PT. GOJEK INDONESIA No.

Dokumen SOP/GJK/10
STANDARD OPERATING PROCEDURE 15 Maret
PELATIHAN KARYAWAN Tanggal Terbit
2024
DEPARTEMEN MANAJEMEN
OPERASIONAL
Halaman 1 dari 10

Register : 10
Direktur Produksi
Tanggal : 15 Maret 2024

DISTRIBUSI SALINAN TERKENDALI

01 Diketur HR
02 Manager Research & Development
03 Supervisor Area Operasional
04 Supervisor Personalia
05 General Manager

Prosedur ini merupakan standar Pelatihan Kerja dalam system Pengelolaan Sumber Daya
Manusia PT.GOJEK Indonesia dan merupakan suatu persyaratan yang diperintahkan
standar tersebut.

Perubahan tidak diijinkan tanpa persetujuan sebelumnya dari Direktur Human Resources
dan harus diterapkan dengan menggunakan standar tersebut untuk mengontrol perubahan
isi yang terkandung di dalam dokumen ini.
 DAFTAR ISI

1. Prosedur Pelatihan Kerja……………………………………………………………3

2. Prosedur Monitoring Pelatihan Kerja……………………………………………….4
3. Instruksi Kerja Pelatihan Karyawan Baru…………………………………………..5

2
 PROSEDUR KERJA
PELATIHAN KERJA

1. TUJUAN
Prosedur pelatihan karyawan ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan di
lingkungan Perusahaan sesuai kebutuhan Perusahaan, dengan mempertimbangkan
Tingkat perbedaan dari tanggung jawab, kemampuan, Bahasa dan keterampilan serta
resiko.
2. RUANG LINGKUP
Pelatihan ini meliputi teori dan praktek lapangan yang berhubungan dengan
perkembangan usaha dibidang operasional di lingkungan PT.GOJEK baik di Kantor
Pusat maupun di Lapangan, baik terkait dengan mutu maupun K3L.
3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
3.1.Kepala Bagian Karyawan bertanggung jawab terhadap pengesahan
program/rencana pelatihan dan evaluasi tahunan.
3.2.Manager Komersial bertanggung jawab terhadap penetapan Program/Rencana
Pelatihan dan Evaluasi Pelatihan.
3.3.Ka. Dept. GA dan Personalia bertanggung jawab terhadap koordinasi pelaksanaan
pelatihan.
3.4.Admin Personalia bertanggung jawab mengumpulkan data peserta yang sesuai
dengan jenis pelatihan dan semua bukti hasil pelatihan.
3.5.KA. Dept. terkait bertanggung jawab terhadap penilaian karyawan setelah
pelaksanaan pelatihan, terutama terhadap semua Pelatihan yang dianggarkan oleh
Perusahaan.
4. DEFINISI
4.1.Pelatihan secara Teori
Yaitu kegiatan belajar yang dilaksanakan secara teoritis diruang belajar.
4.2.Pelatihan secara Praktek
Yaitu kegiatan belajar yang dilaksanakan secara praktek dilapangan.
5. PROSEDUR
5.1.Penetapan Program Pelatihan.
5.1.1. Ka. Dept GA & Personalia melakukan kembali kebutuhan pelatihan dan
kemudian Kembali ke program pelatihan karyawan di PT.GOJEK
Indonesia.

3
 5.1.2. Pembuatan Program Pelatihan tahunan didasarkan pada:

a) Tujuan dan sasaran mutu perusahaan

b) Hasil evaluasi

c) Resiko K3L terkait dengan SMK3L

d) Persyaratan Promosi/mutasi

e) Hasil penilaian karyawan.

f) Program pelatihan dari Lembaga Pelatihan dibahas di luar organisasi.

5.1.3. Analisa Kebutuhan dan Program Pelatihan dibahas di dalam Meeting

manajemen dan diusulkan kepada General Manager
5.1.4. Pelaksanaan pelatihan, selain terprogram juga dimungkinkan dilaksanakan
berdasarkan:
a) Permintaan yang bersifat insidental yang diusulkan oleh pihak internal
yang berkepentingan
b) Ketentuan yang mengusulkan adalah jabatan terendah Kepala
Departemen. Format yang digunakan untuk ini adalah tentang Usulan
Permohonan Pelatihan
c) Didasarkan adanya penawaran insidential dari lembaga pelatihan dari
luar organisasi. Penawaran ini dianalisa dahulu dan bila dipandang layak
diusulkan kepada Top Management.
d) Apabilaa da tanggapan, maka kepala Dept/Bagian yang berkepentingan
mengajukan usulan pelatihan berdasarkan format diatas.
5.2.Ka. Dept. GA & Personalia dan Kepala Departemen/Bagian terkait secara
terkoordinasi melakukan analisis kebutuhan pelatihan untuk seluruh karyawan dan
membuat daftar kebutuhan pelatihan.
5.3.Ka. Dept. GA & Personalia selaku koordinator pelatihan mengumpulkan dan
mempelajari katalog/brosur penawaran pelatihan yang berkaitan dengan jenis-jenis
pelatihan yang dibutuhkan tersebut.
5.4.Ka Dept/Bagian terkait berkoordinasi dengan Ka Dept. GA & Personalia
mengajukan usulan pelatihan dengan mengajukan form tentang Permintaan
Pendidikan & Pelatihan.

