Pob-01.01-Sjm-pps-2017 Pob Pengendalian Dokumen Dan Data - 03

Halaman 1 dari 6
PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Tahun 2017
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
Kode : POB/01.01/SJM/PPS/2017
Tanggal Revisi :
Tanggal Dikeluarkan : 21 Desember 2016
No. Revisi : 00
Disusun Oleh : Tim ISO PPS Unsyiah
Dikaji Oleh : Dr. Hesti Meilina, S.T., M.Si
Disetujui Oleh : Prof. Dr. Ir. Darusman, M.Sc


Darussalam, Banda Aceh
DOKUMEN
JUDUL : PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
Kode : POB/01.01/SJM/PPS/2017 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Program Pascasarjana Universitas Syiah Kuala Nomor revisi : 00

A. TUJUAN : Memastikan seluruh dokumen sistem manajemen mutu, baik dokumen
internal maupun eksternal, terkendali dan digunakan sesuai dengan
kebutuhan yang ada..
B. DEFINISI : 1. Dokumen Internal yaitu dokumen yang diterbitkan oleh internal Program
Pascasarjana seperti Prosedur Operasional Baku, Instruksi Kerja,
Formulir, Buku Panduan Internal, Surat Edaran, serta dokumen lainnya.
2. Dokumen Eksternal yaitu dokumen yang diterbitkan oleh pihak luar
Program Pascasarjana termasuk para pemangku kepentingan
(stakeholder), seperti Peraturan Perundang-undangan, Buku Pedoman,
Surat Edaran, dan lain-lain.
C. RUANG LINGKUP : Mencakup pengendalian terhadap semua dokumen yang digunakan dalam
sistem manajemen mutu yang dijalankan di lingkungan Program
Pascasarjana Unsyiah, baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal,
meliputi Prosedur Opersional Baku, Instruksi Kerja, Formulir dan Dokumen
pendukung lainnya.
D. PENGGUNA : 1. Direktur dan Wakil Direktur

2. Sekretaris
3. Kepala Unit
4. Kepala Tata Usaha
5. Kepala Bagian
6. Management Representatif
7. Seluruh Staf di PPs
E. REFERENSI : ISO 9001:2015 klausul 7.5. Informasi terdokumentasi
F. DOKUMEN TERKAIT : 1. Daftar Dokumen Internal (FRM/01/QMR/PPS/2017.01)

2. Lembar Serah Terima Dokumen (FRM/01/QMR/PPS/2017.02)
3. Lembar Perubahan Dokumen (FRM/01/QMR/PPS/2017.03)
4. Daftar Revisi Dokumen (FRM/01/QMR/PPS/2017.04)
5. Daftar Dokumen Eksternal (FRM/01/QMR/PPS/2017.05)
6. Daftar Instruksi Kerja (FRM/01/QMR/PPS/2017.06)

