MAKALAH

Ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Program Pendidikan dan Pelatihan yang
diampu oleh
Dr. Dedi Kuswandi, M.Pd.,Dr. Agus Wedi, M.Pd.

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Disusun oleh:
Kelompok 1

1. Aisna Rahma Dewi (210121600443)

2. Amirah Qonitatus Zakiyyah (210121600404)
3. Marisa Zahra Isna (210121600490)
4. Muchammad Thoriq Ismail (210121600476)
5. Rico Kurnia Ananda (210121600492)
A. Pendahuluan
Pelatihan sangat diperlukan dalam meningkatkan kualitas pegawai. Dalam
kegiatan pelatihan terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Pelatihan harus
direncanakan dengan baik dan tepat. Dalam perencanaan pelatihan, hal yang harus
diperhatikan adalah analisis kebutuhan pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan
merupakan sesuatu yang tidak terpisahkan dari perencanaan pelatihan.
Dengan penyelenggaraan pelatihan berdasarkan pada hasil analisis kebutuhan
pelatihan, maka dapat mengetahui kebutuhan-kebutuhan berkaitan dengan materi
pelatihan yang dibutuhkan oleh peserta. Serta dengan analisis pelatihan dapat
memutuskan terkait siapa sasaran peserta, siapa pemateri yang dibutuhkan, kapan diklat
akan dilaksanakan, serta hal-hal lain yang terkait. Dengan pelaksanaan diklat
berdasarkan AKD yang telah diadakan, maka sudah barang tentu bahwa diklat yang
diselenggarakan adalah diklat yang mempunyai mutu sesuai dengan harapan.
Analisis kebutuhan pelatihan bertujuan untuk mengidentifikasi kesenjangan
antara kompetensi yang dimiliki pegawai dengan kompetensi yang dibutuhkan agar
pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sukses dan untuk menjawab tantangan yang akan
datang. Perencanaan pelatihan yang dirancang dengan analisis kebutuhan pelatihan akan
mempertimbangkan kebutuhan peserta dalam perencanaannya. Dengan analisis
kebutuhan pelatihan, akan menghasilkan pelatihan yang lebih baik dan tepat.
Tujuan disusunnya makalah ini adalah untuk menjelaskan analisis kebutuhan
organisasi, menjelaskan analisis kebutuhan personal, memaparkan analisis kebutuhan
kinerja/kompetensi, memaparkan analisis kebutuhan jabatan, menjelaskan workshop
pengembangan perangkat analisis kebutuhan dalam pelatihan. Manfaat dari makalah ini
adalah sebagai sumber dan bahan masukan bagi penulis lain untuk menggali
pengetahuan tentang analisis kebutuhan pelatihan dalam proses pembelajaran. Metode
penyusunan makalah dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan data dari
pustaka yang berhubungan dengan alat, baik berupa buku maupun informasi

B. Pembahasan
Analisis Kebutuhan Organisasi
Analisis kebutuhan organisasi dilakukan untuk menentukan dimana pelatihan
dapat dilakukan dan dimana seharusnya dilakukan dalam organisasi tersebut. Persaingan
telah mendorong organisasi agar selalu meningkatkan kinerja organisasi. Organisasi
berusaha mencapai keungulan bersaing dengan salah satu caranya adalah
memaksimumkan kemampuan seluruh anggota organisasi. Penilaian kebutuhan
pelatihan (training need assessment) merupakan langkah strategis untuk mengetahui
program pelatihan yang tepat bagi organisasi dan anggota organisasi.
Penilaian kebutuhan pelatihan sangat penting karena menyediakan informasi
mengenai tingkat keahlian (skill) dan pengetahuan (knowledge) sumber daya manusia
organisasi. Dengan informasi ini,diharapkan dapat mengetahui gap antara kebutuhan
organisasi dan kapabilitas anggota organisasi. Pelatihan yang diselenggarakan dapat
difokuskan untuk mengisi gap tersebut. Menurut (moore,1978) terdapat empat
ketentuan yang menjadi dasar pengidentifikasian kebutuhan pelatihan.
 Ketentuan pertama yaitu D = M – I, dimana D = Deficiency M = Mastery dan I =
initial skill. Tujuan nya agar menghindari instruksional pelatihan yang tidak
diperlukan dan menghindari pemberian program yang sebenarnya telah dikuasai
oleh anggota organisasi.

