4.

PENGOLAHAN DATA

4.1. Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

4.1.1. Kondisi Awal Perusahaan
Perusahaan awalnya telah memiliki metode sederhana untuk
mendistribusikan dokumen pada bagian produksi saat diperlukan. Dalam metode
tersebut, yang didistribusikan hanya dokumen yang diperuntukkan di lantai
produksi secara langsung saja, adapun dokumen yang didistribusikan antara lain:
Standar dimensi atau ukuran komponen baik yang diletakkan pada mesin
maupun untuk pedoman kepala line dan QC untuk melakukan pemeriksaan.
Standar keranjang (standar jumlah lot komponen per keranjang).
Spesifikasi produk
Dokumen NonConforming Report tertentu saja (misalnya berkaitan dengan
penggantian material reject).
Metode distribusi yang digunakan masih kurang sempurna. Berikut ini
adalah prosedur distribusi dokumen saat itu dalam bentuk flow process.

QA membubuhkan
Start Dokumen tanda tangan pada Copy Distribusi
dokumen

End

Gambar 4.1. Prosedur Distribusi Dokumen Awal di Perusahaan.

Prosedur distribusi dokumen diatas memiliki beberapa kelemahan antara
lain:
a) Belum ada bukti serah terima dokumen. Selama ini distribusi dokumen
dilakukan dengan menyerahkan dokumen secara langsung tanpa ada bukti
serah terima dokumen.
b) Dokumen tidak terkontrol. Departemen Quality Assurance belum memberikan
tanda untuk mengidentifikasi dokumen yang telah terkontrol. Selain itu,
distribusi dokumen baru tidak diikuti dengan penarikan dokumen sehingga
35
Universitas Kristen Petra
 36

satu orang dapat memiliki dokumen yang sama dengan isi yang berbeda. Hal
ini akan sangat fatal akibatnya bila terjadi pada spesifikasi produk, karena
dapat meningkatkan reject. Spesifikasi produk merupakan dokumen yang
berperan penting dalam proses produksi di perusahaan.
c) Sulit untuk memonitoring dan mengidentifikasi penerima distribusi. Belum
adanya bukti serah terima menjadi kendala untuk memonitor dan
mengidentifikasi siapa saja yang telah memperoleh distribusi dokumen baru
dan siapa saja yang belum sehingga distribusi dokumen tidak merata. Hal ini
akan fatal akibatnya bila terjadi pada dokumen spesifikasi produk, karena
dapat meningkatkan reject.
d) Belum ada suatu standar penomoran dokumen yang baku. Perusahaan belum
memiliki standar penomoran yang baku sehingga terdapat ketidakseragaman
penomoran dokumen pada masing-masing departemen. Adapun 4 (empat)
jenis penomoran lama pada dokumen yang digunakan antara lain:
QM-XXX-YYY-ZZZ-A.BB
QM-XXX-YYY-ZZZ-AAA
YYY-ZZZ-A.BB
YYY-ZZZ-AAA
Dimana pengertian untuk masing-masing kode penomoran adalah:
- QM adalah kependekan dari Quality Management.
- XXX diganti dengan kependekan nama perusahaan.
- YYY diganti dengan kependekan nama masing-masing departemen
seperti Quality Assurance (QAD), PPIC (PPC), Purchasing (PUR),
Produksi line Presshop (FPC), Produksi line Assembly (FAS), dan
Warehouse (WHD).
- ZZZ diganti dengan kependekan dari jenis dokumen yang diberi
nomor seperti Structure Organization (STC), Quality Objective
(QOB), Job Description (JOB), Flowcharts (FLC), Quality Plan
(QPL), Spesifikasi (SPC), Prosedur (PCD), Work instruction (WIN),
dan Standard (STD).
- A.BB diganti dengan nomor urut dokumen seperti 1.01, 2.01, dan
seterusnya

Universitas Kristen Petra

 37

- AAA diganti dengan nomor urut dokumen 1, 2, 3, dan seterusnya.

