STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 1 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

1. TUJUAN
Tujuan prosedur ini ialah untuk memberi panduan mengenai tata-cara pengendalian
dokumen K3 Perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini berlaku di semua wilayah Perusahaan termasuk cabang.
2.2. Dokumen yang disimpan dalam bentuk digital/elektronik bukan termasuk dalam
sistem dokumentasi K3 Perusahaan kecuali dokumen video yang dimaksudkan
untuk tujuan dokumentasi/bukti penerapan K3 Perusahaan yang hanya bisa
diakses oleh Sekretaris P2K3 yang diamankan dengan suatu sandi.

3. REFERENSI
OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.4.

4. DEFINISI
4.1. Catatan adalah formulir yang sudah terisi dan valid.
4.2. Dokumen adalah informasi dan media-media pendukungnya.
4.3. Formulir adalah lembaran yang berisi data isian informasi/keterangan.
4.4. Instruksi Kerja adalah urutan langkah-langkah terperinci dari suatu aktivitas yang
melibatkan satu fungsi organisasi Perusahaan.
4.5. Laporan adalah suatu bentuk penyajian informasi/keterangan/fakta/keadaan.
4.6. Prosedur adalah urutan tata-cara proses yang melibatkan beberapa fungsi
organisasi Perusahaan
5. TANGGUNG JAWAB
5.1. Sekretaris P2K3 bertanggung jawab sebagai pengelola seluruh dokumen K3
Perusahaan.
6. PROSEDUR
1. Sistem Dokumentasi K3 :
1.1. Dokumen Tingkat I : Panduan (Manual) Sistem Manajemen Keselamatan
dan Kesehatan Kerja termasuk di dalamnya ialah Kebijakan K3, Target
(Sasaran) dan Program K3 serta Susunan Organisasi K3 Perusahaan.
1.2. Dokumen Tingkat II : Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
1.3. Dokumen Tingkat III : Instruksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
1.4. Dokumen Tingkat IV : Formulir, Catatan dan Laporan K3.
1.5. Dokumen Tingkat V : Pengumuman, Surat-menyurat dan sejenisnya.
1.6. Dokumen Tingkat VI : Peraturan Perundang-undangan dan Persyaratan K3
Lainnya dari Pemerintah maupun Lembaga Standarisasi Penerapan K3.
1.7. Dokumen Tingkat VII : Izin-izin resmi terkait penerapan K3 Perusahaan.
1.8. Dokumen Tingkat VIII : Hasil Pengujian dan Pengukuran K3 dari Pihak Luar.
1.9. Dokumen Tingkat IX : Dokumen Internal Perusahaan (Denah, Proses, Daftar
Mesin/Alat, Bahan B3, Tenaga Kerja, dsj yang berkaitan dengan Penerapan
K3 Perusahaan).

PT.Bahari Nusantara – HSE Management System

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 2 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

1.10. Dokumen Tingkat X : Kontrak Kerja dan Kerjasama berkaitan dengan

Penerapan K3 Perusahaan.
1.11. Dokumen Tingkat XI : Laporan Kontraktor dan Pihak Ke-III Lainnya.
1.12. Dokumen Tingkat XII : Hasil Audit/Pemeriksaan Pihak Luar.

2. PROSEDUR UMUM
Semua dokumen tingkat I s.d. tingkat IV yang disimpan wajib dicatat di formular
daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).

3. Dokumen Tingkat I
3.1. Penerbitan dan Pengesahan
3.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Pengesahan Pedoman (Manual) Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) dilaksanakan
oleh Pimpinan Perusahaan.
3.1.2. Pengesahan Kebijakan K3, Sasaran dan Program K3 serta Susunan
Organisasi K3 Perusahaan dilaksanakan oleh Direktur.
3.1.3. Dokumen Pedoman Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan
Kerja termasuk di dalamnya Kebijakan K3 serta Sasaran dan Program
K3 yang telah disahkan kemudian diberi stempel "ASLI" ukuran 7 cm x
1,5 cm seperti gambar di bawah setiap lembarnya.

