Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 1 drpd 20

INSTITUSI LATIHAN
KEMAHIRAN BELIA DAN SUKAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM / G452- 002- 4:2017 AFTER SALES - SERVICE OPERATION
PROGRAM’S CODE & NAME

TAHAP / LEVEL 4 SEMESTER 5

NO DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
CU:02 HUMAN CAPITAL REQUIREMENT COORDINATION
COMPETENCY UNIT NO. AND
TITLE

KOD DAN NAMA

SUBJEK/SUBJECT CODE AND DAM 4523 HUMAN RESOURCES MANAGEMENT 1
NAME

NO. DAN PENYATAAN 1. COORDINATE MANPOWER REQUIREMENT

AKTIVITI KERJA / WORK 2. PERFORM STAFF TRAINING
ACTIVITIES NO. AND 3. EVALUATE POST TRAINING EFFECTIVENESS
STATEMENT 4. PREPARE HUMAN CAPITAL REQUIREMENTS
COORDINATION SUMMARY REPORT
KOD WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3)

TAJUK / TITLE : PENGURUSAN LATIHAN TENAGA KERJA

OBJEKTIF / OBJECTIVE : MEMBERI PENGETAHUAN ASAS BERKAITAN PENGURUSAN

LATIHAN SERTA KEBERKESANAN PELAKSANAANNYA
DAN MEMANTAU PRESTASI PEKERJA.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 2 drpd 20

1. PENGENALAN PENGURUSAN PRESTASI

Pengurusan prestasi lebih berbentuk kepada mengendalikan penilaian atau beberapa siri
penilaian pada sesuatu masa dan merupakan satu bahagian yang penting di dalam bidang
pengurusan sumber manusia. Majikan sepatutnya memberi pekerja sokongan dan keadaan
yang sesuai kepada kakitangan bagi mendapatkan keputusan penilaian prestasi yang di
kehendaki. Perkara-perkara yang perlu diambil kira oleh majikan dalam menilai prestasi
kakitangan adalah seperti berikut :-
1. Memberi sokongan secara praktikal yang bersesuaian dengan sumber yang sedia ada.
2. Memastikan pekerja mengetahui dengan jelas keputusan prestasi penilaian yang
diperlukan dan memberi khidmat nasihat jika di perlukan.
3. Memberi program latihan dan pembangunan kepada pekerja supaya mereka dapat
mencapai prestasi yang dikehendaki.
4. Mengubahsuai pengukuran sasaran , keutamaan dan prestasi berdasarkan kepada
perubahan di dalam keutamaan organisasi,pasaran,dasar kerajaan dan sebagainya.

Dalam sesuatu pengurusan prestasi, pekara yang perlu dipertimbangkan ialah prestasi
pengurus yang cemerlang dan menjadi contoh kepada pekerja yang lain. Sesuatu cara
pengurusan bergantung kepada beberapa faktor iaitu personaliti individu, suasana tempat
kerja, ukuran masa dan budaya sesuatu organisasi.

2. PEMANTAUAN PRESTASI

Pemantauan prestasi adalah salah satu daripada bahagian di dalam proses pengurusan
prestasi. Penilaian prestasi diadakan sekali atau dua kali setahun dan ianya dalam bentuk
temubual diantara pekerja dengan majikan. Kadangkala hasil daripada temubual ini pekerja
dapat meningkatkan gaji dan kenaikan pangkat pekerja. Selain daripada itu, hasil daripada
temubual ini akan memberikan penekanan terhadap program latihan dan pembangunan
pekerja.
Proses temubual juga dapat membina dan menyokong seseorang individu dalam
meningkatkan dan membangunkan prestasi kerjanya. Pekerja yang bersemangat biasanya
dapat menerima kritikan daripada majikannya semasa di akhir sesi temubual tersebut.
Beberapa prinsip di perlukan dalam memenuhi ciri-ciri tersebut. Antaranya adalah :-

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 3 drpd 20

1. Tiada kejutan berlaku di dalam penilaian semasa temubual. Penilaian perlu mengambilkira
terhadap prestasi pekerja sebelum temubual kerana ianya merupakan maklumbalas
daripada pengurus.
2. Proses ini perlu di aplikasikan kepada semua pekerja . Semua pekerja mempunyai hak
untuk mengetahui tahap prestasi mereka dan ianya syarat yang perlu dalam meningkatkan
lagi pencapaian pekerja tersebut.
3. Pekerja digalakkan untuk menyatakan prestasi mereka dan memberikan pendapat mereka
apa yang mereka fikirkan dan apa yang telah mereka lakukan.
4. Perbincangan harus difokuskan kepada matlamat yang telah ditetapkan dan pencapaian
yang dikehendaki untuk mencapai matlamat tersebut.
5. Penilai perlu ingat peraturan bahawa mereka hanya mempunyai 2 telinga dan satu mulut
yang digunakan semasa mengendalikan temubual prestasi tersebut.

