PT.

ENERA TEKNIKA UTAMA

SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN

LINGKUNGAN (SMK3L)

KENDALI DOKUMEN
DOKUMEN ID SMK3L
HOLDER ID Master
DOKUMEN NO. ETU-SMK3L-23:Prosedur Pengendalian Dokumen

EDISI Revisi 0
TGL. TERBIT 21 Juni 2019
CONTROLLED COPY *
STATUS MANUAL UNCONTROLLED COPY *

* Coret yang tidak perlu

KENDALI PERSETUJUAN
Disiapkan oleh : Disetujui oleh :

Nama : Aris Wijaya Nama : Roni HT Sinaga

Jabatan : HSE Officer. Jabatan : Direktur
 Dok. No :
PT. ENERA TEKNIKA UTAMA ETU - SMK3L – 23

Prosedur Pengendalian Dokumen Rev. : 0

Tgl. : 21 Juni 2019

1. TUJUAN : Mengendalikan dan menjamin semua dokumen SM MK3L agar dapat

digunakan secara efektif.
2. RUANG LINGKUP : Pusat dan Proyek
3. DEFINISI : Prosedur ini menerangkan tentang pengendalian dokumen SM MK3L di PT.
ETU yang meliputi pembuatan, penerbitan, penggandaan, penyimpanan,
distribusi, revisi dan pemusnahan. Meliputi Manual, Prosedur, Instruksi Kerja
dan Dokumen Pendukung internal maupun eksternal yang ditetapkan.
KEGIATAN PEN. KETERANGAN
JAWAB
1. Penyusunan dan Identifikasi Dokumen
Tim MK3L Standar Identifikasi
1.1. Penyusunan Dokumen Sistem Mutu dilakukan oleh bagian Dokumen
terkait yang berkepentingan atau dilakukan oleh tim.

1.2. Dokumen Pedoman, Prosedur MK3L dan Work Instruction

berikut perubahannya yang terkendali harus diberi tanda yang
jelas, yaitu : Kode Dokumen, Judul Dokumen, Tanggal Revisi,
Nomor Halaman, Penanggung jawab Dokumen.

1.3. Untuk memudahkan dalam pengendalian, dokumen-dokumen

system Mutu-K3 akan diberi identifikasi berupa pengkodean
dan penomoran dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Dokumen Pedoman Mutu dan Prosedur Mutu :
XX-XX (Dokumen-Nomor Urut)
- M atau P = Kode Dokumen
(M = Manual, P = Prosedur)
- 00 = Nomor Urut
b. Dokumen Work Instruction dan Dokumen Pendukung
XX. XX. 00

Nomor Urut
Kode Bagian/ Unit
Kode Singkatan Nama Organisasi
1.4. Kode-kode Jenis Dokumen dan Bagian ditentukan.

1.5. Penomoran dokumen eksternal, dilakukan sesuai penomoran

dokumen aslinya atau ditentukan.
 Kegiatan Pen. Keterangan
Jawab
2. Pengesahan Dokumen
2.1 Sebelum disahkan, dokumen akan ditinjau kesesuaiannya dengan Tim
dokumen yang telah ada MK3L
2.2 Dokumen sistem mutu dibuat dan disahkan sbb :
a. Pedoman Mutu dibuat oleh Wakil Manajemen dan disetujui
oleh Direktur Utama.
b. Prosedur Mutu dibuat oleh Tim dan disetujui oleh Wakil
Manajemen.
c. Work Instruction dibuat oleh masing-masing bagian, dan
disahkan oleh kepala Bagian masing-masing.
d. Dokumen pendukung seperti Gambar-gambar teknik, Laporan-
laporan, Standar Spesifikasi, Parameter Ukuran, Daftar
Satuan Harga dan lain-lain ditetapkan oleh masing- masing
kepala bagian.
e. Master Formulir dalam bentuk hard copy maupun soft copy
ditetapkan oleh masing-masing kepala bagian.

3. Penggandaan dan Distribusi Dokumen :

3.1. Penggandaan dokumen dilakukan dengan meng-copy dokumen Tim MK3L
asli.
3.2. Semua dokumen system mutu berbentuk salinan, sebelum
didistribusikan harus di beri tanda nomor salinan dan status
dokumen (Terkendali, Tidak Terkendali).
3.3. Dokumen sistem mutu dinyatakan terkendali bila ada cap
“Controled Doc.” Dari Pengendali Dokumen.
3.4. Pengendali Dokumen memegang “Daftar Distribusi Dokumen”
yang ditetapkan Wakil Manajemen untuk acuan pendistribusian
kepada pemegang dokumen, dan pemegang dokumen harus
menandatangani formulir serah terima dokumen yang
diterimanya.
3.5. Dokumen eksternal dikendalikan berdasar Daftar Dokumen
Eksternal yang memuat jenis, data dan penanggung jawabnya.

4. Penyimpanan Dokumen :
4.1. Dokumen system MK3L Asli disimpan dan di rawat oleh
pengendali dokumen hard copy maupun soft copy-nya. Tim MK3L
4.2. Semua salinan terkendali dokumen sistem mutu yang
berhubungan dengan aktivitas kegiatan harus berada dilokasi
kegiatan.
4. Untuk menghindari penggunaan tak sengaja dokumen yang tidak
berlaku lagi (asli dan semua salinannya) harus egera ditarik dari
 KEGIATAN PEN. KETERANGAN
JAWAB
Semua tempat penggunannya sedangkan dokumen versi lama
yang disimpan untuk maksud apapun harus diberi tanda
“Obsolute” (Kadaluwarsa).
5. Perubahan Dokumen :
5.1 Bagian isi dokumen yang berubah ditulis dengan “cetak miring” Tim MK3L
Standar Identifikasi
kecuali seluruh isi dokumen diperbaiki dan bagian yang berubah Dokumen
pada isi dokumen tersebut harus diberi identitas dengan
menggunakan penomoran revisi superscrip pada awal kalimat
yang berubah.
5.2 Setiap perubahan harus disetujui penanggung jawab dokumen
untuk ditindaklanjuti oleh pengendali Dokumen.
5.3 Pengendali dokumen harus mencatat dan menyimpan setiap
perubahan isi dokumen.
5.4 Lembar perubahan digandakan dan didistribusikan sesuai daftar
distribusi dokumen.
5.5 Pemegang dokumen harus menyerahkan dokumen lama
(kadaluarsa) untuk digantikan dengan yang terbaru.

6. Pemusnahan Dokumen

6.1 Pengendalian dokumen menyimpan semua revisi dokumen asli. Tim MK3L
Dokumen asli yang sudah kadaluwarsa disimpan dalam jangka
waktu tertentu sesuai dengan kepentingannya dan harus dicap
“Obsolute”
6.2 Dokumen lama yang akan dimusnahkan oleh pengendali
dokumen harus sepengetahuan Wakil Manajemen disertai Berita
Acara Pemusnahan. Pemusnahan dokumen dilakukan dengan
cara :
a. Menghancurkan dengan mesin atau
b. Dibakar