STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PENGELOLAAN SURAT MASUK

2017

RSUP DR. SOERADJI TIRTONEGORO

Jln. KRT dr. Soeradji Tirtonegoro No. 1 Klaten
Jln. KRT dr. Soeradji Tirtonegoro No. 1 Klaten
 NOMOR SOP : OT.02.02/II.1/ /2017
TGL. PEMBUATAN : 19 Agustus 2016
REVISI KE :
TGL. REVISI :
TGL. EFEKTIF : 19 Agustus 2016
DISAHKAN OLEH : Direktur Utama
KEMENTERIAN KESEHATAN
DIREKTORAT JENDERAL PELAYANAN KESEHATAN
RSUP DR. SOERADJI TIRTONEGORO dr. Alida Lienawati, M.Kes (MMR)
NIP 195804301989032001
NAMA SOP : PENGELOLAAN SURAT MASUK

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 1 Menguasai aplikasi Ms Office dan internet
2 Peraturan Presiden No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 2 Memahami Pedoman Tata Naskah Dinas
Tahun 2009 tentang Kearsipan
3 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 257/MENKES/PER/III/2008 tentang Perubahan 3 Memiliki pengetahuan tentang dasar-dasar pengelolaan arsip
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 046/MENKES/PER/I/2007 tentang Organisasi dan
Tata Kerja RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.
4 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 77 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi 4 Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI
5 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Kesehatan RI
6 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35
Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan
7 Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1626/Menkes/SK/VIII/2011 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan Kementerian Kesehatan RI
8 Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.02.02/MENKES/377/2016 tentang Pola
Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI
KETERKAITAN : PERALATAN / PERLENGKAPAN :
1 SOP Pengelolaan Surat Masuk Melalui Faksimile 1 Komputer, printer, ATK, jaringan internet dan alat komunikasi
2 SOP Pengelolaan Surat Masuk Melalui Electronic Filling System (EFS) 2 Mesin faks
3 Scaner
4 Aplikasi Electronic Filling System (EFS)
5 Mesin fotocopy
6 Peraturan Perundang-undangan/ Peraturan terkait penataan
organisasi dan tata kerja

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :

Pengelolaan surat masuk yang baik sangat berpengaruh terhadap kelancaran kinerja SOP-AP tentang Pengelolaan Surat Masuk dicatat dalam Katalog
organisasi RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro SOP-AP dan di-Upload dalam website RSUP dr. Soeradji
Tirtonegoro
Prosedur pengelolaan surat masuk

Pelaksana

NO Aktivitas Kasubbag Tata

Sekretaris Direktur
Agendaris Usaha, Hukum, dan Direktur Utama
Utama
Kemitraan

1 a. Menerima berkas surat masuk, memeriksa kesesuaian

alamat tujuan, menandatangani bukti tanda terima,
mencatat dalam buku agenda surat masuk/ aplikasi surat
masuk sesuai panduan aplikasi

b. Melampirkan lembar disposisi yang telah diisi nomor

agenda, tanggal, pengirim dan pokok surat serta
menyerahkan kepada Kasubbag Tata Usaha, Hukum,
dan Kemitraan untuk dikoreksi

c. Membubuhkan paraf petugas dan stempel tanggal

penerimaan surat di balik lembar disposisi kemudian
menyerahkan kepada Kasubbag. Tata Usaha, Hukum,
dan Kemitraan untuk dilakukan koreksi

2 Mempelajari, memeriksa dan membubuhkan paraf pada

bagian kanan atas lembar disposisi serta menyerahkan
kepada agendaris untuk proses lebih lanjut

3 Menyampaikan surat masuk yang telah diperiksa Kasubbag

Tata Usaha, Hukum, dan Kemitraan kepada Direktur Utama
melalui Sekretaris Direktur Utama menggunakan buku
ekspedisi/ tanda serah terima

4 Menyampaikan surat masuk yang telah diperiksa Kasubbag

Tata Usaha, Hukum, dan Kemitraan kepada Direktur Utama

5 a. Mempelajari surat masuk dan memberikan disposisi

untuk ditindaklanjuti oleh unit kerja terkait
b. Menyampaikan kepada Sekretaris Direktur Utama untuk
didistribusikan kepada unit kerja terkait

6. a. Mencatat disposisi Direktur Utama ke dalam buku

agenda/ aplikasi surat masuk
b. Mendistribusikan disposisi kepada unit kerja terkait
menggunakan buku ekspedisi/ tanda serah terima
Prosedur pengelolaan surat masuk

Mutu Baku

NO Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

1 Buku agenda/ aplikasi 5 Menit Catatan surat masuk

surat masuk, dan lembar disposisi
komputer, alat scan,
jaringan internet, ATK

2 Lembar disposisi 2 menit Surat masuk telah

dikoreksi Kasubbag TU,
Hukum, & Kemitraan

3 Buku agenda/ aplikasi 1 menit Catatan surat masuk

surat masuk, buku
ekspedisi, jaringan
internet

4 Lembar disposisi 1 menit Catatan surat masuk

5 Lembar disposisi, 5 menit Surat masuk yang

ATK, sudah diberi disposisi
dan arahan Direktur
Utama

6. ATK, buku agenda/ 5 menit Surat masuk yang

aplikasi surat masuk, sudah diberi disposisi
komputer, printer, dan arahan Direktur
jaringan internet, buku Utama dan telah
ekspedisi didistribusikan
 Mutu Baku

NO Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

Direktur Utama

dr. Alida Lienawati, M. Kes (MMR)

NIP 195804301989032001