4.1.2. Perbaikan Sistem Distribusi dan Kontrol Dokumen

Saat ini, aktivitas distribusi dan kontrol dokumen dilakukan pada
beberapa dokumen penting antara lain:
Standard Operation Procedure
Work Instruction
Standard
Spesifikasi Produk
Drawing
Menurut beberapa kelemahan yang ada pada sistem distribusi dan
kontrol dokumen di perusahaan, perlu dilakukan beberapa perbaikan untuk
mengatasi kelemahan yang ada. Langkah perbaikan yang dilakukan yaitu:

4.1.2.1.Pembuatan Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen.

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk memperbaiki Sistem
Distribusi dan Kontrol Dokumen adalah membuat dan menetapkan prosedur
untuk distribusi dan kontrol dokumen internal perusahaan. Hal ini dilakukan
karena perusahaan belum memiliki prosedur yang baku dalam mendistribusikan
dan mengontrol dokumen yang terbit.
Menurut data yang dikumpulkan, baik dari referensi buku maupun
kondisi nyata di perusahaan serta masukan dari staff perusahaan akan dibuat suatu
sistem yang terpusat (sentralisasi) dalam mendistribusi dan mengontrol dokumen.
Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengendalian dokumen yang terbit dan
tidak mengganggu aktivitas rutin dari masing-masing departemen. Departemen
Quality Assurance (bagian dokumen kontrol) akan memegang dan bertanggung
jawab untuk mendokumentasikan, mendistribusikan dan mengontrol setiap
dokumen yang terbit.
Seluruh dokumen yang dibuat oleh masing-masing departemen
diserahkan kepada departemen Quality Assurance setelah disahkan oleh pihak
yang berwenang pada masing-masing departemen. Dokumen tersebut dibagi
menjadi dua macam, dokumen baru dan dokumen revisi, jika dokumen

Universitas Kristen Petra

 38

merupakan revisi dari dokumen yang sebelumnya, maka departemen yang

membuat akan menyerahkan dokumen revisi beserta dengan Form Permohonan
Revisi Dokumen seperti berikut ini.
PT FSCM MANUFACTURING INDONESIA QA-04
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION REV : 0
KRIAN - SIDOARJO

FORM PERMOHONAN REVISI DOKUMEN

1. Jenis Dokumen yang direvisi
Standard Operation Procedure Lain-lain
Working Instruction
2. Nama Dokumen

3. Nomor Dokumen

4. Dari Revisi Ke Revisi

5. Tgl Efektif Tgl Efektif

6. Bagian yang Mengalami Perubahan

7. Alasan Revisi

Disetujui Diketahui Dibuat

Nama : Nama : Nama :

Gambar 4.2. Form Permohonan Revisi Dokumen.

Departemen Quality Assurance akan mendistribusikan dokumen kepada

departemen atau divisi yang bersangkutan setelah menerima dokumen dan
meregistrasi dokumen. Pada saat meregistrasi dokumen, Quality Assurance akan
memberikan nomor dokumen dan mengubah status dokumen (revisi ke 0, 1, 2
dan seterusnya) jika dokumen tersebut dokumen baru, dan hanya mengubah status
dokumen bila merupakan dokumen revisi. Selain mendistribusikan dokumen
(dokumen baru), Quality Assurance juga akan menarik dokumen lama bila
dokumen revisi telah terbit. Keterangan mengenai Prosedur Distribusi dan Kontrol
Dokumen dapat dilihat lebih lanjut pada gambar berikut ini.

