SOP SURAT MASUK DPUPR PROV.

MALUKU UTARA
PELAKSANA
PETUGAS PENERIMA
No URAIAN PELAKSANAAN KA. SUB BAG. U&K SEKRETARIS
SURAT MASUK
Menerima, membuka dan mengagendakan surat
masuk dan menyiapkan lembar disposisi kemudian
1 MULAI
membawa/atau mengarahkan surat dan lembar
disposisi ke Ka. Sub Bag. Umum & Kepegawaian
Menerima surat masuk dan lembar disposisi,
2 membaca, menelaah dan mencatat perihal surat
masuk di lembar disposisi
Menerima surat masuk dan lembar disposisi,
membaca, menelaah dan memilah tujuan surat
3
masuk sesuai tupoksi dan membubuhi paraf di
lembar disposisi
Menerima surat masuk dan lembar disposisi,
membaca dan menelaah isi surat dan mengisi
4
lembar disposisi dengan tujuan pejabat dan catatan
disposisi yang divalidasi dengan paraf/tanda-tangan
Menggandakan surat masuk dan lembar disposisinya
(Hard Copy/SoftCopy dlm File PDF) kemudian
menyampaikan dan menyerahkan surat masuk dan
5 lembar disposisi kepada pejabat yg sesuai dengan SELESAI
tujuan dan catatan dalam lembar disposis.
Mengarsipkan hardcopy secara manual & SoftCopy
Arsip Digital berupa File PDF
ALUKU UTARA

KEPALA DINAS KETERANGAN

 SOP SURAT KELUAR DPUPR PROV. MALUKU UTARA
SEKRETARIAT/ KA. SUB BAG.
URAIAN PELAKSANAAN BIDANG OPERATOR UK SEKRETARIS KEPALA DINAS

Membuat konsep surat keluar sesuai tujuan surat dan

1 meminta Operator/petugas surat keluar siapkan surat MULAI
keluar yang dilengkapi dengan nota dinas

Membuat surat keluar sesuai konsep dengan

2 menggunakan program/aplikasi Office*(docx, exlx,
pptx,pdf dll.) dan melampirkan Nota Dinas

Memeriksa redaksi surat apakah sesuai konsep? Jika

belum, maka dikoreksi dan dikembalikan ke
Operator/petugas untuk diperbaiki, dan jika sudah
3
sesuai konsep, maka mengisi dan menandatangani
lembar nota dinas untuk disampaikan ke Ka. Sub Bag.
UK.

Memeriksa kelengkapan administrasi yaitu surat keluar

dan lembaran nota dinas, jika belum lengkap
4 dikembalikan untuk dilengkapi, dan jika lengkap maka
lembaran nota dinas diparaf dan diteruskan ke
Sekretaris Dinas

Menerima, menelaah dan memeriksa isi surat keluar

sudah sesuai ketentuan yang berlaku dan kelengkapan
5 administrasinya. Jika belum, dikembalikan untuk
diperbaiki, dan jika sudah sesuai dan lengkap, maka
surat keluar diparaf dan diteruskan ke Kepala Dinas

Memberikan persetujuan terhadap surat keluar dengan

menelaah dan memeriksa isi surat dan lembar nota
dinas. Jika tidak disetujui, maka surat dikembalikan.
6
Apabila disetujui, maka surat ditandatangani dan
disampaikan kepada petugas penomoran dan
pengarsipan

Memberikan penomoran pada surat keluar,

menggandakan sesuai kebutuhan (HardCopy) lalu diberi
stempel SKPD dan untuk softcopy file PDF diberi stempel
7
sebelum di scan. Untuk arsip tidak diberi stempel untuk
diarsipkan. Surat keluar diserahkan ke petugas
pengantar/Caraka

melengkapi surat keluar dengan surat

pengantar/ekspedisi surat keluar dan memastikan surat
keluar diterima sesuai alamat tujuan surat yang
8 ditandatangani pada surat pengantar/ekspedisi surat
keluar oleh penerima. Surat pengantar dibawa kembali
sebagai bahan pelaporan dan diserahkan ke petugas
penomoran dan pengarsipan

Mengarsipkan surat pengantar bersama arsip surat

9
keluar dan nota dinas
ELUAR DPUPR PROV. MALUKU UTARA
PETUGAS PENOMORAN
& PENGARSIPAN CARAKA KETERANGAN

