PT XYZ

Logo

LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

STANDARD OPERATION PROCEDURE

DOKUMENTASI

Disusun oleh: Disahkan oleh

Tanggal : Tanggal :

Nomor Salinan : _____________________

Distribusi Kepada : _____________________
Status Distribusi1) :  DIKENDALIKAN
 TIDAK DIKENDALIKAN

Catatan :
1) Beri tanda  untuk yang sesuai;
2) Prosedur Sistem ini diterbitkan untuk digunakan internal di bawah kewenangan PT XYZ ;
LEMBAR PERUBAHAN

Halaman 1 dari 11
 PT XYZ
Logo

NO. TANGGAL
NO. BAGIAN KETERANGAN PERBAIKAN NO. TERBIT
PERBAIKAN PERBAIKAN
PARAF

Halaman 2 dari 11
 PT XYZ
Logo

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mendeskripsikan, mendemonstrasikan, dan menetapkan metoda

pengendalian seluruh dokumen yang relevan dengan implementasi sistem HACCP, sehingga:

1.1. Sebelum diotorisasi atau diterbitkan, seluruh dokumen telah dipersiapkan, divalidasi/
diverifikasi/ditinjau/diperiksa kecukupan terminologinya dalam hal administratif dan operasional serta
pemenuhan persyaratan standar.

1.2. Penerima distribusi/sirkulasi atau akses dokumen ditentukan dan dipelihara sesuai dengan jenjang
kewenangan yang ditetapkan; sehingga tersedia, dapat dipahami dan diterima oleh seluruh area yang
memerlukannya serta terkendali terhadap penggunaan yang tidak direncanakan/diperlukan.

1.3. Dokumen yang tersedia dan digunakan oleh seluruh personal atau organisasi/lokasi yang relevan dengan
implementasi sistem HACCP adalah dokumen yang masa pemberlakuannya dinyatakan masih efektif.

1.4. Seluruh dokumen yang mengalami revisi atau penerbitan ulang telah ditarik dari sirkulasi/distribusinya dan
atau dinyatakan kadaluwarsa dengan cara yang sesuai bagi keperluan hukum dan atau ilmu
pengetahuan.

1.5. Dokumen dapat ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan; revisi atau perubahan seluruh
dokumen dilakukan oleh personal yang ditentukan sesuai dengan jenjang kewenangan dan sistem
pengendalian dokumen yang ditetapkan dan dipelihara.

1.6. Memberikan jaminan akan pemeliharaan kerahasiaan bagi dokumen – dokumen tersebut sebagaimana
permintaan sistem.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini merupakan panduan dalam pengendalian seluruh dokumen yang relevan dengan sistem
HACCP atau dokumen lain yang dipandang perlu dalam penyajian layanan program, mulai dari
pengembangan, implementasi, pemeliharaan serta peningkatannya.

3.0. DEFINISI

Secara umum, kata-kata kunci yang digunakan dalam prosedur ini mengacu kepada definisi yang
digunakan oleh acuan pada dokumen ini di bagian 4.0 dan atau dijabarkan dalam prosedur.

Halaman 3 dari 11
 PT XYZ
Logo

4.0 RUJUKAN

JL-MANUAL HACCP

5.0. TANGGUNG JAWAB

5.1 General Manager mensahkan prosedur dan bertanggung-jawab atas pengelolaan dan pengawasan
prosedur ini

5.2 Tim HACCP bertanggung jawab dana menyiapan dan pengendalian prosedur ini

5.3 Fungsi dan tugas masing-masing pejabat dalam hal dokumentasi, terjabarkan pada langkah-
langkah prosedur di bawah ini.

6.0 PROSEDUR

6.0 Pembuatan Dokumen

6.1.1. Pembuatan dokumen dapat dilakukan atas inisiatif semua karyawan PT XYZ. Dalam keadaan tertentu
General Manager dapat menugaskan penyelesaian pembuatan dokumen kepada tim khusus yang
ditunjuk.

