PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG

(PK/P02)

CARTA ALIR

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 1
 PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG
(PK/P02)

1.0 Tujuan

Memastikan penerimaan barangan yang diperlukan oleh mana-mana Pusat

Tanggung Jawab (PTJ) ISO dibuat melalui Stor Pusat Ibu Pejabat / Stesen.

2.0 Skop

Merangkumi penerimaan semua barang-barang berdasarkan kepada PTJ

yang memiliki prosidur MS-ISO.

3.0 Tanggungjawab

Proses penerimaan barang-barang di Stor (Pusat/Stesen) diselaraskan oleh

Pegawai Tadbir/Pengurus Stesen/Penolong Pegawai Tadbir di Pusat
Tanggungjawab masing-masing. Tanggungjawab secara spesifik mengikut
aktiviti adalah seperti tercatat di dalam prosedur.

4.0 Definisi

4.1 Barang-Barang Gunasama

Barang-barang yang digunakan secara umum di PTJ yang biasanya dibeli

secara kontrak pusat Perbendaharaan/MARDI. (Contohnya seperti alat tulis,
perabut dan kelengkapan pejabat).

4.2 Barang-Barang Transit

Barang-barang yang dibeli untuk penggunaan khusus oleh pegawai

pengguna dan pengesahan teknikal oleh pegawai berkenaan. Barang ini
akan dibekalkan terus kepada pengguna dan disahkan kemudian oleh
Pengurusan Stor.

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 2
 PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG
(PK/P02)

4.3 Pegawai Yang Menjaga Stor

Pegawai penerima bagi barang-barang yang dipesan melalui pembekal.

4.4 Dokumen Pembelian

Merangkumi Pesanan tempatan dan dokumen tender.

4.5 PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

4.6 PS : Pengurus Stesen

4.7 PT : Pegawai Tadbir

4.8 PA : Penolong Akauntan

4.9 PP : Pegawai Pengguna

4.10 PAR : Pembantu Am Rendah

4.11 PTJ : Pusat Tanggung Jawab

5.0 Rujukan

5.1 PK/S 01 : Peraturan Kewangan MARDI

5.2 PK/S 02 : Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2009

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 3
 PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG
(PK/P02)

6.0 Prosedur

Tindakan Tanggungjawab

6.1 Penerimaan Barang-Barang

6.1.1 Penerimaan barang-barang perlu dibuat dengan PT(P/O), PT, PA, PP,
sempurna bagi menjamin ketepatan barang- PAR
barang tersebut dari segi kuantiti, kualiti
berdasarkan kepada spesifikasi di dalam salinan
dokumen pembelian.

6.2 Semakan
PT(P/O), PAR
6.2.1 Semakan dibuat oleh Pegawai yang menjaga stor
sebelum mengesahkan nota serahan/nota
bungkusan dan invois.

6.2.2 Pegawai Pengguna perlu mengesahkan secara PT(P/O), PP

teknikal barang-barang transit sebelum Pembantu
Tadbir (Perkeranian/Operasi) menandatangani
nota hantaran.

6.3 Laporan Perselisihan

6.3.1 Penyediaaan laporan perlu dibuat dengan serta PT(P/O), PT

merta sekiranya terdapat perselisihan kuantiti, dan
kualiti barangan yang dipesan dikemukakan
kepada Unit Pembelian untuk tindakan seterusnya.
Gunakan borang MDI.302

6.3.2 Barangan yang dihantar oleh Pembekal, tetapi PT(P/O)

tidak mengikut spesifikasi (kualiti) tidak akan
diterima.

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 4
 PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG
(PK/P02)

Tindakan Tanggungjawab
6.4.1 Setelah berpuashati dengan barang yang PT(P/O), PAR
diterima, Pegawai yang bertanggungjawab
dengan urusan Stor menandatangani Nota
Serahan dan satu salinan dikembalikan kepada
pembekal. Salinan asal disimpan untuk
dikemukakan kepada Program Perolehan &
Pengurusan Aset untuk urusan pembayaran.

6.5 Rekod Dalam Buku Stok

6.5.1 Barang-barang gunasama yang diterima PT(P/O), PT, PAR

direkodkan ke dalam Kad Petak (Bin Kad) – MDI
304, Kad Kawalan Stok - MDI. 305 (Setor Pusat Ibu
Pejabat) atau dan Buku Stok (Setor Pusat/Stesen).

6.5.2 Manakala barang-barang transit tidak perlu PT(P/O), PT

direkodkan ke dalam kad petak dan kad kawalan
stok atau buku stok.

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 5
 PROSES PENERIMAAN BARANG-BARANG
(PK/P02)

7.0 Rekod

Bil. Rekod/Fail Lokasi/ Tempoh

Tanggungjawab Simpanan

7.1 Dokumen Pembelian Guna Habis Pejabat Am Stor/ 5 tahun

PT(P/O)
PAR

7.2 Dokumen Pembelian Harta Modal Pejabat Am Stor/ 5 tahun

PT(P/O)
PAR

7.3 Laporan Perselisihan Kuantiti/Kualiti Pejabat Am Stor/ 5 tahun

PT(P/O)
PAR

7.4 MDI 305 Kad Kawalan Stok [Borang Pejabat Am Stor/ 5 tahun
PK/P02-(1)] PT(P/O)
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PAR

7.5 MDI 304 Kad Petak (Bin Kad) Pejabat Am Stor/ 5 tahun
[Borang PK/P02-(2)] PT(P/O)
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PAR

7.6 MDI 302 Borang Laporan Terimaan Pejabat Am Stor/ 5 tahun

Barang-barang [Borang PK/P02-(3)] PT(P/O)
- Tarikh Kuatkuasa 11.09.07 PAR

Isu : 09 No. Prosedur : PK/P02

Tarikh : 21 Disember 2009 ms : 6