SUPERVISI DAN
SUPERVISOR
Super = atas
Visi = penglihatan
Supervisi dapat diartikan sebagai penglihatan dari superior atau atasan
terhadap pelaksanaan suatu kegiatan (pekerjaan, tugas, dll).
Supervisi juga dapat berarti bentuk pengawasan yang dilakukan oleh atasan
atau orang yang dinilai mampu memberikan pengawasan.
“Supervisi adalah bentuk “Supervisi merupakan
kegiatan pembinaan yang pelayanan yang diberikan
direncanakan untuk kepada pegawai yang
membantu para pegawai bertujuan menghasilkan
agar dapat bekerja secara perbaikan pada proses
efektif” dan hasil kerja”
- Purwanto - L. Ross
MENGAPA SUPERVISI ?
1. Rencana – rencana yang telah ditetapkan manajemen memerlukan
dukungan SDM agar dapat direalisasikan
2. Terdapat perbedaan situasional antara tataran strategis (konseptual) dan
tataran taktis ataupun teknis di lapangan. Hal ini menyebabkan proses
realisasi rencana kerap menghadapi kendala – kendala.
3. Skala organisasi yang besar menyebabkan manajemen mengalami kesulitan
apabila dituntut melakukan proses perencanaaan hingga pelaksanaan
secara sekaligus
4. Realisasi rencana diupayakan semaksimal mungkin agar sesuai dengan
rencana yang telah disusun dan tetap berada dalam koridor standar maupun
prosedur yang telah ditetapkan
4 SITUASI KERJA KONDUSIF
PRODUKTIF
4 SITUASI KERJA KONDUSIF
POSITIF
• Pegawai terdorong untuk berpikir dan berperilaku positif sesuai dengan nilai dan
peraturan yang berlaku di perusahaan
• Pegawai terhindar dari keresahan – keresahan akibat miskomunikasi dan informasi
yang tidak jelas
• Pegawai saling mengingatkan satu sama lain agar taat terhadap norma dan aturan
perusahaan secara penuh kesadaran
PRODUKTIF
• Pegawai memiliki mindset “berorientasi terhadap hasil / proses dan hasil”
• Pegawai dapat mengelola pekerjaanya dan mencapai hasil yang diharapkan
• Pegawai memiliki kreatifitas dalam bertindak untuk memberikan hasil yang maksimal
maupun melakukan perbaikan – perbaikan yang diperlukan
4 SITUASI KERJA KONDUSIF
PRESTATIF
• Pegawai dapat mendorong dirinya sendiri untuk tumbuh dan berkembang bersama
dengan perusahaan
• Pegawai terpacu untuk menciptakan hasil dengan kualitas maupun kuantitas yang
melebihi standar harapan
PROSEDURAL
• Pegawai dapat mengikuti proses, prosedur, dan aturan – aturan kerja yang berlaku
didalam perusahaan
• Pegawai memiliki kesadaran untuk mewujudkan perilaku yang positif, produktif,
maupun prestatif didalam koridor prosedur yang telah ditetapkan
POSITIF PRODUKTIF PRESTATIF PROSEDURAL
Supervisor adalah seseorang yang memiliki wewenang untuk menyelia,
menjadi jembatan penghubung antara manajemen dengan tenaga
pelaksana, dan memberikan arahan – arahan pada level teknis.
