PROVINSI

SULAWESI TENGGARA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

DILINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI
DAN KABUPATEN/KOTA

BIRO ORGANISASI
SETDA PROV. SULTRA
 DASAR HUKUM
Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor : 35 Tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan.
Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor : 52 Tahun 2011 tentang
Standar Operasional Prosedur di
Lingkungan Pemerintah Provinsi
dan Kabupaten/Kota.
PENGERTIAN
Standar Operasional Prosedur (SOP) :
Serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan
mengenai proses penyelenggaraan tugas-
tugas Pemerintahan Daerah.

Permendagri No. 52 Tahun 2011
STANDAR OPERATING PROSEDUR (SOP) :
Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, bagaimana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa
dilakukan tugas-tugas Pemerintahan Daerah.

PERMENPAN NO. 35 Tahun 2012
TUJUAN SOP
Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat
sebagai penerima pelayanan mengenai hak dan
kewajibannya.
Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses
pelaksanaan tugas.
Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas.
Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara
berkelanjutan.
Memberikan informasi secara proporsional mengenai
pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh aparatur.
Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas
bagi aparatur.
Mempermudah pengendalian.
 MANFAAT SOP
Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan
suatu prosedur kerja.
Lebih jelas mengetahui peran dalam posisi
masing-masingdi internal.
Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja
dan tanggung jawab kerja da;lam proses terkait.
Memberikan ketrerangan mengenai keterkaitan
dengan satu proses kerja dengan proses kerja.
Meminimalisir kesalahan dalam melakukan
pekerjaan.
Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap
setiap proses operasional.
 PRINSIP PENYUSUNAN
SOP
 Efisiensi dan Efektifitas.
 Berorientasi Pada Pengguna.
 Kejelasan dan Kemudahan.
 Keselarasan.
 Keterukuran.
 Dinamis.
 Kepatuhan Hukum.
 Kepastian Hukum.
 TAHAPAN PENYUSUNAN
SOP
1. Persiapan.
2. Identifikasi Kebutuhan SOP.
3. Analisis Kebutuhan.
4. Penulisan SOP.
5. Verifikasi dan ujicoba SOP.
6. Pelaksanaan.
7. Sosialisasi.
8. Pelatihan dan Pemahaman.
9. Monitoring dan Evaluasi
 PERSIAPAN
1. Pembentukan Tim pada tingkat Kabupaten/Kota
terdiri dari:
a. Ketua: Kepala Bagian Organisasi.
b. Sekretaris : Sekretaris yang ditunjuk Sekda.
c. Anggota : Para sekretaris SKPD.
2. Pembekalan Tim.
3. Penyusunan Rencana Tindak.
4. Sosialisasi.
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP
1. Mengacu pada tugas dan fungsi SKPD.
2. Disusun menurut tingkatan unit kerja.
3. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan
dalam dokumen inventarisasi judul
4. Penyusunan SOP diawali dengan
mengidentifikasi kebutuhan SOP.
5. Hasil identifikasi kebutuhan SOP
dirumuskan dalam dokumen inventarisasi
judul SOP.
ANALISIS KEBUTUHAN
SOP
1. Prosedur kerja sederhana.
2. Pengkajian dilakukan dengan sebaik-baiknya.
3. Prosedur kerja fleksibel.
4. Adanya pembagian tugas yang tepat.
5. Menghindari duplikasi Judul SOP.
6. Adanya pengawasan secara terus menerus.
7. Urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
8. Adanya tujuan dan output yang jelas.
9. Hasil analisis kebutuhan SOP dibuat dalam format nama
dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan Keputusan
Kepala Daerah.
SYARAT PENYUSUNAN
1. Kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang
dengan hasil tertentu.
2. Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2
(dua) orang.
3. Mengacu kepada peraturan perundang-undangan.
4. Memperhatikan SOP kegiatan lainnya.
5. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.
6. Prosedur dilakukan secara terukur dan mempunyai
output yang jelas.
7. Dapat dipertanggungjawabkan.
PENULISAN SOP
1. SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor
SOP.
2. Mengacu pada per UU.
3. Jelas, rinci dan benar.
4. Memperhatikan SOP lainnya.
5. Dapat dipertanggung jawaban.
6. Kegiatan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang.
7. Menghasilkan output tertentu.
8. Kegiatan melibatkan sekurang-kurangnya 2 orang.
VERIVIKASI DAN UJI COBA
1. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara
berjenjang oleh pejabat yang
menangani.
2. Hasil verifikasi SOP dilakukan ujicoba.
3. Dilakukan oleh unit kerja yang
bersangkutan.
PELAKSANAAN
1. Telah melalui proses verifikasi, ujicoba
dan penetapan.
2. Adanya dukungan sarana dan prasarana
yang memadai.
3. Sumberdaya manusia yang kompeten.
4. Telah disosialisasi dan didistribusikan
kepada seluruh pegawai dilingkungan
unit kerja.
5. Mudah diakses dan dilihat.
SOSIALISASI
1. Penyebarluasan informasi.
2. Pemberitahuan pada setiap unit kerja.
3. Pendistribusian SOP.
4. Penetapan pelaksana, penanggung
jawab, pemantau sesuai dengan tugas
dan fungsi masing-masing.
PELATIHAN DAN PEMAHAMAN
1. Pertemuan/rapat.
2. Bimbingan teknis.
3. Pendampingan.
4. Simulasi.
5. Pelaksanaan sehari-hari.
MONITORING DAN
EVALUASI
 Monitoring :
1. Observasi.
2. Interview.
3. Diskusi Kelompok kerja.

