menyelesaikan penulisan laporan aksi perubahan ini sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan sebelumnya. Laporan ini diajukan sebagai salah
satu persyaratan untuk penyelesaian Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
(PKP) Angkatan II PPSDM Kemendagri regional Bukittinggi tahun 2023,
yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi kepemimpinan
manajemen kinerja peserta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang
diemban dalam pelaksanaan tugas sehari-hari sebagai Kepala Sub
Bagian Protokol pada Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi. Laporan ini
berjudul “ Optimalisasi Penanganan Kegiatan Kepala Daerah Melalui “Rosta
Uda” (Prosedur Tetap Undangan Kepala Daerah) Di Bagian Prokopim
Pemerintah Kota Bukittinggi” . Penyelesaian penulisan laporan ini tidak
terlepas dari dukungan banyak pihak, baik langsung maupun tidak
langsung. Oleh karena itu, diucapkan terima kasih kepada seluruh pihak
yang ikut membantu menyempurnakan laporan aksi perubahan ini.
Penulis menyadari bahwa dalam mewujudkan laporan aksi perubahan ini
masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu diharapkan masukan/
saran yang membangun dan juga dukungan penuh dari semua pihak.

Bukittinggi, November 2023

Project Leader

BENI YUNELDI, SH

DAFTAR ISI

iii
LEMBAR PENGESAHAN……………………………………………… i
BERITA ACARA ………………………………………………………... ii
KATA PENGANTAR……………………………………………………. iii
DAFTAR ISI……………………………………………………………… iv
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………... vi
DAFTAR TABEL………………………………………………………… vii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………… 1
A. Latar Belakang…………………………………………………. 1
B. Tujuan…………………………………………………………... 3
C. Manfaat…………………………………………………………. 3

BAB II PROFIL ORGANISASI……………………………………….. 4

A. Deskripsi Organisasi………………………………………….. 4
B. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi……………………….. 8
C. Sumber Daya Organisasi…………………………………….. 9

BAB III ANALISA MASALAH PELAYANAN……………………….. 12

A. Permasalahan Yang Ada……………………………………... 12
B. Akar Penyebab Masalah Kinerja Organisasi………………. 13

BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH…………………. 16

A. Terobosan/ Inovasi……………………………………………. 16
B. Tahapan Kegiatan…………………………………………….. 16
C. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)…………………….. 20
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan………………… 22

BAB V RENCANA PENGEMBANGAN DIRI …………………........ 24

A. Koordinasi dengan atasan………………….......................... 24
B. Briefing bersama staf………………….................................. 25
C. Koordinasi dengan Panitia Kegiatan………………….......... 26

BAB VI DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN………………….. 24

A. Membangun Integritas………………………………………… 24
B. Pengelolaan Budaya Pelayanan (Pemanfaatan IT)……….. 26
C. Pengelolaan Tim………………………………………………. 29

BAB VII DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN…………………… 35

A. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi……………… 35
B. Manfaat Aksi Perubahan……………………………………… 37

BAB VIII KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN…………………. 38

iv
 A. Target Capaian Jangka Menengah…………………………. 38
B. Target Capaian Jangka Panjang……………………………. 39

BAB IX PENUTUP…………………………………………………….. 40
A. Kesimpulan……………………………………………………. 40
B. Saran…………………………………………………………... 40

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………….. 41
LAMPIRAN………………………………………………………………. 42
.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP……………………………………………. 83

DAFTAR GAMBAR

v
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota
Bukittinggi………………………………………………… 7
.
Gambar 4.1 Peta Stakeholder………………………………………… 20
Gambar 4.2 Struktur Penatakelolaan Aksi Perubahan……………… 21

DAFTAR TABEL

vi
Tabel 2.1 Komposisi ASN dilingkungan Sekretariat Daerah Kota
Bukittingi berdasarkan kualifikasi Pendidikan…………….. 10
Tabel 2.2 PNS pada Sekretariat Daerah Kota Bukittingi
berdasarkan golongan……………………………………….. 10
Tabel 3.1 Analisis APKL terhadap isu…………………………………. 13
Tabel 3.2 Analisis USG pemilihan masalah penyebab utama………. 14
Tabel 4.1 Tahapan Kegiatan……………………………………………. 17
Tabel 4.2 Pemetaan/ Identifikasi Stakeholder………………………… 18
Tabel 4.3 Tim Efektif Aksi Perubahan…………………………………. 21
Tabel 4.4 Pemanfaatan Anggaran……………………………………... 22
Tabel 4.5 Pengendalian Mutu Pekerjaan……………………………… 23
Tabel 5.1 Pengelolaan Budaya Pelayanan & Pemaanfaatan
Tehnologi Informasi………………………………………….. 27
Tabel 5.2 Form/ Matrik Implementasi Aksi Perubahan………………. 32
Tabel 6.1 Capaian dalam Kinerja Aksi Perubahan…………………… 36

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagai Kepala Sub Bagian Protokol pada Bagian Protokol dan

Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Bukittinggi,
tugas ini memberikan kesan sekaligus tantangan tersendiri bagi seorang
protokoler. Berdasarkan Undang – Undang Nomor 9 Tahun 2010, yang
dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang
meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai
bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Acara
Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia
negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/ atau Wakil Presiden,
serta Pejabat Negara dan undangan lain. Selanjutnya yang dimaksud
dengan Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh
pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi
tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/ atau pejabat Pemerintahan
serta undangan lain.

Tata Tempat/ Acara adalah pengaturan tempat bagi pejabat

Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi. Tata Upacara adalah aturan untuk
melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi. Tata
Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat
bagi pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing
dan/ atau Organisasi Internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam
Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

1
 Keprotokolan sendiri memiliki peran yang sangat penting didalam
pelaksanaan setiap rangkaian acara atau kegiatan, baik acara formal
maupun acara informal. Melalui pengaturan keprotokolan, suatu acara
dapat dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Berdasarkan Peraturan Walikota Bukittinggi Nomor 24 Tahun 2022
Tantang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata
Kerja Sekretariat Daerah, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan kebijakan,
pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan
evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang protokol, komunikasi
pimpinan, dan dokumentasi. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan mempunyai fungsi
penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, penyiapan bahan
pengoordinasian, penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi
pelaksanaan kebijakan daerah di bidang protokol, komunikasi pimpinan,
dan dokumentasi, serta pelaksanaan fungsi lainnya yang diberikan oleh
pimpinan.

Di dalam pelaksanaannya, Protokoler sendiri masih mengalami

berbagai kendala yang menyebabkan kurang maksimalnya pelayanan di
dalam pelaksanaan acara atau kegiatan Kepala Daerah. Salah satu
kondisi yang menjadi kendala bagi Protokoler saat ini yaitu belum adanya
Prosedur Tetap (Protap) prosedur yang jelas serta mengatur alur
persiapan dan pelaksanaan acara Kepala Daerah. Rencana aksi
perubahan ini dilakukan untuk mengatasi permasalahan di dalam
pelaksanaan tugas keprotokolan di lingkungan Pemerintah Kota
Bukittinggi. Untuk itu perlu dilakukannya sebuah inovasi yang dapat
memperbaiki kondisi saat ini serta menciptakan pelaksanaan acara dan
kegiatan Kepala Daerah yang tertib dan sukses sesuai dengan SOP. Dari
permasalahan tersebut munculah gagasan aksi perubahan dengan judul
“Optimalisasi Penanganan Kegiatan Kepala Daerah Melalui “Rosta
Uda” (Prosedur Tetap Undangan Kepala Daerah) Di Bagian Prokopim
Pemerintah Kota Bukittinggi”.

2
B. Tujuan

Tujuan dari aksi perubahan ini adalah untuk terlaksananya

setiap acara dan kegiatan Kepala Daerah yang tertib dan sukses
sesuai dengan protap acara pimpinan prosedur yang telah
ditetapkan.

Adapun tujuan aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :

1. Dalam jangka pendek : Tersedianya protap acara

pimpinan pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah.

2. Dalam jangka menengah : Terlaksananya acara dan

kegiatan Kepala Daerah sesuai protap acara pimpinan.

3. Dalam jangka Panjang : Terwujudnya setiap pelaksanaan

acara dan kegiatan Kepala Daerah yang tertib dan sukses.
C. Manfaat

Berdasarkan tujuan aksi perubahan yang telah dijelaskan di atas,

maka manfaat yang ingin dicapai dari Penanganan Kegiatan Kepala
Daerah Dan Wakil Kepala Daerah Melalui Sosialisasi Protap Acara
Pimpinan Pemerintah Kota Bukittinggi ini adalah sebagai berikut :
a. Bagi Organisasi
Protap Acara Pimpinan dapat memudahkan personil protokol
dalam melakukan koordinasi, persiapan dan pelaksanaan acara
Kepala Daerah.
b. Bagi Kepala Daerah
Protap Acara Pimpinan ini dapat memberikan kenyamanan
dan kelancaran acara bagi Kepala Daaerah sendiri sebagai
pengguna pelayanan.
c. Bagi Stakeholders
Protap Acara Pimpinan ini dapat memberikan petunjuk dan
kejelasan bagi stakeholders dan masyarakat terkait alur
pengusulan dan rencana pelaksanaan acara dan kegiatan yang
ingin mengundang Kepala Daerah.

3
 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI

A. Deskripsi Organisasi

Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi dibentuk berdasarkan Peraturan

Daerah Kota Bukittinggi Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Peraturan Daerah Kota Bukittinggi Nomor 4
Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Perda Nomor 9 Tahun 2016 yang
diikuti Peraturan Walikota Bukittinggi Nomor 24 Tahun 2022 Tentang
Kedudukan Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi. Sekretariat Daerah dipimpin oleh
seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggungjawab
kepada Walikota. Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu
Walikota dalam penyusunan kebijakan dan pengoordinasian administratif
terhadap pelaksanaan tugas Perangkat Daerah serta pelayanan
administratif. Sekretariat Daerah dalam melaksanakan tugasnya berfungsi
sebagai :
a. pengoordinasian penyusunan kebijakan daerah;
b. pengoordinasian pelaksanaan tugas satuan kerja Perangkat Daerah;
c. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah;
d. pelayanan administratif dan pembinaan aparatur sipil negara pada
instansi daerah; dan
e. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan
tugas dan fungsinya.

Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi berdasarkan

Peraturan Walikota Bukittinggi Nomor 24 Tahun 2022, Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat
Daerah adalah sebagai berikut :
a. Sekretariat Daerah, membawahi:
1. asisten pemerintahan dan kesejahteraan rakyat;
2. asisten perekonomian dan pembangunan; dan

4
 3. asisten administrasi umum.
b. asisten pemerintahan dan kesejahteraan rakyat, sebagaimana
dimaksud huruf a angka 1, membawahi 3 (tiga) bagian, terdiri atas :
1. bagian pemerintahan;
2. bagian kesejahteraan rakyat; dan
3. bagian hukum;

c. asisten perekonomian dan pembangunan sebagaimana

dimaksud pada huruf a angka 3, membawahi 3 (tiga) bagian, terdiri
atas:
1. bagian perekonomian dan sumber daya alam;
2. bagian administrasi pembangunan; dan
3. bagian pengadaan barang dan jasa;

d. asisten administrasi umum sebagaimana dimaksud pada huruf a

angka 3, membawahi 3 (tiga) bagian terdiri atas:
1. bagian umum;
2. bagian organisasi; dan
3. bagian protokol dan komunikasi pimpinan, membawahi sub
bagian protokol

5
6
B. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian
pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi
pelaksanaan kebijakan daerah di bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan
dokumentasi. Untuk melaksanakan tugas, Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan mempunyai fungsi :
a. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang protokol, komunikasi
pimpinan, dan dokumentasi;
b. penyiapan bahan pengoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah di
bidang protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi;
c. penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah
terkait protokol, komunikasi pimpinan, dan dokumentasi; dan
d. pelaksanaan fungsi lainnya yang diberikan pimpinan.

Kepala Subbagian Protokol mempunyai tugas:

a. melaksanakan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu pemerintah
Daerah;
b. menyiapkan bahan koordinasi dan/atau fasilitasi keprotokolan;
c. menyiapkan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan kepala daerah dan
wakil kepala daerah;
d. menginformasikan jadwal dan kegiatan Pemerintah Daerah;
e. melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan kepala daerah dan wakil
kepala daerah; dan
f. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh asisten
administrasi umum yang berkaitan dengan tugasnya

Kelompok Jabatan Fungsional Sub-Substansi Komunikasi Pimpinan

mempunyai tugas:
a. menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru
bicara pimpinan daerah;

7
b. menjalin hubungan dengan berbagai pihak terkait pelaksanaan fungsi juru
bicara pimpinan daerah;
c. memberi masukan kepada pimpinan daerah tentang penyampaian informasi
tertentu;
d. memberikan informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak terkait sesuai
dengan kebutuhan dan atau atas arahan pimpinan;
e. menghimpun dan mengolah informasi yang bersifat penting dan mendesak
sesuai kebutuhan kepala daerah dan wakil kepala daerah;
f. menyiapkan dan menggandakan bahan materi rapat;
g. menyiapkan dan menggandakan bahan materi kebijakan;
h. menyusun naskah sambutan dan pidato kepala daerah dan wakil kepala
daerah; dan
i. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

Kelompok Jabatan Fungsional Sub-Substansi Dokumentasi Pimpinan

mempunyai tugas:
a. mendokumentasikan kegiatan kepala daerah dan wakil kepala daerah;
b. menyusun notulensi rapat kepala daerah dan wakil kepala daerah;
c. memfasilitasi peliputan media terhadap kegiatan Kepala daerah dan wakil
kepala daerah; dan
d. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

C. Sumber Daya Organisasi

Untuk menjalankan roda organisasi Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi

dalam mencapai tujuannya dilengkapi dengan 189 orang personil dengan
komposisi 99 orang aparatur sipil negara, 2 orang PPPK dan 88 orang
pegawai kontrak. Dari 189 orang aparatur, 14 orang dipercayakan untuk
menduduki jabatan struktural sebagai berikut:
- 1 orang Sekretaris Daerah, eselon II a
- 3 orang Asisten Sekretariat Daerah eselon II b
- 9 orang Kepala Bagian, eselon III a
- 1 orang Kasubag, eselon IV a

8
 Secara keseluruhan komposisi Aparatur sipil negara di lingkungan
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi berdasarkan kualifikasi pendidikannya
dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 2.1
Komposisi Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Sekretariat Daerah
Kota Bukittinggi berdasarkan kualifikasi pendidikan
No. Golongan Banyaknya Keterangan
1. IV 18 -
2. III 76 -
3. II 5 -
4. I - -
5. PPPK 2 -
6. Pegawai Kontrak 88 -
JUMLAH 189

Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa kualifikasi pendidikan aparatur

sipil negara yang berada di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi
telah sesuai dengan formasi persyaratan atau tuntutan pekerjaan pada
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi. Dari jumlah Pegawai Negeri Sipil
sebanyak 104 orang tersebut, yang mempunyai pendidikan Strata-2
sebanyak 21 orang, S1/DIV sebanyak 54 orang, DIII sebanyak 11 orang,
SLTA sebanyak 15 orang.

Jika dilihat dari pangkat dan golongan maka Pegawai Negeri Sipil yang
99 orang ini dapat dirinci sebagai berikut :
Tabel 2.2
Pegawai Negeri Sipil pada Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi
berdasarkan golongan

No. Pangkat Golongan Jumlah

1. Pembina Utama Madya IV/d 1
2. Pembina Utama Muda IV/c 3
3. Pembina Tk.I IV/b 8

9
 4. Pembina IV/a 6
5. Penata Tk.I III/d 28
6. Penata III/c 17
7. Penata Muda Tk.I III/b 15
8. Penata Muda III/a 16
9. Pengatur Tk. I II/d 2
10. Pengatur II/c 3
Jumlah 99

Dari tabel di atas dapat dilihat komposisi Pegawai Negeri Sipil di

lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi berdasarkan golongan yaitu
sebagai berikut :
 Golongan IV sebanyak 18 orang
 Golongan III sebanyak 76 orang
 Golongan II sebanyak 5 orang

Tercukupinya sarana dan prasarana di Sekretariat Daerah Kota

Bukittinggi yang memadai merupakan salah satu faktor penting yang
mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Daerah Kota
Bukittinggi. Sarana dan prasarana ini berpengaruh terhadap kelancaran dan
optimalisasi pelaksanaan program kerja yang dijabarkan dalam berbagai
kegiatan di Bagian Umum. Selain profesionalisme pegawai, dengan
tercukupinya sarana dan prasarana yang sesuai kebutuhan di lapangan,
maka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Daerah Kota
Bukittinggi akan semakin berjalan lancar, tertib, cepat dan mendukung
kenyamanan dalam bekerja.

10
 BAB III
ANALISA MASALAH PELAYANAN

A. Permasalahan Yang Ada

Penulis selalu berupaya untuk memberikan pelayanan yang terbaik

didalam setiap pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah. Namun
didalam pelaksanaanya tidak bisa dipungkiri bahwa masih saja ditemui
beberapa isu strategis yang dihadapi didalam pelaksanaan tugas Sub
Bagian Protokol pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat
Daerah Pemerintah Kota Bukittinggi diantaranya sebagai berikut :

1. Sering terjadinya miskomunikasi di dalam pelaksanaan acara dan

kegiatan Kepala Daerah

2. Penyelenggara acara sering menyampaikan acara kepada pimpinan

secara langsung tanpa menginformasikan kepada pihak protokol

3. Seringnya pelaksanaan acara Kepala Daerah dilakukan secara tiba-tiba/

mendadak.

4. Kurangnya jumlah personil yang memadai pada Sub Bagian Protokol.

Laporan aksi perubahan ini dilakukan untuk mengatasi berbagai isu

strategis dan permasalahan seperti yang disampaikan diatas. Beberapa
permasalahan yang terjadi menunjukkan bahwa pelayanan di dalam
pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah tidak berjalan dengan tertib
dan sukses akibat dari tidak adanya prosedur tetap yang mengatur di dalam
pelaksanaannya.

Atas permasalahan tersebut diatas, akan dilakukan analisis

menggunakan kriteria APKL yang dijelaskan pada tabel berikut :

11
 Tabel 3.1
Analisis APKL Terhadap ISU

FAKTOR
PERMASALAHAN KETERANGAN
A P K L

Sering terjadinya miskomunikasi di dalam

pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah
Memenuhi syarat

Penyelenggara acara sering menyampaikan

acara kepada pimpinan secara langsung tanpa
Memenuhi syarat
menginformasikan kepada pihak protokol

Seringnya pelaksanaan acara Kepala Daerah

dilakukan secara tiba-tiba/ mendadak. Memenuhi syarat

Kurangnya jumlah personil yang memadai pada

Sub Bagian Protokol Tidak memenuhi
x
syarat

Keterangan :
1. Aktual, artinya isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat;
2. Problematik, artinya memiliki dimensi masalah yang kompleks;
3. Kekhalayakan, artinya menyangkut hajat hidup orang banyak;
4. Layak, artinya masuk akal dan realistis, serta relevan untuk dicarikan
solusinya.

Dari hasil APKL diatas, didapati bahwa belum maksimalnya pelaksanaan

acara dan kegiatan Kepala Daerah yang sesuai dengan standar
operasional prosedur.

B. Akar Penyebab Masalah Kinerja Organisasi

Dari beberapa penyebab masalah yang menjadi kendala didalam

pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah, selanjutnya akan dilakukan
12
 penetapan 1 (satu) masalah yang menjadi faktor utama masalah melalui
metode USG (Urgency, Seriousness, Growth) seperti terlihat pada tabel
berikut :

Tabel 3.2
Analisis USG Pemilihan Masalah Penyebab Yang Utama

TOTAL
No MASALAH PENYEBAB ISU U S G NILAI RANGKING

Sering terjadinya miskomunikasi di

1 4 3 3 10 1
dalam pelaksanaan acara dan
kegiatan Kepala Daerah

Penyelenggara acara sering

2 3 3 2 8 2
menyampaikan acara kepada
pimpinan secara langsung tanpa
menginformasikan kepada pihak
protokol

Sering terjadinya pelaksanaan

3 4 3 2 9 3
acara Kepala Daerah dilakukan
secara tiba-tiba/ mendadak.