6.1.2. Pembuatan dokumen dilakukan melalui koordinasi bersama Manajer ................ pada saat pembuatan
sampai pada pengesahannya.

6.1 Tatacara Penomoran dan Format Dokumen

6.2.1. Identifikasi dan Penomoran Dokumen Panduan Sistem HACCP dan Prosedur Kerja

Penomoran Manual Sistem HACCP, Prosedur (SSOP dan SOP), Instruksi Kerja, Formulir dan dokumen
lainnya yang diberlakukan di lingkungan PT XYZ dimulai dengan inisial PT XYZ yaitu JL. Selanjutnya
dipisahkan dengan tanda penghubung, kode dokumen dan nomor urut.

Tabel 1. Kode Penomoran Dokumen

Halaman 4 dari 11
 PT XYZ
Logo

JENIS DOKUMEN KODE DOKUMEN

Manual Sistem HACCP JL-MANUAL HACCP
Prosedur SSOP JL-SSOP-XX
Prosedur SOP JL-SOP-XX
Formulir SSOP JL-FSSOP-ABXX
Formulir SOP JL-FSOP-ABXX
Penunjang Rekaman lainnya (Regulasi Formal, JL-REF-XX
Standar Acuan, Kurikulum, Program, dan Pedoman
Rujukan)
Catatan: X adalah jumlah digit nomor urut
AB adalah Kode departemen pengendali prosedur

PENGENDALI DOKUMEN KODE DOKUMEN

PRODUKSI PR
QUALITY ASSURANCE/CONTROL QA
GHRD GA
ENGINEERING EN
PEMASARAN MK
GUDANG MATERIAL GM

6.2.2. Format Dokumen

Dokumen yang diberlakukan di lingkungan PT XYZdiatur dengan format sebagai berikut:

Nama Lembaga dan alamat

HEADER

LOGO

Kode Dokumen.nomor terbit . nomor revisi /

tanggal terbit, halaman

6.2.3. Isi Dokumen

Halaman 5 dari 11
 PT XYZ
Logo

Tata cara pengisian dokumen diatur sebagai berikut :

1. Manual Sistem HACCP

00.0 LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN
01.0 CATATAN PERBAIKAN
02.0 DAFTAR ISI
03.0 ACUAN SILANG
04.0 INFORMASI UMUM PERUSAHAAN
05.0 RUANG LINGKUP
06.0 REFERENSI
07.0 DEFINISI
08.0 KEBIJAKAN MANAJEMEN
09.0 ORGANISASI
10.0 PERSYARATAN DASAR
11.0 PENERAPAN SISTEM HACCP
12.0 PEMBENTUKAN TIM HACCP
13.0 DESKRIPSI PRODUK
14.0 RENCANA PENGGUNAAN
15.0 DIAGRAM ALIR
16.0 PEMASTIAN DIAGRAM ALIR DI LAPANGAN
17.0 ANALISA BAHAYA
18.0 PENENTUAN TITIK KENDALI KRITIS
19.0 PENENTUAN BATAS KRITIS
20.0 PENYUSUNAN SISTEM PEMANTAUAN
21.0 TINDAKAN KOREKSI
22.0 PROSEDUR VERIFIKASI
23.0 PENETAPAN DOKUMENTASI DAN PENCATATAN
24.0 RINGKASAN RENCANA HACCP
25.0 IDENTIFIKASI, PENELUSURA, DAN PENARIKAN PRODUK
26.0 PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN
27.0 KEPEDULIAN, KOMPETENSI, DAN PELATIHAN
28.0 DAFTAR PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA

2. Prosedur

Lembar Pengesahan dan pengendalian

Lembar Perubahan
1.0. Tujuan
2.0. Ruang Lingkup
3.0. Definisi
4.0. Rujukan
5.0. Tanggung Jawab
6.0. Prosedur
7.0. Dokumentasi

