DOKUMEN PROSEDUR

DOC-GJ-1-010
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

REVISI : R-00

Surabaya, 01 Nopember 2020

Issued By,

KODIM
Direktur
 GENERAL CONTRACTOR, TRADING AND SUPPLIER
Jl. Jetis Wetan No. 86 RT.06-RW01 Kel. Margorejo – Kec. Wonocolo Surabaya 60238 – Jawa Timur
Telp. 031-8436949 Fax 031-8436949, HP. 081.330.444.878 Email : gaejasa@ymail.com

Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan, semua Rekaman
(record) yang disimpan oleh perusahaan, serta semua informasi terdokumentasi yang diterbitkan
maupun disimpan oleh perusahaan untuk memenuhi Persyaratan Standar Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Lingkungan dan Mutu Dibuat untuk :
 Memastikan penyiapan, pemeriksaan, persetujuan, revisi, status, pendistribusian, dan
penyimpanan dokumen selalu terkendali.
 Memastikan dokumen yang sesuai tersedia, terbaca, dan teridentifikasi.
 Memastikan dokumen eksternal (external origin) teridentifikasi dan terkendali.
 Memastikan bahwa identifikasi, penanganan, dan penyimpanan seluruh rekaman yang dibutuhkan
selalu terawat.
 Menjaga rekaman tersebut mudah dibaca, dicari, dan ditelusuri sesuai dengan rentang waktu yang
telah ditentukan.
 Memastikan dokumen, rekaman dan informasi terdokumentasi terlindungi dari kerusakan,
kehilangan, penggunaan yang tidak seharusnya dan terjaga kerahasiaannya jika dipersyaratkan.

A. DAFTAR ISTILAH
1. UU RI : Undang Undang Republik Indonesia
2. PP RI : Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
3. SMK3 : Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja.
4. Rekaman (Record) : Dokumen yang memberikan bukti terhadap suatu hasil yang
dicapai atau terhadap suatu aktivitas yang telah dilakukan.
5. Dokumen : Informasi dan media pendukungnya.
6. JD : Job Description
7. OC : Organization Chart
8. Informasi terdokumentasi : dokumen atau rekaman yang diterbitkan maupun disimpan untuk
memenuhi Persyaratan Standar dari Suatu Sistem Manajemen.

B. PROSEDUR, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1. Bagian Administrasi punya fungsi sebagai Pusat Penyimpanan Dokumen dan bertanggung jawab
terhadap pengendalian dokumen
1.1. Bagian Administrasi bertanggung jawab mengendalikan semua jenis dokumen.
1.2. Untuk Dokumen Eksternal diatur di point 5.10.
2. Tiga jenis dokumen berdasarkan pengendalian, penyimpanan, dan penerbitan
2.1. MASTER DOCUMENT adalah:
Dokumen asli yang disimpan di Bagian Administrasi, yang digunakan sebagai acuan
untuk perubahan dokumen.
Dokumen yang terbit terdapat lembar pengesahan yang hanya ada di halaman depan atau
belakang dan tidak setiap lembar ada pengesahan, dengan bentuk format lembar
pengesahan sesuai dengan permintaan dari standart sistem manajemen yang diadopsi atau
format penerapan internal Selaras Tri Graha.

Halaman : 2 dari 7
 GENERAL CONTRACTOR, TRADING AND SUPPLIER
Jl. Jetis Wetan No. 86 RT.06-RW01 Kel. Margorejo – Kec. Wonocolo Surabaya 60238 – Jawa Timur
Telp. 031-8436949 Fax 031-8436949, HP. 081.330.444.878 Email : gaejasa@ymail.com

Informasi terdokumentasi dalam bentuk softcopy yang diberikan identitas dan tanggal
berlaku yang akses perubahannya terbatas pada orang tertentu saja.
2.2. CONTROLLED DOCUMENT adalah:
a. Copy dari MASTER DOCUMENT yang ada ”WATER MARK” bertuliskan
“CONTROLLED COPY” yang secara otomatis tercetak pada printer saat dicetak
atau diterbitkan dokumen ini dengan pemberian ”PARAF / TANDA TANGAN”
dengan tinta selain warna hitam pada lembar pengesahan oleh Bagian Administrasi,
yang diterbitkan/didistribusikan berdasarkan “Daftar Pemegang Dokumen” atau
sesuai kebutuhan pengguna dokumen.
b. Bagian Administrasi akan menarik/mengganti dokumen ”CONTROLLED COPY”
jika ada revisi.
2.3. UNCONTROLLED DOCUMENT adalah:
a. Copy dari MASTER DOCUMENT / CONTROLLED DOCUMENT atau hasil cetak
dan/atau hasil download dari KOMPUTER.
b. Bagian Administrasi tidak akan menarik / mengganti dokumen ”
UNCONTROLLED DOCUMENT” jika ada revisi.
c. UNCONTROLLED DOCUMENT tidak boleh digunakan sebagai acuan kerja
3. Penomoran Dokumen
Prinsip penomoran dokumen adalah sebagai berikut:

