P-01 - Prosedur Pengendalian Dokumen

Nomor Dokumen XXX-P-QA-01
PT. XXX Tanggal Effektif DD-BLN-THN

PROSEDUR Revisi Ke 0
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

Disetujui DIREKTUR
1. TUJUAN
1.1. PENGENDALIAN DOKUMEN
PT. XXX menetapkan

Pedoman Teknis Manual Operasional Sistem Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu
ini untuk dipergunakan dalam melakukan aktifitas, sesuai dengan Persyaratan SNI ISO/IEC
17021-1:2015, diantaranya adalah :
1.1.1. Menjamin bahwa semua Dokumen dan Data yang telah diterbitkan, dibuat,
diperiksa dan ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang.
1.1.2. Menjamin tersedianya Dokumen dan Data telah ditetapkan oleh yang berwenang
untuk didistribusikan kepada Divisi / Bagian yang memerlukan sesuai
Persyaratan.
1.1.3. Menjamin semua perubahan Dokumen dan Data dilakukan oleh Pejabat yang
berwenang.
1.1.4. Menjamin terpeliharanya seluruh Dokumen dan Data yang berlaku.
1.1.5. Menjamin Dokumen dan Data yang tidak terpakai segera dimusnahkan.
1.2. CATATAN MUTU
1.2.1. Menjamin bahwa semua Rekaman (Record) terhindar dari Kerusakan, Hilang dan
untuk memudahkan Penyimpanan serta Pengambilannya.
1.2.2. Menjamin bahwa Rekaman (Record) yang telah tidak terpakai (Kadaluwarsa) dan
telah habis masa simpannya untuk segera dimusnahkan.
1.2.3. Menjamin Dokumen dan Data yang Kadaluwarsa dapat diidentfikasi bila masih
disimpan untuk maksud tertentu dan mencegah penggunaan yang tidak perlu
2. RUANG LINGKUP
PT. XXX menetapkan Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu di semua
kegiatan terkait bagi berfungsinya Sistem Integrasi berbasis Manajemen Mutu (Quality
Management System) SNI ISO 9001:2015, diantaranya adalah :
2.1. Pedoman Mutu;

2.2. Kebijakan, Sasaran dan Rencana Mutu;
2.3. Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir Isian serta Referensi, baik yang tertulis maupun
dalam Media Elektronik.
Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen TIM ISO – PT. XXX 1 of 16

Disetujui DIREKTUR
3. ACUAN STANDAR
3.1. SNI ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu;

3.1.1. klausul 7.5. Informasi Terdokumentasi
3.1.2. klausul 7.5.3, Pengendalian Informasi Terdokumentasi
3.2. PT. XXX-M-QA Manual PT. XXX Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2015.

Disetujui DIREKTUR
4. ISTILAH DAN DEFINISI
NO ISTILAH DEFINISI
4.1 ORGANISASI dalam hal ini adalah Perusahaan PT. XXX, atau disingkat PT. XXX
Kumpulan Unsur Organisasi, yang saling terkait dan berinteraksi