Universitas Kristen Petra

 39

STANDART OPERATION PROCEDURE Standar : FSCM-9001 : 2000

PT FSCM MANUFACTURING DISTRIBUSI DAN KONTROL DOKUMEN Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION DIBUAT DIKETAHUI Revisi ke : 0
KRIAN - SIDOARJO Ditetapkan : 16 Mei 2006
Direvisi :0
No. DOK : QM-FSCM-QAD-SOP-003
DEPARTEMEN/DIVISI QA KETERANGAN

START
TUJUAN :
Menjelaskan prosedur distribusi dan pengontrolan dokumen Standart Operation Procedure, Standart, Work In
SOP/STD/WI/FORM/ dan Drawing di PT FSCM Indonesia Plant 4.
DRAWING 1
PROSEDUR :
1. Departemen/divisi yang ada di PT FSCM membuat Standard Operation Procedure, Standard, Work Instructi
SOP/STD/WI/FORM/ atau Drawing.
Dokumen Ya 2. Standard Operation Procedure, Standard, Work Instruction, Form, atau Drawing yang dibuat oleh masing-m
2 DRAWING
baru? departemen/divisi merupakan dokumen baru atau lama. Bila dokumen tersebut merupakan dokumen baru,
departemen/divisi yang membuat, memberikan dokumen kepada departemen Qualiy Assurance.
Tdk 3. Quality Assurance meregistrasi dokumen dengan memberikan nomor dokumen dan status dokumen.
Registrasi
Form 4. Quality Assurance mencopy dokumen sebanyak yang dibutuhkan, membubuhkan stempel controlled copy, t
dokumen 3
Permohonan distribusi, dan paraf pada dokumen serta mendistribusikannya kepada departemen/divisi yang bersangkutan
Revisi 7 5. Departemen/divisi yang bersangkutan menerima dokumen baru dari Quality Assurance.
Distribusi 6. Departemen/divisi yang menerima dokumen menandatangani Daftar Distribusi Dokumen sebagai bukti bahw
dokumen 4 1 tersebut telah diterima dari Quality Assurance.
7. Bila dokumen yang dibuat oleh departemen/divisi adalah dokumen revisi dari dokumen lama maka departem
Form dahulu mengisi Form Permohonan Revisi Dokumen QA - 04.
Permohonan 8. Departemen/divisi memberikan Revisi dokumen dan Form Permohonan Revisi kepada Quality Assurance.
Revisi 9. Quality Assurance melakukan perubahan status dokumen.
+ 8 10. Quality Assurance mencopy dokumen sebanyak yang dibutuhkan, membubuhkan stempel controlled copy,
SOP/STD/WI/FORM/ distribusi, dan paraf pada dokumen serta menarik dokumen lama dan mendistribusikan dokumen yang tela
DRAWING 11. Departemen/divisi yang bersangkutan menerima revisi dokumen dan memberikan dokumen lama kepada Q
Assurance.
SOP/STD/WI/FORM/ 12. Departemen/divisi yang menerima revisi dan memberikan dokumen lama menandatangani Daftar Penarika
DRAWING 11 Ubah status revisi dan Daftar Distribusi Dokumen.
dokumen 9 13. Quality Assurance menyimpan dokumen lama sebagai Company History File yang sewaktu-waktu dapat di
sebagai referensi pembuatan dokumen baru maupun revisi dokumen.
Tanda tangan Daftar
Tarik dan distribusi
Penarikan Dokumen
dokumen 10
dan Daftar Distribusi
Dokumen 12
Simpan Dokumen lama
1 sebagai Company
History File 13
SOP/STD/WI/FORM/
DRAWING 5 END

Tanda tangan pada

Daftar Distribusi
Dokumen 6

END

Gambar 4.3. Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen

Universitas Kristen Petra

 40

4.1.2.2. Pembuatan Standar Penomoran Dokumen yang baku.

Dalam Prosedur Distribusi dan Kontrol Dokumen yang dibuat penulis
memuat point registrasi dokumen, yang berarti setiap dokumen yang terbit dan
telah disahkan harus diberi nomor. Penomoran dokumen akan memudahkan
dokumen control dalam mengidentifikasi dan menyimpan dokumen.
Berikut ini adalah standar penomoran dokumen pada perusahaan.
Standart : FSCM - 9001 : 2000
PT FSCM MANUFACTURING STANDART Halaman : 1 dari 1
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION Level Revisi :0
KRIAN - SIDOARJO Ditetapkan : 6 Mei 2006
PENOMORAN DOKUMEN Direvisi :0
No. DOK. :QM-FSCM-QAD-STD-039
1. TUJUAN
Menjelaskan metode penomoran dokumen pada sistem dokumentasi PT FSCM Manufacturing plant 4.

