TRAINING NEED ANALYSIS

(TNA)

Dra. Sri Hastuti Handayani, M.Si, Psi

 ANALISIS
KEBUTUHAN
PELATIHAN
I
DESAIN,
EVALUASI
TUJUAN, KRITERIA,
TRANSFER METODE,MATERI
IV II

PERCOBAAN,
IMPLEMENTASI
III

Created by Yenny 2
 TUJUAN
I

FASILITATOR PESERTA METODE

IV II

MATERI
III

Created by Yenny 3
 Analisiskebutuhan
 Penetapan tujuan pelatihan dan
pengembangan
 Penyusunan isi program
 Penerapan prinsip-prinsip pembelajaran
 Pemilihan metode pelatihan dan
pengembangan
 Evaluasi pelatihan dan pengembangan
1. Penilaian kebutuhan.
 Analisis organisasi
 Analisis orang
 Analisis tugas
2. Memastikan kesiapan karyawan utk pelatihan.
 Sikap dan motivasi
 Ketrampilan dasar
3. Menciptakan lingkungan belajar.
 Identifikasi tujuan pembelajaran & hsl pelatihan
 Materi yg bermakna
 Praktik
 Umpan balik
 Observasi thd orla
 Pelaksanaan & koordinasi program

Created by Yenny 5
4. Memastikan tjdnya transfer pelatihan.
 Strategi majajemen pribadi
 Dukungan teman sesama dan manajer

5. Menyeleksi metode pelatihan.

 Metode presentasi
 Metode hand-on
 Metode kelompok

6. Evaluasi program pelatihan.

 Identifikasi hasil pelatihan & desain evaluasi
 Analisis biaya - keuntungan

Created by Yenny 6
Kaufman (2000), TNA mrpk proses formal yg:
 Mengidentifikasi kebutuhan sbg kesenjangan (gap)
ant hsl sekarang dg hsl yg diharapkan, bkn
kesenjangan dlm proses at sumber daya.
 Menempatkan kebutuhan itu pd urutan prioritas yg
didasarkan pd biaya utk memenuhi tiap2 kebutuhan
dibandingkan biaya mengabaikannya. Artinya
menilai perbedaan ant yg ada dh apa yg seharusnya.
 Menyeleksi kebutuhan yg plg penting (masalah at
peluang) utk pengurangan atau penghapusan. Dkt
mengidentifikasi, membuat prioritas, dan
menyeleksi keb yg punya dampak pd internal mp
eksternal orgas.
Created by Yenny 7
 Menentukan bahwa pelatihan mrpk
cara terbaik utk menyelesaikan
masalah.
 Menganalisis
tugas/pekerjaan serta
ketrampilan yg diperlukan
 Mengidentifikasi calon peserta.
 Kegiatanini sangat rumit dan sulit,
karena perlu mendiagnosis kompetensi
organisasi saat ini dan kompetensi
yang dibutuhkan sesuai dengan
perubahan lingkungan dan masa yang
akan datang.

Created by Yenny 8
Utk mengidentifikasi keb at tuntutan kinerja di dlm
organisasi agar membantu mengarahkan sumber daya
kpd bidang yg amat membutuhkan, yg amat erat dg
pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, peningkatan
produktivitas, dan penyediaan produk dan jasa yg
berkualitas (Miller & Osinski, 2002)
 Utk menentukan pelatihan apa yg ssi dg pekerjaan
karyawan.
 Utk menentukan pelatihan apa yg akan meningkatkan
kinerja.
 Utk menentukan pelatihan apa yg akan menimbulkan
perbedaan.
 Utk membedakan keb pelatihan dr masalah
organisasi.
 Utk menghubungkan peningkatan kinerja dg tujuan
organisasi dan lini bawah.
Created by Yenny 9
 Menurut
Wener dan DeSimone, 2006), dapat
mengidentifikasi:
a. Sasaran orgas dg efektivitasnya dlm mencapai
sasaran itu.
b. Perbedaan dan kesenjangan ant ketrampilan
karyawan dg ketrampilan yg dibutuhkan utk
kinerja pekerjaan yg efektif pd saat itu.
c. Perbedaan atau kesenjangan ant ketrampilan
karyawan pd saat ini dg ketrampilan yg dibutuhkan
utk melakukan pekerjaan dg sukses di masa yad.
d. Kondisi2 dimana kegiatan pelatihan akan
berlangsung.

Created by Yenny 10
 Mengumpulkan informasi tentang skill,
knowledge dan feeling pekerja.
 Mengumpulkan informasi tentang job content
dan job context.
 Mendefinisikankinerja standar dan kinerja
aktual dalam rincian yang operasional.
 Melibatkan stakeholders dan membentuk
dukungan.
 Memberi data untuk keperluan perencanaan.

