No Kode : IPR-MR-05-01

PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 1 dari 10

Disiapkan oleh,

???
Management Representative

Disetujui oleh,

?????
Direktur
 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 2 dari 10

1. Tujuan
Mengidentifikasi tindakan - tindakan dan tanggung jawab untuk memastikan pengendalian
terhadap semua dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Sistem
Manajemen Lingkungan (SML), Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3)
dan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) di PT. Xxx.

2. Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi semua fungsi dan operasi PT. Xxx dan mencakup semua dokumen
internal dan eksternal yang digunakan untuk mengatur, melaksanakan atau memverifikasi
pekerjaan meliputi apa-apa yang ada di dalam Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Form,
Spesifikasi, Standar dan lain-lain.

3. Istilah dan Definisi

-

4. Tanggung Jawab dan Wewenang

4.1. Document Control (DCC) & IT mengendalikan dan memelihara semua informasi
terdokumentasi dari semua sistem manajemen baik Sistem Manajemen Mutu (SMM), Sistem
Manajemen Lingkungan (SML), Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3)
dan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) baik secara hard copy maupun softcopy dan
semua format form yang dipakai untuk membuat rekaman mutu. Rekaman merupakan jenis
khusus dari dokumen dan dikendalikan dengan mengacu pada informasi terdokumentasi IPR-
MR-06 PENGENDALIAN REKAMAN.
4.2. Manajemen Representative (MR) mengendalikan, memelihara dan mendistribusikan copy dari
standar SMM, SML, SMK3 dan SMAP yaitu:
a. ISO 9001:2015
b. ISO 14001:2015
c. ISO 45001:2018
d. ISO 37001:2016
dan undang - undang dan peraturan legal dan dokumen referensi / pedoman lainnya.
4.3. Semua Manajer mengendalikan & memelihara semua informasi terdokumentasi yang
dibutuhkan untuk memastikan keefektifan implementasi sistem manajemen mutu, lingkungan,
K3 dan Anti Penyuapan meliputi dokumen yang digunakan sebagai acuan kerja baik itu
prosedur atau instruksi Kerja, serta dokumen rekaman mutu yang akan diarsip sebagaimana
diperlukan untuk mengendalikan proses - proses dalam area tanggung jawabnya.
4.4. IT memback-up semua dokumen elektronik.
4.5. DCC & IT menilai keefektifan / efisiensi dari sistem pengendalian informasi terdokumentasi
melalui hasil audit internal, IPR-MR-01, apabila dijumpai ketidaksesuaian diluar internal audit
maka wajib membuat laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan IPR-MR-03 dan
rekomendasi terkait ke manajemen untuk ditinjau dan diambil tindakan, IPR-MR-02.

5. Urutan Kegiatan
5.1. Daftar Induk
Daftar induk berikut ini disusun dan dipelihara:
5.1.1. DCC – IT membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen Internal SMM, SML,
SMK3 dan SMAP dengan menggunakan formulir FR-MR-05.1.
5.1.2. Semua Manajer mengendalikan & memelihara semua informasi terdokumentasi yang
dibutuhkan untuk memastikan keefektifan implementasi sistem manajemen mutu,
lingkungan, K3 dan Anti Penyuapan meliputi dokumen yang digunakan sebagai acuan
kerja baik itu prosedur atau instruksi Kerja, serta dokumen rekaman mutu yang akan
diarsip sebagaimana diperlukan untuk mengendalikan proses - proses dalam area
tanggung jawabnya.
 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 3 dari 10

5.1.3. Setiap daftar induk harus mengidentifikasikan dokumen yang dikendalikan dengan
nomer dokumen, judul, revisi dokumen dari semua copy yang didistribusikan. Daftar
induk bisa dipelihara dalam hardcopy atau softcopy.

