Data Penerimaan - Chapter1 PDF

4.
PENGOLAHAN DATA
4.1. Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

4.1.1. Kondisi Awal Perusahaan
Perusahaan awalnya telah memiliki metode sederhana untuk
mendistribusikan dokumen pada bagian produksi saat diperlukan. Dalam metode
tersebut, yang didistribusikan hanya dokumen yang diperuntukkan di lantai
produksi secara langsung saja, adapun dokumen yang didistribusikan antara lain:
• Standar dimensi atau ukuran komponen baik yang diletakkan pada mesin
maupun untuk pedoman kepala line dan QC untuk melakukan pemeriksaan.
• Standar keranjang (standar jumlah lot komponen per keranjang).
• Spesifikasi produk
• Dokumen NonConforming Report tertentu saja (misalnya berkaitan dengan
penggantian material reject).
Metode distribusi yang digunakan masih kurang sempurna. Berikut ini
adalah prosedur distribusi dokumen saat itu dalam bentuk flow process.
QA membubuhkan
Start Dokumen tanda tangan pada Copy Distribusi
dokumen
End
Gambar 4.1. Prosedur Distribusi Dokumen Awal di Perusahaan.

Prosedur distribusi dokumen diatas memiliki beberapa kelemahan antara
lain:
a) Belum ada bukti serah terima dokumen. Selama ini distribusi dokumen
dilakukan dengan menyerahkan dokumen secara langsung tanpa ada bukti
serah terima dokumen.
b) Dokumen tidak terkontrol. Departemen Quality Assurance belum memberikan
tanda untuk mengidentifikasi dokumen yang telah terkontrol. Selain itu,
distribusi dokumen baru tidak diikuti dengan penarikan dokumen sehingga
35
Universitas Kristen Petra
36
satu orang dapat memiliki dokumen yang sama dengan isi yang berbeda. Hal
ini akan sangat fatal akibatnya bila terjadi pada spesifikasi produk, karena
dapat meningkatkan reject. Spesifikasi produk merupakan dokumen yang
berperan penting dalam proses produksi di perusahaan.
c) Sulit untuk memonitoring dan mengidentifikasi penerima distribusi. Belum
adanya bukti serah terima menjadi kendala untuk memonitor dan
mengidentifikasi siapa saja yang telah memperoleh distribusi dokumen baru
dan siapa saja yang belum sehingga distribusi dokumen tidak merata. Hal ini
akan fatal akibatnya bila terjadi pada dokumen spesifikasi produk, karena
dapat meningkatkan reject.
d) Belum ada suatu standar penomoran dokumen yang baku. Perusahaan belum
memiliki standar penomoran yang baku sehingga terdapat ketidakseragaman
penomoran dokumen pada masing-masing departemen. Adapun 4 (empat)
jenis penomoran lama pada dokumen yang digunakan antara lain:
• QM-XXX-YYY-ZZZ-A.BB
• QM-XXX-YYY-ZZZ-AAA
• YYY-ZZZ-A.BB
• YYY-ZZZ-AAA
Dimana pengertian untuk masing-masing kode penomoran adalah:
- QM adalah kependekan dari Quality Management.
- XXX diganti dengan kependekan nama perusahaan.
- YYY diganti dengan kependekan nama masing-masing departemen
seperti Quality Assurance (QAD), PPIC (PPC), Purchasing (PUR),
Produksi line Presshop (FPC), Produksi line Assembly (FAS), dan
Warehouse (WHD).
- ZZZ diganti dengan kependekan dari jenis dokumen yang diberi
nomor seperti Structure Organization (STC), Quality Objective
(QOB), Job Description (JOB), Flowcharts (FLC), Quality Plan
(QPL), Spesifikasi (SPC), Prosedur (PCD), Work instruction (WIN),
dan Standard (STD).
- A.BB diganti dengan nomor urut dokumen seperti 1.01, 2.01, dan
seterusnya

37
- AAA diganti dengan nomor urut dokumen 1, 2, 3, dan seterusnya.
4.1.2. Perbaikan Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

Saat ini, aktivitas distribusi dan kontrol dokumen dilakukan pada
beberapa dokumen penting antara lain:
• Standard Operation Procedure
• Work Instruction
• Standard
• Spesifikasi Produk
• Drawing
Menurut beberapa kelemahan yang ada pada sistem distribusi dan
kontrol dokumen di perusahaan, perlu dilakukan beberapa perbaikan untuk
mengatasi kelemahan yang ada. Langkah perbaikan yang dilakukan yaitu:
4.1.2.1.Pembuatan Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen.

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk memperbaiki Sistem
Distribusi dan Kontrol Dokumen adalah membuat dan menetapkan prosedur
untuk distribusi dan kontrol dokumen internal perusahaan. Hal ini dilakukan
karena perusahaan belum memiliki prosedur yang baku dalam mendistribusikan
dan mengontrol dokumen yang terbit.
Menurut data yang dikumpulkan, baik dari referensi buku maupun
kondisi nyata di perusahaan serta masukan dari staff perusahaan akan dibuat suatu
sistem yang terpusat (sentralisasi) dalam mendistribusi dan mengontrol dokumen.
Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengendalian dokumen yang terbit dan
tidak mengganggu aktivitas rutin dari masing-masing departemen. Departemen
Quality Assurance (bagian dokumen kontrol) akan memegang dan bertanggung
jawab untuk mendokumentasikan, mendistribusikan dan mengontrol setiap
dokumen yang terbit.
Seluruh dokumen yang dibuat oleh masing-masing departemen
diserahkan kepada departemen Quality Assurance setelah disahkan oleh pihak
yang berwenang pada masing-masing departemen. Dokumen tersebut dibagi
menjadi dua macam, dokumen baru dan dokumen revisi, jika dokumen

38
merupakan revisi dari dokumen yang sebelumnya, maka departemen yang

membuat akan menyerahkan dokumen revisi beserta dengan Form Permohonan
Revisi Dokumen seperti berikut ini.
PT FSCM MANUFACTURING INDONESIA QA-04
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION REV : 0
KRIAN - SIDOARJO
FORM PERMOHONAN REVISI DOKUMEN

1. Jenis Dokumen yang direvisi
Standard Operation Procedure Lain-lain
Working Instruction
2. Nama Dokumen
3. Nomor Dokumen
4. Dari Revisi Ke Revisi
5. Tgl Efektif Tgl Efektif
6. Bagian yang Mengalami Perubahan
7. Alasan Revisi
Disetujui Diketahui Dibuat
Nama : Nama : Nama :

Gambar 4.2. Form Permohonan Revisi Dokumen.
Departemen Quality Assurance akan mendistribusikan dokumen kepada

departemen atau divisi yang bersangkutan setelah menerima dokumen dan
meregistrasi dokumen. Pada saat meregistrasi dokumen, Quality Assurance akan
memberikan nomor dokumen dan mengubah status dokumen (revisi ke 0, 1, 2
dan seterusnya) jika dokumen tersebut dokumen baru, dan hanya mengubah status
dokumen bila merupakan dokumen revisi. Selain mendistribusikan dokumen
(dokumen baru), Quality Assurance juga akan menarik dokumen lama bila
dokumen revisi telah terbit. Keterangan mengenai Prosedur Distribusi dan Kontrol
Dokumen dapat dilihat lebih lanjut pada gambar berikut ini.

39
STANDART OPERATION PROCEDURE Standar : FSCM-9001 : 2000

PT FSCM MANUFACTURING DISTRIBUSI DAN KONTROL DOKUMEN Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION DIBUAT DIKETAHUI Revisi ke : 0
KRIAN - SIDOARJO Ditetapkan : 16 Mei 2006
Direvisi :0
No. DOK : QM-FSCM-QAD-SOP-003
DEPARTEMEN/DIVISI QA KETERANGAN
START
TUJUAN :
Menjelaskan prosedur distribusi dan pengontrolan dokumen Standart Operation Procedure, Standart, Work In
SOP/STD/WI/FORM/ dan Drawing di PT FSCM Indonesia Plant 4.
DRAWING 1
PROSEDUR :
1. Departemen/divisi yang ada di PT FSCM membuat Standard Operation Procedure, Standard, Work Instructi
SOP/STD/WI/FORM/ atau Drawing.
Dokumen Ya 2. Standard Operation Procedure, Standard, Work Instruction, Form, atau Drawing yang dibuat oleh masing-m
2 DRAWING
baru? departemen/divisi merupakan dokumen baru atau lama. Bila dokumen tersebut merupakan dokumen baru,
departemen/divisi yang membuat, memberikan dokumen kepada departemen Qualiy Assurance.
Tdk 3. Quality Assurance meregistrasi dokumen dengan memberikan nomor dokumen dan status dokumen.
Registrasi
Form 4. Quality Assurance mencopy dokumen sebanyak yang dibutuhkan, membubuhkan stempel controlled copy, t
dokumen 3
Permohonan distribusi, dan paraf pada dokumen serta mendistribusikannya kepada departemen/divisi yang bersangkutan
Revisi 7 5. Departemen/divisi yang bersangkutan menerima dokumen baru dari Quality Assurance.
Distribusi 6. Departemen/divisi yang menerima dokumen menandatangani Daftar Distribusi Dokumen sebagai bukti bahw
dokumen 4 1 tersebut telah diterima dari Quality Assurance.
7. Bila dokumen yang dibuat oleh departemen/divisi adalah dokumen revisi dari dokumen lama maka departem
Form dahulu mengisi Form Permohonan Revisi Dokumen QA - 04.
Permohonan 8. Departemen/divisi memberikan Revisi dokumen dan Form Permohonan Revisi kepada Quality Assurance.
Revisi 9. Quality Assurance melakukan perubahan status dokumen.
+ 8 10. Quality Assurance mencopy dokumen sebanyak yang dibutuhkan, membubuhkan stempel controlled copy,
SOP/STD/WI/FORM/ distribusi, dan paraf pada dokumen serta menarik dokumen lama dan mendistribusikan dokumen yang tela
DRAWING 11. Departemen/divisi yang bersangkutan menerima revisi dokumen dan memberikan dokumen lama kepada Q
Assurance.
SOP/STD/WI/FORM/ 12. Departemen/divisi yang menerima revisi dan memberikan dokumen lama menandatangani Daftar Penarika
DRAWING 11 Ubah status revisi dan Daftar Distribusi Dokumen.
dokumen 9 13. Quality Assurance menyimpan dokumen lama sebagai Company History File yang sewaktu-waktu dapat di
sebagai referensi pembuatan dokumen baru maupun revisi dokumen.
Tanda tangan Daftar
Tarik dan distribusi
Penarikan Dokumen
dokumen 10
dan Daftar Distribusi
Dokumen 12
Simpan Dokumen lama
1 sebagai Company
History File 13
SOP/STD/WI/FORM/
DRAWING 5 END
Tanda tangan pada

Daftar Distribusi
Dokumen 6
END
Gambar 4.3. Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen

40
4.1.2.2. Pembuatan Standar Penomoran Dokumen yang baku.

Dalam Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen yang dibuat penulis
memuat point registrasi dokumen, yang berarti setiap dokumen yang terbit dan
telah disahkan harus diberi nomor. Penomoran dokumen akan memudahkan
dokumen control dalam mengidentifikasi dan menyimpan dokumen.
Berikut ini adalah standar penomoran dokumen pada perusahaan.
Standart : FSCM - 9001 : 2000
PT FSCM MANUFACTURING STANDART Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION Level Revisi :0
PENOMORAN DOKUMEN Direvisi :0
No. DOK. :QM-FSCM-QAD-STD-039
1. TUJUAN
Menjelaskan metode penomoran dokumen pada sistem dokumentasi PT FSCM Manufacturing plant 4.
2. JUKLAK PENOMORAN DOKUMEN
QM = QUALITY MANAGEMENT
NAMA PERUSAHAAN
FSCM
DIVISI
ACD = Accounting departement
GAD = General affair departement
MKD = Marketing departement
MTD = Maintenance departement
PDD = Product development departement
PPD = PPIC departement
PRO = Production departement
PUR = Purchasing departement
PSD = Process Engineering departement
QAD = Quality assurance departement
QCD = Quality control document
JENIS DOKUMEN
SOP = Standart operation procedure
STD = Standart
WI = Work instruction
DRW = Drawing
NOMOR URUT DOKUMEN

001 003
002 dan seterusnya
DIKETAHUI DIBUAT
Gambar 4.4. Standar Penomoran Dokumen
4.1.2.3. Pembuatan Daftar Induk Dokumen.

