PEMERINTAH PROVINSI

JAWA TENGAH EVALUASI PENERAPAN

STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)

BIRO ORGANISASI
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH
Jalan Pahlawan Nomor 9 Semarang Kodepos 50243Telepon (024)8311174 (20
saluran) Faksimile (024) 83111266 http://www.jatengprov.go.id
DASAR
 Peraturan Gubernur Jawa
Tengah Nomor 37 tahun 2013
tentang Pedoman
Penyusunan SOP
Dilingkungan Pemerintah
Provinsi Jawa Tengah.
KONSEP PEMBAGIAN SOP ADMINISTRATIF DAN SOP TEKNIS

SOProsedur KEGIATAN

Aktor/Pelaku Isi

Satu/Tunggal Banyak Umum Khusus

SOP TEKNIS SOP ADMINISTRATIF
Aktor satu/tunggal dan isi khusus Aktor banyak dan isi umum
RUMPUN AKTIVITAS SOP

Pelayanan

Rutin

Penugasan
SOP YANG BAIK

1. 2. 3.

• Mudah: • Sederhana • Konsisten

• Dipahami
• Dilaksanakan
APA YANG HARUS DIEVALUASI

• Jumlah SOP • Format • Substansi

• Inventarisasi • Regulasi • SOP masih
seluruh SOP diperlukan
yang ada

1. 2. 3.
 EVALUASI JUMLAH & FORMAT SOP

 Inventarisasi seluruh SOP yang ada pada

unit kerja:
 Jumlah
 Jenis SOP (administratif dan teknis).

 Kesesuaian format SOP

 SOP yag ada apakah tersusun dalam format
yang sama atau berbeda-beda.
 Pedoman penyusunan yang dipergunakan.
 EVALUASI SUBSTANSI
 Judul/nama SOP
 Prosedur/tahapan SOP:
 Penyederhanaan prosedur/tahapan
 Perluasan/penambahan prosedur/tahapan.
 Pelaksana
 Kesesuaian antara pelaksana dengan tugas, peran,
wewenang dan tanggungjawab sesuai tahapan.
 Waktu
 Regulasi
 Pemetaan regulasi yang berkaitan dengan substansi SOP.
RUMUS/IDENTIFIKASI JUDUL

ASPEK
+ OUTPUT
+ KETERANGAN

Ruang
lingkup/
aktivitas Objek/
waktu
diawali pe aktivitas
(Bersifat
tambahan)
EVALUASI TERHADAP ISI

1 2 3

• Identitas • Prosedu • Mutu

r baku
IDENTITAS SOP

Nomor SOP Tanggal pembuatan

Tanggal
Tanggal revisi
pemberlakuan

Pejabat yg
mengesahkan Nama SOP
(Kepala OPD)
IDENTITAS SOP

Dasar hukum Kualifikasi pelaksana

Keterkaitan Perlengkapan/peralatan

Peringatan Pencatatan/pendataan
URAIAN PROSEDUR
Kalimat prosedur Persyaratan
• Bahan/hal
• Setiap kalimat prosedur
diawali me-

Pelaksana Waktu
• Waktu penyelesaian dibuat sesuai kemampuan
• Penentuan pelaksana/pihak pelaksana (dipengaruhi juga jumlah dan
yang terlibat kemampuan sarpras)

Simbol Output
• Hasil setiap prosedur
• Output prosedur dapat menjadi syarat prosedur
• Letak simbol berada pada berikutnya. (Misalnya: Output prosedur ke-1
menjadi syarat pada prosedur ke-2)
jabatan yang tepat
HASIL EVALUASI

Revisi SOP

Penambahan SOP (baru)

Penggabungan SOP

Penghapusan SOP
PENETAPAN SOP

 SOP yang sudah

disusun dan
ditandatangani
dibuatkan Keputusan
Kepala Perangkat
Daerah.
SIMBOL-SIMBOL

menggambarkan awal/mulai dan akhir

suatu bagan alir.
Terminator

menggambarkan proses pelaksanaan

kegiatan.
Proses

menggambarkan keputusan yang

harus dibuat dalam proses
pelaksanaan kegiatan.

Pengambilan
keputusan
 menggambarkan semua jenis dokumen sebagai
bukti pelaksanaan kegiatan.

Dokumen

menggambarkan penggandaan dari semua jenis

dokumen.

Penggandaan
dokumen
menggambarkan semua jenis pengarsipan
dokumen dalam bentuk kertas/manual.

Arsip manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file.

File
 menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu
halaman.
Konektor

menggambarkan perpindahan aktivitas dalam

halaman yang berbeda.

Konektor

menggambarkan arah proses pelaksanaan

kegiatan.

menggambarkan arah proses refisi kegiatan.

Garis alir
 FORMAT SOP
1. HALAMAN JUDUL

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH Identitas/nama

NAMA SKPD Instansi
NAMA UNIT KERJA............

Judul SOP
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

...............................................
Alamat SKPD

Lambang daerah
2. INFORMASI PROSEDUR YANG AKAN DISTANDARKAN

Nomor SOP ...............

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
............OPD........
Tgl pembuatan ...............

Tgl revisi ...............

Tgl pengesahan/
efektif ...............

Disahkan oleh ...............

Nama SOP ...............

Dasar hukum Kualifikasi pelaksana

1. .................................
……………
2. .............................
Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. ................................. 1. .................................
2. ............................. 2. .............................
Peringatan Pencatatan dan pendataan
1. .................................
2. .............................
3. URAIAN PROSEDUR

Pelakana Mutu Baku

Uraian Prosedur Pelaks Pelaks Pelaks Persyaratan/ Wak- Out- Ket
1 2 3 kelengkapan tu put
1.
2.
3.

