Cara Gampang Mem Breakdown Target

Penjualan Sales Team

3 March 2018 Agus Octa Popular Post, Selling Distribution 2

SALES TARGET

Saat ini masih masih banyak perusahaan yang bergerak dibidang distribusi (distributor) yang
memberikan target penjualan (sales target) kepada sales team nya dalam bentuk sales value secara
total.

Target penjualan dalam bentuk total atau gelondongan, maksudnya tidak ada princiannya, produk A
berapa unit, produk B berapa rupiah, yang ada sales person A (salesman A) mendapat sales target
sekian, salesman B sekian, silahkan di pecah sendiri.

Sales Target dalam bentuk global atau gelondongan punya banyak dampak negatif

Kondisi seperti ini biasanya terjadi di perusahaan distributor yang baru berkembang (masih baru)
atau memang masih menerapkan manajemen tradisional, di mana manajemen tidak mau repot,
pokoknya si salesman A targetnya sekian rupiah per bulan, si salesman B targetnya sekian rupiah
per bulan, tidak perduli jual barang apa, atau mau di jual di mana.

Dan ada kondisi yang cukup menarik, di suatu area yang memiliki empat sub area, misal utara,
selatan, timur dan barat dikelola oleh satu orang sales team dengan target penjualan sekian rupiah.

Uniknya ada hubungan antara base-camp atau tempat tinggal si sales person dengan kontribusi tiap
sub area tersebut, yaitu saat sales person (salesman) bertempat tinggal di daerah yang masuk
wilayah sub area utara, maka kontribusi penjualan sub area utara cukup tinggi.

Langkah mem-breakdown sales target dalam bentuk gelondongan (total value / Rp.)

1. Data historical
2. Analisa Data Penjualan per Outlet
3. Buat Estimasi Rata-rata pertumbuhannya
4. Compare dengan sales target
5. Hitung selisihnya (kekurangan)
6. Atus komposisi unit per outlet-nya

Tapi begitu ada pergantian sales person, di mana sales person ini kebetulan tinggal di daerah di
wilayah sub area selatan, secara berangsur-angsur kontribusi penjualan sub area selatan meningkat
dan sub area utara berangsur-angsur menurun.
Kondisi unik lainnya adalah total omset / penjualan area tersebut tidak jauh berbeda, secara
average sama, meski sales person berganti-ganti, tapi kontribusi tiap area yang berubah-ubah
(mestinya produknya juga demikian).

Kondisi seperti ini terjadi di hampir semua area distribusi perusahaan distributor tersebut.

Ini adalah salah satu dampak dari pembuatan target penjualan dalam bentuk total / gelondongan
tersebut, karena memang manajemen perusahaan tidak perduli barang apa yang dijual, dan barang
tersebut di jual di mana, yang penting target penjualan tercapai, done, finish.

DAMPAK NEGATIF TARGET DALAM BENTUK TOTAL VALUE

Berikut adalah beberapa dampak dari pemberian target dalam bentuk total value (gelondongan) per
sales team, yaitu :

1. Trend produk tidak bisa kebaca, jadi track record yang ada tentu saja tidak valid, tidak
menunjukan kinerja produk dari area tersebut.
2. Potensi suatu area tidak dapat dimaksimalkan, sehingga produk tidak akan bisa berkembang
dengan baik.
3. Bagi distributor, perusahaan telah mengalami kerugian, yaitu kehilangan kesempatan
penjualan produk tertentu di area terntentu.
4. Dampak berikutnya dari distributor, adalah area tersebut seharusnya bisa dikelola / di-cover
dengan baik, tetapi karena tidak ada kewajiban bagi salesman untuk menjual produk tertentu
di area tertentu, (salesman hanya menjual produk yang laku / diminta pasar saja, bahkan
kadang suka-suka salesman), maka area tersebut akan bisa dimasuki / di-cover oleh
kompetitor  yang menerapkan coverage system yang baik.
5. Karena produk tertentu tidak bisa berkembang baik di area tertentu, maka biasanya principal
enggan menggunakan jasa / bekerjasama dengan distributor yang seperti ini, karena bisa jadi
produknya kurang diperhatikan oleh sales team dari distributor tersebut.
6. Coverage system yang baik dan sales target yang jelas, adalah salah satu key performance
indicator (KPI) untuk menilai kualitas dan performa sebuah distributor.
7. Sales team, akan mengalami kebingungan untuk melakukan proses distribusi dan penjualan,
karena tidak semua salesman / sales team mampu membuat breakdown sales target dengan
baik, karena seringkali ada beberapa asumsi dan data (yang berkaitan dengan sales target)
yang hanya diketahui level manajerial saja.

