UJIAN KULIAH KERJA

Jember, 5 November 2012

IMPLEMENTASI AUDIT DAN PENDOKUMENTASIAN FILE AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DI PT. CAMPINA ICE CREAM INDUSTRY SURABAYA
Oleh POPPY NAZMI CHRISTANTI NIM 091710101084 Dosen Pembimbing KK Dr. BAMBANG HERRY PURNOMO, S.TP., M.Si

JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS JEMBER 2012

BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Persaingan industri makin pesat dlm skala nasional dan internasional Strategi persaingan dg kompetitor yaitu persyaratan mutu dan standar internasional, shg MENANG KEPUASAN KONSUMEN

STRATEGI

PT Campina Ice Cream Indsutry, berupaya menghasilkan produk berkualitas sesuai dg Standar mutu dg penerapan TQM mengacu pada (SNI 01-3713-1995 dan ISO 9001:2008)
Perlu mengetahui implementasi audit dan pendokumentasian file assessment manajemen mutu ISO 9001 : 2008 di perusahaan tsb.

BAB 1. PENDAHULUAN
1.2 Tujuan 1.2.1 Tujuan Umum

1.2.2 Tujuan Khusus Prosedur memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2008 Implementasi audit sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 di perusahaan Cara pendokumentasian terstruktur file audit sistem manajemen mutu yg dilakukan oleh perusahaan

Pemahaman praktek dan konsep TQM di PT. Campina Ice Cream Industry.
Pengetahuan mengenai SMM di perusahaan PT. Campina Ice Cream Industry. Wawasan ttg kondisi penerapan SMM dlm industri berskala nasional Mental dalam dunia kerja

BAB 1. PENDAHULUAN
1.3 Manfaat Mahasiswa :
Pengetahuan, pengalaman, wawasan dlm implementasi audit & pendokumentasian file audit SMM ISO 9001:2008

Perusahaan : masukan & sharing

ilmu kpd mahasiswa

FTP : dpt terjalin kerja sama yg

baik antara instansi pnddkn dg perusahaan

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Standar, Standarisasi, dan Sertifikasi Mutu
Standardisasi mutu
spesifikasi teknis yg dibuat bersama dari hasil konsensus yg implementasinya kontinyu.

Standar mutu
adl paduan sifat2 barang/jasa & sistem manajemennya yg sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Sertifikasi mutu

rangkaian kegiatan utk memberikan pengakuan formal kepada pelaku dg penerbitan sertifikat Dirangkum dokumen yg telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan * Sbg tolok ukur mutu *conformance berupa pengakuan (Deptan RI, 2004) produk sertifikasi

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

SMM Kesatuan bbg komponen (prosedur, struktur org, kebijakan,dsb) utk mllkukan aktivitas yg mempengaruhi mutu produk&playanan yg dihasilkan.

Standar SMM ISO 9001 Dikeluarkan oleh International Organization for Standardization, sbg jaminan konsistensi & kualitas suatu industri.
*berisi persyaratan2 yg harus dipenuhi oleh orgnisasi.

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Komitmen dr Top Manajemen Membentuk Koord. ISO Mempelajari standar & kebutuhan ISO Pelatihan ISO semua staf Tinjauan ulang manajmn thdp hal2 pemenuhan syarat Identifikasi pelaksanaan yg ditulis dlm dokumen level

Memilih Lembaga Sertifikasi yg sesuai kebutuhan & bonafid Audit Utama

Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 (Gasperz, 1997)

LULUS dr auditor

Implementasi sistem 3-6bln

Audit Internal dr Tim ISO

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

Keterkaitan erat Perusahaan yg berISO 9000 bersamaan menerapkan prinsip TQM Meningkatkan komitmen, koordinasi, & tggjwb manajmen TQM : pendekatan mutu yg melebihi ISO 9000

Hub.TQM dg ISO 9000

BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN

3.2 Metode Pelaksanaan

3.1 Tempat dan Waktu Kegiatan

3.1.1 Tempat Kegiatan Di PT. Campina Ice Cream Industry, Rungkut Surabaya 3.1.2 Waktu Kegiatan Mulai 2 31 Juli 2012 dan briefing awal tanggal 29 Juni 2012.

