PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAJEMEN (TQM) DI PERPUSTAKAAN

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah

Manajemen Perpustakaan

Dosen Pengampu:

….

Disusun Oleh:

1. Muhammad Zurri Shultan (206210105)

2. M. Syaifuddin (………….)
3. Nelly Nuril (…………)

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
2022/2023
A. Fungsi dan Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

Analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan merupakan proses yang penting bagi
organisasi untuk mengidentifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan karyawan, dan
mengembangkan program pelatihan yang sesuai. Proses analisis kebutuhan dapat membantu
organisasi untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas karyawan mereka.
Berikut adalah beberapa fungsi dan manfaat analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan:

1. Memastikan relevansi program pelatihan: Analisis kebutuhan pendidikan dan

pelatihan membantu organisasi di Indonesia untuk mengidentifikasi kebutuhan
karyawan dan tujuan organisasi, serta mengembangkan program pelatihan yang
sesuai. Dengan demikian, program pelatihan dapat membantu organisasi
meningkatkan efisiensi dan efektivitas karyawan mereka.
2. Meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan: Pelatihan yang sesuai dengan
kebutuhan karyawan dapat membantu meningkatkan keterampilan dan pengetahuan
mereka, dan meningkatkan produktivitas dan kinerja kerja. Analisis kebutuhan
pendidikan dan pelatihan juga membantu organisasi di Indonesia dalam
memfokuskan program pelatihan pada area yang paling penting bagi karyawan dan
organisasi, sehingga membantu dalam meningkatkan efektivitas program pelatihan.
3. Mengurangi biaya: Melalui analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan, organisasi di
Indonesia dapat mengidentifikasi area yang memerlukan pelatihan dan
mengembangkan program pelatihan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Hal ini membantu organisasi untuk menghemat biaya dan menghindari pemborosan
sumber daya pada program pelatihan yang tidak efektif.
4. Meningkatkan retensi karyawan: Pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan
dapat membantu meningkatkan motivasi dan pengembangan karir mereka. Hal ini
membantu organisasi di Indonesia dalam mempertahankan karyawan yang lebih lama
dan mengurangi biaya perekrutan.
5. Meningkatkan daya saing: Dengan meningkatkan keterampilan dan pengetahuan
karyawan, organisasi di Indonesia dapat mempertahankan atau bahkan meningkatkan
 daya saingnya di pasar yang semakin kompetitif. Hal ini membantu organisasi untuk
menjadi lebih efektif dan efisien dalam memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.1

Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan

mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan membandingkan
kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang
PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut. Hasil TNA adalah identifikasi performance gap.
Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang
diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan
mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi
dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat
kerja.Adapun fungsi dari analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah :

1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja.

2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context.
3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional.
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan.
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan
dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung. Manfaat langsung adalah :

1. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun sesuai dengan

kebutuhan organisasi, jabatan dan individu.
2. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang tepat.
3. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam mengikuti Pendidikan
dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya.

Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :

1. Menjaga produktivitas kerja.

2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.
3. Efisiensi biaya organisasi.2

1
Muhidin, S. (2019). Analisis Kebutuhan Pelatihan Karyawan pada PT. XYZ, Jurnal Manajemen dan
Kewirausahaan, 21(2), 128-135
 Program Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan harus sesuai dengan standar
kompetensi untuk memenuhi kebutuhan pasar kerja. Oleh karena itu untuk memberikan
pelayanan yang berkualitas dan menitikberatkan pada unsur kepuasan kepada masyarakat umum
maupun industri maka setiap peyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan perlu
melakukan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan pelanggan.

Adanya pelatihan karyawan, baik menggunakan metode on the job training3 maupun off
the job training4 yang efektif dapat meningkatkan pengetahuan, keahlian, dan sikap. Dengan
adanya peningkatan tersebut diharapkan kegiatan pelatihan yang diikuti juga mampu
meningkatkan kinerja karyawan. Hal ini didukung oleh pendapat Chusway yang menyatakan
bahwa hubungan pelatihan terhadap kinerja karyawan adalah sebagai berikut: “Pelatihan adalah
suatu proses terencana untuk mengubah sikap, pengetahuan atau tingkah laku keahlian melalui
pengalaman, untuk mencapai kinerja yang efektif dalam kegiatan atau sejumlah kegiatan”.5

B. Langkah-langkah Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

Training Need Analysis (TNA), atau analisis kebutuhan pelatihan, adalah proses
sistematis untuk menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. TNA
melibatkan mengidentifikasi kekurangan keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta
memperkirakan kebutuhan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Dalam melakukan TNA, seorang Training Need Analyst (TNA) berperan penting untuk
memastikan pelaksanaan TNA berjalan dengan baik.

