Disusun Oleh :
Sandi Prasetyo
2220721062
B. Pendahuluan
Analisis kebutuhan pelatihan memiliki kaitan erat dengan perencanaan diklat.
Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan
pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat
pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi
dan tugas) dengan pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh
pegawai.
Pelatihan dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai,
proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak pelatihan yang
diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan
sesungguhnya. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan Pelatihan, maka idealnya setiap
program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan perwujudan
dari pemenuhan kebutuhan.
Hasil yang diharapkan dari Analisis Kebutuhan Pelatihan akan memperjelas
kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dengan peningkatan kinerja
lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja para pejabat di dalam suatu organisasi,
disebutkan demikian karena setiap pejabat yang dilengkapi dengan jenis-jenis diklat
yang dibutuhkan, selanjutnya akan dapat melaksanakan setiap rincian tugas dalam
jabatannya.
Tujuan dari makalah ini adalah untuk menjelaskan analisis kebutuhan
organisasi, menjelaskan analisis kebutuhan personal, memaparkan analisis kebutuhan
kinerja/kompetensi, memaparkan analisis kebutuhan jabatan, menjelaskan workshop
pengembangan perangkat analisis kebutuhan dalam pelatihan.
Manfaat dari makalah ini adalah sebagai sumber dan bahan masukan bagi
penulis lain untuk menggali pengetahuan tentang analisis kebutuhan pelatihan dalam
proses pembelajaran.
Metode penyusunan makalah dilakukan dengan mempelajari dan
mengumpulkan data dari pustaka yang berhubungan dengan alat, baik berupa buku
maupun informasi.
C. Diskirpsi Masalah
a. Analisis Kebutuhan Organisasi
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan himpunan
data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan. Tujuan
dan strategi organisasi salah satu faktor dalam menentukan jenis pelatihan apa yang
akan diadakan, sebab pelatihan diharapkan mampu memberikan kontribusi dalam
pencapaian strategi bisnis dan target perusahaan. Dukungan dari rekan kerja dan
manager pun mempengaruhi antusiasme dan motivasi untuk mengikuti training. Faktor
kunci dari sukses adalah perilaku positif antar rekan, manager, dan karyawan terkait
dengan partisipasi pelatihan.
Namun yang paling penting supaya training dapat terlaksana adalah identifikasi
terlebih dahulu kemampuan perusahaan terkait budget, waktu, dan kemampuan untuk
melaksanakan training (training resources). Menurut Johanes Popu (2002) Analisis
kebutuhan pelatihan, memberikan beberapa tujuan, diantaranya adalah sebagai berikut:
• Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk
memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan,
• Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang-
orang yang tepat.
• Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan
benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan
tertentu.
• Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan
tema atau materi pelatihan.
• Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun masalah
yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan
sikap-sikap kerja, bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan
melalui pelatihan memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan
mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
b. Analisis Kebutuhan Personal.
Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang diperlukan.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan
mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan
membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi
yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.
Analisis kebutuhan personal ditujukan kepada orang yang memegang suatu
jabatan atau posisi di perusahaan. Dalam analisis ini akan diteliti kemampuan dan
kompetisi seorang karyawan. Dari hasil penelitian tersebut akan diketahui kelebihan dan
kekurangan apa saja dari karyawan tersebut.
Dari data inilah nantinya bisa disusun sebuah materi training yang bisa
memperkuat kelebihan dan memperbaiki kelemahan si karyawan yang bersangkutan.
Analisa Kebutuhan personal akan ditetapkan levelnya oleh perusahaan yang
bersangkutan. Misalnya untuk posisi manajer, ada beberapa jenis kompetensi yang
harus dimiliki misalnya adalah skill kepemimpinan, skill komunikasi, dan seterusnya.
Seorang manajer akan diberikan assessment untuk mengetahui level
kompetensinya. Jika misalnya dari semua jenis kompetensi ada yang nilainya rendah,
maka manajer tersebut akan mendapatkan training tambahan untuk mengasah
kompetensi yang dirasa masih kurang.
c. Analisis Kebutuhan Kinerja/ Kompetensi
Dalam UU No. 5 Tahun 2014 menerapkan Sistem Merit yaitu kebijakan dan
manajemen ASN yang didasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil
dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang seseorang. Kualifikasi yang
dimaksud adalah keahlian yang diperlukan untuk melakukan sesuatu atau menduduki
jabatan tertentu. Kualifikasi juga diartikan sebagai hal-hal yang dipersyaratkan baik
secara akademis maupun teknis untuk mengisi jenjang kerja tertentu. Sedangkan
Kompetensi adalah kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang ASN
berupa pengetahuan dan keterampilan serta perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan
tugas jabatannya, sehingga ASN tersebut dapat melaksanakan tugasnya secara
profesional, efektif dan efisien. Kompetensi dimaksud meliputi: kompetensi teknis,
kompetensi manajerial dan kompetensi social kultural.
• Kompetensi Teknis yang diukur dari tingkat spesialisasi pendidikan, pelatihan
teknis dan fungsional dan pengalaman bekerja secara teknis.
• Kompetensi Manajerial yang diukur dari tingkat pendidikan, pelatihan struktural
atau manajemen dan pengalaman kepemimpinan.
• Kompetensi Sosial Kultural yang diukur dari pengalaman kerja berkaitan dengan
masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya sehingga memiliki
wawasan kebangsaan.
Suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan dapat terlaksana dengan baik apabila memiliki
lima unsur penting, yaitu :
• Lembaga Pelatihan, tentunya menjadi mutlak keberadaannya dalam sebuah
pelatihan dikarenakan lembaga pelatihan merupakan wadah sebuah diklat yang
menjadi satu kesatuan dalam manajemen diklat.