4
 5.5.Ka. Dept. GA & Personalia selaku koordinator pelatihan Perusahaan membuat
program pelatihan tahunan (Annual Training Schedule) berikut anggaran pelatihan.
5.6.Ka. Dept. GA & Personalia menyusun matrik pelatihan yang berisi program
pelatihan versus karyawan/jabatan dan diinformasikan kepada Ka. Dept. terkait
dan menunjuk PIC masing-masing pelatihan.
5.7.Koordinator pelatihan membuat jadwal waktu pelatihan untuk seluruh karyawan
berdasarkan jenis dan waktu pelatihan sesai dengan Program Pelatihan.
5.8.Tahap penyelenggaraan pelatihan
Masing-masing pelatih mengatur agar para karyawan dapat mengikuti pelatihan
yang telah direncanakan dalam jadwal waktu pelatihan. Metode pelatihan yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan pelatihan.
5.9.Penyelenggara pelatihan dapat dilakukan:
- Secara internal, yakni pelatihan yang diselenggarakan internal dikoordinir oleh
Ka. Dept GA & Personalia, baik dengan pelatih internal maupun external
- Dilakukan dengan mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan yang
diselenggarakan oleh lembaga pelatihan di luar organisasi (Public Training).
5.10. Tahap evaluasi dan filling hasil pelatihan
Masing-masing PIC pelatihan memberikan umpan balik tentang evaluasi pelatihan
kepada koordinator pelatihan untuk perbaikan kualitas pelatihan berikutnya, dan
pengembangan keahlian karyawan yang bersangkutan. Staff GA & Personalia
membuat catatan riwayat pelatihan dan prestasi masing-masing karyawan sebagai
bahan analisa kebutuhan pengembangan karyawan tersebut dan mem-file bukti-
bukti pelatihan.
5.11. Ka. Dept GA & Personalia melakukan analisis kembali akan kebutuhan
pelatihan untuk memperbaharui dan memperbaiki perencanaan pelatihan
berikutnya.
5.12. Evaluasi pelatihan dilakukan dengan dua macam cara :
- Evaluasi dari peserta yang dilakukan langsung pada akhir session pelatihan.
- Evaluasi pada tahap ini dimaksudkan untuk melihat efektivitas pelatihan dari segi
kualitas materi yang dapat diserap peserta, segi efektivitas pelatihnya dalam
memberikan pelatihan, sert dukungan sarana atau prasarana pelatihan.

Evaluasi dilakukan oleh Atasan langsung atau Kepala Departemen, dilakukan minimal Satu
Bulan Atau Dua Bulan setelah diberikannya pelatihan. Evaluasi pada tahap ini dimaksudkan

5
untuk melihat segi perubahan pengetahuan maupun kompetensi yang terjadi pada karyawan
yang bersangkutan.

6. LAMPIRAN
6.1.Formulir Pendaftaran Training
6.2.Daftar Karyawan Bersertifikat Pelatihan
6.3.Surat Tugas Perjalanan Dinas

6
 PROSEDUR KERJA

MONITORING PELATIHAN KERJA

1. TUJUAN
Untuk memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang mendalam tentang
prosedur operasional, teknologi terkini, dan kebijakan perusahaan. Melakukan
pemantauan secara teratur, manajemen dapat mengidentifikasi area di mana
karyawan mungkin memerlukan bimbingan tambahan atau pelatihan lanjutan.
Mengevaluasi efektivitas pelatihan yang telah diberikan dan memastikan bahwa
karyawan dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dalam
konteks pekerjaan sehari-hari.
2. RUANG LINGKUP
Monitoring hasil penelitian mencakup pemantauan oelaksanaan program
pelatihan, evaluasi kemajuan karyawan dalam memahami materi pelatihan,
serta penilaian efektivitas pelatihan dalam meningkatkan kinerja.
3. DEFINISI
Monitoring pelatihan karyawan adalah proses pengawasan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan program pelatihan serta kemajuan karyawan dalam memahami materi
pelatihan. Dengan tujuan memastikan efektivitas dan kesuksesan pelatihan dalam
meningkatkan kinerja dan kompetensi karyawan.
4. DESKRIPSI
4.1.Ketentuan Umum
4.1.1. Sistem skala peringkat digunakan untuk menerapkan sistem monitoring
pelatihan ini.
4.1.2. Skala ini terdiri dari lima skala yang masing-masing menunjukkan lima
status keberhasilan penerapan pelatihan untuk kinerja atau mutu
pekerja, dan kemudian dikonversikan ke dalam batas angka:
Status Penilaian Skala Angka
Sangat Baik 5 5
Baik 4 4
Cukup 3 3
Kurang Baik 2 2
Buruk 1 1

