MENGENAL TRAINING NEED ANALYSIS

DAN PENYUSUNANNYA

Dibuat Oleh : Derry Adityo Anggriawan

DASAR PENYELENGGARAAN 2
PELATIHAN

Menghilangkan atau mengurangi gap (kesenjangan)

antara kenyataan saat ini dengan standar yang
diharapkan
Tujuan Pelatihan 3

Pelatihan dan pengembangan bagi SDM mempunyai

tujuan yang terdiri dari beberapa tujuan antara lain:
◦ Meng Upgrade keahlian seorang individu yang sejalan
dengan perubahan teknologi.
◦ Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk
menjadi kompeten dalam pekerjaan.
◦ Membantu memecahkan persoalan yang bersifat
operasional.
◦ Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam
melaksanakan tugas dalam bekerja.

Derry
 Prinsip 5 W 1 H 4

Who : Siapa orang yang akan diberikan pelatihan

Why : Kenapa pelatihan diperlukan
When : Waktunya pelatihan
Where : Dimana pelatihannya diberikan
What : Jenis pelatihan diberikan
How : Bagaimana cara memberikan pelatihannya
 5
Kebutuhan Training Oleh Perusahaan
 Organizational training needs dapat dikategorikan
menjadi 2 macam :
 Recognized training needs – training yang sudah
harus ada.
 Requested training needs - training yang dirasa
perlu dilakukan berdasarkan permintaan.
 6
Recognized training needs

 Training yang telah di-indentifikasi sesuai dengan

yang diperlukan oleh seluruh karyawan perusahaan.
karena organisasi tahu bahwa karyawan
membutuhkan, sehingga training dapat dijadwalkan
terlebih dahulu untuk memenuhi kebutuhan itu.
 7

Kebutuhan Training Menurut Permintaan

 Kebutuhan training ini tidak direncanakan dari
semula.
 Kebutuhan training muncul dari hal-hal berikut :
 Department performance
 Operational and job changes
 Employee and unit’s work culture and morale.

 Kebutuhan itu muncul dari kegiatan operasional dan

diketahui oleh perusahaan. Tidak ter-identifikasi
sebelumnya.
 8
Training Need Analysis

Training Need Analysis/Analisis kebutuhan

pelatihan adalah suatu proses pengumpulan
dan analisis data dalam rangka
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-
memperoleh data akurat tentang apakah ada
faktor apa saja yang ada di dalam
kebutuhan untuk menyelenggarakan
perusahaan yang perlu ditingkatkan atau
pelatihan.
diperbaiki agar kinerja pekerja dan
produktivitas perusahaan menjadi
meningkat.
Training need analysis (TNA) atau analisis 9
kebutuhan pelatihan.

◦ Adanya pegawai baru, Memberikan orintasi pekerjaan atau tugas pokok

organisasi kepada pegawai yang baru direkrut sebelum yang bersangkutan
ditempatkan pada salah satu unit organisasi;
◦ Adanya peralatan kerja baru, Mempersiapkan pegawai dalam penggunaan
peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak terjadi
adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja;
◦ Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi birokrasi,
Mempersipakan pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan
sistem yang baru dibangun;
◦ Adanya standar kualitas kerja yang baru, Mempersiapkan pegawai dalam
melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun;
◦ Adanya penurunan dalam hal kinerja pegawai, Meningkatkan kualitas kinerja
pegawai sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis;
◦ Adanya rotasi/relokasi pegawai, Meningkatkan pegawai dalam menghadapi
pekerjaan dan situasi kerja yang baru.
 1
0
Mengumpulkan informasi tentang skill,
knowledge dan feeling pekerja;

Medefinisikan kinerja standar dan kinerja

aktual dalam rincian yang operasional;
Fungsi Training Need
Analysis  (TNA)
Melibatkan stakeholders dan membentuk
dukungan;

Memberi data untuk keperluan perencanaan

 11

Kumpulkan data untuk mengidentifikasi

kebutuhan

Menentukan kebutuhan yang bisa diatasi

berupa pemberian training
5 Langkah
Analisis Mengusulkan solusinya
Kebutuhan
Training Menghitung potensi biaya dari pemberian
training

Pilih dan laksanakan training

1. Mengumpulkan Data Kebutuhan
12

Primary data

• Training need survey

• Focus group discussion
• Interview key position
• Competency gap analysis

Secondary data

• Organization Strategic Plan & Annual Operation Plan

• Succession & Career Plan
• Performance appraisal result
 13

2. Menentukan Kebutuhan yang Bisa

Dipecahkan Melalui Training
 Trainingtidak bisa mengatasi semua masalah yang dihadapi karyawan, seperti
buruknya moral, kurangnya motivasi, atau kurangnya kemampuan untuk belajar.
 Jugatidak bisa mengatasi masalah yang disebabkan oleh isu-isu di luar fungsi
SDM, seperti peralatan kerja yang sudah tua, sistem imbalan yang kurang
kompetitif, atau konflik nilai-nilai maupun gaya manajerial dalam organisasi.
 Asesmen kebutuhan training diperlukan sebagai dasar permintaan training.
 14

