TRAINING

NEEDS
ANALYSIS
Conten
t
Training Needs Analysis

Role in Training Process

Training Evaluation Effectiveness

Training Matrix Based on Competency

Suatu kegiatan yang direncanakan dan diatur untuk
memperbaiki cara kerja seseorang agar lebih efektif dan
efisien. Dalam hal ini, efektif dan efisien diartikan sebagai
bekerja yang memenuhi kebutuhan organisasi

Training merupakan sarana untuk mendapatkan

pengetahuan dan ketrampilan

Sumber : Institute Leadership & Management, Planning Training

and
Development (2003)
TRAINING NEED
ANALYSIS
GAP
Suatu rangkaian aktivitas yang
dilaksanakan
untuk mengidentifikasi masalah
atau isu yang relevan dalam
suatu
organisasi. Rangkaian aktivitas
ini akan apakah
training
menentukan merupakan
yang tepat untuk menyelesaikan
tindakan
masalah yang ada.
Kapan melakukan
needs analysis ?
 Perubahan kebijakan organisasi
 Kurangnya kemampuan dasar dari Individu
 Perkembangan teknologi baru
 Persaingan dari kompetitor
 Produk baru
 Standar kinerja lebih tinggi atau SOP baru
 Perubahan struktur atau budaya organisasi
Rekomendasi mengenai :

 Apa yang perlu diketahui trainee

 Siapa saja yang akan menerima training
 Metode yang digunakan dalam training
 Internal training atau eksternal training
 Memberikan solusi selain training
 Surveilance
Investigation
Assignment Individual (Identifikasi (penyelidikan)
awal)

Analysis Trainin
Organization
g
(Analisa) Design

Reporting
(Pelaporan)

Training Interventions

Non Training
 Tujuan
Mengidentifikasi adanya performance gap
 Proses
Mengumpulkan data performance organisasi saat ini dan
membandingkannya dengan tingkat kerja yang diharapkan.
 Output
Performance gap teridentifikasi
 Scope Contoh
Makro : Melibatkan seluruh karyawan Seluruh karyawan perlu mendapat
orientasi cara melakukan
prosedur pembelian barang &
jasa
Cross functional : Melibatkan 2 Kurangnya koordinasi antara buyer
departemen atau lebih procurement dengan user pengguna
barang
Departemental : Melibatkan internal Hilangnya dokumen invoice di dalam
departemen sendiri proses pembayaran
Individual : Melibatkan hanya 1 orang Seorang Manajer toko dikeluhkan
atau beberapa orang oleh staffnya
 Tujuan
Menggali lebih lanjut tentang performance gaps yang sudah diidentifikasi
sebelumnya
 Proses  Output
o Tentukan lingkup investigasi Data tentang
o Tegaskan fokuskan investigasi Anda performance gap siap
o Dapatkan data secara detail untuk dianalisis
o Dapatkan dukungan dari management
Questionnaire : Interviews :
• Essay • Face to face
• Phone
• Rating
• Focus Group
• 360 multi Discussion
rater feedback • Informal
discussion

Internal records :
External records : • Personal appraisal
• Mystery shopper results
• Sales
• Customer
• Inventor
feedback y stock
• Other third • Personal
party evaluation files
• Lead
time
 Permasalahan Hasil Investigasi Keterangan
Temuan audit kecocokan SOP tidak 9 orang
SOP vs Aktual disosialisasikan
Perubahan SOP tidak 3 orang
diikuti dengan sistem
yang menunjang
SOP sering berubah- 2 orang
berubah
Kekurangan tenaga 3 orang
didalam melaksanakan
SOP
 Tujuan
Memberikan rekomendasi yang dengan training dan
berkaitan training untuk mengatasi gap non-
performance
 Proses  Output
o Analisa data yang telah didapatkan Rekomendasi
o Memilah data yang tidak valid solusi training dan non-
o Mengelompokkan dan meringkas data training
o Menarik kesimpulan logis
Kurangnya kompetensi
• Tidak mengetahui bagaimana cara
mengerjakan pekerjaan mereka

Kurangnya motivasi
• Karyawan tidak ingin mengerjakan pekerjaan
mereka

Kurangnya sumberdaya
• Tidak memiliki cukup sumberdaya untuk
menyelesaikan pekerjaan
 Motivasi Kompetensi Sumberdaya

