PT.

PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 1 dari 20

PROSEDUR 
PENGENDALIAN DOKUMEN
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 2 dari 20

LEMBAR DISTRIBUSI

No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal

1. Kepala XXXXXX Salinan 1

2. Kepala Subbagian Tata Usaha Salinan 2
3. Kepala
ala Bida
idang XXXXXXXXXXX Salin
linan 3
4. Kepala Bidang XXXXXXXX Salinan 4
5. Kepala Bidang XXXXXXXXXX Salinan 5
6. Wakil Manajemen Asli
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 3 dari 20

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan
 persyaratan sistem manajemen mutu.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PT. PPNS, dalam hal :
2.1. pengendalian dokumen internal  yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,
 pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan
atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2.2. pengendalian dokumen eksternal  yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan
 pendistribusian dokumen.

3. Tanggung jawab

3.1. Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan

 pemusnahan dokumen;
3.2. Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen
serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;
3.3. Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi
usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;
3.4. Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen;
3.5. Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,
 pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;

4. Definisi

Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan :

4.1. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa
kertas, file elektronik, dll);
4.2. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk  
mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan. Dokumen internal berupa:
- Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
- Pedoman Mutu;
- Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja;
- Instruksi Kerja; dan
- Rekaman dan formulir.
4.3. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai
 pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;
4.4. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;
45 Amandemen adalah peng bahan minor terhadap s at dok men;
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 4 dari 20

4.6. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

5. Referensi

5.1. Pedoman Mutu XXXXXXXXXX;

5.2. OHSAS 18001:2007
5.3. PERMENAKER No.5/MEN/1996

6. Prosedur

6.1. Penyusunan Dokumen Internal

6.1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:
a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen
tersebut,
 b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh
 penggunanya,
c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,
d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.

6.1.2. Format Prosedur dan Instruksi Kerja

a. Format Utama
Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:
1. Tujuan,
2. Ruang Lingkup,
3. Tanggung Jawab,
4. Definisi,
5. Referensi,
6. Prosedur,
7. Lampiran-lampiran,

Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:

1. Tujuan,
2. Ruang Lingkup,
3. Pelaksana,
4. Referensi,
5. Langkah Kerja,
6. Lampiran-lampiran.
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 5 dari 20

Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri

dari:
1. Halaman Judul (Lampiran 2)
2. Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)

c. Identifikasi
Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara
lain:
1. Logo PT.PPNS dan nama XXXXXXXXXX
2. Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
3.  Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
4.  Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
5. Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
6.  Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk  header disetiap halaman
8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,
Diperiksa dan Disetujui.

d. Keterangan

1. Tujuan
Isi dari “Tujuan” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan
dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang diperlukan
untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa”
dokumen ini diperlukan.

2. Ruang Lingkup
Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan
ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan
 pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini
adalah:
− dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,
− siapakah yang akan menggunakan,
− apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).

3. Tanggungjawab
Isi dari “Tanggung Jawab” Prosedur dan “Pelaksana” Instruksi Kerja adalah
 penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab termasuk 
 jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran
dari prosedur dan instruksi kerja tersebut.

4. Referensi
Referensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang
digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja
tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 6 dari 20

5. Definisi
Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak 
dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau
istilah bahasa asing yang sulit dimengerti.

6. Prosedur  
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah
yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan
apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.

7. Lampiran
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila
diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja.
Lampiran dapat berupa :
− Keterangan-keterangan yang diperlukan,
− Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan
Instruksi Kerja,
− Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan oleh
Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 7 dari 20

6.2. Pengesahan Dokumen

Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut :

Nomor Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

1. Kebijakan dan - - Kepala
Sasaran Mutu XXXXXXXXXX

2. Pedoman Mutu Bidang XXXXX Wakil Manajemen Kepala

XXXXXXXXXX

3. Prosedur Mutu Bidang XXXXX Wakil Manajemen Kepala

XXXXXXXXXX
4. Prosedur Kerja Masing-masing Para Kabid Kepala
Subbidang/Subbagian XXXXXXXXXX

5. Instruksi Kerja Masing-masing Para Para Kabid

Subbidang/Subbagian Kasubbid/Kasubbag

6.3. Pembuatan dan Penerbitan Dokumen

6.4.1. Bidang/Subbidang/Subbagian menyiapkan draft dokumen yang diperlukan dengan

format sesuai 6.1.2,
6.4.2. Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang
 berwenang berdasarkan 6.2,
6.4.3. Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER  dan disimpan oleh Wakil
Manajemen,
6.4.4. Wakil Manajemen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau perubahan
yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 6: Daftar Induk Dokumen Internal)
maupun dokumen eksternal (Lampiran 7 : Daftar Dokumen Eksternal),
6.4.5. Dokumen yang telah dicap MASTER , digandakan dan diberi cap COPY No.: .....
dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi
 penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK 
TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan
dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 8 : Bukti Penerimaan Salinan
Dokumen),
6.4.6. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan
didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.
6.4.7. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu
diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.
 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 19 dari 20

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini ………………… tanggal ……… bulan ………………………… Tahun ……… yang
 bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan
 pemusnahan dokumen ……………………………… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/Diserahkan terlampir …………… lembar, penghancuran secara total dengan cara
…………………………

Saksi – saksi : Kepala Subbagian Tata Usaha,

Ka. SubBidang terkait ( ........................................)

Ka. Bidang terkait/Wakil Manajemen

 PT.PPNS  Nomor  :

Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 20 dari 20

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN

 NAMA BIDANG : ..............................................................................................

UNIT : ..............................................................................................

NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN

Tanggal :
Wakil Manajemen

(Nama)
 NIP.