DOC - GJ - X - XXX

No. Seri / No Urutan

Kode Dokumen

Kode Dokumen
0 : Manual K3LM, Kebijakan K3LM, Target dan Sasaran K3LM
1 : Prosedur Kerja (Standard Operating Procedures)
2 : Petunjuk Operasional (Operation Manual) dan/atau Rencana Mutu (Quality Plan)
3 : Instruksi Kerja (Work Instruction)
4 : Struktur Organisasi (Organization Chart)
5 : Uraian Pekerjaan (Job Description)
6 : Spesifikasi (Specification)
: Standart Internal (Internal Standard)
: Peraturan dan Persyarata Lain (Legal & Other Requirements)
: Identifikasi Resiko
: Tindakan ditujukan pada Peluang dan Resiko
7 : Dokumen Eksternal
8 : Program Manajemen (Management Program), Sasaran / Target (Objective/Target)
9 : Evaluasi Pemenuhan Peraturan dan Perundangan
4. Penyiapan, Pemeriksaan, dan Persetujuan Dokumen Baru

Halaman : 3 dari 7
 GENERAL CONTRACTOR, TRADING AND SUPPLIER
Jl. Jetis Wetan No. 86 RT.06-RW01 Kel. Margorejo – Kec. Wonocolo Surabaya 60238 – Jawa Timur
Telp. 031-8436949 Fax 031-8436949, HP. 081.330.444.878 Email : gaejasa@ymail.com

4.1. Bagian Administrasi berkoordinasi dengan Project Manager dalam pembuatan dokumen
baru.
4.2. Semua dokumen harus diperiksa dan disetujui oleh Direktur yang berwenang sebelum
didistribusikan.
4.3. Bagian Administrasi bertanggung jawab terhadap persetujuan dokumen.
4.4. Semua draft dokumen yang sudah mendapat persetujuan disimpan di Bagian
Administrasi.
4.5. Bagian Administrasi akan memberi nomor dokumen, nomor revisi, dan tanggal terbit,
kemudian mendistribusikannya sesuai dengan “Daftar Pemegang Dokumen” berdasarkan
permintaan Project Manager.
4.6. Format nomor revisi dokumen adalah XX, dimulai dengan 00. Jika dokumen direvisi,
maka akan berganti menjadi revisi 01 dan seterusnya.
4.7. Format tanggal terbit adalah DDMMYYYY, dimana DD adalah tanggal, MM
menyatakan nama bulan, dan YYYY menyatakan tahun.
4.8. Dokumen efektif berlaku sejak tanggal terbit kecuali ada keterangan lain.
5. Tinjau Ulang Berkala
5.1. Bagian Administrasi bertanggungjawab untuk melakukan tinjau ulang dokumen setiap
satu tahun sekali terhadap dokumen Manual Operasional (MO) dan/atau Rencana Mutu
(RM), Standart Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK) dan Spesifikasi (Material /
Produk), serta menyampaikannya saat pelaksanaan Tinjauan Manajemen Tahunan
(Steering Committee).
5.1.1. Bagian Administrasi mengirimkan memo ke semua pemegang dokumen atau
koordinator dimasing-masing bagian untuk melakukan tinjau ulang dokumen
terhadap dokumen yang dipegang.
5.1.2. Pemegang dokumen bertanggungjawab untuk melakukan evaluasi dokumen
sesuai dokumen yang dipegang terhadap kesesuaiannya dengan proses yang ada
di bagiannya, dan membuat serta mengirimkan laporannya kepada Project
Manager.
5.1.3. Pemegang dokumen atau Koordinator tiap bagian bertanggungjawab untuk
merevisi dokumen atau menyampaikan kepada pembuat dokumen agar merevisi
dokumen apabila ada dokumen yang perlu di revisi sesuai dengan poin 6.
5.2. Bagian Administrasi bertanggungjawab untuk merangkum semua laporan evaluasi
dokumen yang diterima dan membuat ringkasan evaluasi dokumen termasuk daftar
usulan revisi dokumen.
6. Revisi dan Status Dokumen
6.1. Bagian Administrasi mengisi “Proposal Perubahan” sesuai dengan perubahan dokumen.
Disposisi harus diperiksa dan disetujui oleh Project Manager.
6.2. Bagian Administrasi berkoordinasi dengan Project Manager merevisi dokumen sesuai
dengan disposisi pada “Proposal Perubahan”,
6.3. Bagian Administrasi bertanggung jawab terhadap persetujuan dokumen.