3.2. Format Dokumen

ASLI
3.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.
3.2.2. Batas Tepi Halaman
a. Atas, Bawah, Kanan : 2 cm.
b. Kiri : 3 cm.
3.2.3. Nomor dokumen, tanggal terbit, nomor revisi, tanggal revisi dan nomor
halaman dengan format berada bagian paling atas dokumen seperti
gambar di bawah.

3.2.4. Nomor Dokumen : BN-HSE-M.001

a. BN : (Namam Perusahaan) PT.Bahari Nusantara
b. HSE : (dokumen devisi) Devisi HSE
c. Kode M : Manual
3.2.5. Isi Dokumen.
a. Halaman sampul : berisi : Logo perusahaan, Nama Perusahaan,
Judul Dokumen, Tahun pembuatan.
b. Daftar Isi : daftar isi halaman.
PT.Bahari Nusantara – HSE Management System
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 3 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

c.Latar Belakang : latar belakang disusunnya Sistem Manajemen K3.

d.Profil Perusahaan.
e.Ruang Lingkup : ruang lingkup penerapan SMK3.
f.Dasar Hukum dan Referensi.
g.Istilah dan Definisi.
h.Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja : berisi
gambaran Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Perusahaan sesuai dengan klausul-klausul yang terdapat pada
standar OHSAS 18001:2007 termasuk di dalamnya Kebijakan K3,
Sasaran dan Program K3 serta Organisasi Fungsional K3 yang telah
disahkan oleh Direktur.
i. Penutup : kalimat penutup.
j. Pengesahan : Tempat dan Tanggal Pengesahan, Tanda Tangan
Pimpinan Perusahaan, Nama dan Jabatan Pimpinan Perusahaan
serta Cap/Stempel Resmi Perusahaan.
3.2.6. Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan
tujuan penyeragaman format penulisan keseluruhan dokumen K3.

3.3. Revisi dan Pengesahan

3.3.1. Setiap revisi wajib mengisi formulir penerbitan/revisi dokumen K3

(P/FRM/K3/009) yang diajukan oleh pemohon, diperiksa oleh Sekretaris
P2K3, mengetahui Ketua P2K3 dan disetujui oleh Direktur.

3.3.2. Revisi dokumen yang sudah disahkan (lihat urutan prosedur nomor 3.1
di atas) kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di
urutan prosedur nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.

3.3.3. Riwayat revisi dokumen K3 wajib dicatat di formulir daftar riwayat revisi
dokumen K3 (P/FRM/K3/010).

3.3.4. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku wajib ditarik dari peredaran
dengan cara melacak penyebaran dokumen K3 di formulir daftar
penyebaran dokumen K3 (P/FRM/011) kemudian dokumen yang ditarik
diberi stempel “KADALUARSA” ukuran 7 cm x 1,5 cm seperti gambar di
bawah setiap lembarnya.

3.3.5. Apabila pihak terkait dalam pelacakan dokumen telah kehilangan

dokumen yang dimaksud, maka pihak terkait tersebut wajib mengisi
formulir berita acara kehilangan dokumen K3 (P/FRM/K3/012).

3.4. Salinan dan Pennyebaran

PT.Bahari Nusantara – HSE Management System

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 4 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

3.4.1. Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang sudah disahkan dan

berstempel “ASLI” disalin 1 (satu) kali dan diberi stempel “SALINAN”
ukuran 7 cm x 2,5 cm seperti gambar di bawah setiap lembarnya.

3.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas

kemudian dapat disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel
“SALINAN” lagi untuk disebarkan ke seluruh fungsi/bagian/unit
organisasi Perusahaan ataupun pihak ke-III atau pihak luar lainnya di
luar Perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pemahaman
penerapan Sistem Manajemen K3 Perusahaan ataupun sebagai bahan
pemeriksaan dari badan/lembaga pemeriksa resmi.

3.4.3. Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran

dokumen K3 (P/FRM/K3/011).

3.5. Penyimpanan

3.5.1. Setiap dokumen Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang

memiliki stempel basah baik itu “ASLI”, “SALINAN” maupun
“KADALUARSA” disimpan oleh Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen
K3 yang diberi nomor/kode untuk memudahkan pelacakan dokumen
K3.

3.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.

a.Format : K3-XXX.
b.Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.

3.5.3. Penyimpanan dokumen disusun dalam bentuk jilid/buku dan disimpan

di dalam suatu ordner dengan format label 5 x 12 cm seperti pada
gambar di bawah.