Kepala OPD,

NAMA
Pangkat
NIP
 NOMOR SOP
 Bentuk penomoran:
 Mandiri (menyusun tata urutan nomor tersendiri)
 Berdasarkan pengaturan tentang sistem penomoran yang
diatur di lingkungan pemerintah daerah masing-masing.
 SOP yang direvisi nomor tidak perlu diubah.
 CONTOH:
 DINKES/SEKR/1
 DINKES/SEKR/SB_PROG/4
 DINKES/BID_YANKES/10
 TANGGAL PEMBUATAN

 Diisi dengan tanggal pada saat SOP

ditandatangani.
 Bukan diartikan tanggal SOP disusun/
dikonsep.
TANGGAL REVISI
 Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di
revisi
 Tanggal revisi yang dicantumkan pertama kali adalah
2 (dua) tahun sejak tanggal pembuatan.
 Contoh:
 Tanggal Pembuatan: 12 Januari 2019
 Tanggal revisi: 12 Januari 2021

 Apabila terdapat revisi sebelum waktu 2 tahun, maka

tanggal revisi dituliskan di belakang tanggal revisi.
 Contoh:
 Tanggal revisi : 12 Januari 2021, 6 Februari 2020 (1), 5 Agustus
2020 (2), dst...
 TANGGAL PENGESAHAN
(atau sebutan lain)

 Diisi dengan tanggal standar operasional prosedur

DIBERLAKUKAN.
 Tanggal pengesahan dicantumkan:
 setelah tanggal pembuatan; atau
 sama dengan tanggal pembuatan.
 Contoh:
 Tanggal pembuatan: 12 Januari 2019
 Tanggal pengesahan: 12 Januari 2019
 Dengan rentang waktu:
 Tanggal pengesahan: 1 Juli 2019, dll
 NAMA SOP
 Diisi dengan nama sebagaimana teknik membuat
judul SOP.
 Ditulis kapital pada setiap huruf depan kata kecuali
kata sambung.
 Contoh:
 Penyusunan Laporan Akhir Kegiatan.
 Penelitian Pemanfaatan Limbah.
 DASAR HUKUM
 Diisi dengan peraturan perundang-undangan
yang menjadi dasar disusunnya standar
operasional prosedur yang langsung
berkaitan dengan substansi
 Peraturan tingkat pusat (UU, PP, Pemen)
 Peraturan lingkup pemda (Perda, Perkada)

 Yang utama Peraturan Kepala Daerah tentang:

 SOTK SKPD ybs
 Penjabaran tugas dan fungsi SKPD
 KUALIFIKASI PELAKSANA
 Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang
distandarkan.

 Kualifikasi yang dimaksud adalah kemampuan dalam bidang

penguasaan pelaksana yang bersifat pemahaman/keahlian/
ketrampilan, bukan kualifikasi pendidikan formal, karena hal
tersebut sudah diatur dalam syarat jabatan.
Contoh:
 Memahami peraturan tentang .............
 Mempunyai kemampuan dalam bidang protokoler
 Mampu mengoperasikan komputer dengan baik
 dsb..........
 KETERKAITAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain
yang distandarkan.
 Keterkaitan antar SOP, bukan keterkaitan substansi.
 Contoh:

 SOP tentang Pengelolaan surat masuk, memiliki

ketarkaitan dengan
 SOP Pengukuran Survei Kepuasan
Masyarakat (SKM)
 SOP Publikasi Hasil SKM
 PERALATAN/PERLENGKAPAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
 Contoh:
 SOP tentang Pengelolaan surat keluar,
 Komputer
 Mesin ketik
 Mesin faksimile
 Jaringan internet
 Kendaraan bermotor
 PERINGATAN
 Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan resiko yang
akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan.
 Contoh, Pengusulan penetapan ..............:
 Laporan/data sudah tidak berlaku/dll...........
 Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang
mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
 Contoh, Pengusulan penetapan ..............:
 Apabila persyaratan tidak lengkap proses dihentikan dan ...................
 Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya
 Contoh, Pengusulan penetapan .....................:
 Pemeriksaan penetapan ............. dicermati antara surat permohonan,
lampiran, dan dokumen pendukung.
 PENCATATAN DAN PENDATAAN

 Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang

perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai
yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang
telah distandarkan.
 Contoh, Pengusulan penetapan ........:
 Surat pengusulan dialamtakan kepada:

Kepala........;

 Tembusan:
1. Kepala.....
2. Kepala.......
 URAIAN PROSEDUR
 Langkah kegiatan secara rinci dan
sistematis dari prosedur yang distandarkan.
 Contoh:
 Menerima dan mempelajari usulan...
 Menyiapkan konsep ....
 Memeriksa dan menelaah konsep...
 Menadatangani konsep...
 Menggandakan ...
 Menyimpan...
 PELAKSANA
 Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas
 Jabatan meliputi: JFU/JFK/STRUKTURAL.
 Dapat dimulai dari pejabat yang terendah ke pejabat yang
tertinggi atau sebaliknya (disesuaikan dengan alur
proses/aktivitas)

KELENGKAPAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan
dan perlengkapan yang dibutuhkan SESUAI
MASING-MASING TAHAP pada uraian prosedur.
 WAKTU
 Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan
suatu proses/kegiatan
 Waktu sesuai masing-masing tahap pada uraian prosedur.
 Waktu dibuat dalam kondisi normal, dan dibuat untuk
penyelesaian waktu maksimal, namun dengan pendekatan
rasional.
 Waktu tunggu tidak termasuk dalam hitungan.

OUTPUT
 Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan.
 Hasil/Keluaran sesuai masing-masing tahap pada uraian
prosedur.
 PENGESAHAN

 Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala OPD

 Format:
KEPALA DINAS/BADAN ...............

NAMA LENGKAP DAN GELAR

Pangkat
NIP