4.2 SISTEM MANAJEMEN untuk menetapkan Kebijakan, Sasaran dan Proses dalam mencapai
Sasaran
Sekumpulan Prosedur Terdokumentasi dan Praktek Standar untuk
Manajemen Sistem yang bertujuan menjamin Kesesuaian dari suatu
SISTEM MANAJEMEN Proses dan Produk (Barang / Jasa) terhadap Kebutuhan atau
4.3
MUTU
Persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh Pelanggan atau
Organisasi
adalah Organisasi Perusahaan atau Perorangan (Konsumen) yang
4.4 PELANGGAN memberikan Pekerjaan berdasarkan Permintaan Tertulis atau
Kontrak Kerja
adalah singkatan dari Dokumen Control, Personil Organisasi
4.5 DC Perusahaan yang bertanggung jawab mengendalikan Dokumen
Mutu dan Organisasi yang beredar
adalah singkatan Quality Assurance atau Perwakilan Manajemen
berbasis Sistem Manajemen Mutu yang bertanggung jawab
4.6 QA
memastikan Proses Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan
dan dipelihara dalam Organisasi Perusahaan
Informasi dan Sarana Pendukung yang dikeluarkan oleh Perusahaan
atau Instansi (Internal/Eksternal), dapat berbentuk kertas atau
4.7 DOKUMEN
elektronik berisi aktifitas untuk dipergunakan oleh Perusahaan dan
memliliki Dasar Hukum dalam pelaksanaan kegiatan
Dokumen Asli yang telah mendapatkan Identifikasi dan Persetujuan
4.7 MASTER DOKUMEN
dari Perusahaan
Dokumen yang diterbitkan oleh Internal Perusahaan seperti Manual
4.8 DOKUMEN INTERNAL
Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja
Dokumen yang diterbitkan oleh Pihak diluar Perusahaan yaitu
DOKUMEN Regulasi Sistem Manajemen Mutu, Undang-Undang dan Peraturan
4.9
EKSTERNAL
Pemerintah
Dokumen meliputi Dokumen Referensi yang tidak berpengaruh
DOKUMEN TIDAK terhadap Implementasi Sistem. Dokumen ini tidak perlu ditarik dari
4.10
TERKENDALI
peredaran atau penggunaan, jika terjadi Perubahan atau Revisi
Dokumen Perusahaan seperti Manual Mutu Perusahaan, Prosedur,
Instruksi Kerja, Catatan Mutu dan Dokumen pendukung yang
DOKUMEN
4.11 berpengaruh terhadap Implementasi Sistem, dan seluruh atau
TERKENDALI
sebagian dari lembar Dokumen ini harus ditarik dari peredarannya
jika terdapat Revisi atau terbitan baru
DOKUMEN Dokumen yang harus ditarik dari peredaran dan diganti dengan
4.12
KADALUARSA Dokumen terbitan terbaru jika terjadi Perubahan atau Revisi

Disetujui DIREKTUR
NO ISTILAH DEFINISI
Dokumen yang dijadikan Bukti Objektif dalam pelaksanaan suatu
4.13 FORM / CEKLIST
Pekerjaan
Data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti dan
4.14 INFORMASI bermanfaat dalam pengambilan Keputusan bagi Penerima /
Organisasi
Dokumen yang diterbitkan untuk menyatakan hasil yang dicapai
4.15 REKAMAN berupa Informasi dan Bukti pelaksanaan Kegiatan melalui Media
Pendukung (Catatan, Audio, Visual atau Audio Visual)
Rekaman yang ditetapkan untuk memberikan Bukti Kesesuaian
4.16 CATATAN MUTU terhadap Persyaratan Sistem Manajemen Mutu secara Efektif dan
terkendali
Informasi Terdokumentasi
PT. XXX-DM-QA-03_Tabel Istilah dan Definisi

Disetujui DIREKTUR
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Direktur :
5.1.1. Mengevaluasi Kinerja Proses pelaksanaan Prosedur Pengendalian Dokumen dan
Catatan Mutu.
5.1.2. Menyetujui Dokumen Prosedur, Manual, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung
serta Uraian Pekerjaan dll.
5.1.3. Menentukan Ketetapan Masa Penyimpanan Dokumen.
5.2. Wakil Manajemen (Quality Assurance / QA ):

5.2.1. Menunjuk bagian Dokumen Data Kontrol (DC) sebagai pelaksana dalam
pengontrolan Dokumen dan Data.
5.2.2. Bertanggung jawab mengendalikan seluruh Dokumen dibantu oleh Dokumen
Kontrol.
5.2.3. Memastikan Dokumen didistribusikan kepada pihak yang terkait.
5.2.4. Memastikan Dokumen yang berlaku di PT. XXX adalah Versi terbaru dan Versi
sebelumnya ditarik dari Peredarannya.
5.3. Administrasi sebagai Document Control (DC) :

