INSTRUKSI KERJA

PEMBUATAN & PENGESAHAN DOKUMEN

REFERENSI : SOP-DCC-01 ( PENGENDALIAN DOKUMEN )
NO.DOK : IK-DCC-01- 01 REVISI : 00 TGL EFEKTIF : 2 OKTOBER’06 HAL : 1 DARI 3

1. Tujuan :
Instruksi kerja ini dibuat untuk menstandardisasikan penyusunan komposisi yang
tepat dari penulisan semua dokumen yang berlaku di lingkungan

2. Ruang Lingkup :
Instruksi Kerja ini dipergunakan sebagai petunjuk dalam penulisan semua dokumen
yang berkaitan dengan persyaratan ISO 9001:2000. yang akan digunakan oleh seluruh
satuan kerja/unit kerja dalam lingkungan

3. Definisi :
3.1. QMR : Quality Management Representative (Wakil Manajemen Mutu)
3.2. DCC : Document Control Centre (Pusat Pengendali Dokumen)
3.3. SOP : Standard Operation Procedure (Standar Prosedur Operasi)
3.4. IK : Instruksi Kerja (Working Instruction)

4. Informasi Umum :
4.1 IK ini diberlakukan untuk semua dokumen yang didistribusikan dan menjadi tanggung
jawab Pusat Pengendali Dokumen (DCC)
4.2 Penanggung jawab pelaksanaan IK ini adalah Wakil Manajemen Mutu (QMR)

5. Metode penulisan, penomoran dan pengesahan dokumen :

5.1 Metode penulisan dokumen
5.1.1 Untuk SOP penulisan menggunakan software Microsoft Office (untuk soft
copy) dan diprint pada kertas HVS ukuran A4 (hard copy)
5.1.2 Untuk IK penulisan menggunakan software Microsoft Office (untuk soft copy)
dan diprint pada kertas HVS ukuran A4 (hard copy)
5.1.3 Pada Header tertulis nama & logo perusahaan, nama dokumen, no. revisi,
tanggal (tanggal disetujui), halaman & jumlah halaman pada dokumen,
penyusun dokumen, pemeriksa dokumen dan pengesah dokumen. Pada IK,
ditulis asal referensi SOP disebelah bawah Judul IK
Contoh : Header SOP

INSTRUKSI KERJA

PEMBUATAN & PENGESAHAN DOKUMEN

REFERENSI : SOP-DCC-01 ( PENGENDALIAN DOKUMEN )
NO.DOK : IK-DCC-01- 01 REVISI : 00 TGL EFEKTIF : 2 OKTOBER’06 HAL : 2 DARI 3
 Header IK

5.1.4. Untuk SOP penulisan Uraian Prosedur ( Point No.6) dibagi pada 3 kolom yaitu
kolom pertama menjelaskan aktivitas (menggunakan flowchart ,kecuali
diperlukan bisa menggunakan Interflow), kolom kedua menjelaskan
dokumen/catatan yang terkait dan kolom ketiga keterangan. Pada kolom
aktivitas, kotak proses dibagi menjadi dua baris, baris pertama pemilik
&/penangggung jawab proses, baris kedua berisi aktivitas yang dilakukan
Contoh :
DOKUMEN/CATAT
AKTIVITAS KETERANGAN
AN MUTU

DCC Daftar
Jika yang didistribusikan adalah revisi baru,
distribusi
Menarik dokumen lama maka semua revisi sebelumnya yang beredar
harus di tarik. Semua revisi lama harus
dan mengisi daftar dimusnahkan kecuali yang asli (Master
distribusi Dokumen). Master Dokumen lama yang
disimpan tersebut harus di cap "Obsolete
Document".
Selesai

5.1.5. Pada IK, font yang digunakan adalah Arial dengan ukuran font pada judul 16
pt (bold) dan uraian IK 10 pt
5.1.6. Pada SOP, font yang digunakan adalah Arial dengan ukuran font pada judul
16 pt (bold), pada flowchart 8 atau 9 pt dan pada header selain judul 10 pt

