Treining Need Analysis ( TNA)

Pengertian TNA
Training Need Analysis adalah suatu Langkah yang di gunakan dalam sebuah Perusahaan sebelum
melakukan penelitian dan merupakan bagian terpadu dalam merangcang pelatihan untuk memperolah
gambaran komprehensif tentang materi, alokasi waktu setiap materi dan strategi pembelajaran yang
sebaiknya di terapkan dalam penyelenggaraan pelatihan, agar pelatihan bermanfaat bagi pelatihan
bermanfaat bagi peserta pelatihan, dari analisis ini akan di ketahui pelatihan apa saja yang releven bagi
suatu organisasi pada saat ini dan juga di masa yang akan datang . Organisasi tidak dapat menentukan
pelatihan begitu saja tanpa menganalisis terlebih dahulu tentang kebutuhan dan tujuan apa yang ingin di
capai, penilaian kebutuhan merupakan road map, untuk mencapai tujuan organisasi.
Trining Need Analysis atau disebut juga Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) merupakan langkah awal
yang sangat penting dalam penyusunan program diklat. Selain itu, dari TNA juga dapat mengidentifikasi
kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai yang tidak hanya didapatkan dari diklat. Hal ini sesuai
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 2017 tentang Manajemen PNS pasal 203 yang menjelaskan
bahwa pengembangan kompetensi bagi setiap PNS sekurang-kurangnya 20 jam pelatihan per tahun.

Biro SDM dan Umum bekerjasama dengan Fortis (Human Capital Development Center) mengadakan
pelatihan online Training Need Analysis untuk menunjang berjalannya TNA di Perpustakaan Nasional RI.
Pelatihan ini diadakan dari tanggal 29 September s.d. 1 Oktober 2021 melalui media daring. Peserta pelatihan
terdiri dari 12 pegawai dari Biro SDM dan Umum, dua orang dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan, dan dua
orang dari Pusat Pembinaan Pustakawan.

Materi dalam pelatihan online TNA mencakup pengertian TNA, jenis kebutuhan, tujuan dan manfaat TNA,
tujuan pelatihan, tahapan dalam TNA, metode pengumpulan data, dan evaluasi TNA. Dalam tiga hari
pelatihan, peserta pelatihan belajar untuk mengidentifikasi jenis keterampilan dari SOP lalu menganalisis
kebutuhan jenis pengembangan kompetensi dan urgensi diklat dengan menggunakan Teknik DIF (Difficult
Important Frequency) dan Diskrepansi.

Agus Gunawang selaku trainer pelatihan menyampaikan bahwa berbagai praktik yang diajarkan selama
pelatihan dapat diaplikasikan menyesuaikan dengan kondisi organisasi. Dalam tiga hari, peserta juga
diberikan kesempatan untuk mempraktikkan langsung materi yang diberikan sehingga mendapatkan
gambaran secara langsung untuk implementasi di masing-masing organisasinya.
Fungsi Training Need Analysis :
1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja.
2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context.
3. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional.
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan.
5. Memberi data untuk keperluan perencanaan.
Metode Training need analysis
Umumnya, training needs analysis dilakukan dengan berbagai metode. Setiap perusahaan mungkin
punya cara yang berbeda dalam membuat analisis kebutuhan pelatihan kerja tersebut. Berikut ini adalah
beberapa metode yang kerap jadi opsinya.
1. Observasi Langsung
Observasi langsung merupakan metode yang kerap dipilih untuk mengumpulkan informasi terkait
kesenjangan antara skill dan performa kerja karyawan.
Hal-hal yang menjadi fokus utama pada metode ini di antaranya adalah observasi metodologi kerja yang
bersifat teknis, aspek fungsional pada sebuah jabatan, dan perilaku pekerja. Perusahaan dapat merangkum
hasil observasi tersebut secara kualitatif maupun kuantitatif.
2. Berkomunikasi Langsung dengan Karyawan
Selain observasi, berkomunikasi dengan karyawan secara langsung secara tatap muka maupun daring juga
menjadi cara yang tepat dalam membuat training needs analysis. Bahkan cara ini dianggap lebih efektif
karena tim HRD bisa menggali lebih dalam mengenai informasi yang dibutuhkan.
3. Focus Group
Tim HR juga bisa membentuk sebuah focus group untuk menampung semua masalah yang dihadapi
karyawan secara berkelompok. Setiap karyawan dapat berdiskusi satu sama lain dan mengidentifikasi
jenis training yang mereka butuhkan berdasarkan kebutuhan pada tiap-tiap individu.
4. Menyebarkan Survey
Apabila tidak punya cukup waktu untuk melakukan wawancara pada karyawan, Anda bisa memilih
opsi survey dalam bentuk kuisioner. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa pilihan ganda, pertanyaan
terbuka, atau kombinasi keduanya.
5. Feedback dari Pelanggan
Selain menggunakan metode internal, beberapa perusahaan juga melakukan analisis berdasarkan umpan balik
pelanggan, terutama pada bisnis berbasis pelayanan atau jasa. Feedback pelanggan justru dianggap lebih
objektif dan jujur karena informasi yang diperoleh murni berdasarkan pengalaman konsumen.