 Evaluasi :
1. Mengetahui efektifitas dan kualitas SOP.
2. Sebagai bahan penyempurnaan SOP.
3. Diskusi Kelompok kerja.
4. Dilakukan setiap akhir tahun.
5. Dilakukan oleh atasan secara berjenjang.
Penyusunan SOP dalam
bentuk Flowchart
 Apakah flowchart
itu???

Flowchart/Diagram alur  gambar yang

menjelaskan alur proses, prosedur atau
dokumen suatu kegiatan yang menggunakan
simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk
mempermudah memperoleh informasi.
Tujuan utama dari penggunaan flowchart

adalah untuk menggambarkan suatu

tahapan penyelesaian masalah secara
sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan
menggunakan simbol-simbol standar.
Flowchart dibagi menjadi 2 jenis, yaitu:

Flowchart Sistem
 Merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu
sistem, peralatan yang digunakan, pengolahan dokumen
dan hubungan antar entitas. Sistem flowchart tidak
digunakan untuk memecahkan masalah, tetapi hanya
untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang
dibentuk dalam memecahkan suatu masalah.

Flowchart Program
Merupakan bagan alir yang menggambarkan urutan
logika dari suatu prosedur pemecahan masalah.
SIMBOL-SIMBOL FLOW
CHART
SIMBOL-SIMBOL DALAM SOP
Simbol Terminator

Mulai Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
awal/mulai dan akhir
suatu bagan alir

Selesai
Simbol Proses

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan
Simbol Pengambilan Keputusan/Decision

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
keputusan yang harus
T
dibuat dalam proses
pelaksanaan kegiatan
Y
Y

T
Simbol Arsip

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua
jenis pengarsipan dokumen
dalam bentuk
kertas/manual
Simbol Arsip

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan
dalam bentuk data/file
 Simbol Penghubung/Konektor

Simbol ini digunakan

1 2 untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
Halaman 1 dalam halaman yang
berbeda
Halaman 2

1 2
Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan
arah proses pelaksanaan
kegiatan
SIMBOL Sebutan

terminator

Proses

Pengambilan
Keputusan
Dokumen

Penggandaan
Dokumen

Arsip Manual
SIMBOL Sebutan
File

Konektor

Konektor

Garis alir
 LANGKAH PENYUSUNAN FLOW
CHART
1.Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat SOP nya.
2.Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal hingga akhir
(selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas
(out put).
3.Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat
dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah
orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara
langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
4.Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam melaksanakan

kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart.
6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir
kegiatan.
1. Pengisian Cover Form

Pemerintah Daerah
Identitas
(SKPD) Instansi/Unit kerja
SKPD
……………………………………………………….………………………………

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Judul Standar Operasional

Prosedur dari Identifikasi
…………………………………………………………………………………………………
kebutuhan
 2. Pengisian Informasi Form

Disi
Disi dengan
dengan :: tanggal
tanggal
Diisi
Diisi dengan
dengan :: nomor
nomor Standar
Standar pengesahan
pengesahan Standar
Standar
Operasional
Operasional Prosedur
Prosedur Operasional
Operasional Prosedur
Prosedur

Diisi
Diisidengan
dengan::logo
logo Pemerintah
Pemerintah Diisi
Diisi dengan
dengan ::
Daerah,
Daerah,SKPD
SKPD tanggal
tanggal Standar
Standar
Operasional
Operasional
Prosedur
Prosedurdidi revisi
revisi

Diisi
Diisidengan
dengan ::
tanggal
tanggal mulai
mulai
berlaku
berlaku

Diisi
Diisidengan
dengan::
jabatan
jabatanyang
yang
berkompeten
berkompetenyang
yang
mengesahkan
mengesahkan

Diisi
Diisidengan
dengan::nama
nama
prosedur
prosedur yang
yang akan
akan
distandarkan
distandarkan
Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.1 Nomor
NomorUrut
UrutSOP
SOP