2
 Ketentuan kedua adalah organisasi perlu mengetahui value yang akan diperoleh
dari program pelatihan tersebut. Hasil yang ditunjukan oleh anggota organisasi
merupakan nilai yang telah diperoleh dalam pelatihan tersebut.
 Ketentuan ketiga adalah organisasi perlu mengetahui secara pasti bahwa kebutuhan
pelatihan memang karena pengetahuan karyawan yang tidak memadai.
 Ketentuan keempat dalam penentuan kebutuhan pelatihan adalah urutan prioritas,
dari beberapa kebutuhan tersebut tentu ada kebutuhan yang lebih penting dari yang
lain nya. Dan juga penentuan prioritas ini dilakukan karena pertimbangan nilai yang
diperoleh dan biaya tertentu yang tersedia.

Analisis Kebutuhan Personal

Analisis kebutuhan personal ditujukan kepada orang itu sendiri, analisis ini
berkaitan dengan orang-orang yang berada di dalam organisasi yang membutuhkan
pelatihan dan pengembangan di bidang tertentu. Analisis individu membantu untuk
menentukan apakah penurunan kinerja disebabkan oleh kurangnya pengetahuan,
kemampuan, atau keterampilan, kemudian untuk menentukan individu yang
membutuhkan training dan menentukan kesiapan individu dalam mengikuti pelatihan.
Analisis individu dapat dilakukan melalui identifikasi karakteristik dari individu
tersebut, input (memahami apa, bagaimana, dan kapan dalam melaksanakan pekerjaan),
output (ekspektasi dari hasil kerja), konsekuensi, dan feedback. Kinerja atau hasil kerja
individu dapat diambil dari data penilaian kinerja dan dibandingkan dengan tingkat
yang diharapkan atau kinerja standar yang ditentukan. Jadi kita bisa mengetahui
kekurangan dan kelebihan apa saja yang dimiliki oleh individu tersebut.
Dari data inilah nantinya bisa disusun sebuah materi training yang bisa
memperkuat kelebihan dan memperbaiki kelemahan individu yang bersangkutan.
Analisa Kebutuhan personal akan ditetapkan levelnya oleh organisasi yang
bersangkutan. Seorang individu akan diberikan assessment untuk mengetahui level
kompetensinya. Jika misalnya dari semua jenis kompetensi ada yang nilainya rendah,
maka mahasiswa tersebut akan mendapatkan training tambahan untuk mengasah
kompetensi yang dirasa masih kurang.
Analisis Kebutuhan Kinerja/ Kompetensi
Langkah selanjutnya dalam analisis pelatihan adalah menyelidiki kesenjangan
antara kinerja saat ini dan yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi kompetensi,
keterampilan atau pengetahuan yang dibutuhkan. Ini akan membantu mengidentifikasi
secara tepat persyaratan pelatihan dan akan mendukung penyampaian pelatihan yang
efektif dan terfokus. Pengukuran kinerja yaitu perbandingan hasil aktual yang dicapai
karyawan dengan pernyataan hasil yang diinginkan dari suatu pekerjaan. Setiap
perbedaan dapat dianggap sebagai kesenjangan atau kebutuhan pelatihan karyawan
individu.
Seorang supervisor dan karyawan menetapkan standar kinerja, kinerja
dikumpulkan dan ditinjau oleh mereka. Pengawas dan karyawan yang mengidentifikasi
kebutuhan pelatihan. Menetapkan standar kinerja adalah paruh pertama kinerja
pengukuran. Paruh kedua adalah perbandingan kinerja karyawan dengan standar.
Biasanya berbentuk file review kinerja tahunan. Review tahunan umumnya berbentuk
wawancara. Dapat dilakukan dengan:
 Pengumpulan Data Kinerja

3
 Pertama, pengawas mengumpulkan semua data kinerja untuk setiap standar.
 Review Data Kinerja
Ketika data dikumpulkan, itu harus dibandingkan dengan setiap standar untuk
menentukan seberapa baik standar tersebut dipenuhi. Dalam prosesnya, standar
harus ditempatkan dalam tiga klasifikasi: standar terpenuhi, standar terlampaui,
dan standar tidak terpenuhi.
 Pemberitahuan Karyawan
Pedoman untuk menetapkan waktu dan lokasi untuk tinjauan kinerja
Wawancara tinjauan kinerja harus dimulai dengan pernyataan tujuannya: untuk
meninjau kinerja menjadi standar selama setahun terakhir, membuat rencana untuk
menutup kesenjangan kinerja, dan menetapkan standar untuk tahun berikutnya.
Kesenjangan pengembangan dan rencana apa pun yang dibuat untuk perbaikannya
adalah jenis informasi yang dibutuhkan oleh departemen pelatihan untuk membantu.