3. KEBERKESANAN PENILAIAN PRESTASI

Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat oleh seseorang
pengurus. Diantara faktor yang boleh mempengaruhi pemikiran pengurus adalah :-
1. Umur, pengalaman pengurus dan pekerja.
2. Personaliti
3. Jantina dan Bangsa
4. Hubungan kekeluargaan
5. Prestasi pekerja yang lepas dan sekarang.
6. Kebimbangan penilai/pengurus dan reaksi individu yang dinilai/pekerja.

Terdapat beberapa garis panduan yang perlu diikuti oleh penilai semasa temubual. Antaranya
ialah :-

1. Mereka harus merancang dengan teliti pertemuan tersebut terlebih dahulu. Ini bermakna
tidak hanya menggunakan pejabat yang tiada gangguan tetapi penilai harus membaca
segala dokumen yang berkaitan untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan, pekerja
harus bersiap sedia untuk pertemuan dengan mengenal pasti prestasi mereka dan boleh
menjangkakan kadar prestasi mereka sebelum pertemuan tersebut. Ini adalah penting
kerana proses tersebut adalah dalam bentuk 2 hala dan tidak memerlukan kejutan bagi
mana-mana pihak.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 4 drpd 20

2. Penilai harus memastikan bahawa perjumpaan tersebut dikendalikan dalam keadaan yang
selesa dan tempat yang memberi penekanan terhadap kaunseling, mengajar dan
pembangunan peranan adalah sebahagian daripada tanggungjawab pengurusan.
3. Penekanan perlu diberi terhadap aspek yang positif dalam prestasi dan bukannya yang
negatif namun begitu keseluruhan perlulah dibaiki.
4. Dalam membincangkan kekurangan keberkesanan prestasi, peluang untuk meningkatkan
prestasi harus ditekankan.
5. Pekerja harus digalakkan untuk bercakap dan pengurus harus berbincang segala masalah
yang dihadapainya dan harus diberi penyelesaian terhadap masalah tersebut.
6. Tindakan perlu dipersetujui untuk menjelaskan segala masalah yang dikenal pasti dan
membangunkan pekerja yang terlibat.
7. Segala tindakan yang dipersetujui perlu dibuat agar pengukuran prestasi dapat diteruskan.
8. Kadar prestasi akan mempengaruhi pemikiran pekerja semasa perjumpaan. Oleh sebab itu
adalah lebih baik segala perbincangan harus di hindarkan daripada temubual penilaian yang
lebih mengambil kira terhadap pembangunan pekerja
9. Akhirnya perlu diingatkan penilaian temubual haruslah dirahsiakan.

Kunci kejayaan penilaian prestasi akan memastikan bahawa pengurus mempunyai

kewibawaan dalam proses tersebut dan terlatih serta prinsip penilaian dapat diterima pakai oleh
semua pekerja.

4. MENGURUS PRESTASI KAKITANGAN.

Penilaian prestasi kakitangan boleh dibuat atau dinilai daripada perspektif yang luas dan
secara khusus boleh difokuskan kepada beberapa aspek penting yang dapat menunjukkan
ciri-ciri keunggulan dan kewibawaan seseorang.
Prestasi yang berbeza-beza ini dapat menunjukkan wujudnya kualiti yang berbeza
khususnya berhubung dengan perkembangan dan keterampilan seseorang individu. Antara
ciri-ciri yang diambil kira dalam menilai prestasi kakitangan adalah:

1. Inisiatif/daya usaha.
Ini meliputi inisiatif kakitangan dalam meningkatkan kemajuan profesionalisme, inisiatif
memajukan syarikat, daya usaha bagi meningkatkan pencapaian tugas dan inisiatif bagi
membawa pembaharuan dan perubahan yang sesuai selaras dengan perubahan
dasar-dasar baru syarikat.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 5 drpd 20

2. Dedikasi.
Dapat menjalankan tugas dengan dedikasi dan bertanggungjawab, menunjukkan komitmen
yang tinggi terhadap tugas-tugas yang diberi, sentiasa berusaha meningkatkan kemajuan
dan menjayakan rancangan yang perlu dilaksanakan, tidak terlampau bergantung kepada
ketua atau orang lain untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab yang
mencabar. Mempunyai motivasi diri dan dorongan yang tinggi untuk membawa kejayaan.

3. Perancangan.
Dapat merancang dan melaksanakan perancangan dengan berkesan, fleksibiliti dalam
melaksanakan perancangan yang dapat meningkatkan prestasi dan kemajuan syarikat,
mengadakan perancangan yang teratur dan mengurus kepada matlamat yang ingin
dicapai. Dapat mengekalkan pencapaian prestasi yang tinggi.

4. Kerjasama.
Menunjukkan sikap kerjasama yang tinggi bagi menjayakan segala urusan syarikat.
Komitmen dengan sebarang bentuk kerjasama, bersedia berkongsi kepakaran dan
pengalaman untuk kemajuan profesional dan pendidikan. Dapat bekerja dalam satu
pasukan untuk menjayakan wawasan dan misi organisasi.