5.2. Penerbitan dan Perolehan Kembali Dokumen

5.2.1. Penerbitan Dokumen; Semua dokumen yang akan diterbitkan harus dilengkapi dengan
formulir FR-MR-05.2 (Pengajuan Dokumen Baru) oleh Pemilik Proses untuk kemudian
hardcopy & soft copy diserahkan ke MR untuk dimintakan persetujuan / legalitas.
5.2.2. Hardcopy yang asli dari semua dokumen yang dikendalikan akan diidentifikasi secara jelas
dengan stampel warna biru sehingga dokumen dikenali sebagai ”ORIGINAL” dan tanda
tangan atau paraf asli dari personel relevan yang berwewenang menyetujui; copy yang
dikendalikan lainnya akan diidentifikasi secara jelas dengan stampel warna merah
sehingga dokumen dikenali sebagai ”COPY”.
5.2.3. Copy yang tidak dikendalikan bisa dibuat dari dokumen yang dikendalikan, namun
penerima dokumen ini harus diberitahu bahwa dokumen tersebut hanya sebatas informasi
saja. Bila ada dokumen yang tidak dikendalikan harus dilaporkan atau dikembalikan
kepada DCC –IT untuk dimusnahkan, disimpan untuk maksud tertentu atau dikeluarkan
dari sistem pengendalian dokumen.
5.2.4. Ketika dokumen SMM, SML, SMK3 dan SMAP disimpan dalam perpustakaan atau area
akses umum, maka manajer akan membuat lembar / catatan dokumen (format tidak
ditentukan) untuk mengidentifikasi nama dari individu yang mengeluarkan dokumen dan
tanggal dokumen diambil dan dikembalikan.
5.2.5. Dokumen yang akan diterbitkan diverifikasi dulu kesesuaiannya dengan dokumen
induk/dokumen yang telah ada oleh pemilik proses.
5.2.6. Semua dokumen yang telah diajukan oleh personel relevan dan telah disetujui oleh kepala
bagian / manajer departemen terkait dan MR akan di unggah dalam internal Website oleh
DCC.
5.2.7. Departemen terkait bisa mengakses document tersebut melalui Internal Website ISO
sehingga hardcopy tidak didistribusikan kecuali jika ada permintaan khusus oleh
departemen terkait.

5.3. Pemberitahuan Perubahan Dokumen

5.3.1. Perubahan terhadap Informasi terdokumentasi.
Pemberitahuan Perubahan Dokumen (PPD), FR-MR-05.3 akan digunakan untuk
meminta dan mendokumentasikan perubahan dokumen Manual, Prosedur dan form.
Paragraf berikut ini menjabarkan proses pengendalian perubahan dokumen internal:
a. Pengusul melengkapi bagian dari PPD dan memverifikasi dulu kesesuaian dokumen
yang akan diubah dengan dokumen induk/dokumen yang telah ada.
b. Pengusul meneruskan PPD kepada personel relevan yang berwewenang menyetujui
melalui MR.
c. MR akan meninjau perubahan yang diusulkan dan menyampaikan kepada personel
relevan yang berwewenang menyetujui berkaitan dengan komentar menyangkut
kebijakan atau cara pelaksanaannya.
d. Jika personel relevan yang berwewenang menyetujui memutuskan untuk
melaksanakan perubahan yang diajukan, MR akan menyetujui PPD dan
meneruskannya, bersama dengan semua komentar dan rekomendasi terkait kepada
DCC – IT supaya dipersiapkan copy akhir “siap ditanda tangani” dari dokumen
baru/yang dirubah.
e. Dengan disetujuinya PPD, maka DCC – IT akan:
1. Merubah bagian yang pantas dirubah dari dokumen. Sebagai alternatif, dokumen
diterbitkan kembali seluruhnya.
2. Memperbarui nomer revisi pada halaman yang terkena efek perubahan.
3. Mengajukan copy dokumen “siap ditanda tangani” kepada personel relevan yang
berwewenang menyetujui (melalui MR).
 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 4 dari 10