5.3.1. Memastikan Identifikasi semua Dokumen.
5.3.2. Memastikan pendistribusian Dokumen sesuai dengan fungsinya.
5.3.3. Up-date Dokumen Internal dan Eksternal.
5.3.4. Penyimpanan Dokumen.
5.4. Personal Perusahaan

5.4.1. Bertanggung Jawab dan mempunyai kewenangan membantu melaksanakan
implementasi Pengendalian Dokumen terutama yang berkaitan dengan
Pengendalian Dokumen di unitnya.
5.4.2. Mengisi Formulir yang diminta dalam pelaksanaan Pekerjaan.

Disetujui DIREKTUR
6. PROSEDUR PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN
6.1. Penerbitan dan Distribusi Dokumen
ALUR PELAKSANAAN PROSES KEGIATAN

PT. XXX melakukan Identifikasi terhadap Dokumen Terkendali
1 dan Dokumen Tidak Terkendali sesuai dengan point 5 dan 6
Setiap Unit Proses yang akan melakukan Penerbitan Dokumen
harus mengajukan Permohonan Penerbitan Dokumen kepada QA
FORM USULAN PENERBITAN / PERUBAHAN DOKUMEN
2 (UP2D) – (PT. XXX-P-QA-01-F-08_Rev.00)
Permohonan Revisi harus disetujui oleh Quality Assurance (QA)
melalui Koordinator DC
Setelah Dokumen lengkap dan sesuai ketentuan, QA
3 menginstruksikan DC agar mengeluarkan Nomor Dokumen yang
tercatat dalam FORM MATRIK DOKUMEN (PT. XXX-P-QA-01-
F.01)
4 Dokumen diperiksa kembali oleh QA dan Pengesahan dilakukan
oleh Direktur Utama, sedangkan untuk Instruksi Kerja, dan
Dokumen lainnya cukup oleh Manajer terkait.
DC menyediakan Usulan Penerbitan Dokumen (UP2D) sesuai
5 dengan Identifikasinya dan melakukan pemberian Tanda
“CONTROLLED COPY” atau “UNCONTROLLED COPY”.
Seluruh Salinan Terkendali yang dikeluarkan oleh DC, dicatat
6 dalam Daftar Dokumen ISO yang memperlihatkan Nama
Dokumen, Nomor Dokumen, Status Revisi dan Tanggal Revisi
terbaru.
FORM MATRIK DOKUMEN (PT. XXX-P-QA-01-F-01_Rev.00)
7
DC menggandakan Dokumen dan mendistribusikan kepada
sejumlah Unit Proses sesuai Matrix Distribusi Dokumen.
Dokumen Terkendali yang diterima tidak boleh digandakan tanpa
ijin dan sepengetahuan dari DC
FORM DAFTAR KODE PEMEGANG DOKUMEN – (PT. XXX-P-
8 QA-01-F-04_Rev.00)
Paling sedikit 3 (tiga) tahun sekali seluruh Dokumen akan ditinjau
kembali dan disahkan kembali sesuai dengan kebutuhan oleh
Bagian terkait dan QA
9
DC menyimpan Dokumen Asli pada Ruang / Lemari Dokumen