Untuk membantu departemen Quality Assurance dalam meregistrasi
dokumen, perlu dibuat suatu sistem yang dapat memudahkan dalam penomoran
dan pemberian atau mengubah status dokumen. Selama ini perusahaan belum
memiliki sistem yang dapat mempermudah untuk meregistrasi dokumen. Penulis
berinisiatif untuk membuat Daftar Induk Dokumen yang akan selalu di-up date

41
isinya setiap kali meregistrasi dokumen. Daftar Induk Dokumen dibuat pada
program excel secara sederhana, yang memuat kolom-kolom yang berisi nama
departemen, jenis dokumen, status dokumen, nomor dokumen beserta nama
dokumen yang dapat dilihat lebih detail pada lampiran 7.
Dari Daftar tersebut Quality Assurance akan mengetahui nomor terakhir
yang telah dipakai atau diterbitkan pada masing-masing departemen dan jenis
dokumen sehingga tidak sampai terjadi penggunaan dua nomor yang sama untuk
dokumen yang berbeda. Selain itu, dengan adanya informasi status dokumen,
Quality Assurance dapat dengan mudah mengontrol dokumen. Bila status
dokumen yang diregistrasi menunjukkan revisi ke 1, 2, dan seterusnya ,maka
Quality Assurance harus menarik dokumen yang lama.
4.1.2.4.Pembuatan daftar atau dokumen yang baku untuk Distribusi dan Penarikan
dokumen.
Dalam pembuatan daftar distribusi dan penarikan dokumen terjadi 2
(dua) kali perubahan, dimana kedua daftar tersebut telah diterapkan dalam
aktivitas rutin perusahaan. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada tabel berikut
ini.
Tabel 4.1. Pembuatan Daftar Distribusi dan Penarikan Dokumen
Before Improvement 1 Improvement 2
Daftar/Form:
a) Distribusi Tidak ada Lihat pada lampiran 8 Lihat gambar 4.5.
b) Penarikan Lihat gambar 4.6.
- Dibagi dalam 2 jenis - Form distribusi dan
form yaitu form penarikan dibagi
distribusi dan menurut nama
penarikan. departemen.
Sistem Tidak ada - Menjalankan - Dokumentasi form
aktivitas penarikan distribusi dan
dokumen lama setiap penarikan
dokumen baru terbit dipisahkan.
(dokumen sama).
Waktu Sampai dengan Awal Maret 2006 s/d Juni 2006 s/d
implementasi Februari 2006. Mei 2006. sekarang.

42
Tabel 4.1. Pembuatan Daftar Distribusi dan Penarikan Dokumen (sambungan).

Kelemahan - Tidak ada bukti - Masih mengalami - Terlalu banyak
serah terima. kesulitan dalam form yang dibawa
- Sulit monitoring dan monitoring dan setiap distribusi
identifikasi distribusi identifikasi dan tarik
dokumen. dokumen. dokumen.
- Sulit untuk kontrol - Dokumentasi form
dokumen yang baru distribusi dan
dan lama. penarikan dokumen
sering tercampur
karena berada dalam
satu buku yang
sama.
Berikut ini merupakan contoh form distribusi dan penarikan dokumen

improvement 2 yang hingga saat ini digunakan.
KRIAN - SIDOARJO
DAFTAR DISTRIBUSI PROCEDURE, SPESIFIKASI, STANDARD, DAN DRAWING

BULAN :
DEPARTEMEN
NO. TGL. DIST DOKUMEN NAMA T. TANGAN
Gambar 4.5. Form Distribusi Dokumen

KRIAN - SIDOARJO
DAFTAR PENARIKAN PROCEDURE, SPESIFIKASI, STANDARD, DAN DRAWING

BULAN :
DEPARTEMEN
NO. TGL. TARIK DOKUMEN YANG DITARIK NAMA T. TANGAN
Gambar 4.6. Form Penarikan Dokumen

43
4.2. Standard
4.2.1. Keadaan Awal Perusahaan
Awalnya perusahaan telah memiliki beberapa standar yang, tetapi hampir
seluruh standar tersebut telah out of date. Pada umumnya dokumen tersebut dibuat
saat perusahaan masih dibawah nama PT Intipelangi Drumasindo, sedangkan
sekarang perusahaan dibawah naungan PT FSCM Manufacturing Indonesia yang
tentunya memiliki sistem manajemen yang berbeda. Adapun beberapa dokumen
khususnya standar yang telah out of date adalah berbagai macam Standard
Operation Procedure (SOP) dengan format lama seperti SOP sampling
pemeriksaan produk, SOP pengisian form, SOP penomoran alat ukur, SOP
kalibrasi, dan lain-lain.
Saat ini perusahaan telah memiliki Standar Komponen, Manufacturing
Process & Quality Planning yang akan selalu direvisi bila ada yang kurang sesuai
dengan kondisi lapangan. Menurut pengamatan, perlu dilakukan revisi dokumen
standar yang sudah tidak sesuai dengan kondisi di perusahaan untuk mencapai
sertifikasi ISO 9001. Satu hal yang mendukung perlunya revisi dokumen standar
adalah sebagian besar standar kecuali standar komponen, MPQP, dan spesifikasi
produk terakhir dibuat atau direvisi antara tahun 1997 s/d 2001. Oleh karena itu,
dilakukan revisi pada beberapa standard dan membuat beberapa standar baru yang
diperlukan oleh perusahaan.
4.2.2. Standard Operation Procedure (SOP)

Standard Operation Procedure merupakan suatu prosedur standar yang
harus dimiliki oleh suatu perusahaan dalam melakukan aktivitas rutin. Selama ini
perusahaan telah memiliki beberapa SOP, tetapi telah out of date, karena itu akan
dilakukan revisi pada beberapa SOP yang ada dan menambahkan dengan
beberapa prosedur yang sangat penting dalam aktivitas rutin perusahaan.
Berdasarkan data yang dikumpulkan dapat diperoleh bahwa perusahaan
telah memiliki tujuh prosedur. Berikut ini adalah prosedur yang dimiliki
perusahaan, prosedur yang direvisi, serta prosedur baru yang dibuat.

44
Tabel 4.2. Prosedur (SOP) Lama, Revisi, dan Baru

Prosedur Lama Yang direvisi Prosedur Baru (dibuat)
1) Prosedur Calibration 1) Prosedur Calibration 1) Standard Operation
Serial Number. Serial Number (akan Procedure Distribusi
2) Prosedur Identitas dibahas pada dan Kontrol Dokumen
Stamp Inspector. standard (telah dibahas pada
3) Prosedur Status Label penomoran). subbab Sistem
Kalibrasi. 2) Prosedur Metode Distribusi dan Kontrol
4) Prosedur Metode Sampling (akan Dokumen).
Sampling. dibahas pada subbab 2) Standard Operation
5) Prosedur Kalibrasi Supplier Quality Procedure Penanganan
Eksternal. Manual). Barang Cacat.
6) Prosedur Kalibrasi 3) Standard Operation
Internal. Procedure Penanganan
7) Prosedur Pengajuan Komplain kepada
Claim dari Customer. Supplier.
4) Standard Operation
Procedure Permintaan
Pembelian Kontan.
Procedure Pembuatan
Non Conforming
Report (akan dibahas
pada subbab Non
Conforming Report).
Procedure Customer
Complain (akan
dibahas pada subbab
Customer Complain).
4.2.2.1. Standard Operation Procedure Penanganan Barang Cacat

Standard Operation Procedure (SOP) penanganan barang cacat,
merupakan prosedur yang dibuat untuk departemen Quality Assurance yang
memuat langkah-langkah yang diambil dan dilakukan oleh departemen Produksi,
Quality Control, Quality Assurance dan PPIC saat menemukan barang atau
material yang cacat pada lantai produksi. Pembuatan SOP ini berfungsi sebagai
pedoman bagi keempat departemen diatas dalam menangani barang cacat,
sehingga setiap departemen mengetahui fungsi dan kewajibannya masing-masing.
Dokumen penunjang yang lain yang digunakan dan berhubungan dengan
SOP ini adalah form Non Conforming Report (QC-15), Tag (label status Hold atau

45
NG) yang akan dibahas pada Standard Tag Systems, serta SOP Penanganan
Komplain kepada Supplier. SOP penanganan barang cacat dapat dilihat lebih
detail pada lampiran 9.
4.2.2.2. Standard Operation Procedure Penanganan Komplain kepada Supplier

SOP penanganan komplain kepada supplier, merupakan prosedur yang
dibuat untuk departemen Quality Assurance yang memuat prosedur untuk
melakukan komplain terhadap kualitas material saat ditemukan adanya barang
yang cacat pada lantai produksi yang disebabkan oleh faktor material. Pada
prosedur ini, Quality Assurance tidak akan melakukan komplain secara langsung
kepada supplier, tetapi melalui departemen Purchasing, yang merupakan
departemen penghubung antara supplier dan perusahaan.
Dokumen penunjang lain yang digunakan dan berhubungan dengan SOP
ini adalah SOP penanganan barang cacat, form Non Conforming Report (QC-15),
form Pemberitahuan Komplain (QA-03) dan SOP penerimaan barang dari
supplier. SOP Penanganan Komplain kepada Supplier dapat dilihat lebih detail
pada lampiran 10.
PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA PLANT 4 QA-03
KRIAN - SIDOARJO REV : 0
FORM PEMBERITAHUAN COMPLAINT KE SUPPLIER

NAMA/JENIS TGL JML JML YANG
NO. SUPPLIER NO.PO NO.LOT MASALAH
MATERIAL DATANG DATANG MASALAH
Diketahui, Dibuat,
Purchase Quality Assurance
Gambar 4.7. Form Pemberitahuan Komplain
4.2.2.3. Standard Operation Procedure Permintaan Pembelian Kontan

SOP Permintaan Pembelian Kontan, merupakan prosedur yang dibuat
untuk departemen purchasing yang memuat prosedur yang harus ditempuh oleh

46
setiap departemen dalam perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian

kontan kepada purchasing. Selain itu, prosedur ini dibuat untuk memberitahukan
kepada seluruh departemen berapa lama waktu yang diperlukan untuk
mengajukan permintaan pembelian kontan sehingga setiap departemen dapat
memperkirakan waktu pengajuan permintaan pembelian dengan waktu barang
dibutuhkan dengan tepat.
Dokumen lain yang digunakan dan berhubungan dengan SOP ini adalah
Permintaan Pembelian, Form Cash bon, Purchase Order, dan nota pembelian
kontan. Dokumen diatas tidak akan dibahas dalam tugas akhir ini sebab berada
diluar subject yang diangkat penulis dalam penulisan tugas akhir ini. SOP
Permintaan Pembelian Kontan dapat dilihat lebih detail pada lampiran 11.
4.2.3. Good and Bad Standard

Kualitas adalah suatu point penting yang harus selalu dijaga, baik melalui
Laporan Hasil Periksa maupun laporan reject harian. Selama ini perusahaan
belum memiliki suatu standar yang menyatakan atau memvisualisasikan produk
cacat sehingga operator tidak memiliki suatu pedoman untuk menyatakan bahwa
produk yang diproduksi olehnya termasuk produk cacat atau bukan. Good and
Bad Standard diperlukan untuk memberitahukan standar komponen atau produk
yang baik dan yang jelek kepada operator. Walaupun perusahaan telah memiliki
departemen Quality Control, operator tetap harus diberitahukan standard produk
yang baik dan yang jelek sebab:
a) Agar operator tidak memproduksi atau membuat barang yang berkualitas
jelek.
b) Quality Control hanya berfungsi untuk memisahkan produk yang berkualitas
baik dan jelek tidak untuk menurunkan reject produksi, sebab reject produksi
hanya dapat diturunkan bila operator mengurangi pembuatan produk yang
berkualitas jelek.
c) Jumlah personel Quality Control sedikit sehingga tidak memungkinkan untuk
melakukan inspeksi 100% pada produk yang dibuat oleh seluruh operator.
d) Quality Control melakukan inspeksi dengan mengambil sample setiap kurun
waktu tertentu sehingga bila operator tidak turut berperan dalam pemisahan

47
produk yang baik dan jelek, produk yang berkualitas jelek masih
berkemungkinan besar untuk lolos.
Good and Bad standard diletakkan pada papan visual control yang
terdapat pada masing-masing mesin. Dokumen good and bad standard tidak
berdiri sendiri, tetapi dirangkai menjadi satu dengan Work instruction Papan
Visual Kontrol yang memuat langkah-langkah yang harus diakukan operator
untuk mengisi papan visual kontrol kualitas yang berisi contoh produk atau
komponen yang baik dengan yang jelek (jika ada). Selain itu, papan visual kontrol
kualitas berisi:
a) Production Control Board (kecuali line element assy)
b) Good and Bad Sample Product
c) Good/Bad Standard dan Work instruction Papan Visual Kontrol Kualitas
d) Preventive Maintenance Checksheet
e) Machine History Card
f) Dies History Card (kecuali line yang tidak menggunakan dies pada mesin)
g) Quality Control Checksheet
h) Working Instruction Process
i) Laporan hasil Produksi
Berikut ini dapat dilihat contoh dokumen good and bad standard dan
Work instruction Papan Visual Kontrol Kualitas, dokumen lain dapat dilihat pada
lampiran 12.