Dan masih banyak lagi dampak dari pemberian target penjualan dengan cara total value (rupiah)
penjualan ini.

Dalam menyusun Target Penjualan ada beberapa aspek yang harus kita perhatikan, baca
pembahasannya dalam “5 hal ini wajib diperhatikan dalam menyusun Sales Target“.

Pertanyaan berikutnya adalah, apa tidak boleh membuat target penjualan dengan sistem total sales
value ?.

Jawabannya boleh, tapi dengan syarat dan tujuan tertentu, salah satunya adalah saat kita ingin
melihat potensi maksimal sebuah area yang belum kita kenal sama sekali market profile-nya, dan
harus dikombinasikan dengan reward system tertentu.

Lain waktu kita akan bahas masalah ini.

CARA MEM-BREAKDOWN SALES TARGET

Sekarang jika kita di perusahaan yang memberikan target penjualannya dalam bentuk gelondongan,
bagaimana cara kita untuk mem-breakdown-nya . . . ?

Ada banyak tahapan yang membutuhkan banyak data sebelum muncul angka target penjualan ini,
diantaranya adalah data penjualan beberapa periode sebelumnya, data market profile dan sekian
asumsi yang disebabkan oleh program penjualan yang akan dijalankan dan asumsi eksternal faktor.

Anggap kita tidak punya banyak data historical, yang ada hanya data penjualan milik kita sendiri dan
program penjualan periode yang akan datang (periode sesuai dengan sales target tersebut).

Kita akan coba susun target penjualan berdasar target gelondongan tadi, untuk adik-adik salesman
jangan kuatir, gampang kok menyusunnya, berikut tahapannya :

# 1 : Data Historical

Ambil data penjualan per outlet beberapa bulan ke belakang, minimal tiga bulan terakhir, jika
memiliki enam bulan terakhir, buatlah rata-rata per tiga bulanan, jadi kita punya data sebagai berikut
:

1. Data penjualan (value / Rp.) per outlet per bulan untuk enam bulan terakhir.
2. Data penjualan (value / Rp.) rata-rata tiga bulan terakhir (M-1 s/d M-3).
3. Data penjualan (value / Rp.) rata-rata tiga bulan sebelumnya (M-4 s/d M-6).
4. Data kenaikan atau growth ( % ) dari tiga bulan sebelumnya ke tiga bulan terakhir.

Jika perusahaan telah memiliki sistem informasi pemasaran yang baik, tentu data ini bisa diperoleh
dengan sangat mudah, data-data yang diperoleh dari sistem informasi pemasaran, sangat berguna
untuk membuat keputusan yang tepat.

# 2 : Analisa Data Per Outlet, Penjualan & Pertumbuhannya

Dari data di atas, coba buat data baru, diambil dari data rata-rata tiga bulan terakhir ( # 1.2.)
ditambkan dengan kenaikan yang diambil dari data ( # 1.4), misal :

1. Data rata-rata penjualan 3 bulan terakhir;

1. toko A = 30 juta,
2. toko B = 15 juta,
3. toko C = 20 juta.
2. Rata-rata growth / pertumbuhan untuk masing-masing toko adalah;
1. toko A = 10%,
2. toko B = 15%,
3. toko C = 5%
3. Maka data yang baru akan menjadi;
1. toko A = 30 jt. X 110% = 33 jt.,
2. toko B = 15 jt. X 115% = 17.25 jt.,
3. toko C = 20 jt. X 105% = 21 jt.
 4. Jika tidak punya data kenaikan / growth per outlet, bisa dikalikan dengan rata-rata kenaikan /
growth total, misal rata-rata kenaikan total adalah 10%, maka data yang baru akan menjadi
sbb ;
1. toko A = 30 jt. X 110% = 33 jt.,
2. toko B = 15 jt. X 110% = 16.5 jt.,
3. toko C = 20 jt. X 110% = 22 jt..

# 3 : Buat Estimasi dari Rata-rata Pertumbuhan dan Program Penjualan

Dari data di atas, kita sudah punya data estimasi penjualan per outlet dalam satuan value / rupiah
yang didasarkan kenaikan per tiga bulan, jika ada program penjualan (sales promotion), maka data
program bisa ditambahkan di data estimasi di atas.

