4.

PENGOLAHAN DATA

4.1. Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

4.1.1. Kondisi Awal Perusahaan
Perusahaan awalnya telah memiliki metode sederhana untuk
mendistribusikan dokumen pada bagian produksi saat diperlukan. Dalam metode
tersebut, yang didistribusikan hanya dokumen yang diperuntukkan di lantai
produksi secara langsung saja, adapun dokumen yang didistribusikan antara lain:
Standar dimensi atau ukuran komponen baik yang diletakkan pada mesin
maupun untuk pedoman kepala line dan QC untuk melakukan pemeriksaan.
Standar keranjang (standar jumlah lot komponen per keranjang).
Spesifikasi produk
Dokumen NonConforming Report tertentu saja (misalnya berkaitan dengan
penggantian material reject).
Metode distribusi yang digunakan masih kurang sempurna. Berikut ini
adalah prosedur distribusi dokumen saat itu dalam bentuk flow process.

QA membubuhkan
Start Dokumen tanda tangan pada Copy Distribusi
dokumen

End

Gambar 4.1. Prosedur Distribusi Dokumen Awal di Perusahaan.

Prosedur distribusi dokumen diatas memiliki beberapa kelemahan antara
lain:
a) Belum ada bukti serah terima dokumen. Selama ini distribusi dokumen
dilakukan dengan menyerahkan dokumen secara langsung tanpa ada bukti
serah terima dokumen.
b) Dokumen tidak terkontrol. Departemen Quality Assurance belum memberikan
tanda untuk mengidentifikasi dokumen yang telah terkontrol. Selain itu,
distribusi dokumen baru tidak diikuti dengan penarikan dokumen sehingga
35
Universitas Kristen Petra
 36

satu orang dapat memiliki dokumen yang sama dengan isi yang berbeda. Hal
ini akan sangat fatal akibatnya bila terjadi pada spesifikasi produk, karena
dapat meningkatkan reject. Spesifikasi produk merupakan dokumen yang
berperan penting dalam proses produksi di perusahaan.
c) Sulit untuk memonitoring dan mengidentifikasi penerima distribusi. Belum
adanya bukti serah terima menjadi kendala untuk memonitor dan
mengidentifikasi siapa saja yang telah memperoleh distribusi dokumen baru
dan siapa saja yang belum sehingga distribusi dokumen tidak merata. Hal ini
akan fatal akibatnya bila terjadi pada dokumen spesifikasi produk, karena
dapat meningkatkan reject.
d) Belum ada suatu standar penomoran dokumen yang baku. Perusahaan belum
memiliki standar penomoran yang baku sehingga terdapat ketidakseragaman
penomoran dokumen pada masing-masing departemen. Adapun 4 (empat)
jenis penomoran lama pada dokumen yang digunakan antara lain:
QM-XXX-YYY-ZZZ-A.BB
QM-XXX-YYY-ZZZ-AAA
YYY-ZZZ-A.BB
YYY-ZZZ-AAA
Dimana pengertian untuk masing-masing kode penomoran adalah:
- QM adalah kependekan dari Quality Management.
- XXX diganti dengan kependekan nama perusahaan.
- YYY diganti dengan kependekan nama masing-masing departemen
seperti Quality Assurance (QAD), PPIC (PPC), Purchasing (PUR),
Produksi line Presshop (FPC), Produksi line Assembly (FAS), dan
Warehouse (WHD).
- ZZZ diganti dengan kependekan dari jenis dokumen yang diberi
nomor seperti Structure Organization (STC), Quality Objective
(QOB), Job Description (JOB), Flowcharts (FLC), Quality Plan
(QPL), Spesifikasi (SPC), Prosedur (PCD), Work instruction (WIN),
dan Standard (STD).
- A.BB diganti dengan nomor urut dokumen seperti 1.01, 2.01, dan
seterusnya

Universitas Kristen Petra

 37

- AAA diganti dengan nomor urut dokumen 1, 2, 3, dan seterusnya.

4.1.2. Perbaikan Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

Saat ini, aktivitas distribusi dan kontrol dokumen dilakukan pada
beberapa dokumen penting antara lain:
Standard Operation Procedure
Work Instruction
Standard
Spesifikasi Produk
Drawing
Menurut beberapa kelemahan yang ada pada sistem distribusi dan
kontrol dokumen di perusahaan, perlu dilakukan beberapa perbaikan untuk
mengatasi kelemahan yang ada. Langkah perbaikan yang dilakukan yaitu:

4.1.2.1.Pembuatan Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen.

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk memperbaiki Sistem
Distribusi dan Kontrol Dokumen adalah membuat dan menetapkan prosedur
untuk distribusi dan kontrol dokumen internal perusahaan. Hal ini dilakukan
karena perusahaan belum memiliki prosedur yang baku dalam mendistribusikan
dan mengontrol dokumen yang terbit.
Menurut data yang dikumpulkan, baik dari referensi buku maupun
kondisi nyata di perusahaan serta masukan dari staff perusahaan akan dibuat suatu
sistem yang terpusat (sentralisasi) dalam mendistribusi dan mengontrol dokumen.
Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengendalian dokumen yang terbit dan
tidak mengganggu aktivitas rutin dari masing-masing departemen. Departemen
Quality Assurance (bagian dokumen kontrol) akan memegang dan bertanggung
jawab untuk mendokumentasikan, mendistribusikan dan mengontrol setiap
dokumen yang terbit.
Seluruh dokumen yang dibuat oleh masing-masing departemen
diserahkan kepada departemen Quality Assurance setelah disahkan oleh pihak
yang berwenang pada masing-masing departemen. Dokumen tersebut dibagi
menjadi dua macam, dokumen baru dan dokumen revisi, jika dokumen