Kurangnya jumlah personil yang

memadai pada Sub Bagian
4 3 2 2 7 4
Protokol

Keterangan :
U = Urgensi adalah tingkat urgensitas (kemedesakan) permasalahan
S = Seriousness adalah tingkat keseriusan/kegawatan, apabila masalah
tidak diselesaikan dan berakibat serius pada masalah lainnya
G = Growth adalah tingkat perkembangan/dampak masalah tersebut
apabila dibiarkan
Keterangan skor :
Angka 5 – Menyatakan sangat gawat/medesak/kuat
Angka 4 – Menyatakan gawat/mendesak/kuat
Angka 3 – Menyatakan cukup gawat/mendesak/kuat
Angka 2 – Menyatakan tidak gawat/mendesak/kuat
Angka 1 – Tidak ada pengaruhnya
13
 Dari daftar tabel 3.2 tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa yang
menjadi masalah utama dari tidak maksimalnya pelaksanaan acara dan
kegiatan Kepala Daerah adalah sering terjadinya miskomunikasi didalam
pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah, dimana hal tersebut
mengakibatkan tidak terlaksananya acara yang tertib dan sukses, juga dapat
menyebabkan ketidaknyamanan Kepala Daerah dan stakeholders terkait
selama pelaksanaan acara berlangsung.

14
 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. Terobosan/ Inovasi

Dengan memperhatikan permasalahan yang terjadi, penulis mencoba

mengalisalisa dan membuat suatu inovasi guna mengatasi permasalahan
tersebut. Kurang maksimalnya pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala
Daerah menjadi pemacu didalam penulisan laporan aksi perubahan ini,
sehingga munculah inovasi dengan judul “Penanganan Kegiatan Kepala
Daerah Dan Wakil Kepala Daerah Melalui Sosialisasi Protap Acara
Pimpinan Pemerintah Kota Bukittinggi”.

Inovasi ini merupakan gagasan yang berasal dari ide sendiri dan
sesuai dengan apa yang dialami langsung oleh penulis selama
melaksanakan tugas sebagai Kepala Sub Bagian Protokol. Prosedur tetap
yang akan dibuat nantinya akan memberikan petunjuk dan gambaran
bagaimana pengaturan alur, tahapan, serta batas waktu pelaksanaan setiap
tahapan pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah, mulai dari awal
masuknya surat undangan untuk Kepala Daerah, hingga dihari pelaksanaan
acara yang dihadiri langsung oleh Kepala Daerah. Hal ini merupakan suatu
pembaharuan dimana selama ini pada Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan memang belum tersedianya prosedur tetap yang mengatur setiap
tahapan pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah.

B. Tahapan Kegiatan
Dalam melaksanakan laporan aksi perubahan ini tentu dilakukan
melalui berbagai tahapan-tahapan kegiatan. Selanjutnya penulis
menjelaskan tahapan kegiatan ke dalam bentuk tabel di bawah ini :

15
 Tabel 4.1
Tahapan Kegiatan

No. TAHAPAN UTAMA/ KEGIATAN HASIL/ WAKTU

MILESTONE OUTPUT PALING
LAMBAT
1 2 3 4 5
1. TUJUAN JANGKA PENDEK : Tersedianya Protap Acara Pimpinan

1. Pembentukan Tim Efektif 1.Membuat undangan 1. Undangan 30 September

rapat 2. Daftar hadir 2023
2.Mengantarkan surat 3. Notulen rapat
undangan 4. SK Tim efektif
3. Membuat draf SK 5. Dokumentasi
4. Melaksanakan
Rapat pembentukan
tim efektif

Alat bukti kegiatan : Pembentukan Tim Efektif

1. Penyediaan Standar 1. Membuat 1. Daftar hadir 12 Oktober

Operasional Prosedur undangan 2.Standar 2023
2. Mengantar Operasional
undangan Prosedur
2. Menyusun Draf 3. Dokumentasi
SOP
Alat bukti kegiatan : Tahapan Penyusunan Protap

2. Pelaksanaan sosialisasi 1. Membuat 1. Daftar hadir 25 Oktober

Protap undangan 2. Terlaksananya 2023
2. Mengantar sosialisasi
undangan 3. Dokumentasi
3. Menyusun bahan
sosialisasi
4. Melakukan
sosialisasi

Alat bukti kegiatan : Pelaksanaan Sosialisasi Protap Acara Pimpinan

3. Pelaksanaan uji coba Protap 1. Menyusun bahan 1. Terlaksananya 26 Oktober

uji coba uji coba 2023
2. Melakukan uji 2. Dokumentasi
coba

16
 Alat bukti kegiatan : Pelaksanaan Uji Coba Protap Acara Pimpinan

4. Pelaksanaan evaluasi SOP 1. Membuat 1. Daftar hadir 16 November

undangan 2. Terlaksananya 2023
2. mengantarkan rapat evaluasi
undangan 3. Notulen rapat
3. Menyusun bahan 4. Dokumentasi
evaluasi
4. Melakukan rapat
evaluasi

Alat bukti kegiatan : Pelaksanaan Evaluasi Protap Acara Pimpinan

2. TUJUAN JANGKA MENENGAH : Terlaksananya acara dan kegiatan Kepala Daerah sesuai
Protap Acara Pimpinan
1. Pelaksanaan acara dan
kegiatan Kepala Daerah
sesuai dengan Protap
3. TUJUAN JANGKA PANJANG : Terwujudnya setiap pelaksanaan acara dan kegiatan
Kepala Daerah yang tertib dan sukses.

C. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)

1. Pemetaan Stake Holder

Identifikasi stakeholder merupakan suatu proses untuk menentukan
pihak yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap hasil akhir dari
proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti
mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder
dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu unit
kerja/perangkat daerah) atau eksternal yaitu unit kerja/perangkat daerah lain
atau individu yang berpengaruh di luar unit kerja/perangkat daerah.
Dalam menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam analisis kuadran,
dilakukan dengan mempertimbangkan ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholder
sebagai berikut:
 Promoters : Pengaruh tinggi, kepentingan tinggi.
 Defenders : Pengaruh rendah, kepentingan tinggi.

17
  Latents : Pengaruh tinggi, kepentingan rendah.
 Apathetics : Pengaruh rendah, kepentingan rendah.
Berdasarkan identifikasi kepentingan dan kekuatan stakeholder yang dibagi
kedalam 4 (empat) kuadran tersebut, maka peta stakeholder dalam rangka
pelaksanaan rencana aksi perubahan adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2
Pemetaan Stakeholder / Identifikasi Stakeholder
INTERNAL

KEPENTINGAN KELOMPOK JENIS

NO STAKEHOLDER STAKEHOLDER PERAN
(organisasi/personal) POSISI

1 Walikota Terlaksananya acara Promoters Mendukung Dalam kapasitas

dengan tertib dan jabatannya
sukses sebagai Walikota

2 Sekretaris Berpengaruh pada Promoters Mendukung Dalam kapasitas

Daerah kelancaran acara jabatannya
sebagai
Sekretaris Daerah

3 Asisten Berpengaruh pada Promoters Mendukung Dalam kapasitas

Administrasi kelancaran acara jabatannya
Umum sebagai Asisten
Adm Umum

4 Kepala Berpengaruh pada Promoters Mendukung Dalam kapasitas

Bagian kelancaran acara jabatannya
Prokopim sebagai Kabag
Prokompim

5 Sub- Berpengaruh pada Latents Mendukung Dalam kapasitas

Substansi kelancaran acara jabatannya
Komunikasi sebagai Sub-
Substansi
Pimpinan
Komunikasi
Pimpinan

6 Sub- Berpengaruh pada Latents Mendukung Dalam kapasitas

Substansi kelancaran acara jabatannya
Dokumentasi sebagai Sub-
Substansi
Pimpinan
Dokumentasi
Pimpinan

7 Unsur staf Berpengaruh pada Latents Mendukung Dalam kapasitas

Protokol kelancaran acara jabatannya
sebagai staf
protocol

18
EKSTERNAL
KEPENTINGAN KELOMPOK JENIS
NO STAKEHOLDER STAKEHOLDER PERAN
(organisasi/personal) POSISI
1. Unsur Terlaksananya acara Promoters Mendukung Dalam kapasitas
Forkopimda dan kegiatan yang jabatannya
tertib dan sukses sebagai
Forkopimda

2. Kepala SKPD Berpengaruh pada Defenders Mendukung Dalam kapasitas

kelancaran acara jabatannya
sebagai Kepala
SKPD

3. Unsur lapisan Berpengaruh pada Defenders Mendukung Dalam kapasitas

Masyarakat kelancaran acara jabatannya
sebagai unsur
lapisan
masyarakat

Stakeholder yang telah teridentifikasi, selanjutnya dimasukkan dalam sebuah

peta stakeholder seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.1
Peta Stakeholder

EMPAT KELOMPOK STAKEHOLDER

Asisten Adm Umum

Kabag Prokopim
(Latents) (Promoters)

Staf Prokopim Subkoordinator

Dokumentasi
(Defenders) Pimpinan
(Apathetics)

19
2. Penatakelolaan Aksi Perubahan

Berdasarkan identifikasi dan pemetaan stakeholder diatas, maka perlu

disusun struktur Penatakelolaan Aksi Perubahan. dalam struktur perlu
membantuk tim-tim yang akan bekerja membantu pelaksanaan aksi
perubahan. Tim yang dibuat disesuaikan dengan kebutuhan pelaksanaan
kegiatan dan tahapan kegiatan aksi perubahan. untuk itu perlu direncanakan
tujuan pembentukan tim, personil tim dan peran dari masing-masing personil
dalam tim sebagaimana yang ada pada gambar dan tabel di bawah ini :

Gambar 4.2
Struktur Penatakelolaan Aksi Perubahan

Project Sponsor
....... Stakeholders :
KABAG PROKOPIM Internal
1. Walikota
2. Sekda
3. Asisten Adm Umum
4. Kabag Prokopim
5. Unsur staf Protokol

Eksternal
Coach 1. Unsur Forkopimda
MULYA NANDA HARIANDJA, Project Leader 2. Kepala SKPD
S.Pd, M.Pd BENI YUNELDI, SH 3. Unsur lapisan
masyarakat

Mitra Kerja
Tim Efektif
Stakeholders terkait

20
 Tabel 4.3
Tim Efektif Aksi Perubahan

No. NAMA JABATAN PERAN

1 2 3 4
1. Drs. Syafnir, MM Pengarah Memberikan masukan
dan arahan terkait
pembentukan Protap
Acara Pimpinan
2. Beni Yuneldi, Sh Ketua Tim Efektif Project Leader
3. Sekretaris Tim Efektif Bertanggung jawab
atas proses
pembentukan Protap
4. Koordinator Dokumentasi Bertanggung jawab
terkait dokumentasi
5. Anggota Bertanggung jawab
terkait administrasi
6. Anggota Bertanggung jawab
terkait dokumentasi

Dalam pelaksanaan aksi perubahan membutuhkan anggaran

operasional agar semua kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaannya
dapat terpenuhi dan aksi perubahan dapat berjalan efektif, kebutuhan
anggaran tersebut meliputi :

Tabel 4.4
Pemanfaatan Anggaran

No. URAIAN BIAYA SUMBER

(Rp.) DANA
1 2 3 4
1. Alat Tulis Kantor 200.000,- Mandiri
2. Biaya cetak banner/ spanduk SOP 300.000,- Mandiri
3. Biaya snack rapat & sosialisasi 1.000.000,- Mandiri
TOTAL

21
 Dari tabel diatas dapat diketahui total estimasi anggaran yang
dibutuhkan untuk pelaksanaan aksi perubahan ini, dan estimasi biaya yang
dibutuhkan adalah sebesar Rp. 1.500.000,- (Satu juta lima ratus ribu rupiah)
sumber dana dari dana pribadi.

