Sistem Operasional

Perusahaan (SOP)

By: Frenky Situmorang, S.E.,M.Si.,CPIA

Defenisi SOP
Menurut Tjipto Atmoko (2011), Sistem Operasional
Perusahaan/ Standard Operating Procedure (SOP)
adalah kumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang
dibuat suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab
masing-masing individu dalam perusahaan, serta
menjadi salah satu alat penilaian kinerja berdasarkan:
indikator - indikator teknis, administratif dan
prosedural (sesuai tata kerja), prosedur kerja dan sistem
kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan
untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif
dari para pekerja dengan biaya yang serendah-
rendahnya.

SOP juga biasanya terdiri dari manfaat, kapan

dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur,
serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian
akhir.
Tujuan SOP
SOP bertujuan untuk mencapai efisiensi, ouput yang
berkualitas dan keseragaman kinerja.
Mengurangi miskomunikasi dan kegagalan mematuhi
peraturan organisasi dan peraturan pemerintah
Agar tidak tergantung pada orang tertentu, namun
membuat sistem yang bisa dijalankan oleh siapapun
juga.
SOP menjadi dasar untuk melakukan perbaikan terus-
menerus operasional perusahaan
Manfaat SOP
Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara,
Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak
manfaat bagi perusahaan dan organisasi:
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan
kelalaian.
2. Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung
pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi
keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan
tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standarkinerja yang akan memberikan
karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta
membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu
pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah
dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit
pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan
sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian
pelayanan.
9. Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam
memberikan pelayanan.
10. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai
situasi.
Prinsip Penyusunan SOP
Kemudahan dan kejelasan.
Efisiensi dan efektivitas.
Keselarasan.
Keterukuran.
Dinamis.
Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).
PRINSIP PELAKSANAAN SOP
1. Konsisten.
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan baik.
Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
Penulis SOP (author)
Pelaksana di lapangan (employee)
Pengawas lapangan (supervisor)
Atasan pengawas (manager)
Jenis SOP
Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya
memerlukan sedikit keputusan
Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang,
konsisten.
Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau
pertimbangan-pertimbangan
Bentuk SOP
Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Contoh SOP Tertulis
SOP Diagram atau alur kerja (flow chart)
Tahap-tahap Menyusun SOP

NOTE: SOP bukanlah sesuatu yang bisa dikerjakan dalam waktu

singkat dan oleh satu divisi saja.

Pembuatan SOP membutuhkan kerja sama semua bagian organisasi,

dan itu tidak mudah. Manajemen harus memahami langkah penting
yang dapat menentukan keberhasilan pembuatan SOP.
1. Mulai dari Akhir
Mulailah dari mendefinisikan hasil akhir apa yang
ingin Kita harapkan dari SOP.
Semua organisasi memiliki proses dan prosedur
yang berulang setiap hari, mingguan, dan bulanan.
Tanyakan pada diri kita apakah ada alasan khusus
mengapa tujuan ini harus disertai dengan dokumen
prosedur operasi standar.
Ketika kita tahu apa yang ingin dicapai dari SOP,
jauh lebih mudah untuk menulis garis besar dan
menentukan detailnya.
2. Pilih Format
Kemungkinan perusahaan Kita sudah memiliki
beberapa dokumen SOP yang telah ditulis sebelumnya.
Kita cukup merujuk ke dokumen-dokumen itu
sebagai template dalam menulis SOP.
3. Dapatkan Input dari Tim
Adakan rapat dengan tim-tim di organisasi dan
tanyakan bagaimana mereka mengerjakan pekerjaan
mereka.