48

PT FSCM MANUFACTURING
WORK INSTRUCTION Halaman : 1 dari 1 GAMBAR PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION Level Revisi : 0
VISUAL KONTROL KUALITAS
Direvisi :0 1. Production Control Bo
ELEMEN COVER No. DOK. :QM-FSCM-QAD-WI-013
1. TUJUAN
Menjelaskan prosedur pengisian dan pemeliharaan papan visual kontrol kualitas yang terdapat
pada setiap proses produksi.
2. PROSEDUR PENGISIAN PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS

2.1. Operator meletakkan produk OK pada Papan Visual Kontrol Kualitas yang diambil dari 2. Good and Bad Sample P
produk pertama yang dihasilkan setelah setting berhasil di awal produksi. Produk OK diberi
paraf dan keterangan waktu pembuatan oleh QC line, sebagai bukti setting berhasil dan
produksi boleh berjalan sudah di approve oleh QC. 3. Good/Bad Standard
2.2. Operator meletakkan produk NG pada Papan Visual Kontrol Kualitas dan memberi tanda pada 4. Preventive Maintenance
bagian yang cacat, produk tersebut merupakan produk cacat yang pertama kali ditemukan 5. Machine History Card
setelah produksi berjalan. 6. Dies History Card
Dies history card akan t
a) Bila jenis kecacatan sama dengan yang sebelumnya, letakkan produk cacat pada keranjang
ada dies yang digunaka
NG (merah). produksi. Bila tidak ada
b) Bila jenis kecacatan tidak sama dengan yang sebelumnya, tambahkan produk cacat pada digunakan, maka dies h
Papan Visual Kontrol Kualitas. dalam keadaan kosong
7. Quality Control Checks
2.3. Operator mengosongkan tempat produk OK dan NG pada Papan Visual Kontrol Kualitas
8. Working Instruction
jika mesin sedang off/tidak produksi.
9. Laporan Hasil Produksi
3. PEMELIHARAAN PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS
3.1. Operator membersihkan Papan Visual Kontrol Kualitas pada waktu melakukan 5 R untuk
linenya masing-masing.
3.2. Operator dan K.A. line produksi turut memperhatikan keutuhan dan posisi/letak Papan
Visual Kontrol Kualitas sesuai gambar Papan Visual Kontrol Kualitas.
3.3. Operator menjaga Papan Visual Kontrol Kualitas yang terletak disamping mesin sesuai
dengan nomor mesin yang dijalankan dan pada posisi nya dalam area berwarna hijau (Papan
Visual Kontrol Kualitas pada mesin ini tidak boleh tertukar/ditukar dengan papan visual kontrol
kualitas mesin lain).
GOOD STANDARD BAD STANDARD
3
1
2
1. Hasil tidak bergram, tidak penyok, dan tidak
sumbing Penyok Sumbing
2. Hasil harus flat
3. Hasil forming merata; Tidak boleh baling.
DISETUJUI DIKETAHUI D
Bahan tidak boleh berkarat, baret dan keriput
Production Engineering Quality
Gambar 4.8. Work Instruction Visual Kontrol Kualitas/Good and Bad

Standard

49
4.2.4. Standard Penomoran

Standard penomoran merupakan suatu standard yang dibuat untuk
departemen Quality Assurance agar dapat membantu untuk melakukan
pengontrolan dokumen-dokumen dengan lebih mudah. Selain dokumen,
penomoran juga perlu dilakukan pada sample desain inner box, alat ukur, laporan
atau form-form yang masih berhubungan dengan Quality Assurance dan
document control. Sampai dengan saat ini standar penomoran yang telah dibuat
oleh antara lain:
a) Standard Penomoran Dokumen (telah dibahas dalam subbab Sistem Distribusi
dan Kontrol Dokumen).
b) Standard Penomoran Non Conforming Report (akan dibahas pada subbab Non
Conforming Report).
c) Standard Penomoran Sample Desain Inner Box
d) Standard Penomoran Alat Ukur
e) Standard Penomoran Form Perubahan Spesifikasi
f) Standard Penomoran Sticker Acceptance
g) Standard Penomoran Laporan Test Laboratorium

50
4.2.4.1. Standard Penomoran Sample Desain Inner Box

Standard penomoran ini dibuat untuk menomori Sample Desain Inner
Box yang dikumpulkan pada perusahaan. Sample Desain ini berfungsi sebagai
pedoman bagi departemen Quality Assurance untuk melakukan approval desain
inner box yang berasal dari supplier. Kumpulan sample desain ini berhubungan
dengan spesifikasi inner box yang dibuat oleh penulis (akan dibahas lebih lanjut
dalam subbab Spesifikasi inner box).
Penulis mengelompokkan sample desain ini menjadi tiga jenis yaitu
untuk inner box oil filter, fuel filter, dan air filter. Hal ini berdasarkan macam
desain inner box untuk masing-masing customer berbeda-beda serta tulisan untuk
setiap jenis filter berbeda pula sehingga tidak sulit untuk mengidentifikasinya.
Satu hal yang perlu diperhatikan adalah penulis hanya mengumpulkan inner box
berdasarkan desainnya saja bukan ukuran, sebab setiap filter memiliki ukuran
inner box yang berbeda. Ukuran untuk masing-masing inner box telah
dicantumkan pula pada spesifikasi inner box.
Standard penomoran sample desain dibuat mengikuti pengelompokan
jenis filter yang dilakukan oleh penulis diatas, nama customer, serta engine (jenis
mesin kendaraan) dari setiap part filter (lihat lampiran 13).
4.2.4.2. Standard Penomoran Alat Ukur

Pada awalnya standard penomoran alat ukur ini telah dimiliki oleh
perusahaan, tetapi belum diterapkan serta sudah banyak alat ukur yang bertambah
maupun berkurang, oleh karena itu dilakukan penyusunan ulang standard
penomoran alat ukur ini dari Prosedur Calibration Serial Number yang telah
dimiliki perusahaan. Selain menyusun atau merevisi standard penomoran alat
ukur yang ada, penulis juga mendata dan mengidentifikasi seluruh alat ukur yang
dimiliki perusahaan.
Standard penomoran alat ukur dapat dilihat lebih detail pada lampiran
14. Setelah mendata dan mengidentifikasi seluruh alat ukur yang dimiliki oleh
perusahaan penulis membuat daftar departemen dan karyawan atau staff yang
bertanggung jawab untuk memegang dan memelihara alat ukur (lihat lampiran

51
15). Tujuan mendata, mengidentifikasi, dan membuat daftar departemen serta

personel yang bertanggung jawab yaitu untuk memudahkan perusahaan untuk
melakukan kalibrasi alat ukur sewaktu-waktu baik internal maupun eksternal. Hal
ini dilakukan karena sebelumnya perusahaan belum memiliki data mengenai alat
ukur yang telah dimiliki oleh perusahaan serta keberadaannya saat itu.
4.2.4.3. Standard Penomoran Form Perubahan Spesifikasi

Form Perubahan Spesifikasi merupakan form yang harus diisi oleh
department engineering atau PPIC apabila terjadi perubahan spesifikasi material
yang digunakan atau spesifikasi produk. Form ini tidak sama dengan form
Permohonan Revisi Dokumen, sebab form revisi dokumen hanya berlaku untuk
perubahan dokumen seperti Standard, SOP, Form, dan Work instruction. Oleh
karena itu, perlu dilakukan penomoran form sehingga document control dapat
dengan mudah mengidentifikasi form bila suatu saat dibutuhkan sebagai bukti
adanya perubahan spesifikasi produk. Standard penomoran form Perubahan
Spesifikasi dapat dilihat lebih detail pada lampiran 16.
4.2.4.4. Standard Penomoran Sticker Acceptance

Sticker acceptance merupakan sticker yang digunakan pada incoming
inspection. Sticker ini akan ditempelkan pada material yang telah diperiksa dan
dinyatakan berkualitas baik sehingga dapat digunakan untuk proses produksi. Isi
dan desain sticker ini akan dijelaskan lebih lanjut pada subbab Quality Assurance
Form.
Tujuan dari penomoran pada sticker acceptance adalah untuk
memudahkan dalam mengidentifikasi kapan material datang, dan berasal dari
supplier mana., sehingga saat material baru ditemukan bermasalah pada lantai
produksi, Quality Assurance dapat langsung mengeluarkan komplain kepada
supplier sesuai prosedur Komplain Supplier. Oleh karena itu, untuk
mempermudah identifikasi penulis membuat standard penomoran sticker yang
memuat informasi nomor acceptance, bulan, dan tahun pemeriksaan (dapat dilihat
lebih detail pada lampiran 17).

52
4.2.4.5. Standard Penomoran Laporan Test Laboratorium

Pengujian yang ada dan dapat dilakukan pada laboratorium PT FSCM
ada beberapa macam yaitu:
• Drain back test
• Endurance test
• Impulse test
• Pressure loss test
Setiap melakukan pengujian produk di dalam laboratorium, penguji harus
mengisi form yang telah disediakan untuk masing-masing pengujian. Setelah itu,
penguji menyerahkan form laporan pengujian asli kepada document control,
sedangkan penguji akan mendapatkan controlled copy. Oleh karena itu, untuk
mempermudah document control dalam menyimpan dan mengidentifikasi laporan
pengujian di laboratorium perlu dibuat standard penomoran. Standard penomoran
laporan pengujian yang dibuat memuat jenis pengujian yang dilakukan, bulan dan
tahun pengujian, serta nomor pengujian, standard ini dapat dilihat lebih detail
pada lampiran 18.
4.2.5. Others Standard

a) Standard Pengambilan Sampling Material (akan dibahas pada subbab
Supplier Quality Manual)
b) Standard Lot Material (akan dibahas pada subbab Supplier Quality Manual)
c) Standard Tag System
d) Standard Type dan Warna Keranjang Produksi
e) Standard Type dan Warna Garis/Area Produksi
4.2.5.1. Standard Tag System

Standard tag system merupakan standard pemberian label pada material,
komponen, atau produk jadi, baik pada saat trial maupun mass production. Label
yang diberikan ada tiga macam yaitu OK, Hold, dan NG, dimana label OK
menyatakan status produk tersebut dapat langsung digunakan untuk produksi
ataupun dikirim ke customer. Label hold menyatakan status produk tersebut masih
ditahan menunggu keputusan selanjutnya, menjadi produk OK atau NG,

53
sedangkan label NG menyatakan produk tersebut tidak boleh digunakan kembali

harus dibuang sebagai reject.
Bentuk tag antara komponen atau produk trial dan mass production
berbeda, hal ini untuk memudahkan dalam mengidentifikasi atau membedakan
produk yang masih trial dan telah mass production. Standard Tag System yang
dapat dilihat lebih detail pada lampiran 19.
4.2.5.2. Standard Type dan Warna Keranjang Produksi

Selama ini keranjang produksi yang digunakan untuk meletakkan
komponen-komponen filter belum memiliki standard baik warna keranjang
maupun type keranjang. Keranjang yang digunakan di lantai produksi ada empat
warna yaitu biru, hijau, kuning, dan merah,sedangkan tipe keranjang ada beberapa
macam tergantung dari ukuran keranjang tersebut. Oleh karena itu, dibuat suatu
standard type dan warna keranjang produksi yang dapat dilihat dengan lebih
4.2.5.3. Standard Type dan Warna Garis/Area Produksi

Pada awalnya perusahaan telah memberikan garis batas dan area pada
lantai produksi, garis yang diberikan antara lain garis batas line, area meletakkan
keranjang komponen, area kerja, area penyimpanan dan lain-lain. Namun
perusahaan belum memiliki standard dalam memberikan garis pada setiap jenis
area, baik type garis maupun warna garis atau area. Hal ini menyebabkan
beberapa garis dalam lantai produksi belum seragam dan belum jelas
perbedaannya antara area kerja, penyimpanan, atau jalan umum. Sandard type dan
warna garis atau area produksi dibuat sebagai pedoman dalam memberikan garis
batas atau area dalam lantai produksi, standard tersebut dapat dilihat lebih detail
pada lampiran 21.
4.3. Work instruction (WI)

4.3.1. Work instruction Trial
Work instruction (WI) trial yang dibuat hanya terbatas untuk material
rubber packing saja, sebab material ini termasuk material yang berpengaruh besar

54
terhadap kualitas produk. WI trial ini menjelaskan langkah-langkah yang akan

dilakukan oleh perusahaan untuk mencari supplier packing baru atau saat akan
mensubkontrakkan packing jenis baru. WI ini dapat dilihat lebih detail pada
lampiran 22.
4.3.2. Work instruction Papan Visual Kontrol

Work instruction (WI) papan visual kontrol memuat beberapa langkah
yang harus dilakukan oleh operator produksi dalam mengisi good and bad sample
product setiap komponen yang sedang diproduksi, serta kewajiban operator
terhadap papan visual kontrol yang ada pada masing-masing mesin atau operasi
kerja. Setiap operator mengganti part number komponen yang diproduksi, good
and bad sample product juga harus diganti sesuai dengan part number yang
sedang diproduksi. Papan visual kontrol berfungsi sebagai alat visualisasi yang
menunjukkan selama produksi berjalan, mana produk yang baik dan produk yang
jelek hasil produksi saat itu.
Work instruction papan visual kontrol tidak berdiri sendiri, namun
dirangkai menjadi satu dengan good and bad standard seperti yang telah dibahas
diatas. Alasan dirangkai menjadi satu, sebab WI dan standard tersebut saling
berkaitan untuk membuat visualisasi produk semakin jelas serta juga karena
keterbatasan tempat pada papan visual kontrol. WI papan visual Kontrol dapat
dilihat lebih detail pada lampiran 12 dan gambar 4.8.
4.3.3. Work instruction Pengisian Form

Work instruction (WI) pengisian form memuat langkah-langkah yang
dilakukan dalam mengisi form yang telah disediakan. Beberapa WI pengisian
form yang telah dibuat antara lain:
a) Work instruction pengisian form NCR QC-15 (akan dibahas pada subbab Non
Conforming Report)
b) Work instruction pengisian form Incoming Inspection Checksheet QC-38
(akan dibahas pada subbab Supplier Quality Manual)
c) Work instruction pengisian form Customer Complain QC-43 (akan dibahas
pada subbab Customer Complain)

55
d) Work instruction pengisian form Perubahan Spesifikasi QA-13

Perubahan Spesifikasi merupakan form perubahan spesifikasi yang harus
diisi oleh engineering atau PPIC setiap kali akan mengadakan perubahan
spesifikasi baik produk maupun material. Work instruction pengisian form ini
menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengisi form yang
telah disediakan oleh departemen Quality Assurance. Work instruction ini
4.4. Spesifikasi Produk

4.4.1. Keadaan Awal Perusahaan
Pada awalnya perusahaan telah memiliki spesifikasi produk (finish
goods) untuk setiap customer dan part numbernya, tetapi spesifikasi tersebut
belum lengkap dan ada beberapa yang mengalami perubahan spesifikasi. Quality
Assurance hanya bertindak sebagai document control untuk setiap spesifikasi
produk yang terbit baik yang baru maupun revisi. Dalam mengontrol dan
mendistribusikan spesifikasi produk, Quality Assurance masih mendapat beberapa
kesulitan antara lain:
• Sulit untuk mengidentifikasi spesifikasi produk mana saja yang telah dibuat
oleh product development, dan mana yang belum.
• Sulit untuk mengontrol status revisi dokumen.
• Sulit untuk menyimpan dokumen spesifikasi produk karena tidak ada daftar
spesifikasi produk yang baku.
4.4.2. Perbaikan Kontrol Spesifikasi produk

Guna mempermudah dokumen kontrol untuk mengontrol dan
menyimpan spesifikasi produk maka dilakukan improvement dalam dua tahap
yaitu sebagai berikut.
Tabel 4.3. Perbaikan Kontrol Spesifikasi Produk
Kontrol Tidak ada Daftar Master Buat Standard
dokumen Dokumen (lihat pada Penomoran Baku
lampiran 24).
Waktu Sampai dengan akhir Awal Maret 2006 s/d Masih dalam

56
implementasi Februari 2006 Akhir Juni 2006 perencanaan.

