A. TUJUAN
Tujuan prosedur ini ialah untuk memberi panduan mengenai tata-cara pengendalian dokumen K3
Perusahaan.
B. RUANG LINGKUP
1. Prosedur ini berlaku di semua wilayah Perusahaan termasuk cabang.
2. Dokumen yang disimpan dalam bentuk digital/elektronik bukan termasuk dalam sistem
dokumentasi K3 Perusahaan kecuali dokumen video yang dimaksudkan untuk tujuan
dokumentasi/bukti penerapan K3 Perusahaan yang hanya bisa diakses oleh Sekretaris P2K3
yang diamankan dengan suatu sandi.
C. REFERENSI
OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.4.
D. DEFINISI
1. Catatan adalah formulir yang sudah terisi dan valid.
2. Dokumen adalah informasi dan media-media pendukungnya.
3. Formulir adalah lembaran yang berisi data isian informasi/keterangan.
4. Instruksi Kerja adalah urutan langkah-langkah terperinci dari suatu aktivitas yang melibatkan
satu fungsi organisasi Perusahaan.
5. Laporan adalah suatu bentuk penyajian informasi/keterangan/fakta/keadaan.
6. Prosedur adalah urutan tata-cara proses yang melibatkan beberapa fungsi organisasi
Perusahaan.
E. TANGGUNG JAWAB
1. Sekretaris P2K3 bertanggung jawab sebagai pengelola seluruh dokumen K3 Perusahaan.
F. PROSEDUR
1. Sistem Dokumentasi K3 :
1.1. Dokumen Tingkat I : Panduan (Manual) Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan
Kerja termasuk di dalamnya ialah Kebijakan K3, Target (Sasaran) dan Program K3 serta
Susunan Organisasi K3 Perusahaan..
1.2. Dokumen Tingkat II : Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
1.3. Dokumen Tingkat III : Instruksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
1.4. Dokumen Tingkat IV : Formulir, Catatan dan Laporan K3.
1.5. Dokumen Tingkat V : Pengumuman, Surat-menyurat dan sejenisnya.
1.6. Dokumen Tingkat VI : Peraturan Perundang-undangan dan Persyaratan K3 Lainnya dari
Pemerintah maupun Lembaga Standarisasi Penerapan K3.
1.7. Dokumen Tingkat VII : Izin-izin resmi terkait penerapan K3 Perusahaan.
1.8. Dokumen Tingkat VIII : Hasil Pengujian dan Pengukuran K3 dari Pihak Luar.
1.9. Dokumen Tingkat IX : Dokumen Internal Perusahaan (Denah, Proses, Daftar Mesin/Alat,
Bahan B3, Tenaga Kerja, dsj yang berkaitan dengan Penerapan K3 Perusahaan).
1.10. Dokumen Tingkat X : Kontrak Kerja dan Kerjasama berkaitan dengan Penerapan K3
Perusahaan.
1.11. Dokumen Tingkat XI : Laporan Kontraktor dan Pihak Ke-III Lainnya.
1.12. Dokumen Tingkat XII : Hasil Audit/Pemeriksaan Pihak Luar.
2. Prosedur Umum.
Semua dokumen tingkat I s.d. tingkat IV yang disimpan wajib dicatat di formulir daftar
dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 2/17
3. Dokumen Tingkat I.
3.1. Penerbitan dan Pengesahan.
3.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Pengesahan Pedoman (Manual) Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) dilaksanakan oleh
Pimpinan Perusahaan.
3.1.2. Pengesahan Kebijakan K3, Sasaran dan Program K3 serta Susunan Organisasi
K3 Perusahaan dilaksanakan oleh Direktur.
3.1.3. Dokumen Pedoman Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
termasuk di dalamnya Kebijakan K3 serta Sasaran dan Program K3 yang telah
disahkan kemudian diberi stempel “ASLI” ukuran 7 cm x 1,5 cm seperti gambar
di bawah setiap lembarnya.
§
ASLI
Contoh Stempel “ASLI”
3.3.3. Riwayat revisi dokumen K3 wajib dicatat di formulir daftar riwayat revisi
dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
3.3.4. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku wajib ditarik dari peredaran dengan
cara melacak penyebaran dokumen K3 di formulir daftar penyebaran dokumen
K3 (P/FRM/011) kemudian dokumen yang ditarik diberi stempel
“KADALUARSA” ukuran 7 cm x 1,5 cm seperti gambar di bawah setiap
lembarnya.
KADALUARS
A
Contoh Stempel “KADALUARSA”
3.3.5. Apabila pihak terkait dalam pelacakan dokumen telah kehilangan dokumen yang
dimaksud, maka pihak terkait tersebut wajib mengisi formulir berita acara
kehilangan dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
SALINAN
DOKUMEN SALINAN INI TERKENDALI JIKA
STEMPEL INI BERTINTA BASAH (MERAH)
3.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas kemudian
dapat disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel “SALINAN” lagi untuk
disebarkan ke seluruh fungsi/bagian/unit organisasi Perusahaan ataupun pihak
ke-III atau pihak luar lainnya di luar Perusahaan dengan tujuan untuk
memberikan pemahaman penerapan Sistem Manajemen K3 Perusahaan
ataupun sebagai bahan pemeriksaan dari badan/lembaga pemeriksa resmi.
3.4.3. Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran dokumen K3
(P/FRM/K3/011).
3.5. Penyimpanan.
3.5.1. Setiap dokumen Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang memiliki
stempel basah baik itu “ASLI”, “SALINAN” maupun “KADALUARSA” disimpan
oleh Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode untuk
memudahkan pelacakan dokumen K3.
