ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

DIKLAT MOT
TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM (TPU)

Setelah mempelajari materi

ini, peserta diharapkan dapat
memahami analisis
kebutuhan diklat (training
needs assessment) dalam
pengelolaan diklat.
TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS (TPK)

 Menjelaskan konsep dasar analisis

kebutuhan diklat dengan baik dan
benar
 Menyebutkan indikator dan tingkat
kebutuhan diklat
 Menjelaskan pendekatan analisis
kebutuhan diklat dengan baik dan
benar
 Menjelaskan tahapan pelaksanaan
analisis kebutuhan diklat dengan
baik dan benar
 POKOK BAHASAN

KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN DIKLAT

AKD

INDIKATOR THPN
KONSEP & PDKTN
AKD PLKSANAAN
DASAR TK KEBTHN
overview
Training Circle (Siklus Diklat)
1. 2.
TNA Tujuan/
sasaran
6. Diklat
Evaluasi

3.
Perencanaan
5. Diklat
Pelaksanaan
Diklat
4.
Mendesain
Diklat
Analisis Kebutuhan Diklat

1
3 2
 PENGERTIAN
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
8
ANALISIS + KEBUTUHAN + Diklat
Analisis ?
 Kegiatan memilah-milah, memecah-
mecah suatu kebulatan komponen

Suatu rangkaian kegiatan pemikiran yang

logis, rasional, sistematis dan objektif untuk
penelaahan, perincian dan pemecahan
terhadap suatu objek atau sasaran sebagai
suatu kebulatan komponen ke dalam sub-
subkomponen yang lebih kecil sehingga
dapat diperoleh kejelasan tentang fakta,
data, dan informasi dari objek tersebut.
 Kebutuhan – Butuh ?
 Memerlukan - ada kekurangan
 Gap = ketimpangan antara “yang
seharusnya” dengan “apa yang
senyatanya”

Diklat ?
 Proses belajar mengajar dalam
rangka meningkatkan kemampuan
PNS dlm melaksanakan tugas
jabatannya.
What is A TRAINING NEED?

A need for training that can rectify

the performance gap.

(Suatu kebutuhan akan pelatihan yang diyakini

dapat memperbaiki kesenjangan kinerja)

What?
Kesenjangan kinerja
(Performance gap)

Kinerja yang
diinginkan
(Desired
performance)

Kinerja yang ada

(Actual performance)
Analisis Kebutuhan Diklat ?

Suatu investigasi masalah yang

sistematis dan seksama dengan
tujuan untuk mengidentifikasi secara
tepat tentang dimensi-dimensi
masalah dan apakah masalah
tersebut dapat diatasi dengan
pelatihan

(A systematic and thorough investigation

of a problem with the purpose of
identifying exactly the dimensions of
that problem and whether or not it can
be solved by training)
 APA SEMUA MASALAH PERLU DIKLAT ?

Kemampuan
(Ability)
Able but Able & Willing
Un Willing

Un Able
& Un Able but
Willing
Un Willing

Kemauan
(Willingness)
 KEBUTUHAN DIKLAT
VS
BUKAN KEBUTUHAN DIKLAT

KINERJA RENDAH
Pegawai memahami cara Pegawai tidak memahami
melakukan pekerjaan cara melakukan pekerjaan
BUKAN KEBUTUHAN DIKLAT KEBUTUHAN DIKLAT

Refer to management Prepare a training

Tugas 1
Di samping pernyataan berikut, beri tanda KD
(Kebutuhan Diklat) atau PI (Perlu Informasi lain):
Apabila pegawai,
1. Tidak tahu cara menjalankan mesin
2. Tidak mau menggunakan sistem komputer
3. Tidak peduli terhadap keamanan penggunaan alat
4. Tidak mau menggunakan prosedur yang tepat
5. Bekerja asal-asalan
6. Sering tidak masuk kerja
 MENGAPA AKD?

 Masalah kinerja (Performance problems)

 Sistem dan teknologi baru (New system and

technology)

 Pelatihan rutin (Automatic or habitual training)

Why?
3 (TIGA) KARAKTERISTIK AKD
( KAUFMAN )

1. Data harus menyajikan kondisi aktual

sibelajar dan orang -0rang yang terkait,
baik itu mencakup kondisi saat ini
maupun kondisi mendatang.
2. Tidak ada analisis kebutuhan yang
bersifat final dan lengkap. Pernyataan
tentang kebutuhan bersifat tentatif/
sementara.
3. Ketimpangan seharusnya diidentifikasi
dari produk dan bukannya mengenai
proses.
Tujuan AKD

• Sebagai dasar penyusunan program diklat

• Diskrepansi Kompetensi dijadikan tujuan
program diklat
• Sebagai masukan bagi organisasi untuk tindak
lanjut kegiatan dan menentukan prioritas
program
• Mejaga dan meningkatkan produktifitas kerja.
• Menghadapi kebijakan dan tugas baru
 MANFAAT AKD