Tony Soebijono 11
 Masukan dari calon peserta/
trainee
 Masukan dari atasan calon
peserta/trainee
 Masukan dari pihak ketiga

Created by Yenny 12
 Asesmen melalui Analisis Organisasional
Mengidentifikasi strategi organisasi, lingkungan
organisasi pada saat ini dan masa yang akan datang
untuk mencapai tujuan.
 Identifikasi melalui Analisis Individu
 M’jwb pertanyaan “siapa” ind dlm orgas yg
membutuhkan pelatihan dan pelatihan apa yg
dibutuhkannya.
 Caranya dg membandingkan kinerja/prestasi aktual dr
s’org karyawan at unit kerja dg standar atau harapan yg
ditetapkan.
 Asesmen melalui Analisis Tugas/Pekerjaan
 Memanfaatkan anjab, dimana sdh ditentukan dimensi,
level dan profil kompetensi, yg digunakan sbg pedoman
dlm menentukan pelatihan.

Created by Yenny 13
 Tujuan: utk mengidentifikasi keb orgas sec
menyeluruh dan tk dukungan pelatihan.
 Menurut Irwin Goldstein (2006), analisis organisasi
meliputi identifikasi thd:
1. Tujuan organisasi, memahami tujuan dan strategi
orgas dlm mengidentifikasi efektifitas orgas.
2. Sumber daya organisasi, kesadaran bhw sumber daya
orgas berguna dlm menentapkn keb pelatihan.
3. Iklim organisasi, mrpk faktor penting dlm kesuksesan
pelatihan, mis: jk manajer/pimpinan & karyawan tdk
slg mpercaya, karyawan tdk mungkin berpartisipasi
sepenuhnya.
4. Kendala lingkungan, meliputi isu2 hukum, politik, dan
ekonomi yg dihadapi orgas.

Created by Yenny 14
Menghendaki kompetensi karyawan, yg
ditandai dengan :

a. Lingkungan persaingan yang semakin ketat

sebagai akibat globalisasi.
b. Kecendeungan peningkatan outsourcing.
c. Perubahan-perubahan teknologi.
d. Keanekaragaman pegawai.
Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia
agar dapat bersaing, harus memiliki :
1. Inisiatif, mampu bekerja sama.
2. Kemampuan bekerja dalam kelompok.
3. Kemampuan evaluasi kinerja.
4. Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan.
5. Kemampuan menganalisis masalah.
6. Kemampuan mengambil keputusan.
7. Kemampuan mendapatkan dan memahami
informasi.
8. Kemampuan untuk melakukan rencana.
9. Kemampuan multikultural
 Analisis
kebutuhan karyawan adl menganalisis
mgn apakah ada karyawan yang kurang dalam
kesiapan tugas2 atau kurangnya kemampuan,
keterampilan dan pengetahuan yang dapat
diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke
lapangan, kuesioner.
 Menentukan karyawan yg mana yg mbutuhkan
pelatihan dg menilai sejauh mana karyawan
melaksanakan kinerjanya.
 Jika
ada kesenjangan antara kinerja karyawan
dg harapan at standar organisasi, mk
dibutuhkan pelatihan.

Created by Yenny 17
 Kinerja Standar
(yg diinginkan)

Kesenjangan (gap)

Kinerja Aktual
(Real/Nyata)

Kesenjangan yg ditemukan kmd dianalisis. Bila

penyebabnya memang kekurangan skills atau
knowledge, solusinya adl pelatihan. Bila trkait dg
sikap motivasi, yg diperlukan adl intervensi jenis lain
(non-training intervention)
Created by Yenny 18
 Analisis
tugas yaitu menganalisis tugas2 yg
harus dilakukan dlm setiap jabatan, yg dapat
dipelajari dari perilaku peran tersebut, dan
informasi analisis jabatan yaitu uraian tugas,
persyaratan tugas dan standar unjuk kerja
yang terhimpun dalam informasi sumber daya
manusia organisasi.
 Caranya dg memanfaatkan anjab utk
mengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan,
kemampuan, dan karakteristik lain (KSAO), yg
dituntut utk melaksanakan pekerjaan dg
memadai.
Created by Yenny 19
 URAIAN JABATAN
(JOB DESC)
IDENTIFIKASI KEB
PELATIHAN
ANALISIS
• Kelompok
JABATAN
• Individual
• Organisasi
PERSYARATAN
JABATAN (JOB REQ)
• Pendidikan
• Pelatihan
KOMPETENSI • Pengalaman
• Ketrampilan
• Sikap
• Persyaratan lain

Created by Yenny 20
1. Deskripsi kerja (jobdes) secara menyeluruh.
2. Mengidentifikasi tugas.
 Mendeskripsikan tugas2 utama di dlm pekerjaan
 Bgmn msg2 tgs hrs dilakukan (yi standar kerja)
 Variabilitas kinerja (bgmn tgs itu sebenarnya dilakukan
sehari2).
3. Mengidentifikasi apa yg diperlukan utk melakukan
pekerjaan, terkait dg KSAO.
4. Mengidentifikasi daerah2 yg plg menguntungkan
dr pelatihan, menentukan tgs2 dan kapabilitas yg
mana yg seharusnya dimasukkan dlm program.
5. Memprioritaskan kebutuhan pelatihan.