Kelemahan - Sulit untuk identifikasi - Spesifikasi produk Saat ini kelemahan
spesifikasi produk. disimpan improvement 2 belum
- Sulit untuk mengontrol berdasarkan Daftar dapat diketahui.
status revisi dokumen. Master Dokumen.
- Sulit untuk - Spesifikasi produk
menyimpan dokumen belum memiliki
spesifikasi produk. nomor dokumen.
4.5. Form
4.5.1. Quality Assurance Form
Pada awalnya perusahaan belum memiliki form yang secara khusus
dibuat untuk kepentingan Quality Assurance. Departemen ini dipersepsikan sama
dengan departemen Quality Control, sehingga form untuk departemen ini diberi
nama yang sama dengan form Quality Control. Saat ini mulai dibuat suatu
pemisahan nama form, sebab tidak semua form Quality Assurance berkaitan dan
dipakai oleh Quality Control. Beberapa form yang telah dibuat untuk Quality
Assurance hingga saat ini antara lain:
a) Sticker Acceptance QA-01 (akan dibahas pada subbab Supplier Quality
Manual)
b) Form Hasil Periksa barang Complain QA-02 (akan dibahas pada subbab
Customer Complain)
c) Form Pemberitahuan Complain ke Supplier QA-03
Form ini digunakan oleh departemen Quality Assurance untuk
mengajukan complain kepada supplier melalui departemen purchasing.
Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada gambar 4.7.
d) Form Permohonan Revisi Dokumen QA-04 (telah dibahas pada subbab
Sistem Distribusi dan Kontrol dokumen)
e) Form Rapor Supplier Bulanan QA-05
Form ini digunakan oleh departemen Quality Assurance untuk membuat
laporan mengenai tingkat reject setiap supplier. Dalam Raport Supplier,
tingkat reject setiap supplier akan dibandingkan dengan supplier lain yang
menyuplai material yang sejenis pada perusahaan. Contoh form ini dapat
dilihat pada lampiran 26.

57
f) Form Daftar Penanggung Jawab Alat Ukur QA-06

Form ini berisi nomor alat ukur, departemen, nama, dan tanda tangan
penanggung jawab alat ukur tersebut. Fungsi form ini adalah untuk
mengidentifikasi jumlah alat ukur yang masih dimiliki oleh perusahaan serta
keberadaan alat ukur tersebut. Nomor yang diberikan pada alat ukur sesuai
dengan Standard Penomoran Alat ukur yang telah dibahas pada subbab
sebelumnya. Form Daftar Penanggung Jawab Alat Ukur dapat dilihat lebih
g) Form Daftar Distribusi Standard, Procedure, Spesifikasi, dan Drawing QA-07
(telah dibahas pada subbab Sistem Distribusi dan Kontrol dokumen)
h) Form Daftar Distribusi NCR QA-08 (akan dibahas pada subbab Non
Conforming Report)
i) Form Daftar Distribusi Customer Complain QA-09 (akan dibahas pada
subbab Customer Complain)
j) Form Daftar Penarikan Standard, Procedure, Spesifikasi, dan Drawing QA-
10 (telah dibahas pada subbab Sistem Distribusi dan Kontrol dokumen)
k) Form Daftar NCR yang Terbit untuk Supplier QA-11
Form ini merupakan rekap dari NCR yang terbit untuk supplier. NCR
yang terbit untuk supplier adalah NCR yang dibuat oleh incoming inspection
untuk dijadikan pedoman oleh Quality Assurance dalam mengajukan
complain kepada supplier. Supplier, selain menerima pemberitahuan complain
dari purchasing juga akan menerima NCR dari Quality Assurance (khusus
untuk supplier lokal). NCR tersebut harus dijawab oleh supplier dan
dikembalikan pada perusahaan maksimal dalam dua hari kerja (2 x 24 jam).
Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada lampiran 28.
l) Form Daftar NCR yang Terbit untuk Intern QA-12
Form ini fungsinya hampir sama dengan QA-11 sebagai rekap dari NCR,
tetapi rekap NCR yang terbit untuk intern perusahaan. NCR intern merupakan
NCR yang terbit dan ditujukan untuk salah satu departemen yang ada dalam
perusahaan. Departemen yang mendapat NCR juga harus menjawab NCR dan
mengembalikannya kepada departemen Quality Assurance maksimal dalam

58
dua hari kerja (2 x 24 jam). Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada
lampiran 29.
m) Form Perubahan Spesifikasi QA-13
Form ini disediakan oleh departemen Quality Assurance untuk
departemen engineering atau PPIC yang akan mengubah spesifikasi material,
komponen, atau produk jadi. Perubahan spesifikasi yang dilakukan harus
disertai dengan bukti yang kuat, selain mengisi form ini perlu disertakan pula
hasil test atau trial yang membuktikan bahwa spesifikasi baru tidak
berbahaya, tidak membuat kualitas produk menurun, serta tidak menambah
production cost. Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada lampiran 30.
4.5.2. Quality Control Form

Selain membuat beberapa form untuk Quality Assurance, juga dilakukan
revisi pada beberapa form untuk departemen Quality Control yang digunakan
untuk keperluan inspeksi dan pembuatan laporan bulanan. Beberapa form yang
mengalami revisi antara lain:
a) Laporan Hasil Periksa Komponen Paper QC-03
b) Laporan Hasil Potong Profile Seaming QC-04
c) Laporan Hasil Periksa Painting QC-05
d) Laporan Hasil Periksa Komponen Tube QC-06
e) Laporan Hasil Periksa Komponen Seat QC-07
f) Laporan Hasil Periksa Komponen Body QC-08
g) Laporan Hasil Periksa Komponen Elemen Cover QC-09
h) Laporan Hasil Periksa Komponen End Plate QC-10
i) Laporan Hasil Periksa Komponen End Plate B Assy QC-11
j) Laporan Hasil Periksa Komponen Element Assy QC-12
k) Laporan Hasil Periksa Jahit QC-13
l) Laporan Hasil Periksa Strut QC-14
m) Forn Non Conforming Report QC-15
n) Form Bagan Kendali Kualitas untuk seluruh proses QC-20 s/d QC-32
o) Laporan Hasil Periksa Komponen Komponen Coil Spring QC-33
p) Laporan Hasil Periksa Komponen Seat Assy QC-34

59
q) Form Incoming Inspection Checksheet QC-38

r) Laporan Hasil Periksa Tap
Revisi form diatas sebagian besar dilakukan pada kolom jumlah reject
komponen, sebelumnya jumlah komponen reject untuk setiap jenis kecacatannya
tidak ditulis dalam form, sehingga QC inspector harus mengisikannya pada kolom
keterangan. Untuk mengetahui lebih detail revisi yang telah dilakukan pada
beberapa form diatas lihat lampiran 31. (untuk form sebelum revisi) dan lampiran
32.(untuk form hasil revisi).
4.6. Monitoring and Utilize of Problem Sheet/Non Conforming Report (NCR)

Pada awalnya perusahaan telah memiliki problem sheet untuk memantau
adanya penyimpangan pada lantai produksi. Form tersebut diberi nama Non
Conforming Report (NCR) yang memiliki nomor QC-15. Form NCR biasanya
diisi oleh QC line dan QC incoming inspection bila terdapat penyimpangan
produk atau material (produk/material cacat). Berikut ini merupakan contoh form
NCR awal yang dimiliki perusahaan.
PT. FSCM - PLANT 4 QC - 15

NON CONFORMING REPORT (NCR)

1. Penyimpangan *) Incoming In Proses Final Inspection
2. No. N C R 6. Lot No./Kod Prod.

3. Tanggal 7. Jumlah
4. Nama barang atau 8. Lokasi
No. Dekorasi 9. Dibuat 10. Disetujui
5. Part No.
11. Masalah / jenis kerusakan :
12. DISPOSISI 13. 14. RENCANA 15. A C T U A L 16. PELAKSANA

Q.A. Tgl. Tgl.
Konsesi
Return To Supplier
Repaire / Rework
Degrade
Reject (Waste)
*) Pilih salah satu dengan mengisi pada

Keterangan :
Gambar 4.9. Form Non Conforming Report Awal.

60
Menurut pengamatan, form tersebut memiliki beberapa kelemahan antara

lain:
a) Belum memiliki standar penomoran NCR yang baku sehingga terdapat
beberapa versi penomoran yang berbeda di lapangan. Contoh penomoran yang
digunakan oleh QC line yaitu
• Incoming : No/NCR/FSCM/bulan/tahun
• In Process Press Shop: No/NCR/PRS/bulan/tahun
• In Process Assembly : No/NCR/bulan/tahun
• Final Inspection : No/NCR.FIN/bulan/tahun
b) Format problem sheet sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan actual
perusahaan. Pada form tersebut ada dua kolom tanda tangan untuk departemen
Quality Assurance padahal staff Quality Assurance perusahaan hanya satu
orang.
c) Problem sheet belum diutilisasikan dengan baik oleh Quality Assurance.
d) Distribusi problem sheet tidak jelas, kadangkala didistribusikan pada
departemen yang yang bersangkutan, kadangkala tidak.
4.6.2. Perbaikan Problem Sheet/Non Conforming Report

Beberapa improvement dilakukan pada Problem sheet/Non Conforming
Report (NCR) yang dimiliki perusahaan agar sesuai dengan kondisi perusahaan
saat ini. Berikut ini merupakan tahapan perbaikan problem sheet.
Tabel 4.4. Perbaikan Problem Sheet/Non Conforming Report.
Form Lihat gambar 4.9. Lihat gambar 4.10. Lihat gambar 4.11
Utilisasi Tidak ada Tidak ada Ada
Aktivitas Tidak ada - Mengubah format - Mengubah format
perbaikan form. form, standar
- Membuat standar penomoran dan WI.
penomoran. - Membuat pie chart
- Membuat Work NCR untuk setiap
Instruction (WI) departemen.
pengisian form. - Membuat top
- Jalur distribusi jelas. problem bulanan.

61
- Mengadakan
pembahasan NCR
dengan departemen
lain (mingguan).
Waktu Sampai dengan Bulan April 2006 s/d Bulan Juni 2006 s/d
implementasi Maret 2006. Mei 2006 saat ini.
Kelemahan - Belum ada standar - Belum ada konfirmasi Saat ini kelemahan
penomoran dari supplier atas improvement 2
- Format problem penyimpangan yang belum dapat
sheet sudah tidak terjadi. diketahui.
sesuai. - Ruang lingkup
- Jalur distribusi problem sheet hanya
tidak jelas. pada Quality
Departemen.
Note : Pembuatan pie chart, top problem, dan pembahasan dengan departemen
lain baru diimplementasikan pada akhir Juni 2006.
Berikut ini adalah form Non Conforming Report improvement 1 yang

pernah digunakan pada perusahaan.
PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION QC-15
1. Penyimpangan *) Incoming No. Surat Jalan Tgl. Datang
In Process Lokasi Kode Prod.
Final Inspection Lokasi Kode Prod.
2. No. NCR 6. Total Quantity
3. Tanggal Dibuat Disetujui
4. Nama Barang
5. Part No.
7.
No. Quantity Masalah / jenis kerusakan
8. Disposisi **) 9 10 11.Tanggal

Konsesi : ……….. QA PPIC Pelaksanaan
Return to Supplier : ……….. Pelaksana
Repaire / Rework : ………..
Degrade : ………..
Reject (Waste) : ………..
*) Berilah tanda v pada yang telah dipilih
**)Berilah tanda v pada yang telah dipilih serta isilah titik disamping dengan nomor yang diberikan pada point 7 sesuai dengan
masalah/jenis kerusakan produk
Keterangan :
Distribusi: PPIC Warehouse Quality Control Produksi Workshop/maintenance Purchasing
Gambar 4.10. Form Non Conforming Report Revisi 1.