SELESAI
 SOP SURAT PERINTAH TUGAS FUNGSIONAL UMUM/AHLI PRATAMA/PELAKSANA/AHLI TRAMPIL DPUPR PROV. MALUKU UTARA

PETUGAS/ OPERATOR SEKRETARIS PETUGAS PENOMORAN/

NO URAIAN PELAKSANAAN SEKRETARIS/ BIDANG KA.SUB BAG UK KEPALA DINAS KETERANGAN
SPT DINAS PENGARSIPAN
Pj Struktural (Di utamakan Esalon III) , Jika Pj Ess III tidak
Memerintahkan penugasan fungsional / ditempat, maka
Jafun Pratama / Pelaksana yang berada pada dilaksanakan oleh Pj.
Sekretariat atau Bidang Melalui Petugasan Ess IV/Ahlimuda
1 atau operator SPT untuk disiapkan Surat
Perintah Tugas dan Lembaran Nota Dinas. MULAI

Menyaipkan atau mengisi Surat Perintah Petugas /Operator

Tugas dan Lembaran Nota Dinas , untuk adalah Pj.Fungsional
disampaikan kepada Sekretariat atau Bidang Umum/Pelaksana/Ahli
2 diutamakan Esalon IV. pratama/Ahli
trampil/P3K/PTT

Membaca menelaah isi Surat Tugas mengisi Ka Sub Bag, UK/ Ka

3 dan memberikan Paraf pada Nota Dinas Seksi/Ahlimuda
untuk ditindaklanjuti

Memeriksa isi Surat Tugas Apabila tidak

sesuai dikembalikan untuk diperbaiki,
apabila sudah sesuai maka dilanujutkan
dengan menandatangani Lembaran Nota
4 Dinas untuk ditindaklanjuti kepada Kasubag
Umum dan Kepegawaian

Memeriksa Kelengkapan Surat Tugas yang

terdiri atas Surat Tugas dan Lembar Nota
Dinas apabila belum lengkap dikembalikan
untuk diperbaiki. Apabila sudah lengkap
maka memberikan Paraf pada Lembaran
5 Nota Dinas, Kemudian ditindaklanjuti olek
Sekretaris Dinas.

Menelaah dan memeriksa Surat Tugas

beserta kelengkapannya , apakah sudah
sudah sesuai demhgan ketentuan yang
berlaku. Apabila tidak sesuai maka
dikembalikan untuk diperbaiki. Apabilah
6 sudah sesuai maka Memberikan Paraf di
tindaklanjuti Kepala Dinas.

Memberikan Persetujuan terhadap Surat

Tugas Apabilah tidak disetujuai maka Surat
Tugas dikembalikan Dan apabilah Disetujui
maka di tandatanggani dan disampaikan
7 kepada Petugas Penomoran dan
Pengarsipan.

Memberikan Penomoran pada Surat Tugas

dan mengarsipkan dengan Lembaran Nota
Dinas dan Menyampaikan pada Sekretariat
8 Atau Bidang Pemberi Tugas.

Menyampaikan Surat Tugas Kepada Jika Pj Ess III tidak

Penerima Tugas serta penyampaian secara ditempat, maka
9 lisan terkait tujuan atau harapan dilaksanakan oleh Pj.
pelaksanaan Tugas Tersebut. SELESAI Ess IV/Ahlimuda
 SOP SURAT PERINTAH TUGAS PJ ESS IV & AHLI MUDA DPU

PETUGAS/ OPERATOR
NO URAIAN PELAKSANAAN SEKRETARIS/ BIDANG
SPT
Pj Struktural (Di utamakan Esalon III) ,
Memerintahkan penugasan fungsional /
Jafun Pratama / Pelaksana yang berada
pada Sekretariat atau Bidang Melalui
1 Petugasan atau operator SPT untuk MULAI
disiapkan Surat Perintah Tugas dan
Lembaran Nota Dinas.

Menyaipkan atau mengisi Surat Perintah

Tugas dan Lembaran Nota Dinas , untuk
disampaikan kepada Sekretariat atau
2 Bidang diutamakan Esalon IV.