3.2.1 Studi Lapang a. Observasi (pengamatan lgsg obyek di bbrp departmen dan cara pendokumentasian file audit ISO 9001: 2008) b. Interview Document controlller di Departement QS (Quality System) dan Kepala QS c. Orientasi Ikut serta belajar dalam pendokumentasian file audit SMM 3.2.2 Studi Pustaka Mempelajari literatur dan dokumen yg berhubungan dg topik, seperti: MM, SOP, WI, Form form

BAB 4. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Sejarah Singkat
PT. Campina Ice Cream Industry didirikan 22 Juli 1972 oleh Darmo Hadi Pranoto dan istri dengan nama CV. Pranoto.Perusahaan ini berstatus PMDN. Pd 1994 bergabung dg PT.Ultra Jaya & mengganti nama menjadi yg skrg.

Struktur organisasi
Tipe Garis, dg pembagian wewenang dr atasan-workers
Pemasaran Indonesia Produk: seluruh

Tenaga Kerja 500 org 1.Status pekerja (tetap & tdk tetap) 2.Waktu Kerja (shift & non-shift)

Produknya berdasarkan mesin; -Ria&Rollo : es stick -Horn&illig : es cup -Hoyer : Bazooka & Heart

BAB 5. PEMBAHASAN
5.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Campina

Mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 Maret 2011 Campina harus memenuhi 8 Klausul SMM ISO 9001:2008
1. 2.

3.
4. 5. 6.

7.
8.

Ruang Lingkup Acuan Normatif Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggung Jawab Manajemen Manajemen / Pengelolaan Sumberdaya Realisasi Produk Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

SERTIFIKAT ISO 9001:2008 di Campina

Masa berlaku

3 tahun
Auditor eksternal, tiap 6 bln

Surveillence Audit

Memperpanjang sertifikat

Re-audit oleh tim auditor

5.2 Upaya Memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008

Gimana yaa???

Persiapan (Prepare)
TAHAPAN CQMS (Campina Quality Management System)
Membuat Quality Policy Membuat QSHE Membuat Quality Objective

Membuat Quality PlaN Quality System Dept. Dokumen ttg kriteria membantu dalam mutu tiap kegiatan & membuat Business Kebijakan2 sbg acuan, uji yg dilakukan QC Process Map, target market,&langkah Kebijakan K3 pengembangan org. Tujuan BPM Membuat KPI Kebijakan mutu, Visimengetahui hub. Slruh (Key Performance Misi yg mengutamakan dept. mulai dari Kepuasan Konsumen Indicator) identifikasi keinginan Sbg sasaran mutu Kebijakn Mutu tidak pelanggan hgg dihasilkan hanya menjadi utk mencapai Finished Good & pajangan tp hrs suatu memenuhi kepuasan target/standart yg dilaksanakan sluruh pelanggan elemen perusahaan dihitung dlm prosentase.

Persiapan (Prepare)
TAHAPAN CQMS (Campina Quality Management System) Dokumentasi

PRE - AUDIT
Komitmen dr Top Manajemen

Membentuk Koord. Tim ISO (Dept.QS)

Mempelajari standar & kebutuhan ISO. Slruh elemen hrs paham & menerapakn SMM ISO Pelatihan ISO scr periodik dismua level karyawan (HRD) Tinjauan awal manajmn thdp hal2 pemenuhan syarat. (pendokumentasian & dilapang)) Implementasi sekurangkurangya 3bln Audit Internal dr Tim ISO

Memilih Lembaga Sertifikasi yg sesuai kebutuhan & bonafid

Audit Utama

MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)

1. Kegiatan Audit Lapang Opening : seluruh manajemen perusahan, Tim ISO, Auditor Pengumpulan bukti di lapang, shg didapatkan fakta audit Closing Pelaporan hasil audit Penjelasan tindak lanjut koreksi

MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)

Tinjau Dokumen dan implementasi di lapang Jk ada temuan audit finding MAJOR, hrs diperbaiki dan dilakukan re-audit/ audit ulang

MEAN AUDIT (AUDIT UTAMA)

2. Penyerahan Sertifikat ISO 9001:2008 Auditor memberikan sertifikat 2mggu-1bln Jika perusahaan memenuhi 2 syarat wajib: *min.3bln penerapan SMM *Lulus audit sertifikasi

SUREVEILLANCE AUDIT
Dilakukan periodik 612bln oleh Auditor Eksternal BVQI (Bureau Veritas Quality Improvement) hgg masa berlaku sertifikat ISO 9001 : 2008 berakhir yakni 3 tahun. 2stage audit: Dokumentasi & Penerapan di Lapang

JENIS TEMUAN KETIDAKSESUAIAN

Mayor tidak melakukan atau menerapkan standar ISO 9001 : 2008 tanpa alasan SOP ada tetapi tidak dilakukan sama sekali Minor tidak konsisten atau kontinyu Observasi Auditor hanya memberikan saran atau masukan saja terkait temuan audit di lapang.