DOKUMEN

G. PROSEDUR
1. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen
1.1. Setiap dokumen yang akan diterbitkan untuk digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu harus
ditandatangani oleh penyusun yaitu Document Controller atau Staf Unit atau Kepala Bagian terkait.
Selanjutnya diserahkan kepada Management Representatif atau Kepala Unit atau Kepala tata
Usaha untuk dilakukan pemeriksaan/tinjauan, sebelum diajukan kepada Direktur PPS untuk
dilakukan pengesahan.
1.2. Direktur PPS akan menandatangani dokumen sebagai tanda persetujuan pengesahan sebelum
penerbitan.
1.3. Dokumen baru (master) yang disetujui akan diberikan kode dokumen dan status revisi baru.
Sedangkan dokumen lama yang disetujui perubahannya, hanya diberikan status revisi baru.
1.4. Master dokumen tersebut akan disimpan oleh Document Controller dibawah koordinasi
Management Representatif, dan kemudian membuat salinannya berupa fotocopy sesuai jumlah
yang dibutuhan, untuk didistribusikan kepada masing-masing Kepala Unit, Kepala Tata Usaha,
Kepala Bagian dan pengguna lainnya.
1.5. Document Controller kemudian mencatat Nama, Kode Dokumen serta Nama Pemegang salinan
dokumen tersebut pada Daftar Dokumen Internal (FRM/01/QMR/PPS/2017.01).
1.6. Semua dokumen eksternal yang digunakan sebagai acuan/panduan dalam sistem manajemen mutu
dicatat pada Daftar Dokumen Eksternal (FRM/01/QMR/PPS/2017.05).
1.7. Apabila dibutuhkan sebuah dokumen berupa Instruksi Kerja, maka setiap dokumen Instruksi Kerja
akan dicatat pada Daftar Instruksi Kerja (FRM/01/QMR/PPS/2017.06).
2. Distribusi Dokumen
2.1. Distribusi dokumen kepada para penerima foto copy dokumen harus dicatatkan pada Lembar
Serah Terima Dokumen (FRM/01/MGTRP/ LP3M/2017.02) yang disiapkan oleh Document
Controller. Lembar Serah Terima Dokumen dibuat dua salinan, satu untuk Management
Representatif dan satu salinan lagi untuk Penerima dokumen.
2.2. Setiap salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan status SALINAN TERKENDALI atau
SALINAN TIDAK TERKENDALI, tergantung dari kepentingan penggunaannya berupa stempel
yang dibubuhkan pada setiap halaman dokumen.
2.2.1. Salinan Dokumen yang dibubuhi stempel SALINAN TERKENDALI yang didistribusikan akan
diperbaharui atau direvisi jika terjadi perubahan pada master dokumen tersebut. Seluruh
salinan dokumen yang didistribusikan untuk penggunaan internal akan diberi status
SALINAN TERKENDALI.
2.2.2. Salinan Dokumen yang dibubuhi stempel SALINAN TIDAK TERKENDALI yang telah
didistribusikan, tidak akan diperbaharui atau direvisi jika terjadi perubahan pada master
dokumen tersebut.
2.3. Document Controller bertanggung jawab untuk memastikan salinan dokumen yang resmi telah
diterima oleh pihak yang dituju dan mencatat pemegang salinan dokumen tersebut dalam Daftar

DOKUMEN

Dokumen Internal.
3. Pengkodean Dokumen
3.1. Setiap dokumen internal dari sistem manajemen mutu yang dijalankan memiliki identitas kode
dokumen sebagai berikut :
3.1.1. Kode Dokumen untuk Manual Mutu menggunakan metode yaitu MAN/01/QMR/PPS/2017.
Sedangkan untuk lampiran Manual Mutu menggunakan metode yaitu:
MAN/01/QMR/PPS/2134.XX dengan penjelasan : MAN singkatan dari Manual Mutu, 01 =
Nomor Urut Manual Mutu; QMR = Management Representatif; PPS = Lembaga; 1234 =
Tahun Terbit; XX = nomor urut dari lampiran.
3.1.2. Kode Dokumen untuk Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IKJ) akan
menggunakan metode sebagai berikut : POB/XX/ABC/PPS/1234 atau
IKJ/XX/ABC/PPS/1234, dengan penjelasan :
3.1.2.1. Kelompok 1 POB (Prosedur Operasional Baku) atau IKJ (nstruksi Kerja)
3.1.2.2. Kelompok 2 (XX) singkatan dari nomor urut POB atau IKJ
3.1.2.3. Kelompok 3 (ABC) merupakan kode penyusun dokumen :
a. QMR : Management Representative
b. SPM : Satuan Penjaminan Mutu
c. PEN : Unit Pengembangan
d. BIT : Bagian IT dan Jurnal
e. BAK : Bagian Akademik dan Kemahasiswaan
f. BKU : Bagian Keuangan
g. BPL : Bagian Perlengkapan
h. RIS : Sekretaris
i. TUS : Tata Usaha
3.1.2.4. Kelompok 4 (PPS) singkatan dari Program Pascasarjana
3.1.2.5. Kelompok 5 (1234) menunjukan tahun terbit
3.1.3. Kode Formulir menggunakan metode sebagai berikut : POB/XX/ ABCDE/PPS/1234.YY,
dengan penjelasan :
3.1.3.1. Kelompok 1 (FRM) singkatan dari Formulir
3.1.3.2. Kelompok 2 (XX) singkatan dari nomor urut POB induknya
3.1.3.3. Kelompok 3 (ABC) merupakan kode penyusun dokumen :
a. QMR : Management Representatif
b. SPM : Satuan Penjaminan Mutu
c. PEN : Unit Pengembangan
d. BIT : Bagian IT dan Jurnal
e. BAK : Bagian Administrasi Kemahasiswaan
f. KEU : Bagian Keuangan
g. BPL : Bagian Perlengkapan
h. RIS : Sekretaris
i. TUS : Tata Usaha