END dan menerapkan 5R dalam pelaksanaan Penyimpanan Dokumen

Disetujui DIREKTUR
6.2. Perubahan Dokumen
ALUR PELAKSANAAN PROSES KEGIATAN

Setiap Unit Proses yang akan melakukan perubahan Dokumen
1 harus mengajukan permohonan Revisi Dokumen dengan
melampirkan Form Usulan Perubahan Dokumen beserta
Dokumen yang akan dirubah.
FORM USULAN PERUBAHAN DOKUMEN – (PT. XXX-P-QA-
01-F-08_Rev.00)
2
Perubahan Dokumen harus dilampirkan dalam bentuk Hardcopy
dan Softcopy
Permohonan Revisi diajukan kepada Document Control, untuk
3 diperiksa dan disetujui oleh QA
Jika permohonan Revisi disetujui, DC akan memperbaiki
Dokumen (Soft Copy) dan mendistribusikan sesuai dengan
4 point 3
Apabila Revisi tidak disetujui karena beberapa hal, QA akan
melakukan koordinasi kepada Unit Proses yang mengajukan
5 perubahan Dokumen tersebut untuk disesuaikan
Setiap Unit Proses yang telah menerima Persetujuan
perubahan Dokumen tersebut harus menandatangani Daftar
6 Distribusi Dokumen dan mengembalikan Daftar tersebut ke
bagian DC dengan melampirkan Dokumen yang sudah tidak
berlaku (Obsolete).
Dokumen yang sudah tidak berlaku dan dipakai untuk keperluan

7 Referensi oleh DC diberi tanda “OBSOLETE”.
DC menyimpan Dokumen terbaru dan Dokumen yang di beri

8 tanda “OBSOLETE” pada Ruang/Lemari Dokumen
Masa Penyimpanan Dokumen ditentukan selama 4 (empat)

tahun dan yang sudah tidak berlaku dan tidak dipakai untuk
END keperluan Referensi diberi Tanda untuk dimusnahkan
FORM BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN - (PT.
XXX-P-QA-02-F-09_Rev.00)

Disetujui DIREKTUR
7. Identifikasi Pengendalian Dokumen
Dokumen yang dikeluarkan Perusahaan dalam melakukan kegiatan Produk dan Jasa (Dokumen
Internal), akan diberikan Identifikasi sebagai berikut :
7.1. Format Cover.
7.1.1. Nama Perusahaan (Font Arial size 26).

7.1.2. Judul Dokumen (Font Arial size 18), Kolom Warna Green
7.1.3. Logo Perusahaan
7.1.4. Nomor Dokumen.
Keterangan Alamat, Nomor Telepon, Nomor Fax, dan Alamat Website PT. XXX .
IDENTITY SERIAL ISO COVER LOGO UTAMA
SUBTITLE : Font Arial 18
TITLE : Font Arial 26
7.2. Ketentuan Jenis Tulisan pada Tabel Pengesahan, yaitu :
7.2.1. Nama Perusahaan (Font Arial size 26)

7.2.2. Judul Dokumen (Font Arial size 18), Kolom Warna Orange
7.2.3. Nomor Dokumen (Font Arial size 18)
7.2.4. Riwayat Revisi, Keterangan, Tanggal, Pengesahan Dokumen (Nama dan Tanda
Tangan Personil yang membuat, memeriksa dan menyetujui) – (Font Arial size
11)
7.2.5. Maklumat atau Pernyataan Footnote “Dilarang Menggandakan / Mengcopy
Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen” Font Arial size 8
7.2.6. Keterangan Alamat, Nomor Telpon, Nomor Fax, (Font Arial size 10) dan Alamat
Website PT. XXX (Font Arial size 9)

Disetujui DIREKTUR
7.2.7. Jarak Penulisan (Spasi) 1.5 dalam setiap Paragraph
SUB TITLE KOLOM
MONITOR STATUS DOK
7.3. Format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form.
Pada format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form harus menggunakan Header dan
Footer yang berisikan Informasi sebagai berikut:
7.3.1. Nama dan Logo perusahaan.

7.3.2. Judul Dokumen.
7.3.3. Nomor Dokumen dan Revisi.
7.3.4. Tanggal Dokumen.
7.3.5. Halaman Dokumen dengan menyebutkan halaman dari total halaman.
7.3.6. Header dan Footer menggunakan Font Arial size 18 pada Judul Dokumen dan
Font Arial size 10 pada Nomor Dokumen, Revisi, Tanggal, dan Halaman.
7.3.7. Ketentuan jenis tulisan untuk konten dari Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan
Form menggunakan Font Arial size 11.