5. Kepimpinan.
Menunjukkan kepimpinan yang baik dari segi sahsiah, tingkah-laku, dapat memberi contoh
teladan yang baik, mempunyai wawasan dan misi kepimpinan, daya intelektual dan daya
kemahiran berhubung dengan orang lain, kebolehan menyelesaikan konflik dan masalah
dengan bijaksana, bersikap adil dan bertimbang rasa, bermotivasi dan dapat memimpin
untuk perubahan dan dapat memimpin kumpulan kecil dengan berkesan.

6. Kepakaran.
Menunjukkan kepakaran dalam bidang yang diajar, sentiasa terkini pengetahuan baru,
menunjukkan kecekapan tugas dan dapat mempertahankan standard dan kualiti kerja,
berpengetahuan luas dan boleh mempertahankan kecemerlangan organisasi dan memberi
tunjuk ajar kepada pekerja lain dalam sesuatu bidang kepakaran.

7. Integriti.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 6 drpd 20

Mempamerkan aspek intergriti yang tekal dalam organisasi, dapat mewujudkan

keharmonian dan menunjukkan kesetiaan dan sokongan bagi menjayakan perjuangan
profesionalisme dan wawasan organisasi.
8. Keaktifan (assertiveness)
Keaktifan sebagai seorang ahli profesional dalam mencorakkan perkembangan dalam
organisasi. Sentiasa memberi maklum balas (respons) yang positif kepada perubahan dan
perkembangan yang berlaku. Dapat memberi pandangan dan input profesionalisme yang
baik bagi menangani masalah semasa dan masalah yang memerlukan daya intelektual
yang tinggi.

9. Pengurusan masa.
Dapat menguruskan masa dengan baik dan berkesan, menghargai masa dan dapat
mengoptimumkan kerja dengan dedikasi tanpa mengabaikannya. Kecekapan menggunakan
masa untuk meningkatkan produktiviti.

5. TUJUAN PENILAIAN PRESTASI TERHADAP PEKERJA.

Alat untuk penilaian dan pembangunan. Dengan melihat prestasi yang dulu untuk
mengenalpasti pencapaian dan kekurangan; dan membentuk plan yang terperinci untuk
meningkatkan prestasi dimasa hadapan.(Stephen P.Robins, 1995).
Jika penyelia dapat mengesan kekurangan pekerjanya, maka satu perancangan yang
terperinci perlu dibuat bagi membetulkan keadaan ini. Dengan memberi penekanan yang sama
terhadap masa akan datang dan yang telah lepas, pekerja tidak gemar bertindakbalas
mempertahankan maklumbalas pencapaian. Proses penilaian dapat memberi motivasi kepada
pekerja untuk memperbaiki kelemahannya.

MENGAPA PENILAIAN DIPERLUKAN?

Penilaian prestasi adalah berbentuk aktiviti yang formal dan tidak formal. Pemantauan
(observation) prestasi yang formal harus dilakukan paling minimum sekali dalam setahun atau
lebih untuk kebaikan. Pemantauan dua kali setahun bermakna semakin kurang penilaian
prestasi dibuat terhadap sesuatu penilaian tersebut. Maka, tekanan terhadap pekerja akan
semakin berkurangan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 7 drpd 20

Penilaian prestasi tidak formal merujuk kepada penilaian yang dilakukan oleh penyelia dari
hari ke hari (setiap hari) dan pekerja akan mengetahui prestasi mereka dari masa ke semasa.
Penyelia yang cekap akan selalu memberi maklumat yang tidak formal kepada pekerja
(berkaitan dengan aspek positif dalam kerja dan masalah yang mereka hadapi). Oleh kerana
maklum balas tidak formal lebih terbuka dan jujur, maka pemantauan secara formal akan
kurang digeruni oleh pekerja dan ianya tidak akan menjadi satu kejutan.

6. APA YANG PERLU DINILAI?

Kriteria yang perlu dipilih oleh penyelia ketika membuat penilaian prestasi ke atas prestasi
kakitangan, akan memberi pengaruh yang besar ke atas apa yang pekerja hendak lakukan.
Tiga bentuk penilaian yang diperlukan dalam membuat penilaian ke atas pekerja adalah hasil
kerja individu, perlakuan dan perangai.

1. Hasil Kerja Individu.

Jika hasil kerja diambil kira berbanding dengan keupayaan, maka penyelia perlu membuat
penilain keatas hasil kerja akhir. Sebagai contoh, melalui penilaian berdasarkan hasil kerja
seseorang pencuci karpet perlu dinilai berdasarkan berapa banyakkah bilangan meter
persegi karpet yang boleh dicucinya dalam sehari.

2. Perlakuan.
Dalam sesetengah kes, adalah sukar untuk mengenal pasti hasil sebenar yang dikaitkan
terus dengan tindakan seseorang pekerja itu. Keadaan ini benar sekiranya kerja tersebut
dilakukan secara individu berbanding dengan secara berkumpulan. Penilaian prestasi
secara berkumpulan adalah lebih mudah dilakukan tetapi kerjasama dari ahli kumpulan
sukar untuk dibuat atau dikenal pasti. Dalam jangka masa pendek, penilaian keatas
pekerja tidak selalu dilakukan. Dengan menggunakan contoh tadi, kelakuan pencuci
karpet yang boleh digunakan untuk penilaian prestasi adalah termasuk laporan tentang
keadaan kerja atau peralatan selepas kerja setiap hari.