DOKUMEN

3.1.4. Khusus Dokumen Eksternal yang digunakan sebagai acuan dalam sistem manajemen mutu
dan sudah mempunyai kode dokumen, tidak akan diberikan kode baru. Namun jika dokumen
eksternal tersebut belum memiliki kode, maka akan diberikan kode mengikuti aturan tersebut
di atas.
3.1.5. Untuk lembar tindakan koreksi dan pencegahan, kode penomoran menggunakan metode
sebagai berikut: XX/UN11.4/AU-ABC/YYYY dengan penjelasan :
3.1.5.1 Kelompok 1 (XX) urutan tindakan koreksi
3.1.5.2 Kelompok 2 (UN11.4) kode Pascasarjana Unsyiah
3.1.5.3 Kelompok 3 (AU) singkatan dari Audit
3.1.5.4 Kelompok 4 (ABC) merupakan kode bagian yang diaudit :
a. Pb : Pengembangan
b. SJM : Satuan Penjaminan Mutu
c. TU : Tata Usaha
d. Ku : Keuangan
e. Ak : Akademik
f. Pl : Perlengkapan
g. S : Sekretaris
4. Perubahan Dokumen
4.1. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah sebagian atau seluruhnya harus menyertakan
Lembar Perubahan Dokumen (FRM/01/QMR/PPS/2017.03) yang mencantumkan kode, nama
dokumen, alasan perubahan dan nama serta tanda tangan pihak yang mengajukan permohonan.
4.2. Draft dokumen yang baru serta formulir Lembar Perubahan Dokumen tersebut diserahkan kepada
Management Representatif untuk diperiksa.
4.3. Jika permohonan untuk perubahan tersebut disetujui, maka dilakukan penerbitan dokumen baru
dengan mengikuti prosedur penerbitan dokumen di atas. Akan tetapi apabila permohonan tersebut
tidak disetujui maka akan dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki kembali.
4.4. Management Representatif akan mencatatkan perubahan/revisi yang dilakukan pada Daftar Revisi
Dokumen (FRM/01/QMR/PPS/2017. 04) yang lembarannya tersedia pada masing-masing master
Prosedur Operasional Baku sebagai bukti terjadinya perubahan dokumen.
4.5. Semua salinan dokumen lama yang telah berubah dan atau tidak berlaku lagi, pada saat yang
bersamaan dengan penyerahan dokumen baru dipastikan tidak digunakan dan disingkirkan dari
tempat penyimpanan dan dokumen tersebut akan dibubuhi stempel KADALUARSA.

DOKUMEN

Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
21
Dr. Hesti Meilina, ST, Prof. Dr. Ir.
0 Desember Pengesahan
M.Si Darusman, M.Sc
2016

Pob-01.01-Sjm-pps-2017 Pob Pengendalian Dokumen Dan Data - 03

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pob-01.01-Sjm-pps-2017 Pob Pengendalian Dokumen Dan Data - 03

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Halaman 1 dari 6

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB)

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

Tanggal Dikeluarkan : 21 Desember 2016

Disusun Oleh : Tim ISO PPS Unsyiah

Dikaji Oleh : Dr. Hesti Meilina, S.T., M.Si

Disetujui Oleh : Prof. Dr. Ir. Darusman, M.Sc

D. PENGGUNA : 1. Direktur dan Wakil Direktur

E. REFERENSI : ISO 9001:2015 klausul 7.5. Informasi terdokumentasi

F. DOKUMEN TERKAIT : 1. Daftar Dokumen Internal (FRM/01/QMR/PPS/2017.01)

Anda mungkin juga menyukai