PENANGANAN SURAT MASUK

No. Dokumen : 017/SOP/CPL/2019

No. Revisi : 00
SOP TglTerbit : 02 Januari 2019
Halaman : 1/2
UPT
PUSKESMAS dr. Tri Betawihanta
CIPELANG NIP 198111152010011004

1. Pengertian Surat masuk adalah prosedur administrasi tata cara pengelola surat yang
masuk
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk penanganan surat
masuk
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Cipelang Nomor : 008 Tahun 2019,
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UPT Puskesmas Cipelang
4. Referensi Pedoman Tata Naskah UPT Puskesmas Cipelang tahun 2019.

5. Langkah- a. Menerima surat masuk dari pihak luar (instansi pemerintah,

langkah swasta, perorangan)
b. Memilah surat masuk yang berupa berkas permohonan pelayanan
(Prosedur)
Dinas dan memeriksa persyaratan kelengkapan & kesesuaian
surat / berkas permohonan
c. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan. Jika lengkap diproses
lanjut
d. Mengagendakan surat masuk ke buku Agenda Surat Masuk
e. Menyerahkan ke Sekretaris untuk di paraf dan dilakukan proses
lanjut
f. Memilah dan diparaf untuk ditindak lanjuti secara langsung
(mendisposisi) / di lanjutkan ke Kepala Dinas
g. Menyerahkan ke Kepala Dinas untuk diberi disposisi (untuk surat
masuk yang harus ditindak lanjuti Kadis).
h. Mengambil surat masuk untuk catat isi disposisi di Buku agenda
surat masuk dan dibuku ekpedisi
i. Mendistribusi surat masuk kepada bidang terkait
j. Melakukan pengawasan dan mamastikan kelancaran proses dan
administrasi
 k. Menyerahkan surat masuk sesuai tujuan surat / berkas k bidang
terkait

6. Diagram
Memilah surat masuk dan Jika tidak lengkap,
Menerima surat
Alir memeriksa persyaratan maka dikembalikan.
masuk dari pihak
kelengkapan & kesesuaian Jika lengkap diproses
luar
surat / berkas permohonan lanjut

Memilah dan diparaf Menyerahkan ke Mengagendakan surat

untuk ditindak lanjuti Sekretaris untuk di masuk ke buku
secara langsung paraf dan dilakukan Agenda Surat Masuk
(mendisposisi) / di proses lanjut

Menyerahkan ke Mengambil surat masuk

Mendistribusi surat
Kepala Dinas untuk untuk catat isi disposisi di
masuk kepada bidang
diberi disposisi (untuk Buku agenda surat masuk
terkait
surat masuk yang dan dibuku ekpedisi

Melakukan
Menyerahkan surat pengawasan dan
masuk sesuai tujuan mamastikan
surat / berkas k bidang kelancaran proses
terkait dan administrasi

7. Unit 1. Kepala TU
Terkait 2. Pokja Admen

8.Rekaman histori perubahan

NO Yang dirubah Isi Perubahan Tgl mulai

diberlakukan

1
 PENANGANAN SURAT MASUK
No. Dokumen : 017/DT/CPL/2019
DAFTAR
No. Revisi : 00
TILIK
TglTerbit : 02 Januari 2019
Halaman : 1/2
Nama petugas : ………………………
Jabatan : …………………….
Tanggal pelaksanaan : ………………………
No Kegiatan Ya Tidak Tidak berlaku
1 Apakah petugas menerima surat masuk
dari pihak luar (instansi pemerintah,
swasta, perorangan)
2 Apakah petugas memilah surat masuk
yang berupa berkas permohonan
pelayanan Dinas dan memeriksa
persyaratan kelengkapan & kesesuaian
surat / berkas permohonan
3 Apakah petugas memeriksa jika tidak
lengkap, maka dikembalikan. Jika
lengkap diproses lanjut
4 Apakah petugas mengagendakan surat
masuk ke buku Agenda Surat Masuk
5 Apakah petugas menyerahkan ke
Sekretaris untuk di paraf dan dilakukan
proses lanjut
6 Apakah petugas memilah dan diparaf
untuk ditindak lanjuti secara langsung
(mendisposisi) / di lanjutkan ke Kepala
Dinas
7 Apakah petugas menyerahkan ke
Kepala Dinas untuk diberi disposisi
(untuk surat masuk yang harus ditindak
lanjuti Kadis)
8 Apakah petugas mengambil surat
masuk untuk catat isi disposisi di Buku
agenda surat masuk dan dibuku
ekpedisi
9 Apakah petugas mendistribusi surat
masuk kepada bidang terkait
10 Apakah petugas melakukan
pengawasan dan mamastikan
kelancaran proses dan administrasi
11 Apakah petugas menyerahkan surat
masuk sesuai tujuan surat / berkas k
bidang terkait
Rencana Tindak Lanjut:
………………………………………………………………………………….......................
.......................................................................................................................................
.....…
…………………………………………………………………………………………………
…..

Petugas pelaksana program/kegiatan Penilai/observer

NAMA JELAS NAMA JELAS

NIP ……………… NIP …………..