PROSEDUR

KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

LEMBAR PENGESAHAN

Disiapkan Diperiksa Disetujui

Approved Approved by email Approved by email Approved by Whatsapp

Nurul Auliya Opik Permana Vitra Yuliansyah Lisda Dwi Rahayu

Unit Head of Risk Dept. Head of Procedure
Section Head of QM Dept. Head of HSSE & QM
Management & Risk Management

Revisi Dokumen
Rev Ke Tanggal
0 1 Agustus 2007
1 28 Mei 2008
2 1 September 2008
3 20 April 2009
4 1 Juli 2009
5 1 Maret 2016
6 26 September 2016
7 20 Juli 2022
Bagian yang direvisi
Dokumen awal
Perubahan Alur Proses
Perubahan Alur Proses
Perubahan Alur Proses
Perubahan Alur Proses
Perubahan Alur Proses
Perubahan Alur Proses
Penyesuaian alur proses dengan kondisi eksisting
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

DAFTAR ISI
I. TUJUAN ............................................................................................................................................. 3
II. RUANG LINGKUP......................................................................................................................................................... 3
III. DEFINISI ........................................................................................................................................................................ 3
IV. REFERENSI DOKUMEN ............................................................................................................................................... 3
V. KESELAMATAN KESEHATAN KERJA DAN LINDUNG LINGKUNGAN ................................................................... 4
VI. TANGGUNG JAWAB.................................................................................................................................................... 5
VII. DIAGRAM ALIR ............................................................................................................................................................ 6
VIII. PENJELASAN DIAGRAM ALIR .................................................................................................................................... 4
IX. UKURAN KINERJA ....................................................................................................................................................... 5
X. LAMPIRAN .................................................................................................................................................................... 6
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

I. TUJUAN
1. Memastikan tersedianya mekanisme komunikasi, partisipasi, dan konsultasi aspek HSSE/sistem manajemen,
2. Menjelaskan tata cara komunikasi, partisipasi, dan konsultasi isu-isu baik secara internal/eksternal/
stakeholders terkait HSSE/sistem manajemen,
3. Memastikan setiap pekerja berpartisipasi dan berperan aktif dalam pengelolaan HSSE/sistem manajemen,
4. Memastikan informasi yang terkait dengan pengelolaan potensi bahaya risiko kerja dan pencemaran
lingkungan disebarluaskan secara efektif di seluruh operasional perusahaan,
5. Memastikan informasi yang diterima oleh pihak internal/eksternal stakeholders dilakukan dengan efektif,
sesuai dengan peraturan dan persyaratan lainnya yang terkait dalam pengelolaan HSSE/sistem manajemen,
6. Memastikan informasi dari pihak internal/eksternal maupun stakeholders dalam rangka pengelolaan
HSSE/sistem manajemen ditindaklanjuti dan didokumentasikan secara efektif.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup komunikasi, partisipasi, dan konsultasi secara internal (pekerja dengan manajemen)
maupun pekerja/perusahaan dengan pihak eksternal terkait dengan aspek HSSE atau sistem manajemen yang
berlaku di lingkungan kantor pusat dan operasional PT Elnusa Petrofin.

III. DEFINISI
1. Komunikasi aspek HSSE adalah penyampaian informasi HSSE dari perusahaan kepada stakeholder dan
sebaliknya sehingga pesan HSSE dapat dimengerti dan dilaksanakan sesuai tujuan komunikasi,
2. Partisipasi dan Konsultasi adalah suatu kondisi dimana pekerja dan pihak terkait lainnya dapat
menyampaikan informasi, masukan, ataupun keluhan yang berkaitan dengan:
a. Kondisi lingkungan tempat kerja yang dapat berpengaruh terhadap HSSE/sistem manajemen,
b. Kesesuaian dalam aktifitas kerja, atau
c. Segala sesuatu yang berdampak kegiatan operasional di kantor/lokasi/lapangan kerja/masyarakat
sekitar yang berkaitan dengan keselamatan, kesehatan kerja, keamanan, dan lingkungan.
3. Kampanye/Promosi adalah upaya penyampaian informasi secara searah dari perusahaan kepada
stakeholder untuk kampanye HSSE dalam rangka meningkatkan kesadaran aspek HSSE,
4. Komunikasi Internal adalah penyampaian atau pertukaran informasi antar pekerja/departemen/fungsi,
termasuk diantaranya manajemen, mitra kerja dalam lingkungan perusahaan baik secara lisan/tulisan,
5. Komunikasi Eksternal adalah penyampaian atau pertukaran informasi antara perusahaan dengan pihak
luar/eksternal seperti pelanggan, kontraktor, instansi pemerintah, mitra kerja, maupun stakeholder lainnya
di sekitar perusahaan baik lisan/tulisan,
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