2. JUKLAK PENOMORAN DOKUMEN

QM = QUALITY MANAGEMENT

NAMA PERUSAHAAN
FSCM

DIVISI
ACD = Accounting departement
GAD = General affair departement
MKD = Marketing departement
MTD = Maintenance departement
PDD = Product development departement
PPD = PPIC departement
PRO = Production departement
PUR = Purchasing departement
PSD = Process Engineering departement
QAD = Quality assurance departement
QCD = Quality control document

JENIS DOKUMEN
SOP = Standart operation procedure
STD = Standart
WI = Work instruction
DRW = Drawing

NOMOR URUT DOKUMEN

001 003
002 dan seterusnya

DIKETAHUI DIBUAT

Gambar 4.4. Standar Penomoran Dokumen

4.1.2.3. Pembuatan Daftar Induk Dokumen.

Untuk membantu departemen Quality Assurance dalam meregistrasi
dokumen, perlu dibuat suatu sistem yang dapat memudahkan dalam penomoran
dan pemberian atau mengubah status dokumen. Selama ini perusahaan belum
memiliki sistem yang dapat mempermudah untuk meregistrasi dokumen. Penulis
berinisiatif untuk membuat Daftar Induk Dokumen yang akan selalu di-up date

Universitas Kristen Petra

 41

isinya setiap kali meregistrasi dokumen. Daftar Induk Dokumen dibuat pada
program excel secara sederhana, yang memuat kolom-kolom yang berisi nama
departemen, jenis dokumen, status dokumen, nomor dokumen beserta nama
dokumen yang dapat dilihat lebih detail pada lampiran 7.
Dari Daftar tersebut Quality Assurance akan mengetahui nomor terakhir
yang telah dipakai atau diterbitkan pada masing-masing departemen dan jenis
dokumen sehingga tidak sampai terjadi penggunaan dua nomor yang sama untuk
dokumen yang berbeda. Selain itu, dengan adanya informasi status dokumen,
Quality Assurance dapat dengan mudah mengontrol dokumen. Bila status
dokumen yang diregistrasi menunjukkan revisi ke 1, 2, dan seterusnya ,maka
Quality Assurance harus menarik dokumen yang lama.

4.1.2.4.Pembuatan daftar atau dokumen yang baku untuk Distribusi dan Penarikan
dokumen.
Dalam pembuatan daftar distribusi dan penarikan dokumen terjadi 2
(dua) kali perubahan, dimana kedua daftar tersebut telah diterapkan dalam
aktivitas rutin perusahaan. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada tabel berikut
ini.
Tabel 4.1. Pembuatan Daftar Distribusi dan Penarikan Dokumen
Before Improvement 1 Improvement 2
Daftar/Form:
a) Distribusi Tidak ada Lihat pada lampiran 8 Lihat gambar 4.5.
b) Penarikan Lihat gambar 4.6.
- Dibagi dalam 2 jenis - Form distribusi dan
form yaitu form penarikan dibagi
distribusi dan menurut nama
penarikan. departemen.
Sistem Tidak ada - Menjalankan - Dokumentasi form
aktivitas penarikan distribusi dan
dokumen lama setiap penarikan
dokumen baru terbit dipisahkan.
(dokumen sama).
Waktu Sampai dengan Awal Maret 2006 s/d Juni 2006 s/d
implementasi Februari 2006. Mei 2006. sekarang.

Universitas Kristen Petra

 42

Tabel 4.1. Pembuatan Daftar Distribusi dan Penarikan Dokumen (sambungan).