dilaksanakan pada
TEKNIS
tataran teknis PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA
FUNGSI SUPERVISOR
FUNGSI PERENCANAAN
1. Menerjemahkan sasaran dan rencana manajerial / strategis menjadi
PLANNING sasaran dan rencana harian / teknis
2. Menetapkan tugas – tugas /pekerjaan yang harus dilakukan pelaksana
FUNGSI PENGORGANISASIAN
1. Mengatur penggunaan sumberdaya yang tersedia untuk mencapai
ORGANIZING sasaran / merealisasikan rencana teknis
2. Memastikan ketersediaan standar dan prosedur untuk merealisasikan
rencana
FUNGSI PELAKSANAAN
ACTUATING 1. Memastikan rencana – rencana taktis dan tugas – tugas yang bersifat
teknis dilaksanakan oleh pelaksana
FUNGSI PENGENDALIAN
1. Memantau proses pelaksanaan atau realisasi rencana dan tugas – tugas
CONTROLLING 2. Memastikan proses dan hasil telah sesuai dengan standar dan prosedur
yang berlaku
TUGAS & TANGGUNGJAWAB
SUPERVISOR
TUGAS TA N G G U N G J AWA B A K T I V I TA S
3 4
5
7
1 GOAL
6
START
PRINSIP SASARAN
Spesifik
• Pernyataan yang konkrit, rinci, namun ringkas
• Mencerminkan tujuan utama yang ingin dicapai
Dapat diukur
• Memiliki ukuran yang jelas dan dapat dievaluasi
Dapat dicapai
• Memungkinkan untuk diusahakan pencapaiannya dengan memerhitungkan kapasitas
sumberdaya yang tersedia
Realistis
• Sesuai dengan situasi dan kondisi real yang terjadi
Dibatasi waktu
• Memiliki Batasan waktu / berlaku sesuai dengan waktu yang ditetapkan
CONTOH SASARAN
“Mencapai target penjualan 1 Milyar / Account
Executive dalam waktu 3 bulan efektif”
• Tim penjualan
• 50% tim penjualan • Tim penjualan
sudah kompeten
baru ditraining sudah kompeten
• 100% teknologi
• 50% teknologi • 70% teknologi
marketing
Kondisi Sumberdaya marketing marketing
digunakan
digunakan digunakan
• 70% Pasar dalam
• Pasar dalam tahap • Pasar dalam tahap
tahap desire dan
awareness interest
action
MENGKOMUNIKASIKAN
SASARAN PADA TIM
1. Pahami karakteristik anggota tim
2. Gunakan Bahasa dan gaya komunikasi yang sesuai karakteristik anggota tim
3. Berikan alasan / argumentasi mengapa sasaran harus dicapai
4. Bangun semangat dan komitmen tim terhadap pencapaian sasaran
5. Libatkan anggota tim dalam penentuan rencana tindakan atau tugas – tugas
yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran
6. Pastikan anggota tim telah memahami sasaran, rencana, dan tugas – tugas
yang harus dilaksanakan
KARAKTERISTIK ANGGOTA TIM
Briefing / team meeting EFFECTIVE BRIEFING
Pemberdayaan pada
Re-commitment /
sebagian permasalahan /
Reformation
ruang lingkup
TEAM CAPACITY
STRATEGI PEMBERDAYAAN
Re-Commitment
Kondisi dimana tingkat kepercayaan supervisor terhadap tim rendah dan tim
kurang memiliki kapasitas untuk melakukan tugas, melaksanakan rencana, atau
memecahkan masalah dalam realisasi rencana.
Strategi:
• Bangun kembali komitmen tim dan komitmen supervisor terhadap tim
• Bentuk kapasitas tim melalui pelatihan, bimbingan, edukasi baik yang
dilakukan secara formal maupun informal oleh supervisor
• Berikan ruang untuk bertumbuh (kepercayaan) sedikit demi sedikit seiring
dengan tumbuhnya kapasitas dari tim
STRATEGI PEMBERDAYAAN
Pendampingan dan Pengawasan Intensif
Kondisi dimana tingkat kepercayaan supervisor terhadap tinggi namun tim
kurang memiliki kapasitas untuk melakukan tugas, melaksanakan rencana, atau
memecahkan masalah dalam realisasi rencana.
Strategi:
• Berikan kepercayaan terhadap tim disertai dengan proses pembelajaran
untuk membentuk kapasitas tim
• Awasi pelaksanaan kerja tim dan berikan bimbingan atau pendampingan
yang cukup intensif
• Berikan ruang untuk bertumbuh (kepercayaan) sedikit demi sedikit seiring
dengan tumbuhnya kapasitas dari tim
STRATEGI PEMBERDAYAAN
Pemberdayaan Pada Sebagian Permasalahan
Kondisi dimana tingkat kepercayaan supervisor terhadap tim rendah namun tim
memiliki kapasitas memadai untuk melakukan tugas, melaksanakan rencana,
atau memecahkan masalah dalam realisasi rencana.
Strategi:
• Berdayakan tim pada permasalahan atau tugas – tugas yang benar – benar
dapat dilaksanakan
• Pengawasan intensif diberikan pada proses kerja yang berisiko tinggi
• Berikan ruang untuk bertumbuh (kepercayaan) sedikit demi sedikit seiring
dengan tumbuhnya kapasitas dari tim
STRATEGI PEMBERDAYAAN
Pemberdayaan Pada Sebagian Permasalahan
Kondisi dimana tingkat kepercayaan supervisor terhadap tim tinggi dan tim
memiliki kapasitas memadai untuk melakukan tugas, melaksanakan rencana,
atau memecahkan masalah dalam realisasi rencana.
Strategi:
• Libatkan tim didalam menyusun rencana – rencana, tugas
• Lakukan pengawasan yang bersifat kemitraan / pertnership
• Berikan ruang untuk bertumbuh (kepercayaan) sedikit demi sedikit seiring
dengan tumbuhnya kapasitas dari tim
STRATEGI PEMBERDAYAAN
• Awasi kerja tim dalam waktu • Libatkan tim dalam
berkala / rutin perencanaan dan penentuan
• Berikan pembelajaran untuk tugas – tugas
anggota tim secara berkala • Percayakan pemecahan
masalah pada tim
TEAM CAPACITY
MONITORING TIM
Monitoring adalah langkah untuk memastikan pelaksanaan rencana telah
sesuai dengan rencana itu sendiri serta memenuhi standar – standar dan
prosedur yang berlaku di perusahaan.