Analisis Kebutuhan Jabatan

Menurut Gorys Keraf (2004:64) “Analisis adalah sebuah peroses untuk
memecahkan suatu kedalam bagian-bagian yang saling berkaitan dengan satu dengan
yang lainnya.” Sedangkan menurut Anderson dan Kratwohl (2010:120) analisis adalah
sebagai perluasan dan memahami atau sebagai pembuka untuk mengevaluasi atau
mencipta. Menganalisis mencangkup belajar untuk menentukan potongan-potongan
informasi yang relevan atau penting (membedakan), menentukan cara-cara untuk
menata potongan- potongan informasi tersebut (mengorganisasikan), dan menentukan
tujuan dibalik informasi itu (mengatribusikan).
Rivai (2009:840) mengemukakan bahwa bagan teori hierarki kebutuhan Maslow
merupakan penanda rangkaian kebutuhan seseorang yang selalu mengikuti alur hierarki
tersebut. Semakin tinggi tingkat kebutuhan seseorang, atau semakin bergerak ke atas
tingkat kebutuhan seseorang, maka semakin sedikit kebutuhannya, karena kebutuhan
yang lain dianggap sudah terpenuhi, serta semakin sedikit juga orang yang memang
mencapai level atas tersebut. Sedangkan menurut murray dalam alwison (2007:218)
kebutuhan atau needs adalah konstruk mengenai kekuatan otak yang mengorganisir
berbagai proses seperti persepsi, berfikir, berbuat untuk mengubah kondisi yang ada dan
tidak memuaskan.
Secara etimologi, kata jabatan berasal dari kata dasar “jabat” yang ditambah
imbuhan –an, yang berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai
“pekerjaan (tugas) dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan pangkat
dan kedudukan.” Menurut Kantor Kementerian Wilayah Sumatera Selatan (kakanwil)
(2019) jabatan merupakan kedudukan yang menunjukan tugas, fungsi, tanggung jawab,
wewenang, dan hak seorang pegawai ASN dalam suatu satuan organisasi.
Dari pengertian – pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa analisis kebutuhan
jabatan merupakan suatu proses menentukan kebutuhan yang penting untuk mengetahui
apa saja yang diinginkan dalam menjalankan sebuah pekerjaan / tugas berdasarkan
pangkat atau kedudukan yang dimilikinya.
Menurut Herman Sofyandi (2008:90) analisis jabatan merupakan suatu proses
yang sistimatis untuk mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang
meliputi tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi
kerja, serta mengenai syarat-syarat kualifikasi dari suatu jabatan (job specification) yang

4
dibutuhkan seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain,
agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.
Menurut Muafi dalam jurnal (2018) analisis kebutuhan jabatan memiliki fungsi
utama untuk meningkatkan kinerja organisasional dan individu dalam organisasi.
Implementasi analisis jabatan dapat membantu karyawan dalam memahami jabatan
yang sedang dan akan ditempati. Analisis kebutuhan jabatan diperlukan untuk
mengumpulkan informasi-informasi guna menyusun deskripsi pekerjaan (job
description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job
evaluation). Analisis kebutuhan jabatan memiliki kaitan dengan berbagai fungsi dari
manajemen sumber daya manusia, karena dapat menghasilkan deskripsi jabatan atau
pekerjaan yang berisi gambaran mengenai isi dari suatu jabatan baik yang menyangkut
tugas atau pekerjaan, standar kinerja (performance standard), dan bobot jabatan (job
value), maupun persyaratan pemangku jabatan (job specification) yang akan dapat
digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan.
Analisis kebutuhan jabatan bertujuan untuk :
1. Menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan analisis jabatan, maka dapat
dimiliki persyaratan kepegawaian, dan juga dapat diberikan pengertian
mengenai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan, serta persyaratan yang
harus dipenuhi oleh setiap orang yang menduduki suatu jabatan agar
pekerjaan terlaksana dan berhasil.
2. Menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan menggunakan hasil analisis
jabatan maka dapat diketahui kemampuan maupun keahlian apa yang
dibutuhkan karyawan sehingga dapat ditentukan program pelatihan yang
sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut dalam membantu pelaksanaan
pekerjaannya.
3. Menentukan peringkat, yaitu dengan analisis jabatan maka dapat diketahui
bobot dari suatu jabatan sehingga dapat dinilai dan dibandingkan antara
jabatan yang satu dengan jabatan lainnya, dan dapat disusun peringkat
jabatan dalam organisasi.
4. Mengembangkan metode, yaitu dengan analisis jabatan dapat dilakukan
perbaikan terhadap berbagai metode kerja dalam suatu jabatan