4. Menerbitkan kembali dokumen seluruhnya atau menerbitkan dokumen yang direvisi

atau lembar yang diperbarui untuk pemegang dokumen sesuai dengan point 4.2.6.
5. Semua dokumen baru/yang dirubah akan selalu disertai copy dari PPD yang
disetujui; PPD bisa disertai dengan memo yang meringkas sifat dasar perubahan
atau memberikan instruksi yang berkaitan dengan pemusnahan dari dokumen atau
halaman yang kedaluwarsa.
6. Mendapatkan kembali dokumen yang dikendalikan yang kedaluwarsa atau
mengganti halaman-halamannya.
7. Menyimpan dokumen yang dikendalikan yang kedaluwarsa dan PPD.
8. Mengajukan copy dari PPD yang disetujui ke manajer terkait (lihat paragraf 4.1)
untuk memperbarui Daftar Induk yang dipakai.
9. Bila pelatihan dianggap penting (misal merupakan rekomendasi dari MR atau
personel relevan yang berwewenang menyetujui), maka berkoordinasi dengan HRD
Manager untuk memastikan pengelolaan dari pelatihan yang dibutuhkan tepat
waktu.
10. Bila personel relevan yang berwewenang menyetujui memutuskan tidak
melaksanakan perubahan yang diajukan, dia akan menolak PPD dan menghubungi
pengusul dengan memberikan penjelasan.
11. Bila pengusul memilih untuk memperdebatkan penolakan, maka dia bisa
mengajukan PPD dan komentar terkait apapun dengan atasan dan MR sebagai
penengah permasalahan. Bila MR menolak PPD, penolakan akan dikomunikasikan
kepada personel relevan yang berwewenang menyetujui dan pengusul.
12. Bila MR menetapkan bahwa perubahan yang diajukan (atau versi yang dimodifikasi
dari perubahan yang diajukan diawal) patut ditinjau lebih lanjut, maka dia akan
mengajukan PPD baru dan meneruskannya ke personel relevan yang berwewenang
menyetujui berserta komentar - komentar dan rekomendasi – rekomendasi.
13. Pemberitahuan Perubahan Dokumen dilakukan melalui surat elektronik (email) ke
pihak terkait sesuai daftar penerima dokumen dengan melampirkan FR-MR-05.3
yang telah disetujui. Departemen terkait bisa mengakses document sesuai point
5.2.6.

5.3.2. Perubahan Dokumen SMM, SML, SMK3 dan SMAP Internal Lainnya.
Manajer memelihara copy daftar informasi terdokumentasi dan daftar induk dokumen
internal lainnya (lihat paragraf 4.1), meliputi instruksi kerja, rencana mutu produk dan
prosedur-prosedur terkait dan dokumentasi teknis yang dibuat PT. Asahi Synchrotech
Indonesia, akan menentukan kebutuhan untuk mengatur seperti mendokumentasikan
dan mengajukan tindakan perubahan sebagai berikut:
a. Instruksi kerja, rencana mutu produk dan prosedur-prosedur terkait yang baru / yang
dirubah akan diterbitkan/diterbitkan ulang seluruhnya atas perubahan yang ada.
b. Minimal, halaman depan dari semua instruksi kerja baru/yang direvisi, rencana mutu
produk dan prosedur-prosedur terkait akan selalu mengandung tanda tangan/paraf dari
personel relevan yang berwewenang menyetujui dan tanggal diterbitkan / diterbitkan
ulang.
c. Manajer akan menentukan kebutuhan dan mengkoordinasikan pengelolaan kebutuhan
pelatihan agar perubahan apa saja dikomunikasikan / dilaksanakan dengan efektif.

5.3.3. Perubahan Dokumen Eksternal.

5.3.3.1. Umum.
Manajer menerima dokumen yang diberikan pelanggan dan dokumen eksternal asli
lainnya (lihat paragraf 4.1) akan membuat sistem pengendalian yang efektif
sebagaimana diperlukan untuk memastikan perubahan diterima, dicatat dan
dilaksanakan menurut dengan persyaratan eksternal. Bila persyaratan semacam itu
tidak ada, maka proses secara umum dibawah ini akan digunakan untuk pengendalian
dokumen eksternal:
a. Dokumen baru / yang dirubah biasanya diterbitkan / diterbitkan ulang seluruhnya
 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 5 dari 10

dan dokumen kedaluwarsa / yang diganti dikeluarkan dari tempat penggunaannya

dan dimusnahkan atau ditempatkan dalam arsip. Manajer akan menentukan,
mendokumentasikan & mengkomunikasikan instruksi lain yang diterapkan kepada
personel / fungsi yang terpengaruh.
b. Bila perlu, manajer akan menentukan kebutuhan dan mengkoordinasikan
pengelolaan pelatihan yang dibutuhkan untuk secara efektif mengkomunikasikan /
melaksanakan perubahan apapun.
Catatan:
Perubahan terhadap dokumen asli eksternal sering disertai dengan pemberitahuan perubahan
yang dibuat oleh organisasi eksternal yang bertanggung jawab beserta dengan instruksi untuk
melaksanakan perubahan;
Dalam kasus demikian, instruksi seperti itu akan didokumentasikan oleh manajer dalam
instruksi kerja ke semua personel / area kerja yang berpengaruh.

5.4. Pengarsipan
Semua dokumen KEDALUWARSA dan halaman yang berubah akan diambil kembali oleh DCC –
IT atau bila diperlukan, manajer yang ditegaskan dalam paragraf 4.1 akan menyimpan file arsip
softcopy dan hardcopy dan dokumen tersebut akan distempel dengan tinta merah sehingga
dokumen dikenali sebagai dokumen ”KEDALUWARSA”.