Disetujui DIREKTUR
7.4. Prosedur harus diterangkan dengan Sistem Flow Chart, maka digunakan Simbol Diagram
Alur yang terdiri atas 5 (Lima) Simbol sebagai Simbol Dasar Diagram Alur dengan
keterangan sebagai berikut:
7.4.1. Simbol Diagram Alur

Simbol Kapsul (Terminator) untuk mendeskripsikan kegiatan
“Dimulai” dan “Berakhir”. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line)
adalah White Background, Darker 50% pada aplikasi MS-
Word/Excell. Ukuran disesuaikan
Simbol Kotak (Process) untuk mendeskripsikan Proses atau
Eksekusi. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a.
Simbol Belah Ketupat (Decision) untuk mendeskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line)
sesuai point a..
Simbol Segilima (One Page-Connector) mendeskripsikan hubungan
antar Simbol yang berbeda halaman. Warna Isi (Fill Colour) dan
Garis (Line) sesuai point a.
Simbol Anak Panah / Panah (Arrow) untuk mendeskrpsikan arah
kegiatan. Warna Hitam untuk Proses Eksekusi dan Warna Merah
untuk Proses Penolakan
Tabel 6.1 SIMBOL DIAGRAM ALUR
7.4.2. Dasar penggunaan Simbol dalam Penerapan Standar Operasional Prosedur

(SOP) adalah sebagai berikut :
7.4.3. SOP mendeskripsikan Prosedur Administratif, yaitu kegiatan yang dilaksanakan

oleh lebih dari 1 (satu) Pelaksana (Jabatan) dan bersifat Makro maupun Mikro
dan Prosedur bersifat Teknis yang Detil baik menyangkut Administrasi maupun
Teknis
7.4.4. Penulisan kegiatan dalam Prosedur bersifat Pasif dan Aktif (menggunakan Kata
Kerja tanpa Subyek) dengan demikian banyak Simbol yang dipergunakan
7.4.5. Penyusunan SOP ini hanya memberlakukan Penulisan Flowcharts secara

Horizontal, artinya bahwa Cabang Alur (Branching Flowcharts) dituliskan secara
Horizontal sehingga menghubungkan antar bagian / Divisi.
7.5. Dokumen yang diterima dari Pihak Luar (Dokumen Eksternal), Perusahaan memberikan
Identifikasi sebagai berikut :
7.5.1. Setiap Dokumen Eksternal yang masuk harus dilaporkan ke QA dan atau DC
untuk diidentifikasi.
7.5.2. Setelah Dokumen lengkap, DC akan memberi Nomor Dokumen pada Dokumen
Eksternal tersebut dan apabila diperlukan dibuatkan

Disetujui DIREKTUR
Salinannya dan diberi Stempel “Master Copy” (jika diperlukan) dan didaftarkan
ke dalam Daftar Dokumen Eksternal (Form PT. XXX-P-QA-01-F-02_Rev.00)
7.5.3. Setelah disetujui oleh QA, maka DC akan menggandakan sesuai kebutuhan.
7.5.4. DC menyimpan Dokumen Asli / Salinan Asli pada Lemari Dokumen
8. Nomor Dokumen.
PT. XXX menetapkan Tata-Cara yang diberikan untuk Nomor Dokumen:
LEVEL
NO JENIS DOKUMEN KODE DOKUMEN
DOKUMEN
1 MANUAL MUTU PT. XXX-M-DT-XX LEVEL – 1
2 PROSEDUR MUTU PT. XXX-P-QA-DT-XX LEVEL – 2
3 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PT. XXX-SOP-DT-XX LEVEL – 2
4 INSTRUKSI KERJA PT. XXX-SOP-DT-XX-IK-YY LEVEL – 3
5 FORM / CEKLIST PT. XXX-P-QA-DT-XX-F-ZZ LEVEL – 4
6 DOKUMEN PENDUKUNG PT. XXX-DM-DT-XX-Rev.YY LEVEL – 5
7 SURAT (INTERNAL / EKSTERNAL) XX/AN-(INT/EXT)/DT/CC/DD/RR LEVEL – 7
8.1. Manual QA
PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX

MM : Identifikasi Manual QA Perusahaan
DT : Identifikasi nama Divisi terkait
XX : Nomor Urut Manual QA
8.2. Prosedur QA

PM : Identifikasi Prosedur QA Perusahaan
XX : Nomor Urut Prosedur QA
8.3. Standar Operasional Prosedur

SOP : Identifikasi Standar Operasional Prosedur
XX : Nomor Urut Standar Operasional Prosedur

Disetujui DIREKTUR
8.4. Instruksi Kerja (IK)

XX : Nomor urut Standar Operasional Prosedur
IK : Identifikasi Instruksi Kerja
YY : Nomor Urut Instruksi Kerja
8.5. Form / Cheklist Prosedur

PM : Identifikasi Prosedur QA Perusahaan
XX : Nomor Urut Prosedur
F : Identifikasi Form
ZZ : Nomor Urut Form
8.6. Form / Cheklist Standar Operasional Prosedur

XX : Nomor Urut Standar Operasional Prosedur
F : Identifikasi Form
ZZ : Nomor Urut Form
9. Kode Divisi
NO NAMA DIVISI KODE DIVISI

1 DIREKSI DIR
2 MARKETING MKT
3 PRODUKSI PROD
4 HUMAN RESOURCES HR
5 GENERAL AFFAIR GA
6 TIM PENJAMINAN MUTU / QUALITY ASSURANCE (QA) QA
7 FINANCE & ACCOUNTING FIN
8 PROCUREMENT AND LOGISTIK PROC & LOG
9 TECHNICAL TEC
10 WAREHOUSE WH
11 SECURITY SEC
Tabel 6.3 KODE DIVISI TERKAIT

Disetujui DIREKTUR
9.1. Dokumen Mandiri

DM : Identifikasi Dokumen Mandiri
DT : Identifikasi nama Dokumen Mandiri
XX : Nomor Urut Dokumen Mandiri
Rev.YY : Nomor Revisi Dokumen Mandiri
NO. NAMA DOKUMEN PENDUKUNG KODE
1 DOKUMEN MANDIRI DM
2 PROPOSAL PRP
3 KODE ETIK KE
4 BROSUR BRS
5 LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN LPJ
6 COMPANY PROFILE CP
7 RENCANA STRATEGI KERJA RSK
Tabel 6.5 KODE DOKUMEN PENDUKUNG
9.2. Surat (Internal / Eksternal)
Pedoman kegiatan surat menyurat (Correspondensi) baik Internal maupun Eksternal

secara Detail telah diatur dalam Instruksi Kerja tentang Tata Cara Penulisan Dokumentasi
dan Surat Menyurat PT. XXX-P-QA-01-IK-01, namun Identifikasi secara umum adalah
sebagai berikut :
Nomor Surat (Internal / Eksternal)
OO : Nomor Urut Surat
PT. XXX-INT/EXT : Identifikasi nama PT. XXX (Internal atau External)
XX : Identifikasi nama Bagian terkait
RR : Identifikasi Jenis Surat (singkatan)
/DD : Bulan dalam angka Romawi
/RR : Tahun
Contoh 01/PT. XXX-ST-MKT-SJ/VII/2017
9.3. Singkatan Jenis Dokumen
Surat Peringatan : SP
Surat Pemberitahuan : SPem
Undangan : Und
Surat Keterangan : SKet
Surat Tugas : ST

Disetujui DIREKTUR
Surat Perjalanan Dinas : SPD

Surat Jalan : SJ
Surat Permohonan : SPer
Surat Penawaran : SPen
Surat Penunjukan : SPJ
Confirmation Letter : CL
9.4. Internal Memo
OO : Nomor Urut Surat