 Gaya memimpin
 Delegasi yang
 Pekerjaan  SDM kurang
tidak tepat
monoton  Pekerjaan
 Analisa
 Berfikir overload
masalah
negatif  SOP tidak ada
 Kemampuan
 Kurang  Tools kurang
menjual
dihargai  Anggaran tidak
 Kemampuan
 Konflik ada
bernegosiasi
antar  Birokrasi terlalu
 Kemampuan
rekan kaku
public
 Otoriter
speaking
 Support
 Planning &
atasan
organizing
kurang
 Office
 Hasil Investigasi Penyebab Alternatif solusi
SOP tidak Kompetensi Sosialisasi/
disosialisasikan Training
Perubahan SOP tidak Sumberdaya Meeting
diikuti dengan sistem koordinasi
yang menunjang
SOP sering berubah- Motivasi Focus Group
berubah Discussions
Kekurangan tenaga Sumber daya Lakukan workload
didalam melaksanakan analysis
SOP
 Tujuan
Merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan rekomendasi dari
langkah analysis
 Proses  Output
o solusi training dari Silabus dan training matriks
Mengidentifikasi
proses analysis dan memjabarkan ke
dalam bentuk yang lebih detail
Latar belakang (definisi masalah)

Outcome yang ingin dicapai

Tujuan & agenda training

Metode training

Target peserta dan jumlahnya

Durasi training
Internal Trainer atau external ?

In-house atau public ?

 Uji dengan pertanyaan berikut :

 Apakah kita memiliki ahli dibidang ini dengan kemampuan memberikan training
yang cukup baik ?
 Berapa sering dan berapa banyak peserta yang harus ditraining ?
 Dengan training ini, apakah memberikan ketrampilan umum atau
spesifik teknikal ?
 Apakah level dari peserta tersebut staff atau manajer ?
 Apakah dari isi training tersebut ada isi dan pesan dari top management ?
 Tujuan
Menghasilkan penjelasan training yang sesuai dengan
pelaksanaan kebutuhan dan kondisi
aktual
Proses
Menmbuat laporan dan meringkas seluruh aktivitas Training Needs Analysis

 Output
Laporan Training Needs Analysis
Executive Summary

Tujuan dari Needs Analysis

Metode Pengumpulan data

Ringkasan dari hasil penemuan

Training yang disarankan

Rekomendasi langkah selanjutnya

ROLE IN TRAINING
PROCESS
 Trainee Peserta menyadari kebutuhan
training

Trainer membuat materi yang

Trainee Trainer
sesuai dengan kebutuhan
peserta

Manager memberikan
Trainee Trainer
dukungan dan observasi
Manager terhadap training yang
diberikan
Sebelum Training

Trainee  Berpartisipasi aktif

 Memberikan masukan terhadap perencanaan pelatihan

 Menyelaraskan antara perencanaan dengan

pelatihan tujuan organisasi
Trainer
 Membuat module sesuai dengan kebutuhan
 Membuat follow up action dari setelah program

 Mengumpulkan dasar performance

 Memberikan arahan kepada peserta tentang pentingnya
training yang akan diikuti.
Manager  Mereview isi dari module yang akan disampaikan
 Mendorong peserta untuk mengikuti seluruh training
Selama Training

 Berpartisipasi aktif
 Memberikan ide dan berdiskusi saat pelatihan berlangsung
Trainee
 Datang tepat waktu
 Membuat komitmen perubahan perilaku

 Obervasi peserta dan memberikan umpan balik

yang
membangunpercaya diri dan mengusai
 Tampil yang
Trainer materi disampaikan
 Menjawab pertanyaan dari peserta training
 Memberikan contoh aktual dan mudah dipahami
Setelah Training

 Memeriksa dan mempelajari kembali materi training

Trainee  Mengaplikasikan materi yang telah diberikan
 Membangun jadwal mentoring dengan atasan

 Menyediakan training beserta observasi perilaku

peserta
laporanpada saat training
Trainer  Memberikan lembar evaluasi untuk perbaikan training
ke
depannya
 Melakukan follow up atas pertanyaan dan kesulitan peserta

 Memberikan kesempatan trainee untuk menerapkan ilmu

yang didapatkan
 Mencarikan metode pengembangan lainnya
Manager  Menetapkan harapan tinggi untuk perbaikan
 Mendorong trainee untuk melakukan sharing ilmu kepada
rekan lainnya
Training yang Berhasil

• Meningkatkan • Pekerjaan lebih • Bekerja lebih cepat

Manager
Individu

Organisasi
kepuasan kerja cepat selesai dengan dan target organisasi
karyawan aman, efektif dan lebih cepat tercapai
efisien
• Meningkatkan • Menekan hal yang
kebanggaan profesi • Meningkatkan tidak perlu dalam
motivasi dan proses (waste)
• Meningkatkan lingkungan kerja
kesempatan untuk yang kondusif • Meningkatkan
promosi inovasi menciptakan
• Fleksibiltas tinggi, produk baru
• Meningkatkan tiap karyawan dan
pengetahuan bagi mem-backup • Meningkatkan
karyawan lain pekerjaan rekan kualitas pelayanan
lainnya
• Menekan angka
kecelakaan kerja
Kegagalan Training