Adapun manfaat dari analisis kebutuhan jabatan menurut Herman Sofyandi

(2008:90) dan Dewi Hanggraeni (2012: 28) adalah untuk:
1. Memberikan gambaran mengenai tantangan yang bersumber dari lingkungan
yang dapat mempengaruhi pekerjan karyawan.
2. Menghilangkan persyaratan jabatan yang sebenarnya tidak diperlukan karena
didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.
3. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong maupun yang
menghambat kualitas kerja karyawan.
4. Merencanakan ketenagakerjaan di masa depan.
5. Menyesuaikan lamaran yang masuk dengan lowongan pekerjaan yang
tersedia.
6. Membantu dalam menentukan kebijakan dan program-program manajemen
sumber daya manusia, seperti perencanaan, pelatihan dan pengembangan
karir, apakah karyawan sudah memenuhi spesifikasi keahlian yang memadai
untuk mengerjakan tugas ataukah membutuhkan pelatihan karena masih ada

5
 kesenjangan antara tuntutan pekerjaan dengan keahlian yang dimiliki
karyawan.
7. Menentukan standar prestasi yang realistis yaitu kriteriakriteria yang harus
dipenuhi untuk menyatakan bahwa suatu pekerjaan berhasil dikerjakan
dengan baik, sehingga dapat dibandingkan antara hasil nyata kerja dengan
standar yangditetapkan.
8. Berperan dalam penempatan karyawan agarsesuai dengan tingkat
pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang dibutuhkan.
9. Mengidentifikasi hubungan antara penyelia(supervisor) dengan bawahan.
10. Memudahkan dalam mendesain ulang terutama bila terjadi merger, akuisisi,
dan perampingan organisasi.
11. Memperkirakan nilai kompensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan
sesuai dengan beban kerja,kondisi kerja, kewajiban, dan spesifikasi jabatan
yang dibutuhkan dalam posisi tertentu.

Workshop Pengembangan Perangkat Analisis Kebutuhan Dalam Pelatihan

 Pengertian Workshop
Workshop adalah suatu kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dengan
persamaan keahlian, minat serta latar belakang untuk menyelesaikan masalah dan
mendapatkan pelatihan teori dan praktek pada suatu bidang
 Ciri-ciri Workshop
Adapun ciri-ciri workshop antara lain, yaitu:
» Topic atau permasalahan yang dibahas umumnya berasal dari peserta workshop
» Dalam menyelesaikan permasalahan yang dibahas menggunakan metode
musyawarah atau menganalisis
» Peserta workshop harus aktif dalam berpartisipasi sehingga permasalahan dapat
diselesaikan dengan baik
» Workshop dilakukan oleh beberapa ahli pada bidang tertentu sesuai dengan
pembahasan workshop
» Workshop dilakukan dengan komunikasi dua arah antara pemateri dan peserta
 Manfaat Workshop
Kegiatan workshop bermanfaat untuk meningkatkan kualifikasi profesi sera
meningkatkan keterampilan dan kualitas diri. Selain itu, workshop juga bermanfaat
dalam melatih kerjasama antar peserta.
 Tujuan Workshop
Tujuan dari kegiatan workshop adalah untuk memberikan ilmu baru kepada peserta
melalui diskusi dan praktek.
 Jenis-jenis Workshop
» Berdasarkan Lembaga atau Organisasi
Tergantung pada lembaga atau organisasi yang menyelenggarakan. Dontohnya
workshop dalam dunia pendidikan dengan membahas permasalahan dalam
pendidikan dan menyelesaikan masalah tersebut.
» Berdasarkan Waktu
Jenis workshop berdasarkan waktu pelaksanaannya dibagi menjadi dua macam,
yaitu:
 Workshop beruntun, dilaksanakan pada waktu tertentu dan secara terus-
menerus. Biasanya dilakukan selama 3 hari beruntun.