Created by Yenny 21
 TINGKAT PENGUASAAN RENCANA
YG DIMINTA AKTUAL TINDAKAN

Pengetahuan ttg:
1. Struktur organisasi **
2. Kegiatan operasional perusahaan **
3. ‘Isi’ jabatan/pekerjaan yg ada **
4. Persyaratan Jabatan **
5. Peraturan dan UU yg relevan *
6. Metode seleksi yg tepat **
Skills (ketrampilan)
1. Melakukan presentasi **
2. Melakukan negosiasi ***
3. Teknik wawancara ***
4. Beberapa teknik seleksi **
5. Komunikasi **
Sikap
1. Berorientasi pd hasil ***
2. Proaktif dan memiliki inisiatif ***
3. Ramah **
4. Diplomatis **

Created by Yenny 22
* Sekedar tahu dan bisa berpartisipasi dlm
diskusi dan dalam percakatan

** Bisa/mampu menerapkan pengetahuan

atau keahliannya dg benar dan tepat
tanpa perlu dibantu/dibimbing org lain

*** Bukan hanya mampu menerapkan/

melakukan dg tepat dan benar, ttp juga
dpt mengajar/melatih orang lain.

Created by Yenny 23
a. Identifikasi yg jelas thd tgs yg dituntut dan
KSAO yg dituntut.
b. Tgs2 dpt divalidasi-karyawan yg berkinerja
baik melakukan tgs dg cara ini.
c. Tugas mrpk bentuk output, yg dpt diukur,
shg dpt dikaitkan ant input pelatihan dg
output tgs.
d. Rekomendasi pelatihan didasarkan fakta
dan tdk banyak ruang utk perdebatan.

Created by Yenny 24
1. Membutuhkan waktu dan ketrampilan.
2. Memiliki potensi positif dan negatif, krn
mengamati dan mewancarai dpt mengganggu
operasional pekerjaan.
3. Tidak sll tjd keterkaitan ant tugas2 penting
(prioritas pekerjaan) dg kinerja keseluruhan,
meskipun sdh dilakukan mell survei.
4. Tidak membahas faktor2 lain dlm lingk kinerja
yg mempengaruhi seberapa baik tugas tsb
dilaksanakan.

Created by Yenny 25
 SUMBER INFORMASI

VARIABEL ORGANISASIONAL VARIABEL MANUSIA

• Pengaruh lingkungan • Persyaratan jabatan
• Budaya organisasi • Penilaian kinerja
• Tujuan organisasi • Data tes
• Tujuan SDM • Data dari assesment centre
• Perencanaan SDM • Pengamatan supervisor
• Survey iklim • Umpan balik pelanggan
• Organisasi • Data penjualan dan
• Hasil Pengukuran produksi
• Kegiatan.... • Data keselamatan

VARIABEL PEKERJAAN
• Analisis Jabatan
• Uraian jabatan
Created by Yenny 26
 Analisis Organisasi
• Sasaran dan tujuan
organisasi
• Inventaris personalia
• Inventaris ketrampilan
• Inkedks iklim organisasi
• Indeks efisiensi
• Perubahan dlm sistem atau
subsistem (mis: peralatan)
• Permintaan manajemen
• Wawancara keluar kerja
• MBO (Management By
Objectives) atau sistem
perencanaan kerja
• Survei pelanggan/data
kepuasan
• Wawancara karyawan yg
keluar
Created by Yenny
Analisis Pekerjaan Analisis Manusia
• Deskripsi pekerjaan • Data dan penilaian
• Rincian pekerjaan kinerja
• Standar kinerja • Sampling pekerjaan
• Pelaksanaan pekerjaan • Wawancara
• Sampling pekerjaan • Angket
• Tinjauan literatur ttg • Tes (pengetahuan,
pekerjaan ketrampilan,
kemampuan, dll)
• Pertanyaan ttg
pekerjaan • Sikap pelanggan/
karyawan
• Komite pelatihan
• Kemajuan pelatihan
• Analisis masalah
operasi • Skala rating
• Buku harian
• Situasi yg diciptakan
(mis: bermain peran)
• Pusat penilaian
• MBO atau sistem
perencanaan krja
27
1. Mempelajari uraian jabatan
2. Identifikasi ketrampilan
3. Kuesioner
4. Observasi
5. Mengumpulkan data sekunder (data orgas)
6. Wawancara
7. Focus group discussion
8. Komite penasehat
9. Assessment centre
10. Data penilaian kinerja
11. Tes ketrampilan
12. Tes Diagnostik
Created by Yenny 28
 Stephen V. John W. Newstrom
NO Malcolm Knowles
Steadham & John M. Lilyquist
1. Wawancara Observasi Komite penasehat
2. Kuesioner Kuesioner Assessment centre
Konsultan (komite
3. Tes Diagnostik Survey sikap
penasehat)
Inventory Data organisasi (media
4. Diskusi kelompok
ketrampilan cetak)
Analisis pemecahan Wawancara (oleh
5. Diskusi kelompok
masalah kelompok trainer)
Wawancara pd wkt
6. Analisis jabatan Tes diagnostik tenaga kerja berhenti
(exit interview)
7. Penelitian Wawancara Observasi
8. Catatan dan laporan Contoh produksi
9. Penilaian kinerja
10. Dokumen kinerja