Halaman : 4 dari 7
 GENERAL CONTRACTOR, TRADING AND SUPPLIER
Jl. Jetis Wetan No. 86 RT.06-RW01 Kel. Margorejo – Kec. Wonocolo Surabaya 60238 – Jawa Timur
Telp. 031-8436949 Fax 031-8436949, HP. 081.330.444.878 Email : gaejasa@ymail.com

6.4. Bagian Administrasi bertanggung jawab dalam proses penerbitan dokumen sampai
pendistribusian di lapangan.
6.5. Nomor revisi dokumen langsung berubah semua untuk setiap halaman mengikuti nomor
revisi terakhir.
6.6. Dokumen dikatakan usang (obsolete) jika:
6.6.1. Digantikan (Superseded) yaitu:
- Bila diperlukan untuk merubah nomor dokumen ke nomor baru. Nomor
dokumen yang lama hanya bisa digunakan kembali untuk dokumen yang baru.
- Ada perubahan yang signifikan pada proses atau sistem yang menyebabkan
kombinasi dari beberapa dokumen menjadi satu. Tiga revisi terakhir dari
dokumen yang superseded dan proposal perubahannya disimpan oleh Bagian
Administrasi.
6.6.2. Ditarik (withdrawn) yaitu :
- Suatu mesin atau peralatan dibongkar (dismantled).
- Suatu proses atau sistem tidak digunakan lagi.
- Suatu produk dihapus (phased-out).
- Penataan kembali organisasi yang menyebabkan suatu departemen atau posisi
dibatalkan (cancel).
- Dokumen yang ditarik, disimpan di Bagian Administrasi selama 2 tahun.
Dokumen tersebut akan berlaku kembali jika beberapa hal di atas dihidupkan
kembali (revived).
- Setelah dua tahun, nomor dokumen withdrawn bisa dipakai lagi.
7. Pendistribusian Dokumen
7.1. Dokumen yang sudah diterbitkan oleh Bagian Administrasi akan didistribusikan ke
pemakai sesuai “Daftar Pemegang Dokumen”.
7.2. Project Manager menunjuk orang/pihak tertentu sesuai dengan kebutuhannya sebagai
pemegang “CONTROLLED COPY”.
7.3. Untuk keperluan supplier atau customer, bagian Administrasi dapat menerbitkan
UNCONTROLLED DOCUMENT.
7.4. BAGIAN ADMINISTRASI akan menerbitkan dokumen yang telah direvisi dengan
meng copy master dokumen kemudian mengirimkan dokumen ke pemegang dokumen.
Pemegang dokumen bertanggungjawab memusnahkan dokumen versi lama atau
memisahkan dokumen tersebut jika diperlukan untuk referensi.
8. Arsip Dokumen
MASTER DOCUMENT yang sudah tidak terpakai tapi masih disimpan untuk keperluan historis dan
informasi, disimpan di Bagian Administrasi untuk satu kali revisi terakhir.
9. Penanganan dan Kerahasiaan Dokumen
9.1. Dokumen yang sudah diterima Pemegang Dokumen/Pihak terkait, penanganan
selanjutnya menjadi tanggung jawab Pemegang Dokumen/Pihak terkait di bawah kendali
Bagian Administrasi.