3. Perangai.
Bila kita menilai seseorang berdasarkan kepada kebolehtahanan, keyakinan, agressif,
kesetian, kerjasama dan sebagainya, ia merupakan penilaian berdasarkan perangainya.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 8 drpd 20

Menurut Michael J. Kavangh, "Evaluating Performance," in in K. M. Rowland and G. R.

Ferris (eds.), Personnel Management. (Boston: Allyn & Bacon, 1982), pp. 187-126.
"Pakar-pakar bersetuju bahawa perangai boleh merendahkan mutu
keluaran dan perlakuan kriteria penilaian".
Perangai dirujuk sebagai potensi jangkaan terhadap prestasi dan bukan prestasi sebenar.
Jadi hubungan di antara perangai dan prestasi kerja adalah terkecuali. Namun begitu
faktor perangai masih lagi meluas digunakan dalam organisasi untuk menilai prestasi
pekerja atau kakitangan.

7. PROSES PENGURUSAN PRESTASI KAKITANGAN.

Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu;
1. Absolute Standard.
Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain. Terdapat beberapa cara yang
termasuk didalam kumpulan ini, iaitu;
a. Penulisan Essei.
Adalah satu cara penilaian yang paling mudah kerana kita hanya perlu menulis
kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk
peningkatan. Penulisan essei tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau
latihan intensif untuk menyiapkannya tetapi keputusannya selalu bergantung
kepada kebolehan penulis. Penilaian yang baik atau sebaliknya boleh dikenal
pasti daripada cara penulisan penyelia terhadap prestasi pekerja ditahap yang
biasa.

b. Keadaan Genting (incident critical).

Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja dalam
membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak berkesan.
Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak dikenali
sebagai peranan personaliti. Senarai keadaan genting dapat memberikan satu
contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang dikehendaki dan ini boleh
dikatakan sebagai peningkatan.

c. Senarai Semakan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 9 drpd 20

Penyelia menggunakan senarai semakan untuk menyenaraikan penerangan

melalui perlakuan dan memeriksa perlakuan tersebut yang akan diaplikasikan
kepada pekerja. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah untuk
mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai beberapa kategori
pekerjaan, senarai semula mesti dibuat pada setiap kategori.

2. Relative Standard.
Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja dibandingan
antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu taraf
berkumpulan dan taraf individu.
a. Taraf Berkumpulan.
Penilaian prestasi meggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk
mengklasifikasikannya.
a. Taraf Individu.
Penilaian prestasi menggunakan pendekatan taraf pekerja dalam bentuk ke
atas ke bawah.

3. Objektif.
Cara yang terakhir untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya diaplikasikan dalam
bentuk MBO "Management by Objective". Pada akhir penentuan masa objektif yang
ditentukan (bulanan, suku tahun, setengah tahun atau tahunan) anda dan pekerja
akan duduk bersama dan menilai bagaimanakah prestasi mereka. Sekiranya objektif
tersebut dipilih secara berhati-hati untuk mendapatkan dimensi prestasi yang sebenar
di dalam jawatan dan penulisan pekerja. Mereka boleh bersiap-sedia untuk dinilai dan
mereka juga harus memberikan majikan satu penilaian yang tepat mengenai prestasi
kerja mereka secara keseluruhan.

8. PERANCANGAN LATIHAN DALAM PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

DEFINISI

Definisi mudah mengenai pendidikan, latihan dan pembangunan adalah seperti berikut:

● Pendidikan - proses mendapatkan pengetahuan. Contohnya belajar mengenali

apa itu kereta.

● Latihan - proses mendapatkan kemahiran. Contohnya belajar memandu kereta.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 10 drpd 20

● Pembangunan - proses meningkatkan kemahiran. Contohnya belajar memandu

pelbagai jenis kenderaan dan akhirnya boleh mengajar memandu.

Secara amnya, pendidikan adalah sinonim dengan pengajaran formal dan mendapatkan
kelulusan tertentu manakala latihan pula sinonim dengan mendapatkan kemahiran
segera melalui latihan jangka pendek. Pembangunan pula sinonim dengan
meningkatkan kemahiran melalui latihan jangka panjang.

9. KEPENTINGAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

Sesebuah organisasi terdiri daripada manusia dan melalui usaha mereka

organisasi dapat mencapai matlamatnya. Objektif organisasi merangkumi pelbagai
aspek termasuk pengeluaran produk hinggalah kepada penyediaan perkhidmatan.
Melalui latihan dan pembangunan, seseorang pekerja akan dapat:
● Meningkatkan prestasi dalam pekerjaan dan seterusnya meningkatkan
produktiviti organisasi;
● Menikmati ganjaran dalam bentuk kewangan atau kenaikan pangkat;
● Memiliki kelayakan tambahan atau kelulusan akademik yang lebih tinggi;
● Memperbaiki kualiti pekerjaan dengan mengurangkan pembaziran dan
kesilapan; dan
● Mencapai kepuasan kerja.