Universitas Kristen Petra

 38

merupakan revisi dari dokumen yang sebelumnya, maka departemen yang

membuat akan menyerahkan dokumen revisi beserta dengan Form Permohonan
Revisi Dokumen seperti berikut ini.
PT FSCM MANUFACTURING INDONESIA QA-04
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION REV : 0
KRIAN - SIDOARJO

FORM PERMOHONAN REVISI DOKUMEN

1. Jenis Dokumen yang direvisi
Standard Operation Procedure Lain-lain
Working Instruction
2. Nama Dokumen

3. Nomor Dokumen

4. Dari Revisi Ke Revisi

5. Tgl Efektif Tgl Efektif

6. Bagian yang Mengalami Perubahan

7. Alasan Revisi

Disetujui Diketahui Dibuat

Nama : Nama : Nama :

Gambar 4.2. Form Permohonan Revisi Dokumen.

Departemen Quality Assurance akan mendistribusikan dokumen kepada

departemen atau divisi yang bersangkutan setelah menerima dokumen dan
meregistrasi dokumen. Pada saat meregistrasi dokumen, Quality Assurance akan
memberikan nomor dokumen dan mengubah status dokumen (revisi ke 0, 1, 2
dan seterusnya) jika dokumen tersebut dokumen baru, dan hanya mengubah status
dokumen bila merupakan dokumen revisi. Selain mendistribusikan dokumen
(dokumen baru), Quality Assurance juga akan menarik dokumen lama bila
dokumen revisi telah terbit. Keterangan mengenai Prosedur Distribusi dan Kontrol
Dokumen dapat dilihat lebih lanjut pada gambar berikut ini.

Universitas Kristen Petra

 39

STANDART OPERATION PROCEDURE Standar : FSCM-9001 : 2000

PT FSCM MANUFACTURING DISTRIBUSI DAN KONTROL DOKUMEN Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION DIBUAT DIKETAHUI Revisi ke : 0
KRIAN - SIDOARJO Ditetapkan : 16 Mei 2006
Direvisi :0
No. DOK : QM-FSCM-QAD-SOP-003
DEPARTEMEN/DIVISI QA KETERANGAN

START
TUJUAN :
Menjelaskan prosedur distribusi dan pengontrolan dokumen Standart Operation Procedure, Standart, Work In
SOP/STD/WI/FORM/ dan Drawing di PT FSCM Indonesia Plant 4.
DRAWING 1
PROSEDUR :
1. Departemen/divisi yang ada di PT FSCM membuat Standard Operation Procedure, Standard, Work Instructi
SOP/STD/WI/FORM/ atau Drawing.
Dokumen Ya 2. Standard Operation Procedure, Standard, Work Instruction, Form, atau Drawing yang dibuat oleh masing-m
2 DRAWING
baru? departemen/divisi merupakan dokumen baru atau lama. Bila dokumen tersebut merupakan dokumen baru,
departemen/divisi yang membuat, memberikan dokumen kepada departemen Qualiy Assurance.
Tdk 3. Quality Assurance meregistrasi dokumen dengan memberikan nomor dokumen dan status dokumen.
Registrasi
Form 4. Quality Assurance mencopy dokumen sebanyak yang dibutuhkan, membubuhkan stempel controlled copy, t
dokumen 3
Permohonan distribusi, dan paraf pada dokumen serta mendistribusikannya kepada departemen/divisi yang bersangkutan
Revisi 7 5. Departemen/divisi yang bersangkutan menerima dokumen baru dari Quality Assurance.
Distribusi 6. Departemen/divisi yang menerima dokumen menandatangani Daftar Distribusi Dokumen sebagai bukti bahw
dokumen 4 1 tersebut telah diterima dari Quality Assurance.
7. Bila dokumen yang dibuat oleh departemen/divisi adalah dokumen revisi dari dokumen lama maka departem
Form dahulu mengisi Form Permohonan Revisi Dokumen QA - 04.
Permohonan 8. Departemen/divisi memberikan Revisi dokumen dan Form Permohonan Revisi kepada Quality Assurance.
Revisi 9. Quality Assurance melakukan perubahan status dokumen.
+ 8 10. Quality Assurance mencopy dokumen sebanyak yang dibutuhkan, membubuhkan stempel controlled copy,
SOP/STD/WI/FORM/ distribusi, dan paraf pada dokumen serta menarik dokumen lama dan mendistribusikan dokumen yang tela
DRAWING 11. Departemen/divisi yang bersangkutan menerima revisi dokumen dan memberikan dokumen lama kepada Q
Assurance.
SOP/STD/WI/FORM/ 12. Departemen/divisi yang menerima revisi dan memberikan dokumen lama menandatangani Daftar Penarika
DRAWING 11 Ubah status revisi dan Daftar Distribusi Dokumen.
dokumen 9 13. Quality Assurance menyimpan dokumen lama sebagai Company History File yang sewaktu-waktu dapat di
sebagai referensi pembuatan dokumen baru maupun revisi dokumen.
Tanda tangan Daftar
Tarik dan distribusi
Penarikan Dokumen
dokumen 10
dan Daftar Distribusi
Dokumen 12
Simpan Dokumen lama
1 sebagai Company
History File 13
SOP/STD/WI/FORM/
DRAWING 5 END

Tanda tangan pada

Daftar Distribusi
Dokumen 6

END

Gambar 4.3. Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen

Universitas Kristen Petra