62
Standar penomoran NCR pada improvement 1 dapat dilihat pada lampiran 33, dan
Work instruction pengisian form pada lampiran 34.
Berikut ini merupakan form NCR improvement 2 yang digunakan pada
perusahaan.
Incoming No.Surat Jalan/Tgl dtg Supplier
1. Penyimpangan
*)
Customer Lokasi Kode Prod.
………….. Lokasi Kode Prod.
2. Diterbitkan oleh Departemen
3. No. NCR 7. Total Quantity yang diperiksa
5. Nama Barang
6. Part No.
No. Quantity 8. Masalah / jenis kerusakan
9. Disposisi **) 10 11. Departemen 12.Tanggal

Return to Supplier : ……….. QA yang bersangkutan Pelaksanaan
Repaire / Rework : ……….. Pelaksana
….……..…...……. : ………..
*) Berilah tanda pada yang telah dipilih
**)Berilah tanda pada yang telah dipilih serta isilah titik disamping dengan nomor yang diberikan pada point 7 sesuai dengan
***) Pihak yang bertindak sebagai Supplier adalah Bagian/Perusahaan yang menyuplai material/komponen kepada Bagian Produksi/PT FSCM
Plant 4 (bisa intern maupun ekstern PT FSCM).
Keterangan :
SUPPLIER CONFIRMATION
Tanggal terima NCR :

Departemen/Perusahaan yang menjawab :
1. Analisa Masalah
2. Penyebab
3. Action/Tindakan Langsung
Tanggal Pelaksanaan :
4. Improvement/Preventive Action
Tanggal Planning :
Lampiran :
Disetujui, Dibuat,
Gambar 4.11. Non Conforming Report Revisi 2

63
Selain melakukan improvement pada form, dilakukan pula perbaikan

standar penomoran yang dapat dilihat pada lampiran 35 dan Work instruction
pengisian form NCR pada gambar 4.12. Berikut ini adalah Work instruction
pengisian form NCR serta alur pembuatan, distribusi, dan dokumentasi NCR.

64

PT FSCM MANUFACTURING WORK INSTRUCTION Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION Level Revisi :0
KRIAN - SIDOARJO PENGISIAN FORM NON Ditetapkan : 19 Mei 2006
CONFORMING REPORT (QC-15) Direvisi :0
No. DOK. :QM-FSCM-QAD-WI-001
1. TUJUAN
Menjelaskan metode pengisian form QC-15
Laporan penyimpangan (Non Conforming Report/NCR)
2. CONTOH FORM NCR

Incoming No.Surat Jalan/Tgl dtg Supplier
1. Penyimpangan
*)
Customer Lokasi Kode Prod.
………….. Lokasi Kode Prod.
2. Diterbitkan oleh Departemen
3. No. NCR 7. Total Quantity yang diperiksa
5. Nama Barang
6. Part No.
No. Quantity 8. Masalah / jenis kerusakan
9. Disposisi **) 10 11. Departemen 12.Tanggal

Return to Supplier : ……….. QA yang bersangkutan Pelaksanaan
Repaire / Rework : ……….. Pelaksana
….……..…...……. : ………..
*) Berilah tanda pada yang telah dipilih
**)Berilah tanda pada yang telah dipilih serta isilah titik disamping dengan nomor yang diberikan pada point 7 sesuai dengan
***) Pihak yang bertindak sebagai Supplier adalah Bagian/Perusahaan yang menyuplai material/komponen kepada Bagian Produksi/PT FSCM
Plant 4 (bisa intern maupun ekstern PT FSCM).
Keterangan :
SUPPLIER CONFIRMATION
Tanggal terima NCR :

Departemen/Perusahaan yang menjawab :
1. Analisa Masalah
2. Penyebab
3. Action/Tindakan Langsung
Tanggal Pelaksanaan :
4. Improvement/Preventive Action
Tanggal Planning :
Lampiran :
Disetujui, Dibuat,
3. PROSEDUR PENGISIAN FORM NCR

1. Memilih dengan memberi tanda pada salah satu proses dimana penyimpangan terjadi serta mengisi keterangan yang diminta pada kolom
yang ada di sebelah kanan proses penyimpangan yang dicentang.
- Memilih proses incoming. Jika penyimpangan ditemukan pada bahan material di bagian incoming inspection yaitu saat pemeriksaan kedatangan barang.
- Memilih In Process. Jika penyimpangan ditemukan pada lantai produksi.
- Memilih Final Inspection. Jika penyimpangan ditemukan pada bagian finish good.
- Memilih Customer. Jika penyimpangan ditemukan pada pihak customer/Customer Complaint.
2. Menuliskan nama departemen yang menerbitkan NCR
3. Menuliskan nomor urut pada laporan NCR berdasarkan Standart Penomoran NCR (QM-FSCM-QAD-STD-040)
4. Menuliskan tanggal, bulan dan tahun pembuatan laporan NCR.
5. Menuliskan nama barang/komponen yang mengalami proses penyimpangan.
6. Menuliskan Part. No. dari barang yang diperiksa.
7. Menuliskan total quantity dari barang yang mengalami penyimpangan.
7a. Diisi dengan tanda tangan dan nama pembuat NCR.
7b. Diisi dengan tanda tangan dan nama dari orang yang menyetujui NCR yaitu kepala QC Inspector.
8. Menuliskan masalah atau jenis kerusakan pada barang serta quantity barang yang mengalami penyimpangan.
9. Pemilihan disposisi yang tepat oleh Quality Assurance dengan memberikan tanda , serta menuliskan nomor masalah/jenis kerusakan seperti
yang diisi di point 7.
10. Quality Assurance membubuhkan tanda tangan sebagai persetujuan atas disposisi yang diberikan pada laporan NCR.
11. Departemen yang bersangkutan dengan NCR membubuhkan tanda tangan sebagai persetujuan atas disposisi yang diberikan pada laporan NCR.
12. Mengisi tanggal pelaksanaan disposisi yang telah disetujui oleh departemen QA.
12a. Kolom pelaksana diisi dengan nama bagian/departemen yang melaksanakan disposisi NCR.
4. PROSEDUR PENGISIAN SUPPLIER CONFIRMATION

1. Supplier menuliskan analisa masalah sesuai dengan problem pada Non Conforming Report.
2. Supplier menuliskan penyebab/alasan terjadinya masalah.
3. Supplier menuliskan action/tindakan langsung yang diambil oleh supplier untuk masalah yang terjadi serta tanggal pelaksanaan action tersebut.
4. Supplier menuliskan Improvement/Preventive action yang akan dilakukan untuk mencegah terjadinya masalah yang sama serta tanggal planning
untuk melaksanakan action tersebut.
5. Supplier membubuhkan tanda tangan pada bagian Dibuat dan Disetujui, serta membubuhkan stempel perusahaan.
5. JALUR DISTRIBUSI
Non Conforming Report didistribusikan kepada :
a) Semua bagian yang bertindak selaku supplier, baik intern maupun ekstern PT FSCM
b) Pelaksana disposisi NCR
c) Pembuat NCR
d) Semua bagian yang berkaitan
6. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

a) Departemen yang menerbitkan NCR merupakan departemen yang menemukan adanya penyimpangan.
b) Setiap NCR yang dibuat/diterbitkan harus mendapatkan persetujuan dari Quality Control dan Quality Assurance.
c) Yang bertindak sebagai Supplier adalah pihak yang bertanggungjawab terhadap penyelesaian masalah NCR, baik intern maupun ekstern PT FSCM.
d) Setiap bulan NCR akan dipantau/dimonitor oleh Quality Assurance mengenai penyelesaian masalah yang ada pada setiap departemen yang
menerima NCR.
DIKETAHUI DIBUAT
Gambar 4.12. Work Instruction Pengisian Form Non Conforming Report

65
Dalam prosedur yang disebutkan diatas disebutkan bahwa departemen

Quality Assurance akan merekap NCR yang terbit, hal ini untuk memudahkan
pemantauan document control dalam mengontrol form mana yang telah
didistribusi maupun dijawab dan form mana yang belum, contoh form dapat
dilihat pada lampiran 28 dan 29. Dokumen distribusi form NCR juga mengalami
perubahan, saat ini dokumen tersebut dipisah menurut departemen yang menerima
distribusi NCR sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam distribusi NCR.
Form distribusi NCR dapat dilihat lebih detail pada lampiran 36.
4.7. Penyusunan Supplier Quality Manual

Pada awalnya perusahaan belum memiliki Supplier Quality Manual
(SQM). SQM merupakan suatu pedoman yang dapat digunakan oleh perusahaan
yang memuat peraturan yang harus ditaati oleh perusahaan dan supplier. Selain
itu, SQM juga merupakan jembatan menuju perbaikan sistem incoming
inspection. Beberapa kelemahan perusahaan karena tidak memiliki SQM antara
lain:
• Perusahaan harus melakukan inspeksi kepada seluruh jenis material yang
disupply oleh setiap supplier.
• Lot pengemasan material tidak seragam.
• Perusahaan tidak mengetahui dengan jelas kekurangan atau masalah yang
dihadapi oleh supplier.
• Perusahaan tidak mengetahui kualitas material yang disupply oleh
supplier.
Salah satu kelemahan terbesar karena tidak memiliki SQM adalah harus
melakukan inspeksi pada setiap jenis material. Berikut ini adalah flow sistem
incoming inspection awal.

66
Press Shop
Incoming Material
Material Assembly
Inspection Warehouse
Finish Goods
Packaging
Sampling Warehouse
4.14. Flow Sistem Incoming Inspection Awal.

Oleh karena itu, untuk menyusun SQM dilakukan beberapa improvement
yang mengarah pada intern dan ekstern perusahaan. Beberapa improvement yang
dilakukan antara lain:
Tabel 4.5. Improvement pada Intern dan Ekstern Perusahaan.
Intern Ekstern
1.Membuat papan incoming inspection 1.Membuat standard lot size material.
pada material warehouse. 2.Mengumpulkan dan Membuat
2.Membuat Rapor Supplier. spesifikasi material.
3.Membuat ranking supplier. 3.Mengumpulkan company profile,
4.Mambuat sampling plan. flow proses pembuatan material,
layout produksi, checksheet, dan
drawing (khusus untuk packing)
pada setiap supplier.
4.7.2. Standard Lot Material

Standard lot material merupakan standard jumlah material yang dikirim
supplier per kemasan atau pack. Selama ini perusahaan belum memiliki standard
lot yang harus diikuti setiap supplier dalam melakukan pengemasan barang,
sehingga jumlah material yang dikemas dalam suatu kemasan baik plastik, kertas
ataupun kardus beraneka ragam. Jumlah material yang berlainan tersebut
memberikan beberapa kesulitan dalam perusahaan antara lain:
• Pihak warehouse merasa kesulitan dalam menata dan menyimpan material,
jumlah material per kemasan yang tidak sama, type kemasan yang tidak sama
membuat warehouse membongkar dan menata kembali material dalam rak-rak
yang disediakan.
• Jumlah material per kemasan biasanya berjumlah sangat besar, sedangkan
dalam data rencana produksi perusahaan dapat diketahui bahwa jumlah

67
produksi per part number. beraneka ragam. Oleh karena itu, pihak warehouse
harus menghitung kembali material yang akan dikirim pada lantai produksi.
Menurut kesulitan yang ditemui diatas, maka dibuat suatu standar lot
material untuk diberikan pada masing-masing supplier. Standar lot yang dibuat
penulis digunakan untuk material packing (rubber), dan inner box. Dasar yang
digunakan untuk membuat standard lot material adalah data rencana produksi
PPIC dalam satu bulan (bulan April). Berdasarkan perhitungan, rata-rata rencana
produksi setiap item/hari adalah 311 pcs untuk spin on dan 122 pcs untuk element.
Tabel perhitungan rata-rata rencana produksi dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 4.6. Rata-rata Rencana Produksi.
Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IIII TOTAL AVERAGE AVERAGE
Filter A B A B A B A B A B (1 minggu) (1 hari)
Spin On 30 39958 35 68725 37 54221 40 57937 142 220841 1,555.22 311.04
Element 29 14850 27 23767 56 18031 43 38455 155 95103 613.57 122.71
Note :
A : Jumlah jenis produk yang diproduksi dalam 1 minggu.
B : Jumlah rencana produksi 1 minggu.
Standar lot untuk material packing terbagi menjadi tiga macam yaitu:
(standar lot material packing dapat dilihat lebih detail pada lampiran 37)
a) Untuk packing spin on (diameter < 70 mm), 1 bungkus berisi 200 pcs dengan
penataan tipe 1.
b) Untuk packing element sebagian besar (diameter > 70 mm), 1 bungkus berisi
50 pcs dengan penataan tipe 2.
c) Untuk packing set, 1 bungkus berisi 200 pcs dengan penataan tipe 3.
Standar lot untuk material inner box terbagi menjadi 3 macam yaitu: (standar lot
material inner box dapat dilihat lebih detail pada lampiran 38).
a) Untuk inner box yang berukuran kecil (< 150 x 100 x 150 mm), 1 bungkus
berisi 300 pcs dengan penataan tipe 2.
b) Untuk inner box yang berukuran besar (150 x 100 x 150 mm < x < 200 x 150
x 200 cm), 1 bungkus berisi 150 pcs dengan penataan tipe 1.
c) Untuk inner box yang berukuran lebih besar, 1 bungkus berisi 100 pcs.
Berdasarkan ukuran standar lot material packing dan inner box diatas,
diperoleh ketidaksesuaian ukuran lot dengan rata-rata rencana produksi. Hal ini
dapat terjadi karena terdapat beberapa pertimbangan antara lain:

68
• Pertimbangan pendapat dan persetujuan dengan pihak material warehouse,

sehingga mengurangi kesulitan dalam handling dan penyimpanan material
dalam rak.
• Kesepakatan dengan pihak material warehouse, sehingga mempermudah
aliran distribusi material pada lantai produksi. Material warehouse tidak perlu
menghitung material kembali sesuai dengan permintaan produksi sebab
jumlah material dalam satu bungkus sama, sesuai standar yang dibuat.
• Kesepakatan yang dibuat dengan pihak supplier, sehingga standard lot yang
tidak memberatkan supplier serta membuat supplier menaikkan harga jual
kepada perusahaan.
4.7.3. Spesifikasi Material

Perusahaan perlu memiliki spesifikasi material yang disupply oleh
masing-masing supplier dalam versi perusahaan sehingga dapat dimengerti oleh
seluruh bagian yang berkaitan dengan kebutuhan akan material tersebut.
Spesifikasi material versi ini memuat spesifikasi material secara fisik yang, cara
dan lama penyimpanan maksimal, serta aplikasi material yang diperoleh dari
supplier dan penggunaan material pada PT FSCM sendiri. Spesifikasi ini dapat
bermanfaat untuk departemen purchasing untuk mencari supplier dengan
spesifikasi material yang sama.
Beberapa spesifikasi material yang telah dibuat untuk masing-masing
supplier antara lain:
a) Material Cat
Material cat yang digunakan sampai saat ini telah disupply dari tiga
supplier yaitu PT Inkote Indonesia, PT Kalimas Putra Makmur, dan PT
Warnatama Cemerlang. Setiap supplier memiliki spesifikasi cat yang berbeda,
serta warna cat yang disupply oleh masing-masing supplier berbeda pula.
Spesifikasi material cat dapat dilihat lebih detail pada lampiran 39.
b) Material Lem
Material lem yang digunakan oleh perusahaan saat ini disupply oleh tiga
supplier yaitu PT Henkel Indonesia, PT Kani Chemical, dan PT Mikatasa Agung.

