PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

TAHUN 2023

PEMERINTAH KABUPATEN DHARMASRAYA

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TIMPEH
Jln. Bougenville Sumber Makmur Kec.Timpeh 27678
Email:puskesmastimpehoke@gmail.com
 BAB 1
DEFENISI

Pedoman ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian dokumen di UPT

Puskesmas Timpeh, supaya setiap dokumen yang beredar adalah sah dan terbaru serta
terdistribusi sesuai pemegang dokumen.
1. Dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan meliputi Kebijakan
Mutu, Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Rencana Mutu
Pelayanan, dan dokumen pendukung lainnya.
2. Dokumen Eksternal adalah diluar organisasi UPT Puskesmas Timpeh yang dijadikan
acuan untuk melakukan suatu pekerjaan.
3. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya berdasarkan Daftar
Pemegang Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka nama-nama yang tercantum dalam
Daftar Pemegang Dokumen tersebut akan diberikan revisi terakhir tersebut.
4. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya diluar Daftar
Pemegang Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan diberikan revisi terakhir.
5. Master List Dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku.
 BAB 2
RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang meliputi
proses usulan perubahan/ penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen, pembahasan
dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan persetujuan dokumen, pencetakan
dokumen, pendistribusian dokumen, penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau
penyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada staf tentang dokumen baru.
 BAB 3
TATA LAKSANA

3.1. Prosedur Pengendalian Dokumen

1. Pengendalian Surat Masuk
Surat Masuk yang berasal dari luar UPT Puskesmas Timpeh, akan diberi kartu Kendali
oleh Petugas Persuratan Khusus Surat masuk kemudian dicatat dibuku manual kendali surat
masuk serta diserahkan kepada Kepala Puskesmas.
Kepala Puskesmas memberi disposisi untuk diserahkan kepada unit kerja atau perorangan
sebagai tindak lanjut maksud atau isi dari surat itu.
Surat masuk diperiksa oleh Kepala tata Usaha untuk dicatat (diagendakan), dientry
diprogram komputer serta diarsip oleh Petugas Persuratan Khusus Surat Masuk

2. Pengendalian Surat Keluar

Surat yang berasal dari tiap unit kerja sebelum dimintakan tandatangan ke Kepala
Puskesmas harus mendapatkan paraf dari pejabat yang terkait. Setelah mendapatkan
tandatangan dekan diserahkan kepada Petugas Persuratan Khusus Surat Keluar untuk diberi
Nomor dan di bubuhi Stempel
Surat Keluar Digandakan untuk dientry dikomputer serta diarsip oleh petugas Persuratan
Khusus Surat Keluar

3. Pengendalian Surat Tugas

Draft surat tugas dari unit kerja harus mendapatkan paraf dari Kepala Tata Usaha sebelum
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. Setelah ditandatangani Kepala Puskesmas diberi nomor,
diagendakan, digandakan sesuai kebutuhan dengan tembusan bagian keuangan.
Surat tugas yang dibuat oleh Kepala Puskesmas atas permintaan instansi diluar Puskesmas
untuk perorangan tidak membutuhkan paraf Kepala Tata Usaha, diberi nomor, diagendakan,
digandakan sesuai kebutuhan.

4. Pengendalian Surat Keputusan

Draft surat keputusan harus mendapatkan paraf dari Kepala Tata Usaha sebelum
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. Setelah di tandatangani Kepala Puskesmas diberi
nomor, diagendakan, digandakan sesuai kebutuhan dengan tembusan bagian keuangan.

5. Pengendalian Manual Mutu

Manual mutu yang dikeluarkan dan setelah dikaji ulang oleh Tim Mutu disetujui oleh
Kepala Puskesmas.
6. Pengendalian Manual Prosedur
Manual Prosedur yang dikeluarkan dan setelah dikaji ulang oleh Tim Mutu disetujui oleh
Kepala Puskesmas

7. Pengendalian Instruksi Kerja

Instruksi kerja untuk setiap aktivitas yang dibuat oleh setiap unit kerja dikendalikan oleh
penanggung jawab program masing-masing dan disetujui oleh pejabat terkait.

8. Pengendalian Organisasi Tata Kelola

Pembagian pekerjaan berdasarkan tugas, pokok dan fungsi berada dibawah koordinasi
unsur penanggung jawab program, penanggung jawab teknis, pejabat pengelola keuangan dan
Tim Mutu. Pengawasan dilakukan oleh Kepala Puskesmas

9. Pengendalian Job Description

Penempatan tenaga administrasi sesuai kompetensi setelah melalui rapat koordinasi
pimpinan, selanjutnya akan dilakukan evaluasi secara berkala.
Penempatan tenaga fungsional berdasarkan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai yang
bersangkutan yang secara periodik dilakukan evaluasi melalui Satuan kinerja pegawai (SKP).

10. Dokumen yang telah disusun disebarluaskan ke setiap unit kerja dan pihak
yang berkepentingan.

11. Dokumen yang telah dihasilkan oleh Tim Mutu diserahkan kepada Kepala Tata
Usaha untuk diagendakan dan dicatat :
- Judul/ Nama
- Nomor
- Tanggal penerbitan
- Persetujuan yang berwenang

12. Penerima dokumen

Penerima dokumen (Kepala Tata Usaha) bertanggung jawab untuk mengganti dokumen
lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi
stempel Kadarluarsa terlebih dahulu. Setiap pemegang dokumen harus bertanggung jawab
untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.

13. Instruksi Kerja

Instruksi kerja disiapkan oleh staf yang relevan, diperiksa oleh penanggung jawab program
masing-masing. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, instruksi kerja tersebut
harus dilakukan koordinasi dengan bidang yangterkait.
 14. Jika terjadi perubahan dokumen masing-masing penanggungjawab program
harus memberi identitas sebagai berikut:
- Judul/ Nama
- Nomor
- Tanggal penerbitan
- Persetujuan yang berwenang
- Status perubahan (Revisi)

15. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan.

16. Masing-masing penanggung jawab program harus mengendalikan data dengan

cara sebagai berikut :
- Peta lokasi file dokumen (site map)
- Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.

17. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi

dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

18. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data
terkait diperbarui.

19. Dokumen Terkendali/ Tidak Terkendali

Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta unggu atau
dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut
dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari
dokumen terkendali tidak diijinkan.

3.2. Prosedur Pengendalian Rekaman.

1. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian
Rekaman. Masing-masing penanggung jawab program harus menyimpan daftar distribusi
dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh Tim mutu.
2. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing penanggung jawab program harus
memberi identitas sebagai berikut:
- Judul/ Nama
- Nomor
- Tanggal penerbitan
- Persetujuan yang berwenang
- Status perubahan (Revisi)
3. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada
sampul/ dokumen.
4. Masing-masing penanggung jawab program harus mengendalikan rekaman dengan
cara sebagai berikut:
- Peta lokasi file (site map) Rekaman .
- Peta lokasi file Rekaman yang ada pada masing-masing program
5. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman
terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman yang tidak digunakan lagi.
6. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/ catatan
kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila
ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan
dengan disaksikan salah satu anggota Tim Mutu sesuai dengan metode pemusnahannya.
 BAB 4

DOKUMENTASI

1. SOP-SOP
2. Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen
3. Masterlist Dokumen Internal
4. Daftar Dokumen Eksternal
5. Daftar Distribusi Dokumen
6. Riwayat Perubahan Dokumen