PROCEDURE
PROBLEM PROCESS
PEOPLE
LANGKAH MONITORING
PROCEDURE
• Selalu berpegang pada prosedur dan standar yang berlaku
• Kompleksitas masalah prosedural menentukan kompleksitas pemecahan masalah
PROCESS
• Perhatikan bagaimana proses kerja berjalan, apakah proses berjalan sesuai dengan
standar yang ada?
PEOPLE
• Perhatikan perilaku – perilaku pegawai didalam melakukan proses kerja, apakah terjadi
perilaku yang menyimpang dalam melakukan proses kerja?
PROBLEM
• Pecahkan masalah yang ditemui
• Buatlah solusi sementara (jangka pendek) yang dapat dilakukan sesuai kapasitas
sumberdaya yang ada apabila permasalahan terlalu kompleks
PROCEDURE PROCESS PEOPLE PROBLEM
GUIDING &
COACHING
MEMAHAMI GUIDING
Guiding adalah upaya memberikan bimbingan secara teknikal kepada pegawai
agar mampu melaksanakan tugas – tugasnya dan mencapai sasaran yang
diharapkan.
1. Tim dinilai tidak cukup paham dengan sasaran kerja, proses kerja,
permasalahan yang dihadapi, standar kerja, dll.
Coaching tim hanya dapat dilakukan terhadap tim yang telah memiliki kapasitas
dalam pemahaman, keterampilan, maupun sikap atau perilakunya.
• (K) (S) (A) tim tinggi atau • (K) (S) (A) tim tinggi atau
memadai memadai
PENGETAHUAN, KETERAMPILAN, SIKAP
GUIDING DIRECTING
• (K) (S) (A) tim rendah • (K) (S) (A) tim rendah
• Tim memerlukan bimbingan • Tim memerlukan bimbingan
secara teknis agar terampil secara teknis agar terampil
• Tim perlu diberikan motivasi /
menumbuhkan sikap positif
MOTIVASI
MODEL COACHING
GOAL
REALITY
Tim menentukan
tujuan / sasaran OPTION
yang ingin Tim
dicapainya mengidentifikasi W AYO U T
kondisi – kondisi Tim menemukan
saat ini yang gap / perbedaan
antara tujuan yang Tim menentukan
menjadi starting jalan keluar atau
point dari ingin dicapai
dengan kondisi solusi untuk
pencapaian tujuan mencapai tujuan
saat ini serta
merumuskan yang sesuai dengan
alternatif solusinya kondisi – kondisi
saat ini
PERTANYAAN BANTUAN
GOAL
• Apa yang tim harapkan?
Tujuan / sasaran tim
• Mengapa tujuan / harapan itu menjadi penting?
anda
OPTION
• Apa yang menjadi kunci untuk mencapai sasaran?
Pilihan solusi yang
• Bagaimana tim dapat merealisasikannya?
diidentifikasi
WAYOUT
• Sesuai dengan sumberdaya tim yang ada, pilihan manakah
Jalan keluar / solusi yang
yang paling tepat menjadi solusi?
diambil untuk mencapai
• Bagaimana tim dapat berkomitmen menjalankan solusi itu?
tujuan atau sasaran
MODEL COACHING
GOAL
Tujuan / sasaran tim
anda
REALITY
Realitas yang dihadapi
tim anda
OPTION
Pilihan solusi yang
diidentifikasi
WAYOUT
Jalan keluar / solusi yang
diambil untuk mencapai
tujuan atau sasaran
MEMBERIKAN FEEDBACK
Feedback adalah hal yang tidak dapat dilepaskan / terpisah dari proses
coaching.
Feedback diberikan Coach kepada tim atas pemaparan yang disampaikan oleh
tim sesuai urutan kerangka GROW.
Seorang supervisor perlu memahami proses problem solving secara efektif agar
dapat memberikan solusi permasalahan yang terjadi ditempat kerjanya.
PROBLEM SOLVING
Bagimana bentuk
keluhannya?, kemana
pelanggan mengeluh?
MENGURAI MASALAH
Pernyataan problem setelah diurai:
• Nilai dan tentukan mana alternatif solusi yang paling layak atau sesuai untuk
menjadi solusi permasalahan
• Pola pikir yang terbentuk dalam suasana dan jenis teknologi yang berbeda -
beda
MENGATASI PERBEDAAN