Before Improvement 1 Improvement 2
Kelemahan - Tidak ada bukti - Masih mengalami - Terlalu banyak
serah terima. kesulitan dalam form yang dibawa
- Sulit monitoring dan monitoring dan setiap distribusi
identifikasi distribusi identifikasi dan tarik
dokumen. dokumen. dokumen.
- Sulit untuk kontrol - Dokumentasi form
dokumen yang baru distribusi dan
dan lama. penarikan dokumen
sering tercampur
karena berada dalam
satu buku yang
sama.

Berikut ini merupakan contoh form distribusi dan penarikan dokumen

improvement 2 yang hingga saat ini digunakan.
PT FSCM MANUFACTURING INDONESIA QA-07
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION REV : 0
KRIAN - SIDOARJO

DAFTAR DISTRIBUSI PROCEDURE, SPESIFIKASI, STANDARD, DAN DRAWING

BULAN :
DEPARTEMEN

NO. TGL. DIST DOKUMEN NAMA T. TANGAN

Gambar 4.5. Form Distribusi Dokumen

PT FSCM MANUFACTURING INDONESIA QA-10
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION REV : 0
KRIAN - SIDOARJO

DAFTAR PENARIKAN PROCEDURE, SPESIFIKASI, STANDARD, DAN DRAWING

BULAN :
DEPARTEMEN

NO. TGL. TARIK DOKUMEN YANG DITARIK NAMA T. TANGAN

Gambar 4.6. Form Penarikan Dokumen

Universitas Kristen Petra

 43

4.2. Standard
4.2.1. Keadaan Awal Perusahaan
Awalnya perusahaan telah memiliki beberapa standar yang, tetapi hampir
seluruh standar tersebut telah out of date. Pada umumnya dokumen tersebut dibuat
saat perusahaan masih dibawah nama PT Intipelangi Drumasindo, sedangkan
sekarang perusahaan dibawah naungan PT FSCM Manufacturing Indonesia yang
tentunya memiliki sistem manajemen yang berbeda. Adapun beberapa dokumen
khususnya standar yang telah out of date adalah berbagai macam Standard
Operation Procedure (SOP) dengan format lama seperti SOP sampling
pemeriksaan produk, SOP pengisian form, SOP penomoran alat ukur, SOP
kalibrasi, dan lain-lain.
Saat ini perusahaan telah memiliki Standar Komponen, Manufacturing
Process & Quality Planning yang akan selalu direvisi bila ada yang kurang sesuai
dengan kondisi lapangan. Menurut pengamatan, perlu dilakukan revisi dokumen
standar yang sudah tidak sesuai dengan kondisi di perusahaan untuk mencapai
sertifikasi ISO 9001. Satu hal yang mendukung perlunya revisi dokumen standar
adalah sebagian besar standar kecuali standar komponen, MPQP, dan spesifikasi
produk terakhir dibuat atau direvisi antara tahun 1997 s/d 2001. Oleh karena itu,
dilakukan revisi pada beberapa standard dan membuat beberapa standar baru yang
diperlukan oleh perusahaan.

4.2.2. Standard Operation Procedure (SOP)

Standard Operation Procedure merupakan suatu prosedur standar yang
harus dimiliki oleh suatu perusahaan dalam melakukan aktivitas rutin. Selama ini
perusahaan telah memiliki beberapa SOP, tetapi telah out of date, karena itu akan
dilakukan revisi pada beberapa SOP yang ada dan menambahkan dengan
beberapa prosedur yang sangat penting dalam aktivitas rutin perusahaan.
Berdasarkan data yang dikumpulkan dapat diperoleh bahwa perusahaan
telah memiliki tujuh prosedur. Berikut ini adalah prosedur yang dimiliki
perusahaan, prosedur yang direvisi, serta prosedur baru yang dibuat.