69
Dua supplier awal menyuplai lem untuk proses perakitan elemen, sedang supplier
terakhir menyuplai lem rajawali untuk merekatkan packing pada line packaging
element. Spesifikasi material lem dapat dilihat lebih detail pada lampiran 40.
4.7.4. Spesifikasi Inner Box

Spesifikasi inner box memuat informasi mengenai ukuran inner box
untuk setiap part no. serta kode desain inner box untuk setiap engine dan
customer yang berbeda. Kode desain inner box dibuat berdasarkan standard
penomoran sample inner box. Dengan melihat kode desain, akan diketahui desain
inner box dengan terlebih dulu mencari kode desain pada kumpulan sample inner
box. Spesifikasi ini berperan sebagai contoh desain bagi QA untuk melakukan
approval inner box dan memberikan sample kepada supplier baru.
Spesifikasi ini terbagi dalam enam bagian yaitu inner box untuk oil
filter, fuel filter, dan air filter non Aspira, serta oil filter, fuel filter, dan air filter
Aspira. Kumpulan sample desain inner box terbagi dalam tiga bagian yaitu sample
desain untuk oil filter, fuel filter, dan air filter. Spesifikasi inner box dapat dilihat
lebih detail pada lampiran 41.
4.7.5. Incoming Inspection

4.7.5.1. Kondisi Awal Perusahaan
Pada awalnya perusahaan telah memiliki sistem incoming inspection,
dimana setiap material yang berasal dari setiap supplier selalu melalui inspeksi
dari QC incoming inspection. Sistem incoming inspection awal yang dimiliki
perusahaan adalah
Tabel 4.7. Sistem Incoming Inspection Awal
Before
1. Sistem sampling Lihat tabel 4.8.
2. Sticker Acceptance Lihat gambar 4.15.
3. Incoming inspection checksheet Lihat gambar 4.17.
4. Work instruction pengisian checksheet Tidak ada
5. Utilization incoming inspection Tidak ada

70
Berikut ini adalah jenis material yang mengalami inspeksi beserta

prosentase inspeksi yang dilakukan.
Tabel 4.8. Sistem Sampling Awal

Jumlah Inspeksi
No. Material Keterangan
Dimensi Visual Trial
1 Plate 100% 100% -
2 Kawat 100% 100% -
3 Paper - 100% - -Dibandingkan dengan packing list
- Kemasan tidak boleh rusak
4 Adhesive (lem) - 100% - - Dibandingkan dengan packing list
- Kemasan tidak boleh bocor
5 Chemical (Cat, tinta sablon, thinner, anti karat) - 100% - - Bandingkan dengan certificate delivery
- Kemasan tidak boleh bocor
6 Shrink film 5 pcs 10% 5 pcs
7 Inner box 5 pcs 10% -
8 Packing 5 pcs 10% -
9 Outer box, sarang, dan layer 10 pcs 10% -
10 Part/komponen subcont 5 pcs 10% -
11 Harmaflex 100% 100% -
12 Kertas kref - 100% -
Menurut informasi yang dari tabel diatas diperoleh bahwa kelemahan

sistem sampling awal perusahaan antara lain:
• Belum memiliki aturan penerimaan dan penolakan sampling yang jelas.
• Belum memiliki dasar metode sampling yang benar.
• Supplier dengan reject rate yang tinggi dan rendah mendapat perlakuan
inspeksi yang sama.
• Perusahaan belum memiliki target reject rate yang harus dicapai oleh setiap
supplier.
Untuk mengatasi kelemahan diatas, maka perlu dilakukan perbaikan sistem
sampling dan dibuat suatu standar pengambilan sampling pada incoming
inspection.
4.7.5.2. Sistem Sampling Plan

Agar aktivitas incoming inspection menjadi lebih efektif dan jelas antara
batas cacat yang masih dapat diterima dan ditolak, maka perlu dibuat suatu sistem
sampling yang sesuai dan jelas. Sistem sampling yang digunakan harus sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan terutama departemen Quality
Assurance. Tujuan melakukan aktivitas incoming inspection adalah untuk
memelihara kualitas produk jadi dengan mengacu pada suatu target.

71
Target reject supplier memang belum ditetapkan, tetapi perusahaan telah

menetapkan target reject untuk proses produksi pada line Press shop dan
Assembly. Oleh karena itu, target reject supplier harus mendukung pencapaian
target reject yang telah ditetapkan untuk kedua line produksi tersebut. Sistem
sampling yang sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai Quality Assurance adalah
menggunakan Military Standard.
Sistem sampling Military Standard terbagi menjadi dua macam yaitu
Military Standard 105E untuk data attribute (data bukan angka), dan Military
Standard 414 untuk data variable (data dalam angka). Untuk pemeriksaan kualitas
material secara visual dilakukan dengan sistem sampling military standard 105E.
Data yang diperlukan dalam membuat sampling plan dengan metode
Military Standard 105E yaitu:
• Jumlah lot kedatangan material yang dapat dilihat pada lampiran 42.
• Nilai AQL (target reject rate) yang telah ditetapkan perusahaan untuk
incoming inspection yaitu 0.25%.
• Level inspeksi yang dipilih : inspeksi normal.
Menurut data diatas diperoleh beberapa informasi untuk membantu
menentukan sampling inspeksi menggunakan military standard yaitu:
Tabel 4.9. Jumlah Maksimal dan Minimal Kedatangan Material Bulan April 2006
N o. J e n is M a te ria l M a x K e d a ta n g a n M in . K e d a ta n g a n
1 S a tu a n p c s /lb r 1 1 0 .0 0 0 50
2 S a tu a n K g 4930 54
3 S a tu a n p a il/d ru m /ro ll 25 1
Material yang satuannya pail, drum, atau roll akan dilakukan inspeksi
100% sebab inspeksi dilakukan dengan membandingkan label/tag produk dengan
packing list/certificate delivery. Menurut tabel 4.9. lot atau batch size untuk
kedatangan material pada PT FSCM Manufacturing berkisar antara 1 s/d 110.000.
Berdasarkan data tersebut, dilakukan pembagian range untuk menentukan sample
size yang diambil untuk bermacam-macam jumlah kedatangan barang. Berikut ini
pembagian range lot atau batch size kedatangan material, sample size yang
diambil, serta bilangan penerimaan dan penolakan untuk masing-masing level
inspeksi dengan menggunakan General Inspection Level Normal.

72
Tabel 4.10. Sampling Plan untuk Normal Inspection (Single Sampling Plan)
Range Batch/lot size menurut Range Batch/lot AQL : 0.25%
No. No. Code Letter Sample Size
sample size code letter size actual Accept Reject
1 2 to 8
2 9 to 15
3 16 to 25
1 0 to 150 F 20 0 1
4 26 to 50
5 51 to 90
6 91 to 150
7 151 to 280
2 151 to 500 H 50 0 1
8 281 to 500
9 501 to 1200
3 501 to 3200 K 125 1 2
10 1201 to 3200
11 3201 to 10000
4 3201 to 35000 M 315 2 3
12 10001 to 35000
13 35001 to 150000 5 35001-150000 N 500 3 4
Tabel 4.11. Sampling Plan untuk Tightened Inspection (Single Sampling Plan)
1 2 to 8
2 9 to 15
3 16 to 25
1 0 to 150 F 20 0 1
4 26 to 50
5 51 to 90
6 91 to 150
7 151 to 280
2 151 to 500 H 50 0 1
8 281 to 500
9 501 to 1200
3 501 to 3200 K 125 1 2
10 1201 to 3200
11 3201 to 10000
4 3201 to 35000 M 315 1 2
12 10001 to 35000
13 35001 to 150000 5 35001-150000 N 500 2 3
Tabel 4.12. Sampling Plan untuk Reduced Inspection (Single Sampling Plan)
1 2 to 8
2 9 to 15
3 16 to 25
1 0 to 150 F 8 0 1
4 26 to 50
5 51 to 90
6 91 to 150
7 151 to 280
2 151 to 500 H 20 0 1
8 281 to 500
9 501 to 1200
3 501 to 3200 K 50 0 2
10 1201 to 3200
11 3201 to 10000
4 3201 to 35000 M 125 1 3
12 10001 to 35000
13 35001 to 150000 5 35001-150000 N 200 1 4

73
Menurut tiga table inspeksi diatas, dapat diketahui bahwa pembagian

range untuk batch atau lot size actual tidak sama dengan yang ada pada table
sample size code letters. Hal ini dimaksudkan untuk menyederhanakan macam
jumlah sample size untuk mengambil sampling pada material sehingga
memudahkan QC incoming untuk mengingat jumlah sample yang diambil.
Sampling plan untuk incoming inspection atau Standard Pengambilan
Sampling Material pada PT FSCM Manufacturing Indonesia dapat dilihat lebih
Pembuatan sampling plan untuk pemeriksaan dimensi material
seharusnya dapat dilakukan dengan menggunakan Military Standard 414. Namun
ada beberapa kesulitan dalam menerapkan metode tersebut yaitu:
• Jumlah personel QC incoming terbatas (1 orang) sehingga untuk mengambil
sampling material untuk dilakukan pengukuran dimensi sesuai dengan metode
tersebut dirasa akan menyulitkan.
• Bilangan penerimaan dan penolakan baru dapat diketahui melalui perhitungan
standard deviasi sehingga dapat menyulitkan QC incoming untuk mendeteksi
penyimpangan material tersebut masih dapat diterima atau tidak.
Oleh karena itu, sampling material untuk pengukuran dimensi saat ini
masih disesuaikan dengan kemampuan QC incoming perusahaan serta data
pengambilan sampling material sebelumnya.
4.7.5.3. Sticker Acceptance, Checksheet, dan Work instruction Pengisian

Checksheet
a) Sticker Acceptance
Sticker acceptance merupakan label yang diberikan oleh QC incoming
yang menyatakan bahwa material tersebut telah melalui pemeriksaan dan dapat
digunakan untuk proses produksi. QC incoming akan memberikan label hold atau
NG sesuai dengan Standard Tag System bila material yang diperiksa kualitasnya
diragukan atau buruk. Pada setiap sticker akan diberikan nomor acceptance yang
menunjukkan kapan material tersebut diperiksa, serta mempermudah untuk
mengidentifikasi supplier material bila terjadi masalah setelah digunakan untuk
produksi. Singkatnya dengan adanya sticker dan nomor acceptance Quality

74
Assurance dapat mengidentifikasi supplier material untuk mengajukan komplain

ke supplier. Berikut ini merupakan langkah perbaikan yang dilakukan pada sticker
acceptance.
Tabel 4.13. Perbaikan Sticker Acceptance.
Before After
Desain sticker Lihat gambar 4.14. Lihat gambar 4.15.
Improvement - 1. Informasi material yang
dimuat dalam sticker
lebih lengkap.
2. Inspection no. sebagian
telah tercetak pada
sticker.
3. Sticker diberi nomor.
Waktu Sampai dengan Maret April 2006 s/d saat ini
implementasi 2006
Kelemahan 1. Informasi kurang Pemberian sticker
lengkap. acceptance pada setiap
2. Inspection no tidak ada material tidak efektif dan
yang dicetak sehingga efisien karena waste
kurang efektif. money and time.
Penomoran Sticker acceptance pada subbab standard penomoran,

sedangkan contoh desain sticker dapat dilihat pada gambar berikut ini.
PT FSCM - PLANT 4
ACCEPTANCE
QUALITY CONTROL SECTION
INSP. NO :……………….….….…….
:……………….….….…….
Gambar 4.14. Desain Sticker Acceptance Awal.
PT FSCM - PLANT 4 QA-01
ACCEPTANCE
QUALITY CONTROL SECTION
TGL. DATANG :……………….….….…….….
INSP. NO :……../ICI/FSCM/….…/…….
KETERANGAN :……………….….….…….….
:……………….….….…….….
Gambar 4.15. Desain Sticker Acceptance

75
b) Incoming Inspection Checksheet (QC-38)

Incoming Inspection Checksheet merupakan form yang harus diisi oleh
QC incoming setiap kali melakukan pemeriksaan pada material sebagai laporan
kepada departemen Quality Assurance. Berikut ini merupakan langkah perbaikan
yang dilakukan pada incoming inspection cheecksheet.
Tabel 4.14. Perbaikan Incoming Inspection Checksheet.
Before After
Form Lihat gambar 4.16. Lihat gambar 4.17.
Improvement - 1. Form pemeriksaan
dimensi dan kualitas
jadi satu (efektif).
2. Satu form dapat
digunakan untuk
memeriksa sebagian
besar item (kecuali
packing).
Waktu Sampai dengan Maret April 2006 s/d saat ini
implementasi 2006
Kelemahan 1.Tidak efektif, sebab Saat ini kelemahannya
menggunakan 2 jenis belum dapat diketahui
form (form untuk
pemeriksaan kualitasdan
form untuk pemeriksaan
dimensi).
2. Form pemeriksaan
dimensi hanya dapat
digunakan untuk item
tertentu saja.
Form Incoming Inspection Checksheet dapat dilihat pada gambar berikut ini.