Halaman : 5 dari 7
 GENERAL CONTRACTOR, TRADING AND SUPPLIER
Jl. Jetis Wetan No. 86 RT.06-RW01 Kel. Margorejo – Kec. Wonocolo Surabaya 60238 – Jawa Timur
Telp. 031-8436949 Fax 031-8436949, HP. 081.330.444.878 Email : gaejasa@ymail.com

9.2. Tanggung jawab Pemegang dokumen meliputi:

- Ketersediaan dokumen di area kerja.
- Memastikan dokumen dalam kondisi baik dan dapat dibaca oleh orang/ bagian yang
berkepentingan dengan dokumen tersebut.
- Memastikan terjaganya kerahasiaan dengan tidak membiarkan dokumen yang
berkategori rahasia ada di tempat terbuka tanpa di masukkan ke lemari atau laci yang
bisa dikunci.
9.3. Bagian Administrasi dapat menerbitkan UNCONTROLLED DOCUMENT sesuai
kebutuhan.
9.4. Untuk Semua informasi tertulis yang digunakan sebagai acuan proses, harus ditanda
tangani, di beri tanggal terbit dan dikontrol oleh departemen terkait.
10. Dokumen Eksternal (External Origin)
10.1. Kriteria dokumen eksternal adalah:
- Standard Internasional, Standard Nasional Indonesia (SNI), peraturan, perundangan,
peraturan atau standart yang dibuat oleh pihak di luar SMK3 yang dijadikan acuan
kerja langsung.
- Berkaitan dengan K3.
- Dokumen dari Pemilik Proyek yang diadopsi sepenuhnya untuk diterapkan di proyek.
- Dokumen dari pihak penyedia eksternal yang dijadikan acuan kerja.
10.2. Project Manager bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dokumen mana yang perlu
dijadikan dokumen eksternal.
10.3. Dokumen Eksternal akan diupdate untuk mengikuti revisi terbaru jika hanya ada
ketentuan bahwa kita harus mengikuti revisi terbaru.
10.4. Bagian Administrasi berkoordinasi dengan Project Manager untuk penomoran dokumen
eksternal dan menyerahkan Daftar Dokumen Eksternal.
10.5. Up date dokumen eksternal
Bagian Administrasi berkoordinasi dengan Manager terkait, secara berkala akan mencari
informasi mengenai status revisi terakhir dari dokumen eksternal berdasarkan Daftar
Dokumen Eksternal melalui kontak langsung ke badan yang berwenang, internet, buletin,
atau media lain.
10.6. Distribusi dokumen eksternal.
Jika diperlukan, dokumen eksternal dapat didistribusikan/ dicopy langsung kepada
pemakai. Setiap Manager harus berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk
pemberian identifikasi dan pengendalian, meliputi; pemberian stempel, nomor dokumen
dan nomor pemegang.

11. Pengendalian Rekaman (Record)

11.1. Bagian Administrasi harus membuat suatu Daftar Rekaman yang berisi judul / nama
Rekaman, rentang waktu penyimpanan, dan Bagian/orang yang bertanggung jawab. Jika
ada Rekaman baru diterbitkan atau ada Rekaman yang sudah tidak digunakan, Daftar
Rekaman harus diperbaharui kesesuaiannya.

Halaman : 6 dari 7
 GENERAL CONTRACTOR, TRADING AND SUPPLIER
Jl. Jetis Wetan No. 86 RT.06-RW01 Kel. Margorejo – Kec. Wonocolo Surabaya 60238 – Jawa Timur
Telp. 031-8436949 Fax 031-8436949, HP. 081.330.444.878 Email : gaejasa@ymail.com

12. Penyimpanan Rekaman

12.1. Bagian Administrasi menentukan rentang waktu penyimpanan dari Rekaman. Rentang
waktu penyimpanan ini tergantung pada persyaratan perundangan (jika ada), sifat dari
Rekaman, Tingkat kebutuhan terhadap Rekaman, atau hal-hal lain yang berhubungan
dengan Rekaman tersebut..
12.2. Bagian Administrasi menentukan suatu metode pengarsipan (misalnya sistem index)
untuk setiap Rekaman. Seperti, per abjad, tanggal, nomor order, atau yang lain.
12.3. Administrasi harus memastikan terjaganya kerahasiaan dengan tidak membiarkan
rekaman yang berkategori rahasia ada di tempat terbuka tanpa di masukkan ke lemari
atau laci yang bisa dikunci.
12.4. Semua Rekaman harus disimpan dan dipelihara berdasarkan indeksnya selama rentang
waktu penyimpanan, untuk memudahkan pencarian dan melindungi dari kerusakan dan
kehilangan.

Halaman : 7 dari 7