Universitas Kristen Petra

 44

Tabel 4.2. Prosedur (SOP) Lama, Revisi, dan Baru

Prosedur Lama Yang direvisi Prosedur Baru (dibuat)
1) Prosedur Calibration 1) Prosedur Calibration 1) Standard Operation
Serial Number. Serial Number (akan Procedure Distribusi
2) Prosedur Identitas dibahas pada dan Kontrol Dokumen
Stamp Inspector. standard (telah dibahas pada
3) Prosedur Status Label penomoran). subbab Sistem
Kalibrasi. 2) Prosedur Metode Distribusi dan Kontrol
4) Prosedur Metode Sampling (akan Dokumen).
Sampling. dibahas pada subbab 2) Standard Operation
5) Prosedur Kalibrasi Supplier Quality Procedure Penanganan
Eksternal. Manual). Barang Cacat.
6) Prosedur Kalibrasi 3) Standard Operation
Internal. Procedure Penanganan
7) Prosedur Pengajuan Komplain kepada
Claim dari Customer. Supplier.
4) Standard Operation
Procedure Permintaan
Pembelian Kontan.
5) Standard Operation
Procedure Pembuatan
Non Conforming
Report (akan dibahas
pada subbab Non
Conforming Report).
6) Standard Operation
Procedure Customer
Complain (akan
dibahas pada subbab
Customer Complain).

4.2.2.1. Standard Operation Procedure Penanganan Barang Cacat

Standard Operation Procedure (SOP) penanganan barang cacat,
merupakan prosedur yang dibuat untuk departemen Quality Assurance yang
memuat langkah-langkah yang diambil dan dilakukan oleh departemen Produksi,
Quality Control, Quality Assurance dan PPIC saat menemukan barang atau
material yang cacat pada lantai produksi. Pembuatan SOP ini berfungsi sebagai
pedoman bagi keempat departemen diatas dalam menangani barang cacat,
sehingga setiap departemen mengetahui fungsi dan kewajibannya masing-masing.
Dokumen penunjang yang lain yang digunakan dan berhubungan dengan
SOP ini adalah form Non Conforming Report (QC-15), Tag (label status Hold atau

Universitas Kristen Petra

 45

NG) yang akan dibahas pada Standard Tag Systems, serta SOP Penanganan
Komplain kepada Supplier. SOP penanganan barang cacat dapat dilihat lebih
detail pada lampiran 9.

4.2.2.2. Standard Operation Procedure Penanganan Komplain kepada Supplier

SOP penanganan komplain kepada supplier, merupakan prosedur yang
dibuat untuk departemen Quality Assurance yang memuat prosedur untuk
melakukan komplain terhadap kualitas material saat ditemukan adanya barang
yang cacat pada lantai produksi yang disebabkan oleh faktor material. Pada
prosedur ini, Quality Assurance tidak akan melakukan komplain secara langsung
kepada supplier, tetapi melalui departemen Purchasing, yang merupakan
departemen penghubung antara supplier dan perusahaan.
Dokumen penunjang lain yang digunakan dan berhubungan dengan SOP
ini adalah SOP penanganan barang cacat, form Non Conforming Report (QC-15),
form Pemberitahuan Komplain (QA-03) dan SOP penerimaan barang dari
supplier. SOP Penanganan Komplain kepada Supplier dapat dilihat lebih detail
pada lampiran 10.
PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA PLANT 4 QA-03
KRIAN - SIDOARJO REV : 0

FORM PEMBERITAHUAN COMPLAINT KE SUPPLIER

NAMA/JENIS TGL JML JML YANG
NO. SUPPLIER NO.PO NO.LOT MASALAH
MATERIAL DATANG DATANG MASALAH

Diketahui, Dibuat,

Purchase Quality Assurance

Gambar 4.7. Form Pemberitahuan Komplain

4.2.2.3. Standard Operation Procedure Permintaan Pembelian Kontan

SOP Permintaan Pembelian Kontan, merupakan prosedur yang dibuat
untuk departemen purchasing yang memuat prosedur yang harus ditempuh oleh

