PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

SOP
No. Dokumen
:
180/ 007/SOP/A/II.02.1/TUBABA/2018

No. Revisi
:
00

Tanggal Terbit
:
22 Januari 2018

Halaman
:
1/2

UPTD PUSKESMAS KARTARAHARJA

ESSY NOVIA, A.Md. Keb

NIP.196812281987112001
1. Pengertian
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat keluar adalah prosedur yang mencakup tentang pengelolaan
surat masuk dan surat keluar di UPTD Puskesmas Kartaraharja.
2. Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
3. Kebijakan
Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Kartaraharja
Nomor : 180/055/II.02.1/TUBABA/2018 Tentang Tertib administrasi dalam penyelenggaraan
pelayanan dan administrasi manajemen pada UPTD Puskesmas Kartaraharja.
4. Referensi
Permenkes nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
5. Prosedur/
Langkah-langkah
1. Persiapan Alat dan Bahan :
ATK
2. Petugas yang melaksanakan :
Petugas bagian Tata Usaha.

3. Langkah-langkah :

a. Penerimaan surat masuk :

1) Petugas menerima surat yang masuk dan memeriksa kebenaran surat, apakah tujuan surat
tersebut sesuai dengan alamat kantor, apabila alamat tidak sesuai dengan alamat kantor, maka
surat segera dikembalikan kepada pengirim surat;
2) Membubuhkan paraf disertai nama, tanggal dan jam saat surat diterima pada lembar
pengantar atau buku ekspedisi atau bentuk tanda terima lainnya sebagai bukti penerimaan
surat;
3) Menyampaikan surat yang telah diteliti kepada Kepala Puskesmas.

b. Pengelolaan surat masuk :

1) Mencatat dalam buku agenda surat masuk kemudian mendistribusikannya kepada Kepala
Puskesmas;
2) Kepala Puskesmas menerima dan mempelajari isi surat, serta meneliti kelengkapan surat
masuk yang diterima;
3) Kepala Puskesmas menulis disposisi kemana surat itu akan diarahkan, kemudian
disampaikan lagi kepada petugas.
c. Penyelesaian surat masuk
Kepala TU mempelajari sesuai dengan disposisi yang diberikan dan menindaklanjuti sesuai
isi disposisi kemudian mencatat dalam register arsip.
d. Pengarsipan surat masuk
Surat yang diterima disimpan ke dalam map arsip Surat Masuk.
e. Pengelolaan surat keluar
Petugas membuat surat, kemudian meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha dengan
melampirkan satu lembar copy surat tersebut.
6. Diagram alir
-
7. Hal-hal yang perlu
diperhatikan
-
8. Unit terkait
1. Kepala UPTD;
2. Kepala TU;
3. Pemegang program;
4. Petugas administrasi umum.

9. Dokumen terkait
-
10. Rekaman historis
perubahan
No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
diberlakukan