Membaca menelaah isi Surat Tugas mengisi

3 dan memberikan Paraf pada Nota Dinas
untuk ditindaklanjuti

Memeriksa isi Surat Tugas Apabila tidak

sesuai dikembalikan untuk diperbaiki,
apabila sudah sesuai maka dilanujutkan
dengan menandatangani Lembaran Nota
4 Dinas untuk ditindaklanjuti kepada Kasubag
Umum dan Kepegawaian

Memeriksa Kelengkapan Surat Tugas yang

terdiri atas Surat Tugas dan Lembar Nota
Dinas apabila belum lengkap dikembalikan
untuk diperbaiki. Apabila sudah lengkap
maka memberikan Paraf pada Lembaran
5 Nota Dinas, Kemudian ditindaklanjuti olek
Sekretaris Dinas.

Menelaah dan memeriksa Surat Tugas

beserta kelengkapannya , apakah sudah
sudah sesuai demhgan ketentuan yang
berlaku. Apabila tidak sesuai maka
dikembalikan untuk diperbaiki. Apabilah
6 sudah sesuai maka Memberikan Paraf di
tindaklanjuti Kepala Dinas.
 Memberikan Persetujuan terhadap Surat
Tugas Apabilah tidak disetujuai maka Surat
Tugas dikembalikan Dan apabilah Disetujui
maka di tandatanggani dan disampaikan
7 kepada Petugas Penomoran dan
Pengarsipan.

Memberikan Penomoran pada Surat Tugas

dan mengarsipkan dengan Lembaran Nota
Dinas dan Menyampaikan pada Sekretariat
8 Atau Bidang Pemberi Tugas.

Menyampaikan Surat Tugas Kepada

Penerima Tugas serta penyampaian secara
9 lisan terkait tujuan atau harapan SELESAI
pelaksanaan Tugas Tersebut.
AS PJ ESS IV & AHLI MUDA DPUPR PROV. MALUKU UTARA

SEKRETARIS PETUGAS PENOMORAN/

KA.SUB BAG UK KEPALA DINAS
DINAS PENGARSIPAN
 KETERANGAN
Jika Pj Ess III tidak
ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda

Petugas /Operator
adalah Pj.Fungsional
Umum/Pelaksana/Ahli
pratama/Ahli
trampil/P3K/PTT

Ka Sub Bag, UK/ Ka

Seksi/Ahlimuda

Jika Pj Ess III tidak

ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda
Jika Pj Ess III tidak
ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda
 SOP SURAT PERINTAH TUGAS PJ ESS IV & AHLI MUDA DPU

PETUGAS/ OPERATOR
NO URAIAN PELAKSANAAN SEKRETARIS/ BIDANG
SPT
Pj Struktural (Di utamakan Esalon III) ,
Memerintahkan penugasan fungsional /
Jafun Pratama / Pelaksana yang berada
pada Sekretariat atau Bidang Melalui
1 Petugasan atau operator SPT untuk MULAI
disiapkan Surat Perintah Tugas dan
Lembaran Nota Dinas.

Menyaipkan atau mengisi Surat Perintah

Tugas dan Lembaran Nota Dinas , untuk
disampaikan kepada Sekretariat atau
2 Bidang diutamakan Esalon IV.

Membaca menelaah isi Surat Tugas mengisi

3 dan memberikan Paraf pada Nota Dinas
untuk ditindaklanjuti

Memeriksa isi Surat Tugas Apabila tidak

sesuai dikembalikan untuk diperbaiki,
apabila sudah sesuai maka dilanujutkan
dengan menandatangani Lembaran Nota
4 Dinas untuk ditindaklanjuti kepada Kasubag
Umum dan Kepegawaian

Memeriksa Kelengkapan Surat Tugas yang

terdiri atas Surat Tugas dan Lembar Nota
Dinas apabila belum lengkap dikembalikan
untuk diperbaiki. Apabila sudah lengkap
maka memberikan Paraf pada Lembaran
5 Nota Dinas, Kemudian ditindaklanjuti olek
Sekretaris Dinas.

Menelaah dan memeriksa Surat Tugas

beserta kelengkapannya , apakah sudah
sudah sesuai demhgan ketentuan yang
berlaku. Apabila tidak sesuai maka
dikembalikan untuk diperbaiki. Apabilah
6 sudah sesuai maka Memberikan Paraf di
tindaklanjuti Kepala Dinas.
 Memberikan Persetujuan terhadap Surat
Tugas Apabilah tidak disetujuai maka Surat
Tugas dikembalikan Dan apabilah Disetujui
maka di tandatanggani dan disampaikan
7 kepada Petugas Penomoran dan
Pengarsipan.