3.5.4. Penyimpanan dokumen dicatat di formulir daftar dokumen induk K3

(P/FRM/K3/000).

3.5.5. Masa simpan dokumen yang masih berlaku tidak terbatas.

3.5.6. Masa simpan dokumen yang tidak berlaku (“KADALUARSA”) maksimal

3 tahun.

3.6. Pemusnahan

3.6.1. Dokumen Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang dapat

dimusnahkan hanyalah dokumen yang tidak berlaku (dokumen yang
berstempel “KADALUARSA”).
PT.Bahari Nusantara – HSE Management System
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 5 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

3.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan

pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.

3.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di

formulir berita acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).

4. Dokumen Tingkat II

4.1. Penerbitan dan Pengesahan

4.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Prosedur Keselamatan dan Kesehatan

Kerja dilaksanakan oleh Direktur.

4.1.2. Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang telah disahkan

kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan
prosedur nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.

4.2. Format Dokumen

4.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.

4.2.2. Batas Tepi Halaman.
a. Atas dan Bawah : 1 cm.
b. Kiri dan Kanan : 2 cm.
c. Garis Tepi Halaman : 2 (dua) garis penuh tebal 0,5 pt.
4.2.3. Kepala dokumen dibagi menjadi 3 kolom.
a. Kolom pertama.
Lebar : 15%.
Isi : Logo dan Nama Perusahaan.
b. Kolom ke dua.
Lebar : 55%.
Isi : Judul Prosedur K3.
c. Kolom ke tiga.
 Lebar : 30% berisi 5 (lima) baris identitas dokumen.
 Baris 1 : nomor dokumen.
 Baris 2 : tanggal terbit dokumen.
 Baris 3 : nomor revisi dokumen.
 Baris 4 : tanggal revisi dokumen.
 Baris 5 : nomor halaman dokumen.
PT.Bahari Nusantara – HSE Management System
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 6 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

4.2.4. Penomoran Dokumen

a. Format : P/SOP/K3/XXX
b. Contoh : P/SOP/K3/001, P/SOP/K3/002, P/SOP/K3/003,
P/SOP/K3/001-A, dst.
4.2.5. Isi Dokumen
a. Tujuan : tujuan disusunnya Prosedur K3.
b. Ruang Lingkup : ruang lingkup pelaksanaan Prosedur K3.
c. Referensi : rujukan pembuatan Prosedur K3.
d. Definisi : daftar definisi suatu istilah.
e. Tanggung jawab : tanggung jawab masing-masing personil dalam
pelaksanaan Prosedur K3.
f. Prosedur : urutan tata-cara pelaksanaan suatu kegiatan (bisa
berbentuk diagram alir, teks, tabel atau kombinasi ketiganya).
g. Dokumen Terkait : daftar dokumen yang digunakan dalam
pelaksanaan Prosedur K3.
h. Lampiran : daftar lampiran Prosedur K3.
i. Pengesahan : Nama, Tanggal dan Tanda Tangan Penyusun,
Sekretaris P2K3, Ketua P2K3 dan Direktur serta cap stempel resmi
Perusahaan.

4.2.6. Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan
tujuan penyeragaman format penulisan keseluruhan dokumen K3.

4.3. Revisi dan Pengesahan

4.3.1. Setiap revisi wajib mengisi formulir penerbitan/revisi dokumen K3
(P/FRM/K3/009) yang diajukan oleh pemohon, diperiksa oleh Sekretaris
P2K3, mengetahui Ketua P2K3 dan disetujui oleh Direktur.
4.3.2. Revisi dokumen yang sudah disahkan (lihat urutan prosedur nomor 3.1
di atas) kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di
urutan prosedur nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.
4.3.3. Riwayat revisi dokumen K3 wajib dicatat di formulir daftar riwayat revisi
dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
4.3.4. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku wajib ditarik dari peredaran
dengan cara melacak penyebaran dokumen K3 di formulir daftar
penyebaran dokumen K3 (P/FRM/011) kemudian dokumen yang ditarik
diberi stempel “KADALUARSA” (lihat contoh stempel “KADALUARSA”
di urutan prosedur nomor 3.3.4 di atas) setiap lembarnya.
4.3.5. Apabila pihak terkait dalam pelacakan dokumen telah kehilangan
dokumen yang dimaksud, maka pihak terkait tersebut wajib mengisi
formulir berita acara kehilangan dokumen K3 (P/FRM/K3/012).