6. Informasi Kesehatan, Keselamatan Kerja, Keamanan, dan Lingkungan adalah informasi mengenai yang
berisi aspek HSSE/sistem manajemen dikendalikan dan disampaikan ke seluruh operasi perusahaan melalui
cara-cara penyediaan sebagai berikut:
a. Kebijakan Perusahaan,
b. Pedoman, Prosedur, Instruksi Kerja,
c. Pengumuman HSSE/Sistem Manajemen,
d. Poster HSSE,
e. Rapat, Kursus Pelatihan,
f. Laporan Audit HSSE/Sistem Manajemen,
g. Lembar Identifikasi Bahaya/Aspek & Pengendalian Risiko/Dampak,
h. Kartu Identifikasi Risiko (KIR),
i. Safety Briefing/Toolbox Meeting/Sharing Session,
j. Job Safety Analysis.
7. Pekerja adalah orang yang bekerja di lingkungan perusahaan,
8. Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan,
9. Sistem Manajemen adalah sistem manajemen yang dijalankan oleh perusahaan, seperti ISO Integrasi
9001:2015, 14001:2015, 45001:2018, SMKTD, SMP, SUPREME, SMKPAU, dll,
10.Perusahaan adalah PT Elnusa Petrofin,
11.Dept. HSSE & QM adalah Departemen/Fungsi yang mengelola dan bertanggungjawab terkait komunikasi
internal/eksternal aspek HSSE/sistem manajemen perusahaan,
12.Dept./Fungsi Terkait adalah personil/pekerja/pihak yang mengkoordinir dan bertanggungjawab terhadap
komunikasi, partisipasi, dan konsultasi aspek HSSE/sistem manajemen perusahaan.

IV. REFERENSI DOKUMEN

1. POL-EPN-01 Rev.5 Kebijakan HSSE
2. ISO 45001:2018 (Klausul 7.4 (Communication))
3. ISO 9001:2015 (Klausul 7.4 (Communication))
4. ISO 14001:2015 (Klausul 7.4 (Communication))
5. SUPREME Proses 1.5 Budaya HSSE dan Keberlanjutan Bisnis
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

V. KESELAMATAN KESEHATAN KERJA DAN LINDUNG LINGKUNGAN

Semua pihak yang terkait prosedur ini harus memahami, mematuhi dan menjalankan semua kebijakan dan
prosedur mengenai keselamatan, kesehatan, dan lindung lingkungan untuk menciptakan lingkungan kerja
yang aman dan sehat, termasuk melakukan, mengidentifikasi, mendokumentasikan dan
mengimplementasikan kaji risiko (HIRADC/IADL/JSEA) yang diperlukan.

VI. TANGGUNG JAWAB

1. Dept. HSSE & QM
a. Melakukan filter informasi aspek HSSE/sistem manajemen,
b. Mengelola dan pengendalian informasi aspek HSSE/sistem manajemen,
c. Mendorong berperan aktif dalam komunikasi, partisipasi, dan konsultasi aspek HSSE/sistem manajemen
perusahaan.
2. Dept./Fungsi Terkait
a. Berkampanye/promosi komunikasi, partisipasi, dan konsultasi aspek HSSE/sistem manajemen,
b. Mendorong berperan aktif dalam komunikasi, partisipasi, dan konsultasi aspek HSSE/sistem manajemen
perusahaan
c. Melakukan tindaklanjut dan dokumentasi dalam komunikasi, partisipasi, dan konsultasi
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