Halaman 6 dari 11
 PT XYZ
Logo

8.0. Lampiran Form (bila ada)

3. Instruksi Kerja, Minimal memuat beberapa hal sebagai berikut:

Lembar Pengesahan dan Pengendalian

Lembar Perubahan
1.0. Rujukan Dokumen Induk
2.0. Definisi
3.0. Tata Kerja
4.0. Lampiran Form (bila ada)

4. Formulir

1) Prinsip utama dalam penyusunan dokumen level empat ini adalah mampu mencakup
dan merekam data sebanyak-banyaknya.
2) Lembar pengesahan tidak dipersiapkan secara khusus pada Formulir, namun
merupakan satu kesatuan dari prosedur dan instruksi kerja yang diikutinya.
3) Formulir yang telah dilampirkan di dalam suatu prosedur bisa saja tidak dilampirkan lagi
pada prosedur berikutnya, meskipun dicantumkan dalam daftar lampiran beberapa
prosedur.

6.2.4. Pengesahan

6.2.4.1. Pengesahan dokumen hanya dilakukan oleh pejabat sebagaimana ditetapkan di dalam Tabel 2. Seluruh
dokumen di lingkungan PT XYZ dinyatakan sah bila telah ditandatangani oleh pejabat berwenang (Tabel
2).
Tabel 2. Daftar Pejabat yang berwenang menandatangani dokumen
JENIS DOKUMEN Penandatanganan Dokumen
Manual Sistem ........................
Kebijakan Mutu ........................
Prosedur Teknis ........................
Instruksi Kerja ........................

6.3. Penggandaan dan Distribusi Dokumen

6.3.1. Manual sistem HACCP dan prosedur yang diterbitkan untuk lingkungan PT XYZ dan sumber luar yang
dipilih (Lembaga Sertifikasi) diklasifikasikan “ DIKENDALIKAN” dengan menggunakan formulir Daftar
Distribusi Dokumen Sistem (JL-FSOP-QA14) dan untuk itu harus diperbaharui dan diterbitkan ulang
untuk pemegang dokumen sebagaimana Formulir Daftar Nama pemegang Salinan Dokumen (JL-FSOP-
QA15) jika terjadi perbaikan.

Halaman 7 dari 11
 PT XYZ
Logo

6.3.2. Tim HACCP akan menerbitkan tanda terima distribusi dokumen Sistem HACCP (formulir JL-FSOP-
QA20) secara ganda untuk setiap pemegang dokumen terkendali, setelah ditandatangani satu salinan
disimpan oleh Tim HACCP dan satu salinan lagi disimpan oleh pemegang dokumen. Tim HACCP akan
memelihara formulir daftar nomor pemegang salinan Dokumen Sistem.

6.3.3. Penggandaan dan distribusi dokumen dengan status “ TIDAK DIKENDALIKAN” akan dilakukan oleh QA
Manager dengan persetujuan dari General manager, tanpa memperbaharui status perbaikan dan nomor
terbit.

6.3.4. Setiap pihak yang membutuhkan informasi mengenai PT XYZ harus mendapat persetujuan dari General
Manager dengan membuat permintaan tertulis. Peminjaman dan atau pemberian ini menggunakan
Formulir Catatan Peminjaman Dokumen (JL-FSOP-QA16) dan peminjam harus menandatangani
pernyataan kerahasiaan (JL-FSOP-QA17) sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam prosedur
masing-masing bagian yang bersangkutan.

6.3.5. Untuk setiap pihak yang membutuhkan dokumen umum (selain dokumen sistem HACCP PT XYZ) harus
mendapat persetujuan dari pihak yang bersangkutan dan menggunakan Formulir Catatan Peminjaman
Dokumen (JL-SSOP-QA16).

6.4 Perbaikan Dokumen

6.4.1 Perbaikan Dokumen dapat dilakukan sebagai konsekuensi dari penerapan sistem HACCP, misalnya
hasil dari tinjauan manajemen, internal audit sistem manajemen, pengaduan, saran dan lain-lain.

