PEMERINTAH PROVINSI

JAWA TENGAH

PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)

Biro Organisasi Dan Kepegawaian

Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah
 PENGERTIAN

serangkaian petunjuk tertulis yang

dibakukan mengenai proses
penyelenggaraan tugas-tugas
Pemerintah Daerah
SOP
serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa
dilakukan
Persandingan SOP
No Substansi Permendagri 52/2011 Permenpan RB 35/2012
1. Dasar 1. UU No.28 Th.1999 UU No.25 Th.2009 tentang
Tentang Penyelenggaraan Pelayanan publik
negara yang bebas KKN
2. UU No.32 Th.2004
tentang Pemerintahan
Daerah

2. Jenis 1. SOP Administratif 1. SOP Administratif

2. SOP Teknis 2. SOP Teknis
3. SOP Makro
4. SOP Mikro
5. SOP Final
6. SOP Parsial
7. SOP Generik
8. SOP Spesifik
.......Persandingan SOP
No Substansi Permendagri 52/2011 Permenpan RB 35/2012
3. Pentahapan 1. persiapan; 1. Melakukan pembentukan
2. identifikasi kebutuhan Tim penyusun SOP;
SOP; 2. Melakukan Identifikasi
3. analisis kebutuhan SOP; Judul SOP berdasarkan
4. penulisan SOP; Output Tugas dan Fungsi;
5. verifikasi dan ujicoba SOP; 3. Menginventarisasi SOP
6. pelaksanaan; yang ada dan yang belum
7. sosialisasi; ada;
8. pelatihan dan 4. Melakukan penyusunan
pemahaman; dan dan penyempurnaan SOP;
9. monitoring dan evaluasi. 5. Melakukan dokumentasi
SOP;
6. Menetapkan SOP;
7. Melaksanakan SOP;
8. Memonitor dan
mengevaluasi
implementasi SOP;
9. Melakukan review dan
revisi dokumen SOP.
.......Persandingan SOP

No Substansi Permendagri 52/2011 Permenpan RB 35/2012

4. Penetapan 1. SOP ditetapkan dengan 1. SOP diatur dengan
Keputusan Kepala Daerah Peraturan Kepala Daerah
2. Keputusan dimaksud 2. SOP ditetapkan oleh
ditandatangan Pimpinan Pimpinan SKPD.
SKPD
3. Format Keputusan KDH
dengan KOP SKPD dan
ditandatangani Pimpinan
SKPD atas nama KDH.

5. Penadatanganan Di lembar uraian prosedur Di lembar informasi SOP

pengesahan bagian terbawah.
 SIMBOL-SIMBOL

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan awal/mulai dan akhir
Termintor suatu bagan alir.

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses pelaksanaan
Proses kegiatan.

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan keputusan yang harus
dibuat dalam proses pelaksanaan
kegiatan.
Pengambilan
keputusan
 Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan.
Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

penggandaan dari semua jenis dokumen.

Penggandaan
dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk
kertas/manual.
Arsip manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file.

File
 Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas dalam satu halaman.
Konektor

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

perpindahan aktivitas dalam halaman yang
berbeda.
Konektor

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah

proses pelaksanaan kegiatan.

Simbol garis putus-putus ini digunakan untuk

menggambarkan arah proses refisi kegiatan.

Garis alir
 FORMAT SOP
1. HALAMAN JUDUL

PEMERINTAH KABUPATEN JEPARA

Identitas/nama
SKPD Instansi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Judul SOP

............................................... Alamat SKPD

Lambang daerah
Kabupaten Jepara
 2. INFORMASI PROSEDUR YANG AKAN DISTANDARKAN
Nomor SOP ...............
PEMERINTAH KABUPATEN JEPARA
SKPD Tgl pembuatan ...............

Tgl revisi ...............

Tgl pengesahan ...............

Disahkan oleh ...............

Nama SOP ...............