• Program Diklat akan sesuai dengan

kebutuhan organisasi, jabatan maupun
individu pegawai
• Menjaga dan meningkatkan motivasi peserta
dalam mengikuti diklat
• Efisiensi biaya organisasi
• Memahami masalah yang timbul dalam
organisasi
 What

Indikator
kebutuhan
diklat
Jenis- Jenis Kebutuhan
Indikator kebutuhan Diklat ?
 Keluhan masyarakat
 Penggunaan waktu yang kurang efisien
 Mutu kerja rendah
 Boros
 Tidak ada standard dan pengukuran kerja
 Lemahnya koordinasi
 Rencana mutasi
 Hasil kerja menurun
 Disiplin menurun
 Konflik internal dan eksternal
 Arsip tidak teratur
 Pekerjan menumpuk pada satu orang
 Terjadi “Botleneck”
 3 LEVEL TNA

Organisational level

Job level

Personal level
ADA DUA FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KEBUTUHAN DIKLAT ?
 TINGKAT KEBUTUHAN DIKLAT
TINGKAT PERTANYAAN KESIMPULAN/ PROSESNYA
KEBUTUHAN POKOK YG REKOMENDASI
DIKLAT HARUS
DIJAWAB
Organisasi Dibagian mana 1. Kebutuhan yg Pengungkapan
(Organization) diklat dibutuhkan mendesak di bagian… Kebutuhan
2. Pejabat Pengganti Pelatihan
harus dilatih dahulu

Jabatan PKS apa yang Jabatan tsb harus Analisis Jabatan

(Occupation) dibutuhkan memiliki persyaratan
dalam jabatan PKS, yakni ……
tsb.
Perorangan Orang-orang 1. Si A butuh Diklat…. Spesifikasikan
(Individu) mana yg 2. Si B butuh Diklat ….. Orangnya
memerlukan
diklat
 ORGANISATION ANALYSIS : terkait dengan kebutuhan
organisasi untuk mencapai tujuannya.

 JOB ANALYSIS: terkait dengan kebutuhan pekerjaan

tertentu dalam organisasi tersebut guna meningkatkan
standar kinerja, serta mengidentifikasi kompetensi yang
diperlukan untuk mencapai standar tersebut.

 PERSON ANALYSIS: terkait dengan kebutuhan individu

dalam organisasi tersebut guna meningkatkan
kompetensinya dalam melakukan pekerjaannya.
 BEBERAPA PERTANYAAN
BAGI ANALIS KEBUTUHAN
1. Apakah ada masalah kinerja?
2. Apakah karyawan mengetahui bagaimana mengerjakan
pekerjaannya?
3. Apakah karyawan mengetahui standar yang dipersyaratkan?
4. Bagian apa saja yang terkait dengan pelatihan?
5. Ada kesenjangan apa?
6. Mengapa ada kesenjangan?
7. Apa saja penyebab kesenjangan tersebut?
8. Apa saja akibat kesenjangan tersebut?
9. Adakah kebutuhan akan suatu pelatihan?
10. Apa saja parameter masalah, kebutuhan dan tugas?
11. Bidang apa saja yang paling penting ditangani lebih dulu?
12. Apa saja yang dapat dimasukan pada pelatihan?
 HASIL-HASIL AKD
1. Pernyataan spesifik tentang masalah kinerja (Specific
Statement Of the Problem)
2. Berbagai isu selain pelatihan (Any Non Training
Issues)
3. Standar kinerja yang diperlukan (Standards Of
Performance Required)
4. Hasil dan tujuan pelatihan (Learning Outcomes
And Learning Objectives)
5. Analisa biaya untuk solusi alternatif (Cost Analysis
Of Alternative Solution)
PENGERTIAN
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

PROSES AKD
 PENDEKATAN AKD
PENGERTIAN
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
Cara untuk melaksanakan
penilaian kebutuhan pelatihan
dengan menggunakan metode
dan teknik yang tepat sehingga
diperoleh data yang akurat dan
terpercaya
 METODE-METODE AKD
1. Wawancara (Interviews)
2. Angket (Questionnaires)
3. Observasi (Observations)
4. Tes Pengetahuan (Knowledge tests)
5. Me-review Data tentang kinerja
(Performance data review)
6. Diskusi informal (informal discussions)
7. Teknik moderasi (Moderation technique)
 Pendekatan AKD
1. Ditinjau dari orang yang melakukan : teknik
intuitif (karena keterbatasan dana) , Ulasan
Pimpinan;
2. Atas dasar analisis data sekunder : studi pustaka,
Analisis Jabatan;
3. Focus Group dan Nominative Group : buat dalam
satu kelompok sasaran dan berurutan.
4. Analisis DIF (Difficulties, Importancy,
Frequency): Unit Kerja DIF, KRA (Key result area);
5. Diskrepansi Kompetensi
LATIHAN