D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

Kendala merupakan suatu hal yang pasti akan dijumpai dalam
pelaksanaan rencana aksi perubahan, oleh karena itu kita perlu melakukan
identifikasi kendala yang mungkin akan muncul. Identifikasi kendala yang
mungkin muncul dapat dipahami sebagai suatu upaya untuk mendefinisikan
kendala yang ada dan membuat kendala tersebut dapat diatasi. Adapun
identifikasi kendala yang mungkin muncul pada rencana aksi perubahan ini
adalah sebagai berikut :

Tabel 4.5
Pengendalian Mutu Pekerjaan

KENDALA YANG
TINGKAT TINDAKAN PENANGGU TIME
No. MUNGKIN
KENDALA PERBAIKAN NG JAWAB LATE
MUNCUL
1 2 3 4 5 6

Agenda
Membagi penugasan
acara/kegiatan
tim Protokol pada Reformer
1. Kepala Daerah Sedang
setiap titik acara
yang cukup
Kepala Daerah
banyak
Adanya Kendala Menyiapkan
Pada Perangkat Sedang perangkat komputer Reformer
2.
Komputer dan dan jaringan
Jaringan cadangan
Melakukan
Masih adanya pihak-
komunikasi dan
pihak yang tidak Sedang Reformer
3. memberikan infomasi
mengikuti proses
lanjutan terkait
sesuai Protap
pentingnya Protap
Memotivasi anggota
Anggota tim kurang
tim dengan
berkompeten dalam Sedang Reformer
4. mengadakan sharing
melaksanakan
discussion
proyek perubahan
22
 BAB V
RENCANA PENGEMBANGAN POTENSI DIRI

1. Koordinasi dgn atasan

Koordinasi dengan atasan penting dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawab dalam bertugas.
 Dengan berkoordinasi dengan atasan, kita akan semakin mengerti
kebijakan daerah terutama yang terkait dengan tugas dan fungsi Sub
Bagian Protokol di Sekretariat Daerah.
 Sebelum melaksanakan tugas atau memberikan laporan, pastikan untuk
memahami kebijakan daerah yang berlaku. Hal ini akan membantu
dalam memperjelas tujuan dan sasaran kerja serta meminimalkan
kesalahan dalam melaksanakan tugas.
 Berbicara dengan atasan membantu untuk mengetahui prioritas tugas
apa yang harus dilaksanakan terlebih dahulu. Hal ini memberi kejelasan
dalam memenuhi target tugas dan tanggung jawab.
 Atasan kadang memiliki sudut pandang yang berbeda tentang cara
kerja. Dengan bersikap terbuka terhadap kritik dan saran dari atasan,
dapat membantu untuk meningkatkan performa kerja dan memenuhi
target yang ditetapkan.
 Meminta bantuan atau penjelasan mengenai tugas yang diberikan tidak
membuat kita menjadi kurang kompeten atau merendahkan diri sendiri.
Justru, bertanya pada atasan akan membantu kita dalam memahami
tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan.
 Atasan seringkali membutuhkan update tentang progres dari setiap
tugas yang diberikan. Oleh sebab itu, perlu untuk teratur memberikan
laporan dan update mengenai tugas yang telah dijalankan.
 Koordinasi dengan atasan yang baik akan membantu memperjelas
tujuan dan sasaran kerja serta meningkatkan kinerja agar tercipta iklim
kerja yang kondusif dan produktif.

23
2. Briefing bersama staf
Briefing adalah proses informasi dengan memberikan pengertian
mendalam mengenai suatu topik atau tugas dari atasan kepada
bawahannya. Briefing bisa dilakukan dalam bentuk rapat atau
pertemuan dengan tujuan menyamakan persepsi dan memperjelas arah
yang harus diambil.
Beberapa keuntungan dari Briefing bersama bawahan:
o Menjelaskan tujuan: Briefing mempertegas tujuan yang harus
dicapai bawahan. Dalam briefing ini, atasan memaparkan tujuan
yang ingin dicapai dan memberikan gambaran besar mengenai cara
kerja yang diharapkan. Hal ini membantu bawahan memahami
tugas dan tanggung jawabnya dan secara bersama dapat
membangun hubungan kerja yang lebih harmonis dan efektif.
o Memahami Peran Masing-masing: Dalam briefing, atasan juga akan
memperlihatkan peran masing-masing bawahan serta bagaimana
peran tersebut saling terkait. Hal ini akan membantu bawahan
mengenal dengan lebih jelas tugas dan kewajiban mereka.
Bawahan juga akan dapat lebih memahami bagaimana perannya
berpengaruh terhadap keseluruhan aktivitas kinerja.
o Informasi Mengenai Tugas: Dengan adanya briefing, atasan dapat
memberikan informasi rinci mengenai tugas yang harus dikerjakan
oleh bawahan. Bawahan akan memahami lebih jelas mengenai cara
kerja, persiapan dan target yang harus dicapai. Hal ini akan
meminimalisir kesalahan dan meningkatkan kinerja bawahan dalam
bekerja.
o Memotivasi Bawahan: Briefing juga dapat menjadikan momen positif
dalam menjalin relasi antara atasan dan bawahan. Atasan dapat
memberikan dorongan moril dan memberikan motivasi pada
bawahan sehingga bawahan merasa dihargai dan termotivasi untuk
bekerja lebih baik.
o Mempercepat Proses Implementasi: Dengan adanya briefing,
bawahan dapat langsung memperoleh informasi yang diperlukan
dan lebih siap dalam menghadapi tugas. Hal ini akan mempercepat
proses implementasi tugas dan memudahkan atasan dalam
24
 mengawasi dan mereview progress kerja bawahan. Dalam
melakukan briefing bersama bawahan, atasan harus
memperhatikan detail dan memastikan bahwa informasi yang
disampaikan sudah jelas dan bawahan memiliki pemahaman yang
sama. Sehingga, briefing juga memberikan dampak positif dalam
meningkatkan produktivitas kerja dan menciptakan hubungan kerja
yang lebih harmonis di perusahaan.

3. Koordinasi dengan panitia kegiatan

Sebagai petugas protokol, ada beberapa hal yang perlu dilakukan untuk
berkoordinasi dengan panitia kegiatan terkait persiapan protokoler
acara. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
 Memahami tujuan dan tema acara: Sebelum melakukan koordinasi
dengan panitia kegiatan, Anda perlu memahami tujuan dan tema
acara dengan baik, sehingga bisa membantu dalam persiapan
protokol acara dengan tepat dan sesuai.
 Menyiapkan daftar tamu: Mempersiapkan daftar tamu adalah salah
satu hal yang penting dalam protokol acara. Anda perlu
berkoordinasi dengan panitia kegiatan untuk memastikan bahwa
daftar tamu sudah tepat dan perlu diberikan update jika ada
perubahan.
 Menyusun program acara: Sebagai petugas protokol, Anda juga
perlu membantu panitia dalam menyusun program acara. Hal ini
termasuk dalam urutan acara, tata cara penghormatan pada tamu
undangan, tanda penghormatan yang akan diberikan, dan
mempersiapkan protokoler tambahan yang diperlukan, seperti
sebuat-nama panitia dan tamu undangan.
 Mengatur urutan kedatangan tamu undangan: Dalam koordinasi
dengan panitia acara lainnya, petugas protokol perlu menentukan
urutan kedatangan tamu undangan. Hal ini membantu memudahkan
tamu undangan untuk ditempatkan secara tepat dan memastikan
acara berjalan sesuai dengan rencana.
 Menyampaikan informasi dengan jelas: Petugas protokol dituntut
untuk dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan mudah
25
 dimengerti. Oleh karena itu, dalam koordinasi dengan panitia
kegiatan, perlu mengkomunikasikan secara efektif dengan panitia
kegiatan tentang tata cara protokol yang berlaku serta memperjelas
hal-hal yang masih ambigu.
 Menjaga koordinasi yang harmonis: Koordinasi dengan panitia
kegiatan memerlukan hubungan yang harmonis dan saling
mempercayai. Oleh karena itu, gunakan komunikasi yang baik, tetap
sopan, dan menghargai masukan dari semua pihak.
 Dalam koordinasi dengan panitia kegiatan, petugas protokol perlu
memperhatikan detail-detail penting agar acara yang dijalankan
berjalan dengan lancar dan sukses. Beberapa hal yang penting
perlu diperhatikan oleh petugas protokol adalah pemahaman
mengenai tujuan dan tema acara, menyiapkan daftar tamu,
menyusun program acara, mengatur urutan kedatangan tamu
undangan, menjaga koordinasi yang harmonis, dan menyampaikan
informasi dengan jelas.

26
 BAB VI

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

A. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Integritas merupakan suatu bagian dari pandangan yang bisa
dipercayai dan sikap jujur seseorang dalam menjelaskan kepercayaan
pada konteks berorganisasi. Integritas juga bagian dari inti utama
dalam etika, tetapi sebenarnya integritas tidak selalu menyangkut
perihal otonomi setiap individu dan kebersamaan seseorang, tetapi
lebih menyangkut loyalitas, kerjasama, dapat dipercaya serta
keserasian. Integritas adalah sebuah konstruk psikologis yang dinamis,
melekat pada setiap kehidupan manusia. Objektivisme integritas dalam
etika sering dianggap seperti loyalitas kepada prinsip dan nilai yang
sangat rasional. Peran kepemimpinan dalam membangun integritas
kinerja organisasi dapat ditopang oleh lima hal pokok, yaitu:

1. Etika Kepemimpinan yang terdiri dari : memimpin dengan

contoh, menetapkan harapan yang jelas, mengaplikasikan nilai-
nilai organisasi, membuat keputusan yang dipercaya, komunikasi
yang baik dengan bawahan, menilai bawahan, dan
mengembangkan keterampilan dalam memimpin.
2. Manajemen dan pengawasan aktif : Menggunakan alat
manajemen yang tersedia, melakukan proses pengawalan kerja
bawahan, evaluasi kinerja bawahan, memeriksa pengaduan.
Mengidentifikasi potensi masalah, menumbuhkan perkembangan
pembelajaran yang berkelanjutan, siap sedia untuk
mengarahkan bawahan.
3. Pemilihan orang yang tepat : mempromosikan kode etik,
menerapkan nilai-nilai organisasi, mendidik bawahan tentang
tanggung jawab etika, praktik pengambilan keputusan etis,
mengidentifikasi role model, belajar dari kesalahan, bertindak
preventif, dan memberikan penghargaan atas kinerja bawahan.

