Dokumen Halaman

Prosedur
QP-MRS-00-01 1/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

Daftar Isi

1. Tujuan
2. Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab
3. Referensi dan Definisi
4. Pelaksanaan
5. Dokumen Penunjang
6. Penyimpanan Dokumen
7. Status Perubahan

Distribusi (Penerima Dokumen)

Nama / Divisi Tanggal Tanda Tangan

President Commissioner 29.04.2009

President Director 29.04.2009

Management Representative 29.04.2009

Marketing Director 29.04.2009

Program Director 29.04.2009

Operational Director 29.04.2009

Corporate & Business Develp. Director 29.04.2009

Finance Director 29.04.2009

BM LP3I Kramat 29.04.2009

Head of Departments of LP3l Kramat 29.04.2009

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Didistribusi oleh

Wiwiet PRIHATMADJI Isral Nurdin M.B.A Nina Astuty

Management Representative President Director Staff ISO
Tanggal : 23-04-2009 Tanggal : 29-04-2009 Tanggal : 29-04-2009

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE

 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 2/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

1. Tujuan
Prosedur ini menjelaskan aturan mengenai pembuatan, pemeriksaan,
persetujuan, pedistribusian suatu dokumen mutu, termasuk bentuk dan
strukturnya. Prosedur ini memberikan contoh pembuatan prosedur, yang yang
sama ketentuannya untuk pembuatan dokumen mutu yang lain (instruksi
kerja,dll).

2. Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab

Management Representative dan setiap personil yang ditugaskan untuk
pembuatan, pemeriksaan, dan pedistribusian dokumen mutu bertanggung jawab
atas penerapan prosedur ini. Prosedur ini berlaku bagi semua bagian dalam
perusahaan.

3. Definisi dan Referensi

Standard ISO 9001:2008 pasal 4.2.3.

Prosedur adalah dokumen internal yang mengatur setiap proses dalam suatu
bagian atau antarbagian, termasuk setiap proses yang berhubungan dengan
pelanggan atau pemasok.

Prosedur hanya dapat diperbanyak atas persetujuan Management Representative

untuk didistribusikan kepada setiap pemakai yang memerlukannya. Akan tetapi,
prosedur tidak dapat didistribusikan kepada personil diluar perusahaan, terkecuali
disetujui oleh pimpinan perusahaan.

Sebuah prosedur didukung oleh dokumen pendukung yang lain, seperti instruksi
kerja, instruksi inspeksi/pengujian, checklist, formulir, yang merupakan dokumen
input dan output dari suatu bagian proses dalam prosedur.

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE

 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 3/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

4. Pelaksanaan

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE

 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 4/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

4.1 Membuat atau Merubah Dokumen

Bentuk dan struktur prosedur meliputi semua karkateristik dokumen (format,
jenis dan besar tulisan), yang berlaku bagi pembuatan dan perubahan suatu
prosedur seperti penjelasan di bawah ini:

4.1.1 Struktur Prosedur (contoh dokumen)

Struktur suatu prosedur meliputi:

1. Tujuan
Uraian singkat tujuan prosedur

2. Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab

Menentukan ruang lingkup prosedur dengan jelas

3. Definisi dan Tanggung Jawab

Menjelaskan istilah-istilah penting yang dipakai di dalam
prosedur

4. Pelaksanaan
Diagram alir menjelaskan setiap langkah pelaksanaan prosedur

5. Dokumen penunjang
Mencatat semua dokumen yang ada kaitannya dengan prosedur

6. Penyimpanan Dokumen
Mencatat wewenang dan tempat simpan dokumen

7. Status Perubahan
Mendokumentasikan setiap perubahan prosedur

4.2 Mengidentifikasi dan/atau Mengaktualisasi Dokumen

Setiap prosedur terdiri dari header dan/atau footer yang bentuknya selalu
sama, berisikan:

 Nama/Logo Perusahaan;
 Nama Prosedur/Instruksi Kerja/Standard/Formulir, dst;
 Identitas (nama file);
 Halaman X dari Y;
 Tanggal Terbit (versi aktual);
 Revisi 0, 1, 2 ...(versi aktual).

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE

 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 5/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

4.2.1 Menetapkan kodefikasi Dokumen

Management Representative menerbitkan kode/nomor pada dokumen
(kodefikasi), seperti dijelaskan keterangan di bawah ini:

Sistem Identifikasi Dokumen

 Sistem identifikasi dokumen dimaksudkan untuk menyeragamkan identitas dokumen di

LP3I College dan diterapkan untuk semua prosedur dan formulir yang berhubungan
dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
 Penerbit dokumen harus memastikan identitas dokumen sesuai dengan aturan
penomoran di bawah ini :

Jenis Dokumen Level Identifikasi Nomor

NAMA DOKUMEN AB-CDE-FG-HI
Pedoman Mutu I QM-MRS-00-01
Petunjuk Umum Perusahaan I PP-TIM-00-HI
Prosedur Mutu II QP-MRS-00-HI
Standard Operational Procedure II SP-TIM-00-HI