Memberikan Penomoran pada Surat Tugas

dan mengarsipkan dengan Lembaran Nota
Dinas dan Menyampaikan pada Sekretariat
8 Atau Bidang Pemberi Tugas.

Menyampaikan Surat Tugas Kepada

Penerima Tugas serta penyampaian secara
9 lisan terkait tujuan atau harapan SELESAI
pelaksanaan Tugas Tersebut.
AS PJ ESS IV & AHLI MUDA DPUPR PROV. MALUKU UTARA

SEKRETARIS PETUGAS PENOMORAN/

KA.SUB BAG UK KEPALA DINAS
DINAS PENGARSIPAN
 KETERANGAN
Jika Pj Ess III tidak
ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda

Petugas /Operator
adalah Pj.Fungsional
Umum/Pelaksana/Ahli
pratama/Ahli
trampil/P3K/PTT

Ka Sub Bag, UK/ Ka

Seksi/Ahlimuda
Jika Pj Ess III tidak
ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda
 SOP SURAT PERINTAH TUGAS PJ ESS IV & AHLI MUDA DPU

PETUGAS/ OPERATOR
NO URAIAN PELAKSANAAN SEKRETARIS/ BIDANG
SPT
Pj Struktural (Di utamakan Esalon III) ,
Memerintahkan penugasan fungsional /
Jafun Pratama / Pelaksana yang berada
pada Sekretariat atau Bidang Melalui
1 Petugasan atau operator SPT untuk MULAI
disiapkan Surat Perintah Tugas dan
Lembaran Nota Dinas.

Menyaipkan atau mengisi Surat Perintah

Tugas dan Lembaran Nota Dinas , untuk
disampaikan kepada Sekretariat atau
2 Bidang diutamakan Esalon IV.

Membaca menelaah isi Surat Tugas mengisi

dan memberikan Paraf pada Nota Dinas
untuk ditindaklanjuti
3

Memeriksa isi Surat Tugas Apabila tidak

sesuai dikembalikan untuk diperbaiki,
apabila sudah sesuai maka dilanujutkan
dengan menandatangani Lembaran Nota
4 Dinas untuk ditindaklanjuti kepada Kasubag
Umum dan Kepegawaian

Memeriksa Kelengkapan Surat Tugas yang

terdiri atas Surat Tugas dan Lembar Nota
Dinas apabila belum lengkap dikembalikan
5 untuk diperbaiki. Apabila sudah lengkap
maka memberikan Paraf pada Lembaran
Nota Dinas, Kemudian ditindaklanjuti olek
Sekretaris Dinas.
Menelaah dan memeriksa Surat Tugas
beserta kelengkapannya , apakah sudah
sudah sesuai demhgan ketentuan yang
berlaku. Apabila tidak sesuai maka
6 dikembalikan untuk diperbaiki. Apabilah
sudah sesuai maka Memberikan Paraf di
tindaklanjuti Kepala Dinas.
 Memberikan Persetujuan terhadap Surat
Tugas Apabilah tidak disetujuai maka Surat
7 Tugas dikembalikan Dan apabilah Disetujui
maka di tandatanggani dan disampaikan
kepada Petugas Penomoran dan
Pengarsipan.
Memberikan Penomoran pada Surat Tugas
dan mengarsipkan dengan Lembaran Nota
Dinas dan Menyampaikan pada Sekretariat
8 Atau Bidang Pemberi Tugas.

Menyampaikan Surat Tugas Kepada

Penerima Tugas serta penyampaian secara
9 lisan terkait tujuan atau harapan
pelaksanaan Tugas Tersebut. SELESAI
AS PJ ESS IV & AHLI MUDA DPUPR PROV. MALUKU UTARA

SEKRETARIS PETUGAS PENOMORAN/

KA.SUB BAG UK KEPALA DINAS
DINAS PENGARSIPAN
 KETERANGAN
Jika Pj Ess III tidak
ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda

Petugas /Operator
adalah Pj.Fungsional
Umum/Pelaksana/Ahli
pratama/Ahli
trampil/P3K/PTT

Ka Sub Bag, UK/ Ka

Seksi/Ahlimuda
Jika Pj Ess III tidak
ditempat, maka
dilaksanakan oleh Pj.
Ess IV/Ahlimuda