27
 4. Proses yang efektif : Konsultasi bersama bawahan, penilaian
risiko perilaku, memonitor kecenderungan, memperkuat
kebijakan, monitor kepatuhan, melakukan audit, melibatkan
dukungan, menyertakan etika dan integritas, penggunaan
skenario.

5. Pelaporan yang professional : Berbagi tanggung jawab,

mendorong pelaporan yang professional, mengaktifkan
pelaporan, mengetahui tanggung jawab, menciptakan budaya
pelaporan yang aman, memantau Kesehatan dan keselamatan,
dukungan bawahan, mencari umpan balik, dan melakukan
review penanganan pengaduan. Akuntabilitas merupakan
sebuah konsep yang tidak asing di dalam organisasi pelayanan
publik, di mana selalu menjadi sorotan publik dalam
pelaksanaannya.

Dalam proses Implementasi Aksi Perubahan yang merupakan

tahapan lanjutan dalam Pendidikan dan Pelatihan, pemimpin aksi
perubahan akan menjadi leader untuk tim efektif yang telah dibentuk.
Untuk itu diharapkan pemimpin aksi perubahan mampu membangun
integritas dalam mewujudkan aksi perubahannya dan bermanfaat bagi
organisasi agar berjalan lancar sesuai dengan tahapan milestone dan
untuk memastikan bahwa semua kegiatan pada aksi perubahan
dapat berjalan sesuai rencana.

Dalam hal ini diperlukan perencanaan dan persiapan yang

cermat, mengingat untuk mewujudkan aksi perubahan ini memerlukan
kerjasama stakeholder internal dan stakeholder eksternal di luar
Lingkungan Sekretariat Daerah KOTA BUKITTINGGI. Stakeholder
internal terdiri dari tim aksi perubahan yang berasal pejabat struktural
Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dan staf yang ditunjuk.

Sedangkan stakeholder eksternal terdiri unsur instansi vertikal,

unsur lapisan masyarakat, dan unsur pihak lainnya, dimana tentu saja
hal tersebut memerlukan komunikasi permulaan dan akhir yang

28
 intensif untuk mendapatkan dukungan dalam mewujudkan aksi
perubahan.

B. Pengelolaan Budaya Pelayanan (Pemanfaatan IT)

Menurut Spears (Spears, 2010) dalam Modul Kepemimpinan
Dalam Melaksanakan Tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (LAN,
2019), sepuluh karakteristik servant leadership yaitu sebagai berikut :

1. Mendengarkan (listening). Servant leader mendengarkan

dengan penuh perhatian kepada orang lain, mengidentifikasi dan
membantu memperjelas keinginan kelompok, juga
mendengarkan suara hati dirinya sendiri;
2. Empati (empathy). Pemimpin yang melayani adalah mereka
yang berusaha memahami rekan kerja dan mampu berempati
dengan orang lain;
3. Penyembuhan (healing). Servant leader mampu menciptakan
penyembuhan emosional dan hubungan dirinya, atau hubungan
dengan orang lain, karena hubungan merupakan kekuatan untuk
transformasi dan integrasi;
4. Kesadaran (awareness). Kesadaran untuk memahami isu-isu
yang melibatkan etika, kekuasaan, dan nilai-nilai. Melihat situasi
dari posisi yang seimbang yang lebih terintegrasi;
5. Persuasi (persuasion). Pemimpin yang melayani berusaha
meyakinkan orang lain daripada memaksa kepatuhan. Ini adalah
satu hal yang paling membedakan antara model otoriter
tradisional dengan servant leadership;
6. Konseptualisasi (conceptualization). Kemampuan melihat
masalah dari perspektif konseptualisasi berarti berfikir secara
jangka panjang atau visioner dalam basis yang lebih luas;
7. Kejelian (foresight). Jeli atau teliti dalam memahami pelajaran
dari masa lalu, realitas saat ini, dan kemungkinan konsekuensi
dari keputusan untuk masa depan;

8. Keterbukaan (stewardship). Menekankan keterbukaan dan

persuasi untuk membangun kepercayaan dari orang lain;
9. Komitmen untuk pertumbuhan (commitment to the growth of
29
 people). Tanggung jawab untuk melakukan usaha dalam
meningkatkan pertumbuhan profesional karyawan dan
organisasi
10. Membangun komunitas (building community). Mengidentifikasi
cara untuk membangun komunitas.
Di dalam pelaksanaan aksi perubahan ini, komunikasi yang
intensif serta pemanfaat IT dilakukan dengan semua pihak agar
tahapan yang dilaksanakan berjalan efektif dan efisien melalui
penyesuaian dan adaptasi dengan tetap memperhatikan kaidah
integritas, konsep kepemimpinan melayani, dan akuntabilitas agar
tujuan dan manfaat aksi perubahan tercapai optimal.

Tabel 5.1
Pengelolaan Budaya Pelayanan dan Pemanfaatan Teknologi
Informasi

No Jabatan Ketugasan Budaya Pelayanan Pemanfaatan

(Tugas diSK) IT
1 Sekretaris 1. Memberikan arahan umum Konseptualisasi dan Komunikasi
Daerah dalam pelaksanaan aksi mendengarkan, saat melalui
sebagai perubahan; membersamai WhatsApp.
Pembina 2. Melaporkan permasalahan dan pelaksanaan aksi
(Sponsor). usulan penyelesaian masalah. perubahan.
3. Menginspirasi, memotivasi,
dan meng-encourage
Project Leader dalam aksi
perubahan yang dilakukan

30
2 Kepala 1. Mengarahkan, membimbing, Mendengarkan dan Komunikasi
Bagian mendukung dan memotivasi kejelian, saat melalui
Protokol dan aksi perubahan yang Project WhatsApp
Komunikasi dilaksanakan Projec tLeader.
dan email.
Pimpinan 2. Memfasilitasi, mendukung dan
(Mentor) mendorong terlaksananya
aksi
perubahan yang
dilaksanakan Project
Leader;
3. Membantu komunikasi dan
koordinasi dengan
stakeholder eksternal diluar
yang menjadi kewenangan dari
Project Leader:
4. Memberikan alternatif-
alternatif solusi dan strategi
agar aksi perubahan
terlaksana dengan sukses,
lancar, aman dan terkendali

3 Widya Iswara 1. Membimbing dan Mendengarkan dan Komunikasi

PPSDM memberikan arahan dalam kejelian, dalam langsung dan
Regional penyelesaian aksi perubahan; transfer dan share melalui
Bukittinggi dan knowledge WhatsApp, dan
(Coach) 2. Melakukan monitoring dan penyusunan Zoom Meeting.
evaluasi perkembangan Laporan dan Bukti
pelaksanaan aksi aksi perubahan
perubahan

4 Kepala Sub 1. Memimpin pelaksanaan sejak dari Persuasi dan Komunikasi

Bagian persiapan, perancangan, keterbukaan, saat langsung dan
Protokol koordinasi internal, membersamai melalui
(Project implementasi dan pelaporan aksi koordinator dan WhatsApp Grup.
Leader) perubahan; anggota Tim dalam
2. Membangun tim kerja sesuai pelaksanaan aksi
arahan mentor; perubahan.
3. Mengkomunikasikan dan
mendiskusikan progres
perkembangan pelaksanaan,
masalah dansolusi kepada tim;
4. Melaporkan permasalahan yang
terjadi dan belum terselesaikan
kepada Mentor; dan
5. Melakukan penyusunan

laporan implementasi aksi

perubahan.
5 Pranata Humas Mengkomunikasikan pada Project Empati dan kejelian, Komunikasi
(Sub Koordinator Leader, apabila ditemukan saat membersamai langsung dan
Fasilitasi permasalahan dalam anggota Tim melalui
Komunikasi pelaksanaan ketugasan Tim Penyusun dalam WhatsApp Grup,
Pimpinan) Penyusun. pelaksanaan aksi Email.
perubahan.

6 Pranata Humas Mengkomunikasikan pada Project Empati dan kejelian, Komunikasi

(Sub Koordinator Leader, apabila ditemukan saaat membersamai langsung dan
Dokumentasi permasalahan dalam anggota Tim melalui
Kegiatan pelaksanaan ketugasan Tim Penyusun dalam WhatsApp Grup,
Pimpinan) Penyusun. pelaksanaan aksi Email.
perubahan.

31
7 Fungsional Umum 1. Membantu pelaksanaan rapat/ Empati dan kejelian, Komunikasi
(staf) koordinasi; saaat membersamai langsung dan
2. Menyiapkan dan anggota Tim melalui
mendistribusikan peralatan dan Penyusun dalam WhatsApp Grup,
sarana pendukung pelaksanaan pelaksanaan aksi Email.
aksi perubahan; perubahan.
3. Menyiapkan dan
mendistribusikan akomodasi untuk
pelaksanaan aksi perubahan
4. Menyiapkan dan
menyelesaikan administrasi teknis
pelaksanaan aksi perubahan;
5. Mengkompilasikan dokumentasi
dan catatan
notulensi hasil aksi perubahan di
tiap tim; dan
Menyampaikan ke Koordinator Tim
Penyusun saat ada permasalahan.

C. Pengelolaan Tim
Dalam era globalisasi satu sama lain saling terhubung dalam
sebuah jaringan sosial maupun bisnis. Dulu ketika dalam masa
pandemik dimana kita diharuskan bekerja dari rumah (work from home)
sekarang pemerintah mencanangkan (work from anywhere) dimana kita
harus membangun jejaring dan kolaborasi ini menjadi tantangan
tersendiri karena tidak adanya tatap muka dan pertemuan untuk
memperkuat jejaring kerja ini. Dengan demikian kebutuhan akan
Jejaring Kerja (networking) adalah sebuah keharusan yang menjadi
prioritas dalam organisasi.