5.3 Pendokumentasian File Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
Sistem Pengkodean Dokumen - 4 Level dokumen
A.X. B. C. D. E

- Ket: A : jenis/level dok. X : Institusi/perusahaan/lembaga B : nama dept. yg mengeluarkan dok. C : Nomor urut SOP (misal : 02, 03, dst) D : Nomor urut WI yang menjelaskan urutan dokumen E : Nomor urut formulir yang menjelaskan urutan dokumen

Pengesahan Dokumen
disusun oleh Document Controller (DC) direview oleh Management Representative (MR) dan disetujui oleh pejabat berwenang Disetujui 1bln sjk dikeluarkan Cetak ulang >1bln bln disetujui Pengecualian..!! (disusun MR dan disahkan MC)
- SOP.CMPI.MGT.02 : Pengendalian Dokumen, Data, dan Catatan Mutu - SOP.CMPI.MGT.03 : Correction, Corrective, dan Preventive Action - SOP.CMPI.MGT.04 : Identifikasi Produk dan Kemampuan Telusur

Pengontrolan Dokumen
Dokumen Master dan Terkontrol
Master dok.asli + stempel MASTER dipojok kanan atas + ttd pnyusun + pemeriksa + pengesah Terkontrolcopyfile dok.master + watermark TERKONTROL

Pengetikan dan Perubahan Dokumen

Oleh DC, mengacu SOP dan ada pengisian form permintaan perubahan

Pengontrolan Dokumen
Updating Dokumen

Verifikasi dok. tiap 3bln oleh DC dan department terkait mengecek kesesuaian penggunaan dokumen di lapang dengan dokumen master. Tak sesuai DC menarik & mengganti dok.update

Pemusanahan Dokumen

Pemusanahan Dokumen (cont..)

Pemusanahan Dokumen

Dokumen OBSOLETE yang akan Dimusnahkan

DC menyimpan 1 dok. OBSOLETE sebagai arsip & dicap DIMUSNAHKAN maks. 3bln sejak dicap revisi update

Pemusnahan Dokumen dengan Paper Shredder

Dokumen yg sudah dimusbahkan

5.4 Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008

All Dept.
a.

b.

Klausul 5.4.1sasaran dept.kegiatan2, pencapaian program,dll klausul 4.2.3 dan 4.2.4 Pengendalian doc. & record

1. R&D Sllu melakukan inovasi produk utk memenuhi permintaan konsumen ). Ex: Luve Litee (vegan)

2. QS Mengendalikan dokumen internal perusahaan (4 level dok.)

5.4 Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008

3. QC : pengendalian mutu produk scr menyeluruh.

4. HRD : pngelolaan SDM optimal 5. Plant Control : personel tim audit internal prusahaan per 6bln, pelaksana Klausul 8.2.2 audit internal 6. Logistik : pemeliharaan produk, penyimpanan bb &produk jd klausul 7.5.5. menerapkan sistem FIFO dan FEFO.

BAB 6. PENUTUP
Kesimpulan
1. SMM ISO 9001:2008 mrp kesatuan komponen (prosedur, kebijakan 2.

3.

4.

5.

mutu, quality plan, struktur org,dll) PT Campina Ice Cream Industry dalam upaya memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 melalui 3 tahap : persiapan (tahapan CQMS), pre-audit, dan mean audit. Cara pendokumentasian file audit sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 terdiri dari 4 level dokumen yaitu : Manual Mutu, Prosedur (SOP), Instruksi (Working Instruction), Form form Sistem pengkodean dokumen mengacu pada kebijakan perusahaan berdasarkan kemudahan memahami dan mengendalikan dokumen tersebut yang semuanya dikendalikan oleh Document Controller (DC). Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 diterapkan diseluruh tingkatan karyawan dan department.