Penentuan Kebutuhan Diklat

Secara umum identifikasi kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses

pengumpulan data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang
perlu diperbaiki atau ditingkatkan agar tujuan pelatihan tercapai.

Kebutuhan pelatihan digunakan untuk memenuhi kekurangan pengetahuan,

meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi. Sementara
Suryana Sumantri (2005) dalam Budi Santoso (2011) mendefinisikan “kebutuhan pelatihan
merupakan keadaan di mana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan
keadaan nyata”.

Identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan untuk menyiapkan rencana/program

pelatihan. Hasil identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan sebagai dasar untuk merencanakan
sebuah program pelatihan (terkait isu/tema, tujuan, sasaran/hasil yang akan dicapai, kelompok
sasaran, pendekatan, metode, teknik, serta pelaksanaan dan evaluasi program pelatihan).

Pelatihan yang baik adalah pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, langkah
yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Menurut Budi Santoso
(2011) dalam Training Need Assesment ada beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Menggali informasi langsung dari sasaran melalui diskusi kelompok yang terfokus.
Dalam diskusi ditanyakan apa masalah yang dihadapi, pengetahuan atau keterampilan
yang dibutuhkan dan apakah perlu ada atau diselenggarakannya pelatihan.
2. Menggali informasi melalui kegiatan PRA (Participatory Rural Appraisal).
Dilanjutkan dengan rencana-rencana peningkatan kegiatan kelompok sasaran, dengan
itu dapat diperoleh informasi kebutuhan pelatihan yang berasal dari kelompok sasaran
sendiri.
3. Menggali informasi melalui wawancara dengan beberapa tokoh (key informan) dari
kelompok sasaran, disertai dengan pengamatan langsung terhadap kondisi di lapangan
(kondisi kelompok sasaran).
4. Penelitian konvensioanl yang dilakukan oleh ahli atau pihak lain. Melalui penelitian
terhadap kelompok sasaran yang mencangkup tingkat pengetahuan dan tingkat
keterampilan kelompok sasaran dalam melakukan usahanya yang berkaitan dengan
isu tertentu dapat diperoleh mengenai informasi kebutuhan pelatihan. Informasi dari
hasil penelitian ini masih perlu dikonsultasikan dengan kelompok sasaran tersebut
untuk memperoleh kepastian pelatihan yang diperlukan.
Untuk melaksanakan sebagaimana yang tertera diatas, ada metode yang dapat
dipergunakan untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi serta data untuk
identifikasi kebutuhan pelatihan. Metode-metode tersebut antara lain adalah:
1. Survei
 Dari survei dapat diperoleh data yang kemudian dibuat tabulasinya. Keuntungan
penggunaan metode ini adalah dapat diterapkan pada populasi yang besar, cara yang
mudah dalam memperoleh feedback, bias dapat diminimumkan dan mengisi
kuesioner relative mudah.
2. Observasi umum
Observasi sangat baik digunakan jika terdapat keterbatasan sumber daya dan jika
kelompok atau proses yang akan diobservasi terlalu besar dan kompleks. Observasi
hendaknya dilakukan oleh orang yang terlatih dalam teknik observasi dan juga yang
mengenal prosedur atau proses yang diobservasi.
3. Wawancara
Wawancara dapat ditunjukan untuk mengetahui valid tidaknya umpan balik tertulis
yang diperoleh dari survey. Wawancara dapat menyediakan informasi tambahan
berkaitan dengan hal yang sedang diidentifikasi.
4. Focus Group Discussion
Biaya penyelenggaraan besar namun kelompok menyediakan informasi yang berguna
sebagai dasar investigasi lebih lanjut melalui survey atau wawancara.

Bebarapa elemen penting yang dapat dipertimbangkan dalam melakukan identifikasi kebutuhan
pelatihan adalah:

1. Tingkat ketepatan yang diperlukan

2. Waktu yang diperlukan
3. Ketersediaan sumber daya manusia yang berpengalaman (internal maupun eksternal)
untuk mengadakan identifikasi kebutuhan pelatihan
4. Faktor biaya, baik menggunakan sumber biaya dari pihak luar ataupun sumber biaya
internal.

Identifikasi kebutuhan pelatihan meupakan langkah yang paling penting dalam

pengembangan program pelatihan. Melalui analisis kebutuhan pelatihan maka pihak
penyelenggara pelatihan dapat memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan
dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu, lembaga, maupun pihak
penyelenggara pelatihan itu sendiri.

Analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:

1. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk

memperbaiki masalah atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kelompok
sasaran.
2. Memastikan bahwa para partisipan baik individu maupun lembaga yang mengikuti
pelatihan benar-benar sasaran yang tepat.
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang menjadi pembelajaran
selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen yang dituntut dari suatu
 capaian tertentu.

4. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema
atau materi pelatihan.
5. Memastikan bahwa masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya
pengetahuan, keterampilan, dan sikap-sikap tertentu bukan oleh alasan-alasan lain
yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.
6. Memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan meningat bahwa sbuah
pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

Dalam melakukan identifikasi dan analisis kebutuhan pelatihan terdapat pendekatan-pendekatan

untuk penentuan kebutuhan pelatihan, antara lain:

1. Supply-Led Approach
Menekankan pada pentingnya peran pelatih dalam menentukan kebutuhan pelatihan.
Secara tradisional, pelatih bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan dan
lingkup penilaian yang dapat mencakup berbagai tingkat organisasi.
2. Demand-Led Approach
Didasarkan pada orientasinya, yaitu orientasi bisnis dan orientasi proses. Pendekatan
orientasi bisnis merupakan pendekatan dimana puncak harus mempunyai komitmen
untuk melakukan investasi dalam pelatihan, karena investasi penting bagi kesuksesan
bisnis. Orientasi proses bertujuan mengenalkan pada proses-proses kerja yang baru
dan dapat diterapkan secara efektif dan efisien.
3. Trainee-centered Approach
Berpusat pada peserta pelatihan, ditandai dengan bottom-up dan dorongan
pengembangan diri, ditandai dengan penekanan pada individu. Pendekatan ini kurang
mendapat respons dari organisasi karena organisasi lebih berkonsentrasi pada
efektifitas organisasi daripada efektifitas individu (Sulistyohadi, 2006) dalam
(Kaswan, 2011)

Secara garis besar dapat dikatakan bahwa kebutuhan pelatihan adalah selisih/gap antara
pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan, sikap dan
keterampilan yang telah dimiliki oleh seseorang atau lembaga serta selisih/gap antara kondisi
yang diminta dengan kondisi yang telah dicapai.

Dengan analisa ini, maka akan diketahui adanya selisih/gap dari kebutuhan. Gap inilah
yang menjadi dasar ditetapkannya program pelatihan. Artinya, pelatihan yang dilakukan
didasarkan pada kebutuhan bukan pada pemenuhan semata adanya pelatihan.

Proses pelatihan akan berjalan lebih optimal jika diawai dengan analisis kebutuhan
pelatihan yang tepat. Ada tiga jenis analisi kebutuhan pelatihan yang bisa dijadikan sebagai alat
untuk menilai kebutuhan pelatihan, yakni: task-based analysis, person/individu-based analysis,
dan organizational-based analysos (Cascio, 1992; Schuler, 1993) dalam Budi Santoso (2011).
Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Analisis Tingkatan Tugas (Task Analysis)

Merupakan pengumpulan data secara sistematis mengenai pekerjaan tertentu atau
sejumlah pekerjaan untuk menentukan apa yang seharusnya diajarkan kepada karyawan
agar mencapai kinerja yang optimal.
Analisis ini berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi
tertentu. Tugas dan tanggung jawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis
keterampilan apa yang dibutuhkan.
Dalam analisis ini yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang
posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam
kurikulum pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini
kemudian menjadi pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki
posisi/fungsi tersebut.
2. Analisis Tingkatkan Individu/Karyawan (Person Analysis)
Berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa
ditunjukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh
orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya lebih ditetapkan beragam jenis kompetensi dan
juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.
Analisa ini menentukan karyawan mana yang membutuhkan karyawan dengan
memeriksa kinerjanya. Analisis individu melibatkan penilaian peringkat kinerja
karyawan dan mengidentifikasi karyawan yang kurang dalam keterampilan tertentu.
Komponen ini meliputi:
a. Komponen analis individu
b. Penilaian kinerja dalam analisis karyawan
c. Kebutuhan perkembangan
3. Analisis Tingkatkan Organisasi (Organizational Analysis)
Didasarkan pada kebutuhan strategis kelompok/organisasi. Kebutuhan strategis
kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok:
a. Strategi kelompok/organisasi
b. Nilai-nilai kelompok/organisasi

Dalam analisis ini dapat ditanyakan seputar visi misi organisasi, faktor apa yang
menghambat pencapaian visi dan misi serta apa yang harus ditingkatkan dalam
pencapaian visi misi organisasi. Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan
yang ingin dicapai oleh kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumber daya di
dalam kelompok/organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat
terjadi.

Menurut Irwin Goldstein (dalam Werner dan DeSimone,2006) dalam (Kaswan, 2011)
analisis organisasi mengidentifikasi:
a. Tujuan Organisasi
b. Sumber daya Organisasi
c. Iklim Organisasi
d. Kendala Lingkungan

Tujuan keseluruhan fase penentuan kebutuhan pelatihan adalah untuk menentukan

apakah pelatihan dibutuhkan, dan jika dibutuhkan, memberi informasi yang dibutuhkan
untuk merancang program pelatihan.

Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai

kelompok/organisasi baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan
tertentu, kemampuan dan keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi
kelompok/organisasi. Untuk menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan,
perlu dipetakan hasil identifikasi tersebut. Selanjutnya hasil training need assessment
(identifikasi dan analisis kebutuhan pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk matrik table
analisis kebutuhan pelatihan. Produk akhirnya adalah daftar atau list kebutuhan pelatihan.

Refrensi:

Lia Yuliana. Modul Kuliah Mata Kuliah Manajemen Pelatihan

https://id.scribd.com/document/399623566/Persiapan-Penyelenggaraan-Diklat-Dari-Segi-
Edukatif

https://bkpsdm.bulelengkab.go.id/artikel/upaya-peningkatan-mutu-diklat-melalui-
kegiatan-analisis-kebutuhan-diklat-akd-21