VII. DIAGRAM ALIR

VIII. PENJELASAN DIAGRAM ALIR

1. Fungsi QM mendorong dan fasilitasi komunikasi, partisipasi, dan konsultasi untuk pekerja dan fungsi terkait
terhadap aspek HSSE/sistem manajemen namun materi komunikasi, partisipasi, dan konsultasi tidak
terbatas, seperti:

1.1 Komunikasi
a. Kebijakan Perusahaan,
b. Visi dan Misi Perusahaan,
c. Aspek-aspek mutu, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3), Keamanan, Lingkungan, Asset, Manajemen
Risiko, Risiko Penyuapan, dan Peraturan Perusahaan,
d. Peraturan perundangan dan persyaratan hukum lainnya,
e. Hazard Identification Risk Assesment Determine Control (HIRADC),
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

f. Prosedur / Instruksi Kerja,

g. Tujuan, sasaran, dan program HSSE/sistem manajemen,
h. Pemantauan dan pengukuran,
i. Hasil audit,
j. Laporan investigasi insiden dan Learning from Event (LFE),
k. Laporan eksternal ke pihak berkepentingan secara berkala, contoh pelaporan UKL/UPL ke dinas terkait,
l. Dan lainnya terkait aspek HSSE/sistem manajemen.

1.2 Partisipasi
a. Identifikasi bahaya dan penilian risiko dan peluang,
b. Menentukan langkah mitigasi dalam menghilangkan bahaya dan menurunkan risiko operasional,
c. Menentukan kebutuhan kompetensi, pelatihan, dan evaluasinya,
d. Menentukan apa yang harus dikomunikasikan dan bagaimana cara melaksanakannya di lapangan,
e. Melakukan investigasi insiden, ketidaksesuaian, dan menentukan tindakan perbaikan.

1.3 Konsultasi
a. Menentukan kebutuhan dan harapan stakeholder,
b. Penyusunan kebijakan,
c. Penentuan tugas dan tanggung jawab otorisasi,
d. Menentukan pemenuhan legal requirement dan peraturan lainnya,
e. Menentukan obyektif HSSE,
f. Menentukan apa yang perlu dipantau, diukur, dan dievaluasi,
g. Merencanakan penyusunan dan implementasi program audit,
h. Memastikan perbaikan berkelanjutan yang sudah diterapkan.

2. Fungsi Terkait melakukan komunikasi, partisipasi, dan konsultasi terkait aspek HSSE/sistem manajemen,

3. Fungsi QM dan Fungsi Terkait Berdiskusi memberikan saran dan masukan untuk pengembangan aspek
HSSE/sistem manajemen,

4. Fungsi QM dan Fungsi Terkait Melakukan tindaklanjut dari saran dan masukan yang sudah disepakati,
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

5. Fungsi QM dan Fungsi Terkait Bekerjasama dalam dokumentasi hasil komunikasi, partisipasi, dan konsultasi
yang telah ditindaklanjuti dan ditetapkan,

6. Fungsi QM dan Fungsi Terkait melakukan evaluasi hasil komunikasi, partisipasi, dan konsultasi.

VIII. UKURAN KINERJA

1. Komunikasi, paritispasi, dan konsultasi disampaikan kepada pihak yang berkepentingan sesuai program,
2. Pekerja dapat menyampaikan informasi HSSE/sistem manajemen dalam bentuk lisan/tulisan,
3. Komunikasi, partisipasi, dan konsultasi terkait HSSE/sistem manajemen dilakukan tindaklanjut dan
didokumentasikan.

IX. LAMPIRAN
1. F-MGT-19 Rev.1, Daftar Hadir
2. F-MGT-21 Rev.0, Daftar Hadir Eksternal Meeting
3. F-MGT-22 Rev.0, Minutes of Meeting (MoM)
4. Approval SOP dari Dept. Head of Procedure & Risk Management
 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

5. Approval SOP dari Dept. Head of HSSE & QM

 PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI & KONSULTASI HSSE

No. Dok: SOP-K3LL -01 Rev: 7 Tanggal: 20 Juli 2022

6. Approval SOP dari Section Head of QM