PT.Bahari Nusantara – HSE Management System

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 7 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

4.4. Salinan dan Penyebaran

4.4.1. Prosedur K3 yang sudah disahkan dan berstempel “ASLI” disalin 1
(satu) kali dan diberi stempel “SALINAN” (lihat contoh stempel
“SALINAN” di urutan prosedur nomor 3.4.1 di atas) setiap lembarnya.
4.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas
kemudian dapat disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel
“SALINAN” lagi untuk disebarkan ke seluruh fungsi/bagian/unit
organisasi Perusahaan ataupun pihak ke-III atau pihak luar lainnya di
luar Perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pemahaman
penerapan Sistem Manajemen K3 Perusahaan ataupun sebagai bahan
pemeriksaan dari badan/lembaga pemeriksa resmi.
4.4.3. Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran
dokumen K3 (P/FRM/K3/011).
4.5. Penyimpanan
4.5.1. Setiap dokumen Prosedur K3 yang memiliki stempel basah disimpan
oleh Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode
untuk memudahkan pelacakan dokumen K3.
4.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
4.5.3. Keseluruhan dokumen Prosedur K3 diurutkan berdasarkan nomornya
dan disimpan dalam ordner.
4.5.4. Ordner Prosedur K3 diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format
seperti gambar di bawah ini.
4.5.5. Penyimpanan dokumen dicatat di formulir daftar dokumen induk K3
(P/FRM/K3/000).
4.5.6. Masa simpan dokumen yang masih berlaku tidak terbatas.
4.5.7. Masa simpan dokumen yang tidak berlaku (“KADALUARSA”) maksimal
3 tahun.

4.6. Pemusanahan
4.6.1. Dokumen Prosedur K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah dokumen
yang tidak berlaku (dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
4.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan
pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
4.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di
formulir berita acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).

5. Dokumen Tingkat II
5.1. Penerbitan dan Pengesahan
5.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Instruksi Keselamatan dan Kesehatan
Kerja dilaksanakan oleh Direktur.

PT.Bahari Nusantara – HSE Management System

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Halaman : Halaman : Tanggal Dikeluarkan : Revisi:

BN-HSE-P.015 Page 8 of 8 02 Januari 2021 00

SOP : PENGENDALIAN DOKUMEN

5.1.2. Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang telah disahkan

kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan
prosedur nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.
5.2. Format DokumenJenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.
5.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.
5.2.2. Batas Tepi Halaman.
a. Atas dan Bawah : 1 cm.
b. Kiri dan Kanan : 2 cm.
c. Garis Tepi Halaman : 2 (dua) garis penuh tebal 0,5 pt.
5.2.3. Kepala dokumen dibagi menjadi 3 kolom.
a. Kolom pertama.
 Lebar : 15%.
 Isi : Logo dan Nama Perusahaan.
b. Kolom ke dua.
 Lebar : 55%.
 Isi : Judul Instruksi K3.
c. Kolom ke tiga.
 Lebar : 30% berisi 5 (lima) baris identitas dokumen.
 Baris 1 : nomor dokumen.
 Baris 2 : tanggal terbit dokumen.
 Baris 3 : nomor revisi dokumen.
 Baris 4 : tanggal revisi dokumen.
 Baris 5 : nomor halaman dokumen
5.2.4. Penomoran Dokumen
a. Format : P/IK/K3/XXX
b. Contoh : P/IK/K3/001, P/IK/K3/002, P/IK/K3/003, P/IK/K3/001-A,
dst.
5.2.5. Isi Dokumen
5.2.6. Pengesahan : Nama, Tanggal dan Tanda Tangan Penyusun, Sekretaris
P2K3, Ketua P2K3 dan Direktur serta cap stempel resmi Perusahaan.
5.2.7. Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan
tujuan penyeragaman format penulisan keseluruhan dokumen K3.
5.3.

PT.Bahari Nusantara – HSE Management System