Universitas Kristen Petra

 46

setiap departemen dalam perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian

kontan kepada purchasing. Selain itu, prosedur ini dibuat untuk memberitahukan
kepada seluruh departemen berapa lama waktu yang diperlukan untuk
mengajukan permintaan pembelian kontan sehingga setiap departemen dapat
memperkirakan waktu pengajuan permintaan pembelian dengan waktu barang
dibutuhkan dengan tepat.
Dokumen lain yang digunakan dan berhubungan dengan SOP ini adalah
Permintaan Pembelian, Form Cash bon, Purchase Order, dan nota pembelian
kontan. Dokumen diatas tidak akan dibahas dalam tugas akhir ini sebab berada
diluar subject yang diangkat penulis dalam penulisan tugas akhir ini. SOP
Permintaan Pembelian Kontan dapat dilihat lebih detail pada lampiran 11.

4.2.3. Good and Bad Standard

Kualitas adalah suatu point penting yang harus selalu dijaga, baik melalui
Laporan Hasil Periksa maupun laporan reject harian. Selama ini perusahaan
belum memiliki suatu standar yang menyatakan atau memvisualisasikan produk
cacat sehingga operator tidak memiliki suatu pedoman untuk menyatakan bahwa
produk yang diproduksi olehnya termasuk produk cacat atau bukan. Good and
Bad Standard diperlukan untuk memberitahukan standar komponen atau produk
yang baik dan yang jelek kepada operator. Walaupun perusahaan telah memiliki
departemen Quality Control, operator tetap harus diberitahukan standard produk
yang baik dan yang jelek sebab:
a) Agar operator tidak memproduksi atau membuat barang yang berkualitas
jelek.
b) Quality Control hanya berfungsi untuk memisahkan produk yang berkualitas
baik dan jelek tidak untuk menurunkan reject produksi, sebab reject produksi
hanya dapat diturunkan bila operator mengurangi pembuatan produk yang
berkualitas jelek.
c) Jumlah personel Quality Control sedikit sehingga tidak memungkinkan untuk
melakukan inspeksi 100% pada produk yang dibuat oleh seluruh operator.
d) Quality Control melakukan inspeksi dengan mengambil sample setiap kurun
waktu tertentu sehingga bila operator tidak turut berperan dalam pemisahan

Universitas Kristen Petra

 47

produk yang baik dan jelek, produk yang berkualitas jelek masih
berkemungkinan besar untuk lolos.
Good and Bad standard diletakkan pada papan visual control yang
terdapat pada masing-masing mesin. Dokumen good and bad standard tidak
berdiri sendiri, tetapi dirangkai menjadi satu dengan Work instruction Papan
Visual Kontrol yang memuat langkah-langkah yang harus diakukan operator
untuk mengisi papan visual kontrol kualitas yang berisi contoh produk atau
komponen yang baik dengan yang jelek (jika ada). Selain itu, papan visual kontrol
kualitas berisi:
a) Production Control Board (kecuali line element assy)
b) Good and Bad Sample Product
c) Good/Bad Standard dan Work instruction Papan Visual Kontrol Kualitas
d) Preventive Maintenance Checksheet
e) Machine History Card
f) Dies History Card (kecuali line yang tidak menggunakan dies pada mesin)
g) Quality Control Checksheet
h) Working Instruction Process
i) Laporan hasil Produksi
Berikut ini dapat dilihat contoh dokumen good and bad standard dan
Work instruction Papan Visual Kontrol Kualitas, dokumen lain dapat dilihat pada
lampiran 12.

Universitas Kristen Petra

 48

Standart : FSCM - 9001 : 2000

PT FSCM MANUFACTURING
WORK INSTRUCTION Halaman : 1 dari 1 GAMBAR PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS
PLANT 4 - FILTER & CABLE DIVISION Level Revisi : 0
VISUAL KONTROL KUALITAS
KRIAN - SIDOARJO Ditetapkan : 10 Mei 2006
Direvisi :0 1. Production Control Bo
ELEMEN COVER No. DOK. :QM-FSCM-QAD-WI-013

1. TUJUAN
Menjelaskan prosedur pengisian dan pemeliharaan papan visual kontrol kualitas yang terdapat
pada setiap proses produksi.