XX : Identifikasi nama Bagian terkait
RR : Identifikasi Jenis Surat (singkatan)
DD : Bulan dalam angka Romawi
RR : Tahun
9.5. Penyimpanan Dokumen
Master Dokumen Perusahaan disimpan oleh DC baik Asli maupun Salinan (Copy). Masing-
masing bagian harus menjaga dan memelihara keamanan serta kerapihan Dokumen
10. IDENTIFIKASI CATATAN MUTU
PT. XXX melakukan Identifikasi Catatan Mutu menjadi 2 (dua) Kategori yaitu :
10.1. Dokumen milik PT. XXX :

Manual Mutu (Dokumen Level-I)
Prosedur Mutu (Dokumen Level-II)
Instruksi Kerja (Dokumen Level-III)
Mandiri / Pendukung (Dokumen Level-IV)
10.2. Umur Dokumen

Semua Dokumen milik PT. XXX maupun milik Pelanggan, akan disimpan dengan
ketentuan sebagai berikut :
10.3. Dipajang
Umur Dokumen (0 - 2 tahun)
10.4. Disimpan
Umur Dokumen (>2 tahun), disimpan di Gudang selama 4 tahun
10.5. Dimusnahkan
Dokumen yang telah disimpan selama 4 tahun akan dimusnahkan pada tahun ke-7

Disetujui DIREKTUR
10.6. Setiap Catatan Mutu harus mempunyai Nama/Judul/Nomor Identifikasi dan tertera Nama
dan Tandatangan Pembuat serta Tanggal Catatan Mutu dibuat
10.7. Catatan Mutu harus tersimpan oleh masing-masing Bagian / Divisi berdasarkan Daftar
Catatan Mutu
10.8. Setelah Dokumen lengkap dan sesuai ketentuan, Isi Daftar Catatan Mutu terdiri dari :
10.8.1. Catatan Mutu
10.8.2. Nomor Catatan Mutu
10.8.3. Revisi
10.8.4. Masa Simpan
10.8.5. PIC
10.8.6. QA dan DC membuat Daftar Catatan Mutu dan mendistribusikan keseluruh
Bagian / Divisi bersama Prosedur ini.
10.9. Penyimpanan dan Pemeliharaan Catatan Mutu :

Setiap Bagian harus menyediakan tempat penyimpanan Catatan Mutu yang dihasilkan
dan memberi Katalog atau Label sesuai dengan Metoda Penyimpanan yang sudah diatur
pada Pengendalian Catatan Mutu.
Setiap Catatan Mutu disimpan dengan menggunakan Bantex atau Box yang diberi
katalog atau label yang memuat informasi, sebagai berikut :
10.9.1. Nama Bagian

10.9.2. Nama Catatan Mutu
10.9.3. Nomor Catatan Mutu
10.9.4. Index
10.9.5. PIC

Disetujui DIREKTUR
10.10. Permohonan Revisi diajukan kepada Document Control, untuk diperiksa dan disetujui
oleh QA. Contoh Identifikasi Bantex atau Box :
Catatan Mutu harus disimpan di tempat yang dapat melindunginya dari

kehilangan atau kerusakan dan harus mudah didapatkan kembali bila
diperlukan
P-01
Jika disyaratkan dalam kontrak atau karena peraturan yang
berlaku, Catatan Mutu dapat diperlihatkan atau diberikan salinannya
kepada pelanggan, atau pihak yang berwenang lainnya. Penyerahannya
harus dilakukan oleh QA
Tabel 6.6 KODE BANTEX
10.11. Pemusnahan Catatan Mutu