3. Mengusulkan Solusinya

 Setelah analisis kebutuhan dilakukan dan program training merupakan solusi

potensial, maka seluruh solusi yang mungkin seyogyanya diidentifikasi dan diuji
kemampuannya untuk memecahkan masalah yang ada.
 Sebagai contoh, ada beberapa opsi yang bisa diusulkan kepada manajer:
• Merancang dan melaksanakan training secara inhouse
• Meminta bantuan pelaksana pihak ketiga untuk mengembangkan dan melaksanakan
pelatihan
• Mengirimkan keseluruhan anggota team untuk mengikuti seminar/kursus publik
 15

4. Menghitung Biaya Potensial dari

Pemberian Training
 Biaya training harus diperhitungkan agar berjalan dengan sukses. Biaya training
per orang harus sesuai dengan manfaat yang diperoleh organisasi.
 Banyak organisasi yang melihat training sebagai biaya atau sebuah investasi. Itu
sebabnya, profesional SDM harus memastikan training tersebut positif dan
berkontribusi efektif secara biaya terhadap keberhasilan organisasi.
 Makin terhubung program training dengan visi, misi, dan tujuan organisasi, makin
tinggi kemungkinan training tersebut efektif secara biaya.
 Kalkulasi sederhana bisa dibuat dengan rumus berikut:
• Biaya per peserta = Total Biaya Training/Jumlah Peserta Training
 16

4. Menghitung Biaya Potensial dari Pemberian

Training
Potensi Biaya
- Biaya/honor trainer -Biaya pengembangan
- Gaji/upah peserta training - Honor dan pengeluaran konsultan
- Bahan-bahan dan materi training - Jam yang dihabiskan oleh staf,
- Jasa konsultan atau kontraktor (vendor) pesuruh, dan manajer lini
- Biaya akomodasi trainer dan peserta - Biaya pendukung
- Biaya fasilitas training - Biaya pengiriman via pos
- Transportasi - Perawatan data
- Peralatan - Biaya peralatan (bisa diproratakan)
- Kehilangan produksi (opportunity cost) - Audio visual
- Komputer

Potensi Penghematan/Manfaat
- Turunnya kesalahan (error) - Perubahan sikap
- Peningkatan produksi - Keselarasan pegawai/organisasi
- Turunnya turnover - Memfasilitasi perubahan organisasi
- Berkurangnya kebutuhan supervisi - Peningkatan kepuasan pelanggan
- Kemampuan untuk lebih maju - Peningkatan kompetensi organisasi
- Kemampuan untuk bekerja dalam cakupan
pekerjaan yang lebih luas
 17
Analysis Area :

Organizational Analysis

Task Analysis

Person Analysis
 Identifikasi strategi, lingkungan dan sumber daya organisasi
untuk menentukan prioritas pelatihan (biaya, waktu &
sumber daya) yang akan dilaksanakan untuk pencapaian
Organization tujuan organisasi.

Analysis  Rencana strategis dan laporan-laporan terkait

 Survey kebutuhan organisasi

 Career Path & Succession Plan

 Business Case yang dihadapi organisasi

18
 TRAINING NEEDS ASSESSMENT FORM
Needs Urgency Level Ability Level
Area Pelatihan Area Untuk Pelatihan & Pengembangan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Total Poin Nama Karyawan Posisi
Technical Teknik Wawancara X X 8 Derry Adityo Staf Rekrutmen
Penguasaan alat psikotes kategori dasar X X 6 & Pelatihan
Penguasaan alat psikotes kategori lanjut X X 4
Man Power Planing X X 6
Analisis Jabatan/urgensi jabatan X X 7
Training Need Analysis X X 8
Training For Trainer X X 5
My SAP X X 7
Mandatory Budaya Perusahaan X X 8
Good Corporate Governance X X 5
Introduction to Business Process X X 2
Business Communication X X 3
Motivation X X 2

Managerial

Needs Urgency Level Ability Level (Proficiency Level) Criteria Point Consider
Not Needed at all 1 Poor 5 Point 7-10 Considered to be implemented
Rarely needed 2 Not so good 4 Point 4-6 Considered for pending
Needed from time to time 3 Average 3 Point 2-3 Considered for not carried out
Needed most of the time 4 Good 2
Needed all the time 5 Very Good 1

19
 20

Training