Manakala faedah kepada pihak organisasi adalah seperti berikut:-

● Peningkatan dalam prestasi organisasi;
● Pengurangan dalam kos melalui pengurangan kesilapan; dan
● Pemilikan pekerja terlatih dalam berbagai bidang.

10. PENTINGNYA PERANCANGAN

Dalam keadaan persekitaran yang sentiasa berubah, kemahiran yang ada pada
masa ini mungkin akan menjadi tidak relevan lagi pada masa akan datang. Oleh itu
perancangan yang rapi terhadap latihan dan pembangunan di sesebuah organisasi amat
perlu diberi perhatian. Dalam merancang latihan dan pembangunan, empat peringkat
berikut boleh dijadikan panduan, iaitu:

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 11 drpd 20

● Mengenalpasti keperluan latihan;

● Merancang untuk memenuhi keperluan latihan;
● Melaksanakan perancangan; dan
● Menilai pelaksanaan perancangan.

Mengenalpasti keperluan latihan

Mengenalpasti keperluan latihan di pelbagai peringkat organisasi seperti

bahagian, cawangan atau unit. Ia juga boleh dilakukan mengikut kumpulan pekerja
seperti kumpulan pengurusan dan profesional atau kumpulan sokongan serta di
peringkat individu. Dua pendekatan boleh dilaksanakan iaitu:
● Di peringkat makro di mana dikenalpasti keperluan latihan bagi
keseluruhan organisasi. Ia akan memakan masa dan kos yang tinggi.
Namun hasilnya adalah untuk jangka panjang; dan
o Di peringkat mikro di mana dikenalpasti keperluan latihan bagi bahagian
atau unit kecil. Ia tidak memerlukan masa dan kos yang tinggi tetapi
kesannya adalah sekadar untuk jangka pendek.

Antara cara yang boleh digunakan untuk mengenalpasti keperluan latihan dalam
sesebuah organisasi adalah seperti berikut:

● Laporan penilaian prestasi tahunan;

● Temuduga;
● Soalselidik;
● Pemerhatian;
● Kajian semula organisasi; dan
● Analisa pekerjaan.

Merancang untuk memenuhi keperluan latihan

Keperluan latihan yang telah dikenalpasti di dalam sesebuah organisasi itu boleh
dijadikan asas untuk merancang latihan. Keperluan latihan perlu dibandingkan dengan
kemahiran yang sedia ada dalam organisasi bagi menentukan jurangnya. Jurang inilah
yang perlu dipenuhi melalui pelaksanaan program latihan.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 12 drpd 20

Program latihan boleh dilaksanakan secara dalaman atau pun luaran dengan
melibatkan institusi latihan yang ada. Semua perancangan latihan seeloknya
didokumenkan supaya:

● Pelaksanaan yang dilakukan kelak akan mengikut perancangan yang

ditetapkan;
● Mudah mendapat komitmen dari semua pihak;
● Mudah untuk melaksanakannya seperti dari segi penyediaan masa dan
kos; dan
● Dapat memastikan latihan memenuhi objektif yang ditetapkan.

Melaksanakan perancangan

Perancangan latihan yang telah ditetapkan bolehlah dilaksanakan sama ada

secara dalaman, iaitu oleh organisasi itu sendiri, atau dijalankan secara luaran oleh
institusi latihan. Antara cara-cara memberi latihan yang boleh dilaksanakan adalah
seperti berikut:
● Syarahan, ceramah atau kuliah;
● Memainkan peranan (role play);
● Kajian kes;
● Perbincangan kumpulan;
● Permainan pengurusan (management games);
● Arahan kerja;
● Pusingan kerja; dan
● Latihan di tempat kerja.

Menilai pelaksanaan perancangan

Apabila perancangan latihan telah dilaksanakan, penilaian perlu dilakukan bagi

mengetahui keberkesanan program latihan dan pembangunan yang telah dijalankan.
Antara cara penilaian yang boleh dilakukan ialah:

● Temuduga sebelum dan selepas latihan;

● Soalselidik sebelum dan selepas latihan;

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 13 drpd 20

● Pemerhatian;
● Penilaian semasa latihan dijalankan;
● Ujian/peperiksaan;
● Menilai hasil kerja selepas latihan;
● Penilaian prestasi;
● Kesan ketara dalam organisasi seperti pengurangan kos.

11. MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN

Proses mengenalpasti keperluan latihan boleh dilakukan pada beberapa

peringkat dalam organisasi. Sebagai contoh; diperingkat korporat, jabatan, pasukan
atau individu. Ia juga boleh dilakukan oleh kumpulan-kumpulan tertentu seperti
pengurus, penyelia atau pekerja baru. Keperluan latihan boleh dijelaskan dengan
melihat komponen-komponen seperti pengetahuan, kemahiran dan kecekapan, sikap
serta nilai dan informasi. Perlu menjelaskan komponen-komponen ini supaya keperluan
latihan boleh dibincang mengikut tajuk, bidang latihan dan modul-modul. Ia juga
membolehkan seseorang 'trainer' untuk memilih aktiviti latihan yang sesuai dan
membina objektif program.