5.2 Metode penomoran dokumen

5.2.1. Penomoran SOP
Nomor SOP terdiri dari SOP-XXX-YY dimana,
SOP : Standard Operation Procedure (Standar Prosedur Operasi)
XXX : Kode Departemen pemilik SOP (Inisial dept.terkait, max tiga huruf)
YY : Nomor urut SOP untuk masing-masing Satuan Kerja
Contoh : SOP-QC-01
5.2.2. Penomoran IK
Nomor IK terdiri dari IK-XXX-YY-ZZ dimana,
IK : Working Instruction (Instruksi Kerja)
XXX : Kode Departemen pemilik IK SOP (Inisial dept.terkait, max tiga
huruf)
YY : Nomor urut SOP referensi pada masing-masing satuan kerja
ZZ : Nomor urut IK untuk masing-masing Departemen
Contoh : IK- QC-01-0

INSTRUKSI KERJA

PEMBUATAN & PENGESAHAN DOKUMEN

REFERENSI : SOP-DCC-01 ( PENGENDALIAN DOKUMEN )
NO.DOK : IK-DCC-01- 01 REVISI : 00 TGL EFEKTIF : 2 OKTOBER’06 HAL : 1 DARI 3

5.2.3. Penomoran Form

Nomor Form tiap Departemen terdiri dari F-XXX-YY dimana,
F : Form
XXX : Kode Departemen pemilik Form (Inisial dept.terkait, max tiga huruf)
YY : Nomor urut Form untuk masing-masing Departemen
Contoh : F – QC – 01

5.2.4. Penomoran Quality Manual ( Manual Mutu )

Nomor Quality Manual terdiri dari QM – XXX – Rev.XX
QM : Quality Manual ( Manual Mutu )
XXX : Penanggung Jawab Quality Manual,dalam hal ini QMR
 Rev.XX : Nomor Revisi Quality Manual
Contoh : QM – QMR – Rev .00

5.2.5. Penomoran Standar Spesifikasi Produk & Formula

Nomor Standar Produk,Spesifikasi Produk & Formula
terdiri dari SPF – YYY – Rev.XX
SPF : Standar Spesifikasi Produk & Formula
YYY : Nomor Urut Dokumen
Rev.XX : Nomor Revisi Dokumen
Contoh : SPF – 001 – Rev .01
5.23 Metode Pengesahan
Dokumen akan dinyatakan sah apabila telah melalui mekanisme seperti tertulis
pada table dibawah ini :

No Jenis Dokumen Dibuat Diperiksa Disetujui

1. Manual Organisasi (Mutu-Lingkungan) DCC QMR Direksi
- Profil Perusahaan Staff MR ,DCC QMR Direksi
- Struktur Perusahaan Staff MR ,DCC QMR Direksi
- Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu Staff MR ,DCC QMR Direksi
- Matrix klausa dengan prosedur Staff MR ,DCC QMR Direksi
- Daftar istilah Staff MR ,DCC QMR Direksi
2. Standard Operation Procedure Kabag. Unit Manager Div Direksi
Kerja .terkait
3. Working Instruction ( IK ) Supervisor/SI Kabag. Unit Manager
Unit kerja Kerja Div .terkait
4. Perencanaan Mutu Kabag. Unit Manager Div Direksi
( Target & Sasaran Mutu ) Kerja .terkait
5. Standar & Spesifikasi Produk Kabag. Unit Manager Div Direksi
Kerja .terkait
6. SOP & IK QMR DCC QMR Direksi

LAMPIRAN

KODE DEPARTEMEN / UNIT KERJA

No. Nama Departemen Kode (XXX)

1. PRODUKSI PIPA PP
2. MAINTENANCE PIPA MP
3. PRODUKSI FITTING PF
4. MAINTENANCE FITTING MF
5. SALES PASAR SP
6. SALES PROJECT SPR
7. QUALITY CONTROL QC
8. LOGISTIK LOG
9. HR & GA HR
10. PURCHASING PUR
11. HOUSE AFFAIR HA
12. TECHNICAL SUPPORT ( TS ) TS
13. POWER PLANT PPT
14. WORKSHOP WS
15. ENGINEERING ENG
16. EDP EDP
17. FINANCE & ACCOUNTING FA
18. HM & ADHESIVE HM
19. WAKIL MANAJEMEN MUTU (QMR ) QMR
20. DCC (Pusat Pengendali Dokumen) DCC