5.5. Pemusnahan Dokumen

Dokumen dapat dimusnahkan setelah disimpan sedikitnya 3 bulan terhitung dari tanggal
kedaluwarsa. Namun demikian Manager dapat memutuskan untuk menyimpan lebih lama
apabila masih diperlukan.

5.6. Penghapusan Dokumen

Penghapusan documen dari daftar induk dengan mengisi form pengajuan penghapusan
dokumen (IFR-MR-05.4) dengan disetujui oleh Manager departemen terkait dan MR.
Dokumen yang dihapus akan ditarik dari departemen terkait untuk selanjutnya melakukan
perubahan daftar induk.

5.7. Review Dokumen

Untuk dokumen (Prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir) perlu dilakukan review ulang dokumen,
agar sesuai dengan kondisi aktual yang ada di lapangan agar Instruksi Kerja selalu relevan dan
sesuai dengan kebutuhan kegiatan di lapangan, untuk jangka waktu review document harus
dilakukan maksimal 5 tahun dari tanggal terbitnya dokumen tersebut.

Akan dilakukan monitoring oleh Document Control

5.7.1. Document Control akan menginformasikan dokumen yang belum dilakukan Review
dengan ketentuan maximal 5 tahun dari tanggal terbirtnya kepada departemen pemilik
dokumen.
5.7.2. Selanjutnya dokumen yang telah dinformasikan kepada Departemen terkait akan di
review kembali dokumenya
5.7.3. Departemen pemilik dokumen memutuskan apakah dokumen tersebut masih di gunakan
atau tidak
5.7.4. Jika masih maka dokumen harap disesuaikan dengan penerapan dilapangan dengan
melakukan pengajukan perubahan dokumen sesuai dengan prosedur perubahan dokumen
yang ada
5.7.5. Jika tidak maka akan dilakukan penghapusan dokumen di web sesuai dengan prosedur
penghapusan dokumen yang ada.
 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 6 dari 10

5.8. Identifikasi Dokumen

5.8.1. Sistem Penomeran Dokumen SMM, SML, SMK3, SMAP
Sistem Penomeran Dokumen Keterangan
1. XXX-YYY-ZZZ-RR Untuk Dokumen Terintegrasi
2. XXXX-YYY-ZZZ-RR Untuk Dokumen SMAP
dimana :
XXX atau XXXX = Kode Dokumen ZZZ = Nomor Urut
YYY = Kode Departemen RR = Nomor Urut Revisi
Perubahan dokumen (R) memakai digit angka, bila lebih dari angka 99, kembali ke angka 01.
(Khusus Prosedur) RR adalah kombinasi angka dan huruf (A-D) atau bisa juga angka saja.
Contoh Pemberian Kode pada Dokumen :
IPR-MR-01-00

5.8.2. Kode Departemen:

ACC = Accounting
HRGA = HRDGA
EST = Estimasi
MKT = Marketing
MR = Management Representative
CON = Construction
PCH = Purchasing
QHSE = QHSE
ENG = Engineering

5.8.3. Kode Dokumen:

IM = Integrasi Manual
IPR = Prosedur Integrasi SMM, SML,
SMK3, SMAP
IK = Instruksi Kerja
FR = Formulir

6. Rekaman
6.1. FR-MR-05.1-00 Daftar Induk Dokumen
6.2. FR-MR-05.2-00 Pengajuan Dokumen Baru
6.3. FR-MR-05.3-00 Pemberitahuan Perubahan Dokumen
6.4. FR-MR-05.4-00 Pengajuan Penghapusan Dokumen

7. Dokumen Terkait
7.1. P-MK3LL-MR-01 ; Audit Internal
7.2. P-MK3LL-MR-06 ; Pengendalian Rekaman
7.3. ISO 9001 : 2015, Klausul 7.5
7.4. ISO 14001:2015, Klausul 7.5
7.5. ISO 37001:2016, Klausul 7.5
7.6. ISO 45001:2018, Klausul 7.5
 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 7 dari 10

8. Flowchart

Flow Diagram Pengajuan Dokumen Baru

 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 8 dari 10

Flow Diagram Pemberitahuan Perubahan Dokumen

 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 9 dari 10

Flow Diagram Penghapusan Dokumen

 No Kode : IPR-MR-05-01
PT. XXX
Logo Tanggal : 31 Agustus 2022
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
Halaman : 10 dari 10

Flow Diagram Review Dokumen