Dasar hukum Kualifikasi pelaksana

1. .................................
2. .............................
Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. ................................. 1. .................................
2. ............................. 2. .............................
Peringatan Pencatatan dan pendataan
1. .................................
2. .............................
 3. URAIAN PROSEDUR
Pelakana Mutu Baku
Uraian Prosedur Pelaks Pelaks Pelaks Persyaratan/ Wak- Out- Ket
1 2 3 kelengkapan tu put
1.
2.
3.

Kepala SKPD,

NAMA
Pangkat
NIP
 NOMOR SOP

 Sesuai standar penomoran kearsipan

 Membuat sistem penomoran mandiri
dan berdiri sendiri
TANGGAL PEMBUATAN

 Diisi dengan tanggal pengesahan

Standar Operasional Prosedur
 Tanggal pengesahan adalah
tanggal pada saat dokumen SOP
ditandatangani oleh Pimpinan
SKPD.
 TANGGAL REVISI
 Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di
revisi
 Tanggal revisi yang dicantumkan pertama kali adalah 2
(dua) tahun sejak tanggal pembuatan.
 Contoh:
 Tanggal Pembuatan: 12 Januari 2015
 Tanggal revisi: 12 Januari 2017
 Apabila terdapat revisi sebelum waktu 2 tahun, maka
tanggal revisi dituliskan di belakang tanggal revisi pokok.
 Contoh:
 Tanggal revisi : 12 Januari 2017, 16 Februari 2015 (1), dst...
 TANGGAL PENGESAHAN
 Diisi dengan tanggal Standar Operasional
Prosedur DIBERLAKUKAN.
 Tanggal pengesahan dicantumkan bulan
berikutnya dari tanggal pembuatan atau sama
dengan tanggal pembuatan.
 Contoh:
 Tanggal pembuatan: 12 Januari 2015
 Tanggal pengesahan: 12 Januari 2015
 Dengan rentang waktu:
 Tanggal pengesahan: 1 Juli 2015, dll
 PENGESAHAN
No Substansi Permendagri Permenpan RB
1. Penetapan 1. SOP ditetapkan dengan 1. SOP diatur dengan
Keputusan Kepala Daerah Peraturan Kepala Daerah
2. Keputusan dimaksud 2. SOP ditetapkan oleh
ditandatangan Pimpinan Pimpinan SKPD.
SKPD
3. Format Keputusan KDH
dengan KOP SKPD dan
ditandatangani Pimpinan
SKPD atas nama KDH.

2. Penadatanganan Di lembar uraian prosedur Di lembar informasi SOP

pengesahan bagian terbawah.
 NAMA SOP
 Diisi dengan nama prosedur yang akan
distandarkan.
 Nama SOP dapat diambil dari nama kegiatan.
 Output SOP berupa KEGIATAN atau
PRODUK/BARANG.
 Contoh:
 Penyusunan.....
 Penelitian........
 DASAR HUKUM
 Diisi dengan peraturan perundang-undangan
yang menjadi dasar disusunnya Standar
Operasional Prosedur.
 Contoh:
 PERDA SOTK SKPD
 PERBUP JEPARA TENTANG PENJABARAN
TUPOKSI.......
 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
TERKAIT DENGAN TUPOKSI (UU, PP,
PERPRES, KEPPRES, PERMEN, KEPMEN.....)
 KUALIFIKASI PELAKSANA
Alternatif 1 Alternatif 2