1. Misal ada program display, di perkirakan akan ada kenaikan sebesar 10 % dari rata-rata
pengambilan, maka data yang baru akan berubah menjadi :
1. toko A = 30 jt. X 120% = 36 jt.,
2. toko B = 15 jt. X 110% = 16.5 jt.,  (tidak ikut display)
3. toko C = 20 jt. X 120% = 24 jt.

# 4 : Compare Data Hasil Breakdown dengan Target Penjualan

Sekarang coba di compare antara target penjualan (gelondongan) dengan total data yang baru,
hitung berapa variannya / selisihnya.

1. Jika lebih besar targetnya, maka selisihnya di bagi berdasar prosentase kontribusinya, misal
sales targetnya adalah 100 juta, maka breakdown akan menjadi :
1. toko A = 36 / 76.5 = 47% = 47 juta
2. toko B = 16.5 / 76.5 = 22% = 22 juta
3. toko C = 24 / 76.5 = 31 % = 31 juta
4. total = 76.5 / 76.5 = 100%
2. Dari data di atas coba di analisa, karena ada kenaikan yang sangat signifikan,
pertanyaanya, apakah tokonya mampu dinaikan setinggi itu ?
1. toko A dari 36 menjadi 47, naik sekitar 30%
2. toko B dari 16.5 menjadi 22, naik sekitar 33%
3. toko C dari 24 menjadi 31, naik sekitar 22%

# 5 : Analisa Berapa Kekurangannya

Kenaikan yang sedemikian tinggi akan sulit untuk dicapai, jika tidak dilakukan pengembangan,
karena dengan outlet yang sama, dengan menggunakan rata-rata growth plus program, didapatkan
total omset sebesar 76.5 juta, ada kekurangan sebesar 23.5 juta.

1. Lakukan pengembangan outlet, misal buka NOO,

1. toko D, E & F trial produk sebesar 5 juta
2. toko G & H trial produk sebesar 4.5 juta
3. toko I trial produk sebesar 4 juta
 2. total untuk NOO sebesar 13.5 juta, sisa target yang harus diserap outlet yg ter-registered
adalah 23.5 – 13.5 = 10 juta, sehingga data akan menjadi :
1. toko A = 36 + 4.7 = 40.7 jt.
2. toko B = 16.5 + 2.2 = 18.7 jt.
3. toko C = 24 + 3.1 = 27.1 jt.
4. toko D + toko E + toko F = 5 jt.
5. toko G + toko H =4.5 jt.
6. toko I = 4 jt.
3. Sisa target yg sebesar 10 juta, memang harus di alokasikan ke registered outlet (RO) yang
ada, ada kemungkinan target tidak tercapai, jika indikasi ini sudah terlihat, harus dimintakan
program tambahan agar target penjualan tercapai.

# 6 : Atur Komposisi Unit Produk per Outletnya

Dari data #5.2. tersebut, kita tinggal atur komposisi barangnya untuk tiap outlet, karena data
tersebut adalah beban atau target penjualan per outlet dalam rupiah (value), jadi unit barangnya
harus dihitung, pada saat transaksi di outlet.

Jika saya ringkas maka prose untuk mem-breakdown sales target (target penjualan) adalah sbb:

1. Ambil data terakhir yang dimiliki, buat asumsi berdasar data dan pengamatan akan
kemampuan outlet, kira-kira bisa di up sampai berapa persen.
2. Buat data baru berdasar rata-rata kenaikan plus asumsi-asumsi, apakah dimungkinkan jika
di naikan lebih tinggi lagi. Biasanya ada di pareto outlets
3. Tambahkan dengan kenaikan atas program yang akan dijalankan, hitung asumsi
kenaikannya bisa berapa persen, dahulukan yang pareto, karena biasanya pareto outlets ini
suka dengan program.
4. Jika total hasil perhitungan tadi belum meng-cover target penjualan yang dibebankan,
cobalah untuk membuka outlet baru.
5. Dengan cara seperti ini, maka Anda sales team akan memiliki angka optimis, yaitu hasil
perhitungan, dan angka effort, yaitu selisih total target penjualan yang sudah di breakdown ke
RO dan NOO.
6. Jika hasil break down ke RO dan NOO, masih belum meng-cover sales target, coba
diskusikan dengan atasan Anda, selisihnya mau di kemanakan, di coba di lapangan atau ada
program tambahan (tp harus ingat dengan kemampuan outlets agar periode depan tidak
puasa, artinya produk harus diserap konsumen).

Demikian tadi cara mem-breakdown target penjualan secara sederhana, pada level manajer,
breakdown dari sales target tidak akan sesederhana itu, akan ada banyak faktor yang
dipertimbangkan.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.