Tahapan Training Needs Analysis

1. Analisis organisasi
Salah satu aspek dalam menentukan kebutuhan pelatihan dalam perusahaan adalah analisis organisasi
perusahaan.
Perusahaan perlu mempertimbangkan strategi perusahaan/strategy map sebelum memilih pelatihan
sebagai solusi terhadap tantangan yang dihadapi perusahaan. Untuk meningkatkan kualitas sumber
daya manusia perusahaan ini adalah dengan memberikan pelatihan bagi karyawan yang tentu saja harus
sesuai dengan strategi perusahaan. Perusahaan sudah menetapkan strategi dan karyawan-karyawan
diberi pelatihan untuk mendukung strategi perusahaan tersebut.
Misal: perusahaan menjalankan strategi peningkatan kepuasan pelanggan untuk mempertahankan
pelanggannya. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, maka karyawan yang berhubungan langsung
dengan pelanggan perlu dilatih bagaimana melayani pelanggan dengan ramah dan sesuai kebutuhan
pelanggan.
2. Analisis tugas
Analisis tugas mengidentifikasi pelatihan apa saja yang harus diberikan kepada karyawan terkait
dengan masalah pada operasional perusahaan. Tujuan analisis ini adalah mengetahui tentang tugas yang
harus dilakukan karyawan, penentuan standar kinerja untuk suatu pekerjaan, penentuan pengetahuan,
kemampuan dan perilaku yang diperlukan dalam suatu pekerjaan.
Sebagai contoh: untuk mengoperasikan sistem komputer atau mesin bagi pekerja baru dia harus
mengetahui tata cara mengoperasikannya dengan benar.
3. Analisis individu
Analisis individu mengidentifikasi siapa atau karyawan mana yang membutuhkan pelatihan dan
pelatihan apa saja yang perlu diberikan yang juga terkait dengan masalah pada operasional perusahaan.
Sebagai contoh: pada saat perusahaan melihat kinerja yang rendah atau sering melakukan kesalahan
kerja dari staf-stafnya. Di sini berarti ada gap antara kinerja yang diharapkan oleh perusahaan dan juga
kinerja yang dihasilkan oleh staf tersebut. Perusahaan perlu memberikan pelatihan secara maksimal
agar kinerja staf tersebut meningkat dan mengurangi kesalahan kerja.
Masalah pada operasional perusahaan ini dapat diatasi dengan metode 5 Why untuk mengeksplorasi
penyebab/ efek hubungan yang mendasari sehingga ditemukan akar masalah yang sesungguhnya.
Dengan menerapkan tahapan Training Need Analysis di atas, maka pimpinan dan jajaran manajemen
dapat memberikan pelatihan dan pengembangan kepada pekerja atau karyawan untuk meningkatkan
kompetensi mereka, sekaligus mampu menghasilkan SDM yang berkualitas untuk kemajuan
perusahaan.
Materi Training Need Analysis

1. Pengertian dan konsep dasar Training Need Analysis (TNA)

2. Memetakan keterkaitan kebutuhan bisnis dan kebutuhan pelatihan
3. Identifikasi kebutuhan pelatihan di perusahaan maupun di instansi/institusi
4. Analisis kebutuhan pelatihan dan perencanaan pelatihan jangka panjang
5. Metode pelatihan tradisional & metode pelatihan modern
6. Menyusun proposal program pelatihan tahunan
7. Kebutuhan Pelatihan VS Kebutuhan Belajar
8. Kontribusi manusia terhadap organisasi
9. Kaitan TNA dan evaluasi pelatihan
10. Pengembangan karir dan tantangan bagi manajemen karir

Manfaat Pelatihan Training Need Analysis

1. Mampu memahami konsep dasar Training Need Analysis (TNA) di perusahaan/institusi/institusi

2. Mampu memetakan keterkaitan kebutuhan bisnis dan kebutuhan pelatihan
3. Mampu melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan di perusahaan maupun di instansi/institusi
4. Mampu melakukan analisis kebutuhan pelatihan dan perencanaan pelatihan jangka panjang
5. Mampu menyusun Training Need Analysis dengan baik.