7
 4.1.3. Kinerja yang dimonitor dan dinilai mencakup 5 faktor Dimana masing-
masing factor dapat berisi beberapa sub-faktor, yaitu:
Faktor Jumlah Sub Faktor
Kualitas kerja 3
Tingkat pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan 4
Kerjasama dalam kelompok 3
Kehadiran, kerajinan, dan disiplin 5
Inisiatif dan ketergantungan pada atasan 4

4.1.4. Angka setiap factor terbentuk dari nilai rata-rata semua sub-faktor di
bawahnya.
4.1.5. Angka mutu kerja atau kinerja keseluruhan adalah merupakan nilai total
dari semua factor.
4.2. Urutan kerja dan tanggung jawab
4.2.1. Seksi pelatihan membuat rencana monitoring pelatihan Dimana setiap
karyawan yang telah mengikuti pelatihan harus dimonitor penerapanya
paling lambat 3 bulan setelah pelatihan dan selanjutnya setiap 6 bulan
dilakukan monitoring ulang.
4.2.2. Seksi pelatihan menyiapkan data-data pendukung seperti catatan
pelatihan karyawan dan data-data laporan kerja karyawan yang
bersangkutan.
4.2.3. Staff pelatihan melakukan monitoring terhadap karyawan dan hasil
kerjamya di lapangan maupun kantor.
4.2.4. Anggota tim monitoring terdiri atas staf seksi pelatihan dan melibatkan
Supervisor seksi yang bawahannya dinilai.
4.2.5. Metode monitoring dilakukan dengan observasi, identifikasi, dan
analisis.
4.2.6. Sasaran utama yang dimonitor adalah penerapan hasil pelatihan
terhadap peningkatan suatu kerja atau kinerja termasuk sikap mental
dan disiplin pekerja.
4.2.7. Pada akhir monitoring, petugas pemonitor mendiskusikan hasil-hasil
monitoring dengan karyawan yang dimonitor guna memberitahu hasil
pekerjaannya dan hal-hal yang seharusnya dilakukan karyawan tersebut.

8
4.2.8. Hasil diskusi tidak dapat mempengaruhi hasil penilaian/monitoring.
4.2.9. Hasil- hasil monitoring dimasukkan kedalam rekaman tercatat.
4.2.10. Petugas memonitor menyerahkan laporan hasil monitoring kepada
Supervisor Pelatihan dan Manager R&D untuk ditandatangani.
4.2.11. Supervisor Pelatihan mendistribusikan hasil monitoring kepada atasan
langsung yang dimonitor, Supervisor Personalia dan Manager Divisi
dari karyawan yang dimonitor disamping sebagai arsip Seksi Operasi
Area.

9
 INSTRUKSI KERJA
PELATIHAN KARYAWAN BARU

1. TUJUAN
Memberikan panduan yang jelas dan sistematis kepada karyawan mengenai tugas-
tugas yang harus dilakukan, prosedur yang harus diikuti, dan standar kinerja yang
harus dipenuhi. Sehingga produktivitaasnya sesuai dengan ekspetasi Perusahaan.
2. RUANG LINGKUP
Seluruh kegiatan pelatihan yang dilaksanakan di PT. GOJEK Indonesia
3. DESKRIPSI
3.1.Pelatihan bagi karyawan baru yang bersifat tetap.
Supervisor Personalia memberitahukan mengenai telah diterimanya karyawan
baru di Area Operasi. Selanjutnya membuat rencana pelaksanaan pelatihan sesuai
dengan bidang kerja karyawan tersebut dan mengkoordinasikan dengan
instruktur terkait.
3.2.Apabila Jadwal pelatihan telah ditetapkan maka Supervisor Area Operasi
membuat panggilan kepada karyawan tersebut.
3.3.Setiap peserta wajib mengisi daftar hadir peserta pelatihan yang telah tersedia.
3.4.Instruktur memberikan materi dan implementasinya pada bidang kerja karyawan
baru yang bersangkutan .
3.5.Materi pelatihan disampaikan secara sederhana dan mudah dipahami.

10