Dengan kata lain, menjalin hubungan sosial dengan siapa pun

menjadi bagian penting dalam segala aktivitas kehidupan setiap
organisasi, tidak terkecuali didalam melaksanakan tugas keprotokolan
Kepala Daerah. Jejaring kerja adalah salah satu kegiatan penting
dalam berorganisasi yang pada dasarnya agar tujuan organisasi dapat
tercapai dengan efektif dan efisien. Dengan melakukan koordinasi dan
kolaborasi antar bagian dari satu organisasi atau dengan organisasi
lain, akan memudahkan setiap individu mengatasi masalah untuk
tujuan bersama.

Membangun jejaring kerja dan kolaborasi pada hakekatnya adalah

sebuah proses membangun komunikasi atau hubungan, berbagi ide,
informasi dan sumber daya atas dasar saling percaya (trust) dan saling
menguntungkan diantara pihak-pihak yang bermitra. Berdasarkan
32
pengertian tersebut membangun jejaring kerja dapat dilakukan jika
pihak-pihak yang bermitra mengikuti aturan atau ketentuan sebagai
berikut :

1. Ada dua pihak atau lebih organisasi/ lembaga.

2. Memiliki kesamaan visi dalam mencapai tujuan
organisasi/ lembaga.
3. Ada kesepakatan/ kesepahaman.
4. Saling percaya dan membutuhkan.
5. Komitmen bersama untuk mencapai tujuan yang lebih besar.
Tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam
membangun jejaring kerja dan kolaborasi yaitu :

a. Meningkatkan partisipasi para pihak. Salah satu tujuan

membangun jejaring kerja adalah membangun kesadaran para
pihak terhadap eksistensi organisasi tersebut, menumbuhkan minat
dan meningkatkan partisipasi para pihak dalam pengembangan
organisasi;
b. Peningkatan mutu dan relevansi atas dinamika perubahan/
perkembangan yang cepat. Organisasi dituntut untuk terus
melakukan inovasi, peningkatan mutu dan relevansi program yang
dibuatnya sesuai tujuan dasar organisasi atau program/ kegiatan.
Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam membangun
jejaring dan kolaborasi adalah :

a. adanya kesamaan visi, misi, dan tujuan organisasi.

b. adanya saling percaya.
c. saling menguntungkan.
d. meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
e. adanya komunikasi timbal balik.
f. adanya komitmen yang kuat antar pihak.
Dalam kaitannya dengan aksi perubahan maka membangun
jaringan dan kolaborasi harus dilakukan dengan 6 (enam) prinsip di
atas, baik kepada institusi di dalam Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan, maupun dengan pihak eksternal lainnya di luar instansi.
Terkait pengaruh dan kepentingan masing-masing Stakeholder dalam
33
 membangun sistem ini, project leader telah memetakan sumber daya
sesuai dengan pengaruh dan kepentingannya terhadap sistem ini.
Pemetaan sumber daya dibagi menjadi sumber daya internal dan
eksternal.

1. Sumberdaya Internal. Sumber daya internal yang dapat

dimanfaatkan dalam pembangunan sistem ini adalah :
a. Kepala Daerah
b. Sekretaris Daerah
c. Asisten Administrasi Umum
d. Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
e. Pranata Humas (Sub Koordinator Fasilitasi Komunikasi
Pimpinan)
f. Pranata Humas (Sub Koordinator Pendokumentasian
Tugas Pimpinan)
g. Staf/ Fungsional umum pada Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan
2. Sumber Daya Eksternal. Sumber daya eksternal yang dapat
mendukung pengembangan sistem ini antara lain :
a. Kepala Bagian Hukum
b. Kepala Bagian Organisasi
Dalam beberapa pertemuan, stakehoders memberikan dukungan
dan tanggapan/ respon yang positif terhadap penyusunan dan
penerapan SOP ini. Dukungan dan tanggapan/respon positif diperoleh
dari stakeholder internal yaitu Kepala Daerah, Sekretaris Daerah,
Asisten Administrasi Umum, serta Kepala Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan.

Kolaborasi yang terjalin dengan sangat baik dari stakeholder

external yaitu Kepala Bagian Hukum ikut membantu dalam administrasi
(SK) Surat Keputusan. Kepala Bagian Organisasi membantu dan
memfasilitasi serta memberikan masukan didalam penyusunan Standar
Operasional Prosedur pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah.

34
 Tabel 5.2

FORM/MATRIK IMPLEMENTASI
AKSI PERUBAHAN

Nama Aksi : PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA PELAKSANAAN ACARA DAN KEGIATAN KEPALA
Perubahan DAERAH PEMERINTAH KOTA BUKITTINGGI

Kendala dan
Program Aksi/ Indikator Persentase
No. Tanggal Capaian Upaya Bukti Fisik Halm.
Kegiatan Keberhasilan Capaian
Penyelesaiann
ya
Sept-
Nov JANGKA PENDEK
2023
1 Tahap Persiapan Terbentuknya Tim Tim efektif 100%
Aksi Perubahan. tersusun.
1.1 Jum’at Koordinasi dengan 1. Dukungan Stakeholder 100% Kendala: 1. Undangan, dll
30 Sept 2023 Stakeholder: pelaksanaan aksi Internal dan Tidak Ada 2. SK
Stakeholder Internal perubahan Eksternal menjadi 3. Dokumentasi
Bagian Protokol & 2. Kesamaan Promoters yang
Komunikasi pemahaman memahami dan
Pimpinan : untuk mendukung serta
1. Laporan kepada keberhasilan
bersedia
Sekretaris Daerah pelaksanaan
berkolaborasi
2. Laporan Kepada Aksi Perubahan
Asisten 3. Terbentuknya untuk keberhasilan
Administrasi Umum Tim Efektif Aksi perubahan
3. Koordinasi 4. Pembagian
dengan Bagian Tugas Tim
Hukum dan Efektif
Bagian
Organisasi

35
1.2 Rabu Melaksanakan rapat 1. Dukungan Stakeholder 100% Kendala: 1.Undangan, dll
12 okt 2023 penyusunan SOP pelaksanaan aksi Internal dan Tidak Ada 2. SOP
Bersama Tim Efektif perubahan Eksternal menjadi 3. Dokumentasi
dan stakeholder terkait 2. Kesamaan Promoters yang
pemahaman
memahami dan
untuk
mendukung serta
keberhasilan
pelaksanaan Aksi bersedia
Perubahan berkolaborasi
3. Tersusunnya untuk keberhasilan
SOP Aksi perubahan

1.3 Selasa Pelaksanaan 1. Dukungan Stakeholder 100 % Kendala: 1.Undangan, dll

25 Okt 2023 Sosialisasi SOP pelaksanaan aksi Internal dan Tidak Ada 2. Bahan sosialisasi
perubahan Eksternal menjadi 3. Dokumentasi
2. Kesamaan Promoters yang
pemahaman
memahami dan
untuk
mendukung serta
keberhasilan
pelaksanaan Aksi bersedia
Perubahan berkolaborasi
3. Terlasananya untuk keberhasilan
sosialisasi SOP Aksi perubahan

36
 Kendala dan
Program Aksi/ Indikator Persentase
No. Tanggal Capaian Upaya Bukti Fisik Halm.
Kegiatan Keberhasilan Capaian
Penyelesaiannya
2 Tahap Pelaksanaan DiterapkannyaSOP Terlaksananya
Pelaksanaan acara acara KDH
& kegiatan KDH

2.1 Rabu Pelaksanaan uji coba Dilakukannya persiapan Tim aksi 100% Kendala : Dokumentasi
26 Okt 2023 SOP pada acara dan dan pelaksanaan acara perubahan Tidak ada
kegiatan KDH dan kegiatan KDH memahami
dengan menerapkan uji tugas pada
coba SOP tiap tahapan uji
coba

2.2 Rabu 16 Nov Melaksanakan rapat Dilaksanakannya rapat Terlaksananya Kendala : 1.Undangan, dll
2023 evaluasi terkait evaluasi Bersama tim rapat evaluasi 100% Tidak ada 2. Bahan sosialisasi
pelaksanaan uji coba SOP efektif dan stakeholder SOP 3. Dokumentasi
terkait pelaksanaan uji
coba SOP

37
 BAB VII
DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

A. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

Aksi perubahan yang dilakukan berdasarkan tahapan milestone yang
di susun oleh Project Leader telah dilaksanakan dengan baik berkat
kerjasama dan dukungan dari Tim Internal maupun eksternal sehingga
apa yang telah direncanakan dapat terealisasi sebagaimana harapan dari
Project Leader. Dalam mewujudkan seluruh tahapan milestone yang telah
direncanakan, project leader mengedepankan prinsip-prinsip
transformational leadership pada seluruh Stakeholder yang terlibat baik
dari organisasi internal Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi maupun dari pihak eksternal yang
terlibat secara langsung. Tentunya segala tahapan terdapat beberapa
hambatan, namun hambatan tersebut dapat diatasi sebagai bentuk
komitmen dengan tujuan keberhasilan terhadap aksi perubahan kearah
yang lebih baik dan juga dapat bermanfaat bagi keberlanjutan di masa
yang akan datang.

1. KINERJA AWAL ORGANISASI :

a. Sering terjadinya miskomunikasi di dalam pelaksanaan acara dan

kegiatan Kepala Daerah;

b. Penyelenggara acara sering menyampaikan acara kepada

pimpinan secara langsung tanpa menginformasikan kepada pihak
protokol;

c. Seringnya pelaksanaan acara Kepala Daerah dilakukan secara

tiba-tiba/ mendadak;

d. Kurangnya jumlah personil yang memadai pada Sub Bagian

Protokol.