Created by Yenny 29
 KRITERIA
NO METODE Keterlihatan
Keterlihatan Data
pemegang Waktu Biaya
manajemen Kuantitatif
kerja
1 Komite penasehat Rendah Moderat Moderat Rendah Rendah
2 Assessment centre Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Tinggi
3 Survey sikap Moderat Rendah Moderat Moderat Rendah
4 Diskusi kelompok Tinggi Moderat Moderat Moderat Moderat
5 Wawancara pegawai Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Moderat
6 Exit Interview Rendah Rendah Rendah Rendah Rendah
7 Permintaan manaj Rendah Tinggi Rendah Rendah Rendah
8 Observasi pegawai Moderat Rendah Tinggi Tinggi Moderat
9 Penilaian kinerja Moderat Tinggi Moderat Rendah Tinggi
10 Dokumen kinerja Rendah Moderat Rendah Rendah Tinggi
11 Survey dg kuesioner Tinggi Tinggi Moderat Moderat Tinggi
12 Tes ketrampilan Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Tinggi

Created by Yenny 30
NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN
1. OBSERVASI • Mengumpulkan data • Memerlukan
yg relevan dg lingk pengamat yg
kerja terlatih
• Mengurangi interupsi • Perilaku pegawai yg
kpd pekerjaan diamati dpt
terpengaruh
2. KUESIONER • Tidak mahal • Memerlukan waktu
• Dpt mengumpulkan • Kemungkinan
data dr sejumlah pengembalian
besar org rendah
• Data dg mudah • Respon yg diberikan
disimpulkan krg tepat
• Kekurangan detil

Created by Yenny 31
NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN

3. Mempelajari • Sumber infoyg baik • Kadangkala tdk

data ttg prosedur mengerti istilah
pekerjaan • Obyektif teknis yg ada dlm
dan • Sumber info yg manual tsb
organisasi baik ttg pekerjaan • Materi yg diberikan
baru dan tugas2 dpt saja sdh
baru ‘usang’
4. Wawancara • Dpt mengumpulkan • Memerlukan waktu
dg pakar ttg detil dr pelatihan yg lama
tugas tsb serta sebab dan • Sukar utk
akibat menganalisis
permasalahan • Memerlukan
wawancara yg ahli

Created by Yenny 32
◦ Adanya karyawan baru.
Memberikan orientasi pekerjaan atau tugas pokok
organisasi kepada karyawan yang baru direkrut sebelum
ybs ditempatkan pada salah satu unit organisasi.
◦ Adanya peralatan kerja baru.
Mempersiapkan karyawan dalam penggunaan peralatan
baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak
terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan
efesiensi kerja.
◦ Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi
birokrasi.
Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
dengan menggunakan sistem yang baru dibangun.

Tony Soebijono 33
◦ Adanya standar kualitas kerja yang baru.
Mempersiapkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru
dibangun.
◦ Adanya kebutuhan utk menyegarkan ingatan.
Memberikan nuansa baru/penyegaran ilmu
pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki.
◦ Adanya penurunan dlm hal kinerja karyawan
Meningkatkan kualitas kinerja karyawan sesuai
dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis.
◦ Adanya rotasi/relokasi karyawan.
Meningkatkan karyawan dlm menghadapi pekerjaan
dan situasi kerja yang baru.

Tony Soebijono 34
 Belajar dari masa lalu, hidup untuk
hari ini, berharap untuk esok, yang
penting adalah tidak berhenti bertanya

(albert einstein)

Created by Yenny 35