Catatan Mutu yang telah lewat Masa Simpan (sesuai dengan poin 6.1.1.3) dapat
dimusnahkan dengan cara di hancurkan (Destroy) atau di bakar.
Pemusnahan Catatan Mutu harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen
(Form PT. XXX-P-QA-01-F-09). Pemusnahan Catatan Mutu ditetapkan oleh
Penanggung Jawab Bagian yang bertanggung jawab menyimpannya.
Pemusnahan Catatan Mutu dilakukan oleh Penanggung Jawab Bagian yang
bertanggung jawab menyimpannya dan disaksikan oleh QA dan Pelaksana
Pemusnahan Dokumen
11. DOKUMEN TERKAIT
11.1. Form Matrik Dokumen Internal : PT. XXX-P-QA-01-F-01_Rev.00

11.2. Form Daftar Dokumen Eksternal : PT. XXX-P-QA-01-F-02_Rev.00
11.3. Form Daftar Dokumen Legal : PT. XXX-P-QA-01-F-03_Rev.00
11.4. Form Kode Pemegang Dokumen : PT. XXX-P-QA-01-F-04_Rev.00
11.5. Form Daftar Isi Dokumen : PT. XXX-P-QA-01-F-05_Rev.00
11.6. Form Lembar Pengesahan : PT. XXX-P-QA-01-F-06_Rev.00
11.7. Form Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen : PT. XXX-P-QA-01-F-07_Rev.00
11.8. Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen : PT. XXX-P-QA-01-F-08_Rev.00

P-01 - Prosedur Pengendalian Dokumen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

P-01 - Prosedur Pengendalian Dokumen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Nomor Dokumen XXX-P-QA-01

PT. XXX Tanggal Effektif DD-BLN-THN

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

1.1. PENGENDALIAN DOKUMEN

PT. XXX menetapkan

1.2. CATATAN MUTU

2.1. Pedoman Mutu;

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

3.1. SNI ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu;

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Kumpulan Unsur Organisasi, yang saling terkait dan berinteraksi

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.2. Wakil Manajemen (Quality Assurance / QA ):

5.3. Administrasi sebagai Document Control (DC) :

5.4. Personal Perusahaan

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

6. PROSEDUR PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN

6.1. Penerbitan dan Distribusi Dokumen

ALUR PELAKSANAAN PROSES KEGIATAN

DC menyimpan Dokumen Asli pada Ruang / Lemari Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

6.2. Perubahan Dokumen

ALUR PELAKSANAAN PROSES KEGIATAN

Dokumen yang sudah tidak berlaku dan dipakai untuk keperluan

DC menyimpan Dokumen terbaru dan Dokumen yang di beri

Masa Penyimpanan Dokumen ditentukan selama 4 (empat)

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

7. Identifikasi Pengendalian Dokumen

7.1. Format Cover.

7.1.1. Nama Perusahaan (Font Arial size 26).

IDENTITY SERIAL ISO COVER LOGO UTAMA

SUBTITLE : Font Arial 18

TITLE : Font Arial 26

7.2. Ketentuan Jenis Tulisan pada Tabel Pengesahan, yaitu :

7.2.1. Nama Perusahaan (Font Arial size 26)

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

7.2.7. Jarak Penulisan (Spasi) 1.5 dalam setiap Paragraph

SUB TITLE KOLOM

MONITOR STATUS DOK

7.3. Format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form.

7.3.1. Nama dan Logo perusahaan.

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

7.4.1. Simbol Diagram Alur

Tabel 6.1 SIMBOL DIAGRAM ALUR

7.4.2. Dasar penggunaan Simbol dalam Penerapan Standar Operasional Prosedur

7.4.3. SOP mendeskripsikan Prosedur Administratif, yaitu kegiatan yang dilaksanakan

7.4.5. Penyusunan SOP ini hanya memberlakukan Penulisan Flowcharts secara

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

PT. XXX menetapkan Tata-Cara yang diberikan untuk Nomor Dokumen:

PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX

PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX

8.3. Standar Operasional Prosedur

PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Revisi -

8.4. Instruksi Kerja (IK)

PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX

8.5. Form / Cheklist Prosedur

PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX

8.6. Form / Cheklist Standar Operasional Prosedur

PT. XXX : Identifikasi nama PT. XXX