38
 2. KINERJA AKSI PERUBAHAN :

Pada awal bulan Oktober tahun 2023 Project Leader selaku

Kasubbag Protokol pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi telah melakukan penyusunan
rencana penerapan SOP sebagai berikut :

Tabel 6.1

Capaian dalam kinerja aksi perubahan

REALISASI
TARGET JANGKA TARGET JANGKA
INDIKATOR ISU KONDISI SAAT INI CAPAIAN SETELAH
MENENGAH PANJANG
2 BULAN

Sering terjadinya Masih terjadinya Miskomunikasi Terlaksananya Terwujudnya

miskomunikasi di miskomunikasi di didalam acara dan setiap
dalam pelaksanaan dalam pelaksanaan pelaksanaan kegiatan Kepala pelaksanaan
acara dan kegiatan acara dan kegiatan acara dan Daerah sesuai acara dan
Kepala Daerah Kepala Daerah kegiatan Kepala Standar kegiatan Kepala
Daerah telah Operasional Daerah yang
Prosedur tertib dan sukses
mengalami
perbaikan 75%
Penyelenggara Penyelenggara 75%
acara sering acara sering Penyelenggara
menyampaikan menyampaikan acara telah
acara kepada acara kepada menginformasikan
pimpinan secara pimpinan secara kepada Protokol
langsung tanpa langsung tanpa terkait acara yang
menginformasikan menginformasikan akan melibatkan
kepada pihak kepada pihak Kepala Daerah
protokol protokol

Sering terjadinya Masih terjadinya 75% Pelaksanaan

pelaksanaan acara pelaksanaan acara acara Kepala
Kepala Daerah Kepala Daerah Daerah sudah
dilakukan secara dilakukan secara dilaksanakan
tiba-tiba/ mendadak. tiba-tiba/ sesuai dengan
mendadak. SOP

Kurangnya jumlah Masih kurangnya Telah dilakukan

personil yang jumlah personil perbantuan
memadai pada Sub yang memadai personil dari
Bagian Protokol pada Sub Bagian Subag lainnya
Protokol guna mendukung
kelancaran tugas
pada Subag
Protokol

39
B. Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat yang dirasakan dengan adanya Standar Operasional
Prosedur (SOP) pelaksanaan acara dan kegiatan Kepala Daerah ini
adalah sebagai berikut :

a. Bagi Organisasi
Standar Operasional Prosedur dapat memudahkan
personil protokol dalam melakukan koordinasi, persiapan dan
pelaksanaan acara Kepala Daerah, sehingga acara dapat
berjalan dengan tertib dan sukses sesuai dengan skenario yang
telah diatur.

b. Bagi Kepala Daerah

Standar Operasional Prosedur ini dapat memberikan
kenyamanan dan kelancaran acara bagi Kepala Daerah sendiri
sebagai pengguna pelayanan.

c. Bagi Stakeholders
Standar Operasional Prosedur ini dapat memberikan
petunjuk dan kejelasan bagi stakeholders dan masyarakat terkait
alur pengusulan dan rencana pelaksanaan acara dan kegiatan
yang ingin melibatkan atau menghadirkan Kepala Daerah.

40
 BAB VIII
KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

A. Target Capaian Jangka Menengah

Pelaksanaan aksi perubahan yang transformer lakukan ini
merupakan tahapan jangka pendek, tetapi penerapan Standar
Operasional Prosedur (SOP) pada acara dan kegiatan Kepala
Daerah terus berlanjut ketahapan selanjutnya yaitu tahapan jangka
menengah dan jangka Panjang. Tindak lanjut kegiatan jangka
pendek aksi perubahan adalah dengan menetapkan target capaian
jangka menengah dan jangka panjang. Untuk tahapan jangka
menengah seperti tabel dibawah ini :

Tabel 7.1

Capaian Jangka Menengah

No. TAHAPAN UTAMA/ KEGIATAN HASIL/ WAKTU

MILESTONE OUTPUT PALING
LAMBAT
1 2 3 4 5
1. TUJUAN JANGKA MENENGAH : Terlaksananya acara dan kegiatan Kepala Daerah sesuai
Standar Operasional Porsedur.

1. Pelaksanaan acara dan 1.Melakukan 1. Susunan acara 1 Januari

kegiatan Kepala Daerah koordinasi 2.sarana 2023
sesuai dengan SOP 2.Menyiapkan draft prasarana
susunan acara pendukung
3.Memastikan acara
kelengkapan sarana
prasarana
pendukung acara

Akselerasi tahapan jangka menengah ini merupakan perwujudan

dari kelanjutan pelaksanaan tahapan yang telah dilakukan pada tahap
jangka pendek.

41
 B. Target Capaian Jangka Panjang
Didalam keberlangsungan dari aksi perubahan ini perlu adanya target
lebih lanjut pada tahap jangka Panjang dalam pengembangannya. Hal
tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 7.2

Capaian Jangka Panjang

No. TAHAPAN UTAMA/ KEGIATAN HASIL/ WAKTU

MILESTONE OUTPUT PALING
LAMBAT
1 2 3 4 5
1. TUJUAN JANGKA PANJANG : Terwujudnya setiap pelaksanaan acara dan kegiatan
Kepala Daerah yang tertib dan sukses.

1. Perwujudan setiap 1.Melakukan setiap 1.Tertib dan 2024

pelaksanaan acara dan acara dan kegiatan suksesnya setiap
kegiatan Kepala Daerah Kepala Daerah acara dan
yang tertib dan sukses dengan tertib dan kegiatan Kepala
sukses Daerah

42
 BAB XI

PENUTUP

A. Kesimpulan
Aksi perubahan yang dilakukan oleh Project Leader kali ini
Permintaan dukungan dari seluruh pihak untuk kelancaran aksi
perubahan ini menuju pelaksanaan setiap acara dan kegiatan
Kepala Daerah yang tertib dan sukses pada Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi
diharapkan dapat memberikan keserasian dan adanya satu sikap
didalam mensukseskan setiap kegiatan atau acara yang
dilaksanakan. Tidak sekedar bersifat teknis administratif semata,
melainkan bagaimana koordinasi dan teknis pelaksanaan
dilapangan dapat berjalan sesuai dengan skenario yang telah
disiapkan.

Adanya dukungan dari seluruh stakeholder yang ada

sangat membantu didalam pengembangan aksi perubahan ini.

B. Saran

a. Penerapan Standar Operasional Prosedur pada pelaksanaan

acara dan kegiatan Kepala Daerah perlu untuk selalu dilakukan
dan dikoordinasikan dengan pihak pelaksana acara.

b. Pengetahuan serta pemahaman sumber daya manusia

pendukung didalam penerapan dan pelaksanaan SOP ini perlu
untuk selalu ditingkatkan.

c. Kedepan perlu dilakukan penyempurnaan – penyempurnaan

didalam penerapan SOP ini sesuai dengan kebutuhan situasi dan
kondisi dimasa yang akan datang.

43
 DAFTAR PUSTAKA

Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 tentang

Keprotokolan.

Peraturan Walikota Bukittinggi Nomor 24 Tahun 2022 tentang Kedudukan,

Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat
Daerah.

Spears, L. C. (2010). Character and servant leadership: Ten

characteristics of effective, caring leaders. The Journal of Virtues &
Leadership.

44
 LAMPIRAN

FORMULIR PESERTA

Nama : BENI YUNELDI, SH

NIP : 19751107 200801 1 002

Jabatan : Kepala Sub Bagian Protokol

Instansi : Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi

Program :

SKO
R1-
Komponen Sub Komponen 10
1 Mengingatkan rekan kerja atau bawahan untuk
bertindak sesuai dengan nilai, norma, dan etika 9
organisasi dalam segala situasi dan kondisi.
2 Menunjukkan komitmen dan tanggung jawab terhadap
10
penyelesaian tugas yang diembannya.
3 Mengingatkan rekan kerja atau bawahan untuk
melaksanakan tugas dan fungsi mereka sesuai dengan
9
tenggat waktu yang ada dan mematuhi ketentuan terkait
waktu kerja yang berlaku dalam organisasi.
INTEGRITAS 4 Memberikan informasi yang dapat dipercaya kepada
9
orang lain/ pihak lain sesuai dengan etika organisasi.
5 Menerapkan norma atau aturan yang berlaku dalam
organisasi secara konsisten dalam setiap situasi dalam 9
lingkup pekerjaannya.
6 Memberikan argumen dengan disertai pemahaman atas
ketentuan yang berlaku di organisasi dan
9
konsekuensinya dalam mengingatkan atau mengajak
rekan kerja/ bawahan dalam penegakan aturan.
JUMLAH 9,17
KERJASAMA 7 Menyampaikan informasi dengan cukup jelas baik
secara tertulis maupun lisan dalam menunjang 9
kelancaran kerja pada unit/tim yang dipimpinnya.
8 Melakukan koordinasi yang efektif dengan pihak-pihak
relevan di lingkup satuan kerja/organisasi dalam rangka 10
menjamin kineja di lingkup unitnya.
9 Aktif menjalin komunikasi dengan pemangku
kepentingan eksternal organisasi dalam rangka
9
menunjang kualitas layanan yang diselenggarakan
organisasi
10 Merespon dengan positif adanya perbedaan atau
kemajemukan dalam unit/tim kerja sehingga tetap fokus 9
pada tujuan kerja yang disepakati.
11 Bertanggungjawab terhadap peran atau tugasnya dalam 9
rangka mencapai sasaran atau tujuan tim yang telah
disepakati.

45
 JUMLAH 9,20
12 Aktif mencari informasi kebutuhan pemangku
kepentingan dan memberikan penjelasan mengenai
prosedur standar pelayanan yang berlaku sebagai 9
upaya pemenuhan pelayanan publik yang efektif dan
efisien.
13 Aktif mengembangkan kemampuan untuk
menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan dalam 9
pemberian pelayanan publik.
14 Menggunakan cara yang beragam untuk memastikan
MENGELOLA bawahan memahami arahan penyelesaian tugas yang
PERUBAHAN 9
sesuai dengan target kerja yang diberikan dan SOP
yang berlaku
15 Mencari metode kerja alternatif yang lebih efektif untuk
menyesaikan pekerjaan terutama ketika menghadapi 9
hambatan
16 Proaktif mencari peluang perbaikan yang perlu
dilakukan untuk meningkatkan kualitas pemberian 10
pelayan publik.
JUMLAH 9,20

46
 FORMULIR MENTOR
Nama
Nama Peserta : BENI YUNELDI, SH Mentor : Drs. SYAFNIR, MM

NIP : 19751107 200801 1 002 NIP :

Jabatan : Kepala Sub Bagian Protokol Jabatan : Asisten Administrasi Umum

Instansi : Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi Instansi :

Sekretariat Daerah Kota
Program : Bukittinggi

Sub Komponen SKOR 1 - 10

Komponen
INTEGRITAS 1 Mengingatkan rekan kerja atau
bawahan untuk bertindak sesuai
dengan nilai, norma, dan etika 9
organisasi dalam segala situasi dan
kondisi.
2 Menunjukkan komitmen dan
tanggung jawab terhadap
9
penyelesaian tugas yang
diembannya.
3 Mengingatkan rekan kerja atau
bawahan untuk melaksanakan
tugas dan fungsi mereka sesuai
dengan tenggat waktu yang ada 9
dan mematuhi ketentuan terkait
waktu kerja yang berlaku dalam
organisasi.
4 Memberikan informasi yang dapat
dipercaya kepada orang lain/ pihak 9
lain sesuai dengan etika organisasi.
5 Menerapkan norma atau aturan
yang berlaku dalam organisasi
secara konsisten dalam setiap 9
situasi dalam lingkup
pekerjaannya.
6 Memberikan argumen dengan 9
disertai pemahaman atas
ketentuan yang berlaku di
organisasi dan konsekuensinya
dalam mengingatkan atau