Peserta tidak mengerti

Tidak ada rencana tindak lanjut
pentingnya training dan tidak
dari atasan atas perubahan
ingin mengetahui isi training
perilaku yang diharapkan dari
tersebut. Tidak ada keinginan
training tersebut
untuk belajar

Tidak ada rencana tindakan dan

eksekusi penerapan hasil training
dari sisi peserta ke dalam aktifitas
bekerja sehari-hari
TRAINING EVALUATION
EFFECTIVENESS
Level 1 - Reaction

Level 2 - Learning

Level 3 – Behavio r
Application
Level 4 – Business
Impact
 Mengukur keberhasilan Alat :
dari sisi training o Performance appraisal
Level IV Business Impact melalui pertumbuhan
peningkatan (KPI)
kinerja/kompetensi • Focus group Discussion
bisnis
Alat :
Level III Behavior Mengukur implementasi o Observation
Application hasil training di tempat kerja o Interview
o Action plan
Alat :
Level II Mengukur pemahaman peserta o Pre test vs Post test
Learning pada saat selesai mengikuti o Roleplay
training o Case study

Mengukur tingkat kepuasan dan Alat :

Level I
Reaction kebutuhan training dari peserta o Participant/kuisioner
training form
 Level IV Business
Impact
Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Tentukan hal yang ingin dievaluasi
Level I
 Buat kuisioner agar dapat dikuantifikasi Reaction

 Sediakan tempat untuk komentar

dan
saran
 Dapatkan response dengan segera
 Tentukan standar yang dapat diterima
 Bandingkan reaksi dengan standar, ambil
tindakan yang sesuai
Lihat Contoh Lampiran (attachment)…
 Level IV Business
Impact
Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Evaluasi pengetahuan, ketrampilan sikap
Level I
sebelum dan sesudah training Reaction

 Gunakan tes tertulis untuk

mengukur
pengetahuan dan sikap
 Gunakan praktek kinerja untuk mengukur
ketrampilan
 Dapatkan response segera
 Gunakan hasilnya untuk
mengevaluasi
dan mengambil hasil tindakannya
 Level IV Business
Impact
Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Sediakan waktu untuk perubahan
Level I
perilaku (3-6 bulan setelah kegiatan Reaction

training)
 Evaluasi baik sebelum maupun sesudah
program
 Lakukan survei, kuisioner, wawancara
terhadap peserta, atasan langsung, dan
bawahannya, rekan kerja dan observasi
langsung terhadap peserta pelatihan
 Interviewer bersama interviewee mengulas kembali perilaku yang
diajarkans selama pelatihan.
 Interviewer menjalankan maksud wawancara, yaitu untuk menilai
efektifitas pelatihan sehingga kualitasnya dapat ditingkatkan.
 Tujuan dari wawancara adalah
- Untuk mengetahui perkembangan perilaku yang telah diajarkan
pada pelatihan
- Jika ada kendala, apa alasannya
 Interviewer menegaskan bahwa informasi akan
dijaga
kerahasiaannya
 Level IV Business
Impact
Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Gunakan asumsi untuk dapat
Level I
keberhasilan bisnis karena training.
mengukur Reaction

Contoh kenaikan sales xx % karena

sales mahir bernegosiasi yang diajarkan
training.
 Gunakan indicators
performance monitoring hasil nyata
untuk training
program melihat
TRAINING MATRIX BASED
ON COMPETENCY
Fungsi

 Menyusun posisi dan training yang sesuai

 Menyesuaikan kompetensi dan trainingnya
 Menyusun jadwal training
 Merumuskan biaya yang dibutuhkan
 Kamus Job profile Kurikulum
1

3
kompetensi yang training
menyebutkan Design
kebutuhan training
kompetensi
di setiap
jabatannya
 Nama : Luthfi Rochmatika
Jabatan : HR Manager & Trainer
Contact : 081319554465
Email : luthfi.rochmatika@gmail.com

Universitas Jurusan Tahun

Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006
Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011

Perjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai
menemukan Luthfi mendapatkan tawaran program tidak development dari
passionnya, (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen
Mahadasha
menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management
dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus dari
program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang Customer
Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe brand) . Hingga
saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam mengajar. Karirnya
tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk mengambil program
HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi menjadi HR Business
Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.