3.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
3.5.3. Penyimpanan dokumen disusun dalam bentuk jilid/buku dan disimpan di dalam
suatu ordner dengan format label 5 x 12 cm seperti pada gambar di bawah.
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 5/17
3.6. Pemusnahan.
3.6.1. Dokumen Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang dapat dimusnahkan
hanyalah dokumen yang tidak berlaku (dokumen yang berstempel
“KADALUARSA”).
3.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan
dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
3.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir
berita acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 6/17
4.4.1. Prosedur K3 yang sudah disahkan dan berstempel “ASLI” disalin 1 (satu) kali
dan diberi stempel “SALINAN” (lihat contoh stempel “SALINAN” di urutan
prosedur nomor 3.4.1 di atas) setiap lembarnya.
4.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas kemudian
dapat disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel “SALINAN” lagi untuk
disebarkan ke seluruh fungsi/bagian/unit organisasi Perusahaan ataupun pihak
ke-III atau pihak luar lainnya di luar Perusahaan dengan tujuan untuk
memberikan pemahaman penerapan Sistem Manajemen K3 Perusahaan
ataupun sebagai bahan pemeriksaan dari badan/lembaga pemeriksa resmi.
4.4.3. Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran dokumen K3
(P/FRM/K3/011).
4.5. Penyimpanan.
4.5.1. Setiap dokumen Prosedur K3 yang memiliki stempel basah disimpan oleh
Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode untuk
memudahkan pelacakan dokumen K3.
4.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
4.5.3. Keseluruhan dokumen Prosedur K3 diurutkan berdasarkan nomornya dan
disimpan dalam ordner.
4.5.4. Ordner Prosedur K3 diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format seperti
gambar di bawah ini.
4.6. Pemusnahan.
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 11/17
4.6.1. Dokumen Prosedur K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah dokumen yang tidak
berlaku (dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
4.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan
dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
4.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir
berita acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
5.4.1. Instruksi K3 yang sudah disahkan dan berstempel “ASLI” disalin 1 (satu) kali dan
diberi stempel “SALINAN” (lihat contoh stempel “SALINAN” di urutan prosedur
nomor 3.4.1 di atas) setiap lembarnya.
5.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas kemudian
dapat disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel “SALINAN” lagi untuk
disebarkan ke seluruh fungsi/bagian/unit organisasi Perusahaan ataupun pihak
ke-III atau pihak luar lainnya di luar Perusahaan dengan tujuan untuk
memberikan pemahaman penerapan Sistem Manajemen K3 Perusahaan
ataupun sebagai bahan pemeriksaan dari badan/lembaga pemeriksa resmi.
5.4.3. Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran dokumen K3
(P/FRM/K3/011).
5.5. Penyimpanan.
5.5.1. Setiap dokumen Instruksi K3 yang memiliki stempel basah disimpan oleh
Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode untuk
memudahkan pelacakan dokumen K3.
5.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
5.5.3. Keseluruhan dokumen Instruksi K3 diurutkan berdasarkan nomornya dan
disimpan dalam ordner.
5.5.4. Ordner Instruksi K3 diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format seperti
gambar di bawah ini.
5.6. Pemusnahan.
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 14/17
5.6.1. Dokumen Instruksi K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah dokumen yang tidak
berlaku (dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
5.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan
dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
5.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir
berita acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
6.2.4. Kaki dokumen berisi kalimat : “Dokumen terkendali jika disimpan di tempat
penyimpanan dokumen yang ditentukan dan divalidasi oleh Sekretaris P2K3”
6.5.1. Formulir paling mutakhir yang sudah disahkan disimpan satu salinan untuk arsip
‘sampel formulir K3’ oleh Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi
nomor/kode untuk memudahkan pelacakan dokumen K3.
6.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
6.5.3. Keseluruhan sampel formulir diurutkan berdasarkan nomornya dan disimpan
dalam ordner.
6.5.4. Ordner sampel formulir diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format seperti
gambar di bawah ini.
7. Dokumen Tingkat V.
7.1. Dokumen tingkat V dikelompokkan berdasarkan jenis dokumennya dan diurutkan sesuai
tanggal penerbitannya.
7.2. Jenis dokumen tingkat V :
7.2.1. Surat Masuk Internal (dari internal organisasi Perusahaan).
7.2.2. Surat Masuk Eksternal (dari pihak luar Perusahaan).
7.2.3. Surat Keluar Internal (untuk internal organisasi Perusahaan).
7.2.4. Surat Keluar Eksternal (untuk pihak luar Perusahaan).
7.2.5. Pengumuman K3.
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 20/17
G. DOKUMEN TERKAIT
1. Formulir Daftar Dokumen Induk K3 (P/FRM/K3/000).
2. Formulir Penerbitan/Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/009).
3. Formulir Daftar Riwayat Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
4. Formulir Daftar Penyebaran Dokumen K3 (P/FRM/011).
5. Formulir Berita Acara Kehilangan Dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
6. Formulir Permohonan Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/013).
7. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
H. LAMPIRAN
1. Formulir Daftar Dokumen Induk K3 (P/FRM/K3/000).
2. Formulir Penerbitan/Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/009).
3. Formulir Daftar Riwayat Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
4. Formulir Daftar Penyebaran Dokumen K3 (P/FRM/011).
5. Formulir Berita Acara Kehilangan Dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
6. Formulir Permohonan Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/013).
7. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
No Dok : P/SOP/K3/006
PT. SDE Terbit : 01 Julu 2021
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev :0
Tgl Rev :-
Hal : 21/17