Unit
UnitKerja
KerjaEselon
EselonIV
IV

Unit
UnitKerja
KerjaEselon
EselonIII
III

Unit
UnitKerja
KerjaEselon
EselonIIII
 Diisi
Diisidengan
dengan::peraturan
peraturan Diisi
Diisi dengan
dengan :: penjelasan
penjelasan Diisi
Diisi dengan
dengan :: penjelasan
penjelasan
perundang-undangan
perundang-undanganteknis
teknis mengenai
mengenai keterkaitan
keterkaitan prosedur
prosedur mengenai
mengenai kualifikasi
kualifikasi pegawai
pegawai
yang
yang menjadi
menjadi dasar
dasar yang
yang distandarkan
distandarkan dengan
dengan yang
yang dibutuhkan
dibutuhkan dalam
dalam
disusunnya
disusunnyaStandar
Standar prosedur
prosedur lain
lainyang
yang distandarkan
distandarkan melaksanakan
melaksanakan perannya
perannya pada
pada
Operasional
Operasional Prosedur
Prosedur prosedur
proseduryang
yang distandarkan
distandarkan

Diisi
Diisi dengan
dengan ::
penjelasan
penjelasan
mengenai
mengenai daftar
daftar
peralatan
peralatan dan
dan
perlengkapan
perlengkapan
yang
yangdibutuhkan
dibutuhkan

Diisi
Diisidengan:
dengan:
Penjelasan
Penjelasan mengenai
mengenai kemungkinan–kemungkinan
kemungkinan–kemungkinan resiko resiko yang
yang Diisi
Diisidengan
dengan::penjelasan
penjelasan mengenai
mengenai
akan
akan timbul
timbul ketika
ketika prosedur
prosedur dilaksanakan
dilaksanakan atauatau tidak
tidak berbagai
berbagai hal
hal yang
yang perlu
perlu didata,
didata,
dilaksanakan.
dilaksanakan. dicatat
dicatat atau
atau diparaf
diparaf oleh
oleh setiap
setiap
Peringatan
Peringatan memberikan
memberikan indikasi
indikasi berbagai
berbagai permasalahan
permasalahan yangyang pegawai
pegawai yang
yang berperan
berperan dalam
dalam
mungkin
mungkin muncul
muncul dan dan berada
berada diluar
diluar kendali
kendali pelaksana
pelaksana ketika
ketika pelaksanaan
pelaksanaan prosedur
prosedur yang
yang telah
telah
prosedur
prosedur dilaksanakan
dilaksanakan dandan berbagai
berbagai dampak
dampak yang
yang mungkin
mungkin distandarkan
distandarkan
ditimbulkan.
ditimbulkan.
Dalam
Dalam hal
hal ini,
ini,dijelaskan
dijelaskanpula
pula bagaimana
bagaimana cara
caramengatasinya.
mengatasinya.
Diisi
Diisi dengan
dengan :: proses
proses sejak
sejak dari
dari
Diisi
Diisi dengan
dengan :: pelaksana
pelaksana Diisi
Diisi dengan
dengan :: persyaratan
persyaratan
kegiatan
kegiatan mulai
mulai dilakukan
dilakukan sampai
sampai
kegiatan
kegiatan yang
yang dan
dan kelengkapan
kelengkapan yang yang
dengan
dengan kegiatan
kegiatan selesai
selesai dan
dan keluaran
keluaran
bersangkutan,
bersangkutan, mulai
mulai dari
dari diperlukan,
diperlukan, waktu
waktu yang yang
dihasilkan
dihasilkan untuk
untuk setiap
setiap STANDAR
STANDAR
jabatan
jabatan tertinggi
tertinggi sampai
sampai diperlukan
diperlukan untuk
untuk
OPERASIONAL
OPERASIONAL PROSEDUR
PROSEDUR sesuai sesuai
dengan
dengan jabatan
jabatan terendah
terendah menyelesaikan
menyelesaikan kegiatan
kegiatan dan
dan
dengan
dengan tugas
tugas pokok
pokok dan dan fungsi
fungsi
(fungsional
(fungsional umum/staf).
umum/staf). output
output pada
pada setiap
setiap aktivitas
aktivitas
kegiatan
kegiatan masing-masing
masing-masing unit
unit
yang
yangdilakukan.
dilakukan.
organisasi
organisasi yang
yang bersangkutan.
bersangkutan.

Diisi
Diisi dengan
dengan :: penjelasan
penjelasan
Diisi
Diisi dengan
dengan :: lama
lama
mengenai
mengenai daftar
daftar peralatan
peralatan Diisi
Diisi dengan
dengan ::
waktu
waktu yang
yang
dan
dan perlengkapan
perlengkapan yangyang hasil/keluaran
hasil/keluaran dari
dari
dibutuhkan
dibutuhkan dalam
dalam
dibutuhkan
dibutuhkan suatu
suatu proses/kegiatan
proses/kegiatan
melakukan
melakukan suatu
suatu
proses/kegiatan
proses/kegiatan
SEKIAN DAN TERIMA KASIH !

ARY_2013