6.4.2 Dalam kasus butir 6.4.1 General Manager akan menunjuk Tim HACCP untuk melaksanakan perbaikan
dokumen dan memperbaharui status dokumen dengan aturan:

6.6.2.1 Apabila dokumen diperbaiki pada suatu halaman tertentu, maka perbaikan dicatat pada halaman lembar
perubahan dan dokumen dinyatakan diperbaiki dengan nomor revisi diperbaharui, nomor terbit tetap,
dinyatakan sah dan berlaku setelah kolom persetujuan pada catatan perbaikan diparaf oleh pejabat
yang berwenang.

6.6.2.2 Apabila nomor perbaikan suatu halaman dokumen Sistem HACCP telah mencapai maksimum 5 kali
perbaikan, maka perbaikan berikutnya akan menyebabkan penerbitan ulang. Penerbitan ulang
dijelaskan pada bagian 6.4.

6.6.2.3 Untuk perbaikan formulir pada yang mengikuti suatu prosedur, maka perbaikan dicatat pada lembar
prosedur yang diikutinya.

6.6.2.4 Apabila terjadi perbaikan terhadap dokumen sistem, maka file dalam media komputer tersebut juga
harus dicopykan ke dalam disket yang telah terdaftar untuk menjaga pengendalian datanya.

Halaman 8 dari 11
 PT XYZ
Logo

6.6.2.5 Tim HACCP harus menjamin bahwa dokumen sistem kadaluwarsa yang status distribusinya berklarifikasi
“DIKENDALIKAN“ ditarik kembali dari pemegang dokumen untuk dimusnahkan atau dicegah dari
penggunaan yang tidak semestinya. Pemusnahan dilakukan dengan cara “Crossing” pada dokumen
tersebut

6.4. Penerbitan Sistem Dokumen

6.4.1. Apabila dokumen yang sebagian besar atau seluruh halamannya direvisi atau terjadi perubahan pokok,
maka dokumen tersebut dinyatakan diterbitkan ulang, nomor dan tanggal terbit diperbaharui, nomor
perbaikan kembali ke nomor 0 (nol), catatan perbaikan kembali dikosongkan, dan lembar pengesahan
ditandatangani oleh personal yang berwenang sesuai ketentuan di atas (lihat bagian 6.2.4.1.)

6.4.2. Apabila nomor perbaikan suatu halaman dokumen Sistem HACCP telah mencapai maksimum 5 kali
perbaikan, maka perbaikan berikutnya akan menyebabkan penerbitan ulang sebagaimana langkah
6.6.2.1. di atas.

6.4.3. Tanggal terbit disesuaikan dengan tanggal dokumen sistem diterbitkan dan/atau perbaikan dilakukan.

6.4.4. Tim HACCP harus menjamin bahwa dokumen sistem kadaluwarsa yang status distribusinya berklarifikasi
“DIKENDALIKAN“ ditarik kembali dari pemegang dokumen untuk dimusnahkan atau dicegah dari
penggunaan yang tidak semestinya. Pemusnahan dilakukan dengan cara “Crossing” pada dokumen
tersebut.

6.4.5. Tim HACCP jika diperlukan akan menyimpan arsip dokumen sistem HACCP yang telah kadaluarsa
untuk kepentingan ilmu pengetahuan dengan memberikan stamp “ OUT OF DATE”.

6.4.6. Jangka waktu pemusnahan dokumen sesuai dengan matrik rekaman Sistem (JL-FSOP-QA05) yang ada
pada bagian masing – masing.

6.4.7. Apabila terjadi penerbitan ulang terhadap dokumen sistem, maka file dalam media komputer tersebut
juga harus dicopykan ke dalam disket yang telah terdaftar untuk menjaga pengendalian datanya.

6.4.8. Tim HACCP akan mengajukan dokumen yang diterbitkan ulang kepada yang berwenang untuk
pengesahan.

6.4.9. Tim HACCP harus menjamin bahwa dokumen yang berlaku di masing-masing bagian adalah yang
terakhir diperbaharui untuk menunjukkan tanggal efektif penerapannya.