PROSES AKD

Bagi Kelompok Sasaran

Tugas 1
 Refleksi:
1. Merujuk kepada Tugas 1, apakah anda
dengan kolega anda memiliki pemahaman
yang sama tentang visi/ misi institusi Anda?
2. Apakah Anda dan kolega Anda memahami
Uraian Tugas Anda?
Tugas 2
 Refleksi:
Diskusikan dengan kolega anda tentang:
Standar kompetensi yang dipersyaratkan untuk pekerjaan
yang Anda lakukan.

B. Seberapa jelas anda memahami keduanya (Uraian Tugas dan

Standar Kompetensi) ? Apa komentar anda tentang kinerja
anda sendiri terkait dengan standar dan deskripsi tersebut?
 REFLEKSI

Merujuk kepada Tugas 2, apakah pelatihan tertentu

diperlukan untuk memenuhi standar tersebut?

Apakah pelatihan tersebut merupakan kebutuhan

personal atau tuntutan pekerjaan? Apa alasan
anda?
Latihan dengan cara Teknik
Moderasi
TAHAPAN PELAKSANAAN
ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
PROSES AKD
 PERSIAPAN
1. Membuat tim (steering group/ committee-tergantung
besarnya kegiatan) yang terdiri dari seluruh pihak terkait.
2. Tentukan team leadernya.
3. Tentukan tujuan dan hasil yang hendak dicapai.
4. Tentukan kelompok sasaran.
5. Tetapkan langkah-langkah, metodologi dan berbagai sumber
informasi.
6. Identifikasi berbagai sumber yang dibutuhkan.
7. Tentukan timeline (kurun waktu).
8. Tentukan personil dan tanggung jawabnya.
9. Identifikasi biaya yang diperlukan.
10. Jelaskan persyaratan pelaporan.
Perumusan Perumusan Pengmbngan
Masalah Tujuan Instrumen

Pengumpulan
Data

Pelaporan Penafsiran Pengolahan

Hasil Data
TAHAP PERUMUSAN MASALAH
Sources of problems/requests
Manager Staff Records and other observation
information

Ask questions

Document information

Clear statement of problem or

issue
 Contoh tujuan TNA

1. Mengidentifikasi kompetensi untuk jabatan-jabatan kunci.

2. Mendokumentasikan berbagai kompetensi dalam suatu matriks
keterampilan.
3. Memvalidasi kompetensi.
4. Memetakan kompetensi kedalam suatu sistem manajemen kinerja
5. Mempersiapkan pelaksanaan suatu rencana
6. Melaksanakan suatu rencana yang mendorong setiap individu dalam
institusi untuk senantiasa dapat memperoleh dan mengembangkan
keterampilan bagi jabatan-jabatan kunci.
Memilih tehnik analisa

1. Survey data organisasi (mereview prosedure, manual,

laporan dsb)
2. Survey dan angket
3. Observasi
4. Wawancara
5. Analisa DIF (Difficulties, Importance, Frequency)
6. FGD (Focus Group Discussion)
7. Moderation Techniques
8. Dsb
VII. Laporkan temuan

Tahapan paling sulit, karena…

• AKD tidak selalu memperoleh jawaban yang dicari
manajemen.
• Ada masalah yang dapat diatasi dengan pelatihan
tetapi ada pula yang tidak.
Oleh karena itu…
• hati-hati dalam menyajikan hasil temuan
 KONKLUSI

1. AKD adalah proses penguraian masalah di tempat kerja secara

sistematis (A TNA is a process of breaking down a workplace
problem in a systematic way)

2. Banyak proses AKD yang berupa penyampaian berbagai

pertanyaan dan mencari berbagai jawaban (Much of the TNA
process is about asking questions and getting answers)

3. Kebutuhan pelatihan adalah suatu kebutuhan akan pelatihan

yang diyakini dapat memperbaiki kesenjangan kinerja (A need for
training that can rectify the performance gap)
4. AKD memberikan banyak manfaat kepada trainer (A TNA provides
the trainer with numerous benefits)

5. Pelaksanaan AKD memerlukan 7 langkah yang saling terkait

untuk memperoleh pernyataan yang jelas tentang masalah serta
pelatihan apa yang bisa dilakukan untuk memecahan masalah itu
(Performance of TNA requires following 7 steps which build on each
other to achieve a clear statement of what the problems are and what
training can be done to fix them)

6. (Menetapkan) biaya masalah kinerja dan membandingkan biaya

pelatihan sebagai bagian penting dalam laporan AKD (Costing the
performance problem and comparing training costs is an important part
of TNA report)