• Program Pelatihan, merupakan pondasi dari berdirinya sebuah lembaga
pelatihan. Jika program pelatihan tidak dapat dikembangkan dengan baik, maka
sebuah lembaga pelatihan tidak akan dapat berkembang.
• SDM Pelatihan, dapat dibagi menjadi dua, yaitu SDM Tenaga Pengajar dan
SDM Penyelenggara. Keberhasilan sebuah diklat juga tidak terlepas dari kedua
unsur SDM ini. Sebab kemampuan kognitif, afektif dan psikomotorik peserta
ditentukan oleh Tenaga Pengajar dan Penyelenggara.
• Peserta, merupakan objek dari pelatihan, oleh karena itu ketepatan persyaratan
peserta dengan diklat yang diselenggarakan dapat memberikan kontribusi yang
luar biasa terhadap keberhasilan sebuah diklat.
• Sarana dan Prasarana Pendukung, merupakan pendukung dalam kegiatan belajar
mengajar. Semakin baik dan lengkap sarana dan prasarana pendukung yang
tersedia, maka akan semakin baik pula diklat yang dilaksanakan.
Kelima unsur di atas memegang peranan penting dan saling erat kaitannya
dalam keberhasilan suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan. Untuk lebih jelasnya
hubungan kelima unsur tersebut dapat digambarkan sebagaimana berikut ini : Program
pelatihan merupakan pondasi utama dalam sebuah kegiatan diklat oleh karena itu
sebagaimana dijelaskan di atas untuk menghasilkan diklat yang baik maka terlebih
dahulu dilakukan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) agar kegiatan diklat tepat sasaran
antara peserta dengan program yang akan dijalankan. AKD merupakan langkah awal
perencanan program diklat yang diperlukan untuk menemukenali kesenjangan antara
kompetensi yang dipersyaratkan dengan kompetensi yang dimiliki oleh ASN dalam
melaksanakan tugas jabatannnya. AKD merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
mengidentifikasi kompetensi yang masih kurang dikuasai dan perlu
ditingkatkan/dibangun melalui diklat dengan mengidentifikasi substansi materi pokok
diklat (Knowledge, Skill, Attitude) yang relevan dan mendukung dalam pelaksanaan
tugas setiap unit kerja di masing-masing komponen di lingkungan kerjanya.
Oleh karena itu dengan dilakukannya AKD maka pelaksanaan diklat dapat
diarahkan kepada diklat yang berbasis kompetensi sehingga dapat menjawab tantangan
globalisasi yang menuntut profesionalisme ASN yang kompeten. Untuk itu
Kementerian Dalam Negeri selaku Instansi Pembina bagi seluruh Pemererintah Daerah
di seluruh Indonesia sangat merespon pengembangan kompetensi Aparaturnya melalui
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman
Pengembangan Sistem Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri. Pada Pasal 21 ayat (1), dinyatakan bahwa untuk memenuhi
kebutuhan diklat, maka pengembangan program diklat dilaksanakan pada tiga tingkatan,
yaitu: Tingkat Sistem, Tingkat Organisasi dan Tingkat Individu. Pengembangan
Program Diklat pada Tingkat Sistem yaitu dilaksanakan dalam rangka menyediakan
jenis-jenis diklat berbasis kompetensi yang berstandar dan selaras dengan Sistem
Manajemen Nasional. Pengembangan Program Diklat pada Tingkat
Organisasi dilaksanakan dalam rangka menyediakan jenis-jenis diklat yang
spesifik disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan tugas-tugas pokok dan fungsi
masing-masing unit organisasi pemerintah. Sedangkan pengembangan Program Diklat
pada Tingkat Individu dilaksanakan untuk menyediakan program peningkatan
kompetensi pada setiap pegawai guna memenuhi kebutuhan kompetensi individu dalam
melaksanakan pekerjaannnya.
d. Analisis Kebutuhan Jabatan
Definisi jabatan menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: ”Jabatan
diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan
hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”Jabatan berkaitan dengan
serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk
melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan.
Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab
(responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja
(performance standard).
Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti
”menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi
beberapa tugas (task). Definisi analisis jabatan menurut Hariandja (2007: 48) adalah
sebagai berikut: ”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau
pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.”
Sedangkan menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi
tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam
suatu perusahaan agar tujuan tercapai.
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk
mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas,
pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai
syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan,
keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat
menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik. Adanya kesenjangan KSA
(knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, baik yang
bersifat periodik/ insidentil.
Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui dengan
mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi
kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan
sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-
tiap jabatan.
d. Buku harian
Salah satu kekurangan observasi, wawancara, dan kuesioner adalah bahwa
informasi yang dihasilkan tampaknya tergantung pada waktu
dilakukannyapengumpulan data. Semua hal yang tampak paling menonjol pada saat
dilakukannya wawancara, adalah yang paling bayak dimasukan kedalam analisis
jabatan. Buku harian menawarkan satu solusi untuk masalah ini. Jika pemegang jabatan
dan supervisor memiliki sebuah buku harian selama kurun waktu beberapa minggu,
hasil analisis jabatan akan berkurang biasanya akibat tidak tepatnya waktu pelaksanaan
analisis. Untuk job yang berbeda pada waktu yang berbeda di tahun tersebut, buku
harian mungkin sangat bermanfaat.
e. Pengamatan
Pengamatan dilakukan pada tiap-tiap jabatan, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Di sebut pengamatan lansung apabila pengamat ikut terjun langsung
bersama dengan pelaksana dalam menjalankan tugas pekerjaanya. Sedangkan
pengamatan tidak langsung adalah apabila pengamat melakukan pengamatan dari jauh.
Gunung Agung.
Indonesia
Rivai, Veithzal. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta:
Rajagrafindo Persada