6
  Workshop berkala, dilakukan dengan jangka waktu mingguan atau bulanan.
» Berdasarkan Sifat
 Workshop mengikat, workshop yang diadakan oleh orang atau lembaga
tertentu dengan membahas masalah program kerja yang hasilnya mengikat
semua peserta. Contohnya, standarisasi ISO
 Workshop tidak mengikat, peserta tidak wajib mengikuti dan melaporkan
hasil dari workshop tersebut.
 Susunan Acara Workshop
» Sambutan Pelaksana Workshop
Disampaikan oleh ketua pelaksana workshop yang berisi latar belakang
dilaksanakannya workshop, garis besar pelaksanaan workshop, dan sebagainya.
» Pembukaan
Upacara pembukaan yang dipimpin ketua pelaksana. Biasanya dengan
menyanyikan Indonesia Raya.
» Acara Inti
Penyampaian materi oleh narasumber yang didalamnya terdapat praktik dari
materi yang disampaikan. Terdapat sub program yang berisi pemaparan tujuan
tema workshop, serta penyampaian permasalahan secara jelas oleh pemateri
untuk mengajak peserta berpendapat.
» Diskusi
Diskusi termasuk dalam acara inti, dengan adanya sesi sharing dan tanya jawab.
» Penutup
Acara terakhir dalam workshop dengan mengambil kesimpulan dari tema yang
dibahas pada workshop.
 Peserta Workshop
Pesertanya adalah orang yang mampu menguasai materi atau ingin mendalami
materi, atau bisa juga orang awam.
 Waktu Pelaksanan
Workshop umumnya diselenggarakan selama 1-3 hari dengan durasi 5-9 jam
perhari.

C. Penutup
Pelatihan merupakan usaha belajar mengajar yang dilaksanakan untuk
meningkatkan kompetensi karyawan terkait dengan pekerjaan, kompetensi yang
dimaksud adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Tujuan dari pelatihan adalah
untuk menguasai serta menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang
diperoleh dari pelatihan yang diikuti. Program pelatihan bertujuan untuk meniadakan
kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki pegawai dengan kompetensi yang
dibutuhkan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sukses dan untuk menjawab
tantangan yang akan datang.
Alangkah baiknya makalah ini dapat menjadi salah satu sumber belajar dalam
pengembangan pelatihan bagi pembaca. Serta makalah ini dapat bermanfaat bagi
penyusun dan pembaca.

Daftar Pustaka:
Alwisol. 2007. Psikologi Kepribadian. Malang: UMM Press

7
Anderson, Lorin W & David R. Krathwohl. 2010. Kerangka Landasan untuk
Pembelajaran, Pengajaran, dan Asesmen (Revisi Taksonomi Bloom). Yogyakarta:
Pustaka Pelajar
Gamelab.id. (2019). Memahami Perbedaan Workshop, Training dan Seminar. Online:
https://gamelab.id/news/115-memahami-perbedaan-workshop-training-dan-
seminar diakses 21 Febuari 2021.
Hanggraeni, Dewi. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta. Lembaga
Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Herman, Sofyandi. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu
Kakanwil Sumatera Selatan. 2009.
https://sumsel.kemenkumham.go.id/index.php/berita-kanwil/berita-utama/3692-
jabatan-merupakan-kedudukan-yang-menunjukan-tugas-fungsi-tanggung-jawab-
wewenang-dan-hak-seorang-pegawai-asn-dalam-suatu-satuan-organisasi diakses
pada 21 Februari 2021
Keraf, Gorys. 2004. Komposisi: Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa. Flores: Nusa
Indah
Ismail, I. (2020). Pengertian Workshop dan Perbedaannya dengan Training dan
Seminar, Online: https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-workshop/
diakses 21 Febuari 2021.
Kho, Budi. (2018). Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Needs Analysis) dan Jenis-
Jenisnya. Online: https://ilmumanajemenindustri.com/analisis-kebutuhan-
pelatihan-training-needs-analysis-jenis-analisis-kebutuhan-pelatihan/ diakses 21
Febuari 2021.
McConnell, J.H. 2003. How to Identify Your Organization’s Training Needs. America:
American Management Association.
Moore, dkk.1978. Training Needs Analysis: Review and Critique.
Muafi. 2018. PEMAPARAN DALAM KEGIATAN FOCUS GROUP DISCUSSION;
ANALISIS JABATAN DAN MANFAATNYA BAGI ORGANISASI
PEMERINTAH. AJIE - Asian Journal of Innovation and Entrepreneurship, 3(1),
43, (Online). Dari (https://journal.uii.ac.id/ajie/article/view/10013), diakses pada
20 Februari 2021
Rivai, Veithzal dan Sagala, Ella Jauvani. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia
untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik. Jakarta: PT Raja Grafindo.
Wulandari, R. 1997. Penilaian Kebutuhan Pelatihan: Tantangan dan Solusi.