Pengetahuan

Pengetahuan membawa maksud pemahaman kritis terhadap teori, konsep,

prinsip-prinsip dan isu-isu yang berkaitan dengan pekerjaan peserta latihan serta
applikasi pengetahuan itu kepada situasi spesifik dalam pelaksanaan tugas atau
interaksi sosial. Contohnya, pendekatan dan strategi pembangunan, prinsipprinsip
pengurusan efektif, masalah remaja, teori aksi sosial dan dinamika perlakuan manusia.
Pembangunan pengetahuan dalam program latihan akan membolehkan peserta latihan:

a. membiasakan diri dengan persamaan atau perbezaan dalam mengintepretasikan

berbagai-bagai teori dan konsep yang dikaitkan dengan topik atau module
tertentu;
b. mendapat kemahiran mengkritik teori, konsep dan prinsipprinsip yang
dibentangkan semasa sesi latihan dan melihat kaitannya dengan kerja atau
organisasi;

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 14 drpd 20

c. mengembangkan suatu pangkalan data dan kerangka rujukan untuk

menambahkan pengetahuan dalam bidang-bidang berkaitan latihan; dan
d. membangunkan kebolehan untuk mengenalpasti perkaitan antara pengetahuan
dan perlakuan.

Apabila pengetahuan berinteraksi bersama-sarna situasi sebenar kehidupan,

hasilnya (sarna ada kejayaan atau kegagalan) akan dianalisa dan pembelajaran yang
diperolehi akan digunakan sebagai panduan tindakan atau reaksi masa hadapan. Inilah
yang akan melahirkan pengalaman.

Kemahiran dan Kecekapan

Kemahiran dan kecekapan dimanifestasikan ke dalam tindakan, sarna ada

prestasi sebenar berkaitan dengan pekerjaan atau aspek kehidupan yang lain. Ia
memandu aktiviti dan menjurus kepada output yang jelas dan terbukti hasilnya.
Pengetahuan dikongsi melalui komunikasi verbal atau bertulis. Bagi kemahiran dan
kecekapan pula ia terdapat pada minda dan ia dapat dilihat melalui tindakan dan
tugas-tugas yang telah diselesaikan. Jika sekiranya seseorang mempunyai kemahiran
dan kecekapan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja, bermakna ia berkeupayaan
menjalankan tugas tersebut secara efisien dan berkesan.

Adalah perlu untuk membezakan antara kemahiran fizikal (teknikal) dengan

kemahiran mental. Latihan teknikal memberi penekanan kepada pembangunan
kemahiran fizikal. Contohnya bagaimana cara memandu kereta, melakukan operasi
mesin, membuat perabut atau menjalankan kegiatan pertanian. Aktiviti ini berkaitan
dengan pembangunan kemahiran fizikal walaupun dalam melaksanakan tugas tadi,
masih menggunakan akal untuk berfikir.

Sekiranya seseorang individu mempunyai kemampuan merancang projek atau

membentuk alat untuk menjalankan survey, maka kamahiran ini boleh dirujuk sebagai
kemahiran mental. Kebanyakan kemahiran pengurusan dan perancangan adalah
kemahiran mental. Kemahiran mental melibatkan kebolehan untuk menganalisa situasi
atau masalah, kemudian mengambil keputusan untuk bertindak. Proses ini memerlukan
seseorang berfikir, mengambil keputusan dan bertindak untuk melaksanakan tugas atau
aktiviti. Dalam program latihan, kemahiran dan kecekapan dikembangkan melalui
latihan atau pengulangan sesuatu aktiviti supaya biasa melakukan kerja atau tugas.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 15 drpd 20

Sikap dan Nilai

Kedua-dua ciri personal ini penting dalam latihan kerana ia memandu seseorang
untuk berkelakuan dalam situasi-situasi tertentu. Sikap dan nilai menjadi relevan dalam
situasi latihan kerana sesetangah nilai dan sikap boleh menghadkan keberkesanan
melaksanakan tugas oleh individu. Semasa latihan peserta membawa bersama mereka
pengetahuan dan kecekapan. Peserta juga membawa kecenderungan personal, pra
sangka, sikap dan nilai masing-masing. Tiap-tiap individu ada cara unik menilai dan
membuat interpretasi situasi dan berkomunikasi dengan orang lain. Tindakbalas mereka
terhadap manusia, keadaan dan masalah kerapkali dipandu oleh atribut-atribut tersebut.
Oleh itu sikap akan menentukan bagaimana seseorang berkelakuan dalam situasi-situasi
tertentu.