6.5. Standar Eksternal

6.5.1. Tim HACCP bertanggung jawab dalam mengendalikan status dan distribusi dari standar Nasional dan
Internasional yang digunakan sebagai acuan.

Halaman 9 dari 11
 PT XYZ
Logo

6.5.2. Tim HACCP memelihara semua standar yang terdapat dalam Daftar Induk Standar (JL-FSOP-QA19)
dalam sistem yang memuat:
o Nomor
o Judul Standar
o Tahun
o Jumlah Penggadaan
o Keterangan (pemegang)

6.5.3. Peminjaman dokumen standar untuk karyawan akan dikendalikan dengan menggunakan Daftar
Distribusi Standar (JL-FSOP-QA16) yang digandakan untuk penerima.

6.5.4. Tim HACCP harus memperbaharui daftar induk standar untuk menunjukkan status standar terbaru dan
status revisi dari daftar tersebut (jika ada standar baru) serta jumlah penggandaan dari daftar tersebut
apabila ada penerima standar baru.

6.5.5 Setiap standar yang didistribusikan ataupun sebagai referensi disimpan dalam filling cabinet
diidentifikasikan dengan cap “CONTROLLED COPY” dan diberi label dengan nomor khusus.

6.5.6 Untuk standar yang diperbaharui yang diterima dari yang berwenang, Tim HACCP akan mengganti
dokumen kadaluarsa, dan dicap dengan “OUT OF DATE” dan menempatkannya dalam arsip
terpisah.

6.7. Pengendalian Dokumen dalam Media Komputer

6.7.1. Semua disket didaftar oleh Tim HACCP pada formulir Daftar Induk Disket (JL-FSOP-QA21) dan setiap
disket diidentifikasi dengan menggunakan format penandaan/label disket (JL-FSOP-QA22).

6.7.2. Apabila terjadi perbaikan/revisi terhadap dokumen sistem, maka file dalam media komputer tersebut juga
harus dicopykan ke dalam disket yang terdaftar sebagai pengendalian dokumennya.

6.7.3. Jalan masuk untuk direktori yang penting dan rahasia diberikan untuk personal dengan menggunakan
sistem password untuk setiap personal. Tim HACCP harus memelihara daftar personal yang memiliki
akses terhadap password untuk memasuki sistem komputer dan direktori file yang penting dan rahasia
tersebut dalam formulir Daftar Pemegang Password (JL-FSOP-QA23).

6.7.4. File kedaluwarsa dimusnahkan dari disket oleh Tim HACCP untuk memelihara kerahasiaannya. Setelah
isi disket dimusnahkan, label disket dicopot.

6.7.5. Disket disimpan di bagian administrasi dan disket sepatutnya dipelihara secara berkala dari anti virus
dan program defragmentasi ulang.

Halaman 10 dari 11
 PT XYZ
Logo

7.0 DOKUMENTASI

Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk berkas dan disket, dapat berbahasa Indonesia atau bahasa
lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas yang sama.

8.0 LAMPIRAN

1. JL-FSOP-QA14, Formulir Daftar Distribusi Dokumen Sistem

2. JL-FSOP-QA15, Formulir Daftar Nama Pemegang Salinan Dokumen
3. JL-FSOP-QA16, Formulir Catatan Peminjaman Dokumen
4. JL-FSOP-QA17, Formulir Pernyataan Kerahasiaan.
5. JL-FSOP-QA18, Formulir Matrik Rekaman Sistem
6. JL-FSOP-QA19, Formulir Daftar Distribusi Standar.
7. JL-FSOP-QA20, Formulir Tanda Terima Dokumen..
8. JL-FSOP-QA21, Formulir Daftar Induk Disket/ CD
9. JL-FSOP-QA22, Formulir Label Disket/ CD
10. JL-FSOP-QA23, Formulir Daftar Pemegang Pasword

Halaman 11 dari 11