47
 mengajak rekan kerja/ bawahan
dalam penegakan aturan.
JUMLAH 9
9 Menyampaikan informasi dengan
cukup jelas baik secara tertulis
maupun lisan dalam menunjang 9
kelancaran kerja pada unit/tim
yang dipimpinnya.
10 Melakukan koordinasi yang efektif
dengan pihak-pihak relevan di
lingkup satuan kerja/organisasi 9
dalam rangka menjamin kineja di
lingkup unitnya.
11 Aktif menjalin komunikasi dengan
pemangku kepentingan eksternal
KERJASAMA organisasi dalam rangka 8
menunjang kualitas layanan yang
diselenggarakan organisasi
12 Merespon dengan positif adanya
perbedaan atau kemajemukan
dalam unit/tim kerja sehingga 9
tetap fokus pada tujuan kerja yang
disepakati.
13 Bertanggungjawab terhadap peran
atau tugasnya dalam rangka
8
mencapai sasaran atau tujuan tim
yang telah disepakati.
JUMLAH 8,60
MENGELOLA 14 Aktif mencari informasi kebutuhan
PERUBAHAN pemangku kepentingan dan
memberikan penjelasan mengenai
prosedur standar pelayanan yang 9
berlaku sebagai upaya pemenuhan
pelayanan publik yang efektif dan
efisien.
15 Aktif mengembangkan
kemampuan untuk menyesuaikan
diri dengan tuntutan perubahan 9
dalam pemberian pelayanan
publik.
16 Menggunakan cara yang beragam 8
untuk memastikan bawahan
memahami arahan penyelesaian
tugas yang sesuai dengan target
kerja yang diberikan dan SOP yang

48
 berlaku
17 Mencari metode kerja alternatif
yang lebih efektif untuk
9
menyesaikan pekerjaan terutama
ketika menghadapi hambatan
18 Proaktif mencari peluang
perbaikan yang perlu dilakukan
10
untuk meningkatkan kualitas
pemberian pelayan publik.
JUMLAH 9,00

49
 REKAP NILASI PESERTA
Nama : BENI YUNELDI, SH
NIP : 19751107 200801 1 002
Jabatan : Kepala Sub Bagian Protokol
Instansi : Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi
Program :

Komponen Sub Komponen Nilai Kualifikasi

Tanggung jawab 9 Istimewa
Komitmen 10 Istimewa
Kedisplinan 9 Istimewa
Integritas Kejujuran 9 Istimewa
Konsistensi 9 Istimewa
Pengambilan Keputusan Dilematis 9 Istimewa
Rata-Rata 9,17 Istimewa
Kerjasama Internal 9 Istimewa
Kerjasama Eksternal 10 Istimewa
Komunikasi 9 Istimewa
Kerjasama
Fleksibilitas 9 Istimewa
Komitmen dalam Tim 9 Istimewa
Rata-Rata 9,20 Istimewa
Orientasi Pelayanan 9 Istimewa
Adaptabilitas 9 Istimewa
Pengembangan diri dan orang lain 9 Istimewa
Mengelola Perubahan
Orientasi pada hasil 9 Istimewa
Inisiatif 10 Istimewa
Rata-Rata 9,20 Istimewa
Rata-Rata Nilai
Sikap Perilaku : 9,19 Istimewa

Keterangan Kualifikasi
9-10 Istimewa
7-8.99 Baik
5-6.99 Cukup
3-4.99 Kurang
1-2.99 Sangat Kurang

50
 REKAP NILAI MENTOR
Nama Peserta : BENI YUNELDI, SH Nama Mentor : Drs. SYAFNIR, MM
NIP : 19751107 200801 1 002 NIP: : 1969081619900310061
Kepala Sub Bagian
Jabatan : Protokol Jabatan : Asisten Administrasi Umum
Sekretariat Daerah Kota Sekretariat Daerah Kota
Instansi : Bukittinggi Instansi : Bukittinggi
Program :

Komponen Sub Komponen Nilai Kualifikasi

Tanggung jawab 9 Istimewa
Komitmen 9 Istimewa
Kedisplinan 9 Istimewa
Kejujuran 9 Istimewa
Integritas
Konsistensi 9 Istimewa
Pengambilan Keputusan
Dilematis 9 Istimewa
Rata-Rata 9,00 Istimewa
Kerjasama Internal 9 Istimewa
Kerjasama Eksternal 9 Istimewa
Komunikasi 8 Baik
Kerjasama
Fleksibilitas 9 Istimewa
Komitmen dalam Tim 8 Baik
Rata-Rata 8,60 Baik
Orientasi Pelayanan 9 Istimewa
Adaptabilitas 9 Istimewa
Pengembangan diri dan
Mengelola
orang lain 8 Baik
Perubahan
Orientasi pada hasil 9 Istimewa
Inisiatif 10 Istimewa
Rata-Rata 9,00 Istimewa
Rata-Rata Nilai Sikap Perilaku : 8,87 Baik

Keterangan Kualifikasi
9-10 Istimewa
7-8.99 Baik
5-6.99 Cukup
3-4.99 Kurang
1-2.99 Sangat Kurang

51
 REKAP NILAI GABUNGAN PESERTA DAN MENTOR
Nama
Nama : BENI YUNELDI, SH Mentor : Drs. SYAFNIR, MM
NIP : 19751107 200801 1 002 NIP: : 1969081619900310061
Asisten Administrasi
Jabatan : Kepala Sub Bagian Protokol Jabatan : Umum
Instansi : Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi Instansi : Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi
Program : 0

Nilai
Sub Pesert Nilai Kualifikas
Komponen Komponen a Mentor Nilai Rata-Rata i
Tanggung jawab 9 9 9,00 Istimewa
Komitmen 10 9 9,30 Istimewa
Kedisplinan 9 9 9,00 Istimewa
Integritas Kejujuran 9 9 9,00 Istimewa
Konsistensi 9 9 9,00 Istimewa
Pengambilan
Keputusan 9 9 9,00 Istimewa
Rata-Rata 9,17 9,00 9,05 Istimewa
Kerjasama
Internal 9 9 9,00 Istimewa
Kerjasama
Eksternal 10 9 9,30 Istimewa
Kerjasama Komunikasi 9 8 8,30 Baik
Fleksibilitas 9 9 9,00 Istimewa
Komitmen
dalam Tim 9 8 8,30 Baik
Rata-Rata 9,20 8,60 8,78 Baik
Pelayanan
Publik 9 9 9,00 Istimewa
Adaptabilitas 9 9 9,00 Istimewa
Pengembanga
Mengelola n orang lain 9 8 8,30 Baik
Perubahan
Orientasi pada
hasil 9 9 9,00 Istimewa
Inisiatif 10 10 10,00 Istimewa
Rata-Rata 9,20 9,00 9,06 Istimewa
Rata-Rata
Nilai
Sikap
Perilaku : 9,19 8,87 8,96 Baik

Keterangan Kualifikasi
9-10 Istimewa
7-8.99 Baik

52
 5-6.99 Cukup
3-4.99 Kurang
1-2.99 Sangat Kurang

REKAP NILAI AKHIR SIKAP PERILAKU PESERTA

BENI YUNELDI,
Nama Peserta : SH Nama Mentor : Drs. SYAFNIR, MM
NIP : 19751107 200801 1 002 NIP: : 1969081619900310061
Asisten Administrasi
Jabatan : Kepala Sub Bagian Protokol Jabatan : Umum
Sekretariat Daerah Kota Sekretariat Daerah Kota
Instansi : Bukittinggi Instansi : Bukittinggi
Program :

Nilai Komponen
Sub
Kompo Sub
Kualifikasi Total
nen Komponen
Sub Komponen
Sub Komponen Kerjasa Mengelola Rata-Rata Total
Integritas ma Perubahan Sub Komponen
Peserta 9,17 9,20 9,20 9,19 Istimewa
Mentor 9,00 8,60 9,00 8,87 Baik
Nilai Rata-Rata
Per Sub 9,05 8,78 9,06 8,96 Baik
Komponen
Kualifikasi Per Sub
Komponen
Istimewa Baik Istimewa Baik

Keterangan Akhir Sikap

Kualifikasi Perilaku
9-10 Istimewa
8,96
7-8.99 Baik
5-6.99 Cukup Kualifikasi:
3-4.99 Kurang Baik
1-2.99 Sangat Kurang

REKOMENDASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI:

Istimewa : Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap
nilai gabungan, peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam
bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya
dengan bimbingan dan pendampingan sebagai bekal pengayaan sikap perilaku untuk
menduduki jabatan pimpinan yang lebih tinggi
Baik : Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap
nilai gabungan, peserta perlu diberikan pengayaan pengembangan potensi diri dalam
bentuk kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya
dengan bimbingan dan pendampingan yang terjadwal sebagai bekal pendalaman sikap
perilaku dalam jabatan pimpinan pengawas
Cukup : Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap
nilai gabungan, peserta perlu diberikan program pengembangan potensi diri dalam bentuk
kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan
bimbingan dan pendampingan yang terjadwal sebagai bekal penguatan sikap perilaku
dalam menduduki jabatan pengawas
Kurang : Memperhatikan nilai pada sub komponen pada Formulir Peserta atau Mentor dan Rekap

53
Sangat Kurang : nilai gabungan, peserta perlu diberikan program pengembangan potensi diri dalam bentuk
kegiatan-kegiatan yang terukur pada saat melaksanakan aksi perubahannya dengan
bimbingan, pendampingan yang sangat ketat dan sebaiknya agar melibatkan unit
pengelola kepegawaian instansi asal peserta sebagai bekal penguatan sikap perilaku
dalam menduduki jabatan pengawas

DATA RIWAYAT HIDUP

Nama : BENI YUNELDI, SH

NIP : 19751107 200801 1 002

Tempat /Tanggal Lahir : Bukittinggi / 07 Juli 1975

Jenis Kelamin : Laki- Laki

Alamat : Jl. Mutiara V Kel. Aur Tajungkang Tengah

Sawah, Bukittinggi

Agama : Islam

Telepon / HP : 0823 8763 1975

Alamat Email : benyyuneldi@gmail.com

Alamat Kantor : Jl. Kusuma Bhakti Gulai Bancah

Kec. Mandiangin Koto Selayan

Kota Bukittinggi

Jabatan : Kepala Sub Bagian Protokol

Unit Kerja : Sekretariat Daerah Kota Bukittinggi

54