Ciri-ciri personal ini juga mungkin memberi kesan kepada perhubungan

interpersonal dengan rakan sekerja atau penyelia dalam organisasi. Oleh yang demikian
adalah perlu bagi peserta latihan peka dengan nilai dan sikap masing-masing yang akan
menentukan kejayaan sesuatu program latihan. Sejauh mana peranan sikap dan nilai
dalam latihan bergantung kepada jenis dan skop latihan. Sesetengah program
pembangunan sahsiah mungkin akan memperkenalkan sikap dan nilai yang dikehendaki
yang boleh menyumbang kepada peningkatan mutu kerja dan mengeratkan hubungan
antara peserta dengan subordinat, rakan sekerja dan penyelia. Ini akan mendorong
pembangunan personal.

Sikap dan pengetahuan mengenai tugas berinteraksi untuk membentuk grid

keputusan latihan yang mempamerkan sarna ada usaha latihan itu paling atau kurang
berkesan. Maklumat ini boleh membantu membuat keputusan sarna ada mengadakan
latihan atau tidak seperti dalam Rajah 1.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 16 drpd 20

Grid 1: Sikap Buruk dan Pcngetahuan Rcndah Dalam grid ini latihan tidak
mempunyai kesan pada pekerja. Mereka tidak ada kemahiran kerja dan mereka tidak
berminat untuk belajar. Golongan ini merupakan pasukan pengacau dalam persekitaran
latihan.

Grid 2: Sikap Buruk tetapi Berpengetahuan Latihan boleh membantu golongan

dalam grid ini sekiranya mereka merasakan latihan berguna dalam menghadapi
perubahan organisasi. Bagi golongan ini latihan dianggap sebagai proses motivasi dan
pekerja menadapat faedah personal dan perubahan sikap dijangka akan berlaku.

Grid 3: Sikap Cemerlang dan Berpengetahuan Situsai ini menyokong prestasi

kerja tinggi. Individu dalam kumpulan ini telah mengetahui tugas/kerja mereka dan me
lakukannya dengan baik. Walau bagaimanapun, ia bukanlah satu petunjuk telah
memperolehi hasil yang baik daripada usaha latihan. Kumpulan dalam grid ini mesti
menerima latihan secara berterusan untuk mencapai kesinambungan prestasi kerja
tinggi.

Grid 4: Sikap Cemerlang tetapi Pengetahuan Rendah Latihan selalunya menjadi

asas bagi peningkatan prestasi kerja. Kumpulan ini mahu belajar dan akan belajar
sekiranya mereka diberikan peluang. Disebabkan sikap mereka baik, merka akan ambil
kesempatan meningkatkan prestasi kerja melalui latihan.

Informasi

Informasi boleh diperolehi daripada data statistik yang asas, fakta dan
perangkaan yang merupakan sebahagian daripada imput latihan. Contohnya seperti
data demografi sesuatu komuniti, skema dan program yang dianjurkan oleh kerajaan
atau bukan kerajaan bagi sesuatu bahagian dalam populasi, specifikasi kerja, dan
laopran-Iaporan prestasi. Informasi-informasi ini akan membantu dalam mereka bentuk
aktiviti latihan yang lebih produktif. Informasi (sarna ada dicetak atau dokumen) boleh
digunakan sebagai bahan dalam latihan.

12. LANGKAH MENJALANKAN ANALISIS KEPERLUAN

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 17 drpd 20

Allison Rosett telah menyenaraikan lima komponen penting dalam penilaian

keperluan iaitu optimal, sebenar, perasaan, sebab dan penyelesaian (Dick and Carey
1996). Tujuan penilaian adalah untuk mendapat maklumat mengenai komponen supaya
keperluan dan penyelesaian dapat dikenalpasti.

• 'sebenar'dalam model ini merujuk kepada status masa kini dan keadaan sekarang.
• 'optimal' pula bagaimana situasi itu seharusnya, dan bukan menurut persepsi
keperluan atau kehendak. Jika ada perbezaan antara 'sebenar' dan 'optimal' maka
wujud jurang. Jurang inilah yang perlu dikenalpasti.
• Komponen 'perasaan' memerlukan perekabentuk untuk mengumpul data-data
tambahan dan informasi lebih mendalam bagi menyatakan bagaimana kesan perasaan
terhadap 'user'.
• 'sebab' pula diterjemahkan kepada persoalan mengapa? Kerapkali persoalan mengapa
ini adalah akibat daripada kekurangan latihan, persekitaran tempat kerja, kekurangan
insentif atau moivasi.

Empat langkah menjalankan analisis keperluan adalah:

1. Menjalankan analisa jurang

Langkah pertama ialah memeriksa prestasi sebenar organisasi dan pekerja dan
bandingkannya dengan piawai yang ada atau menetapkan piawai baru. Langkah
pertama ini boleh dibahagikan kepada dua bahagian:

1. Situasi sekarang - kita rnestilah rnenentukan keadaan/tahap kernahiran, pengetahun

dan kebolehan rnasa kini atau rnasa hadapan pekerja. Analisis ini juga harus rneliputi
rnatlarnat organisasi, keadaan pasaran, kekangan luaran dan dalarnan.