76
PT. FSCM - PLANT 4

WARU - SIDOARJO
ATTACHMENT QC - 38
Referensi No. :
Tgl. Terima :
Nama Barang :
Supplier :
DIMENSI
ITEM STANDARD HASIL PERIKSA KETERANGAN
(mm) 1 2 3 4 5 X R
P
PLATE L
T
J
-Alat ukur : No. Coil : * P : Panjang * J : Jenis plate
* L : Lebar
* T : Tebal
Diketahui Diperiksa
Gambar 4.16. Incoming Inspection Checksheet (QC-38) Awal
PT FSCM MANUFACTURING INDONESIA

PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION
INCOMING INSPECTION QC-38
KRIAN - SIDOARJO CHECKSHEET REV: 1
1. No. Checksheet : 6. Decision
2. Tanggal : OK No. Acceptance :
3. No. BPD : NG No. NCR :
4. Supplier :
5. Jml. Barang Datang :
DIMENSI
JENIS
STANDARD HASIL PERIKSA
BARANG
(mm) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 X Min Max
P
L
T
D
QUALITY (VISUAL CHECK)
SAMPLE NG
JML SAMPLE SAMPLE OK
JML NG KETERANGAN
Keterangan: DISETUJUI DIBUAT

P : Panjang
L : Lebar
T : Tinggi / Tebal
D : Diameter Quality Assurance QC Incoming
Gambar 4.17. Incoming Inspection Checksheet (QC-38)
c) Work instruction Pengisian Checksheet

Dalam melakukan pengisian pada Incoming Inspection Checksheet, QC
incoming akan dibantu dengan Work instruction pengisian form yang memuat
langkah-langkah peengisian checksheet. Work instruction ini juga dapat
membantu perusahaan untuk melakukan training pada karyawan baru bagian QC

77
incoming apabila suatu saat dilakukan penggantian personel. Work instruction ini
4.7.6. Report Supplier

Setelah membuat dan menerapkan standard pengambilan sampling, perlu
dibuat suatu report yang memuat reject rate yang dicapai oleh masing-masing
supplier dalam setiap bulan. Report ini akan dikeluarkan oleh departemen Quality
Assurance setiap bulan untuk mengetahui sejauh mana kualitas yang dapat
dihasilkan oleh supplier, dan menjadi pedoman dalam menentukan jenis inspeksi
yang dilakukan untuk supplier tersebut. Report supplier yang dibuat terdiri dari
empat jenis yaitu
• Tiga supplier dengan reject rate kumulatif terbesar (lihat gambar 4.18).
• Reject rate per supplier setiap bulan (lihat gambar 4.19.).
• Raport supplier untuk setiap supplier dengan jenis material yang sama (lihat
gambar 4.20.).
Metode pengolahan data yang digunakan untuk mendapatkan empat
report yang berhubungan dengan supplier dapat dilihat pada lampiran 45.
3 SUPPLIER DENGAN REJECT TERBESAR

BULAN JANUARI S/D MEI 2006
90000 80470
80000
REJECT RATE
70000
60000
50000
40000
30000
20000 15590
10000 4700
0
CAHAYA CITRA MANNA STERINE OFFSET
CEMERLANG PERCETAKAN
SUPPLIER
Gambar 4.18. Tiga supplier dengan reject rate kumulatif terbesar.

78
REJECT RATE PER SUPPLIER

MEI 2006
70000
65330
60000
50000
REJECT RATE
40000
32260
30000
20000
11030 9680
10000 8070 6730
2730 2690
900
0 CAHAY INDOPRI M ANNA CAHAY PANJI PRIM A WARNA INKOTE KALIM A HENGTR WIND INDO SATRIA M IKATA KANI TACHIM I ADIWIR IRC SUKSES CHEM IT INDUST TONDI M IRA
ABADI GRACIA STERINE INTAN M ANDIR SURYA M ITRA M UJUR KARYA INDO
A CITRA NT PERCET A M ULIA SATRIO KENCAN SKI ARPS TAM A INDONE S ACO LAND M URTI KARYA SA CHEM IC TA A INOOC EXPAM ACO RIAL RAYA CIPTA
AKSARA JAYA OFFSET USTRIX I JAYA KEM AS CM B JAYA INDAH SANTA
CEM ERL ABADI AKAN ABADI NUSANT A CEM ERL SIA PUTRA TEKNIK WIRE M ULYA ADI AGUNG AL HOKA PLASTIC INDONE ET SENTOS CHEM IT SENTOS PERKAS
REJECT 0 2730 11030 0 900 0 0 0 8070 0 0 9680 6730 0 0 0 32260 0 0 2690 0 65330 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SUPPLIER
Gambar 4.19. Reject rate per supplier setiap bulan.
PT FEDERAL SUPERIOR CHAIN MANUFACTURING

PLANT 4 - FILTER DIVISION
KRIAN - SIDOARJO
RAPORT SUPPLIER BULAN MEI 2006
SUPPLIER DUPLEX
Jml NG Prosentase Penilaian
No. Supplier Prosentase Jml Kedatangan
Quality Dokumen Supplier Duplex Bulan Maret 2006
1 INDOPRINT 100.0% 114,887.00 - - 100.0% 100.0% 98.5% 99.8% 97.8%
2 STERINE OFFSET 100.0% 29,790.00 - - 100.0%
90.0%
3 MANDIRI JAYA 98.5% 3,405.00 50.00 - 80.0%
75.6%
4 MANNA Percetakan 99.8% 39,700.00 93.00 - 70.0%
5 CAHAYA CITRA CEMERLANG 97.8% 70,950.00 1,565.00 -
% OK
60.0%
6 GRACIA JAYA 75.6% 21,000.00 5,125.00 - 50.0%
Keterangan : 40.0%
Menurut prosentase kualitas supplier duplex diatas, diperoleh supplier GRACIA JAYA 30.0%
20.0%
berada di rangking terendah. Hal-hal yang mempengaruhi penilaian tersebut adalah
10.0%
adanya kesalahan pada warna desain. 0.0%
INDOPRINT STERINE MANDIRI MANNA CAHAYA GRACIA
OFFSET JAYA Percetakan CITRA JAYA
Supplier CEMERLANG
SUPPLIER PACKING
Jml NG Prosentase Penilaian
No. Supplier Packing Prosentase Jml Kedatangan
Quality Dokumen Supplier Packing Bulan Mei 2006
1 CMB 100.0% 49,400.00 - - 100.0%
2 SKI 92.2% 216,460.00 16,850.00 - 100.0% 92.2%
Keterangan :
Menurut prosentase kualitas supplier packing diatas, diperoleh suplier SKI berada di rangking 80.0%
terendah. Hal-hal yang mempengaruhi penilaian terhadap supplier tersebut adalah 60.0%
% OK
bentuk tidak sesuai standart dan banyak yang cacat dan berlubang
40.0%
20.0%
0.0%
CMB SKI
Supplier
SUPPLIER DOOS
No. Supplier Prosentase Jml Kedatangan Jml NG Prosentase Penilaian
1 INTAN USTRIX 100.0% 10,780.00 - Supplier Doos Bulan Januari 2006
2 CAHAYA MULIA ABADI 100.0% 5,544.00 -
100.0% 100.0% 96.4%
3 SURYA KEMAS 96.4% 3,350.00 120.00 1
Keterangan :
Menurut prosentase kualitas supplier doos diatas, diperoleh suplier SURYA KEMAS berada di rangking 0.8
terendah. Hal-hal yang mempengaruhi penilaian terhadap supplier tersebut adalah kesalahan ukuran
% OK
0.6
material doos yang dikirim.
0.4
0.2
0
INTAN USTRIX CAHAYA MULIA ABADI SURYA KEMAS
Supplier
SUPPLIER CAT
No. Supplier Prosentase Jml Kedatangan Jml NG Prosentase Penilaian Supplier Cat Bulan Mei 206
1 INKOTE 100.0% 14.00 -
2 WARNATAMA 95.2% 21.00 1.00
3 KALIMAS PUTRA M. 0.0% - - 120.0%
100.0% 95.2%
Keterangan : 100.0%
Menurut prosentase kualitas supplier cat diatas, diperoleh suplier Warnatama Cemerlang berada
di rangking terendah. Hal-hal yang mempengaruhi penilaian terhadap supplier tersebut adalah Warna cat 80.0%
% OK
yang ada di dalam pail tidak sesuai dengan sertifikat cat yang diberikan. Sedangkan untuk Kalimas 60.0%
Putra M, selama bulan Mei tidak menyuplai naterial cat ke PT FSCM.
40.0%
20.0%
0.0%
0.0%
INKOTE WARNATAMA KALIMAS PUTRA M.
Supplier
Diketahui, Disetujui, Dibuat,
( Ka.Div.Engineering ) ( Quality Assurance ) ( Presilia)
Gambar 4.20. Raport Supplier Bulan Mei 2006.

79
4.8. Perbaikan Sistem Customer Complain

Berikut ini perbaikan yang dilakukan pada customer complain.
Tabel 4.15 Perbaikan Sistem Customer Complain.
Before After
1. Form Form Customer a. Form Customer
Complain Complain.
b. Form Bukti Permintaan
diperiksa (sebelumnya
telah dipakai pada
material warehouse).
c. Form Hasil Periksa
Customer Complain.
2. Standard Penomoran Tidak ada Ada
3. Prosedur Tidak ada Ada
4. Utilisasi Papan Customer Papan Customer
Complain yang berisi Complain yang memuat.
jenis barang, jumlah a. Jumlah Customer
barang, dan customer Complain per
yang mengajukan Customer.
complain. b. Monthly Customer
Complain.
c. Jenis, Jumlah dan nama
customer yang
mengajukan complain.
4.8.1. Standard Operation Procedure Customer Complain

Setiap perusahaan manufaktur akan menerima komplain dari customer
bila produk yang dihasilkan cacat secara kualitas. Prosedur penerimaan customer
complain PT FSCM awalnya belum jelas, terutama departemen yang menerima
kiriman produk komplain. Selama ini produk komplain dapat diterima oleh
departemen Quality Assurance, Produksi,atau PPIC secara langsung tanpa melalui
departemen Marketing. Namun saat ini prosedur tersebut mengalami perubahan,
departemen Marketing akan menjadi pintu gerbang penerimaan dan pengiriman
kembali pengganti barang komplain kepada supplier.
Departemen Marketing mengisi form Bukti Permintaan Diperiksa untuk
setiap barang komplain yang diterima kepada departemen Quality Assurance
untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut sesuai jenis cacat yang diajukan pada

80
customer complain. Prosedur Customer Complain dapat dilihat lebih detail pada
lampiran 46.
4.8.2. Form dan Work instruction Pengisian Form Customer Complain

Form yang digunakan dalam prosedur customer complain diatas ada tiga
macam yaitu:
a) Form Bukti Permintaan Diperiksa
Form ini dibuat oleh departemen Marketing kepada departemen Quality
Assurance untuk meminta departemen Quality Assurance melakukan pemeriksaan
kepada barang komplain dari customer.
b) Form Hasil Periksa Customer Complain (QA-02)
Form ini memuat hasil pemeriksaan kualitas barang komplain yang
dibuat oleh departemen Quality Assurance sebagai bukti bahwa barang komplain
telah diperiksa serta penggantian material yang diberikan. Form ini dapat dilihat
pada gambar 4.22.
PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA PLANT 4 QA-02
FORM HASIL PERIKSA BARANG COMPLAINT
CUSTOMER :
NO. BPD :
CUSTOMER KODE PENGGANTIAN MATERIAL FOH+LABOR

NO. PART NO. DISPOSISI JML KET.
COMPLAINT NO. PROD FILTER INNER SHRINK OUTER SARANG LAYER GOSOK PAINT MARK PACK
Diketahui, Dibuat,
Marketing Quality Assurance
Gambar 4.21. Form Hasil Periksa Customer Complain.
c) Form Customer Complain (QC-43)

Form ini merupakan form yang diisi oleh Quality Assurance untuk
memberikan jawaban secara resmi atas komplain yang diajukan oleh customer.