2. PROSEDUR PENGISIAN PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS

2.1. Operator meletakkan produk OK pada Papan Visual Kontrol Kualitas yang diambil dari 2. Good and Bad Sample P
produk pertama yang dihasilkan setelah setting berhasil di awal produksi. Produk OK diberi
paraf dan keterangan waktu pembuatan oleh QC line, sebagai bukti setting berhasil dan
produksi boleh berjalan sudah di approve oleh QC. 3. Good/Bad Standard
2.2. Operator meletakkan produk NG pada Papan Visual Kontrol Kualitas dan memberi tanda pada 4. Preventive Maintenance
bagian yang cacat, produk tersebut merupakan produk cacat yang pertama kali ditemukan 5. Machine History Card
setelah produksi berjalan. 6. Dies History Card
Dies history card akan t
a) Bila jenis kecacatan sama dengan yang sebelumnya, letakkan produk cacat pada keranjang
ada dies yang digunaka
NG (merah). produksi. Bila tidak ada
b) Bila jenis kecacatan tidak sama dengan yang sebelumnya, tambahkan produk cacat pada digunakan, maka dies h
Papan Visual Kontrol Kualitas. dalam keadaan kosong
2.3. Operator mengosongkan tempat produk OK dan NG pada Papan Visual Kontrol Kualitas 7. Quality Control Checks
8. Working Instruction
jika mesin sedang off/tidak produksi.
9. Laporan Hasil Produksi
3. PEMELIHARAAN PAPAN VISUAL KONTROL KUALITAS
3.1. Operator membersihkan Papan Visual Kontrol Kualitas pada waktu melakukan 5 R untuk
linenya masing-masing.
3.2. Operator dan K.A. line produksi turut memperhatikan keutuhan dan posisi/letak Papan
Visual Kontrol Kualitas sesuai gambar Papan Visual Kontrol Kualitas.
3.3. Operator menjaga Papan Visual Kontrol Kualitas yang terletak disamping mesin sesuai
dengan nomor mesin yang dijalankan dan pada posisi nya dalam area berwarna hijau (Papan
Visual Kontrol Kualitas pada mesin ini tidak boleh tertukar/ditukar dengan papan visual kontrol
kualitas mesin lain).
GOOD STANDARD BAD STANDARD

3
1

2
1. Hasil tidak bergram, tidak penyok, dan tidak
sumbing Penyok Sumbing
2. Hasil harus flat
3. Hasil forming merata; Tidak boleh baling.
DISETUJUI DIKETAHUI D

Bahan tidak boleh berkarat, baret dan keriput

Production Engineering Quality

Gambar 4.8. Work Instruction Visual Kontrol Kualitas/Good and Bad

Standard

Universitas Kristen Petra

 49

4.2.4. Standard Penomoran

Standard penomoran merupakan suatu standard yang dibuat untuk
departemen Quality Assurance agar dapat membantu untuk melakukan
pengontrolan dokumen-dokumen dengan lebih mudah. Selain dokumen,
penomoran juga perlu dilakukan pada sample desain inner box, alat ukur, laporan
atau form-form yang masih berhubungan dengan Quality Assurance dan
document control. Sampai dengan saat ini standar penomoran yang telah dibuat
oleh antara lain:
a) Standard Penomoran Dokumen (telah dibahas dalam subbab Sistem Distribusi
dan Kontrol Dokumen).
b) Standard Penomoran Non Conforming Report (akan dibahas pada subbab Non
Conforming Report).
c) Standard Penomoran Sample Desain Inner Box
d) Standard Penomoran Alat Ukur
e) Standard Penomoran Form Perubahan Spesifikasi
f) Standard Penomoran Sticker Acceptance
g) Standard Penomoran Laporan Test Laboratorium

Universitas Kristen Petra