2. Situasi dikehendaki atau diperlukan - Kita rnestilah rnengenalpasti keadaan perlu dan
dikehendaki untuk kejayaan organisasi dan individu. Analisis harus difokus kepada
pelaksanaan sesuatu tugas, terrnasuklah kernahiran, pengetahuan dan kebolehan yang
diperlukan untuk rnenjalankan tugas dengan cernerlang. Adalah penting untuk kita
rnengenalpasti tugas-tugas yang perlu ada dan bukan setakat pernerhatian pada
arnalan-arnalan rnasa kini. Perbezaan harus dibuat antara keperluan sebenar dengan

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 18 drpd 20

persepsi keperluan. Perbezaan atau jurang yang wujud akan rnernberi panduan kepada
apakah keperluan, tujuan dan objektif latihan.

2. Kenalpasti keutamaan dan kepentingan

Daripada langkah pertarna bolehlah disenaraikan keperluan untuk i) latihan dan

pernbangunan; ii) pernbangunan kerjaya; (iii) pernbangunan organisasi atau lain-lain
intervensi. Langkah seterusnya ialah rneneliti senarai tersebut dengan melihat
kenyataan, kekangan dan rnatlarnat organisasi. Kita harus rnenentukan keperluan yang
dikenalpasti itu benar dan perlu ditangani. Haruslah rnenyatakan kepentingannya dan
sarna ada ia isu yang mendesak. Contoh:

- Keberkesanan kos: bagairnana kos rnasalah berbanding dengan kos rnenyelesaikan

rnasalah tersebut? Perlulah rnelakukan analisis faedah-kos?

- Mandat undang: adakah undang-undang rnernerlukan organisasi rnenyelesaikan

rnasalah? (contoh keakuran pada peraturan keselarnatan, akta kerja dsb.)

- Tekanan eksekutif: Adakah pegawai atasan rnenghendaki penyelesaian?

- Populasi: adakah rarnai yang terlibat atau adakah orangorang penting dalarn
organisasi terlibat?

- Pelanggan: apakah pengaruh daripada spesifikasi dan jangkaan pelanggan?

Sekiranya keperluan kita rendah dari segi kepentingan, maka adalah lebih
berfaedah sekiranya masalah lain dalam organisasi di beri perhatian.

3. Kenalpasti sebab wujud masalah dan peluang dalam prestasi

Setelah menentukan keutamaan dan memfokus kepada keperluan kritikal

organisasi dan individu, kita harus juga mengenalpasti bidang masalah secara spesifik
dan peluang-peluang yang wujud dalam organisasi. Kita harus mengetahui tuntutan
bagi mencapai prestasi baik supaya penyelesaian yang terbaik dapat diambil. Ada dua
soalan yang perlu ditanya bagi setiap keperluan yang telah dikenalpasti iaitu.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 19 drpd 20

- Adakah pekerja menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan?

- Adakah pekerja tahu bagaimana hendak menjalankan tugas mereka?

Untuk menjawab soalan-soalan ini, perlulah ada penyiasatan dan analisa

terperinci mengenai pekerja, pekerjaan mereka dan status organisasi sama ada di masa
kini atau sebagai persiapan untuk masa depan.

4. Kenalpasti penyelesaian-penyelesaian dan pembangunan

peluang-peluang.

Jika pekerja menjalankan tugas dengan berkesan, tidak perlulah membuat

cadangan-cadangan untuk pekerja menjalani latihan. Walau bagaimanapun sekiranya
organisasi memberatkan pembangunan pekerja, latihan ini sebenarnya adalah
peluang-peluang dan intervensi yang dapat merangsang dan memajukan pekerja. Jika
pekerja tidak menjalankan tugas dengan berkesan, maka latihan adalah jawapan
kepada masalah pekerja yang berprestasi rendah.

13. PENUTUP

Pengurusan prestasi yang cekap dan berkesan bukan sahaja memberi

keuntungan atau faedah kepada kaitangan serta majikan itu sendiri, malah ianya
menyumbang kepada persaingan yang sihat di antara organisasi itu sendiri dan
oraganisasi lain dan seterusnya kepada sistem sosial dan kerajaan sesebuah negara.

Latihan dan pembangunan adalah merupakan salah satu elemen dalam

pengurusan sumber manusia yang perlu diberi penekanan serius oleh pengamal
pengurusan sumber manusia. Selama ini aspek latihan telah tidak diberikan perhatian
oleh kebanyakan organisasi walaupun menyedari ia amat penting dalam meningkatkan
kecekapan dan prestasi sesebuah organisasi

Soalan

1. Nyatakan ciri-ciri penilaian dalam prestasi pekerja.

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)

 Kod WIM G452-002-4:2017/CU:02/KP(2/3) Muka surat : 20 drpd 20

2. Nyatakan kaedah latihan yang boleh dijalankan.

Rujukan

1. Human Resource Management 7th Edition, Pitman,1992 – Graham H.T.

and Bennet, R

2. Introducing Human Resource Management 2nd Edition – Margaret Foot & Caroline Hook

3. Malaysian Journal of Social Administration Volume 2, 2003: 1-19 - Faizah

Yunus

Cawangan Kurikulum & Pentauliahan Versi 2.0 (2016)