Training Need Analyst (TNA) adalah tuga seorang ahli yang bertanggung jawab untuk
melakukan analisis kebutuhan pelatihan karyawan. TNA bertugas untuk mengidentifikasi
kekurangan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan karyawan, dan merancang program
pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kinerja mereka. Dengan adanya TNA, perusahaan

2
Provinsi Sumatera Barat Gov, ‘Pedoman Analisis Kebutuhan Pendidikan Dan Pelatihan’,
Sumbarprov.Go.Id, 2015, 2–27 <http://www.sumbarprov.go.id/images/1448880758-Pedoman Penyusunan
AKD.pdf>.
3
On the job training adalah pendekatan pelatihan yang diberikan ditempat kerja.
4
Off the job training yaitu pendekatan pelatihan di luar tempat kerja yang memberikan kesepatan pada
pegawai untuk keluar dari rutinitas pekerjaan dan berkonsentrasi dalam mempelajari sesuatu yang berkaitan dengan
pekerjaan.
5
Benny Usman, ‘Pengaruh Pelatihan Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Terhadap Kinerja Pegawai
Media Lintas Indonesia Palembang’, Jurnal Media Wahana Ekonomika, 17.1 (2020), 18
<https://doi.org/10.31851/jmwe.v17i1.3971>.
dapat memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan
untuk bekerja dengan baik, sehingga meningkatkan kinerja individu dan tim secara keseluruhan.

Proses TNA juga melibatkan beberapa langkah yang harus diikuti oleh TNA, seperti
mengumpulkan data, menganalisis kebutuhan pelatihan, merancang program pelatihan, dan
mengevaluasi hasil pelatihan. Langkah-langkah ini memerlukan pengetahuan tentang metodologi
dan teknik analisis, serta kemampuan untuk mengumpulkan, memproses, dan menganalisis data
dengan akurat. Selain itu, TNA juga perlu mampu berkomunikasi dengan baik dengan karyawan
dan manajemen perusahaan.6 Terdapat enam langkah sistematis untuk melakukan analisis
kebutuhan pelatihan atau TNA, antara lain:

1. Mengumpulkan data untuk menentukan lingkup kerja TNA.

2. Menyusun uraian tugas menjadi sasaran pekerjaan atau kegiatan dari sasaran yang
telah ditentukan.
3. Mengukur instrumen untuk mengukur kemampuan kerja.
4. Melaksanakan pengukuran peringkat kemampuan kerja.
5. Mengolah data hasil pengukuran dan menafsirkan data hasil pengolahan.
6. Menetapkan peringkat kebutuhan pelatihan.

Adanya penilaian kebutuhan akan membantu untuk mengetahui masalah dan tantangan
dimasa depan yang harus dihadapi oleh organisasi maupun perusahaan dengan pelaksanaan
pelatihan dan pengembangan terhadap karyawannya. Terdapat tiga sumber penting yang menjadi
pertimbangan dalam menganalisis TNA.

1. Analisis Organisasional : Analisis kebutuhan pelatihan dapat didiagnosa dengan

melihat kebutuhan organisasi sekarang dan dimasa depan. Dalam analisis organisasi
kekuatan internal dan eksternal akan mempengaruhi pelatihan.
2. Analisis Pekerjaan : Cara kedua untuk menganalisis kebutuhan pelatihan adalah
meninjau ulang pekerjaan yang terlibat dan tugas yang dilakukan dalam pekerjaan
tersebut.Analisis Individual : Cara ketiga untuk mendiagnosis kebutuhan pelatihan
difokuskan pada individu karyawan, bagaimana mereka melakukan pekerjaan yang
menjadi tugas dan tanggungjawab mereka. Adapun pendekatan yang dapat dilakukan

6
Setiawan, E. (2015). Analisis Kebutuhan Pelatihan. Yogyakarta: Penerbit Andi.
 anatara lain, tes keterampilan, penilaian kerja individu, kuesioner dan survey kepada
semua karyawan atau antar karyawan.7

Kesimpulan

BIBLIOGRAPHY

Khurotin, Nurul, Analisis Pelatihan Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Di PT Beon
Intermedia Cabang Malang, Zahir Publishing, 2018

Provinsi Sumatera Barat Gov, ‘Pedoman Analisis Kebutuhan Pendidikan Dan Pelatihan’,
Sumbarprov.Go.Id, 2015, 2–27 <http://www.sumbarprov.go.id/images/1448880758-
Pedoman Penyusunan AKD.pdf>

Usman, Benny, ‘Pengaruh Pelatihan Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Terhadap
Kinerja Pegawai Media Lintas Indonesia Palembang’, Jurnal Media Wahana Ekonomika,
17.1 (2020), 18 <https://doi.org/10.31851/jmwe.v17i1.3971>

Setiawan, E. (2015). Analisis Kebutuhan Pelatihan. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Muhidin, S. (2019). Analisis Kebutuhan Pelatihan Karyawan pada PT. XYZ, Jurnal Manajemen dan
Kewirausahaan, 21(2), 128-135

7
Nurul Khurotin, Analisis Pelatihan Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Di PT Beon Intermedia Cabang
Malang, Zahir Publishing, 2018.