81
Form ini akan diapproved oleh Quality Control, Quality Assurance dan
Marketing. Contoh form ini dapat dilihat lebih detail pada lampiran 47.
Dalam melakukan pengisian form customer complain, staff Quality akan
dibantu dengan Work Instruction pengisian form Customer Complain yang
memuat langkah-langkah pengisian form dan jalur distribusi form ini secara intern
perusahaan. Work instruction ini dapat dilihat lebih detail pada lampiran 48.
4.8.3. Customer Complain Report

Departemen Quality Assurance, setelah memperoleh produk yang
dikomplain oleh customer dari departemen Marketing akan menguji produk
tersebut. Pengujian dilakukan untuk membuktikan kualitas produk, apakah produk
benar-benar cacat seperti yang dikomplain oleh customer atau tidak. Quality
Assurance akan mengisi form Customer Complain (dapat dilihat pada lampiran
47) sebagai jawaban atas complain yang diajukan oleh customer.
Untuk mengetahui Customer Complain Rate perusahaan setiap bulan
perlu dibuat suatu Customer Complain Report yang memuat complain per
customer terhadap sales per customer, dan prosentase customer complain setiap
bulan terhadap sales. Oleh karena itu, dibuat suatu file dalam excel yang memuat
complain dari masing-masing customer setiap bulan yang dapat dilihat lebih detail
oleh pada lampiran 49. Customer Complain per Customer dan Monthly Customer
Complain dapat dilihat lebih detail pada gambar 4.22. dan 4.23.

82
CUSTOMER COMPLAIN
MEI 2006
700
Complain Terhadap Sales Per Customer (PPM)
650 630
600
550
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50 30
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
KIA FORD UNIT ED
ANUGER INDOMO KIA IND. DIRGAP BHAKT I MEGAH PRIMA S HYUND UNICOR T OPIND SUN ARUYA
AOP JUMBO MOBIL KYMCO OSU MOT OR ADM SMASH T RACT O
AH IL BIL MOT OR UT RA E PN PM U AI IND. PM OAA MOT OR MOT OR
IND. IND. R
Oil Filter 0 0 0 0 0 0 0 630 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Fuel Filter 0 0 0 0 0 0 0 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Air Filter 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CUSTOMER
Oil Filter Fuel Filter Air Filter
Gambar 4.22. Customer Complain Mei 2006.
MONTHLY CUSTOMER COMPLAIN

1350
1300
Complain Terhadap Sales (PPM)
1250
1200
1150
1100
1050
1000
950
900
850
800
750
700
650
600
550
500
450 420
400 350
350
300
250 220
200
150
100 4000.000% 20
20 10 20
50 0
0
JANUARI FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER
OIL FILTER 1400 10 220 420 350

FUEL FILTER 20 20 0 0 20
AIR FILTER 40 0 0 0 0
2006
OIL FILTER FUEL FILTER AIR FILTER
Gambar 4.23. Monthly Customer Complain.
4.9. Analisa Data

Setelah melakukan pengolahan data, perlu dilakukan perbandingan antara
keadaan awal dan keadaan perusahaan setelah dilakukan perbaikan (analisa data).
Berikut ini merupakan analisa dari pengolahan data diatas.

83
a) Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen.

Tabel 4.16. Perbandingan Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen.
Before After Advantages
1.Prosedur distribusi Dokumen yang a.Lebih mudah untuk
dokumen masih didistribusikan diberi mengidentifikasi
sederhana tanpa stempel controlled copy dokumen yang
menggunakan dan ada bukti serah terkontrol dan tidak
controlled copy dan terima dokumen. terkontrol distribusinya.
bukti serah terima b. Lebih mudah untuk
dokumen. memonitoring dan
mengidentifikasi
penerima distribusi
dokumen.
2.Belum memiliki Telah dibuat SOP a.Prosedur Distribusi dan
Standard Operation Distribusi dan Kontrol Kontrol Dokumen
Procedure. Dokumen. menjadi lebih jelas.
b.Dapat dijadikan
dokumen pedoman
untuk melakukan
training pada karyawan
baru.
3.Belum memiliki Telah dibuat standard a.Penomoran dokumen
standard penomoran penomoran dokumen menjadi lebih teratur
dokumen. yang baku. dan seragam.
b.Lebih mudah dalam
mengidentifikasi dan
menyimpan dokumen.
4.Belum memiliki Daftar Telah dibuat Daftar a. Mempermudah
Induk Dokumen. Induk Dokumen. pemberian nomor
dokumen secara
berurutan.
b.Mempermudah untuk
mengidentifikasi
dokumen dan status
revisi dokumen.
b) Standard Operation Procedure, Work Instruction, Standard, dan Form.

Tabel 4.17. Perbandingan SOP, WI, Standard, dan Form.
1. SOP, WI, Standard, SOP, WI, Standard, dan Dokumen sesuai dengan
dan Form sebagian Form (khususnya divisi kondisi actual di
besar telah out of date QA) sesuai dengan lapangan, sehingga dapat
(tidak sesuai actual di kondisi actual di berfungsi sebagaimana
lapangan). lapangan saat ini. mestinya.

84
Tabel 4.17. Perbandingan SOP, WI, Standard, dan Form (sambungan).

2. SOP, WI, Standard, Dokumen SOP,WI, a.Aktivitas rutin di
dan Form perlu Standard, dan Form lapangan telah
dilengkapi lagi. menjadi lebih lengkap didokumentasikan,
(lihat bab pengolahan sehingga ada suatu
data). aturan tertulis yang
harus diikuti
b. Prosedur untuk setiap
aktivitas lebih
terstruktur.
c) Problem Sheet atau Non Conforming Report.

Tabel 4.18. Perbandingan Problem sheet/NCR.
1.Belum memiliki Ada prosedur yang jelas Prosedur pembuatan dan
prosedur yang jelas dalam menerbitkan NCR. penerbitan NCR menjadi
dalam menerbitkan lebih jelas, seperti NCR
NCR. baru akan terbit bila
ditemukan penyimpangan
pada lantai produksi.
2.Belum ada standard Ada Standard Penomoran Penomoran form NCR
penomoran form NCR form NCR yang baku. menjadi lebih seragam.
yang baku.
3.Format form NCR sudah Format form NCR telah a. Form dapat digunakan
tidak sesuai dengan diperbaiki, sehingga telah oleh semua departemen
kondisi actual sesuai dengan kondisi yang menemukan
perusahaan. actual. penyimpangan.
b. Form tersebut memuat
respon dan rencana
improvement dari
departemen yang
bersangkutan.
4.NCR belum NCR akan diutilisasikan Jika NCR diutilisasikan
diutilisasikan dengan dengan baik melalui: dengan baik maka secara
baik. a. Membuat pie chart umum dapat menurunkan
NCR untuk setiap reject produksi.
departemen. NCRÎParetoÎTop
b. Membuat top problem ProblemÎSolusiÎ
bulanan. Penurunan Reject
c. Mengadakan Produksi.
pembahasan NCR
dengan departemen
lain (mingguan).

85
d) Penyusunan Supplier Quality Manual.

Tabel 4.19. Penyusunan Supplier Quality Manual.
1. Tidak memiliki Ada standard lot untuk a. Lot kedatangan
standard lot material. material packing dan material menjadi lebih
inner box. seragam.
b. Lebih mudah dalam
handling dan
penyimpanan material
dalam warehouse.
c. Mempermudah
distribusi material ke
lantai produksi.
2. Tidak memiliki data Ada spesifikasi untuk a. Perusahaan memiliki
spesifikasi material. material cat dan lem. referensi untuk mencari
supplier baru.
b. Perusahaan memiliki
standard spesifikasi
material yang dapat
digunakan dalam
proses produksi.
3. Sistem incoming a. Ada standard a. Jumlah sampling yang
inspection tidak sesuai pengambilan sampling. diambil untuk setiap
dengan kondisi actual b. Dokumen penunjang kedatangan material
saat ini. incoming inspection lebih jelas.
lebih sesuai dan efektif b. Bilangan penerimaan
untuk digunakaan saat dan penolakan material
ini. lebih jelas.
c. Incoming inspection
dapat dilakukan lebih
efektif dan efisien.
4. Tidak memiliki data- Saat ini masih dalam Perusahaan dapat
data supplier seperti tahap mengumpulkan mengetahui kemampuan
company profile, data supplier. supplier dalam
checksheet, drawing memenuhi permintaan
(khusus packing), dan material baik dari segi
daftar QC pass dari kualitas maupun
supplier. kuantitas.

86
Tabel 4.19. Penyusunan Supplier Quality Manual (Sambungan).

5. Hasil incoming a. Hasil incoming a. Perusahaan dapat
inspection belum inspection telah menilai eksistensi
diutilisasikan dengan diutilisasikan dengan supplier dalam
baik. membuat report menjaga kualitas
supplier. material.
b. Report supplier b. Supplier dapat lebih
dipasang pada papan terdorong untuk
incoming yang terletak mempertahankan dan
didekat pintu material meningkatkan kualitas
warehouse sehingga materialnya.
dapat dengan mudah
dilihat oleh supplier.
e) Customer Complain.
Tabel 5.5. Perbandingan Customer Complain.
1. Belum memiliki Ada prosedur yang jelas a. Prosedur penerimaan,
prosedur customer dalam menerima, pemeriksaan, dan
complain. memeriksa, dan membuat menjawab customer
jawaban customer complain menjadi lebih
complain (dalam form jelas.
customer complain). b.Dapat dijadikan dokumen
pedoman untuk
melakukan training pada
karyawan baru.
2. Belum memiliki Ada standard penomoran Penomoran form customer
standard penomoran form customer complain. complain menjadi lebih
form customer seragam.
complain.
3. Hasil laporan a. Hasil laporan customer a. Perusahaan dapat
customer complain complain telah diolah mengetahui tingkat
belum diutilisasikan menjadi data complain customer complain yang
dengan baik. setiap customer yang diterima.
diterima dalam satu b. Dapat mendorong
bulan dan data complain karyawan untuk
total setiap bulan dalam menghasilkan produk
satu tahun. dengan kualitas yang
b. Data tersebut dipasang baik untuk menurunkan
pada papan customer complain.
complain pada
warehouse finish goods.

87

Data Penerimaan - Chapter1 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Data Penerimaan - Chapter1 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

4.

4.1. Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

Gambar 4.1. Prosedur Distribusi Dokumen Awal di Perusahaan.

Universitas Kristen Petra

- AAA diganti dengan nomor urut dokumen 1, 2, 3, dan seterusnya.

4.1.2. Perbaikan Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

4.1.2.1.Pembuatan Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen.

Universitas Kristen Petra

merupakan revisi dari dokumen yang sebelumnya, maka departemen yang

FORM PERMOHONAN REVISI DOKUMEN

4. Dari Revisi Ke Revisi

5. Tgl Efektif Tgl Efektif

6. Bagian yang Mengalami Perubahan

Disetujui Diketahui Dibuat

Nama : Nama : Nama :

Departemen Quality Assurance akan mendistribusikan dokumen kepada

Universitas Kristen Petra

STANDART OPERATION PROCEDURE Standar : FSCM-9001 : 2000

Tanda tangan pada

Gambar 4.3. Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen

Universitas Kristen Petra

4.1.2.2. Pembuatan Standar Penomoran Dokumen yang baku.

2. JUKLAK PENOMORAN DOKUMEN

NOMOR URUT DOKUMEN

Gambar 4.4. Standar Penomoran Dokumen

4.1.2.3. Pembuatan Daftar Induk Dokumen.

Universitas Kristen Petra

Universitas Kristen Petra

Tabel 4.1. Pembuatan Daftar Distribusi dan Penarikan Dokumen (sambungan).

Berikut ini merupakan contoh form distribusi dan penarikan dokumen

DAFTAR DISTRIBUSI PROCEDURE, SPESIFIKASI, STANDARD, DAN DRAWING

NO. TGL. DIST DOKUMEN NAMA T. TANGAN

Gambar 4.5. Form Distribusi Dokumen

DAFTAR PENARIKAN PROCEDURE, SPESIFIKASI, STANDARD, DAN DRAWING

NO. TGL. TARIK DOKUMEN YANG DITARIK NAMA T. TANGAN

Gambar 4.6. Form Penarikan Dokumen

Universitas Kristen Petra

4.2.2. Standard Operation Procedure (SOP)

Universitas Kristen Petra

Tabel 4.2. Prosedur (SOP) Lama, Revisi, dan Baru

4.2.2.1. Standard Operation Procedure Penanganan Barang Cacat

Universitas Kristen Petra

4.2.2.2. Standard Operation Procedure Penanganan Komplain kepada Supplier

FORM PEMBERITAHUAN COMPLAINT KE SUPPLIER

Purchase Quality Assurance

Gambar 4.7. Form Pemberitahuan Komplain

4.2.2.3. Standard Operation Procedure Permintaan Pembelian Kontan

Universitas Kristen Petra

setiap departemen dalam perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian

4.2.3. Good and Bad Standard

Universitas Kristen Petra

Universitas Kristen Petra

Standart : FSCM - 9001 : 2000

2. PROSEDUR PENGISIAN PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS

Bahan tidak boleh berkarat, baret dan keriput

Production Engineering Quality

Gambar 4.8. Work Instruction Visual Kontrol Kualitas/Good and Bad

Universitas Kristen Petra

4.2.4. Standard Penomoran

Universitas Kristen Petra

4.2.4.1. Standard Penomoran Sample Desain Inner Box

4.2.4.2. Standard Penomoran Alat Ukur

Universitas Kristen Petra