Nama Organisasi

ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 1 dari 9

1. Tujuan
2. Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar
sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu.
3. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan XXXXXXXXXX, dalam hal :

pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,

pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan,
penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,

pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan

dan pendistribusian dokumen.

Tanggung jawab

Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan

pemusnahan dokumen;

Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi
dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;
 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 2 dari 9

Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas

materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;

Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan

dokumen;

Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,

pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;

Definisi

Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan :

Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa
berupa kertas, file elektronik, dll);

Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk

mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan SB 77-0001-
80:2005. Dokumen internal berupa:

Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;

Pedoman Mutu;

Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja;

Instruksi Kerja; dan

 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 3 dari 9

Rekaman dan formulir.

Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai
pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;

Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;

Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;

Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

Referensi

Peraturan Kepala BATAN tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Dan Tata Kearsipan
Serta Pedoman Kode Klasifikasinya;

Pedoman Mutu XXXXXXXXXX; dan

Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip BATAN.

Prosedur
 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 4 dari 9

Penyusunan Dokumen Internal

Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:

mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen
tersebut,

menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh

penggunanya,

menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,

menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.

Format Prosedur dan Instruksi Kerja

Format Utama

Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:

Tujuan,

Ruang Lingkup,
 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 5 dari 9

Tanggung Jawab,

Definisi,

Referensi,

Prosedur,

Lampiran-lampiran,

Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:

Tujuan,

Ruang Lingkup,

Pelaksana,

Referensi,

Langkah Kerja,

Lampiran-lampiran.
 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 6 dari 9

Format Kelengkapan

Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari:

Halaman Judul (Lampiran 2)

Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)

Identifikasi

Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:

Logo BATAN dan nama XXXXXXXXXX

Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja

Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja

Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja

Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja

Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja

Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman

 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 7 dari 9

Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan, Diperiksa

dan Disetujui.

Keterangan

Tujuan

Isi dari “Tujuan” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan
dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang diperlukan untuk
menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini
diperlukan.

Ruang Lingkup

Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan ruang gerak
dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan pertanyaan yang
diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini adalah:

dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,

siapakah yang akan menggunakan,

apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).

 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 8 dari 9

Tanggungjawab

Isi dari “Tanggung Jawab” Prosedur dan “Pelaksana” Instruksi Kerja adalah penjelasan
tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab termasuk jabatan sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur
dan instruksi kerja tersebut.

Referensi

Referensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang digunakan atau
berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut seperti:
spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh manajemen.

Definisi

Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak dimengerti
atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing
yang sulit dimengerti.

Prosedur
 Nama Organisasi
ABCD/FS-02/SOP-
No. Dok.
FOOD SAFETY-HACCPs 03/001/X/2021
Revisi 00
Tanggal xx-xx-2022
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 9 dari 9

Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah yang harus
diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah
ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.

Lampiran

Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila diperlukan untuk
memperkuat prosedur dan instruksi kerja.

Lampiran dapat berupa :

Keterangan-keterangan yang diperlukan,

Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan Instruksi Kerja,

Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan oleh Prosedur
dan Instruksi Kerja tersebut.