PT.

Xxxxxxxxxxxxxx
LOGO Kode Dok SOP-K3-0X
Perusahaan Pengendalian Dokumen No Rev & Tgl #0 / 01-11-2020
Hal 1 dari 3

A. TUJUAN

Memastikan semua dokumen dikendalikan agar mudah diidentifikasi, tersedia dan

diperlihara dengan baik, serta memastikan semua dokumen yang digunakan adalah
versi terupdate

B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan di lingkungan kerja PT. Xxxxxxxxxxx yang beroperasi di
wilayah kerja PT. Riau Andalan Pulp And Paper – Riaufiber dan atau Supply Partner

C. DEFINISI

Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya yang dibuat oleh perusahaan
yang digunakan untuk mengimplementasikan dan mengelola sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3)

Dokumen Terkendali adalah dokumen yang sah yang telah mendapatkan persetujuan
dari Pimpinan Puncak untuk digunakan

D. TANGGUNG JAWAB

Safety Representative (Perwakilan Safety)

1. Memastikan semua dokumen yang digunakan dikendalikan dan disetujui oleh pihak
yang berwenang
2. Memastikan semua dokumen yang digunakan dan didistribusikan adalah dokumen
terupdate / terkini

E. PROSEDUR

Semua dokumen harus dikendalikan dengan baik agar dokumen yang terupdate dan
terkini yang tersedia di lapangan. Tahapan pengelolaan dokumen sebagai berikut :
1. Kewenangan Menyetujui
a) Semua dokumen yang didistribusikan harus mendapatkan persetujuan
b) Kewenangan yang ditunjuk untuk menyetujui dokumen :
 PT. Xxxxxxxxxxxxxx
LOGO Kode Dok SOP-K3-0X
Perusahaan Pengendalian Dokumen No Rev & Tgl #0 / 01-11-2020
Hal 2 dari 3

Kebijakan K3 = Pimpinan Puncak

Manual CSMS = Pimpinan Puncak
SOP K3 = Pimpinan Puncak

2. Identifikasi dan Penomoran Dokumen

a) Setiap dokumen diidentifikasi dengan jelas dan berbeda sesuai dengan
klasifikasi dokumen
b) Identifikasi dokumen PT. Xxxxxxxxxxx adalah sebagai berikut ini :

POL = Policy / Kebijakan

MAN = Manual

SOP = Standar Operasional Prosedur

XXX = Nama PT. Xxxxxxxxxxx

OTP = Objective, Target dan Program

PEL = Pelatihan

0X = Kode Urutan Nomor

c) Semua doumen terupdate dicatat pada Form SOP-K3-PAA-FM-01 Daftar

Dokumen

3. Penyimpanan, Pengendalian, dan Revisi Dokumen

a) Dokumen disediakan dalam bentuk cetakan, dimana 1 dokumen lengkap di

simpan di Kantor Pusat dan Cetakan 2 dan seterusnya di simpan di lokasi kerja
(sesuai dengan jumlah lokasi kerja)
b) Jika ada permintaan dokumen maka harus mendapatkan persetujuan dari
Pimpinan Puncak, dan dokumen tersebut di stampel “Dokumen Tidak
Terkendali”
c) Semua dokumen dibawah kendali Safety Representative
d) Jika ada perubahan pada dokumen maka harus mendapatkan persetujuan dari
pihak yang berwenang menyetujui, dan dokumen tersebut harus segera
didistribusikan, sedangkan dokumen yang kedaluwarsa ditarik dan dimusnahkan

4. Penarikan, Pendistribusian, dan Mengkomunikasikan Dokumen

 PT. Xxxxxxxxxxxxxx
LOGO Kode Dok SOP-K3-0X
Perusahaan Pengendalian Dokumen No Rev & Tgl #0 / 01-11-2020
Hal 3 dari 3

a) Penarikan dokumen dilakukan jika dokumen tersebut kedaluwarsa

b) Pendistribusian dokumen harus dilakukan pada saat awal dokumen dan jika ada
penggantian (revisi).
c) Semua dokumen termasuk revisi terbaru harus dikomunikasikan kepada bagian
terkait
d) Semua dokumen kedaluwarsa harus dimusnahkan dengan cara (menyobek atau
memusnahkan)