Tim ini terdiri dari orang-orang yang akan Kita minta

untuk mematuhi SOP, jadi Kita ingin memastikan
bahwa mereka mengerti dan semua tugas yang
diperlukan sudah termasuk dalam SOP.
4. Tentukan Ruang Lingkupnya
Ada kemungkinan SOP yang Kita
kerjakan bergantung pada SOP lain dan tim di
departemen lain agar bisa diselesaikan.
Oleh karena itu Kita perlu menentukan ruang
lingkupnya, pihak atau departemen mana saja yang akan
terlibat atau bersinggungan dengan SOP yang Kita buat.
Mungkin Kita memerlukan diagram alur atau peta
untuk secara jelas mendefinisikan dependensi dan pihak
yang bertanggung jawab.
 5. Identifikasi Audiens Kita
Mengetahui audiens, akan membantu dalam menentukan bagaimana Kita
harus menulis dokumen SOP Kita. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan
ini:
 Apa pengetahuan awal mereka? Apakah mereka sudah familiar dengan
organisasi dan prosedurnya? Apakah mereka sudah tahu istilahnya?
 Apa keterampilan bahasa mereka? Mungkin audiens Kita tidak
menggunakan bahasa yang sama dengan Kita. Jika demikian, Kita
mungkin dapat menggunakan lebih banyak gambar daripada kata-kata.
 Apakah mereka karyawan baru? Saat mendatangkan karyawan baru,
dokumen SOP Kita harus sangat detail dan berorientasi pada pelatihan.
 Seberapa besar ukuran audiens Kita? Apakah banyak orang dengan peran
berbeda dalam perusahaan akan membaca dokumen SOP tersebut? Jika
demikian, Kita mungkin ingin menulis prosedur dengan cara yang secara
jelas mendefinisikan siapa, atau peran apa, yang melakukan setiap tugas.
6. Tulis SOP
Tulis draf prosedur operasi standar kita dan pertimbangkan
untuk menyertakan beberapa elemen berikut:
a. Judul Halaman
Halaman ini dapat mencakup:
Judul prosedur
Nomor identifikasi SOP
Tanggal publikasi atau tanggal revisi
Nama jabatan, organisasi, divisi, atau instansi tempat SOP
berlaku
Nama dan tanda tangan dari mereka yang menyiapkan dan
menyetujui prosedur yang digariskan dalam SOP
7. Tinjau, Uji, Edit, Ulangi
Setelah Kita menulis dokumen SOP, lakukan hal
berikut:
Kirim draft SOP kepada anggota tim untuk ditinjau.
Mintalah mereka mencatat kesalahan tata bahasa dan
teknis.
Uji sendiri dokumen tersebut untuk memastikan
bahwa Kita mencapai hasil yang diinginkan.
Mintalah anggota tim lainnya menguji prosedur untuk
memastikan bahwa bahasanya jelas, dapat diikuti
dengan mudah, dan dapat diselesaikan dengan baik.
 FORMAT DOKUMEN SOP
1. NAMA MODUL
Tujuan dibuatnya prosedur
2. TUJUAN
Tujuan dibuatnya prosedur
3. RUANG LINGKUP
Cakupan wilayah kerja SOP
4. DEFINISI
Definisi yang digunakan dalam prosedur
5. REFERENSI
Dokumen luar unit yang dipakai rujukan
6. TANGGUNG JAWAB & PROSEDUR
orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan
prosedur
Uraian prosedur dalam bentuk narasi
Flowchart
7. KEADAAN KHUSUS
Kondisi khusus yang berkaitan dengan prosedur
8. DOKUMENTASI
Catatan mutu dari form-form hasil dari prosedur
9. LAMPIRAN
 Instruksi kerja (IK)
 Form-form hasil dari prosedur
Instruksi Kerja (IK)
 Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur
secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan
satu fungsi saja sebagai pendukung SOP
 Setiap SOP belum tentu membutuhkan IK Karena SOP sudah lebih
jelas dan lengkap
 Dokumen Instruksi Kerja terdiri dari
 Instruksi Kerja
 Menjelaskan urutan kerja yang menunjuk pada orang/pejabat

 Diagram Alir (flow chart)

 Diagram alir dibuat untuk memperjelas instruksi kerja dalam bentuk
naratif menjadi bentuk diagram flowchart
Simbol-simbol: diagram alir
  Dokumen:
Mulai

 Decision:  Multidokumen

 Proses :  Kegiatan Manual

 Penguhubung Prosedur
berbeda halaman/ Off-Page  Data:
Connector

 Input Manual:
 Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page  Kartu:
Connector
 Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur
Tampilan Sortir

Penghubung Delay

Penggabungan Penguraian

Arsip Tetap Arsip sementara

Pemaduan Pilihan Langkah/Or

Simbol Bagan Arus Penyimpanan

Pita tertanda: Penyimpanan

Internal

Data
tersimpan/Stored Disrect Acces
Data Storage

Disket Magnetik Sequential Acces

Storage
Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung
Alur Garis Penghubung tanpa tanda
panah (berbagai arah): pada
umumnya dijadikan garis yang sejajar,
seperti koordinasi, monitoring, dll

Alur Garis Penghubung dengan tanda

panah (berbagai arah): Dimaksudkan
sebagai urutan berikut dari prosedur
TERIMA KASIH