Standar Operasional Prosedur Nomor Dokumen : LSP EHI/08/X/22

(S.O.P) Nomor Revisi : 01

MENGENDALIKAN Tanggal Terbit : 11/10/2022

DOKUMEN Halaman : 1 dari 3

1. Tujuan :
a. Memastikan pengendalian atas seluruh dokumen (internal & eksternal) terkait
kelembagaan dan sertifikasi yang dipergunakan LSP ENGINEERING HOSPITALITY
INDONESIA terpelihara secara berkelanjutan
b. Memastikan pemenuhan standar pengendalian dokumen dalam :
 menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
 memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen diidentifikasi
 memastikan bahwa versi yang tepat dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat di
mana dokumen tersebut digunakan
 memastikan bahwa dokumen terpelihara agar dapat dibaca dan mudah diidentifikasi
 memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan dikendalikan
distribusinya
 mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi yang tepat
apabila dokumen lama dipertahankan untuk tujuan apapun
c. Memelihara sistem manajemen dan mengendalikan ketelusuran dokumen mutu
sesuai dengan kondisi dan peraturan perundang-undangan, termasuk cara-
cara untuk mengkonfirmasikan status dokumen dan ketelusuran sertifikasi

2. Ruang Lingkup : meliputi semua aktivitas pengendalian dokumen dan data baik internal
maupun eksternal, antara lain :
a. Sistim kendali dokumen yang disesuaikan dengan fungsinya
b. Ketelusuran dokumen dengan keterkaitan dan distribusinya
c. Penggunaan/koreksi dan pemusnahan dokumen kedaluwarsa
3. Koordinator :
- Ketua Bidang Administrasi : bertanggungjawab terhadap pengendalian seluruh dokumen
LSP
- Ketua Bidang Manajemen Mutu : bertanggungjawab mengendalikan dokumen mutu
- Ketua Bidang sertifikasi bertanggungjawab terhadap dokumen proses sertifikasi
4. Acuan : Pedoman BNSP 201 : klausul 10.3
SKKNI 333/2020 no M.74SPS03.105.1
5. Uraian prosedur :

MEDIA &
LANGKAH PROSEDUR PIC
KELUARAN
5.1 MENGENDALIKAN DOKUMEN Ketua Bidang
SISTEM MANAJEMEN MUTU Terkait
Instruksi Kerja :  Draft
a. Identifikasi Dokumen panduan mutu, prosedur, dokumen
formulir, dan dokumen pendukung kesesuaiannya  Kodefikasi
dengan nama organisasi, nomor dokumen, judul Dokumen
dokumen, nomor revisi, tanggal penetapan, halaman,  Panduan
pembuatan, pemeriksaan, serta validasinya. pendukung
b. Identifikasi Dokumen panduan mutu, prosedur,
formulir, dan dokumen pendukung kesesuaiannya
dengan nama organisasi, nomor dokumen, judul
dokumen, nomor revisi, tanggal penetapan, halaman,
pembuatan, pemeriksaan, serta validasinya.
c. Pastikan Dokumen panduan mutu, prosedur kerja,

1/3
 Standar Operasional Prosedur Nomor Dokumen : LSP EHI/08/X/22
(S.O.P) Nomor Revisi : 01

MENGENDALIKAN Tanggal Terbit : 11/10/2022

DOKUMEN Halaman : 2 dari 3

formulir, dan dokumen pendukung telah tercatat

pada datar induk dokumen lembaga.
d. Beri tanda Dokumen pendukung yang bersumber dari
eksternal berupa peraturan dan perundangan yang
digunakan sebagai dokumen acuan dalam kegiatan,
oleh masing- masing bagian terkait jika masih berlaku
atau sudah tidak berlaku.

5.2 MENGENDALIKAN DISTRIBUSI

DOKUMEN
INSTRUKSI KERJA :
a. Simpan Dokumen master pada unit manajemen
mutu.
b. Tetapkan dan beri tanda Dokumen yang bersifat
rahasia yang tidak boleh disebarluaskan dengan
menuliskan status rahasia pada masing-masing
dokumen.
c. Beri nomor copy, tanda dengan stempel
 Draft Dokumen
“TERKENDALI” warna merah Dokumen sistem
 Catatan Revisi
manajemen mutu yang didistribusikan pada halaman Bidang
 Kodefikasi
muka. Manajemen
Dokumen
d. Stempel “TIDAK TERKENDALI” dengan
 Stempel Mutu
warna BIRU dihalaman muka Dokumen sistem
“Terkendali”/
manajemen mutu yang distribusikan kepada pihak
Tidak Terkendali
lain yang berkepentingan terhadap dokumen
tersebut .
e. Distribusikan Dokumen panduan mutu terkendali
kepada pimpinan masing-masing unit.
f. Distribusikan Prosedur kepada personel masing-
masing unit sesuai dengan keterkaitan prosedur
dengan tugas masing-masing personel.
g. Distribusikan Formulir dan dokumen pendukung
untuk masing masing personel yang
berkepentingan dan personel terkait.

5.3 MEREVISI DOKUMEN  Catatan Revisi 1) Pembuat

INSTRUKSI KERJA : Dokumen
a. Identifikasi Usulan permintaan revisi terhadap 2) Bidang
dokumen. Manajemen
b. Selenggarakan Rapat tinjauan manajemen dan/ Mutu
atau hasil penilaian audit badan sertifikasi (pemeriksa)
atau ketentuan perundangan yang berlaku dan 3) Ketua LSP
perubahan pada struktur organisasi.
c. Ajukan Usulan revisi dokumen kepada
penanggung jawab dengan menggunakan
formulir status revisidengan terlebih dahulu

2/3
 Standar Operasional Prosedur Nomor Dokumen : LSP EHI/08/X/22
(S.O.P) Nomor Revisi : 01

MENGENDALIKAN Tanggal Terbit : 11/10/2022

DOKUMEN Halaman : 3 dari 3

melakukan koordinasi dengan bagian atau unit

kerja terkait.
d. Berlakukan Dokumen hasil revisi dengan
memberikan penomoran dan tanda sesuai
ketentuan lembaga.

5.4 MENGENDALIKAN PENARIKAN

DOKUMEN
INSTRUKSI KERJA : Bidang
a. Lakukan Penarikan dan pengawasan dokumen Manajemen
kadaluarsa. Mutu
b. Simpan dan pelihara Dokumen asli (master) sistem
manajemen mutu.

5.5 MENGENDALIKAN
KERAHASIAAN DOKUMEN
INSTRUKSI KERJA :
a. Identifikasi Formulir pernyataan kerahasiaan  Salinan Bagian
kegiatan pengendalian dokumen. dokumen Adminstrasi
b. Pastikan Seluruh personel dan pengelola Validasi
manajemen telah menandatangani Dokumen
pernyataan kerahasiaan dokumen.  (lembar
Pengesahan)

Dibuat Oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Kadek Indah Melanie Dewi I Gusti Gde Agung Surawijaya Drs. I Gusti Nyoman Wiantara, MM

3/3