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE

 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 6/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

Petunjuk Teknis III PT-TIM-00-HI

Pedoman Program III IK-PRO-00-HI
Insruksi Kerja III IK-CDE-00-HI
Formulir IV FR-CDE-00-HI

Keterangan :
AB : Kode Dokumen FG: Kode Kantor Pusat/Cabang
CDE : Kode Direktorat/Departemen HI : Nomor Urut Dokumen

Kode Nama Direktorat/Departemen Kode Nama

Direktorat/Departemen
PDR President Director MRS Magement Representative
PRO Program EDU Education
MKT Marketing COD Corporate Department
CBD Corporate & Business HRD Human Resources
Development Department
OPR Operational PRD Public Relation Dept
FIN Finance CLD Corporate Legal Dept
ACC Accuntantcy EPD External Partnership Dept
KBK Koordinator Bidang Keahlian CPD Cooperation & Placement
Dept
R&D Research & Development FRD Franchise Department
LIT Literaturate GAD General Affairs
Department
SK Secretary IT Information Technology
PR Public relation KA Accountance
ComputeriZe
MG Office Management & Business MK Markting Business
Administration Communication
LG Language CM Computer

Contoh : QP-MRS-00-01
Artinya : Prosedur Mutu dari Wakil Manajemen LP3I College (Kantor Pusat) dengan
Nomor Prosedur ke 1

IK-EDU-02-03
Artinya: Instruksi kerja dari Bagian Pendidikan LP3I Kramat (kode cabang 02)
dengan Nomor Instruksi Kerja 3

4.3 Memeriksa dan Mengesahkan Dokumen

Dokumen diperiksa dan disetujui atas koordinasi semua pihak yang terlibat,
antara lain: kepala departemen, kepala bagian, dan management
representative. Dokumen didistibusikan setelah disahkan atau
ditandatangani oleh pimpinan perusahaan. Bila disetujui, lanjut ke langkah
4.4, bila ditolak, kembali ke langkah 4.1.

4.4 Membubuhkan Tanda (Dokumen Terkendali)

Management Representative menyimpan Document Internal asli yang telah
disetujui berupa cetakan yang berwarna dan tidak diberi tanda (stempel)
 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE
 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 7/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

"MASTER DOCUMENT“. Dokumen yang di copy diberi stempel

„CONTROLLED DOCUMENT“. Dokumen yang sudah direvisi yang
seharusnya dimusnahkan, tetapi masih diperlukan harus diberi tanda
kadaluarsa dengan stempel „EXPIRED DOCUMENT“

MASTER
COLLEGE DOCUME
NT
CONTROLLED
COLLEGE
DOCUME
NT
DATE COPIES NO/ INITIALS

EXPIRED
COLLEGE
DOCUME
NT
4.5 Menerbitkan dan Mendistribusikan Dokumen
Semua dokumen yang telah ditandatangai dan diberikan tanda (stempel)
dapat diterbitkan untuk didistribusikan kepada setiap pemakai yang
memerlukannya. Secara sentral management representative menyimpan
dokumen yang asli.

4.6 Menarik Dokumen yang Tidak Berlaku

Bila dokumen direvisi, dokumen yang tidak berlaku lagi ditarik dan
disingkirkan untuk dimusnahkan.

4.7 Mendistribusikan Dokumen

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE
 Dokumen Halaman
Prosedur
QP-MRS-00-01 8/8
Tanggal Revisi
Pembuatan Dokumen
COLLEGE 29-04-2009 1

Setiap dokumen yang telah disetujui distribusikan kepada personil yang

memerlukan dokumen tersebut. Penerima memberikan tanda bukti
penerimaan, bersamaan dengan itu, dokumen yang tidak berlaku lagi ditarik
untuk disingkirkan.

5. Dokumen Penunjang
FR- MRS-00-06 Daftar Penyimpanan Dokumen Eksternal
FR- MRS-00-05 Daftar Penyimpanan Dokumen Internal

6. Penyimpanan Dokumen
Dokumen disimpan sedemikian rupa sehingga personil dapat
mengaksesnya tanpa halangan. Bila dokumen dibutuhkan di tempat kerja,
maka ia harus disimpan di tempat tersebut. Semua dokumen asli disimpan
oleh management representative dalam satu ordner pusat.

7. Status Perubahan
Setiap perubahan dokumen ini mengikuti aturan yang sama seperti
pembuatannya. Setiap dokumen yang direvisi diberikan tanda versi terbaru
(0, 1, 2...), termasuk aktualisasi daftar dokumen FR-MRS-00-03. Setiap
perubahan dicatat dalam tabel di bawah ini dengan penjelasan singkat.

Hal.
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Dibuat Disetujui Didistribusi
ke
ISO 9001:2000 menjadi ISO
1 29-04-09 1-5 9001:2008 QMR Presdir Staff ISO

 2008 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO 9001:2008 LP3I COLLEGE