 Diisi dengan penjelasan mengenai  Pendidikan formal

kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam
melaksanakan perannya pada prosedur  Diklat teknis
yang distandarkan
 Kualifikasi yang dimaksud adalah  Kursus
kemampuan dalam bidang penguasaan
pelaksana yang bersifat
keahlian/ketrampilan, bukan kualifikasi
pendidikan formal, karena hal tersebut
sudah diatur dalam syarat jabatan.
Contoh:
 Memahami peraturan tentang lingkungan hidup
 Mempunyai kemampuan dalam bidang
protokoler
 Mampu mengoperasikan komputer dengan baik
 dsb..........
 KETERKAITAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai
keterkaitan prosedur yang distandarkan
dengan prosedur lain yang distandarkan.
 Keterkaitan antar SOP, bukan keterkaitan
substansi.
 Contoh:
 SOP tentang Pengelolaan surat masuk,
memiliki ketarkaitan dengan
 SOP pengelolaan surat keluar
 SOP pengelolaan arsip
PERALATAN/PERLENGKAPAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
 Contoh:
 SOP tentang Pengelolaan surat keluar,
 Komputer
 Mesin ketik
 Mesin faksimile
 Jaringan internet
 Kendaraan bermotor
 PERINGATAN
 Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan resiko yang akan
timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
 Contoh, Pengusulan penetapan 5 hari kerja:
 Laporan penggunaan air, listrik, dan telepon agar dicermati, sering dijumpai
bahwa penggunaan sumber daya tersebut justru mengalami peningkatan
biaya dan ternyata menunjukkan inefisiensi.
 Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang
mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan.
 Contoh, Pengusulan penetapan 5 hari kerja:
 Apabila laporan penggunaan air, listrik, dan telepon tidak diperhatikan, dan
ternyata menunjukkan inefisiensi, maka izin/rekomendasi dari Menteri
akan ditunda.
 Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya
 Contoh, Pengusulan penetapan 5 hari kerja:
 Pemeriksaan penetapan 5 hari kerja dicermati antara surat permohonan,
lampiran, dan dokumen pendukung.
 PENCATATAN DAN PENDATAAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai
hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf
oleh setiap pegawai yang berperan dalam
pelaksanaan prosedur yang telah
distandarkan.
 Contoh, Pengusulan penetapan 5 hari kerja:
 Surat pengusulan dialamtakan kepada:

1. Menteri Dalam Negeri RI;

2. Menteri PAN Dan RB RI.

 Tembusan:

Bupati/Walikota yang mengusulkan.

 URAIAN PROSEDUR
 Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis
dari prosedur yang distandarkan.
 Contoh:
 menerima dan mempelajari usulan...
 Menyiapkan konsep ....
 Memeriksa dan menelaah konsep...
 Menadatangani konsep...
 Menggandakan ...
 Menyimpan...
 PELAKSANA
 Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu
proses/aktivitas
 Jabatan meliputi: JFU/JFK/STRUKTURAL.
 Dapat dimulai dari pejabat yang terendah ke
pejabat yang tertinggi atau sebaliknya
(disesuaikan dengan alur proses/aktivitas)
 KELENGKAPAN
 Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan SESUAI MASING-MASING TAHAP
pada uraian prosedur.
 WAKTU
 Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan
dalam melakukan suatu proses/kegiatan
 Waktu sesuai masing-masing tahap pada
uraian prosedur.
 Waktu dibuat dalam kondisi normal, dan
dibuat untuk penyelesaian waktu maksimal,
namun dengan pendekatan rasional.
 Waktu tunggu tidak termasuk dalam
hitungan.
 OUTPUT
 Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu
proses/kegiatan.
 Hasil/Keluaran sesuai masing-masing tahap
pada uraian prosedur.
 OUTPUT
 Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu
proses/kegiatan.
 Hasil/Keluaran sesuai masing-masing tahap
pada uraian prosedur.
 PENGESAHAN
Delegasi Mandat

 Diisi dengan Nama dan  Diisi dengan Nama dan

tandatangan Kepala SKPD tandatangan Kepala SKPD
atas nama Bupati Jepara.
 Format:
KEPALA SKPD........  Format:
KABUPATEN JEPARA a.n. BUPATI JEPARA
KEPALA SKPD.....
NAMA LENGKAP DAN GELAR
PANGKAT
NIP NAMA LENGKAP DAN GELAR
PANGKAT
NIP